Anleitung zur Umstellung auf MSV3 im XT-Warenwirtschaftssystem

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1 Einführung Anleitung zur Umstellung auf MSV3 im XT-Warenwirtschaftssystem MSV3 ist ein modernes webbasiertes Bestellprotokoll zur Übermittlung von Bestellungen bei Ihren Großhändlern (MSV3: Medium Speed Version 3). Mit MSV3 erfolgt der Datenaustausch über das Internet und bietet einige wesentliche Vorteile für Ihre Apotheke: Ihre Bestellungen werden wesentlich schneller als im alten Verfahren (MSV2) übertragen. Sie werden sofort über die Lieferbarkeit der bestellten Artikel informiert. Sie benötigen keine separate ISDN-Leitung mehr. Es genügt ein Internet-Anschluss. Sie können innerhalb eines Bestellzeitraums selbst bestimmen, wann die Bestellung übermittelt wird und so mehrere Bestellungen innerhalb eines Bestellzeitraums zusammenfassen. Es ist keine Angabe der IDF-Nummer mehr erforderlich. Jede Sendung ist mit einer UIID / Supportnummer sowie einer Referenznummer (bei Rückkauf) versehen. Nach dem Bereitstellen erhalten Sie einen Hinweis, dass die Aufträge automatisch zur vorgesehenen Bestellzeit gesendet werden. Sie können die Aufträge bei Bedarf dennoch sofort übertragen. Das Programm prüft die Bestell- und Bestellendzeit. Ist die Bestellendzeit überschritten oder die Bestellzeit noch nicht erreicht erhalten Sie entsprechende Meldungen. Online-Anfragen zur Bestellmöglichkeit beim Großhandel können Sie über einen Mausklick erledigen. Es ist keine spezielle Hardware nötig. Ein paralleler Betrieb des alten MSV2- und des neuen MSV3-Bestellprotokolls ist möglich. Die Umstellung ist für jeden Lieferanten einzeln durchzuführen, Sie können dies jedoch nach und nach vornehmen. Die komplette Umstellung sollte jedoch bis Ende des Jahres 2014 erfolgt sein. Mit den neuen MSV3-Zugangsdaten Ihres Lieferanten können Sie die Umstellung anhand folgender Anleitung in drei Schritten sehr einfach selbst durchführen: Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Einstellen der Sendeparameter A) im Programm Lieferantenpflege B) im Programm XT Lieferantenpflege Eintragen von Lieferant, Benutzerkennung und Passwort Durchführen des Verbindungstests Im Anschluss zur Anleitung finden Sie eine Beschreibung der Änderungen im Bestellprogramm und der XT-Warenlogistik. Weitere Informationen zu MSV3 und interessante FAQs finden Sie auch auf unserer Internetseite: Seite 1 von 7

2 Anleitung zur Umstellung auf MSV3 Schritt 1 Einstellen der Sendeparameter A) Lieferantenpflege Verwenden Sie das Programm Lieferantenpflege öffnen Sie das Fenster Sendeparameter einstellen über die Funktionstaste F6 MSVProt. Sie sehen das aktuell eingestellte Protokoll auf der 2ten Seite unter Liefervereinbarungen. Es öffnet sich das Fenster Sendeparameter einstellen. Aufruf des Einstellungsdialogs aus dem Programm Lieferantenpflege. B) XT Lieferantenpflege Arbeiten Sie mit dem Programm XT Lieferantenpflege öffnen Sie über den Auswahl-Button Serielles Senden im Navigationseintrag Stammdaten das Fenster Sendeparameter einstellen: Beispiel: Erstellen der Sendeparameter im Programm XT Lieferantenpflege Seite 2 von 7

3 Schritt 2 Eintragen von Lieferanten, Benutzerkennung und Passwort Wechseln Sie in der Auswahlliste Sendeprotokoll auf den Eintrag MSV3: Beispiel: Einstellung des MSV3-Sendeprotokolls Die Eingabefelder für die MSV3-Sendeparameter werden beschreibbar und sind jetzt mit den Verbindungsdaten des Lieferanten auszufüllen. Der Button im Feld Online- Dienstanbieter öffnet das Suchfenster zur Auswahl eines MSV3 Online-Dienstanbieters Seite 3 von 7

4 Beispiel: Online-Dienstleister für MSV-3 Zugang auswählen Suchen Sie über das Eingabefeld Eingabe nach Ihrem umzustellenden Anbieter. Mit * erhalten Sie eine Liste aller zugeordneten Anbieter. Markieren Sie den gesuchten Anbieter und übernehmen diesen mit F12 - OK. Tragen Sie nun die Zugangsdaten, die Sie von diesem Anbieter erhalten haben im Feld Benutzerkennung und Passwort ein. Eine ggf. angegebene Niederlassung tragen Sie in das dafür vorgesehene Feld ein. Funktion der Checkbox Übertragen: Wenn Sie diese Checkbox durch Häkchen aktiv setzen, erhalten beim Speichern alle Lieferanten mit derselben IDF die Zugangsdaten dieses Lieferanten und werden automatisch auf das neue Sendeprotokoll MSV3 umgestellt. Funktion der Checkbox Melodie: Ist diese Checkbox aktiviert, wird 5 Minuten vor der festgelegten Bestellzeit eine Melodie eingespielt. Diese wird zum Zeitpunkt der Bestellzeit nochmals wiederholt. Die Melodie weist auf noch nicht zum Senden bereitgestellte MSV3- Bestellaufträge hin. Funktion der Checkbox Online-Anfrage aktiv: Haken Sie diese Checkbox an, wenn Sie diesen Anbieter für die Online-Anfrage aktiv schalten möchten. Die Großhandelsreihenfolge bei Online- Anfrage/Bestellung kann wie gewohnt in den Kassenparametern über Strg+F7 Online-Anfrage geändert werden. Sie können einen Lieferanten mit denselben Zugangsdaten nur einmal für die Online- Anfrage aktiv schalten. Wenn Sie versuchen einen weiteren Lieferanten mit denselben Zugangsdaten aktiv zu schalten, erhalten Sie einen entsprechenden Warnhinweis. Seite 4 von 7

