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1 Isarweg 6 D Solingen fon support fon sales fax Handbuch pdfmachine pdfscanmachine pdfmachine Signer pdfmachine Serienbrief pdfmachine Pro Version by Broadgun Software Hermes & Nolden GbR - Hypovereinsbank Essen Kto. Nr BLZ Ust-Id. DE Steuer Nr IBAN: DE SWIFT (BIC) HYVEDEMM360 1

2 Broadgun Software - pdfmachine Dokumente 1:1 in PDF Dateien umwandeln, bearbeiten und automatisch per versenden Nicht nur eine geniale Ergänzung für jede Applikation unter Windows 98/ME/NT/2000/XP/2003 und XP x64 / 2003 x64 Die pdfmachine ist die perfekte Rundumlösung für alle, die häufig PC-Dokumente an Freunde, Kollegen, Kunden und Geschäftspartner verteilen. Die pdfmachine ist schnell, effektiv, einfach und kostengünstig. Kurz: Ein Muss für jeden Windows-User. Mit der pdfmachine versenden Sie alle Ihre Computerdokumente als plattformübergreifend, aus jeder Anwendung heraus, direkt, bequem und 1:1. D.h. alle Schriften, Bilder und Formatierungen Ihres Originaldokumentes bleiben - auch beim Empfänger - erhalten. So versenden Sie 100%-ige Kopien Ihrer Dokumente problemlos via an Kollegen, Kunden und Geschäftspartner. Und ganz nebenbei sparen Sie Fax-Gebühren und Fax- Papier. Einfach das gewünschte Dokument am PC aufrufen, als Drucker pdfmachine auswählen und die -Adresse des Empfängers eingeben - den Rest erledigt die pdfmachine. Mit der pdfmachine können Sie sogar Ihre individuellen Briefbögen hinterlegen und so, direkt aus Ihrer kaufmännischen oder technischen Software heraus (z.b. aus Sage, Lexware, Navision, Autocad, Nemetschek) Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen Mahnungen oder Zeichnungen versenden. Demoversion Lizenz sicher und einfach! Bevor Sie sich zum Kauf einer Lizenz für die pdfmachine entschliessen, können Sie die pdfmachine natürlich ausgiebig testen. Eine kostenlose Demoversion finden Sie im Internet unter: Die pdfmachine-vollversion erhalten Sie zum attraktiven Preis ab 59.- zzgl. MwSt. 68,44. Viel Spass beim Testen! 2

3 Funktionsübersicht Einfach & schnell Editieren von Seiten pdfmachine ist kinderleicht in der Installation und in der Anwendung. Wenn Sie wissen, wie Sie ein Dokument von Ihrem PC aus drucken, dann können Sie pdfmachine bereits bedienen. Einfach das gewünschte Dokument öffnen und auf dem virtuellen Drucker pdfmachine ausdrucken fertig! Die Editierfunktion bietet die Möglichkeit Seiten per drag und drop anders anzuordnen, zu löschen oder zusätzliche Seiten und Dokumente hinzuzufügen. pdfmachine über Programm Icon starten Seit der Version 9.9 kann die pdfmachine nicht nur wie gewohnt als Drucker bedient werden, sondern lässt sich auch als eigenes Programm starten. Dazu legen Sie einfach eine Verknüpfung auf den Desktop oder starten pdfmachine über Start, Programme, Broadgun Software, pdfmachine. Dieser Stand Alone Modus bietet sich gerade dann an, wenn Sie das PDF Dokument später noch einmal bearbeiten, editieren möchten. Plattformübergreifend Das PortableDocumentFormat (PDF) ist eine Entwicklung der internationalen Softwareschmiede Adobe. PDF hat sich in den letzten Jahren als plattformunabhängiges Format zu einem Standard entwickelt, der sich in allen verbreiteten Rechnerwelten (z. B. Windows/Linux/Unix/Mac) durchgesetzt hat. Der Vorteil: Mittels PDF können Nutzer unterschiedlicher Rechner/Betriebssysteme Computerdokumente völlig problemlos miteinander austauschen. Kleinere Dateien Die von pdfmachine erzeugten Dateien/E- Mailanhänge sind durch die Verwendung von PDF in der Regel wesentlich kleiner als die Originaldateien. Ein Vorteil, der Speicherplatz auf der Festplatte spart, vor allem aber den versand beschleunigt. 3

