Rückstellungen für Pensionen schnell, sicher und effizient direkt in SAP ERP HCM ermitteln

Transkript

1 BAV User Group 2008 Titel des Vortrags Name Rückstellungen für Pensionen schnell, sicher und effizient direkt in SAP ERP HCM ermitteln

2 Agenda Solution Bewertung von Personalverpflichtungen Datenfestschreibung I Bewertung Grund der Bewertung Begriff Leistung Bewertungsschema Bewertungsmethode Leistungsvektor Auswertung Datenfestschreibung II Ergänzungen Aufbereitung für Finanzbuchhaltung 2

3 Agenda Solution Bewertung von Personalverpflichtungen 3

4 Solution Bewertung von Personalverpflichtungen Die Solution Bewertung von Personalverpflichtungen ist eine customizebare und erweiterbare Standardlösung als Add-On zu SAP ERP HCM für die aktuarielle Bewertung von Pensionsverpflichtungen und sonstigen Personalverpflichtungen. Konzepte sind von Mercer Human Resource Consulting testiert Bewertung von gängigen Versorgungsordnungen nach den häufigsten Bewertungsmethoden gem. gesetzlicher und sonstiger Anforderungen mit der erforderlichen Dokumentationssicherheit und Nachvollziehbarkeit Software ist von GBG-Consulting testiert SAP verweist im Flyer für VADM mit SAP ERP HCM auf die Solution 4

5 Ein Add-On für SAP ERP HCM Vollständige Integration in SAP ERP HCM Keine Notwendigkeit von Schnittstellen Nutzung bestehender Benutzer- und Berechtigungskonzepte Integration in die bestehende Systemlandschaft PA PY BAV VADM Bewertung von Personalverpflichtungen Stichproben für den Aktuar SAP FI / CO Verwendung von Informationen aus PA / PY Zugriff auf Personalstammdaten, keine redundante Datenpflege Zugriff auf Abrechnungsergebnisse (z.b. für Altersteilzeit, Jubiläum, Übergangszahlungen) Verwendung von bestehenden Funktionalitäten Verwendung von Funktionen der SAP Komponenten BAV und VADM Alternativ: Abbildung von Versorgungsordnungen innerhalb der Solution Optional: Anbindung von FI/CO Auswertungen 5

6 Funktionsumfang der Bewertung Personalverpflichtungen Pensionen (Rentenzahlungen / Kapitalzahlungen) Deferred Compensation Übergangszahlungen Jubiläumszahlungen Altersteilzeit Vorruhestand Lebensarbeitszeitkonten Bewertungsmethode Barwert- / Teilwertmethode für Steuerbilanz nach 6a EStG PUC-Methode für internationale Bilanz nach IFRS und Handelsbilanz nach BilMoG Anwartschaftsbarwertdeckungsverfahren Flexibel erweiterbar um weitere Personalverpflichtungen bzw. Bewertungsmethoden 6

7 Rückstellungberechnung in SAP Warum macht das Sinn? ATZ Abrechnung Leistungsberechnung Wartezeit Personendaten Anspruch auf Zusage Barwert- / Teilwert Rechnungszins Bestimmung Endalter Dynamik PUC-Methode Grundaufgabe einer Implementierung der Solution Bewertung von Personalverpflichtungen ist die sinnvolle Verknüpfung von bestehenden Funktionalitäten in SAP ERP HCM mit Standardfunktionalitäten der Versicherungsmathematik 7

8 Systematik des Ablaufs 8

9 Agenda Datenfestschreibung I 9

10 Datenfestschreibung - Überblick Kopieren aller für die Bewertung erforderlichen Personaldaten in den Solution-Bereich Daten sind von produktiven Änderungen entkoppelt und stehen der Bewertung für die Zukunft unverändert zur Verfügung Personaldaten können Infotypen, Tabellen und Cluster sein Kundenindividuelle Infotypen und Tabellen werden unterstützt Erste Deselektion von bestimmten Personengruppen Z.B. Tote, Studenten, Hilfskräfte, Auszubildende, Ermittlung von max. 10 kundenindividuellen Zusatzfeldern, die in der gesamten Bewertung als Selektionskriterium zur Verfügung stehen Funktionalität kann kundenindividuell ausprogrammiert werden Z.B. für Unternehmensbereiche, für die getrennt zu reporten ist (wenn MA-Gruppe und MA-Kreis nicht ausreichen sollten) 10

