Handbuch. Back-End Software KonKaApps. Version 1.3

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1 Handbuch Back-End Software KonKaApps Version 1.3

2 Inhaltsverzeichnis Änderungsverzeichnis Allgemeine Hinweise Anmeldung Erstanmeldung Benutzeranmeldung Administration Benutzerverwaltung Back-End Einstellungen Mobile Einstellungen Stammdaten Standorte Outlets Impressum Module Modul Bonus Anlage der Bonusaktion Anlage der Bonuscodes Modul Feedback Standort Feedback Outlet Feedback Modul News Modul Push Notification Modul Rezepte Rezeptkategorie Rezepte Modul Speiseplan advanced Gerichtkategorie Speiseplan advanced Modul Speiseplan Modul Twitterwall Modul Tischanfrage Modul Voting Voting Voting-Option Auswertungen Handbuch Backend-Software Seite 2 von 35 Version 1.0

3 6.1 Bonusaktionen Voting 35 Handbuch Backend-Software Seite 3 von 35 Version 1.0

4 Änderungsverzeichnis Versionsnummer Datum Änderung Ersteller Erstversion Marcel Konrad Speiseplan advanced, Farbverwaltung in den Outlets, diverse Systemparameter Standordbezogenes versenden von Push- Nachrichten möglich Zeitgesteuertes Versenden von News inkl. Push- Nachricht möglich Aktivieren und deaktivieren der Push- Einstellungen innerhalb der App Speisepläne kann man bzgl. Gültigkeit beliebig verändern Zuweisung von Standorten zu Benutzern möglich der Benutzer darf nur Daten für den / die zugewiesenen Standort(e) anlegen / ändern Innerhalb eines Speiseplans kann man nun ganze Tage oder einzelne Gerichte deaktiveren Votings / Abstimmungen können nun kopiert werden Marcel Konrad Marcel Konrad Handbuch Backend-Software Seite 4 von 35 Version 1.0

5 1 Allgemeine Hinweise Feldnamen die fett geschrieben sind stellen Pflichtfelder dar und müssen gefüllt bzw. verknüpft werden. Handbuch Backend-Software Seite 5 von 35 Version 1.0

6 2 Anmeldung 2.1 Erstanmeldung Die bei der Auslieferung mitgeteilten Anmeldedaten des Kundenadministrators sind für die Erstanmeldung notwendig. Geben Sie hierzu in der Anmeldemaske den Benutzernamen und das Passwort ein und bestätigen die Eingabe mit Klick auf den Button LOGIN. 2.2 Benutzeranmeldung Nach Einrichtung der Benutzerprofile erhält jeder angelegte Benutzer per seine Anmeldedaten. Mit diesen kann sich der Benutzer erstmalig anmelden. Nach der Erstanmeldung ist ein neues Passwort einzugeben. Das neu vergebene Passwort wird im Programm nicht angezeigt und kann nicht ausgelesen werden. Sollte der Benutzer sein Passwort vergessen haben so muss er lediglich auf den Button Passwort vergessen klicken. Der Benutzer erhält eine mit seinen neuen Zugangsdaten. Nach dem erneuten Anmelden ist die Neueingabe des Passwortes notwendig. Als Benutzername und Passwort können Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen verwendet werden. Handbuch Backend-Software Seite 6 von 35 Version 1.0

7 3 Administration 3.1 Benutzerverwaltung Mit Hilfe des Moduls Benutzerverwaltung werden die Benutzer angelegt und die dazugehörigen Berechtigungen für die notwendigen Module vergeben. Zudem besteht die Möglichkeit die favorisierten Module und Auswertungen zu definieren. Handbuch Backend-Software Seite 7 von 35 Version 1.0

