Informationen. Benutzerhandbuch. Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe

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1 Informationen Benutzerhandbuch

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Login Benutzerdaten Passwort vergessen Passwort ändern und erste Anmeldung Verschlüsselungskennwort festlegen Start Dashboard Mögliche Optionen Toolbox Einstellungen Aktivierung der Triple-Crypt TM Technology Systemeinstellungen Zugriffsberechtigung und generelle Einstellungen Aktivieren der Anmeldung an einem Active Directory (AD) Server Aktivieren der Anmeldung an einem Radius Server Benutzer Benutzerrollen Globales Recht Benutzerverwaltung Benutzer anlegen/bearbeiten Benutzeranmeldung gegen ein Active Directory oder Radius Benutzerübersicht Benutzergruppen Benutzergruppe anlegen Benutzergruppe bearbeiten Benutzergruppenübersicht

3 4 Ihre Data Rooms Dateien und Ordner Data Room als Laufwerk einbinden (WebDav) Herunterladen Dateien hochladen mittels Upload und Multiupload Neues Verzeichnis Verschieben Kopieren Backup/Zippen Löschen Mehr Funktionen Weitere Optionen Freigeben einer Datei Jetzt freigeben Freigabe ohne Freigabe via versenden Vorhandene Freigaben verwalten Ihre freigegebenen Dateien Upload Konten Was sind Upload Konten? Konto einrichten Upload Maske Ansicht aller Upload Konten Systemprotokoll Multimedia Ansicht

4 8.1 Wechseln zwischen Standard- und Multimedia-Ansicht Unterstützte Formate und Internet-Browser Benutzen der Lightbox-Ansicht Dateien bearbeiten in der Multimedia-Ansicht Video und Audio in der Multimedia-Ansicht Anlegen und Verwalten von Data Rooms Zugriff auf Optionen zum Anlegen und Verwalten Verwaltung von Data Rooms / Subrooms Data Room / Subroom umbenennen Benutzer zum Data Room / Subroom hinzufügen Benutzer aus Data Room / Subroom entfernen Rechte für zugeordnete Benutzer bearbeiten Data Room verschlüsseln Data Room Admin zur Verschlüsselung des Data Rooms berechtigen Data Room verschlüsseln Wichtige Informationen krz DataBox - mobile App Windows Desktop Client Einführung Installation Konfiguration Anmeldung Einstellungen Nutzung Deinstallation Microsoft Outlook Addin Einführung

5 12.2 Installation Konfiguration Einbettung in Outlook Anmeldung Proxyeinstellungen Nutzung Neue Datei hochladen und freigeben Vorhandene Datei freigeben Vorhandene Anhänge freigeben Deinstallation Anhang Abbildungsverzeichnis

6 Login Benutzerdaten 1 Login 1.1 Benutzerdaten Die krz DataBox ist unter der Adresse: https://databox.krz.de erreichbar. Abbildung 1: Login via und Kennwort aus SQL Datenbank (Default) Als erste Option ist die Sprache wählbar. Der Benutzername ist üblicherweise die -Adresse. Die erste erfolgreiche Anmeldung zieht eine Änderung des Kennwortes nach sich. Eine viermalige Falscheingabe des Passwortes zieht eine mehrminütige Sperre der Client IP-Adresse für den Benutzer nach sich, eine entsprechende Meldung wird dem Benutzer angezeigt. Falls weitere Authentifizierungsmethoden (durch den DataBox Administrator ab der Dedicated Variante einstellbar) erlaubt sind, erhält der Benutzer als weitere Option eine Auswahl weiterer Authentisierungsmethoden. Gegebenenfalls erscheint ein weiteres Feld für ein Einmalpasswort, falls eine Zweifaktor-Authentisierung mittels Hardware-Token gefordert wird

7 Login Passwort vergessen Abbildung 2: Login mittels Zwei-Faktor Authentisierung via Radius Abbildung 3: Login via Active Directory - Benutzername und Kennwort - 2 -

