aktuell IHK Bremerhaven entscheidet sich für scanview 1. Ausgabe 2009 Liebe Leserinnen und Leser,

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1 aktuell 1. Ausgabe 2009 Liebe Leserinnen und Leser, mit diesem Newsletter möchten wir Sie gern über unsere Neuheiten und aktuellen Projekte aus dem scanview -Umfeld informieren. Kennen Sie zum Beispiel schon das neue Personalmodul (S. 2) oder die neue Version vom earchiv - die auf Microsoft Exchange basierende Mail-Archivierungslösung (S. 8)? Und haben Sie schon einmal über die Möglichkeiten des ECM-Hostings nachgedacht? Lesen Sie auf den Seiten 6-7 welche Vorteile Ihnen das Hosting bietet und wie unsere aktuellen Hosting-Projekte aussehen. Wir hoffen, dass Ihnen dieser Newsletter interessante Informationen liefert und stehen Ihnen für Rückfragen natürlich gern zur Verfügung. Ihr scanview -Team Inhaltsverzeichnis: Neues Personalmodul zu scanview erhältlich S. 2 Buchen Group profi tiert vom neuen Personalmodul S. 2 GGB weitet den Einsatz von scanview aus S. 3 Flughafen Hamburg nutzt scanview mit Web-Zugriff S. 4 Ausfallsicherheit für den Elbtunnel S. 4 Vertriebsnetz weiter ausgebaut S.4 Neuer scanview -Distributor entwickelt Mesonic-Schnittstelle S. 4 Mappei integriert scanview in Microsoft Dynamics NAV S. 5 ECM-Hosting: Software plus Service S. 6 Aktuelle Projekte im Bereich ECM-Hosting S. 7 earchiv Version 2.0 verfügbar S. 8 IHK Bremerhaven entscheidet sich für scanview Die Einführung eines integrierten Dokumenten Management Systems (DMS) stellt für die Industrie- und Handelskammern ein aktuelles Thema dar. So plant beispielsweise derzeit die IHK Bremerhaven ein Projekt zur kurzfristigen Einführung eines Dokumenten Management Systems. Zur Realisierung des Projektes wählte die Kammer die Schwestergesellschaften BOG IT Solutions GmbH und Allgeier IT Solutions GmbH als strategische Partner. Das Projektziel besteht darin, im Tagesgeschäft eine zentrale Ablage- und Managementstruktur zu Belegvorgängen aus den Systemen IBBIS, Noske-Tribros und Lotus Notes zu generieren. So können Anfragen von Kunden, Lieferanten und Mitgliedern schneller bearbeitet werden. Zukünftig wird auch die gesamte Eingangspost digitalisiert und den Sachbearbeitern über das in scanview integrierte Workfl owsystem zur Bearbeitung bereitgestellt. Dank des TÜV- geprüften und zertifi zierten Systems wird der Zugriff auf den zentralen Datenbestand für alle Berechtigten der IHK Bremerhaven gewährleistet und vereinfacht.

2 Neues Personalmodul zu scanview erhältlich Das Personalverwaltungs-Modul isorganizer für scanview wurde entwickelt, um die Personalabteilungen mit grundlegenden Verwaltungsfunktionen zu unterstützen. Hierzu gehören: Verwaltung aller relevanten Personaldokumenten wie: - Lebenslauf - Arbeitsvertrag, Änderungsverträge, Vertragsergänzungen - Schulungsnachweise, Zeugnisse - Beurteilungen, Zwischenzeugnisse - Bewerbungen, Kandidaturen - alle weiteren Dokumente Strukturierte Ablage und Zugriff auf Personaldokumente Aktensicht auf alle Dokumente Intelligentes Stammdatenmanagement mit automatisierten Aktualisierungsfunktionen Fristenkontroll-Funktionen für alle Bereiche Alle Dokumente werden selbstverständlich sicher und direkt an der richtigen Stelle mit scanview archiviert. So werden zum Beispiel vollständige Mitarbeitermappen erstellt, in denen automatisch sämtliche Dokumente eines Mitarbeiters aufbewahrt werden. Damit ist ein schneller Zugriff auf gesuchte Dateien gewährleistet. Hilfreich ist weiterhin die Fristenkontroll-Funktion, die Vertragslaufzeiten überwacht und zur Einhaltung von Fristen beiträgt. Die Buchen Group profi tiert vom neuen Personalmodul Als Partner der Industrie bietet die Buchen Group ihren Kunden kompetente Lösungen zu den Themen Industrieservice, Entsorgung, Sanierung, Qualität und Sicherheit. Die Unternehmensgruppe mit mehr als Mitarbeitern und Hauptsitz in Köln führte kürzlich ein Update auf die ECM-Version scanview 6.0 durch. Zusätzlich zur Basis-Installation entschied man sich für das neue Personalmodul, das seit kurzem für scanview erhältlich ist. Das Personalmodul ermöglicht die Archivierung von Personalmappen nach einer vorgegebenen Mappenstruktur. Durch diese werden die Dokumente der jeweiligen Mitarbeiter automatisch in die zugehörigen Mappen übernommen. Einen weiteren Komfort bieten die hinterlegten Dokumentenklassen, die bei der Dokumenten-Suche zu schnellen und exakten Ergebnissen führen. Ein Crypto-Modul garantiert durch eine verschlüsselte Ablage den notwendigen Datenschutz der sensiblen Personaldaten. Seite 2 - scanview aktuell