4 Eingebettete Schriften Die von Ihnen im Originaldokument verwendeten Schriften werden von pdfmachine als True Type Schrift in die erzeugte Kopie eingebettet. Das bedeutet: Die Kopie kann auch dann in der Originalschrift betrachtet werden, wenn der Empfänger selbst diese Schrift gar nicht besitzt. Office Integration Ab der Version 8.6 steht Ihnen eine Office Integration zur Verfügung, d.h. alle Einstellungen lassen sich direkt aus der gerade von Ihnen benutzten Software heraus bedienen. Wasserzeichen Dokumenten können Wasserzeichen hinterlegt werden. Denkbares Wasserzeichen ist z.b. der Hinweise vertraulich! Virtuelles Briefpapier Eines der elegantesten Features der pdfmachine ist die Möglichkeit, das individuelle Briefpapier Ihres Unternehmens zu hinterlegen. Dabei können sogar die erste und zweite Seite unterschiedlich sein. Auf diese Weise lässt sich Ihre komplette Korrespondenz per abwickeln. Vom Angebot bis zur Rechnung, alles auf den Geschäftsbriefbögen Ihrer Firma, per optisch sauber und seriös! Mail-Integration pdfmachine verfügt über eine volle Windows MAPI-Unterstützung, sodass z. B. MS Outlook, MS OutlookExpress, Lotus Notes, Tobit oder Netscape problemlos von pdfmachine angesprochen werden können. Der Versand Ihrer Dokumente per wird dadurch zum echten Kinderspiel. Komfortabel & intuitiv! Dokumenteneigenschaften Das Archivieren und Wiederfinden von digitalen Dokumenten in Archiv- und Dokumentenmanagement Systemen wird in Zukunft eine immer wichtigere Rolle spielen. Mit der pdfmachine sind Sie heute bereits hierfür gerüstet, da Sie den erzeugten PDF Dateien Suchkriterien mitgeben können, die das Wiederfinden ermöglichen. 4

5 Mehrere Dokumentenseiten auf einem Blatt zusammenfügen (N-Up) Menüleiste anpassen und Funktionsbuttons hinzufügen Mit dieser Funktion führen Sie mehrere Seiten eines beliebigen Dokumentes auf einem Blatt zusammen. Dies erleichtert z.b. die übersicht bei Dokumenten mit vielen Seiten, kann aber auch dazu führen sehr grosse Dokumente zu komprimieren. Das macht besonders Sinn, wenn Sie ein Archivprogramm nutzen, indem Sie Ihre Dateien ablegen. Fügen Sie in das Hauptmenü einfach zusätzliche Knöpfe hinzu und bestimmen Sie welche Funktion beim anklicken ausgeführt werden soll. Beispiel: Durch anklicken wird immer eine Kopie der PDF-Datei in das Museum gelegt. Bookmarks hinzufügen Parameterübergabe Die komfortable Bedienung der pdfmachine wird durch die Funktion der Parameterübergabe ergänzt. Fügen Sie Bookmarks hinzu und definieren Sie damit Ihr Inhaltsverzeichnis. Das erleichtert das Finden von Seiten oder Textabschnitten in umfangreichen PDF Dokumenten. Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen etc. lassen sich ohne Eingriff mit dieser Möglichkeit direkt aus z.b. einer Warenwirtschaft versenden. Dabei werden die Adresse, der Betreff oder der Dateiname von z.b. der Warenwirtschaft übergeben. Seiten innerhalb der PDF Datei kommentieren Ab der Version 10 können Sie beliebige Kommentare und Anmerkungen auf den Seiten innerhalb des Dokumentes aufbringen. Wir nennen das Post it Funktion. Mehrfachinstallation der pdfmachine Besonders interessant ist die Möglichkeit, die pdfmachine auf einem PC mehrfach zu nutzen, dadurch stehen Ihnen unterschiedliche Drucker mit unterschiedlichen Funktionen zur Verfügung. Das spart Zeit, da das lästige Einstellen, z.b. des Briefpapiers oder der Digitalen Signatur entfällt. 5

