Managing Mana Documents

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1 Managing Documents

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3 100 % ECM! windream ist Testsieger der BARC-Studie ECM 2013 mit Bestnoten in nahezu allen Disziplinen. Das Fazit: Leistungsstark und unglaublich anwenderfreundlich! So managen wir Dokumente! Auf den folgenden Seiten erhalten Sie einen Überblick über unsere modernen windream-ecm-lösungen, die Ihren Anspruch an eine erfolgreiche Dokumentenverwaltung zu einhundert Prozent erfüllen! Weitere Informationen stehen Ihnen auf unserer Homepage unter zur Verfügung. 3

4 4 Archivierung Administration Integration Import von Dokumenten Metadaten & Akten Recherche Arbeit mit Dokumenten Workflow Collaboration -Management Architektur

5 Seite 8 Seite 10 Seite 12 Seite 14 Seite 16 Seite 18 Seite 20 Seite 22 Seite 24 Seite 26 Seite 28 5

6 6 Besser gehts nicht windream. 100 % ECM! Bereits zum dritten Mal in Folge hat windream in der ECM-Studie des BARC-Instituts das beste Resultat von allen ECM-Systemen erzielt, die im Rahmen der Studie von den BARC-Analysten begutachtet wurden. Workflow Collaboration 100 % 70 % - Management 99 % Archit 97 Bestwertungen in 10 von 11 Kategorien Dabei bewerteten die Analysten des Würzburger Business Application Research Centers Arbeit mit Dokumenten 100 % 100 % Recherche

7 windream in sieben von insgesamt elf Testkategorien der aktuellen ECM-Studie 2013 mit einhundert Prozent. ektur % Metadaten & Akten 100 % 100 % Archivierung 100 % 100 % Import von Dokumenten 97 % Administration Integration In den Disziplinen Archivierung, Administration, Dokument- Import, Metadaten & Akten, Recherche, Arbeit mit Dokumenten und Workflow erreichte windream die Maximalwertung von einhundert Prozent. Fast gleichauf liegen die Bewertungen in den Kategorien Architektur, Integration und -Management. BARC-Kiviatgraph für windream 5.5 Mittelwert der sechs anderen Systeme 7

8 8 100 % Archivierung

9 Leistungsfähiges Speichermanagement Das windream Archiv Schnelle Informationsrecherche, wenig Platzbedarf, bequeme Auslagerung der Dokumente auf Medien mit großem Speichervolumen und höchste Datensicherheit durch den Einsatz modernster Archivierungs- und Backup-Technologien das ist das windream Archiv. Revisionssicheres Langzeitarchiv Warum windream? Selbstverständlich erfüllt das windream-langzeitarchiv alle rechtlichen Anforderungen optimal und auf höchstem Niveau. Doch die Erfüllung gesetzlicher Bestimmungen ist nicht allein entscheidend für den effizienten Einsatz elektronischer Archive. Weitere wichtige, durchaus auch technische Argumente sprechen für den Einsatz des windream Archivs. Dazu zählen: Höchste Datensicherheit, effizienter Schutz vor Datenmanipulation, Nutzung modernster Hardware-Storage-Technologien sowie ein hierarchisches Speichermanagement. 9

10 % Administration

11 Volle Kontrolle windream Management Console windream bietet mit seiner integrierten Management Console ein leistungsfähiges Tool und effiziente Methoden zur Verwaltung Ihrer Dokumente und Systemeinstellungen, einschließlich einer Benutzer- und Gruppenverwaltung sowie ein ausgefeiltes Rechtemanagement mit umfangreichen Konfigurationsmöglichkeiten. Management Console In der Benutzeroberfläche der windream Management Console stehen Administratoren leistungsfähige Reporting- und Monitoring-Funktionen zur Verfügung, um einen optimalen Betrieb des ECM-Systems jederzeit zu gewährleisten. Dabei erfordert das Management des ECM-Systems weder tiefgreifende Datenbankkenntnisse noch umfangreiche Erfahrungen mit Programmierwerkzeugen. 11

