Effekte nach der Outlook- Umstellung

Transkript

1 Effekte nach der Outlook- Umstellung (im Rahmen der Exchange-Server-Umstellung am ) Inhalt Effekte nach der Outlook-Umstellung...1 Inhalt...1 Änderungen an diesem Dokument...1 Einleitung...2 Hilfe...2 Probleme durch Verweise auf den alten Mailserver...2 Unzustellbare Mails...2 Verknüpfungen auf Kalender / Posteingänge von Kollegen/innen schlagen fehl...3 Neue Verknüpfungen auf Kalender / Posteingänge können nicht erstellt werden...4 Alte Verknüfungen auf der Outlook-Startleiste funktionieren nicht...4 Kontakte-Ordner beim Schreiben einer nicht verfügbar...4 Doppelte Einträge wie Calendar / Kalender oder Contacts / Kontakte...5 Es gibt mehr als einen Eintrag für einen Adressaten...5 Benutzung des Web-basierten Mail-Zugriffs...5 Anmeldung am Web-Interface schlägt fehl...6 Änderungen an diesem Dokument Version Datum Grund 1.00 Erste Version des Dokumentes 1.01 Neu: Unzustellbare Mails durch Benutzung von früheren Mailinglisten

2 Einleitung Die Umstellung des Microsoft Mailserver-Systems ntmail (Exchange) erforderte die Umkonfiguration von Outlook auf den neuen Mailserver daraus resultierten Effekte, die in diesem Dokument zusammengefasst werden sollen. Gleichzeitig soll das Dokument dazu dienen, bei Bedarf Anleitung zur Behebung zu geben. Zielgruppe dieses Dokumentes sind insbesondere erfahrene Outlook-Benutzer, insofern werden teilweise Detailkenntnisse vorausgesetzt, die nicht extra noch Erwähnung hier finden. Ein Wort vorweg: Dass diese Effekte auftreten, hängt wesentlich von der Weise ab, mit der mit Outlook gearbeitet worden ist. Hilfe Weitere Hilfe erhalten Sie bei Bedarf beim User Consulting Office (UCO) unter Tel oder per an Beachten Sie bitte ggf. auch noch die folgende Webseite mit allgemeinen Informationen zur Mailserver- Umstellung: Probleme durch Verweise auf den alten Mailserver Kurz gesagt: Outlook merkt sich zur einfacheren Benutzung durch den Benutzer viele Einstellungen leider bedeutet dies bei einer solchen Umstellung, wie sie bei DESY durchgeführt wurde, auch, dass viele alte Verweise wie Verknüpfungen, Mailadressen, Kontakteordner etc. noch direkt auf den alten Mailserver zeigen. Da dieser aber nicht mehr zur Verfügung steht, führt das zu unterschiedlichen Effekten. Unzustellbare Mails durch Benutzung zwischengespeicherter, alter Mailadressen Es kann vorkommen, dass Sie Mail als unzustellbar markiert mit Absender Systemadministrator zurück erhalten außer dass es natürlich möglich ist, dass der Empfänger tatsächlich nicht existiert, kann das daran liegen, dass sich Outlook eine nun falsche Adresse gemerkt hat. Abhilfe schafft dann das Löschen der NK2-Datei(en) in H:\Application Data\Microsoft\Outlook beziehungsweise in H:\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook: 1. Öffnen Sie den Explorer. 2. Wechseln Sie zum o.a. Verzeichnis. 3. Markieren Sie die Dateien mit der Endung NK2 (oder Office Data File ). 4. Benennen Sie diese Dateien um. 5. Damit ist der so genannte Nickname-Cache von Outlook gelöscht. Anm.: Wenn die automatische Outlook-Umstellung durch NetInstall erfolgreich war, sollte dies alles nicht notwendig sein, da NetInstall genau dies macht das NetInstall-Verfahren schlägt allerdings fehl, wenn: 1. Outlook zum Zeitpunkt des NetInstall-Ablaufes entweder auf dem Rechner, auf dem der Ablauf gerade stattfand oder auf einem anderen Rechner des gleichen Benutzers gerade geöffnet gewesen ist oder Seite 2

