Übersicht. Enterprise Content Management. Dokumente und Prozesse im Blick

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1 Übersicht Enterprise Content Management Dokumente und Prozesse im Blick

2 Es gibt viele gute Gründe für ein ECM-System % Kostenreduktion ist nur einer davon. Flexibler Workfl ow zur Beschleunigung der Durchlaufzeiten Revisionssichere -Archivierung / Einhaltung von Compliance-Richtlinien Automatisierte Rechnungseingangs-Verarbeitung / Invoice-Management Optimiertes Dokumenten-Management für kaufmännische und technische Umgebung Integration in Microsoft Dynamics NAV/CRM und SAP Ergänzende Services wie Hosting und Scandienstleistungen Ist Ihre Dokumenten-Landschaft auch heterogen?

3 Erfassung -Archivierung Offi ce-integration Zeit sparen bei der Belegerfassung Die klassische Eingangspost, Faxe und eingehende s müssen üblicherweise in einem ersten Schritt gelesen, erfasst und zugeordnet werden, bevor sie durch den zuständigen Mitarbeiter weiterverarbeitet werden. Der Einsatz von scanview spart bei der Belegerfassung Zeit und legt alle Dateien zentral und strukturiert ab. Die Ablage der digitalen bzw. digitalisierten Dokumente erfolgt nach einer manuellen oder automatischen Indexierung und Klassifi zierung. Durch die integrierte Barcodeerkennung sowie eine optionale, automatisierte Freiformerkennung kann das Dokument schnell durch das System gelesen und erkannt werden. Geschützte und revisionssicher archivierte s Immer häufi ger werden Verträge über E- Mail abgeschlossen und/oder wichtige Daten per übermittelt. Entsprechend der rechtlichen Aufbewahrungspfl ichten und Compliance-Richtlinien archiviert scanview alle s revisionssicher. Die Archivierung kann sowohl automatisch vom Server als auch manuell vom Client aus erfolgen. Bei der serverseitigen Archivierung erfolgt eine automatische Indexierung aller eingehenden s anhand der Absender-/ Empfänger- und Betreffi n- formationen. Eine moderne Verschlüsselungstechnologie und eine digitale Signatur schützen darüber hinaus alle ein- und ausgehenden s und prüfen die Identität des Absenders. Komfortable Recherche und Archivierung aus Offi ce Heute gibt es fast niemanden mehr, der nicht täglich mit Microsoft Offi ce arbeitet. Auch scanview verfügt daher selbstverständlich über eine Offi ce-integration. Der Benutzer archiviert und recherchiert direkt aus der Offi ce-anwendung. Bei der Archivierung werden die Dokumente zentral und revisionssicher abgelegt und sind damit jederzeit für jeden Berechtigten zugänglich. Da jedes bearbeitete Dokument als neue Version gespeichert wird, erkennt der Anwender bei anschließender Recherche schnell die aktuellste Version. Die Recherche mit scanview führt darüber hinaus zu exakteren Ergebnissen als die einfache Suche nach Dateinamen, da die Dokumente klassifi ziert werden können. Erfassung: -Archivierung: Offi ce-integration: Leistungsfähige Texterkennung durch integrierte OCR, ICR-Lösung Automatische und manuelle Klassifi - zierung von Dokumenten Optionale Freiformerkennung Integrierte Volltextdatenbank Revisionssichere -Archivierung Sicherheit durch Verschlüsselung Authentifi zierung durch digitale Signatur Automatische Indexierung Recherche und Archivierung direkt aus Offi ce heraus Zentrale und revisionssichere Archivierung aller Offi ce-dokumente Keine lokale Datenablage notwendig Schnelleres Auffi nden von Dateien durch Indexierung