6 Läuft auf x64 bit Windows Betriebssystemen OpenType Unterstützung Die 64bit Technologie wird in absehbarer Zeit die älteren 32bit-Systeme verdrängen. OpenType ist eine von Microsoft und Adobe entwickelte Computer-Schrifttechnik, welche die Möglichkeiten von TrueType- und PostScript-Schriften in gleicher Weise ergänzt. Eine solche fortgeschrittene Schrifttechnik wird vorausgesetzt um die meisten Schriftsysteme korrekt darstellen bzw. in das PDF Format konvertieren zu können. Mit der pdfmachine können Anwender jetzt schon die Geschwindigkeits- und Performance Vorteile der neuen Prozessoren nutzen. Postscript Type1 Schriftarten Unterstützung Serienbrieffunktion MS Word und pdfmachine Die Serienbrieffunktion Word Mail Merge ergänzt seit der Version 10.3 das versenden von mit pdfmachine erzeugten PDF-Dateien per . Ab sofort lassen sich z.b. Kunden Newsletter oder Einladungen personalisiert per verschicken. PostScript hat sich über die Jahre zu einem Standard in der Druckindustrie entwickelt. Die unter PostScript benutzten Schriften unterscheiden sich insbesondere von dem auf Windows-Plattformen gängigen TrueType- Format. Die Qualität von PostScript-Schriften sind im Allgemeinen höher als die von TrueType- Schriften. PostScript ist daher optimiert für die Druckerausgabe und wird seit der Version 10.9 unterstützt. 6

7 Digitale Signatur - Basisinformation und Lösungen Das PDF Format ist der weltweite Standard für den plattformübergreifenden Versand von Dokumenten und Formularen, deren Präsentation und auch Archivierung. Was liegt also näher, als einen rechtlichen Rahmen zu schaffen, der es erlaubt diese PDF Dokumente so beweiskräftig zu erstellen, dass deren Inhalte auch vor geltendem Recht Bestand haben. Das heisst, durch die Anwendung von pdfmachine Signer bzw. pdfmachine Signer Pro, werden Online-Geschäfte so rechtssicher gemacht, dass signierte Online-Dokumente, erstmals der eigenen handschriftlichen Unterschrift gleichgesetzt werden. Gesetze und Richtlinien bilden das Fundament unserer Lösungen (Signaturgesetz SigG / Signaturverordnung SigV) Doch was ist überhaupt eine digitale Signatur? Zunächst kaum bemerkt wurde die Richtlinie der EU aus dem Jahre 2000 zur digitalen Signatur in vielen EU-Staaten in nationales Recht bereits umgesetzt. Dieses kommt nun auch bei uns zur Anwendung und zeigt seine erste gravierende Auswirkung bei Unternehmen, die z.b. Rechnungen digital als PDF Datei versenden. Die Lösungen pdfmachine Signer pdfmachine Signer Pro Auf Basis der bewährten Technologie der pdfmachine Mit der Freigabe der Version pdfmachine Signer 10.3 und pdfmachine Signer Pro 10.3 (voraussichtlich 2006 verfügbar) ist es möglich erstmals die erzeugten PDF Dateien digital zu unterschreiben. Dabei handelt es sich um eine Art elektronischer Unterschrift, mit der man z.b. PDF Dateien oder s kennzeichnen kann. Verändern Dritte nachträglich etwas an Datei oder der , so kann der Empfänger dies erkennen und weiss somit dass es sich nicht mehr um das Original handelt. Der Aufwand muss immer in einem vernünftigen Verhältnis zu den geschützten Daten stehen Damit Sie die elektronischen Kommunikationsformen wirtschaftlich sinnvoll nutzen können, stellen wir mit unseren Produkten zwei unterschiedliche Signaturlösungen zur Verfügung, die Ihren ganz individuellen Sicherheitsbedürfnissen Rechnung tragen, wobei wir unserer Philosophie Einfach, schnell und preiswert selbstverständlich treu bleiben. 7

