digital business solutions smart IP office

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2 Stetig vergrößert sich das Volumen an Dokumenten und Daten zu Vorgängen im Gewerblichen Rechtsschutz, die schnell und einfach auffindbar sein müssen. Optimieren Sie Ihr Schutzrechtmanagement und minimieren Sie Ihre Papierflut! Setzen Sie auf effizientes Verwalten und rechtssicheres Archivieren Ihrer Dokumente in Verbindung mit PatOrg. Innerhalb Ihrer Kanzlei oder Patentabteilung müssen Dokumente und Daten zu sämtlichen Vorgängen im Gewerblichen Rechtsschutz sicher verwaltet und in unveränderbarer und damit revisionssicherer Form archiviert werden. Dabei gilt, dass jegliche Informationen schnell und einfach zu finden sein sollen. Das kann nur gewährleistet werden, wenn alle Daten und Dokumente effektiv gesammelt, strukturiert und bereitgestellt werden können. share connect mobile flow smart IP office to go mail Abb.1: Übersicht der Lösungsbausteine im smart IP office view Um diese Aufgabe effizient zu bewältigen, bietet smart IP office verschiedene Lösungsbausteine (Abb. 1) auf Basis des d.velop d.3 Dokumenten-Management- Systems. Die Module decken, neben der Verwaltung und Archivierung von Dokumenten und Daten, die Themen Workflow, mobiles Arbeiten, Bereitstellung an Dritte und die Schnittstelle zu Ihrer Patentmanagement-Software (hier: PatOrg) ab. Schnell, intuitiv und einfach! Erleichtern Sie sich und Ihrer Kanzlei bzw. Patentabteilung den Schriftverkehr. Das smart IP office zeichnet sich durch eine automatische Posteingangs- und Postausgangsverarbeitung (smart IP flow) aus. Neben der Briefpost und Faxen wird die komplette Kommunikation per samt Anhang in die digitalen Akten integriert (smart IP mail). Über den entsprechenden Postkorb werden die Schriftstücke über ein einfaches Formular direkt Ihren Mandanten oder Vorgängen zugeordnet. Ihr Nutzen: Eine beschleunigte Bearbeitungszeit jeglichen Schriftverkehrs. Durch die Zuordnung und Ablage in die entsprechenden Akten haben Sie und Ihr Team stets einen schnellen Überblick über den Schriftverkehr und aktuelle Vorgänge. Die Aktensuche entfällt und die Akten sind standortübergreifend vorhanden. Zusätzlich können Sie aus der Workflowmaske (Abb. 2) heraus auf die Fristenverwaltung in PatOrg zugreifen. d.velop smart IP office 2

3 Zeit sparen! Vergessen Sie volle Papierarchive und unzählige Wege zum Kopierer, setzen Sie auf ein digitales Archiv. Jedes Dokument wird nur einmal physikalisch gespeichert, egal in wie vielen Akten es enthalten ist und das standortübergreifend. Damit schützen Sie sich zudem vor Medienbrüchen (Papier/EDV). Abb. 2: Workflowmaske von smart IP flow Durch die nahtlose Integration in Ihre vorhandene Software dient das smart IP office als zentrale Wissensdatenbank, die auch ein aktenübergreifendes Suchen nach etwaigen Begriffen ermöglicht. Da Ihre digitalen Akten genauso aufgebaut sind, wie Ihre Handakte, finden Sie intuitiv alle Informationen, auf die Sie Zugriff haben. Mit Hilfe dieses intelligenten Benutzerrollenkonzeptes wird ebenfalls die sofortige Informationsbereitstellung für neue Mitarbeiter ermöglicht. Abb.3: Integration in Outlook/Lotus Notes mit smart IP mail Unsere Lösung smart IP mail ermöglicht die Integration in Outlook oder Lotus Notes, mit deren Hilfe sich s direkt zu Mandanten und Aktenzeichen zuordnen lassen, auf Wunsch auch automatisch. Dabei sind die d.3 Funktionen nahtlos in die jeweilige Oberfläche vorhanden. Abb. 4: Ansicht smart IP office Digitales Archiv d.velop smart IP office 3