8 Login Passwort vergessen 1.2 Passwort vergessen Hinweis: Nur in der Authentisierungsart Basic ( und Kennwort) verfügbar. Falls man sich nicht an sein Passwort erinnert, wird die Möglichkeit angeboten, sein Kennwort per Mailaccount zurückzusetzen. Dabei gelangt man über einen Link mit der Aufschrift Passwort vergessen? über dem Passwort-Eingabefeld zu einer Seite, auf der man seine -Adresse eingeben kann. Anschließend wird das Passwort zurückgesetzt und man bekommt kurz darauf eine mit einem Link zum Zurücksetzen des Kennwortes. Dieser Link ist zur Erhöhung der Sicherheit nur zeitlich begrenzt gültig. Abbildung 4: Passwort zurücksetzen 1.3 Passwort ändern und erste Anmeldung Hinweis: Nur in der Authentisierungsart Basic ( und Kennwort) verfügbar. Bei der allerersten Anmeldung kommt man auf einen Bildschirm zum Ändern des vom krz DataBox vergebenen Passworts. Dieses muss mindestens 8 Zeichen lang sein sowie aus Ziffern bestehen

9 Login Verschlüsselungskennwort festlegen Der farbige Balken verändert sich je nach Sicherheit des Passworts. Die Eingabe des Passworts muss zur eigenen Sicherheit wiederholt werden. Abbildung 5: Erste Anmeldung 1.4 Verschlüsselungskennwort festlegen Greift ein User erstmalig über den Web-Client auf einen verschlüsselten Data Room zu, wird er zur Eingabe eines Verschlüsselungskennworts aufgefordert. Mit diesem werden am Server ein public und ein private Key erstellt, der nur mit diesem Verschlüsselungskennwort entschlüsselt werden kann. Abbildung 6: Verschlüsselungskennwort erstellen - 4 -

10 Start Dashboard 2 Start 2.1 Dashboard Nach der Anmeldung wird man auf die Startseite, das sog. Dashboard, weitergeleitet. Dort stehen die Nachrichten der krz DataBox, aus denen der Benutzer die aktuellen Informationen zu Neuerungen o.ä. entnehmen kann. Hinweis: Die hier enthaltenen Informationen hängen von der Berechtigungsstufe des Benutzers ab, z.b. sieht ein DataBox Admin statistische Informationen zum belegten Speicherplatz, die der Benutzer nicht sieht. Der Benutzer erhält Auskunft darüber, zu welchem Zeitpunkt er sich eingeloggt hat und wann der letzte erfolglose Login stattgefunden hat. Abbildung 7: Dashboard - 5 -

11 Start Mögliche Optionen 2.2 Mögliche Optionen Abbildung 8: Mögliche Optionen Rechts oben findet man drei Links, die von überall erreichbar sind, solange man angemeldet ist <Ihr Benutzername>: Hier kann man die eigenen Benutzer-Stammdaten wie z. B. Name und Titel ändern. Passwort ändern: Dies geschieht unter Eingabe seines aktuellen und des neuen Passworts. Näheres dazu steht im Punkt 1.3 Abmelden: Damit beendet man seine Sitzung und kommt wieder auf die Seite zur Anmeldung. Auf der linken Seite befinden sich weitere Optionen: Dashboard: Man wird auf die Startseite weitergeleitet. Toolbox - Benutzer anlegen: Diese Option erreicht man nur als DataBox Admin oder Benutzer mit dem Recht Benutzerverwaltung. Hier kann ein neues Benutzerprofil im System angelegt werden. Toolbox - Benutzerübersicht: Auch diese Option erreicht man nur als DataBox Admin oder als Benutzer mit dem Recht Benutzerverwaltung. In dieser Maske erhält man eine Auflistung aller Benutzer die man selbst angelegt hat (DataBox Admins sehen alle Benutzer). Näheres dazu findet man unter dem Punkt Toolbox - Ihre freigegebenen Dateien: Man kommt zu einer Auflistung aller Dateien, die man freigegeben hat. Näheres dazu findet man unter dem Punkt 5.3. Weitere optionale Punkte (in den jeweiligen Funktionen beschrieben) - 6 -

