Brainloop Secure Dataroom Service Version 7.0

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1 Produktdatenblatt Brainloop Secure Dataroom Service Version 7.0 Die Brainloop AG, mit Standorten in München und Boston, ist der führende Anbieter von Document Compliance Management-Lösungen, die den hochsicheren und jederzeit nachvollziehbaren Austausch und das unternehmensübergreifende Bearbeiten und Verteilen von vertraulichen Dokumenten ermöglichen. Die Kunden von Brainloop erfüllen durch den Einsatz des Brainloop Secure Dataroom wichtige Risk-Management und Compliance Vorgaben in der Aufsichtsrats- und Vorstandskommunikation, in Legal & Finance, in R&D sowie allen Situationen, in denen vertrauliche Dokumente für autorisierte Anwender innerhalb und außerhalb der Firewall verfügbar sein müssen und gleichzeitig nachhaltig und wirksam gegen unautorisierte Zugriffe geschützt sein müssen. Konsequenter Schutz vertraulicher Abschirmung des Betreibers Dokumente Serverseitig Durch konsequente Trennung Zwei-Faktor Zugangskontrolle / von Anwendungs- und Systemadministration und integrierte Zugriffsrechte Hochsichere Authentisierung, Freigabeprozesse mit Vier-Augenbeispielsweise basierend auf Prinzip für sicherheitsrelevante kurzlebigen Einmalschlüsseln, die Administrationsfunktionen werden per SMS verschickt werden. Ein vertrauliche Dokumente vor dem flexibles Berechtigungssystem sorgt Zugriff durch IT-Administratoren für genaue Definition und Überwachung von Rollen und Rechten Betreibers geschützt. des internen oder externen für die Teilnehmer des Datenraums. Revisionssichere Protokollierung Verschlüsselte Ablage & Sämtliche Aktionen werden in Datenübertragung einem Audit-Trail unveränderbar Vertrauliche Dokumente können auf dem Server mit 256-Bit- Dies gewährleistet die Trans- und revisionssicher aufgezeichnet. Verschlüsselung abgelegt und parenz und Nachvollziehbarkeit so konsequent vor unbefugtem von Änderungen und Zugriffen Zugriff, insbesondere auch durch und die Dokumentation aller den Systembetreiber, geschützt Informationsflüsse. werden. Jede Datenübertragung zwischen Client und Server (Upload Integrierter Virenscanner und Download von Dokumenten, Durchsucht die im Datenraum Anzeige von Datenrauminhalten) gespeicherten, unverschlüsselten wird über 128-Bit-Verschlüsselung Dateien nach Viren, isoliert geschützt. infizierte Dateien und verhindert deren Download. IHRE VORTEILE IM ÜBERBLICK konsequenter Schutz vertraulicher Dokumente bis auf den Desktop des Informationsempfängers durchgängiger und flexibler Schutz vertraulicher Inhalte einfaches Nachvollziehen der gesamten Datenraum-Kommunikation Integriertes Dokumentenmanagement effizientes, zentrales Bereitstellen der Dokumente für alle Beteiligten erfüllung von Compliance-Anforderungen durch revisionssichere Protokollierung aller Aktionen Intuitive Nutzung ohne Training intelligente und benutzerfreundliche Handhabung Weltweite Verfügbarkeit sicherer Zugriff jederzeit und überall per Web Browser Höchste Sicherheit starke Authentifizierung sowie Verschlüsselung der Datenübertragung und Datenablage Schutz vor Zugriffen des IT-Betreibers Effiziente M & A Transaktionen optimierte Gremienkommunikation Schutz geistigen Eigentums in Projekten und Zusammenarbeit

2 Produktdatenblatt Brainloop Secure Dataroom Service Version 7.0 2/5 Konsequenter Schutz vertraulicher Dokumente auf dem Client-Rechner Schutz auch nach dem Download sichere Dokumenten Auslieferung Vertrauliche Dokumente werden geschützt als automatisch generierte Brainmark-Version auf den Client heruntergeladen. Dabei kann eine Brainmark-Version je nach Schutzbedürftigkeit des Dokumentes technisch unterschiedliche Ausprägungen haben. Brainmark-Versionen basieren auf den Standardformaten PDF oder XPS, versehen mit zusätzlichen Schutzmethoden (siehe unten). Sicherheitskategorien Sicherheitskategorien definieren die Schutzbedürftigkeit eines Dokumentes und damit die beim Download anzuwendende Schutzmethode. So können unternehmensinterne Informationsschutzrichtlinien direkt umgesetzt werden. Typische Sicherheitsstufen sind zum Beispiel»intern«,»geheim«und»streng vertraulich«. An die Sicherheitskategorien sind definierbare Berechtigungen gebunden, die bestimmen, wie der Dokumentenempfänger zugreifen kann. Secure Document Viewer Der integrierte Secure Document Viewer verhindert den Download von Dokumenten aus dem Datenraum. Hierbei erfolgt bei der Präsentation