11 Datenfestschreibung - Details Eine Datenfestschreibung kann für den Gesamtbestand, Personengruppe oder einzelne Personalnummern durchgeführt werden Parameter für die Datenfestschreibung sind Grund der Datenfestschreibung (GD) Bewertungsstichtag GD = Bilanz GD = Bilanz Produktiver Datenbestand Datenfestschreib ung GD = Test GD = GD = Test GD = 11

12 Datenfestschreibung - Technik Selektion über eine Index-Tabelle Ablage der Daten in einer XML-Struktur Robust gegenüber zukünftigen Datenmodelländerungen der SAP Reduzierung des Speicherbedarfs 12

13 Datenfestschreibung - Customizing Festlegung der Datenfestschreibungsgründe in Abstimmung mit dem Kunden Ausprägung der festzuschreibenden Daten pro Grund 13

14 Datenfestschreibung Anzeige der festgeschriebenen Daten Festgeschriebene Daten können für eine Personalnummer angezeigt werden Eine manuelle Bearbeitung der Daten wird bewusst nicht unterstützt 14

15 Datenfestschreibung Spezialfälle Beispiel Die Bewertung der DC-Zusage kann erst im Dezember erfolgen, das im Dezember die Wandlung durchgeführt wird Die Bewertung der sonstigen Zusagen soll bereits im November erfolgen Lösung Definition eines eigenen Grunds der Datenfestschreibung (z.b. DC ) Die Bewertung der sonstigen Zusagen kann im November durchgeführt werden (GD = Bilanz ) Nach der Dezemberabrechnung wird die Bewertung der DC-Zusage durchgeführt (GD = DC ) - Anpassung der festzuschreibenden Daten - Keine Auswirkung auf bereits durchgeführte und geprüfte Bewertungen 15

16 Agenda Bewertung 16

17 Bewertung am Beispiel StB Die Bewertung ermittelt auf Basis der festgeschriebenen Personendaten und unter Anwendung der im Customizing festgelegten Bewertungsgrundlagen für jede Leistung separate Ergebniswerte Ergebniswerte sind u.a. Bewertungsstatus, Barwert, Teilwert, Nettoprämie, Alter am Stichtag, Finanzierungsendalter, Datum der Unverfallbarkeit,. Bewertungsgrundlagen sind u.a. Rechnungszins, Rentendynamik, Finanzierungsendalter, Bewertung von Rente oder Kapital, Berücksichtigung von zukünftigen Beiträgen,. Leistungen sind z.b. eine Versorgungszusage, der Aufstockungsbetrag bei ATZ oder ein 30-jähriges Jubiläum Die Bewertungsgrundlagen können für jede Leistung einzeln definiert werden 17

18 Bewertungsparameter - Standard Parameter für die Bewertung sind Bewertungsstichtag Grund der Datenfestschreibung Grund der Bewertung Ergebnistyp (ET) Bewertungsstichtag Grund der Datenfestschreibung GD = Test ET = 4% Zins Bewertung ET = 4,5 % Zins Customizing Grund der Bewertung ET = 18

19 Agenda Bewertung Grund der Bewertung 19

20 Bewertungsparameter Grund der Bewertung Übliche Varianten Steuerbilanz Handelsbilanz IFRS-Bilanz Festlegung der Bewertungsgründe in Abstimmung mit dem Kunden Der Bewertungsgrund steuert u.a.: Welche Leistungen sind zu bewerten Nach welchen versicherungsmathematischen Grundsätzen ist eine Leistung zu bewerten (u.a. Barwert / Teilwert, Rente / Kapital) Wie ermittelt sich Finanzierungsbeginn, Finanzierungsende, Vorgabe der Parameter (Rechnungszins, Dynamiken, Richttafeln, Fluktuation, ) 20