8 Benutzername: Loginname: Letzes Logout: Benutzerrolle: Kundenadministrator: Benutzer: Berechtigte Standorte: Berechtigungen: Benutzer Modul Favoriten: Name, der im Programm dargestellt wird Name, mit dem der Benutzer sich anmeldet (kann nicht verändert werden) -Adresse des Benutzers. An diese Adresse werden die neuen Anmeldedaten versendet. Informationsfeld, wann der Benutzer sich das letzte mal korrekt abgemeldet hat Berechtigungsstufe der Benutzer Hat im Gegensatz zum Profil Benutzer Zugriff auf die Module Back-End, Einstellungen und Benutzerverwaltung. Standard Profil für alle Nicht-Administratoren Verknüpfung von ein oder mehreren Standorte auf die der Benutzer Zugriff hat. Der Benutzer kann nur Daten für berechtigte Standorte anlegen, ändern, löschen. Soll ein Benutzer ein Modul verwenden können, so dass ist dieses Modul durch einen Haken zu markieren. Festlegung der Schnelltasten für 4 ausgewählte Module. Die Module werden auf der linken Seite des Bildschirms dargestellt. Die für den jeweiligen Benutzer am meisten genutzten Module werden an dieser Stelle hinterlegt. Handbuch Backend-Software Seite 8 von 35 Version 1.0

9 3.2 Back-End Einstellungen Um Funktionen wie z.b. Feedback nutzen zu können ist es notwendig, dass für das Back- End System ein -Account anlegt wird, und die zugehörigen Daten in der Back-End Software eingetragen werden. Über diesen Account werden z.b. die Feedbacks der Kunden an die Leiter der Outlets versendet. SMTP Host: SMTP Hostname des Providers SMTP Port: SMPT Port des Providers, i.d.r. 25 Benutzername: Passwort: Absender -Adresse: Benutzername des -Accounts Passwort des -Accounts Adresse, über die die Informationen weitergeleitet werden Handbuch Backend-Software Seite 9 von 35 Version 1.0

10 3.3 Mobile Einstellungen In diesem Modul werden die System-Einstellungen für die mobilen Applikationen hinterlegt. Diese Einstellungen können nur von Benutzer angepasst werden, die die Benutzerrolle Kundenadministrator besitzen. Newszeitraum in Tagen: Speiseplan advanced aktiv: Speiseplan advanced Anzahl Wochen: KonKaApps Impressum: Zugangscode Outlet-iPad: Dauer, wie lang eine News nach Veröffentlichung angezeigt wird Anzeige der Speisepläne im Standard (PDF) oder als Speiseplan advanced Parameter, wie viele Woche der Speiseplan im Voraus angezeigt werden soll Impressum von KonKaApps in der App Zugangspasswort, um die Outlet-iPAD App starten und beenden zu können Handbuch Backend-Software Seite 10 von 35 Version 1.0

11 Erforderliche App-Store Version iphone: Link zur iphone App im App Store: Erforderliche Google Play Store Version: Link zur App im Google Play Store: Erforderliche App-Store Version ipad: Link zur ipad App im App Store: Hinterlegung, welche Version die iphone App haben muss. Ist dies nicht der Fall, erscheint beim Start der App eine Fehlermeldung und man wir zu dem nachfolgend angelegten Link geleitet. Hinterlegung des Links zur iphone App Hinterlegung, welche Version die Android App haben muss. Ist dies nicht der Fall, erscheint beim Start der App eine Fehlermeldung und man wir zu dem nachfolgend angelegten Link geleitet. Hinterlegung des Links zur Android App Hinterlegung, welche Version die ipad App haben muss. Ist dies nicht der Fall, erscheint beim Start der App eine Fehlermeldung und man wir zu dem nachfolgend angelegten Link geleitet. Hinterlegung des Links zur ipad App Handbuch Backend-Software Seite 11 von 35 Version 1.0

12 4 Stammdaten 4.1 Standorte Über dieses Modul werden die Orte definiert, an denen es gastronomische Einrichtungen gibt. Beim ersten Aufruf der App wählen die Benutzer ihren favorisierten Standort aus und erhalten die für den ausgewählten Standort definierten Informationen wie News, Speisepläne oder Abstimmungen. Standortname: Logo: Name des definierten Standorts. Der Standort ist das zentrale Selektionsmerkmal innerhalb der App. Es werde nur die Daten des ausgewählten Standorts in der App angezeigt Verknüpfung eines Logos für den ausgewählten Standort Handbuch Backend-Software Seite 12 von 35 Version 1.0