3 GGB weitet den Einsatz seines ECM-Systems scanview aus GGB (Glacier Garlock Bearings) ist der weltweit größte Hersteller von Metall-Polymer- Gleitlagern. Das global agierende Unternehmen zählt über Kunden und ist mit mehr als Mitarbeitern und 23 Niederlassungen in 20 Ländern vertreten. Die Anwendungsmöglichkeiten seiner reibungs- und verschleißarmen Gleitlager sind sehr vielfältig. So zählen zu den über tausenden von Einsatzmöglichkeiten z. B. die Verwendung in Markisen, Heißluftballons, Zahnarztstühlen und Sportwagen. Bei der Entwicklung seiner Gleitanlagen stellt GGB stets höchste Ansprüche. Hohe Anforderungen stellt die GGB Heilbronn GmbH auch an die Archivierung seiner kaufmännischen Dokumente. Um die digitalen Informationen strukturiert erfassen und effi zient verwalten zu können, setzt GGB Deutschland bereits seit 1996 das Enterprise Content Management(ECM)-System scanview ein. Das ECM-System aus dem Hause der Allgeier IT Solutions GmbH erfasst kaufmännische Dokumente aus dem ERP-System über das COLD-Verfahren (z. B. Ausgangsrechnungen und Mahnungen) und archiviert Ausgangsdokumente über eine Schnittstelle als PDF (z. B. Angebote und Auftragsbestätigungen). Die Eingangspost wird gescannt, dem Archiv zugeführt und anschließend mit scanview verwaltet. Die Allgeier IT Solutions GmbH führte Ende 2008 eine Umstellung bei GGB Deutschland auf die Version scanview 6.0 durch. Im Laufe des Jahres 2009 soll das ECM-System um zwei neue Module erweitert werden. Hierzu zählt zunächst ein Modul für eine automatisierte, qualifi ziererabhängige Rechte-Vergabe. Die automatische Rechte-Vergabe erfolgt anhand von Rechte- Schablonen und den Inhalten der Metadaten. Das Modul legt neue Mappen an und archiviert darin anschließend die entsprechenden Dokumente. Ein weiteres Modul wird darüber hinaus die Organisation der Projektmappen koordinieren. Auf Basis von Dokumentenklassen-Hierarchien oder Wortlisten generiert das Modul automatisch eine logische Mappenstruktur. Die Zuordnung von Dokumenten erfolgt wiederum über die Inhalte der Metadaten. Seite 3 - scanview aktuell

