5. Fachkongress des IT-Planungsrats am 25./26. April 2017 in Bremen

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1 5. Fachkongress des IT-Planungsrats am 25./26. April 2017 in Bremen

2 Ablauf 1. Wirstellenunsvor 2. führendanninsthema 3. stellen die Berliner Rahmenbedingungen vor 4. überwinden Hürden 5. und haben Visionen. Seite 2

3 Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie Politikfelder Schule, Bildung, Jugend, Familie ca Verwaltungsmitarbeiter*innen, rund 80 Außenstellen sowie ca Lehrer*innen und pädagogisches Personal. SenBildJugFamunterhält eine eigene Personalstelle mit rund 300 Beschäftigten Anna-Maria Krebs: Referatsleiterin IT-Steuerung und IT-Board Oliver Gollanek: IT-Sicherheitsbeauftragter Seite 3

4 DISCLAIMER Der nachfolgende Vortrag schildert mögliche Herausforderungen und Folgen, aber auch Chancen und neue Möglichkeiten im Zuge der Digitalisierung einer Berliner Verwaltung. Es handelt sich noch nicht um real existierende Flughäfen Projekte, sondern um vorausschauende Gedankenspiele. Jegliche Ähnlichkeiten mit lebenden oder toten IT-Projekten sind ungewollt und wären rein zufällig. Es kamen keine Beamten zu schaden. Seite 4

5 Wo steht Berlin? Rahmenbedingungen egovg Berlin Möglichkeiten der Umsetzung -> Fachkräfte Rahmenbedingungen sind geschaffen, jetzt muss nur noch für eine ordnungsgemäße Nutzung gesorgt werden. Überraschender Weise kostet IT Geld. Erwartungshaltung der Beschäftigten Seite 5

6 Der Weg vom Papier zum Bildschirm -die elektronische Personalakte und die ungeahnten Möglichkeiten der digitalen Transformation Der Beginn Die Voruntersuchung Inhalt einer Akte Welche Prozesse sind zu berücksichtigen? Wer ist beteiligt? Seite 6

7 Der Weg vom Papier zum Bildschirm -die elektronische Personalakte und die ungeahnten Möglichkeiten der digitalen Transformation 1. Hürde Sicherstellung einer einheitlichen Bearbeitung einer Personalakte Organisation und Vereinheitlichung aller Prozesse Externe Einflüsse (SenInnDS, Dienstleister, Politik) Schutzbedarfs-Feststellung, IT-Sicherheit, Datenschutz...viele graue Haare später Seite 7

8 Der Weg vom Papier zum Bildschirm -die elektronische Personalakte und die ungeahnten Möglichkeiten der digitalen Transformation 2. Hürde Umstellung von Papier auf elektronische Dokumentation Scannen oder nicht Scannen das ist hier die Frage Bereitstellung der erforderlichen maschinenlesbaren Formulare Optimierung der Abläufe... nachdem die grauen Haare dann ausgefallen sind Seite 8

9 Der Weg vom Papier zum Bildschirm -die elektronische Personalakte und die ungeahnten Möglichkeiten der digitalen Transformation Das Ergebnis: Eine vollständige elektronische Akte, in der nur die "historischen" und gesetzlich vorgeschriebenen Dokumente als Scan vorliegen, die Prozesse sind optimiert und funktionieren in jeder Behörde nach dem gleichen Muster, die Schnittstellen funktionieren, Medienbrüche gehören der Vergangenheit an. Seite 9

10 Wohin bewegen wir uns? Vision Jeder MA kann seine Akte elektronisch anfordern und einsehen. Querschnittsprozesse sind verschlankt. Verwaltung der kurzen Wege. Schnittstellen sind automatisiert verfügbar. Alle Akten funktionieren identisch, landes-bzw. bundesweit. Wirklichkeit, Akzeptanz- und Veränderungsmanagement Pflicht oder Kür: Wieviel Kraft bleibt für die Kür, wenn die Pflicht erledigt ist? Seite 10

11 M meldet Krankmeldung per SMS Personalstelle SMS geht autom. in FV der Personalstelle ein Personalstelle FV der Personalstelle initiiert Meldungen Verteilung Personalstelle SMS wird automatisch in P-Akte abgelegt Bearbeiter erzeugt Vorgang autom. SMS nach WV Datum Hinweise Personalstelle autom. SMS an M mit der Bitte um Vorlage eines Attests Absender authentisch? richtiger Empfänger? Vorgesetzter erhält Meldung und Initiiert Meldungen Vertreter erhält automatische Terminweiterleitung Vertreter meldet Übernahme an Vorgesetzten Meldungen Vertreter schickt M Genesungswünsche Das geht ja nun mal gar nicht! Seite 11

12 Was sollte möglich sein und was nicht? Alles digital und alle Möglichkeiten ausnutzen GPS Daten nutzen Abwesenheitsverläufe automatisiert auswerten und Rückschlüsse ziehen BEM -Verfahren automatischer Abgleich in der Personalakte Fachverfahren? Anbindung? die Kirche im Dorf lassen Seite 12

13 Wer ist jetzt digital transformiert: Der neue Besen oder der alte Zopf? Der Besen Der Zopf Seite 13

14 Seite 14

15 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie Bernhard-Weiß-Straße Berlin Seite 15