Schulerhalterverband Hauptschule Sulz Röthis

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1 Vorarlberg Wirkungsbereich des Schulerhalterverbandes Schulerhalterverband Der Schulerhalterverband verzichtete auf mögliche Einnahmen; so überließ er Sportvereinen die Turnhalle unentgeltlich. Seine Aufgabe die Bereitstellung einer modernen und zweckmäßigen Schulinfrastruktur erfüllte der Verband gut. Quelle: Foto Land OÖ/Kosina Vorarlberg 2008/3 3

2 Kurzfassung Ziel der Gebarungsüberprüfung war eine Beurteilung der Aufgabenerfüllung des Schulerhalterverbandes (Verband). (TZ 1) Der Verband verzichtete auf mögliche Einnahmen aus der Überlassung von Schulräumen, indem er örtlichen Sportvereinen die Turnhalle und dem Schützenverein Teile des Kellers unentgeltlich zur Verfügung stellte. Die Vermietung einer Wohnung im Schulareal erbrachte gegenüber vergleichbaren Objekten geringe Einnahmen. Weiters verzichtete der Verband darauf, den Wohnsitzgemeinden sprengelfremder Schüler die vereinbarten Schulerhaltungsbeiträge (300 EUR pro Schüler) in Rechnung zu stellen. (TZ 5) In den Schuljahren 2004/2005 bis 2007/2008 waren die Schülerzahlen im Wesentlichen konstant. Der Standort der Hauptschule Sulz Röthis entsprach dem gegenwärtigen und absehbaren Bedarf. (TZ 3) Für die Bereitstellung einer modernen und zweckmäßigen Schulinfrastruktur wendete der Verband im Jahr 2006 rd EUR auf; umgelegt auf den einzelnen Schüler waren dies knapp EUR. Die Aufteilung des Investitions, Betriebs und Verwaltungsaufwandes auf die verbandsangehörigen Gemeinden entsprach den rechtlichen Vorgaben. (TZ 4) Die Zusammensetzung der Organe des Verbandes entsprach den rechtlichen Vorschriften. Ihre Tätigkeit war nachvollziehbar dokumentiert. Die Rechnungsprüfer nahmen ihre Tätigkeit nicht umfassend wahr. Prüfungen während des Jahres unterblieben ebenso wie anläßlich des Wechsels in der Leitung der Buchhaltung. (TZ 6, 7) Das Beschäftigungsausmaß der vier teilbeschäftigten Reinigungskräfte war nicht festgelegt. Die Abrechnung nach tatsächlich geleisteten Stunden zog erheblichen Verwaltungsaufwand nach sich. (TZ 8) Infolge regelmäßiger Investitionen entsprach das Gebäude den Anforderungen eines modernen Unterrichtsbetriebes. Die Alarmierungsvorkehrungen für den Fall eines Brandes waren verbesserungs bedürftig. (TZ 9) Ein Inventarverzeichnis fehlte, was eine Überprüfung des Anlagevermögens verhinderte. (TZ 10) Die Voranschläge des Verbandes wurden der Vorarlberger Landesregierung verspätet vorgelegt. (TZ 11) 4 Vorarlberg 2008/3

3 Vorarlberg Schulerhalterverband Kenndaten des Schulerhalterverbandes Rechtsgrundlagen Mitgliedsgemeinden Pflichtschulerhaltungs Grundsatzgesetz, BGBl. Nr. 163/1955 i.d.g.f. Gesetz über die Errichtung, Erhaltung und Auflassung der öffentlichen Pflichtschulen und der öffentlichen Schülerheime, LGBl. Nr. 32/1998 i.d.g.f. Verordnung über die Bildung des Gemeindeverbandes Schulerhalterverband Hauptschule Sulz-Röthis, LGBl. Nr. 19/1983 i.d.g.f. Vorarlberger Hauptschulsprengelverordnung, LGBl. Nr. 42/1979 i.d.g.f. Verordnung der Landesregierung über Lage, bauliche Gestaltung, Einrichtung und Ausstattung öffentlicher Pflichtschulen, LGBl. Nr. 14/1990 i.d.g.f. Vorarlberger Gemeindebedienstetengesetz, LGBl. Nr. 49/1988 i.d.g.f. Vorarlberger Gemeindeangestelltengesetz 2005, LGBl. Nr. 19/2005 i.d.g.f. Sulz, Röthis Hauptschulsprengelgemeinden Sulz, Röthis, Viktorsberg Schülerzahlen in EUR Gebarungsumfang Prüfungsablauf und gegenstand 1 Der RH überprüfte Ende Jänner/Anfang Februar 2008 die Gebarung des Schulerhalterverbandes (Verband). Überprüfungszeitraum waren die Jahre 2005 bis Die Auswahl erfolgte aufgrund einer Stichprobe nach dem Zufallsprinzip. Dieses Verfahren bezieht auch Rechtsträger ein, die nach dem ansonsten risikoorientierten Auswahlverfahren (z.b. wegen ihres geringen Gebarungsumfangs) nicht überprüft würden. Der RH wendet dieses Verfahren an, um seine präventive und beratende Wirkung zu verstärken. Ziel der Gebarungsüberprüfung war eine Beurteilung der Aufgabenerfüllung des Verbandes, insbesondere der rechtmäßigen Zusammensetzung und Verwaltungstätigkeit seiner Organe, der Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens sowie der Funktionalität des Schulgebäudes. Zu dem im März 2008 übermittelten Prüfungsergebnis nahm der Verband im Mai 2008 Stellung. Eine Gegenäußerung des RH war nicht erforderlich. Vorarlberg 2008/3 5