des Dokumenteninhaltes keine Übertragung der Originaldatei auf den Arbeitsplatz. Stattdessen wird das Dokument in Form von gekachelten Bildfragmenten übertragen. Die Dokumenten-Sammelmappe sicher und einfach Die Möglichkeit zum Download alternativ zu PDF gewählt werden. wird dabei ausgeschlossen. Nach Dabei wird auch die automatische Abschluss der Sitzung verbleiben Konvertierung von PDF Dokumenten in XPS unterstützt. Dieses keine vertraulichen Daten auf dem Arbeitsplatz. Format kann beim Brainmark- Download durch das Microsoft Wasserzeichen / Stamping Rights Management (RMS) Dynamisch generierte Wasserzeichen geschützt werden. Das Dokument bieten zusätzlichen Schutz vor der bleibt verschlüsselt auf dem lokalen unberechtigten Weitergabe von Rechner. Unterlagen. Zum Beispiel kann der Name des handelnden Benutzers Geschützte Dokumentenautomatisch in den Hintergrund bearbeitung mit Microsoft RMS jeder Seite eines Dokumentes eingebettet werden. Inhalt und Layout ment Services) können die Zugriffs- Mit Microsoft RMS (Rights Managedes eingedruckten Wasserzeichens rechte auf ein Microsoft Office sind konfigurierbar. Dokument in den Formaten Word, Excel, Powerpoint und XPS selbst Brainmark-Management außerhalb des Datenraums Brainmark-Management umfasst kontrolliert werden. Dabei wird alle Funktionen, die das geschützte der RMS-Schutz automatisch beim Verteilen von Dokumenten über Dokumenten Download entsprechend der Schutzkategorie des die Brainmark-Version komfortabel und effizient machen. Dazu gehören Dokuments generiert und eine neben den Sicherheitskategorien, hochsichere, verteilte Bearbeitung Secure Document Viewer und ermöglicht. Selbst bei lokaler Einlagern von Wasserzeichen auch Speicherung oder Weiterleitung Funktionen, um die Dokumentenkonvertierungen zentral zu steuern stellte Verschlüsselung und die bleiben die im Datenraum einge- und effizient zu verwalten. Zugriffsrechte wirksam. Die sonst bei Microsoft RMS komplexe Geschützte Dokumentenanzeige Verwaltung übernimmt der mit Microsoft XPS und Microsoft RMS Datenraum. Als geschütztes Auslieferungsformat für Office Dokumente kann XPS

3 Produktdatenblatt Brainloop Secure Dataroom Service Version 7.0 3/5 Integriertes Dokumentenmanagement Dokumentenverwaltung & Versionierung Strukturierte Ablage, Bearbeitung und Verteilung von Dokumenten jeder Art. Es bestehen Dokumentattribute für Eigentümer, Beschreibung, Status, Versionsinformation. Das konfigurierbare Versionsmanagement bildet den Lebenszyklus der Dokumente ab und unterstützt die verteilte Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teilnehmern. Dokumente können mittels Check-in / Check-out für längere Bearbeitungszyklen reserviert werden. Suche Volltextsuche mit optionalen Filtern wie z. B. Dokumentstatus und -typ, Datum, Zeitraum, Eigentümer. Suchergebnisse werden nach der Relevanz der Suchtreffer sortiert und mit Vorschautext aufgelistet. Suchergebnisse können direkt in einem ZIP-Archiv oder in einer Dokumentensammlung gemeinsam gespeichert werden. Suchvorlagen Über Suchvorlagen kann der Datenraum-Administrator die Auswahl und Vorbelegung von Suchkriterien entsprechend der Anforderungen eines Projektes vorkonfigurieren. Vorlagen können bequem über eine Auswahlliste selektiert werden. Ad-Hoc Workflows für Freigabeprozesse & Publikationen Flexibel anpassbare Prozesse erleichtern die Genehmigung, Freigabe und Publikation von Dokumenten. Publikationsregeln sichern einen strukturierten Verteilungsprozess der abgestimmten und freigegebenen Dokumente. Des Weiteren vereinfacht die Definition von standardisierten Aufgaben die Abwicklung von Genehmigungsprozessen. Dokumentensammlung / Sitzungsmappen Mehrere Dokumente, z. B. Unterlagen für Sitzungen und Entscheidungsvorlagen, können in eine Dokumentensammlung / Sitzungsmappe zusammengefasst, bearbeitet und versioniert werden. Die Dokumentensammlung bzw. Sitzungsmappe kann besonders einfach versendet werden. Der Empfänger kann die Dokumentensammlung als eine komplette Datei mit einem einzigen Klick herunterladen. Die Reihenfolge der Dokumente kann dabei frei festgelegt werden und zur besseren Orientierung können Zwischenüberschriften vor jedem neuen Dokument eingefügt werden. Ein Inhaltsverzeichnis sowie Trennblätter zwischen den Dokumenten werden automatisch generiert. Infrastruktur & Werkzeuge Integration in den Desktop Jeder Datenraumordner ist mittels WebDAV auch im Windows Explorer als Netzwerklaufwerk