Prozessmanagement praktische Umsetzung und interkommunale Vernetzung. Dr. Martin Wind KGSt-Prozess-Symposium Köln, 25. Juni 2012

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1 Prozessmanagement praktische Umsetzung und interkommunale Vernetzung Dr. Martin Wind KGSt-Prozess-Symposium Köln, 25. Juni 2012

2 Methoden und Software sind Hilfsmittel und nicht Ziel oder Ergebnis! Das gilt ebenso für das Prozessmanagement! Quelle: Ruisinger, D. (2011): Social-Media-Strategie. In: Zeitschrift Führung + Organisation 5/2011, S

3 IT und Geschäftsprozesse beeinflusst IT X ermöglicht bestimmt Wert liefert Aufgabenwahrnehmung Geschäftsprozesse Darstellung in Anlehnung an Krcmar, H. (2010): Informationsmanagement. 5. Auflage. Heidelberg u.a.: Springer, S

4 IT und Geschäftsprozesse IT Menschen Wert Maschinen Methoden Management des Wandels Geschäftsprozesse 4

5 Methodische und technische Einflussfaktoren für interkommunales Geschäftsprozessmanagement Tool Notation Methode: State of the art Gemeinsame Datenbank Gemeinsame Modellsammlung Gemeinsames Grundverständnis 5

6 Inkompatibilitäten beim Transfer von Prozessmodellen Tool C Notation A Konvertierungsbedarf Übersetzungsbedarf Tool D Notation B abweichende Methode Erklärungsbedarf Methode: State of the art 6

7 (Weitere) Einschränkungen für die Übertragbarkeit von Prozessmodellen Unterschiede in den Modellierungskonventionen Unterschiede bezüglich des Modellierungszwecks Prozessoptimierung Einführung eines IT-Systems (z.b. DMS) Wissensmanagement Unterschiede in den IT-Infrastrukturen Organisatorische Rahmenbedingungen und Besonderheiten Individueller Stil des/der Modellierers/Modelliererin 7

8 Gute Gründe für interkommunale Kooperation beim Geschäftsprozessmanagement Arbeitsteilige Aufgabenerledigung Erfahrungstransfer und Lösungsentwicklung Transfer guter Praxis: Manche Probleme sind andernorts bereits gelöst Verbesserte Durchsetzbarkeit von Veränderungen Grundlagen für neue Formen kommunaler Aufgabenerledigung (insb. Shared Services) 8

9 E-Government-Kooperation in der Virtuellen Region Nordwest Informelles, offenes Netzwerk Mitglieder: ca. 65 Städte, Landkreise, Gemeinden und Institutionen aus dem Nordwesten Deutschlands Aktuelle Themen u.a.: Geschäftsprozessmanagement Verwaltungsdienste für Unternehmen Bürgerkommunikation online 9

10 Arbeitskreis Interkommunale Geschäftsmodelle Auslöser: Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie hat die Aufmerksamkeit für die Gestaltung von Geschäftsprozessen erhöht Seit Sommer 2009: regelmäßiger Erfahrungsaustausch zur Praxis des kommunalen Geschäftsprozessmanagements in neuem Arbeitskreis Präsentationen und Diskussionen zur KGSt-Prozessbibliothek, zur Nationalen Prozessbibliothek und zu Planungen des Landes Niedersachsen zwei BPMN-Workshops 10

11 Projekt Interkommunales Geschäftsprozessmanagement Nordwest Gemeinsame Dokumentation, Analyse und Verbesserung ausgewählter Geschäftsprozesse Ziele: Prozessoptimierung Gemeinsamer Aufbau von Know-how (Modellierungshandbuch) Gemeinsame Datenbank (ViFlow) mit Prozessdokumentationen Start im August 2011 Laufzeit: ca. 18 Monate Eigenfinanzierung der beteiligten Kommunen (4 Landkreise, 1 kreisangehörige Stadt, 1 Gemeinde, 1 Stadtstaat) 11

12 Pflege Interkommunales GPM Nordwest Beratung Vom Ist zum Soll 12

13 Geschäftsprozesse im Fokus Jugend: Vormundschaften etc. X O Gewerbliche Baugenehmigung X X Arbeitsplatzausstattung etc. O O X Personalauswahl X O O O O Eingangsrechnung, Buchungen O X Überwachung ruhender Verkehr O X Gewerbean-/-um-/-abmeldung O O O Einkauf/Beschaffung Sitzungsdienst X X X Schülerbeförderung X X: Prozess wird aktuell untersucht bzw. optimiert O: Prozess ist generell von Interesse, wird aber gegenwärtig nicht bearbeitet 13

14 Erfahrungen (I.) Die beteiligten Kommunen haben aktuell ganz unterschiedliche Prozesse im Fokus und setzen unterschiedliche Schwerpunkte (z.b. Einführung DMS, Dokumentation für Mitarbeiterportal), was sich auch in der Modellierung niederschlägt und die Übertragbarkeit der Prozessmodelle einschränkt. 14

15 Erfahrungen (II.) fließender Übergang zwischen Ist- und Soll- Modellen Verwendung marktgängiger Tools und etablierter Darstellungsformen vollkommen unproblematisch Verständigung: Modelle möglichst einfach halten Standardelemente des genutzten Tools optionale Ergänzung um ausgewählte BPMN-Symbole (insb. Ereignisse) 15

16 Erfahrungen (III.) Klärungsbedarf bei Integration in gemeinsame Datenbank: Bedarf nach gemeinsamer Ablage? identische Bezeichnungen für unterschiedliche Objekte oder unterschiedliche Bezeichnungen für identische Objekte Struktur für Ablage der Prozesse unklar derzeit: Wunsch nach umfassender Systematik künftig: einfaches, pragmatisches Vorgehen analo zu Vereinfachungstendenz bei Modellierung? 16

17 Erfahrungen (IV.) Sehr knappe Ressourcen für Geschäftsprozessmanagement Erfolg ist abhängig von vorhandenem Know-how und von etablierter Managementpraxis hohe Arbeitsbelastung einzelner Teilnehmer gefährdet Umsetzung des ursprünglichen Arbeitsplans Interkommunales Projekt bietet Unterstützung und Beratung, für die andernfalls kein Geld vorhanden wäre. 17

18 Sachorientierung Ausgewogene Organisationsentwicklung Management des Wandels Maschinen harte Themen, z.b. Kosten, Struktur, Prozesse, Zweck weiche Themen, z.b. Führung, Change Management, Qualifizierung, Methoden Verhaltensorientierung Sinn Menschen Quelle: Darstellung in Anlehnung an Klute, M. (2011): Lebende Organisation. Vortrag bei der Regionalgruppe Bremen der Gesellschaft für Organisation am (mit Bezug auf Gomez/Probst 1995). 18

19 Kooperationsrenditen Variante A: Bei Null anfangen und alleine arbeiten Variante B: Vorarbeiten anderer nutzen Rendite 1 Variante C: zusätzlich interkommunal arbeiten Start Rendite 2 Konzeptanpassung und Veränderungsmanagement Ziel Gesamtrendite 19

20 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Am Fallturm Bremen Tel.: Fax: Dr. Martin Wind Tel.: Mail: 20

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