Klinisches und ökonomisches Risk Management

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1 Klinisches und ökonomisches Risk Management - Zwischenbericht Berliner Forum für Gesundheit und Soziales 7. September 2007 Funk Health Care Consulting GmbH

2 Warum Risikomanagement? Gesetzliche Anforderung Kodifiziert durch Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) Verpflichtung zur Einrichtung eines Überwachungssystems zur Früherkennung bestandsgefährdender Risiken gemäß 91 Abs. 2 AktG Ausstrahlungswirkung auf andere juristische Personen (Regierungsbegründung) Darstellung der Risiken im Lagebericht gemäß 317 Abs. 2 Satz 2 HGB Steuerung des unternehmerischen Risikos Erwirtschaften von risikolosen Gewinnen unmöglich Unternehmerische Tätigkeit mit Risiken und Chancen verbunden Risikoverständnis und Risikopolitik haben zentrale Bedeutung für den Unternehmenserfolg Chancen wahrnehmen, Risiken vermeiden bzw. bewusst eingehen Haftungsrechtliches Risikmanagement Sozialgesetzbuch (SGB) V - Verpflichtung zur Qualitätssicherung nach SGB V 135 ff. Sozialgesetzbuch (SGB) I - Verpflichtung zur Qualitätssicherung nach SGB I 80 und zum umfassenden internen Qualitätsmanagement SGB I 112 ff. vertragliche ( 241, 311, 276, 280 BGB) bzw. deliktische ( 823 ff. BGB) Einstandspflicht, wenn Pflichten aus dem Schuldverhältnis verletzt wurden und der Schuldner die Pflichtverletzung zu vertreten hat Risikovorsorgekonzept - Schadenverhütungsprogramm, das über eine Schwachstellenanalyse in eine Präventivstrategie zur Fehlervermeidung führt 15. Berliner Forum für Gesundheit und Soziales 7. September

3 Nutzen des Risikomanagements Nutzen von Chancen Vermeidung von Abweichungen Vermeidung von Schäden Haftungsrechtliches Riskmanagement Risikoanalyse und Schadenprävention Absicherung des Geschäftsbetriebs Steigerung des Unternehmenswerts - Transparenz der Schnittstellen und Leitungsvorgaben - Optimierung der Ablauforganisation - Imagegewinn - Patientensicherheit - selektive Annahmerichtlinien der Versicherer - Versicherbarkeit der Transferrisiken Risikomanagementsystem t 15. Berliner Forum für Gesundheit und Soziales 7. September

4 Ausgangslage Mögliche Risiken Patienten Lieferanten Krankenkassen Wettbewerb Epidemiologische Entwicklung Kernprozess Patientenbehandlung Wachstum Hotelleistungen, Strategie Corporate Governance, Investitionen, Liquidität, Finanzierung Beschaffung, Personal Wettbewerbsvorteile Rendite Unterstützungsprozesse Gewinnspanne IT, Beteiligungen Niedergelassene Ärzte Gesetzgebung Märkte Innovationen Demografische Veränderungen Kunden 15. Berliner Forum für Gesundheit und Soziales 7. September

5 Zusammenarbeit von FHC und KPMG Haftungsrechtliches Riskmanagement Risikoidentifikation Risikoidentifikation Patientenbehandlung Risikobewertung/ Risikobewertung/ -analyse -analyse Hotelleistungen, Hotelleistungen, Strategie Strategie Corporate Corporate Governance, Governance, Investitionen, Investitionen, Liquidität, Liquidität, Finanzierung Finanzierung Beschaffung, Beschaffung, Personal Personal IT, IT, Beteiligungen Beteiligungen Risikosteuerung/ Risikosteuerung/ Riskmanagement Riskmanagement Umsetzung Umsetzung Risikomanagement-System Risikoüberwachung/ Risikoüberwachung/ Nachsorge Nachsorge 15. Berliner Forum für Gesundheit und Soziales 7. September