4 Flughafen Hamburg nutzt ECM-System scanview mit Web-Zugriff Beim Flughafen Hamburg setzt man bei der Archivierung von Dokumenten bereits seit Jahren erfolgreich auf das ECM-System scanview. Dieses wurde nun auf die Version 6.0 upgedatet und um Web-Clients erweitert. Durch die Installation der Web-Clients sollte neben dem zentralen auch ein dezentraler Dokumenten-Zugriff gewährleistet werden. Hierbei drehte es sich insbesondere um die Baudokumentation ( elektronische Immobilien-Akte ). Die dort hinterlegte Baubestandsdokumentation und die Bestandspläne sind nun seit der Installation der Web-Clients für alle an der Planung und Umsetzung von Bau- und Instandhaltungsmaßnahmen Beteiligten online zugänglich. Dadurch haben die entsprechenden Mitarbeiter Zugriff auf bereits archivierte Dokumente und werden in interne Workfl ow-prozesse eingebunden. Um eine optimale Projektumsetzung zu gewährleisten, wurde der Flughafen Hamburg während der kompletten Projektkonzeption durch den Hersteller des ECM-Systems scanview, der Allgeier IT Solutions GmbH, unterstützt. Ausfallsicherheit für den Elbtunnel Der Landesbetrieb für Straßen, Brücken und Gewässer (LSBG) der Stadt Hamburg ist zuständig für den Betrieb des Elbtunnels. Das Elbtunnel-Büro des Landesbetriebs sorgt für die Betriebssicherheit im Tunnel und setzt bei der Verwaltung seiner Dokumente seit Jahren auf das Enterprise Content Management System scanview. Um die Ausfallsicherheit der vorhandenen Server zu gewährleisten, wurden diese vor kurzem vom Elbtunnel- Büro in ein gesichertes Rechenzentrum verlegt. In Zuge dessen entschied man sich, das bestehende ECM-System auf die Version scanview 6.0 upzudaten. Um höchstmögliche Sicherheit zu gewährleisten, bleibt eine lokale Installation als redundantes Notfallsystem erhalten. Vertriebsnetz weiter ausgebaut Die Klengel-Büro-Technik GmbH mit Niederlassungen in Chemnitz und Crimmitschau ist neuer scanview -Vertriebspartner. Das Unternehmen mit 23 Mitarbeitern ist auf die Beratung zum effektiven Einsatz von Bürokommunikationsmitteln spezialisiert. Die Klengel-Büro-Technik GmbH wird ab sofort für den Vertrieb von scanview im ostdeutschen Raum unterstützend tätig. Neuer scanview -Distributor entwickelt Mesonic-Schnittstelle Die Allgeier IT Solutions GmbH hat der CKN-Archivsoftware aus Neuwied den Distributor-Status für das ECM-System scanview SES verliehen. CKN ist bereits langjähriger Partner der Allgeier IT Solutions und verfügt über eine entsprechende Erfahrung im Vertrieb der ECM-Lösung scanview. Der Hersteller setzt zudem auf die Kompetenz der CKN im Mesonic-Umfeld. CKN hat bereits eine Schnittstelle zu dem ERP-System Mesonic Winline entwickelt und bietet damit auch Mesonic-Kunden die Möglichkeit, die ECM-Funktionalitäten in ihr ERP-System zu integrieren. Weiterhin wird CKN nun Mesonic Händler für das ECM-System scanview SES akquirieren. Seite 4 - scanview aktuell

5 Mappei integriert scanview in Microsoft Dynamics TM NAV Die MAPPEI-Organisationsmittel GmbH & Co. KG mit Hauptsitz in Siegen ist selbst ein Experte, wenn es um Akten- und Dokumentenmanagement geht. Das Unternehmen ist spezialisiert auf Organisationslösungen und Archivierungssysteme mit Schwerpunkt Schriftgutorganisation und Aktenmanagement im B2B-Bereich. Hier bietet MAPPEI unter anderem eine kostenlose Organisationsberatung. DMS-Funktionalitäten über die NAV-Oberfläche Für das eigene Dokumentenmanagement in elektronischer Form hat sich MAPPEI kürzlich für das Enterprise Content Management (ECM)-System scanview entschieden. Das ECM-System des Bremer Herstellers Allgeier IT Solutions GmbH wird in das bestehende ERP-System Microsoft Dynamics NAV integriert und wird das Dokumentenmanagement mit der Warenwirtschaft verbinden. Durch die Integration ist es jedem Mitarbeiter möglich, direkt von der NAV-Oberfl äche die Funktionalitäten des ECM-Systems scanview zu nutzen. Alle aus NAV stammenden Dokumente, wie z. B. die allgemeine Korrespondenz und Lieferantenerklärungen, werden künftig mit scanview archiviert und verschlagwortet. Eingescannte Barcodes schnell verarbeiten scanview unterstütz ebenfalls die Verarbeitung der eingehenden Dokumente und die Erstellung kompletter Vorgangsakten. Dabei ist insbesondere ein integriertes OCR-Modul relevant, dass Barcodes auf den eingescannten Belegen automatisch ausliest und eine anschließende Indexierung ermöglicht. Die Indexierung über den Barcode erfolgt automatisch in Verbindung mit Microsoft Dynamics NAV. CTI-Funktionalitäten unterstützen beim Telefonverkauf Zusätzlich zur Einführung von scanview entschied sich Mappei für ein CTI Modul (CTI=Computer Telephony Integration) mit einer Schnittstelle zu Microsoft Dynamics NAV. Dieses Modul eignet sich insbesondere für den Telefonverkauf. So öffnet sich bei eingehenden Anrufen automatisch ein Fenster, das alle hinterlegten Informationen zum Anrufer aufzeigt. Während des Telefonats sind alle vorgangsrelevanten Dokumente, die in scanview archiviert sind, schnell abrufbar. Seite 5 - scanview aktuell