4 Rechtsgrundlagen 2 Die Errichtung und Erhaltung der öffentlichen Pflichtschulen war im Pflichtschulerhaltungs Grundsatzgesetz des Bundes und im Ausführungsgesetz des Landes (Gesetz über die Errichtung, Erhaltung und Auflassung der öffentlichen Pflichtschulen und der öffentlichen Schülerheime) geregelt. Der Verband bestehend aus den Gemeinden Sulz und Röthis wurde durch Verordnung der Vorarlberger Landesregierung gegründet. Er war gesetzlicher Schulerhalter der ; ihm oblag die Errichtung und Erhaltung dieser Schule. Die Erhaltung umfasste auch die Anschaffung und Instandhaltung der Einrichtung sowie der Lehrmittel; weiters war das erforderliche Hilfspersonal (Schulwart, Reinigungskräfte) beizustellen. Der Schulsprengel der umfasste neben den beiden verbandsangehörigen Gemeinden auch die Gemeinde Viktorsberg. Diese drei Gemeinden verfügten zusammen über Einwohner (Stand: 31. Dezember 2005). Bedarfsentwicklung 3.1 (1) In den Schuljahren 2004/2005 bis 2007/2008 waren die Schülerzahlen der im Wesentlichen konstant. Schülerzahlen der (Schuljahre 2004/2005 bis 2007/2008) Schuljahr 5. Schulstufe 6. Schulstufe 7. Schulstufe 8. Schulstufe Durchschnitt Gesamt Schüler pro Klasse 2004/ / / / Quelle: Schulleiter Bis zum Schuljahr 2006/2007 führte die je zwei Klassen pro Schulstufe. Aufgrund der neuen Klassenschülerhöchstzahl (25 Schüler) wurden 2007/2008 drei erste Klassen geführt. 6 Vorarlberg 2008/3

5 Bedarfsentwicklung Vorarlberg Schulerhalterverband (2) Im Einzugsbereich der lagen drei Volksschulen. Deren Schülerzahlen sanken in den Schuljahren 2004/2005 bis 2007/2008 geringfügig. Schülerzahlen der Volksschulen Sulz, Röthis und Viktorsberg (Schuljahre 2004/2005 bis 2007/2008) Schuljahr 1. Schulstufe 2. Schulstufe 3. Schulstufe 4. Schulstufe Gesamt 2004/ / / / Quelle: Schulleiter Der Anteil der Schüler, die von den drei Volksschulen in die Hauptschule Sulz Röthis eintraten (Übertrittsquote), stieg im Überprüfungszeitraum kontinuierlich an: 2005 wechselten 71 % der Volksschüler aus dem Einzugsbereich an die ; 2006 waren es 76 % und 2007 sogar 84 %. (3) Im nahen Umfeld der lagen vier Hauptschulen. Die folgende Übersicht zeigt die Anzahl der Klassen, die Gesamtschülerzahlen und die durchschnittlichen Klassengrößen im Schuljahr 2007/2008: Angrenzende Hauptschulsprengel (Schuljahr 2007/2008) Hauptschule Anzahl der Klassen Gesamtschülerzahl Durchschnitt Schüler pro Klasse Klaus Zwischenwasser Rankweil West Rankweil Ost Quellen: Schulleiter Die durchschnittlichen Klassenschülerzahlen waren mit jener der vergleichbar. Vorarlberg 2008/3 7