6 Elemente des Risikomanagementsystems Phase 1 Risikoidentifikation Patientenbehandlung Risikoidentifikation übr. Bereiche Risikobewertung Ergebnisse Ergebnisse Risikoanalyse Phase 2 Bericht Phase 3 Umsetzung Risikoüberwachung Risikosteuerung Phase 4 Nachsorge Risikokommunikation Dokumentation: Berichtswesen Handbuch 15. Berliner Forum für Gesundheit und Soziales 7. September

7 Risikoidentifikation Ziel der Risikoidentifikation ist die strukturierte Erfassung der wesentlichen Risikobereiche und einzelner Risiken in diesen Bereichen. Risikobereiche Externe Risiken Leistungswirtschaftliche Risiken Finanzwirtschaftliche Risiken Risiken aus Corporate Governance Patientenbehandlung Strategie Beschaffung Hotelleistungen Corporate Governance Investition Liquidität Finanzierung Beteiligungen IT Personal etc. Allgemeine Vorgaben Ambulante Operationen Archivierung Aus-, Fort- und Weiterbildung Eingriffe Einzelfälle Kontrolle Leitlinien Medikamente Notfallmanagement Patientenüberwachung Personalbesetzung Rechtliche Vorgaben Schadensprävention Schnittstellenmanagement Vorteilsannahme Wissensmanagement Zentrale Leitung 15. Berliner Forum für Gesundheit und Soziales 7. September

8 Risikoidentifikation: Ergebnis der Risikoidentifikation Patientenbehandlung (FHC), 4-Phasen-Modell (Beispiel) Leitungsmatrix Optimierungen Hinweis auf klinikübergreifende Empfehlungen Stichwort Hauptkategorie Prüfkriterium ÄD PDL QM VD Anästhesie Allg. Chirurgie Innere A Innere B Orthopädie A Orthopädie B Psychiatrie Organisation Aus-, Fort- und Weiterbildung Ärztliches Einarbeitungskonzept Aufklärung Einzelfälle Sprache Behandlung Schnittstellenmanagement Delegation ärztlicher Aufgaben Dokumentation Allgemeine Vorgaben tägliche progress note 15. Berliner Forum für Gesundheit und Soziales 7. September

9 Ergebnis der Risikoidentifikation übrige Bereiche (KPMG) Risiken Kontrollmaßnahmen (bzw. verantwortliche Stelle) Investitionsrisiken Fehlende Planung und Kontrolle bei der Durchführung von Investitionen Unzureichende Rentabilität von Investitionen Unzureichende Untersuchung der Auswirkungen wichtiger Liefer- und Abnahmeverträge auf ihre innerbetrieblichen Auswirkungen Investitionsplan, Prognoseplan Aufsichtsrat, Geschäftsführung, Abteilung Controlling Investitionsplan, Prognoseplan Geschäftsführung, Abteilung Controlling Arbeitsanweisung zum Vertragswesen Abteilungen Recht und Controlling Liquiditätsrisiken Zahlungsausfälle bei Kassen und Selbstzahlern Liquiditätsengpässe Fehler des Personals im Finanz- und Rechnungswesen Mangelhafte Liquiditäts- und Finanzplanung Fehlerhafte Planung des Budgets Unzureichendes Budget Budgetabweichungen Automatischer Abrechnungslauf, Bereich Abrechnungsmanagement Abteilung Finanz- und Rechnungswesen Tägliche Liquiditätsrechnung, Übersicht über den Forderungs- und Verbindlichkeitsbestand, Abteilung Finanz- und Rechnungswesen, Geschäftsführung Abteilung Finanz- und Rechnungswesen, Vier-Augen-Prinzip Abteilung Finanz- und Rechnungswesen, Geschäftsführer Finanzmanagement Abteilung Budgetmanagement, Klinikleiter Abteilung Budgetmanagement, Klinikleiter, Reporting Direktorat Budgetmanagement, Klinikleiter, Reporting 15. Berliner Forum für Gesundheit und Soziales 7. September