13 4.2 Outlets Outlets sind Untereinheiten / Verkaufsstellen an Standorten, wie z.b. die Kantine und der Shop. Eine Unterteilung nach Outlets ist z.b. für das Feedback eines Kunden interessant, wenn das Feedback outletbezogen abgegeben werden soll. Zudem muss einem Voting (einer Abstimmung für Artikel / Gerichte) ein Outlet zugewiesen werden. Auch Speisepläne werden outletbezogen angezeigt. Outletname: Logo: RGB Farbwert: Öffnungszeiten: Standort: Adressdaten: Name des Outlets Logodatei für das Outlet / Logo des Catering Unternehmens RGB Farbwerte für die Rahmenfarbe im Modul Speiseplan advanced Öffnungszeiten und weitere Informationen zu dem Outlet Verknüpfung zu dem Standort, dem das Outlet zugeordnet ist Anschrift und Ansprechpartner für das Outlet Handbuch Backend-Software Seite 13 von 35 Version 1.0

14 4.3 Impressum Mit Hilfe dieses Moduls besteht die Möglichkeit für ein oder mehrere Standorte ein Impressum zu hinterlegen. Dieses Impressum kann innerhalb der APP aufgerufen werden. Impressumtext: Impressum für Standort: Eingabe eines formatierten Textes als Impressum Zuweisung des Impressum zu einem oder mehreren Standort(en) Handbuch Backend-Software Seite 14 von 35 Version 1.0

15 5 Module 5.1 Modul Bonus Das Bonusmodul erlaubt dem Benutzer, verschiedene Bonusaktionen mit verschiedenen Gültigkeiten anzulegen. Zudem können zu jeder Bonusaktion Bonuscodes anlegt werden, die das Zu- oder Abbuchen von Bonuspunkten erlauben. Zu den angelegten Bonuscodes kann man QR-Codes ausdrucken. Diese können über die App an der Kasse gescannt werden. Es besteht beispielsweise die Möglichkeit beim Kauf eines Kaffees: den Wert eines Kaffeepunktes hinzuzufügen oder bereits vorhandene Kaffeepunkte einzulösen. Zusätzlich können weitere Bonusaktionen angelegt werden, die die Einlösung verschiedener Bonuscodes ermöglichen. Z.B. wären ab 10 Punkte eine Tasse Tee, ab 25 Punkte eine Packung Tee und ab 50 Punkte ein Teeservice erhältlich. Über den Radiobutton Aktiv / Abgelaufen kann man zwischen den aktiven und bereits abgelaufenen Bonusaktionen wechseln Mittels des Menüpunktes QR-Code drucken können Sie für den ausgewählten Bonusnamen hinterlegten Bonuscode drucken. Über den Menüpunkt QR-Code neu genieren wird ein neuner verschlüsselter QR-Code erzeugt den Sie wiederum drucken können. Handbuch Backend-Software Seite 15 von 35 Version 1.0

16 5.1.1 Anlage der Bonusaktion Zunächst wird die Bonusaktion definiert, indem ein Aktionsname sowie eine kurze Beschreibung eingegeben und ein Bild der Bonuskarte verknüpft werden. Die Bonuskarte wird innerhalb der App dargestellt. Es werden die aktiven Bonusaktionen angezeigt. Um abgelaufenen Aktionen anzuzeigen wechseln Sie in der Bonusaktion Übersicht auf Abgelaufen. Bonusaktion Name: Beschreibung: Bonuskartenbild: Name der Bonusaktion Beschreibung der Bonusaktion als formatierter Text Verknüpfung eines Bildes der Bonuskarte das Bild wird in der App dargestellt Anlage der Bonuscodes Nach Anlage einer Bonusaktion werden die dazugehörigen Bonuscodes erstellt. Handbuch Backend-Software Seite 16 von 35 Version 1.0

