Gestaltungskraft zurückgewinnen

Transkript

1 Gestaltungskraft zurückgewinnen Die vier B&C Module für kommunale Handlungsfähigkeit Baumgartner & Co. Business Consultants GmbH Neuer Wall 72 Paulsenhaus Hamburg Telefon: Telefax: Dr. Wolfgang Grimme

2 Gemeinsam erreichen wir Ihre Ziele Wachsende Anforderungen, der demographische Wandel und neue Aufgaben bei knappen Kassen stellen Kommunen vor große Herausforderungen Mit den vier B&C Modulen erreichen Sie die drei wichtigsten Ziele ihrer Verwaltung Wirtschaftlichkeit Bürger/Kunde Bürgernähe Qualität 2

3 Die vier Module für einen strategischen Neustart Wie disponibel sind die e? Wie ist der Ressourceneinsatz? Wer sind die Kunden? Was sind die wichtigsten Themen der nächsten 5 Jahre? Wohin soll sich die Kommune entwickeln? Welche Stärken werden ausgebaut? Portfolio Ziel und Strategie Workshop Prozess Kritik Was sind meine Kernprozesse? Was sind die Unterstützungsprozesse? Welche Potentiale gibt es? Wie werden die Potentiale gehoben? Welchen Beitrag leisten die e zu den Zielen? Welche e werden eingestellt? Welche Standards werden gesenkt? 3

4 portfolio Workshop Portfolio Prozess Ziel und Strategie Workshop Kritik Die Portfolioanalyse zeigt auf, welche e einen Konsolidierungsbeitrag leisten können Die betrachtet drei Perspektiven. Wie viel Gestaltungsspielraum hat die Kommune? Was sind die Aufwandstreiber? Wer ist der Kunde des es/der Dienstleistung? Es wird unterschieden in Pflichtaufgaben ohne Gestaltungsspielraum, pflichtige Aufgaben mit Ermessen, pflichtige Selbstverwaltungsaufgaben und freiwillige Aufgaben Die ABC identifiziert die Aufwandstreiber. In der Regel sind 20% der e für 80% des Zuschussbedarfs verantwortlich Für die e mit Gestaltungsspielraum wird der Beitrag zu den strategischen Zielen dargestellt. Ferner werden Risiken betrachtet, die durch Einsparungen entstehen könnten. 4

5 Disponibilität Die matrix Freiwillige Aufgabe Pflichtige Selbstverwaltungsaufgabe Gesetzliche Verpflichtung mit Ermessen Gesetzliche Verpflichtung ohne Ermessen gering Zuschussbedarf 5

6 Bedeutung für den Kunden Die matrix Bürger ist direkter Kunde Bürger ist indirekter Kunde Interne Verwaltungskunden gering Zuschussbedarf 6

7 Ziel und Strategie Workshop Portfolio Prozess Ziel und Strategie Workshop Kritik Strategie und Ziele sind der Kompass für die Entscheidungen und Maßnahmen der Kommune Ohne klare Ziele und Prioritäten ist jede Richtung gut und alle Themen gleich wichtig In einem gemeinsamen Workshop der Spitzen aus Politik und Verwaltung werden Strategie und Ziele erarbeitet B&C moderiert diesen Prozess Grundlage für die Diskussion bilden Beschlüsse, Programme der Fraktionen Vorschläge der Verwaltungsleitung Erkenntnisse aus dem Stärken/Schwächen Chancen/Risiken Profil der Kommune B&C bereitet diese Quellen auf und entwickelt auf dieser Basis eine Diskussionsgrundlage Durch gezielte Vorbereitung reicht ein Workshop von 1 bis 1,5 Tagen 7

8 Kritik Workshop Portfolio Prozess Ziel und Strategie Workshop Kritik Die kritik analysiert die e und Projekte mit kommunalen Gestaltungsspielraum Folgende Fragen werden behandelt o Welchen Beitrag leisten die e/projekte zu den strategischen Zielen? o Für welche Aktivitäten (e/projekte) verwenden wir unsere knappen Ressourcen? o Wie ist die Kosten/Nutzen Relation der e/projekte? o Was können/wollen wir uns nicht mehr leisten? Es werden konkrete Vorschläge erarbeitet welche e/projekte im Standard gesenkt bzw. gänzlich gestrichen werden können Dies sind originär politische Fragen, die nur basierend auf klaren politischen Zielen zu beantworten sind 8

9 Beitrag zu den strategischen Zielen Die Wirkungsmatrix Fortführen Gute Kosten/Nutzen Relation Fortführen & Effizienzpotentiale heben Hoher Nutzen und hoher Aufwand Einstellen oder Standard senken Geringer Nutzen und geringer Aufwand Einstellen oder Standard senken Schlechte Kosten/Nutzen Relation gering Zuschussbedarf 9

10 Projekt Prozess Portfolio Prozess Ziel und Strategie Workshop Kritik Die Verwaltungsprozesse werden vom Kunden her gedacht und definiert Die Kernprozesse, die einen direkten Kundenbezug haben, werden bürgernah vor Ort mit hoher Qualität angeboten Die Unterstützungsprozesse ohne direkten Kundenbezug werden optimiert und in einer wirtschaftlich optimalen Struktur bei hoher Qualität umgesetzt Durch medienbruchfreie elektronische Verwaltungsverfahren kann die öffentliche Verwaltung bis zu 50% Prozesskosten einsparen Dem Kunden kann die Dienstleistung mit einer höheren Qualität bei niedrigeren Kosten angeboten werden Im Rahmen eines integrierten Projektes werden die einzelnen Elemente gemeinsam mit den Mitarbeitern der Kommune erarbeitet und umgesetzt 10

11 Fallzahl Die Prozessmatrix Interne Unterstützungsprozesse mit hohen Fallzahlen Hohe Einsparpotentiale durch elektronische Verfahren Eignen sich gut für Kooperation und für eine Vergabe an Dritte Wiederkehrende Kundenprozesse mit hohen Fallzahlen Hohe Einsparpotentiale durch elektronische Verfahren Eignen sich grundsätzlich gut für die Bündelung in Bürgerbüros oder Service Centern Interne Unterstützungsprozesse mit geringen Fallzahlen Durch elektronische Verfahren wird Qualität gesichert Hohe Einsparpotentiale durch Kooperation oder Vergabe an Dritte erreichbar Selten gefragte Kundenprozesse mit geringen Fallzahlen Durch elektronische Verfahren wird Qualität gesichert Hohe Einsparpotentiale durch Kooperation oder Bündelung in Service Centern erreichbar gering Direkte Bedeutung für den Bürger 11

12 Kontakt Dr. Wolfgang Grimme Neuer Wall Hamburg Tel.: Fax: Mobil: Homepage: 12