10 Risikoanalyse / Bewertung Die Risikoanalyse liefert die notwendige Informationsbasis für die weiteren Prozessschritte des Risikomanagements, insbesondere für die Risikosteuerung. Ziel der Risikoanalyse ist die qualitative Beurteilung bzw. die quantitative Messung der Unternehmens-Risiken. Ermittlung des Risikoportfolios Die identifizierten Risiken werden hinsichtlich Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensintensität beurteilt. In einem weiteren Schritt werden die bestehenden Kontrollen und Maßnahmen zur Vermeidung bzw. Reduzierung der identifizierten Risiken festgestellt und hinsichtlich ihrer Wirksamkeit beurteilt. Anschließend erfolgt die Einschätzung des verbleibenden Risikopotenzials nach qualitativen bzw. quantitativen Kriterien. 15. Berliner Forum für Gesundheit und Soziales 7. September

11 Risikobewertung (FHC) / Ranking Dokumentation Behandlung Aufklärung Organisation Klinik Anzahl ausgesprochene Empfehlungen gewichtete Punktzahl Max. mögliche gewichtete Punktzahl Prozent Anzahl ausgesprochene Empfehlungen gewichtete Punktzahl Max. mögliche gewichtete Punktzahl Prozent Anzahl ausgesprochene Empfehlungen gewichtete Punktzahl Max. mögliche gewichtete Punktzahl Prozent Anzahl ausgesprochene Empfehlungen gewichtete Punktzahl Max. mögliche gewichtete Punktzahl Prozent Anästhesie/ ITS/OP Chirurgie Innere A Innere B Orthopädie A Orthopädie B Psychiatrie Summe ,13% 30,43% 22,58% 38,71% 6,19% 13,40% 2,15% 17,92% ,33% 16,33% 13,33% 37,78% 10,20% 32,65% 17,78% 20,18% ,25% 22,47% 13,56% 27,12% 8,60% 23,66% 8,47% 16,54% ,03% 20,59% 25,00% 60,00% 0,00% 29,41% 10,00% 23,32% ausgesprochene Empfehlungen gewichtete Punktzahl max. mögliche gewichtete Punktzahl Optimierungspotenzial ,51% 23,86% 18,43% 37,33% 6,96% 22,34% 7,83% 18,53% 15. Berliner Forum für Gesundheit und Soziales 7. September

12 Risikobewertung (FHC) / Benchmark 15. Berliner Forum für Gesundheit und Soziales 7. September

13 Ergebnis der Risikoidentifikation aus dem FHC-4-Phasen-Modell, Risikobericht Maßnahmen mit Ampel Optimierungspotenzial Empfohlene Maßnahmen Priorität Wer macht was bis wann? (* KPMG) ORGANISATION/ Rechtliche Vorgaben/ Hygieneordnung - Erlass einer Hygieneordnung ORGANISATION/ Personalbesetzung/ Intensivstation - Sicherstellung der Verfügbarkeit ausreichend versierter Ärzte auf der ITS - Herbeiführung einer ständigen ärztlichen Präsenz auf der ITS (* KPMG) AUFKLÄRUNG/ Allgemeine Vorgaben/ Dienstanweisung Aufklärung - Erlass einer generellen Dienstanweisung zum Aufklärungsmanagement - Kenntnisgabe an alle ärztlichen Mitarbeiter der Klinik (* KPMG) BEHANDLUNG/ Schnittstellenmanagement/ Delegation ärztlicher Aufgaben an die Pflege - Sicherstellen, dass bei der Delegation ärztlicher Aufgaben an die Pflege der Übernehmende der Aufgabe gewachsen ist und diese ausführen darf - Ggf. klinikinterne Erstellung von Spritzenscheinen, Spritzenmatrizes etc. (* KPMG) DOKUMENTATION/ Schnittstellenmanagement/ Abgleich - Regelmäßiger Abgleich der ärztlichen und pflegerischen Dokumentation - Ärztliches Abzeichnen der Pflegedokumentation - Ggf. Sensibilisierung der Mitarbeiter bezüglich haftungsrechtlicher Aspekte DOKUMENTATION/ Allgemeine Vorgaben/ progress note - täglich (mindestens) ein pflegerischer bzw. ärztlicher Eintrag im Krankenblatt - Sicherstellung, dass Eintrag auch bei unauffälligem Befund erfolgt 15. Berliner Forum für Gesundheit und Soziales 7. September