17 Bonuscode Name: Beschreibung: Name der Bonuscodes Beschreibung der Bonuscodes als formatierter Text Anzahl Bonuspunkte: Anzahl der Bonuspunkte, die in Abhängigkeit des Bonuscodetyps vergeben (Sammelcode) oder eingelöst (Einlösecode) werden. Anzahl max. Scans: Gültig von Datum: Gültig bis Datum: Bild: Bonuscodetyp: Bonusaktion ID: Anzahl, wie oft der Bonuscode pro Smartphone gescannt werden darf. Hilfreich für eine Vergabe von Startpunkte bei Einführung einer neuen Bonusaktion Datum, ab wann der Bonuscode gültig ist Datum, bis wann der Bonuscode gültig ist Bonuspunktbild, so wie dieses im Bonusprogramm in der App dargestellt werden soll. Sammelcode sammeln von Bonuspunkten Einlösecode einlösen von Bonuspunkten Verknüpfung zur Bonusaktion Nachfolgend ist die Darstellung eines angelegten Bonuscodes inkl. Druckfunktion für den QR-Code aufgeführt. Handbuch Backend-Software Seite 17 von 35 Version 1.0

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19 5.2 Modul Feedback Standort Feedback Über das Modul Standort Feedback wird eingestellt, welche Adresse(n) die Feedbacks für einen bestimmten Standort erhält. Soll für ein bestimmtes Outlet ein Feedback abgegeben werden, kann dies über das Standort-Feedback auf dem Mobilgerät erfolgen. Dabei kommen die nachfolgenden Einstellungen zum tragen. Einstellungsname: Anzeigename auf Mobilgerät: Einstellung für Standort: Feedback Adressen: Name der Feedbackeinstellung Name der Feedbackeinstellung auf dem Mobilgerät Verknüpfung des Standortes, für die die Einstellung gilt Verknüpfung von einer oder mehreren -Adressen Handbuch Backend-Software Seite 19 von 35 Version 1.0

20 5.2.2 Outlet Feedback Über das Modul Outlet Feedback wird eingestellt, welche Adresse(n) die Feedbacks für ein bestimmtes Outlet innerhalb eines Standortes erhält. Einstellungsname: Anzeigename auf Mobilgerät: Einstellung für Standort: Feedback Adressen: Name der Feedbackeinstellung Name der Feedbackeinstellung auf dem Mobilgerät Verknüpfung des Standortes, für den die Einstellung gilt Verknüpfung von einer oder mehreren -Adressen Handbuch Backend-Software Seite 20 von 35 Version 1.0

21 5.3 Modul News Dieses Modul beinhaltet die Möglichkeit, Nachrichten in Form von Text und Bild an den Kunden zu senden. Die News werden sofort übertragen und bei Start der APP im Newsmodul angezeigt. Titel: Titel als PushNotification Newstext: Bild: Newszeit: News für Standort: Titel der News / Nachricht Ist dieser Parameter angehakt, wird der Titel der News automatisch per PushNotification versendet formatierter News-/Nachrichtentext Bilder News / Nachricht das Bild wird sowohl in der Newsübersicht als auch in der News / Nachricht angezeigt Zeit, zu der die News / Nachricht an die Kunden übertragen werden soll. Als Standard wird die aktuelle Uhrzeit eingetragen, d.h. die News / Nachricht wird sofort übertragen. Verknüpfung zu einen oder mehreren Standorten. Je nach Auswahl des favorisierten Standortes wird die News / Nachricht im Newsmodul der APP angezeigt Handbuch Backend-Software Seite 21 von 35 Version 1.0

22 5.4 Modul Push Notification Über diese Modul und einen speziellen Dienst können Nachrichten an die App-Benutzer verschicken. Diese so genannte Push Notification wird sofort übertragen und auf dem Telefon angezeigt. Hierfür muss der Benutzer beim ersten Start der App den Push-Dienst zulassen. Die Push-Nachrichten können nicht zeigesteuert und nicht standortbezogen versendet werden. Push Notification Nachricht: Nachrichtentext mit max. 150 Zeichen Handbuch Backend-Software Seite 22 von 35 Version 1.0

23 5.5 Modul Rezepte Rezeptkategorie Über dieses Modul werden die Rezeptgruppen angelegt und mit den dazugehörigen Rezepten verknüpft. Bezeichnung: Bild: Bezeichnung der Rezeptkategorie Bild für die Rezeptkategorie Handbuch Backend-Software Seite 23 von 35 Version 1.0