8 pdfmachine Signer Pro Qualifizierte digitale Signatur (vorraussichtlich ab II.Q. 2006) Die sicherste Unterschrift ist die qualifizierte digitale Signatur. Diese ist so sicher, dass damit sogar Verträge rechtskräftig online signiert werden können. Immer mehr Online-Dienste und Serviceleistungen von Verwaltungen können darüber genutzt werden - viele Kommunen planen die Einführung einer Bürgerkarte. (Berlin Friedrichshain-Kreuzberg), einige wie z.b. Reutlingen oder Bremen sind sogar schon eine Stufe weiter. Damit Sie nicht lange auf die Suche nach einer praktikablen Lösung gehen müssen: Das Rund um sorglos Paket von Broadgun Software pdfmachine Signer Pro Die Finanzämter übrigens ebenfalls denn seit sind nur noch Online- Rechnungen vorsteuerabzugsfähig, die digital signiert wurden. Was benötigt man für eine qualifizierte digitale Signatur? Als Empfänger einer signierten oder PDF Datei wird lediglich ein kostenloser Signatur-Reader benötigt. Der wohl bekannteste ist der Adobe Reader. Wir empfehlen die Version 6 und höher. Als Absender benötigen Sie die entsprechende Vollversion des pdfmachine Signer Pro, eine personalisierte Signaturkarte und ein Kartenlesegerät. Damit Sie ohne Umstände schnell, einfach und günstig Ihre Dokumente und Rechnungen qualifiziert signieren können, haben wir für Sie ein Rund um sorglos Paket geschnürt, indem Sie bereits alle Komponenten wie Software, Lesegerät und Antrag zur Erstellung der Signatur selbstverständlich mit dazu gehöriger Karte finden. Die Signaturkarte wird über ein Trustcenter ausgestellt. Sie sind von der Regulierungsbehörde für Telekommunikation und Post (RegTP) zugelassen worden und haben die technischen Bedingungen geschaffen, die Signaturen einer jeden Person zu erstellen, zu bestätigen und stehen darüber hinaus bei Rückfragen zur Echtheit von Unterschriften zur Verfügung. Das Paket sowie das Upgrade des pdfmachine Signer Pro können Sie direkt bei uns im Shop unter: online bestellen. 8

9 pdfmachine Signer Fortgeschrittene Digitale Signatur Der Aufwand muss immer in einem vernünftigen Verhältnis zu den geschützten Daten stehen Damit Sie die elektronischen Kommunikationsformen wirtschaftlich sinnvoll nutzen können, stellen wir mit unseren Produkten zwei unterschiedliche Signaturlösungen zur Verfügung, die Ihren ganz individuellen Sicherheitsbedürfnissen Rechnung tragen: pdfmachine Signer / pdfmachine Signer Pro Neben den bekannten Leistungsmerkmalen der pdfmachine beinhaltet der pdfmachine Signer die Funktion der Fortgeschrittenen Signatur. Verändern Dritte nachträglich etwas an Datei oder der , so kann der Empfänger dies erkennen und weiss somit dass es sich nicht mehr um das Original handelt. Wie komme ich zu einem Zertifikat bzw. der digitalen Signatur? Digitale Zertifikate werden von kommerziellen Zertifizierungsstellen (z. B. VeriSign, Inc.) oder vom Administrator für interne Sicherheit bzw. den IT-Mitarbeitern Ihres Unternehmens vergeben. Mit der pdfmachine können Sie digitale Signaturen auch selbst erstellen. Sie finden das Zertifikat dann im Windows Zertifikat Manager, in dem Sie auch weitere Namen von Zertifizierungsstellen, finden. Die Prüfung Fortgeschrittene elektronische Signaturen genügen bereits erhöhten Anforderungen, lassen insbesondere eine Authentifizierung des Signaturzertifikat-Inhabers und die Überprüfung der Integrität der übermittelten Daten zu. Zur Ansicht und Prüfung der Zertifikate benötigen Sie den Adobe Reader 6.0 aufwärts. Bitte lesen Sie hierzu auch die detaillierte Beschreibung im Handbuch zur pdfmachine. Doch was ist überhaupt eine digitale Signatur? Dabei handelt es sich um eine Art elektronischer Unterschrift, mit der man z.b. PDF Dateien oder s kennzeichnen kann. Das Paket sowie das Upgrade des pdfmachine Signer können Sie direkt bei uns im Shop unter online bestellen. 9

10 Funktions-Beschreibung pdfmachine / pdfmachine Signer / pdfmachine Pro / pdfmachine Serienbrief So einfach funktioniert das Erzeugen von PDF Dateien mit der pdfmachine 1. Dokument öffnen Öffnen Sie ein Dokument aus einem beliebigen Programm, welches gedruckt werden soll. 2. Dokument Drucken Wählen Sie aus dem «Datei Menü» «Drucken». 3. Drucker auswählen Wählen sie den Drucker «Broadgun pdfmachine» aus und klicken Sie danach auf «OK». 4. PDF Datei Vorschau mit Optionsauswahl Es öffnet sich das abgebildete Fenster mit der Vorschau der bereits erzeugten PDF Datei im Adobe Reader. Den Reader erhalten Sie kostenlos im Internet. Fertig! 10