zugreifbar. Microsoft Office Dokumente können direkt in der entsprechenden Applikation geöffnet, dort editiert und mit einem Klick zurück in den Datenraum gespeichert werden. Die WebDAV-Schnittstelle unterstützt bei Versionierung, Zugriffskontrolle, Änderungsverfolgung und verschlüsselter Datenübertragung. Personalisierte Einstiegsseite (Radar Screen) Liefert einen sofortigen Überblick über alle relevanten Aktivitäten im Datenraum, u. a. neue Aufgaben, Statusänderungen bei Dokumenten und Aufgaben, populäre Dokumente und Ordner. Benachrichtigungen Über die individuell konfigurierbare Watchlist beobachtet ein Benutzer die für ihn relevanten Dokumente, Ordner und Aufgaben. Das System versendet personalisierte Benachrichtigungen über und SMS. Organisation & Kommunikation Sichere & nachvollziehbare Zustellung Externe Links ermöglichen die sichere Verteilung eines Dokuments auch an Benutzer, die nicht Mitglied in einem sicheren Datenraum sind. Über diese Links und spezielle, protokollierte Downloads kann Empfängern ein sicherer Zugriff auf ein Dokument in einem Datenraum gegeben werden ohne Versand von unsicheren Anhängen. Verschlüsselte s Der Datenraum kann so konfiguriert werden, dass vertrauliche Informationen diesen Datenraum nicht mehr unverschlüsselt verlassen können. Abhängig vom Profil des Empfängers erhält dieser die Nachricht mit einem X.509-Zertifikat verschlüsselt oder lediglich eine Ersatz- als Benachrichtigung, z. B. über ein neu eingestelltes Dokument.

4 Produktdatenblatt Brainloop Secure Dataroom Service Version 7.0 4/5 Nachverfolgung der gesamten Datenraum-Kommunikation Unterschiedliche Postfächer helfen den Überblick über ausgehende und eingehende Nachrichten, Aufgaben und andere Kommunikations-Objekte zu behalten. Zusätzlich sind Nachrichten im Posteingang und -ausgang mit einem spezifischen Bearbeitungsstatus gekennzeichnet, so dass der Anwender schnell erkennen kann, ob noch etwas zu tun ist oder ob z. B. alle Empfänger das entsprechende Dokument schon heruntergeladen haben. Aufgaben & Meilensteine Hier erfolgt die Verteilung und Statusverfolgung von Aufgaben im Datenraum. Zusammengehörende Aufgaben können in Ordnern gruppiert werden. Eingehende Aufgaben erscheinen auf der persönlichen Einstiegsseite und können angenommen oder abgelehnt werden. Der Status einer Aufgabe wird durch das Benachrichtigungssystem überwacht. Aufgaben und Dokumente können in Meilensteine mit integriertem Freigabeprozess zusammengefasst werden. Datenraum-Index Hier werden alle Objekte des Datenraums in der Reihenfolge ihres Erscheinens aufgelistet. Die Ausgabe ist konfigurierbar und kann z. B. die Beschreibung, die Größe, den Besitzer etc. des Objektes enthalten. Abstimmungen im Umlaufverfahren für eine effiziente Gremienarbeit Frage & Antwort (Q&A) Sämtliche Ergebnisse sind revisionssicher dokumentiert und für berech- Das Funktionsmodul Q&A unterstützt die Konfiguration von Frage- tigte Beteiligte einsehbar. Antwort-Prozessen z. B. innerhalb einer Due-Diligence-Prüfung. Dafür Vertreterregelung stehen entsprechende Rollenprofile Gremienmitglieder können Vertreter berechtigen, die an Stelle und Funktionen zur Verfügung. Selbstverständlich sind unterschiedliche Bietergruppen vollständig Aktionen sind so dokumentiert, des Mitglieds handeln. Sämtliche voneinander abgeschirmt. Postfächer, Suchfunktionen und der ggf. handelnde Vertreter dass sowohl das Mitglied als auch Reporting-Möglichkeiten verschaffen feststellbar ist. den notwendigen Überblick über neue oder beantwortete Fragen. Internationalisierung Um die Zusammenarbeit zwischen Diskussionen, Notizen & Benutzern, die sich in unterschied- Multichannel Broadcast lichen Sprachregionen und Zeitzonen befinden, zu erleichtern, Es besteht die Möglichkeit, Diskussionsforen und Notizen für Ordner, erkennt der Brainloop Secure Aufgaben und Dokumente Dataroom 7.0 automatisch die anzulegen und Nachrichten per Sprach- und Zeiteinstellungen einer SMS oder an einzelne Arbeitsumgebung oder eines Web- Anwender oder alle Mitglieder einer Datenraumgruppe zu browsers und passt sich diesen an. senden. Beschlussfassung Abstimmungen im Umlauf- oder Präsenzverfahren erleichtern die effiziente Gremienarbeit. Beschlüsse können direkt in der Anwendung verabschiedet werden. Administration & Konfiguration Datenraum-Center Ermöglicht die einheitliche Verwaltung von Datenräumen, Nutzern, Templates (Datenraumvorlage), Logos und Stylesheets.