6 3.2 Im Hinblick auf die Entwicklung der Volksschülerzahlen, die steigende Übertrittsquote und die Hauptschulinfrastruktur im nahen Umfeld entsprach die dem gegenwärtigen und absehbaren Bedarf. Schulerhaltungsaufwand 4.1 (1) Für die Bereitstellung einer modernen und zweckmäßigen Schulinfrastruktur wendete der Verband im Jahr 2006 rd EUR auf. Davon entfielen rd EUR (29 %) auf Investitionen; rd EUR (69 %) stellten Betriebsaufwand und rd EUR (2 %) Verwaltungsaufwand dar. Umgelegt auf den einzelnen Schüler betrugen die Aufwendungen im Jahr 2006 knapp EUR. Im Investitionsaufwand war z.b. die Anschaffung höhenverstellbarer Möbel enthalten. Der Betriebsaufwand umfasste unter anderem Leistungen für das Hilfspersonal, für Gebrauchs und Verbrauchsgüter sowie für Strom, Heizöl und Instandhaltung. Der Verwaltungsaufwand erwuchs aus der Tätigkeit des Gemeindeamtes Sulz als Geschäftsstelle des Verbandes. (2) Die nicht durch Einnahmen gedeckten Aufwendungen betrugen im Jahr 2006 rd EUR. Viktorsberg übernahm davon als sprengelangehörige, aber verbandsfremde Gemeinde rd EUR (10 % für Investitions und 90 % für Betriebsaufwand). Den verbleibenden Aufwand von rd EUR teilten die verbandsangehörigen Gemeinden Sulz und Röthis nach Einwohner bzw. Schülerschlüsseln unter sich auf. Sulz trug rd EUR (59 %), Röthis rd EUR (41 %). 4.2 Die Aufteilung des Investitions, Betriebs und Verwaltungsaufwands auf die verbandsangehörigen Gemeinden Sulz und Röthis entsprach den rechtlichen Vorgaben; ebenso die Vorschreibung der Schulerhaltungsbeiträge an Viktorsberg als sprengelangehörige Gemeinde. 8 Vorarlberg 2008/3

7 Vorarlberg Schulerhalterverband Einnahmen 5.1 (1) An Einnahmen wies der Verband im Jahr 2006 rd EUR aus; sie stammten vor allem aus der Vermietung einer im Schulareal befindlichen Wohnung. Der Mietzins betrug monatlich knapp 500 EUR für 100 m 2 Wohnfläche, Garage und Kellerräume; Heizung und Müllabfuhr waren inkludiert. Wohnungen in vergleichbarer Lage und Größe wurden am freien Wohnungsmarkt um mehr als 800 EUR Mietzins monatlich exklusive Betriebskosten angeboten. (2) Der Verband überließ örtlichen Sportvereinen die Turnhalle und dem Schützenverein Teile des Kellers unentgeltlich. (3) Weiters verzichtete der Verband darauf, den Wohnsitzgemeinden sprengelfremder Schüler Schulerhaltungsbeiträge in Rechnung zu stellen. Die Gemeinden der Region Vorderland hatten sich darauf geeinigt, ab dem Schuljahr 2005/2006 in diesem besuchten zwei sprengelfremde Schüler die einen fixen Beitrag (300 EUR) einzuheben. 5.2 Der RH empfahl, alle Möglichkeiten zur Einnahmenerhöhung auszuschöpfen. Der Verband sollte daher (1) bei der Neuvermietung der Wohnung diese zu marktkonformen Bedingungen vergeben und mit dem derzeitigen Mieter Gespräche über eine Anpassung des Mietvertrages führen, (2) die Mehrleistungen aus der Überlassung von Schulräumen an Sportvereine kalkulieren und kostendeckende Beiträge einheben sowie (3) den Wohnsitzgemeinden sprengelfremder Schüler die vereinbarten Fixbeiträge in Rechnung stellen. 5.3 (1) Laut Stellungnahme des Verbandes seien mit dem Mieter der Wohnung Gespräche im Gange. Es sei beabsichtigt, künftig durchgeführte Erneuerungen der Wohnung zum Anlass für eine Mietanpassung zu nehmen. (2) Die kostenlose Nutzung der Turnhalle durch örtliche Sportvereine sei eine Förderung dieser Vereine aufgrund der von ihnen geleisteten Jugendarbeit. Um diese Vereinsförderung zahlenmäßig zu erfassen, werde der Verband den Betriebsaufwand pro Stunde ermitteln. Den Vereinen werde dann mitgeteilt werden, welchen Wert die kostenlose Hallenbenützung darstelle. Vorarlberg 2008/3 9