21 Customizing Kern der Bewertungssteuerung Grund der Bewertung Steuerbilanz Bewertungsschema (kundenindividuell) Steuerbewertung Jubiläum VO1990 ATZ Bewertungsmethode (vordefiniertes Standardcustomizing) Steuerbilanz Jubiläum Steuerbilanz Rente Steuerbilanz ATZ Steuerung pro Leistung 21

22 Agenda Bewertung Begriff Leistung 22

23 Definition von Leistung Leistung ist ein Begriff der Solution und kann Die Leistung einer Versorgungszusage sein, die als Anspruch in der BAV-Komponente eingerichtet ist Die Pension eines Beamten sein, deren Leistungshöhe über VADM ermittelt werden kann Eine zu bewertende Leistung sein, die in SAP ERP HCM nicht existiert, aber auf Personendaten aufbaut, die in SAP verwaltet werden - Jubiläumsleistungen - Übergangsgelder - ATZ - Vorruhestand - Einzelzusagen Eine zu bewertende Leistung sein, zu der in SAP nur ein Ministammsatz existiert - Für Personen, die i.a. im SAP ERP HCM nicht geführt werden 23

24 Leistung zum Anspruch (BAV) Ausgeprägter Rentenermittler ist optimale Voraussetzung Rentenermittler berechnet die Leistung zu einem vorgegebenen Stichtag unter Angabe des Verarbeitungstyps und anlasses Auf Basis von Personendaten im SAP ERP HCM Im Customizing der Solution wird eine Leistung neu angelegt Festlegung des zugehörigen Anspruchs Relevanzprüfung: für eine Person ist die Leistung zu bewerten, wenn die Person den Anspruch (IT 0202, IT 0201) hat Festlegung des Rückstellungsträgers, der Gutachtengruppe und der Berechnungsgruppe Feinsteuerung des Rentenermittlers 24

25 Leistung zum Anspruch Screenshot 25

26 Feinsteuerung des Rentenermittlers Screenshot 26

27 Jubiläumsleistung Im Customizing der Solution wird eine Leistung neu angelegt Festlegung des Jubiläumsparameter Dienstjahre für Jubiläum Anzahl der Urlaubstage Anzahl der Monatsgehälter SV-freie Jubiläumsleistung (Silberteller) Relevanzprüfung: für eine Person ist die Leistung zu bewerten, wenn die Person das Jubiläum noch erreichen kann Festlegung des Rückstellungsträgers, der Gutachtengruppe und der Berechnungsgruppe Berücksichtigung von SV-Beiträgen bei Monatsgehältern Jubiläumsrelevante Einkommen über Lohnartengruppe 27

28 Übergangsleistung Im Customizing der Solution wird eine Leistung neu angelegt Festlegung des Parameter einer Übergangsleistung Anzahl der Monate bei Pensionierung Anzahl der Monate bei Invalidität Anzahl der Monate bei Tod Ermittlung des Einkommens (bei Pensionierung / Invalidität / Tod) Festlegung der zugehörigen Leistung Relevanzprüfung: für eine Person ist die Leistung zu bewerten, wenn bei der Person die zugehörige Leistung relevant ist Festlegung des Rückstellungsträgers, der Gutachtengruppe und der Berechnungsgruppe 28

29 Agenda Bewertung Bewertungsschema 29

30 Bewertungsschema Das Bewertungsschema steuert, welche Leistungen bei welchem Bewertungsgrund wie zu bewerten sind Entsprechend zum Bewertungsgrund sind alle zu bewertenden Leistungen einzutragen Z.B. ist bei einer Steuerbilanz keine Rückstellung für das 10-jährige Jubiläum zu bilden Z.B. ist bei einer Steuerbilanz bei ATZ zu unterscheiden, ob die Restlaufzeit kleiner 12 Monate ist 30