14 Risikoanalyse (KPMG) Bewertung nach Übernahme der Ergebnisse von FHC Risiken Patientenbehandlung Kontrollmaßnahmen (bzw. verantwortliche Stelle) Eintrittswahrscheinlichkeit Intensität der Auswirkung Verstöße gegen Hygienevorschriften (stationärer Bereich) Bereitstellung von Materialien, insbes. Schutzkleidung, Hinweise auf Händedesinfektion sehr wahrscheinlich hoch Uneinheitliche pflegerische Versorgung Pflegestandards, Stationsleitung wahrscheinlich mittel Bekanntwerden von Behandlungsdaten von Mitarbeitern im Kollegenkreis Datenschutzbeauftragter, Aufklärung der Mitarbeiter vor Behandlungsbeginn sehr wahrscheinlich gering Nicht Einhaltung der behördlichen Auflagen beim Brandschutz Brandschutzrichtlinie, Brandschutzbeauftragter wahrscheinlich hoch Fehlende Aufklärung und Dokumentation Regelungen zu einzelnen Adressaten und Inhalten in den einzelnen Kliniken, Klinikleiter sehr wahrscheinlich Delegation ärztlicher Tätigkeiten an den Pflegedienst Dienstanweisung, Mitarbeiter des Ärztlichen und des Pflegedienstes sehr wahrscheinlich gering Informationsdefizite im Behandlungsverlauf Fehlende oder unvollständige Dokumentation der Behandlung, des Krankheitsverlaufs und der abrechnungsrelevanten Daten Steigende Behandlungskosten durch innovative Produkte Verlust von Patienteneigentum durch Unachtsamkeit oder Diebstahl Regelung der Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten, Visitenzeiten, Klinikleiter, Stationsleitung Dokumentationsordnung, Dokumentationspflicht des Arztes, Schulung der Mitarbeiter, Klinikleiter, Medizincontolling, Geschäftsführung, Klinikleiter, Festlegung auf Vorgehensweise in Medical Boards und in Abstimmung mit der Geschäftsführung Abschließbare Wertfächer und Kleiderschränke in den Patientenzimmern, zentrale Lagerung von Wertsachen bzw. größerer Geldbeträge in Tresoren oder Wertschränken, Wertsachenbücher, Regelung der Dokumentation des Patienteneigentums sehr wahrscheinlich sehr wahrscheinlich sehr wahrscheinlich sehr wahrscheinlich mittel mittel hoch mittel mittel 15. Berliner Forum für Gesundheit und Soziales 7. September

15 Risikosteuerung Gegenstand der Risikosteuerung ist die aktive Beeinflussung der im Rahmen der Risikoidentifikation und analyse ermittelten Risikopositionen. Steuerungsmaßnahmen zielen auf die gezielte Verringerung der Eintrittswahrscheinlichkeit oder Begrenzung der Auswirkung von Risiken. Eventuell vorhandene Maßnahmen und Kontrollen müssen auf ihre Wirksamkeit untersucht bzw. Maßnahmen und Kontrollen implementiert werden, damit nicht akzeptable Risiken vermieden und nicht vermeidbare Risiken auf ein akzeptables Maß verringert werden. Für die erkannten Risiken werden Schwellenwerte auf Basis der Risikoneigung der Geschäftsführung festgelegt, deren Überschreitung eine Ad-hoc Meldung an die Geschäftsführung zur Folge haben und entsprechende Steuerungsmaßnahmen auslösen. Zusätzlich werden für die identifizierten und analysierten Risiken Sollwerte festgelegt, um im Vergleich mit den Istwerten die aktuelle Risikoposition bestimmen zu können. 15. Berliner Forum für Gesundheit und Soziales 7. September