3 2. nicht mit dem Standard-Outlook-Profil von NetInstall gearbeitet wurde/wird dieses Profil heißt Default Outlook Profile. Anm.: Es werden so viele NK2-Dateien angelegt, wie Outlook-Profile des Benutzers vorhanden sind und genutzt werden. Unzustellbare Mails durch Benutzung von früheren Mailinglisten Über den zentralen supporteten Mailinglisten-Server hinaus zur Beschreibung siehe im Web unter war es in Outlook beziehungsweise auf Exchange auch möglich, selbst eigene Mailinglisten anzulegen oder diese in öffentlichen Ordnern abzulegen. Da die Einträge von Adressaten in diesen Mailinglisten ebenso wie im vorigen Abschnitt beschrieben auf den alten Mailserver verweisen, werden über solche Mailinglisten verschickte Mails als unzustellbar an den Absender zurückgeschickt. Die Lösung besteht (derzeit) darin, alle Einträge aus der jeweiligen Mailingliste zu entfernen und danach wieder neu hinzuzufügen. Verknüpfungen auf Kalender / Posteingänge von Kollegen/innen schlagen fehl In Outlook hat man unter der Voraussetzung, die entsprechenden Zugriffsberechtigungen zu haben, die Möglichkeit, auf anderer Personen Posteingänge, Kalender, etc. Zugriff zu nehmen. Dies richtet man wie rechts stehend gezeigt ein, indem man Datei Öffnen Ordner eines anderen Benutzers wählt. Dadurch wird einerseits der Ordner geöffnet, andererseits auch wie rechts gezeigt eine dauerhafte Verknüpfung in diesem Menü angelegt. Derartige existierende alte Verknüpfungen schlagen nun fehl und sollten vor dem Anlegen neuer Zugriffe gelöscht werden. Leider macht Microsoft dies nicht einfach es ist nur über einen Registry-Eingriff möglich und sollte nur von damit vertrauten (!) Personen durchgeführt werden. Vorgehen: 1. Schließen Sie ggf. Outlook noch und starten Sie Regedit. 2. Ggf. einen Sicherheitsexport des folgenden Registry-Zweiges vornehmen 3. Wert 101e0390 in HKEY_Current_User\Software\Microsoft\WindowsNT\CurrentVersion\Windows Messaging Subsystem\Profiles\<ProfileName>\0a0d c löschen. (siehe auch Seite 3

4 Neue Verknüpfungen auf Kalender / Posteingänge können nicht erstellt werden Dies kann zwei Ursachen haben: 1. Sie besitzen nicht die Berechtigungen, darauf zuzugreifen bitte überprüfen Sie die Berechtigungen auf Seiten desjenigen, der / die Ihnen Zugriff gewähren möchte: Rechter Mausklick auf den Ordner, auf den zugegriffen werden soll (also etwa Kalender) Eigenschaften Karteikarte Berechtigungen. 2. Beim o.g. Vorgehen schlägt Outlook verschiedene Kategorien vor, auf die man Zugriff bekommen soll: Posteingang, Kalender, Kontakte - wurden die Berechtigungen überprüft und es ist beispielsweise doch kein Zugriff auf den Kalender möglich, so liegt das mit hoher Wahrscheinlichkeit daran, dass es ein Ordnerkollisionsproblem beim Zugriff-Gebenden gibt derart, dass dort beispielsweise nicht nur der Ordner Kalender existiert, sondern auch der Ordner Calendar, der dann in diesem Fall tatsächlich von Outlook angesprochen wird (ebenso für Posteingang Inbox, Kontakte Contacts, etc. ). Schnelle Lösung in diesem Fall: Kopieren aller Daten aus dem einen in den anderen Ordner, wobei es Tricks gibt, dies sehr schnell zu tun - Anleitung an dieser Stelle aus Zeitgründen wohl später, derzeit fragen Sie bitte im UCO um Hilfe dazu nach. Alte Verknüfungen auf der Outlook-Startleiste funktionieren nicht Dies kann passieren, wenn Verknüpfungen auf der Outlook-Startleiste links im Bild von Outlook nicht neu erstellt wurden oder aber früher von Hand angelegt wurden löschen Sie in diesem Fall einfach die alte, nicht funktionierende Verknüpfung und erstellen Sie eine neue (rechter Mausklick z.b. auf den Kalender-Ordner Zur Outlook-Leiste hinzufügen. Kontakte-Ordner beim Schreiben einer nicht verfügbar Wenn Sie beim Adressieren einer neuen Mail in der Mail die An / To -Schaltfläche verwenden und versuchen, den Kontakte / Contacts -Eintrag Ihres persönlichen Adressbuches zu verwenden, kann das fehl schlagen, wenn dies noch der alte Eintrag ist, der auf den alten Ordner vom alten Mailsystem zeigt. Um das Problem zu beheben und Ihr Adressbuch wieder auf diese Weise verwenden zu können, gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Starten Sie Outlook 2. Wählen Sie Extras Konten (Englisches Outlook: Tools Accounts) 3. Vorhandene Verzeichnisse oder Adressbücher anzeigen oder bearbeiten / View or change existing directories or address books 4. Klicken Sie auf die Weiter -Schaltfläche 5. Markieren Sie den Eintrag Outlook Adressbuch / Outlook Address Book per Mausklick links 6. Klicken Sie die Ändern - / Change -Schaltfläche 7. Markieren Sie das Adressbuch: Kontakte: Mailbox Name / Contacts: Mailbox Name 8. Klicken Sie auf Adressbuch entfernen / Remove Address Book 9. Bestätigen Sie Ihre Aktion mit Schließen / Close und danach mit Fertigstellen / Finish 10. Das alte Adressbuch ist nun entfernt. 11. Schließen Sie Outlook komplett. 12. Starten Sie Outlook erneut. 13. Klicken Sie auf den Ordner Kontakte / Contacts in der Ordnerliste mit der rechten Maustaste Seite 4