31 Bewertungsschema - Detailausprägung Pro Leistung pro Bewertungsgrund sind folgende Einstellungen vorzunehmen Bewertungsmethode Rechnungszins Anwartschaftsdynamik / Rentendynamik Grundwahrscheinlichkeiten (parametergesteuert modifizierbar) Zahlweise (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich, einmalig) Auszahlungszeitpunkt (vorschüssig, nachschüssig) Obige Parameter fest oder vom Anwender änderbar Hinterbliebenenanwartschaft kollektiv / individuell Steuerung bzgl. Berechnung der Leistungsvektoren Berechnungszusatz 31

32 Bewertungsschema Detailausprägung Screenshot 32

33 Bewertungsschema Detailausprägung Grundwahrscheinlichkeiten Bewertung erfolgt auf Basis von Grundwahrscheinlichkeiten Z.B. Heubeck Richttafeln 2005 G Fluktuationswahrscheinlichkeiten können altersabhängig und geschlechtsabhängig hinterlegt werden Abweichende Grundwahrscheinlichkeiten sind möglich Variante 1: - Parametrisierte Modifikation der Grundwahrscheinlichkeiten - Z.B. Halbierung der Invalidisierungswahrscheinlichkeiten - Faktor alters- und geschlechtsabhängig pro Grundwahrscheinlichkeit Variante 2: - Import von neuen Grundwahrscheinlichkeiten 33

34 Bewertungsschema Detailausprägung angepasste Freiheitsgrade Unterschiedliche Freiheitsgrade in Abhängigkeit vom Bewertungsgrund Beispiel Bei einer Steuerbilanz stehen Zinssatz und Dynamiken fest. Eine Änderung durch den Anwender ist nicht sinnvoll und nicht zulässig Bei BilMoG oder IFRS können Zinssätze und Dynamiken von Jahr zu Jahr variieren und müssen durch den Anwender angepasst werden können Optional: Bei einer Testberechnung dürfen auch Grundwahrscheinlichkeiten modifiziert werden Steuerung im Bewertungsschema (Kontrollkästchen änderbar ) 34

35 Agenda Bewertung Bewertungsmethode 35

36 Bewertungsmethode In der Bewertungsmethode werden die versicherungsmathematischen Details festgelegt Funktion zu Bestimmung des versicherungsmathematischen Alters am Stichtag Funktion zur Bestimmung des Finanzierungsbeginnalters Funktion zur Bestimmung des Finanzierungsendalters mittels des Rechnerischen Pensionierungsdatums Für Quotierung bei der PUC-Methode: Funktion zur Bestimmung des Beschäftigungsbeginns Für Aufgeschobene Leistungen: Funktion zu einem abweichenden Alter des Zahlungsbeginns Festlegung der anzuwendenden versicherungsmathematischen Formeln 36

37 Bewertungsmethode Screenshot 37

38 Bewertungsmethoden Customizing Bewertungsmethoden für versicherungsmathematische Standardbewertungen sind im Grundcustomizing enthalten I.d.R. verweisen alle lebenslangen Rentenleistungen auf die selbe Bewertungsmethode I.d.R. verweisen alle Jubiläumsleistungen auf die selbe Bewertungsmethode I.d.R. verweisen alle Kapitalzahlungen auf die selbe Bewertungsmethode Neue Bewertungsmethoden können definiert werden und den zu bewertenden Leistungen zugeordnet werden Abweichende Funktionen für die Altersbestimmung Abweichende versicherungsmathematische Methoden 38