16 Risikoüberwachung und Überwachung des Systems Risikomanagement ist die Aufgabe der Geschäftsführung. Die Geschäftsführung muss sich deutlich und sichtbar verpflichten, ein unternehmensweites Risikomanagement einzuführen und umzusetzen. Wesentliche Grundlage hiefür ist die Kommunikation der risikopolitischen Grundsätze. Die Verantwortlichen für die Risikobereiche setzen das Risikomanagement um. Hierzu legen die Bereichsverantwortlichen Zuständigkeiten für bestimmte Risiken sowie deren Kommunikation fest. Weiterhin sind sie für die jährliche Risikoinventur und analyse, die Risikoberichterstattung und das laufende Monitoring zuständig. Jeder Mitarbeiter des Unternehmens oder seiner Tochterunternehmen ist für ein risikobewusstes Handeln auf Grundlage der von der Geschäftsführung aufgestellten Grundsätze sowie für die permanente Selbstkontrolle und die Kommunikation erkannter Risiken verantwortlich. Die Interne Revision hat als Überwachungsorgan die Aufgabe, in unregelmäßigen Abständen die Wirksamkeit, Angemessenheit und Effizienz der Maßnahmen und Kontrollen zur Risikosteuerung zu prüfen und Schwachstellen aufzuzeigen. 15. Berliner Forum für Gesundheit und Soziales 7. September

17 Reporting Dokumentation des Risk-Management-Systems im Risikohandbuch Berichterstattung über Risiken mit den folgenden Kriterien (Beispiel): Eintrittswahrscheinlichkeit wahrscheinlich, Schadensintensität wesentlich Eintrittswahrscheinlichkeit wahrscheinlich, Schadensintensität moderat Eintrittswahrscheinlichkeit möglich, Schadensintensität wesentlich Eintrittswahrscheinlichkeit möglich, Schadensintensität moderat Die Berichterstattung erfolgt an die Geschäftsführung durch die Bereichsverantwortlichen. Die Überschreitung eines Schwellenwerts löst eine Ad-hoc-Mitteilung durch den Risikoverantwortlichen an die Geschäftsführung aus. 15. Berliner Forum für Gesundheit und Soziales 7. September

18 Reporting Beispiel für die Risikoberichterstattung (quartalsweise) Risikobericht Monat... / 2006 Risikobereich:... Veranstwortlich:... Risiken Indikator Schwellenwert Sollwert Übersicht über die letzten drei Monate I. / 2006 II. / 2006 III. / 2006 Abweichung zum Sollwert im letzten Monat (in %) 15. Berliner Forum für Gesundheit und Soziales 7. September

19 Reporting Bericht an die Geschäftsleitung Möglichkeiten der Ausgestaltung eines regelmäßigen Reportings Relevante quantitative Informationen Relevante qualitative Informationen Gewinn- und Verlustrechnung/ Bilanz/Kapitalfluss/ Eigenkapitalstatus Erläuterungen der Budgetabweichungen Soll/Ist-Entwicklung Kommentare zur Patientenbehandlung und -zufriedenheit und besonderen Geschäftsvorfällen Entwicklungen im Gesundheitswesen Wettbewerb u.a. Im Ergebnis sollte neben dem umfangreichen (Quartals-) Reporting ein One-Pager vorliegen, der neben den an die Geschäftsleitung wesentliche zu berichtende Risiken quantitative Informationen nebst Kennzahlen (wie bspw. GuV/Bilanz/CF, Forecast, Fallzahlentwicklung, Personalaufwandsquote, Forderungsumschlagshäufigkeit etc.) und qualitative Informationen (wie bspw. Aussagen zu Patientenbehandlung- und zufriedenheit, allgemeinen Entwicklungstrends, Entwicklung des Wettbewerbs) auf einen Blick enthält. 15. Berliner Forum für Gesundheit und Soziales 7. September

20 Kommunikationsdaten KPMG Deutsche Treuhand-Gesellschaft Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Klingelhöferstraße Berlin Alexander Schidrich fon +49 (0) (WP, Prokurist) fax +49 (0) Funk Health Care Consulting GmbH Funk Health Care Consulting GmbH (FHC) Budapester Straße Berlin Wolf Dieter Kelch fon +49 (0) (Geschäftsführer) fax +49 (0) Berliner Forum für Gesundheit und Soziales 7. September

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