5 Produktdatenblatt Brainloop Secure Dataroom Service Version 7.0 5/5 Datenraum-Vorlagen Applikationsvorlagen für die schnelle Einrichtung neuer Datenräume mit vorkonfiguriertem Inhalt und Parametern, u. a. Rollen und Rechte, Verzeichnisstruktur, Sicherheits- und Authentisierungspolicy. Archiv-Exportfunktion Archivierung des kompletten Datenraumes mit allen Dokumenten, Aufgaben, Meilensteinen sowie der Historie z. B. am Ende eines Projektes. Das Archiv kann mit dem Internet Explorer geöffnet werden. Private Branding Option Durchgängige Anpassung an kundenspezifische Designrichtlinien (Farbklima, Schriftarten etc.). Feature List DOKUMENTENMANAGEMENT AUFGABEN & MEILENSTEINE ORGANISATION & KOMMUNIKATION USER HELP-DESK ENCRYPTION VERTRETERREGELUNG BESCHLUSSFASSUNGEN BRAINMARK MANAGEMENT DATENRAUM-INDEX REPORTING BRAINMARK KONVERTIERUNG Q&A MODUL WEBSERVICES CONNECTOR / DESKTOP POWERTOOLS $ DATENRAUM-ARCHIV-EXPORT $ TÄGLICHER SNAPSHOT $ MICROSOFT RMS INTEGRATION $ = gegen Aufpreis verfügbar WebServices Connector / Desktop Powertool Integration von externen Applikationen und/oder Daten über XML WebServices-Schnittstelle, Outlook- und Desktop-Integration plus Bulk Transfer. Betrieb des Datenraums Sicherer Rechenzentrumsbetrieb Die Anwendung wird in zertifizierten Rechenzentren, wie z. B. nach BS 7799, betrieben. Durch strikte Trennung von Anwendungs- und Systemadministration sind die Dokumente jederzeit vor dem Zugriff durch Administratoren des Betreibers geschützt. Datensicherung Nutzungsvoraussetzungen Vom Datenraum wird einmal Microsoft Internet Explorer (IE) ab täglich eine Sicherungskopie Version 6.0 oder Mozilla Firefox erstellt. 21 Versionen dieser ab Version 2.0, Cookie-Aktivierung, täglichen Sicherungskopien Windows XP und Office XP oder werden online vorgehalten. höher. Für die Nutzung der Desktop Powertools.Net Framework ab User Help-Desk Version 3.0. Bei Verwendung der Datenraum-Nutzer können von Integration von Microsoft RMS Mo-Fr zwischen 9:00 und 18:00 werden mindestens Office 2003 Uhr MEZ auf den User Help-Desk und entsprechende Microsoft zugreifen. Der User Help-Desk Add-ons benötigt. steht in Deutsch und Englisch zur Verfügung. KONTAKT Europa USA Brainloop AG Brainloop Inc. Franziskanerstr. 14 One Broadway, 14th floor München Deutschland Cambridge, MA 02142, USA T: +49 (89) Tel: +1 (800) info@brainloop.com info@brainloop.com Weitere Informationen zur Brainloop AG finden Sie im Internet unter Copyright 2010, Brainloop AG. Alle Rechte vorbehalten. Alle Warenzeichen, die in diesem Dokument genannt werden, sind das Eigentum Ihrer jeweiligen Besitzer.