11 Öffnen - der pdfmachine als Programm zur Bearbeitung bestehender PDF Dateien pdfmachine lässt sich darüber hinaus auch nach dem Start über die Windows Programm Steuerung als normales Programm nutzen um damit bestehende PDF Dateien öffnen und bearbeiten zu können. Speichern unter Dialog zum speichern der PDF-Datei wird geöffnet. Senden - Sie per direkt an einen Empfänger Ihr -Programm mit angehängter PDF Datei wird geöffnet. Die PDF-Datei erhält einen Dateinamen, der aus dem Dokument ermittelt wird. 11

12 BroadgunMuseum Damit Sie alle Ihre Dateien und s auch schnell wieder finden Sollten Sie bereits das Dokumentenverwaltungs- und Archivierungsprogramm Museum installiert haben, so erfolgt hier die Übergabe des PDF Dokuments in das Museum. Mehr Informationen sowie die kostenlose Version bis Dokumente erhalten Sie unter Editieren Löschen, verschieben oder anhängen von PDF Dateien an eine bestehende PDF Datei Hier haben Sie die Möglichkeit Seiten per drag und drop anders anzuordnen, zu löschen, zu drehen oder zusätzliche Seiten und Dokumente hinzuzufügen. Auch fügen Sie an dieser Stelle Ihre Lesezeichen und Kommentare digitale Post it ein. Mit einem Klick mit der rechten Maustaste auf den Kommentar lassen sich diese darüber hinaus gestalten. 12

13 Optionen Damit Ihnen die pdfmachine bei Ihren Aufgaben auch wirklich hilft Hier können Sie die im Weiteren beschriebenen Funktionseinstellungen der pdfmachine individuell vornehmen. Registrierung und Lizensierung danach wird die Demo zur Vollversion 13

14 Damit Sie über die volle Funktionalität der pdfmachine verfügen, benötigen Sie einen Lizenzkey. Sie erhalten diesen Key nach der Bestellung bei Broadgun Software per zugeschickt um die Demoversion frei zu schalten. Die Lizenzkeys kopieren Sie dann bitte in das rote Feld und schliessen danach den Vorgang mit <<Registrieren>> ab. Danach werden die von Ihnen genutzten Lizenzen, sowie die Dauer der zur Verfügung stehenden kostenfreien Programm Upgrades angezeigt. Bitte beachten Sie, dass Sie für die Nutzung der Digitalen Signatur und der Serienbrief- Funktion zusätzliche Keys benötigen, die Sie unter bestellen können. Details Konfiguration/Einstellungen Hier können Sie die Grundeinstellungen der pdfmachine individuell vornehmen. Neben der Voreinstellung des Dokumentennamens, lässt sich der Pfad bestimmen, in dem die Datei automatisiert gespeichert werden soll. Auch lässt sich die Druckqualität individuell bestimmen. Durch die Wahl der Druckqualität lässt sich nicht nur Speicher auf der Festplatte sparen, sondern auch das Druckergebnis qualitativ verbessern. Markieren Sie die im unteren Abschnitt der Maske aufgeführten Felder, so wird z.b. die fertige PDF-Datei direkt an die angehängt, ohne dass Sie die Datei umständlich wieder nachträglich einfügen müssen. Sollten Sie darauf Wert legen, den Fortschritt der Konvertierung zu sehen, dann markieren Sie das Feld Zeige Status beim Druck. Seit Verfügbarkeit der Version 10.3, besteht die Möglichkeit automatisiert nach neuen Programm-Versionen suchen zu lassen. Ein Häkchen im dritten Kästchen übernimmt diese Aufgabe für Sie einmal in der Woche. In der rechten Ecke der pdfmachine erscheint ein Hinweis auf das Dokumentenverwaltungs- und Archivierungsprogramm Museum. Die Einblendung lässt sich hier ausschalten. 14