4 Durchgängige Lösung für heterogene Dokumente und vielfältige Aufgaben. Langzeitarchivierung Dokumenten-Management Workfl ow Lagerplatz einsparen, Dokumente strukturiert archivieren Für die Langzeitarchivierung wichtiger Dokumente werden zunehmend digitale Archive eingesetzt. Die digitale Aufbewahrung von Dokumenten spart nicht nur Lagerraum ein und befreit von Altakten. Sie archiviert auch alle digitalen bzw. digitalisierten Dokumente revisionssicher und erfüllt damit die Anforderungen der Wirtschaftsprüfer. Darüber hinaus bietet die Langzeitarchivierung mit scanview erweiterte Ablagefunktionen zur Optimierung der Storage-Kapazitäten wie z. B. komprimierte Ablagen, Zusammenfassung kleiner Dateien in Containern und Ablage im Single Instance Storage Verfahren (identische Dateien werden nur ein einziges Mal abgelegt). Schnell suchen & fi nden, sicher archivieren scanview fi ndet in sekundenschnelle jedes Dokument, das zuvor zentral auf dem Server abgelegt wurde. Dabei kann die Recherche entweder durch eine Volltextsuche oder durch eine indexierte Suche erfolgen. Insbesondere die indexierte Suche führt zu einer sehr exakten Trefferliste, weil die Suche nach zuvor defi nierten Parametern erfolgt. Da die Dokumente strukturiert und logisch zueinander abgelegt werden, kann die Recherche auch entlang einer Baumstruktur erfolgen. scanview regelt darüber hinaus den gleichzeitigen Dokumentenzugriff durch mehrere Personen und vermeidet Mehrfach- bzw. Wiederholungsarbeiten. Auch Zugriffsberechtigungen können defi niert werden. Flexibler und anwenderfreundlicher Workfl ow scanview zeichnet sich durch einen besonders benutzerfreundlichen Dokumenten-Workfl ow aus. Die Abfolge und die Bedingungen des Workfl ows können jederzeit schnell mit einem Workfl ow-designer angepasst werden. Durch den digitalen Workfl ow werden Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten wesentlich verkürzt und zuverlässig alle notwendigen Genehmigungs- und Freigabeprozesse durchlaufen. Der Workfl ow lässt sich an vorhandene Fremdsysteme anschließen. Dadurch kann man beispielsweise die Rechnungseingangs-Verarbeitung direkt mit der Finanzbuchhaltung verknüpfen. Langzeitarchivierung: Dokumenten-Management: Workfl ow: Einsparung von Lagerhaltungskosten Revisionssichere Langzeitarchivierung Keine Mehrfachablagen, Unterscheidung von Versionen Reduzierung von Fehlablagen Optimierung der Storage-Kapazitäten Verkürzte Suchzeiten dank Volltextund Indexsuche Strukturierte Ablage in einer Baumstruktur Regelung von gleichzeitigen Dokumentenzugriffen Vermeidung von Wiederholungs- und Mehrfacharbeiten Regulierung durch Zugriffsberechtigung Minimierung von Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten Kontrollierter und kontrollierbarer Fluss aller Unternehmensdaten und -informationen Leicht anwendbarer, grafi scher Workfl ow-designer Abbildung von Sub- und Folge- Workfl ows Kommunikation mit Fremdsystemen