5 14. Wählen Sie im Menü nun aus: Eigenschaften / Properties 15. Unter dem Punkt Outlook Adressbuch / Outlook Address Book aktivieren Sie die Option Diesen Ordner als Adressbuch anzeigen / Show this folder as an address book 16. Bestätigen Sie Ihre Eingaben per OK Doppelte Einträge wie Calendar / Kalender oder Contacts / Kontakte Teilweise sehen Sie bei der Umstellung doppelte Einträge in Ihrer Mailbox auftauchen wie etwa Calendar / Kalender, Contacts / Kontakte, Inbox / Posteingang, etc.. Dies ist technisch bedingt und in vielen Fällen vorerst eher kosmetischer Natur. Probleme treten dann auf, wenn man etwa noch eine Verknüpfung auf der Outlook-Startleiste hat, die etwa auf Kalendar zeigte und nun nicht mehr funktioniert alte Verknüpfung löschen und neu für den aktuellen Kalender-Eintrag anlegen (s.o.). Probleme gibt es auch dann, wenn andere Personen versuchen, z.b. auf den Kalender zuzugreifen diese Zugriffe gehen dann immer auf den Calendar -Ordner (auch wenn Kalender angezeigt wird). Hintergrund: Es gibt sogenannte vordefinierte Systemordner in jeder Mailbox sowie vom Benutzer selbst angelegte Ordner zu unterscheiden sind diese Systemordner von anderen dadurch, dass diese nicht vom Benutzer gelöscht oder umbenannt werden können. Es gibt mehr als einen Eintrag für einen Adressaten Beim Schreiben einer Mail erhält man mehrere Einträge für die Person, an die man schreiben möchte dies passiert derzeit noch, weil es viele Personen bei DESY gibt, die zu unterschiedlichsten Zwecken mehrere Mailadressen alle unter dem gleichen Namen haben. Lösungsmöglichkeiten: 1. Schreiben Sie explizit an Vorname.Nachname@desy.de 2. Versuchen Sie, über die Eigenschaften des Empfängers (rechter Mausklick auf den Namen) anhand der zugehörigen Account-Namen herauszufinden, welches der richtige Empfänger ist. 3. Wenn Sie sich unsicher sind, schreiben Sie an alle möglichen Empfänger des gleichen Namens. Künftig sollen die Extra-Adressen auch dementsprechend in Outlook gekennzeichnet werden das Verfahren ist in Arbeit und soll diese Woche noch zur Verfügung stehen. Benutzung des Web-basierten Mail-Zugriffs Es ist möglich, Web-basiert Mail auf dem neuen Server bearbeiten zu können dabei hängen die Bearbeitungsmöglichkeiten wesentlich vom verwendeten Browser ab: Mit dem Internet Explorer ist annähernd die gleiche Funktionalität gegeben wie mit Outlook. Zu erreichen ist der Mailserver über und die weiterleitende Verknüpfung hinter dem Verweis Zugang zu Exchange 2003 ( Seite 5

6 Anmeldung am Web-Interface schlägt fehl Die Anmeldung am Mailserver über das Web-Interace kann aus zwei Gründen fehlschlagen: 1. Es ist nun einzugeben Domäne\Benutzername also etwa win\tmeyer. 2. Sie haben kein oder ein ungültiges Passwort für die neue Windows-Umgebung Bitte wenden Sie sich an das UCO oder Ihren Administrator. Seite 6