15 Übersicht Konfiguration Optionen Einstellungen vom Dateinamen der PDF Datei: Auswahl: Dokumenten-Titel als Dateiname verwenden Beschreibung: Dateieingabe wird angefordert. Speicher Einstellungen: Vorgegebenes Verzeichnis und Dateiname werden verwendet Dokumenten-Titel als Dateiname verwenden Dokumenten-Titel als Dateiname verwenden und Dialog anzeigen Die vorgegebenen Einstellungen werden benutzt. Die Dateien werden ohne Nachfragen überschrieben. Benutzt den Dokumenten Titel als Dateiname. Die Datei wird im vorgegebenen Verzeichnis erstellt. Wie beim Punkt vorher nur wird noch ein Dialog angezeigt. 15

16 Voreinstellung Verzeichnis: Voreinstellung Dateiname: Drucker Auflösung: Grafik Auflösung: JPEG Qualität: Anhängen: Vorgegebenes Verzeichnis wo die PDF Dateien abgespeichert werden. Der Dateiname der benutzt wird. Geben Sie die gewünschte Drucker Auflösung ein. Geben Sie die gewünschte Grafik Auflösung ein. Geben Sie die gewünschte Bild Komprimierung ein. Mit dieser Funktion ermöglicht die pdfmachine auf direktem Weg unterschiedliche Ausdrucke aus unterschiedlichen Programmen (z.b. Text im MS Word und Tabelle aus MX Excel) in einer PDF Datei zusammen zu führen. Erkennbar an der Anzahl der Seiten innerhalb der PDF Datei. Status beim Druck: Wöchentlicher Check: Werbeleiste einblenden: Zeigt Ihnen den Fortschritt der Konvertierung an. Prüft die Verfügbarkeit neuer Programm Versionen. In der rechten Ecke der pdfmachine erscheint ein Hinweis auf das Dokumentenverwaltungs- und Archivierungsprogramm Museum. Die Einblendung lässt sich hier ausschalten. Einstellungen für gemeinsame Drucker speichern: Übernimmt die ausgewählten Einstellungen als Vorlage für die Installation bei einer Netzwerkdruckerinstallation. Nächste Aktion / 16

17 Die Auswahl bestimmt, was mit der erzeugten PDF Datei geschehen soll: Nächste Aktion: Auswahl: Beschreibung: Mit PDF Ansicht öffnen Nach dem Konvertieren wird das Ergebnis zur Kontrolle mit dem pdfmachine Viewer angezeigt. Keine weitere Aktion PDF Datei anzeigen Kommando Client mit angehängter PDF Datei öffnen Es wird keine Aktion ausgeführt, keine interaktive Aktion ausgeführt. Die PDF Datei wird z.b. im Adobe Reader oder anderen Viewern angezeigt. Führt nach der Konvertierung ein Kommando aus, welches aus Parametern der pdfmachine besteht. Die PDF Datei wird als Anhang in MS Outlook, Lotus Notes oder einem anderes Programm angezeigt und kann direkt verschickt werden. Speichern unter Speichert die Datei in das ausgewählte Verzeichnis. Ausführende Aktion: Führt nach der Konvertierung ein Kommando aus, welches aus Parametern der pdfmachine besteht. Dialog Dateianhangsnamen eingeben: Automatisch senden wenn To: ausgefüllt ist: Ist dieses Feld aktiviert, lasst sich nach der Konvertierung ein individueller Dateiname vergeben. Die Konvertierte Datei wird sofort an den Empfänger geschickt. Nach dem Klick auf Einstellungen lassen sich detaillierte Angeben zum Versand der PDF Dateien machen. 17

18 Im Einzelnen sind das: To: Cc: Bcc: PDF Anhang: Weitere Anhänge: Sendemethode: SMTP Einstellungen: Betreff: Empfänger Adresse wird angegeben Personen oder Personenkreise die die in Kopie erhalten Personen oder Personenkreise die die in Kopie erhalten ohne das jemand davon Kenntnis hat Name der PDF Datei die im Anhang angezeigt wird Hier werden PDF Dateianhänge ausgewählt, die zusätzlich angefügt werden z.b. an ein Angebot, zusätzlich die AGB s Auswahl der beim versenden von s verwendeten Methode Die Abkürzung SMTP steht für Simple Mail Transfer Protocol und ist ein Protokoll der TCP/IP-Protokollfamilie, das den Versand von s in Computer- Netzwerken regelt Betreff 18