12 12 97 % Integration

13 Weltweit patentierte VFS-Technologie Vollständig in Windows integriert windream ist das einzige ECM-System weltweit, das vollständig in das Windows-Betriebssystem integriert wurde. Das ECM-System zeichnet sich durch intuitive Bedienung aus, ist enorm anwenderfreundlich und benötigt keine eigene Benutzeroberfläche, da sämtliche ECM-Funktionen direkt über den Windows Explorer ausgeführt werden. Grenzenlos erweiterbar Darüber hinaus lässt sich das windream ECM-System durch seine windream-integrationen mit den Produkten verschiedenster Drittanbieter kombinieren. Dem Funktionsumfang sind keine Grenzen gesetzt, ganz egal ob ERP- oder CRM-Systeme, SAP- und Share- Point-Lösungen oder auch Storage-Systeme mit windream verbunden werden sollen. Wichtige Funktionen wie zum Beispiel der Datenaustausch zwischen windream und den Anwendungen anderer Hersteller führt das System vollständig automatisiert im Hintergrund aus. 13

14 % Import von Dokumenten

15 Einfach und clever Erfassung, Indexierung und Verwaltung alles kinderleicht Ob Massendatenerfassung und Stapelverarbeitung oder manuelle und Scanner-gestützte Dokument-Erfassung am Arbeitsplatz mit windream wird der Import, die Ablage und die Verwaltung von Dokumenten in unterschiedlichsten Formaten kinderleicht. Automatisierte Übernahme von Metadaten Mit windream lassen sich Dokumente und ihre Metadaten auch aus bereits bestehenden Systemstrukturen heraus automatisiert erfassen und archivieren. Auf diese Weise können auch sensible Unternehmensdaten sicher und schnell in eine windreamgestützte IT-Infrastruktur überführt und dort sicher und komfortabel archiviert werden. 15

16 % Metadaten & Akten

17 Information ² Ziehen Sie alle Register... Metadaten wie zum Beispiel die Indizes, die Historien, die Rechte und die verschiedenen Versionen von Dokumenten stellt windream ganz einfach auf zusätzlichen Registerkarten im Kontextmenü des Windows Explorers dar. Auch die Ordnerstrukturen oder vollständige Aktenpläne werden direkt im Explorer präsentiert. Das erspart dem Anwender eine mühevolle Einarbeitung in komplexe Oberflächenstrukturen anderer ECM-Systeme....für ausgezeichnete Dokumentenverwaltung Anwender können Indexierungsprozesse sowohl manuell als auch automatisiert vornehmen. windream ist in der Lage, Indexinformationen aus Dokumenten oder Drittanwendungen vollautomatisch auszulesen und systematisch zu überführen. Zusätzlich ermöglicht es windream, auch neue Versionen von Dokumenten zu erstellen, und das Rechtekonzept sorgt dafür, dass nur explizit autorisierte Anwender auf Dokumente und Metadaten zugreifen können. 17

18 % Recherche

19 Gesucht? Gefunden! Leistungsfähige Recherche Die windream-rechercheanwendung stellt Anwendern mächtige Werkzeuge zur Verfügung, mit denen sich beliebige Informationen schnell und effi zient wiederfinden lassen. Neben Schnellsuche, Index-, Objekttyp- und Volltextsuche stehen auch eine Meinten Sie -Funktion sowie eine Recherche über die semantische Suchfunktion zur Verfügung. Recherche-Prozesse, die wiederholt ausgeführt werden sollen, lassen sich als Suchprofile speichern und jederzeit erneut ausführen. Gefundene Dokumente präsentiert das ECM-System in individuell strukturierbaren Ergebnislisten. Schnell nen Blick riskieren Mit der integrierten Dokumentvorschau windream DocView können Dokumente direkt in einer Vorschau angezeigt werden, ohne die assoziierte Originalanwendung öffnen zu müssen. 19

20 % Arbeit mit Dokumenten

21 Einfach und clever Arbeit ohne Software-Grenzen! Die tägliche Arbeit mit Dokumenten ist extrem einfach, da windream den Anwender in jeder Ar beits situation effizient unterstützt. Dies gilt nicht nur für das Anlegen und Erfassen typischer Office-Dokumente wie Word-Dateien oder Excel- Tabellen, sondern auch für komplexe Aufgaben wie zum Beispiel das Konvertieren von Dokumenten aus dem Originalformat in PDF, PDF/A, TIFF oder in andere Formate. Unabhängig von Formaten Unabhängig davon, welches Format benötigt wird, lassen sich alle Dokumente in ihren individuellen Formaten bequem mit der Dokumentvorschau windream DocView sichten. Auch die Schwärzung von Textstellen oder eine Kommentierung und Markierung von Textpassagen ist jederzeit möglich. Dem individuellen Umgang mit Dokumenten und Informationen sind keine Grenzen gesetzt. 21