24 5.5.2 Rezepte Über dieses Modul erfolgt das Anlegen von Rezepten mit Rezeptbildern oder die Verknüpfung des Rezeptes als PDF-Datei. Zudem werden die Rezepte zu einer Rezeptgruppe zugeordnet. Die Rezepte werden in der App unter den entsprechenden Rezeptgruppen angezeigt. Rezeptname: Rezeptbeschreibung: Rezeptbilder: Rezept PDF: Rezeptkategorie: Name des Rezeptes Rezeptbeschreibung als formatierter Text Verknüpfung von ein oder mehreren Rezeptbildern Verknüpfung einer PDF Datei als Rezept Verknüpfung zu einer Rezeptkategorie unter dieser Kategorie wird das Rezept in der App angezeigt Handbuch Backend-Software Seite 24 von 35 Version 1.0

25 5.6 Modul Speiseplan advanced Gerichtkategorie Über dieses Modul werden die Gerichtkategorien angelegt. Diese wiederum werden einem Gericht / Artikel im Speiseplan verknüpft. Kategoriename: Bild: Name der Rezeptkategorie Bild Rezeptkategorie Reihenfolge im Speiseplan: Reihenfolge der Gerichtkategorie im Speiseplan an welcher Position soll welche Gerichtkategorie angezeigt werden z.b. Suppe, Vorspeise, Hauptgericht, Dessert Handbuch Backend-Software Seite 25 von 35 Version 1.0

26 5.6.2 Speiseplan advanced Über dieses Modul können individuelle Speisepläne inkl. der Zusatzinformationen pro Gericht / Artikel outletbezogen und tagesgenau angelegt werden. Dabei muss zuerst der Speiselancontainer angelegt werden. Aktiv: Täglich gültig: Wochenende anzeigen: Titel: Ist der Haken aktiv gesetzt, wird der Speiseplan veröffentlich und ist in der App verfügbar Ist der Haken gesetzt, werden die Gerichte / Artikel im Speiseplan innerhalb des Gültigkeitsdatums jeden Tag angezeigt. Diese Funktion nutzt man, wenn man z.b. Getränkekarten darstellen möchte, dies sich sehr selten ändern jedoch jeden Tag in der App angezeigt werden sollen. Ist der Haken gesetzt, werden in der App in diesem Speiseplan auch Samstag und Sonntag als Button angezeigt. Titel des Speiseplans innerhalb des Back-End Systems Anzeigename auf Mobilgerät: Gültig von Datum: Gültig bis Datum: Reihenfolge auf Mobilgerät: Name des Speiseplans im Modulkopf der App Datum, ab wann der Speiseplan gültig ist Datum, bis wann der Speiseplan gültig ist Reihenfolge der Speisepläne innerhalb der App Handbuch Backend-Software Seite 26 von 35 Version 1.0

27 Outlet: Verknüpfung des Outlets, zu das der Speiseplan verknüpft werden soll Nachdem man den Speiseplancontainer angelegt hat kann man über das Register Anzeige und den Button Gerichte erfassen die Erfassungsmaske öffnen. Durch klicken auf den Button Gericht hinzufügen am unteren linken Bildrand öffnet sich eine neue Eingabezeile. Nachfolgend Felder sind zu befüllen. Datum: Gerichtkategorie: Datum an dem des Gerichtes / der Artikel angezeigt werden soll Zuweisung einer Gerichtkategorie Reihenfolge: Gerichtname: Reihenfolge des Gerichtes / des Artikels innerhalb der Gerichtkategorie Name des Gerichtes / des Artikels Handbuch Backend-Software Seite 27 von 35 Version 1.0

28 Nach Eingabe dieser Daten ordnet das Modul das Gericht automatisch dem entsprechenden Wochentag zu. Klickt man danach erneut auf Gericht hinzufügen wird eine neue Zeile geöffnet. Das Datum ist bereits mit dem Datum des vorherigen Artikels und der Reihenfolge 1 vorbelegt. Klickt man auf den Pfeil am Zeilenanfang öffnet sich nachfolgendes Untermenü. In diesem Menü kann man Zusatzinformationen zu dem angelegten Gericht wie z.b. Mitarbeiterpreis, Gästepreis etc. Zudem kann man eine Ernährungsampel (grün, gelb, rot) sowie Zusatz- und Inhaltsstoffe hinterlegen. Wichtiger Tipp: Ändert man das Gültigkeitsdatum innerhalb des Speiseplan-Containers werden die Gerichte innerhalb des Speiseplans automatisch angepasst. Handbuch Backend-Software Seite 28 von 35 Version 1.0