19 SMTP Einstellungen Die Abkürzung SMTP steht für Simple Mail Transfer Protocol und ist ein Protokoll der TCP/IP- Protokollfamilie, das den Versand von s in Computer-Netzwerken regelt. Ein Benutzer wird zumeist vom Ablauf des SMTP-Protokolls nichts mitbekommen, da dies sein Mailprogramm im Hintergrund für ihn erledigt. Dieses Programm verbindet sich zu einem SMTP-Server (Mail Transfer Agent, MTA), der die Mail zum Empfänger weiterleitet. In der Regel sollte die in der pdfmachine bereits gewählte Voreinstellung ausreichend sein. Sollten Sie bei der Auswahl unsicher sein, so rufen Sie uns einfach unter an oder Fragen Sie bei Ihrem Administrator nach. Bitte beachten Sie, dass alle gewählten Einstellungen für alle zukünftigen s verwendet werden, die über die pdfmachine angestossen werden. Sollten Sie diese häufiger ändern müssen, so empfiehlt sich der Einfachheit halber die Installation mehrerer pdfmachine Druckertreiber mit verschiedenen Optionen. Lesen Sie hierzu bitte Seite

20 Sicherheit pdfmachine unterstützt PDF Verschlüsselungen bis 128 Bit. Das entspricht der Sicherheit von Internet Banking. Durch die Eingabe von Passwörtern und individuellen Rechte- Vergaben schränken Sie die Verwendung des Dokumentes darüber hinaus ein. Text Wasserzeichen Hier können Sie ein einfaches diagonales Text Wasserzeichen hinterlegen und gestalten. Ist hier etwas eingegeben, so enthält jedes Dokument im Druckergebnis ein Wasserzeichen. 20

21 Virtuelles PDF Briefpapier Diese Option ermöglicht Ihnen Ihr eigenes Briefpapier als digitales Dokument im PDF Format zu hinterlegen. Das macht besonders Sinn, wenn Sie per schnell, einfach und kostengünstig z.b. Ihre Briefe, Angebote oder auch Rechnungen etc. auf dem Firmenbogen versenden wollen. Dabei unterstütz die pdfmachine zwei unterschiedliche Briefpapierseiten, wie sie häufig in Unternehmen vorkommen. Die erste Seite beinhaltet in der Regel neben dem Logo auch Adressdaten, Bankverbindung oder steuerliche Informationen, die zweite nur noch ein Logo oder gar keine Informationen mehr. So funktioniert es: Sie haben mit Sicherheit in einem beliebigen Programm z.b. MS Word Ihr Briefpapier gestaltet. Jetzt drucken Sie diese Vorlage einfach auf der pdfmachine aus und speichern die nunmehr als PDF-Datei vorliegende Briefpapier Vorlage ab. 21

22 Diesen Vorgang wiederholen Sie mit der zweiten Seite des Briefpapiers. Jetzt aktivieren Sie die Briefpapier-Funktionalität durch das Häkchen <<Briefpapier für alle Seiten auswählen>> und wählen dann das gerade erzeugte Briefpapier für die zweite Seite aus. Ein weiteres Häkchen machen Sie bei <<Briefpapier nur für 1. Seite auswählen>> um dann die erste Seite Ihres Briefpapiers zu hinterlegen. Ab sofort werden alle von Ihnen erzeugten Druckergebnisse das Briefpapier als Hintergrund zeigen. Dokumenteneigenschaften An dieser Stelle geben Sie der PDF Datei sog. Indexfelder mit. Das sind z.b. Namen der Autoren, bestimmte Themen oder beliebige Stichwörter. Sie erleichtern Ihnen später das Wiederfinden Ihrer Dokumente in einem Archiv oder Dokumentenmanagement System. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich gerne an uns. 22