8 (3) Die Vorschreibung der vereinbarten Fixbeträge für sprengelfremde Schüler sei mit der Abrechnung der Schulerhaltungsbeiträge 2007 erfolgt. Verbandsorgane 6.1 Organe des Verbandes waren der Verwaltungsausschuss, der Vorstand, der Obmann sowie die Rechnungsprüfer. Dem Verwaltungsausschuss oblag unter anderem die Wahl der übrigen Organe des Verbandes, die Beschlussfassung über den Jahresvoranschlag und den Rechnungsabschluss sowie die Vergabe von Aufträgen im Wert von mehr als EUR. Der Verwaltungsausschuss bestand aus neun Mitgliedern (fünf aus Sulz, vier aus Röthis). Viktorsberg entsandte als nicht verbandsangehörige Sprengelgemeinde einen Vertreter mit beratender Stimme. Der Vorstand bestand aus dem Obmann, dem Obmannstellvertreter und zwei weiteren Mitgliedern. Zu seinen Aufgaben zählten die Erstellung des Jahresvoranschlages und des Rechnungsabschlusses, die Einstellung und Personalverwaltung der Bediensteten des Verbandes sowie die Bewilligung der Benützung von Schulräumen für schulfremde Zwecke. Der Obmann vertrat den Verband nach außen. 6.2 Die Zusammensetzung der Organe entsprach den rechtlichen Vorgaben. Ihre Tätigkeit war nachvollziehbar dokumentiert. Kontrolle 7.1 (1) Zur Überwachung der gesamten Gebarung des Verbandes waren die Rechnungsprüfer je ein Mitglied aus den Gemeindevertretungen von Sulz, Röthis und Viktorsberg berufen. Neben der Überprüfung des Rechnungsabschlusses hatten sie mindestens einmal pro Jahr sowie bei jedem Wechsel der Buchhaltungsleitung die Gebarung zu prüfen. (2) Alle drei Rechnungsprüfer waren bestellt, jedoch nur zwei übten ihre Tätigkeit aus. Sie prüften zwar die Rechnungsabschlüsse, unterließen jedoch Prüfungen während des Jahres sowie anlässlich des Wechsels in der Leitung der Buchhaltung im Mai Vorarlberg 2008/3

9 Vorarlberg Schulerhalterverband 7.2 Nach Ansicht des RH sollten die Rechnungsprüfer ihre Aufgaben umfassend wahrnehmen. Prüfungen während des Jahres würden dem Verwaltungsausschuss wichtige Steuerungsinformationen liefern. Weiters sollten anlassbezogene Überprüfungen bei einem Wechsel in der Leitung der Buchhaltung für eine geordnete Übergabe sorgen. 7.3 Laut Stellungnahme des Verbandes habe er die Rechnungsprüfer nochmals über ihre Aufgaben unterrichtet. Personalverwaltung 8.1 Die Hilfskräfte (Schulwart und Reinigungskräfte) waren Bedienstete des Verbandes. Für sie galt das Vorarlberger Gemeindebedienstetengesetz bzw. das Vorarlberger Gemeindeangestelltengesetz Das Beschäftigungsmaß der vier teilbeschäftigten Reinigungskräfte war nicht festgelegt. Sie wurden bis einschließlich 2007 nach den im jeweiligen Monat tatsächlich geleisteten Stunden entlohnt. Da zum Abrechnungszeitpunkt das tatsächliche Arbeitsausmaß nicht bekannt war, zog die Abrechnung erheblichen Verwaltungsaufwand nach sich. 8.2 Der RH empfahl, das monatliche Beschäftigungsausmaß eindeutig festzulegen. 8.3 Laut Stellungnahme des Verbandes habe er die Empfehlung bereits umgesetzt. Schulgebäude 9.1 (1) Das Schulgebäude wurde Mitte der 1970er Jahre errichtet. Seither fanden mehrere Adaptierungen und Sanierungen statt; bspw. wurde ein behindertengerechter Lift eingebaut (1995), das Dach des Turnhallentraktes saniert (2002), das Konferenzzimmer und die Direktion neu gestaltet (2003) sowie der Turnhallenboden erneuert (2007). (2) Die Alarmierung im Brandfall war mit Hilfe der Schulglocke vorgesehen. Die Schalter für die Glocke befanden sich in der Direktion und im Konferenzzimmer (1. Stock) sowie beim Schulwartzimmer (Erdgeschoß). Im Keller und im 2. Stock fehlten derartige Schalter. Gemäß der Vorarlberger Schulbauverordnung waren Schulen mit mindestens zehn Klassen mit einer Alarmanlage auszustatten, deren Funktion vom öffentlichen Stromnetz unabhängig war. Vorarlberg 2008/3 11