39 Agenda Bewertung Leistungsvektoren 39

40 Leistungsvektoren fachliche Einleitung (I) Versicherungsmathematische Bewertung kann in zwei Schritten gegliedert werden 1. Schritt: Ermittlung der zu bewertenden Anwartschaften - Die zu bewertenden Anwartschaften werden in Leistungsvektoren abgelegt - Zwei Leistungsvektoren für Eigenrente und Hinterbliebenenrente (AIR / WIR) 2. Schritt: versicherungsmathematische Bewertung der ermittelten Anwartschaften - Bewertung ist abhängig von der Bedeutung der in den Vektoren hinterlegten Werte (z.b. Rentenwert oder Kapitalzahlung) Regelung der Verpflichtung Alter AIR WIR Schritt 2. Schritt Personendaten Bewertungsergebnisse 40

41 Leistungsvektoren Customizing Die Leistungsvektoren müssen i.d.r. vom Finanzierungsbeginn bis Finanzierungsende aufgebaut werden Teilwertmethode: vom Firmeneintritt bis Pensionierungsalter PUC-Methode: vom Alter am Bewertungsstichtag bis Pensionierungsalter Folgende Einstellungen müssen vorgegeben werden Funktion für den Aufbau des Leistungsvektors Stützstellenaufbau Endeverarbeitung 41

42 Leistungsvektoren Aufbau des Leistungsvektors Im Customizing wird festgelegt, nach welcher Methode Werte für den Leistungsvektor ermittelt werden Nutzung des Rentenermittlers (Hinweis: Bestimmung des anzuwendenden Ablaufschemas bei der Leistung) Funktionalität für Jubiläum, ATZ oder Übergangsleistung Eigene Funktionen können ausgeprägt werden, z.b. für die Abbildung einer Versorgungsordnung, für die der Rentenermittler nicht ausgeprägt ist Es wird festgelegt, bei welchen Altern eine Berechnung noch der oben festgelegten Methode erforderlich ist Höhere Performance Vermeidung von Problemen bei Berechnungen in die Vergangenheit 42

43 Leistungsvektoren Beispiel Finanzierungsbeginn und ende legen die Grenzen des Leistungsvektors fest Für die Alter 60, 61, 62 und 63 müssen auf Grund von Abschlägen die Renten vom Rentenermittler berechnet werden Für die Alter unter 60 kann die Leistung konstant nach unten gezogen werden, da es eine Zurechnungszeit bis Alter 60 gibt Die Hinterbliebenenrente kann pauschal als 60% der Eigenrente ermittelt werden Alter AIR WIR

44 Agenda Auswertung 44

45 Auswertungen GD = Bilanz ET = Bilanz GD = Bilanz ET = Bilanz 2011 Bewertung ET = ET = Die Auswertung basiert auf Ergebnistabellen Basisergebnisse: Bilanzstichtag, Grund der Datenfestschreibung, Ergebnistyp Optionale Berücksichtigung von Vergleichsergebnissen 45

46 Auswertung Beispiel GD = Bilanz ET = Bilanz GD = Bilanz ET = Bilanz 2011 PERNR Rückstellung PERNR Rückstellung PERNR 1: Abgang => Auflösung von PERNR 2 und 3 => Zuführung von PERNR 4: Zugang => Zuführung von

47 Auswertung Flexibilität Es können zwei Ergebnistabellen vergleichen werden Normalfall Vergleich der aktuellen Ergebniswerte mit Vorjahreswerten Flexibilität Vergleich von beliebigen Ergebnistabellen 1. Beispiel - Berechnung mit Rechnungszins von 4 % und 4,5 % - Vergleich der Ergebnisse und Berechnung des Rückstellungsdeltas 2. Beispiel - Berechnung mit Einkommen wie in SAP gepflegt und mit Einkommen um 3 % erhöht - Vergleich der Ergebnisse und Berechnung des Rückstellungsdeltas 47

48 Auswertungen Detailauswertungen Zwischenergebnisse anzeigen Leistungsvektoren werden als Zwischenwerte gespeichert und können wieder angezeigt werden Anzeige Bewertungsparameter Jeder Berechnungslauf (mit Speicherung) erhält eine Laufnummer Unter der Laufnummer werden alle berücksichtigten Parameter gespeichert und können wieder angezeigt werden 48