29 5.7 Modul Speiseplan Über dieses Modul besteht die Möglichkeit, für einzelne Outlets Tages- und Wochenspeisepläne zu verknüpfen. Speiseplan Titel: Link zur Speiseplan PDF Datei: Gültig von Datum: Gültig bis Datum: Outlet: Speiseplan Kategorie: Name des Speiseplans dieser wird in der APP angezeigt Verknüpfung einer PDF-Datei in Form eines Speiseplans Datum, ab wann der Speiseplan gültig ist Datum, bis wann der Speiseplan gültig ist Verknüpfung zu einem Outlet Unterscheidung zwischen Tages- und Wochenspeiseplan. Der Tagesspeiseplan wird in der APP vor dem Wochenspeiseplan angezeigt Handbuch Backend-Software Seite 29 von 35 Version 1.0

30 5.8 Modul Twitterwall Über dieses Modul kann die Verknüpfung einer Twitterwall eingerichtet werden. Die Tweets werden in der APP über das Modul Twitterwall angezeigt. Twitter Titel: Twitter URL: Name der Twitterwall Link zur Twitterwall Handbuch Backend-Software Seite 30 von 35 Version 1.0

31 5.9 Modul Tischanfrage Dieses Modul bietet die Möglichkeit einer Tischanfrage für ausgewählte Outlets. Die Reservierungsanfragen werden an die hinterlegte Adresse versendet. Bezeichnung: Vorgefertigter Reservierungstext: Reservierungs Infotext auf Mobilgerät: Name der Reservierungseinstellung Text, der vorgefertigt in der auf dem Mobilgerät angezeigt wird -Adresse, an die die Reservierungsanfragen gesendet werden Freier Text der innerhalb der Tischanfrage in der App angezeigt wird. Outlet: Verknüpfung zu dem Outlet, in dem Reservierungen vorgenommen werden können Handbuch Backend-Software Seite 31 von 35 Version 1.0

32 5.10 Modul Voting Voting Mit Hilfe dieses Moduls können Abstimmungen / Votings für Gerichte und Produkte angelegt werden. Der App-User hat die Möglichkeit, innerhalb eines bestimmten Zeitraums einen Artikel zu wählen. Es werden die aktiven Votings angezeigt. Um abgelaufenen Votings anzuzeigen wechseln Sie in der Voting Übersicht auf Abgelaufen. Um ein vorhandenes Voting zu kopieren oder zu löschen wählen Sie den Menüpunkt Voting kopieren bzw. Voting löschen. Voting Titel: Gültig von Datum: Gültig bis Datum: Outlet: Titel der Abstimmung Datum, ab wann die Abstimmung gültig ist Datum, bis wann die Abstimmung gültig ist Verknüpfung des Outlets, für das die Abstimmung gültig ist Handbuch Backend-Software Seite 32 von 35 Version 1.0

33 Voting-Option Über das Untermenü Voting-Option werden verschiedene zur Abstimmung mögliche Artikel verknüpft. Voting Option Name: Beschreibung: Bild: Voting ID: Name des Artikels, der mit dem Voting verknüpft wird Beschreibung der Voting-Option / des Voting-Artikels Bild der Voting-Option / des Voting-Artikels Voting, zu das der Artikel verknüpft werden soll Handbuch Backend-Software Seite 33 von 35 Version 1.0

34 6 Auswertungen 6.1 Bonusaktionen Über dieses Modul können die angelegten Bonusaktionen ausgewertet werden. Durch Klick auf das entsprechende Bonusprogramm werden die aktuellen Auswertungen angezeigt. Die Aufstellung enthält eine Übersicht der gescannten Sammel- und Einlösecodes inkl. der entsprechenden Bonus-Artikel sowie den derzeitigen Gesamtstand. Handbuch Backend-Software Seite 34 von 35 Version 1.0

35 6.2 Voting Über das Modul Voting können die angelegten Abstimmungen ausgewertet werden. Durch Klick auf das entsprechende Bonusprogramm erhält man die aktuellen Auswertungen. Handbuch Backend-Software Seite 35 von 35 Version 1.0