5 ERP-/ CRM-Integration CAD-/ CAB-/ PDM-Integration Web-Connector Durchgängige Prozesse, einheitliche Informationen Die kaufmännischen Prozesse werden in den Abteilungen Einkauf, Verkauf, Rechnungswesen, Personalabrechnung und Kundenmanagement überwiegend mittels ERP- und CRM-Systemen abgewickelt. Um den Informationsfl uss zu optimieren, verfügt scanview über eine durchweg offene und höchst skalierbare Architektur, die mit sämtlichen Systemen kommunizieren kann. Langjährige und intensive Partnerschaften mit anderen IT-Unternehmen, wie z.b. mit Microsoft, gewährleisten eine vollständige und qualitativ hochwertige Integration in weitere Applikationen. scanview wurde von Microsoft sowie SAP erfolgreich geprüft und zertifi ziert. Zusammenführung von kaufmännischen und technischen Dokumenten Durch eine Integration in CAD-, CAM und/ oder PDM-Systeme ist scanview nicht nur ein leistungsfähiges ECM-System für kaufmännische, sondern auch für technische Dokumente. So werden beispielsweise technische Dokumente durch den in scanview integrierten Viewer auch ohne Installation der entsprechenden Softwareanwendung angezeigt. Weiterhin können die technischen Dokumente mit Kommentaren versehen, in den Workfl ow integriert oder mit kaufmännischen Dokumenten in einer Mappe zusammengefasst werden. Arbeiten über Internet, Extranet oder Intranet Durch den integrierten Web-Connector stehen Ihnen auch außerhalb des Büros alle Funktionen des ECM-Systems scanview zur Verfügung. Egal ob Sie zu Hause, beim Lieferanten oder beim Kunden sind - Sie haben durch den Web-Connector auf alle Dokumente Zugriff und können wie gewohnt recherchieren und archivieren. Um das Dokument während der Bearbeitung zu sperren, stehen Ihnen Check-Inund Check-Out-Mechanismen zur Verfügung. Defi nierte Zugriffsrechte regeln den Dokumentenzugriff auch für unterwegs. ERP-/CRM-Integration: CAD-/CAB-/PDM-Integration: Web-Connector: Integration zentraler DMS-Funktionen in ERP- und CRM-Systeme Zertifi zierte Schnittstellen Unabhängiger Zugriff auf komplette Dokumentenbestände und Stammdaten Anbindung an einen Workfl ow Integration zentraler DMS-Funktionen in CAD-/CAM-Systeme Leistungsfähiger Viewer ermöglicht Dokumenten-Ansicht ohne entsprechende Softwareanwendung Zusammenführung techn. und kaufm. Dokumente in einer Akte bzw. Mappe Integration der techn. Dokumente in den Workfl ow Weltweite Verfügbarkeit der Unternehmensdokumente Erfassung und Archivierung über das Web Defi nition von Zugriffsrechten Flexible Gestaltung der Benutzeroberfl äche Check-In-/Check-Out-Mechanismen

6 Die neue Generation scanview 6 - tiefe Integration, hohe Sicherheit, mehr Komfort. Benutzerfreundlich und zuverlässig Erhöhter Benutzer-Komfort durch modernisierte und individuell anpassbare Oberfl äche Tiefe Integration in Windows 7 und Offi ce 2010 Erweiterte Möglichkeiten der Rechte-Vergabe direkt vom Client Sichere Geschäftskommunikation per dank digitaler Signatur, Verschlüsselung und revisionssicherer Archivierung Übersichtlich und individuell anpassbar Schnelle Übersicht dank neuer Viewer-Technologie, die Vorschaubilder zur Orientierung nutzt Reduzierte Suchzeiten durch hochfunktionale Trefferlisten in tabellarischer oder hierarchischer Ansicht mit Filter- und Gruppierungsmöglichkeiten Bedarfsgerechte Anpassung der Index-Dialoge durch verbesserten Maskendesigner Flexible, individuelle Anpassungen dank einer integrierten Scriptsprache Integrierte Standards. Intelligente Freiformsuche und erkennung für eine optimierte Rechnungseingangs-Verarbeitung Komplett integrierte Volltextfunktion mit kombinierbarer Indexsuche. Mögliche Integration einer intelligenten Freiformsuche und erkennung für eine optimierte Rechnungseingangs-Verarbeitung SQL-basierte Auswahlliste zur Datenübernahme Optionale vollständige Integration des 3D CAD-Viewers Erweiterte Scan-Funktionalitäten Neue Technologien SOA-fähig durch webservices-schnittstelle Neue Viewertechnologie Integration von svstudio fürs Client-Customizing BSH IT SOLUTIONS Allgeier IT Solutions GmbH Hans-Bredow-Straße 60 D Bremen Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) BSH IT Solutions GmbH Heinz-Kerneck-Straße 14 D Bremen Fon: +49 (0) Fax: +49 (0) BSH IT Solutions GmbH Wilhelm-Geiler-Straße 5 D Westerstede Fon: +49 (0) Fax: +49 (0)

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