49 Agenda Datenfestschreibung II 49

50 Datenfestschreibung - Einschränkungen Datenfestschreibung ist nur möglich, wenn kein Datensatz in der Datenfestschreibung überschrieben wird, zu dem bereits Ergebnisse bestehen Produktiver Datenbestand Daten- fest- schreib ung GD = Bilanz Parameter der Bewertung Bewertungs ergebnisse Vermeidung von Inkonsistenzen (Personendaten, Bewertungsparameter, Ergebnisse) Lösung: bewusste Wiederholung der Datenfestschreibung und Löschung von bestehenden Bewertungsergebnissen 50

51 Agenda Ergänzungen 51

52 Datenmodifikationsszenario Die verwendeten Daten können für eine Bewertung modifiziert werden Personendaten Zwischenwerte wie Leistungsvektor Separate Definition eines Datenmodifikationsszenarios Standardfunktionalität zur Modifikation von Einkommen, BBG und Leistungsvektor Weitere Modifikationen können kundenindividuell nach Bedarf ausgeprägt werden Datenmodifikationsszenario ist eine Zusammenstellung von verschiedenen Datenänderungen zu einem Szenario 52

53 Agenda Aufbereitung für Finanzbuchhaltung 53

54 Anbindung FI-CO Kumulierung der Zuführungen und Auflösungen Mit Kontenfindung (symbolisch) und Zusatzinformationen Mit Kostenzuordnung Kriterien für Kontenfindung Leistung Statusveränderung (Zugang, Abgang, Neupensionierung, ) Zuführung oder Auflösung Individuellen Gruppierungen Regeln der Verbuchung Aufsplittung der Zuführung / Auflösung möglich - Z.B. in einen Zinsanteil und den Rest 54

55 Buchungsgruppen Buchungsgruppen Werden für die Bewertung Leistungen differenziert, die aus Sicht der Buchung einen Sachverhalt darstellen, können diese Leistungen über die Verwendung der gleichen Buchungsgruppe gemeinsam verarbeitet werden. Die Buchungsgruppe wird der Leistung zugeordnet. Einer Buchungsgruppe enthält folgende Steuerungsinformationen: - Statusveränderung - Buchungsregelgruppe - Buchungsregel - Buchungsfallgruppe 55

56 Buchungsregeln Buchungsregeln In den Buchungsregeln werden Informationen (bspw. Konto) zur Soll- und Habenbuchung hinterlegt Die Buchungsregel enthält weiterhin die Belegart, die Funktion zur Ermittlung des Buchungsbetrags sowie Regelungen zur Betragsbedingung Buchungsregelgruppen In einer Buchungsregelgruppe werden den verschiedenen Statusgruppen Buchungsregeln zugeordnet Bespiel: - Buchungsregelgruppe PENS (Regeln für Pensionen) - Statusgruppen Pensionierung mit Regel P0001 Aktiv mit Regel P

57 Buchungsfallgruppen Buchungsfallgruppen Mit der Buchungsfallgruppe können Buchungsfälle bestimmten Gruppen zugeordnet werden. Die Buchungsfallgruppe wird in die Ergebnissätze der Buchung übernommen und bei der Verdichtung als zusätzliches Kriterium berücksichtigt. Darüber hinaus können die Buchungsfallgruppen beim Erstellen der Buchung separat selektiert werden. 57

58 Schnittstelle zur FiBu Das Buchungsprogramm erstellt kumulierte Sätze für die Überleitung in die Buchhaltung. Die Weiterverarbeitung dieser Sätze wird über eine Verarbeitungsoption vorgegeben: Flatfile der Buchungsergebnisse Flatfile Sachkontenschnittstelle (fix) Flatfile Sachkontenschnittstelle (Tabulator) XML-File der Buchungssätze pro Personalnummer XML-File der Buchungsergebnisse Die ermittelten Buchungssätze können mit Hilfe der Sachkontenschnittstelle im ReWe gebucht werden. 58