22 % Workflow

23 Modellieren, generieren, automatisieren Geschäftsprozesse optimieren Je komplexer sie sind, desto schwieriger lassen sich Geschäftsprozesse steuern. Doch es geht auch leichter mit windream. Das windream ECM-System lässt sich um ein leistungsfähiges Werkzeug zur Modellierung, Steuerung und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse erweitern. Damit können Anwender reale Geschäftsprozesse virtuell nachbilden und elektronisch steuern. Integration auf allerhöchstem Niveau Mit der windream-lösung zur Geschäftsprozess- Steuerung und dem windream ECM-System erhalten Anwender ein vollständig integriertes System aus Vorgangsbearbeitung und ECM, das technologisch auf allerhöchstem Niveau agiert und sehr leicht bedienbar ist. 23

24 24 70 % Collaboration

25 Ein starker Verbund Arbeiten im windream-team windream eröffnet Anwendern verschiedenste Möglichkeiten, um die Zusammenarbeit von Gruppen so effizient wie möglich zu gestalten und zu optimieren. So lassen sich Dokumente zur Bearbeitung sperren und individuell editierbar machen, um eine gleichzeitige, ungewollte Bearbeitung zu verhindern. Share- Point-Anwendern bietet windream die Option, das ECM-System komplett zu integrieren und den Funktionsumfang der SharePoint-Umgebung deutlich zu erweitern. Mobilität ist Trumpf Zudem eröffnen verschiedenste Software-Tools völlig neue Horizonte im Bereich des Mobile Computings. Dazu zählen Anwendungen zur Synchronisierung von Datenbeständen oder auch Apps zur Verwaltung von Dokumenten per Smartphone und Tablet-PC. 25

26 26 99 % - Management

27 Sie haben Post! s sicher archivieren Ein technologisch führendes ECM-System wie windream ermöglicht selbstverständlich auch die Archivierung und Verwaltung umfangreicher E Mail-Bestände, was nebenbei bemerkt unter anderem zu einer deutlichen Entlastung eines Mailservers führt. Modern, individuell, leistungsfähig Mit der windream- -archivierungslösung stehen windream-anwendern äußerst leistungsfähige Werkzeuge zur Verfügung, die sowohl eine automatisierte als auch eine manuelle Archivierung von s ermöglichen. Die Software leitet beliebige Nachrichtenobjekte eines Mailservers an das windream ECM- System weiter und archiviert sie dort. Das System speichert sowohl alle Nachrichtentexte als auch die assoziierten Anlagen nach individuellen Regeln, die sich ohne Aufwand schnell und komfortabel erstellen lassen. 27

28 28 97 % Architektur

29 Mit Netz und doppeltem Boden Ein System für alle Anforderungen Die BARC-Studie bescheinigt windream auch ein Top-Ergebnis im Bereich Architektur. Da windream komplett als Mehrschichtenarchitektur konzipiert ist, lässt sich das System ohne Aufwand in IT-Infrastrukturen integrieren. Besonders positiv wird die Unterscheidung zwischen dem Datenbank-Management-Layer und der Storage-Management- Ebene bewertet. windream unterstützt sowohl Micro soft-sql-server- als auch Oracle-Datenbanken und sogar Terminal-Server-Umgebungen. Geht nicht, gibts nicht Auf der Client-Seite können sowohl ein klassischer win dream-standardclient als auch ein webbasierter Client zum Einsatz kommen. Mittels eines so genannten Share Drives lassen sich Ordnerstrukturen und die darin enthaltenen Dokumente auch außerhalb einer Windows-Clientumgebung darstellen und sichten, sofern ein System die Darstellung traditioneller Netzwerkumgebungen unterstützt. 29

30 30 Managing Documents......mit dem ECM-Testsieger: Potenziale richtig ausschöpfen, Zeit optimal nutzen, Geschäftsprozesse beschleunigen, Dokumente effizient verwalten. So managen wir Dokumente!

31 100 % ECM! 31

32 Interessiert? Dann sollten wir uns unbedingt näher kennen lernen! Vereinbaren Sie am besten gleich Ihren individuellen Beratungstermin mit unseren ECM-Experten. Wir freuen uns auf Sie! windream GmbH Wasserstraße 219 Telefon: Bochum Telefax: Deutschland