23 Parametersteuerung zur Automatisierung von Büroabläufen Diese Funktionalität richtet sich an Personen, die im Umgang mit Computersystemen Erfahrung haben. Bei Fragen stehen wir Ihnen auch per zur Verfügung: Anwendungsbeispiele sind: Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen etc., die direkt aus der Warenwirtschaft ohne manuelles Eingreifen des Anwenders per versendet werden sollen. Die Adresse, Subject, Body, Dateiname werden von der Warenwirtschaft mit übergeben. Ermöglicht die komplette Integration in selbst erstellte Software. Vorraussetzung für die Nutzung der Funktionalität ist die Aktivierung der Parametersteuerung! Nach folgenden Steuerzeichen wir gesucht: Anfang #_ Ende _# Folgende Befehle können parametriert werden: NextAction, SaveFilenameAction, DefaultSaveFilename, To, CC, BCC, StationeryEnable, StationeryFirstPage, StationeryEnable, StationeryAllPages, StationeryPath, StationeryFirstPage, StationeryPath, StationeryAllPages, StationeryOnTop, StationeryFirstPage, StationeryOnTop, StationeryAllPages, Watermark, watermarkfontname, watermarkfontsize, DocInfoEnable, DocInfoTitle, DocInfoAuthor, DocInfoSubject, DocInfoKeywords, DocInfoCreator, DocInfo, Producer, DocInfoCreationDate, DocInfoModDate, DocName, UserConfirm, AttachmentName, AutomatedMapiSend 23

24 Beispiel 1 Das folgende Beispiel erzeugt eine PDF-Datei Rechnung 545.pdf und Empfänger #_ to #_ subject Rechnung Nr. 545 _# #_ docname Rechnung 545.pdf _# #_ body Hallo, anbei eine Rechnung. Mit freundlichen Grüssen Broadgun _# Der body kann auch mit einer Besonderheit gesteuert werden. Beispiel #_ _# Hier wird als body die Datei c:\text.txt eingefügt. Um nur eine PDF-Datei zu konvertieren und zu speichern hilft folgender Parameter: #_ SaveFileOneShot c:\x.pdf _# Nutzung des digitalen Briefpapiers mit Parametern : Beispiel 2 #_ StationeryEnableStationeryAllPages 1 _# //Briefpapier für alle Seiten aktivieren. #_ StationeryPathStationeryAllPages C:\pdfbriepapier\Briefpapierbroadgun _# #_ StationeryOnTopStationeryAllPages 1 _# // Briefpapier über den Text legen. Anhängen Ihrer AGB`s: Beispiel 3 #_ AppendFile2 c:\agb.pdf _# //Datei agb.pdf wird angehängt. Tipp! Damit die Steuerzeichen nicht im Dokument erscheinen setzen Sie die Schriftfarbe auf weiss. Ein anderer Weg ist die Steuerzeichen auf einer separaten Seite zu platzieren. 24

25 Befehle zur Steuerung der pdfmachine SaveFilenameAction Controls the filename of the resulting PDF file. Valid Values Description 0 The user is prompted for filename. 1 Use the values for "DefaultSaveDir" and "DefaultSaveFilename" to generate a file name. This file will be overwritten without any prompting. 2 Use the document title for the filename. The file will be saved in the "DefaultSaveDir" directory. The document title is obtained from the pdocname member of the DOC_INFO_1 print job structure. This gives developers the opportunity to control the filename programm atically. Note that is value may be automatically converted into a legal filename if it contains illegal filename characters. 3 Same as '2' and also display the 'wait' dialog box with the gear animation. 4 Generate a random filename in the "DefaultSaveDir". DefaultSaveDir The directory that is used to place the file when "SaveFilenameAction" is equal to 1 or 4. DefaultSaveFilename The default filename that is used when "SaveFilenameAction" is equal to 1. NextAction Controls what happens after the PDF file has been generated. Valid Values Action 0 Display the small "What do you want to do next" dialog. 1 Do nothing. No next action takes place. 2 Launch default PDF file viewer. 3 Execute the command line that is defined by the registry value "ExecCmdLine". 4 Send ExecCmdLine When "NextAction" is equal to 3, this is the command that is executed. It may contain a string such as "%s" which will be substituted with the full path of the generated PDF file. e.g. ExecCmdLine = c:\winnt\notepad.exe "%s" This would launch the notepad.exe program upon completion of file generation. The notepad program would open the PDF file. To If set provide default values for the default mail client when it is launched. If the first character is an then the rest of the text is taken to be a filename and the text is read from the file. e.g if the " Body" value was then the file c:\body.txt would be read in and this would be placed in the body of the . For the TO, CC, BCC address fields, several addresses may appear if the addresses are comma or white space separated. Some applications require the "SMTP:" prefix on mail addresses to send SMTP style mail. CC BCC Subject When an is to be sent, this value is used. When an is to be sent, this value is used. When an is to be sent, this value is used. 25

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