6 ECM-Hosting: Software plus Service Allgeier IT Solutions GmbH bietet ECM-Komplettpaket an Mit einem Software plus Service-Paket schnürt die Allgeier IT Solutions GmbH ihr Enterprise Content Management System scanview mit den Services des DMS-Hostings (Bereitstellung der notwendigen Infrastruktur und vollständige Systemadministration) zu einem attraktiven Angebot zusammen. Die Vorteile für die Kunden des ECM-Hostings sind zahlreich. Da der ECM-Hersteller die benötigte Infrastruktur bereitstellt und die komplette Systemadministration übernimmt, entfallen dem Hosting-Kunden die Kosten des IT-Betriebs und das Risiko einer Über- oder Unterinvestition. Stattdessen zahlt der Kunde monatlich einen klar defi nierten Pauschalpreis und hat jederzeit die Möglichkeit, die Leistungen fl exibel an seinen Bedarf anzupassen. Da die Allgeier IT Solutions GmbH - als Hersteller des ECM-Systems scanview - die vollständige Systemadministration übernimmt, sind Systemanpassungen, Wartungen und Updates schnell und professionell umgesetzt. Gerade vor dem Hintergrund der revisionssicheren Langzeitarchivierung profi tiert der Kunde darüber hinaus von den hohen Sicherheitsmaßnahmen in den Räumlichkeiten des Allgeier-Rechenzentrums. Angefangen von Zugangs- und Zugriffsbeschränkung, Brandschutz, Klimatisierung und durchgängiger Stromversorgung liegen alle Voraussetzungen für den physischen Datenschutz vor. Weiterhin speichert die Allgeier IT Solutions GmbH alle Daten in einer hochverfügbaren Landschaft mit einer gespiegelten Ablage und zusätzlicher Bandsicherung. Damit wird ein Höchstmaß an Datensicherheit und Systemfunktionalität gewährleistet. ECM Das Software plus Service-Paket lässt sich auf Wunsch um Zusatzservices erweitern. Hierzu zählen zum Beispiel Scan-Services und Web- Workfl ows. Die Scan-Services werden insbesondere für die Digitalisierung von Altakten und die regelmäßige Verarbeitung von Eingangsdokumenten nachgefragt. Die Web-Workfl ows unterstützen hingegen bei der digitalen Rechnungsverarbeitung in und zwischen Unternehmen. Vorteile: transparente Kosten durch Pauschalpreise skalierbare Leistungen keine IT-Investitionen keine Systemadministration neuste IT und Sicherheitstechnik im Rechenzentrum schnelle und einfache Umsetzung Features: hochverfügbare Landschaft Virtuelle Server aktueller Generation Gespiegelte Ablage der Daten auf NetApp-Storage + zusätzlicher Bandsicherung Zugriff über Clients oder webbasiert Wartungsarbeiten und Software-Updates werden übernommen Zugriff- und Zugangsgeschützes Rechenzentrum Datenbank Oracle 11g Seite 6 - scanview aktuell