10 Schulgebäude Im Schuljahr 2007/2008 führte die Schule neun Klassen. Der Hauptschuldirektor ermittelte, dass im Schuljahr 2008/2009 voraussichtlich drei erste Klassen geführt werden, wodurch zehn Klassen im Schulgebäude unterzubringen wären. 9.2 (1) Infolge der regelmäßigen Investitionen entsprach das Gebäude den Anforderungen eines modernen Unterrichtsbetriebs. (2) Der RH empfahl, eine entsprechende Alarmanlage zu installieren. Die Alarmierung im Brandfall sollte unabhängig vom Stromnetz und von allen Ebenen des Schulgebäudes aus möglich sein. 9.3 Laut Stellungnahme des Verbandes werde in der zweiten Hälfte des Jahres 2008 eine moderne Brandmeldeanlage installiert. Sonstige Feststellungen 10.1 Der Verband führte kein Inventarverzeichnis; Anschaffungslisten endeten An der Schule waren lediglich die Lehrmittel erfasst Der RH empfahl, ein Inventarverzeichnis anzulegen, um eine Überprüfung des Anlagevermögens sicherzustellen Laut Stellungnahme des Verbandes werde er versuchen, bis Ende 2008 ein Inventarverzeichnis anzulegen Der Voranschlag 2005 wurde am 31. März 2005 beschlossen. Die Vorarlberger Landesregierung, der er in der Folge vorgelegt worden war, bemängelte den verspäteten Beschluss. Sie wies darauf hin, dass der Voranschlag so rechtzeitig zu verabschieden sei, dass er mit Jahresbeginn wirksam werden könne. Die Voranschläge 2006 und 2007 hatte der Verband jeweils im Dezember des Vorjahres beschlossen; beide wurden der Landesregierung im Mai des Folgejahres vorgelegt. Die Vorarlberger Landesregierung rügte diese Verspätung und äußerte, dass eine Vorlage fast fünf Monate nach der Beschlussfassung nicht mehr als ehestens angesehen werden könne Der RH empfahl, die Voranschläge rechtzeitig der Landesregierung zu übermitteln, damit diese erforderlichenfalls reagieren kann Der Verband sagte dies zu. 12 Vorarlberg 2008/3

11 Vorarlberg Schulerhalterverband Schlussbemerkungen/Schlussempfehlungen 12 Zusammenfassend hob der RH folgende Empfehlungen hervor: (1) Die im Schulareal befindliche Wohnung sollte bei einer Neuvermietung zu marktkonformen Bedingungen vergeben werden. Mit dem derzeitigen Mieter sollten Gespräche über eine Anpassung des Mietvertrages geführt werden. (TZ 5) (2) Die Mehrbelastungen aus der Überlassung von Schulräumen an Sportvereine wären zu kalkulieren und kostendeckende Beiträge einzuheben. (TZ 5) (3) Der Verband sollte den Wohnsitzgemeinden sprengelfremder Schüler die vereinbarten Fixbeiträge in Rechnung stellen. (TZ 5) (4) Die Rechnungsprüfer sollten während des Jahres Prüfungen durchführen, um dem Verwaltungsausschuss wichtige Steuerungsinformationen zu liefern. Weiters wäre durch anlassbezogene Gebarungsüberprüfungen bei einem Wechsel in der Leitung der Buchhaltung für eine geordnete Übergabe zu sorgen. (TZ 7) (5) Das monatliche Beschäftigungsausmaß der Reinigungskräfte sollte eindeutig festgelegt werden. (TZ 8) (6) Der Verband sollte im Schulgebäude eine Alarmanlage, die unabhängig vom Stromnetz und von allen Ebenen bedienbar ist, installieren. (TZ 9) (7) Der Verband sollte für die Schule ein Inventarverzeichnis anlegen, um eine Überprüfung des Anlagevermögens sicherzustellen. (TZ 10) (8) Die Voranschläge wären der Vorarlberger Landesregierung rechtzeitig vorzulegen, damit diese erforderlichenfalls reagieren kann. (TZ 11) Wien, im November 2008 Der Präsident: Dr. Josef Moser Vorarlberg 2008/3 13