4 Abb. 6: smart IP office auf Tablet-PC nutzen! Abb. 5: Ansicht smart IP office Digitales Archiv - Detailansicht Smart und mobil! Mobilität für Sie mit oder ohne Internet. Wir bieten Ihnen weiterhin eine mobile Dokumenten-Management-Lösung an. Damit können Sie auch über Ihr Smartphone oder Tablet-PC darauf zugreifen, genauso einfach, wie am PC in Ihrem Büro. Dazu benötigen Sie smart IP mobile. Die Client-Anwendung verbindet mobile Endgeräte mit Ihrem d.3-system, so dass Dokumente und Workflowmasken direkt aus dem d.3-system übertragen und einfach passend zu Ihrem mobilen Endgerät präsentiert werden können. Um bei Ihren Mandanten vor Ort oder vor Gericht alle nötigen Unterlagen zur Hand zu haben, können Sie auch eine bestimmte Auswahl von Dokumenten als Offline- Copy auf einem beliebigen Datenträger nutzen. Das Modul smart IP to go versteht sich als persönlicher Aktenkoffer, der Ihnen offline und lokal zur Verfügung steht. Mit smart IP view sind Sie in der Lage Ihren Mandanten oder Kollegen per Webbrowser Zugriff auf Dokumente zu gewähren. Dazu wird ein eindeutiger Link (URL) bereitgestellt und es wird keine Softwareinstallation benötigt. d.velop Smart IP Office 4

5 Schlau teilen smart IP share bietet Ihnen die Möglichkeit Dokumente und Formulare online bereitzustellen und zu teilen. Es kann ein Link mit oder ohne Passwortschutz geteilt oder innerhalb der Lösung FOXDOX den entsprechenden Nutzern im Firmenportal zur Verfügung gestellt werden. Mit FOXDOX lässt sich bspw. die gesicherte, papierlose Kommunikation mit dem Mandanten abbilden. Effizienz und Arbeitserleichterung mit d.velop smart IP office Einige Vorteile für Sie zusammengefasst: Zentrale Datenhaltung mit aktenübergreifender Suche Datenschutz wird hier groß geschrieben: alle Daten liegen sicher und gut verschlüsselt in einem Rechenzentrum in Deutschland. Der Zugriff auf Dokumente erfolgt ausschließlich über SSL-verschlüsselte Verbindungen, und das sogar mehrstufig: Sämtliche Dokumente und Formulare werden mit dem d.ecs encryption service verschlüsselt abgelegt, zusätzlich haben Sie die Möglichkeit zur persönlichen Verschlüsselung. Das Hochsicherheitszentrum bietet u.a. folgende Vorteile: Videoüberwachung, Einbruchschutz, Geschützte Zutrittsschutzmechanismen (Zwei- Faktor-Authentifizierung) und zuverlässigen Virenschutz. Tiefe Integration in PatOrg Steuerung von Posteingang und Postausgang Beschleunigte Arbeitsabläufe Leichte, intuitive Handhabung Sicherheit über Unveränderbarkeit der Dokumente Revisionssichere Ablage aller steuerlich relevanten Dokumente und Daten Komplette Integration in Ihre Office Software Mobile Nutzung, Mandantenzugang Intelligentes Wiedervorlagesystem Zertifiziert nach DOMEA, GoBs, GoB, GDPdU Gemeinsam mit PatOrg smart IP office dient der Speicherung und Verwaltung sämtlicher Dokumente, Daten und Informationen in unveränderbarer, revisionssicherer Form. Das digitale Archiv von d.velop kann optimal mit der von Brügmann gelieferten Software PatOrg-Suite verbunden werden (smart IP connect). Sie ist eine modulare Software-Lösung auf dem Gebiet des Gewerblichen Rechtsschutzes. Die Standard-Software, wird gleichsam in Kanzleien, Patentabteilungen, Forschungsinstitutionen und Verwertungsagenturen erfolgreich einsetzt. Ihr Ansprechpartner: d.velop digital solutions GmbH Ingmar Siebel Hamburger Chaussee Kiel Fon: 0431/ d.velop smart IP office 5

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