7 Aktuelle Projekte im Bereich ECM-Hosting Allgeier IT Solutions GmbH kooperiert mit CROSSGATE AG Die CROSSGATE AG ist führender Experte für universellen Datenaustausch und Cross Automation. Hierzu zählt beispielsweise die Konvertierung elektronischer Buchungsdaten beim Rechnungsversand also die Umwandlung von Rechnungsdaten in das benötigte Dateiformat des Empfängers (z. B. EDI). Für das Hosting dieser Web-Workfl owlösungen arbeitet die CROSSGATE AG partnerschaftlich mit der Allgeier IT Solutions GmbH zusammen. Der Bremer IT-Dienstleister ist als Hersteller der Lösung scanview auf das Enterprise Content Management (ECM) spezialisiert und übernimmt entsprechend die Administration des Dokumenten Managements für die CROSSGATE AG. Mit anderen Worten: während die CROSSGATE AG die Web-Workfl owlösung realisiert, ist die Allgeier IT Solutions GmbH für das Hosting und die Bereitstellung des ECM-Systems zuständig. In dieses gemeinsame Hosting-Konzept wurden bereits namhafte deutsche Gesellschaften integriert, die von der engen Zusammenarbeit beider Unternehmen profi tieren. Allgeier IT Solutions GmbH hostet für Itella-Kunden Die Itella Information Logistics-Gruppe ist international mit ca Mitarbeitern in neun Ländern aktiv. Das Unternehmen ist Europas führender Anbieter für Dokumenten- und Informationslogistik. In Deutschland sind bei Itella rund 250 Mitarbeiter tätig. Die Itella- Services reichen von Scan-Dienstleistungen, Archivierung bis zur Datenkonvertierung. Der Bremer IT- Dienstleister Allgeier IT Solutions GmbH hat für Itella das Hosting mehrerer Kunden-Archive übernommen. Beide Unternehmen wollen durch die Kooperation ihre Kernkompetenzen weiter ausbauen und Synergien realisieren. ECM-Hosting für INEOS Die INEOS Gruppe ist weltweit das drittgrößte Chemieunternehmen und führender Hersteller von Produkten der Petrochemie, der Spezialchemie sowie Rohölprodukten. Die INEOS Gruppe hat den Hersteller des Enterprise Content Management (ECM)- Systems scanview - die Allgeier IT Solutions GmbH - mit dem Hosting des ECM-Systems beauftragt. Die Allgeier IT Solutions stellt für INEOS die benötigte IT- Infrastruktur zur Verfügung und übernimmt zusätzlich die Administration des ECM-Systems. Damit die Mitarbeiter von INEOS auch unterwegs Zugriff auf scanview haben, wurden sowohl Windows- als auch Web-Clients installiert. Der Datentransfer zwischen INEOS und dem Rechenzentrum wird über eine Site-to-Site VPN-Anbindung abgewickelt. Um alle Daten aus dem ERP-System revisionssicher archivieren zu können, wurde scanview in SAP integriert. Ebenfalls wurde die Business Integration Plattform des Allgeier-Partners CROSSGATE an das ECM-System angebunden. Das scanview Modul Invoice Factory optimiert und beschleunigt zudem die Rechnungseingangs- Verarbeitung bei INEOS. So werden beispielsweise anzuerkennende Rechnungen automatisch zur Prüfung und Freigabe auf die Bedarfsträger verteilt und sofort kontiert. Brita lässt scanview hosten Die Brita GmbH aus Taunusstein ist spezialisiert auf die Herstellung von Wasserfi ltern jeglicher Art. Das Unternehmen, mit ca. 800 Mitarbeitern, hat sich für das Hosting-Angebot der Allgeier IT Solutions GmbH zusammen mit der CROSSGATE AG entschieden. Das ECM-System scanview wurde an SAP angebunden und reindexiert automatisch alle Eingangsbelege aus dem ERP-System. Die Daten werden über eine Site-to-Site VPN-Anbindung zwischen dem Rechenzentrum und der Brita GmbH transferiert. Die Mitarbeiter greifen über Windows- und Web-Clients auf das ECM-System zu. Allgeier hostet für die Stadtreinigung Hamburg Die Stadtreinigung Hamburg ist Hamburgs größter und führender Dienstleister im Bereich Abfallwirtschaft. Das Unternehmen ist mit ca Mitarbeitern ein Full-Service-Partner für öffentliche, gewerbliche und private Auftraggeber. Für die revisionssichere Archivierung seiner Dokumente lässt die Stadtreinigung Hamburg das ECM-System scanview durch den Hersteller Allgeier IT Solutions GmbH hosten. scanview wurde an das bestehende SAP-System angebunden und reindexiert alle SAP- Belege automatisch. Seite 7 - scanview aktuell

8 earchiv Version 2.0 verfügbar Seit Februar 2009 ist die neue Version 2.0 der -Archivierungslösung earchiv der Allgeier Gruppe verfügbar. earchiv ist eine auf scanview und Microsoft Exchange basierende Mailarchivierungslösung. Die Ablage der archivierten Elemente (Mails, Aufgaben, Termine) erfolgt unter Einhaltung vielfältiger rechtlicher Vorschriften revisionssicher und compliancegerecht. Die neue Version bringt folgende Highlights mit sich: Neues Userinterface des Outlook-Plugins Nachträgliches Bearbeiten von zusätzlichen Indizes (z. B. Projektzuordnung) Erweiterte Suchfunktionen Gespeicherte Abfragen Verzeichnisdarstellung, z. B. von importierten PST-Strukturen PST Import Optionale Erweiterung um digitale Signaturlösung sowohl server- als auch clientseitig Impressum: Allgeier IT Solutions GmbH Hans-Bredow-Straße 60 D Bremen Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Bremen Münster Hamburg Frankfurt Stuttgart München Alle Inhalte sind sorgfältig recherchiert. Dennoch können wir aus rechtlichen Gründen keine Gewähr für den Inhalt übernehmen.

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