5 Schritt 3 Durchführung des Verbindungstests Verbindungstest Haben Sie alle Verbindungsdaten eingetragen müssen Sie einen Verbindungstest durchführen. Klicken Sie dazu den Button. Ein Beenden der Sendeparametereinstellungen per F12 - OK ist nicht möglich, solange kein erfolgreicher Verbindungstest durchgeführt wurde. Sind Ihre eingetragenen Verbindungsdaten korrekt, und wurde der Verbindungstest erfolgreich beendet, erhalten Sie die Meldung: Bestätigen Sie diese Meldung und schließen Sie das Fenster Sendeparameter einstellen mit F12-OK. Sind die eingetragenen Verbindungsdaten nicht korrekt, erhalten Sie die Meldung: Überprüfen und korrigieren Sie bitte Ihre eingetragenen Verbindungsdaten. Führen Sie den Verbindungstest erneut aus. Damit haben Sie diesen Lieferanten auf das neue MSV3-Verfahren umgestellt. Die Vertragsdaten werden automatisch online geholt. Seite 5 von 7

6 Vorteile und Änderungen im Bestellprogramm Der Bestellvorgang über MSV3 bleibt sowohl im Programm XT Warenlogistik als auch im Programm Bestellprogramm bis auf kleine Anpassungen unverändert. Im Sendemenü des Bestellprogramms werden die Buttons Leistungstexte und Ergänzen nur noch angezeigt wenn im MSV2-Protokoll übertragen wird. Buttons Leistungstexte und Ergänzen im Programm Bestellprogramm nur für Lieferanten mit MSV2-Protokoll Für MSV3 ist keine IDF-Nummer erforderlich. Der Zugang erfolgt über fest eingerichtete Zugangsdaten zu Ihren Lieferanten (siehe oben). Da die Bestellung jetzt von Ihrer Apotheke ausgeht, ist es nicht mehr erforderlich einen Auftrag zur Abholung bereit zu stellen. Der Button Starten (Abruf durch Großhandel) ist nur für MSV2-Aufträge vorgesehen. Enthält Ihre Bestellübersicht keine sendebereiten MSV2-Aufträge werden Sie darüber informiert, dass die MSV3-Aufträge automatisch übertragen werden. Bei Aufträgen mit Sendeprotokoll MSV3-Protokoll erhalten Sie nach dem Bereitstellen und Anrufen einen Hinweis, dass die Aufträge automatisch zur vorgesehenen Bestellzeit gesendet werden. Sie können die Aufträge aber dennoch sofort übertragen. Das Programm prüft die Bestell- und Bestellendzeit. Ist die Bestellendzeit überschritten oder die Bestellzeit noch nicht erreicht erhalten Sie entsprechende Meldungen. Nach dem Senden eines Auftrags wird max. 5 Minuten auf eine Rückmeldung gewartet und dann automatisch in das Rückmeldemenü gesprungen. Vorteile und Änderungen in der XT-Warenlogistik Jede Sendung ist mit einer sog. UIID / Supportnummer sowie (bei Rückkauf) mit einer Referenznummer versehen. Diese Nummern werden in einem Tooltipp angezeigt. Seite 6 von 7

7 Tooltipp UIID und Referenzid im Programm XT Warenlogistik Da die Bestellung jetzt von Ihrer Apotheke ausgeht, ist es nicht mehr erforderlich einen Auftrag zur Abholung bereit zu stellen. Die Auftragsart zur Abholung bereitstellen wird umbenannt in zum aktiven Senden bereitstellen. Das Programm prüft die Bestell- und Bestellendzeit. Ist die Bestellendzeit überschritten oder die Bestellzeit noch nicht erreicht erhalten Sie entsprechende Meldungen. Online - Anfrage mit Bestellmöglichkeit per Mausklick Sie können jetzt Anfragen zur Bestellmöglichkeit beim Großhandel direkt durch Mausklick erledigen. Klicken Sie in der entsprechenden Artikelzeile in die Spalte des jeweiligen Lieferanten um dessen Lieferinformation anzuzeigen. Beispiel: Lieferinformation von E&J Holdermann über Mausklick anzeigen Eine ausführliche Beschreibung der geänderten Bestellabläufe im Bestellprogramm bzw. im Programm XT Warenlogistik finden Sie im Handbuch MSV3 Datenschnittstelle zwischen Apotheke und Großhandel. Seite 7 von 7

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