12 Toolbox Einstellungen Ihre Data Rooms: Hier steht eine Liste der Data Rooms, auf die man Zugriff hat. Durch Klick wird man zur Seite der darin befindlichen Dateien und Ordner und deren Verwaltung geleitet. Ist man untergeordneten Subrooms zugeordnet, erscheint vor dem jeweiligen Data Room ein + -Symbol. 3 Toolbox Abhängig vom eigenen Account-Typen sind ein paar grundlegende Funktionen unter der Toolbox verfügbar. Abbildung 9: Toolbox 3.1 Einstellungen Aktivierung der Triple-Crypt TM Technology Die DataBox Admins aller Produktvarianten können unter dem Menüpunkt Einstellungen die Funktionalität der Triple-Crypt TM Technology aktivieren. Nach einem Klick auf die Einstellungen erscheint ein Menü, in dem momentan nur dieses Feature aktiviert werden kann; weitere Features der krz DataBox werden hier in Zukunft ebenfalls konfiguriert werden können

13 Toolbox Einstellungen Abbildung 10: Globale Einstellungen Nun muss ein sogenannter DataBox Rescue Key vergeben werden. Mit diesem ist es möglich, im Notfall Dateien aus verschlüsselten Data Rooms wieder zu entschlüsseln, solange der jeweilige Data Room Admin dies nicht unterbunden hat. Abbildung 11: Rescue Key erstellen Nach Bestätigen mittels des OK Buttons wird der DataBox Rescue Key gespeichert: - 8 -

14 Toolbox Einstellungen Abbildung 12: Rescue Key generieren Nach erfolgreicher Eingabe eines DataBox Rescue Keys ist das Feature für die DataBox des Kunden aktiviert. Daraufhin wird eine an alle DataBox Benutzer dieses Kunden versendet, in dem diese informiert werden, dass die Triple-Crypt Technology aktiviert wurde. Darüber hinaus werden die Benutzer aufgefordert, sich in den Webclient einzuloggen und dort ihr Verschlüsselungskennwort festzulegen. Abbildung 13: - Triple-Crypt Technology aktiviert Nach der erfolgreichen Aktivierung der Triple-Crypt Technology wird dies in den Einstellungen entsprechend angezeigt. Abbildung 14: erfolgreiche Aktivierung Triple-Crypt Technology - 9 -

15 Toolbox Systemeinstellungen Nach der nächsten Anmeldung im Webclient der DataBox werden alle Benutzer darum gebeten, ein Verschlüsselungskennwort zu erstellen. Abbildung 15: Verschlüsselungskennwort erstellen Nach Bestätigen mittels des OK Buttons wird ein Schlüsselpaar für die Ver- und Entschlüsselungsoperationen generiert: Abbildung 16: Schlüsselpaar für die Ver- und Entschlüsselungsoperationen generieren 3.2 Systemeinstellungen Zugriffsberechtigung und generelle Einstellungen Der jeweilige DataBox Admin (Ab Dedicated bzw. Virtual Appliance Variante) hat Zugriff auf die Systemeinstellungen und kann so die Parameter des Systems ändern wie z.b. Server, Systemname, Links etc

16 Toolbox Systemeinstellungen Abbildung 17: globale Systemeinstellungen Aktivieren der Anmeldung an einem Active Directory (AD) Server Ab der Version Dedicated und Virtual Appliance kann der DataBox Admin über das Einstellungsmenü im Reiter Authentifizierung das System mit einem Active Directory Server verknüpfen. Zunächst muss der AD Zugriff global aktiviert werden, da die Default Einstellung für die Authentisierung auf SQL steht

17 Toolbox Systemeinstellungen Abbildung 18: Globale Aktivierung der Authentisierungsmethode Zur Anmeldung sind folgende Einstellungen anhand der Beschreibung anzugeben: Abbildung 19: Authentifizierung mittels AD

18 Toolbox Systemeinstellungen Aktivieren der Anmeldung an einem Radius Server Als Zwei-Faktor-Authentisierungsmethode wird die Anmeldung mittels PIN und Token Passwort pro Benutzer unterstützt, diese muss zur Verwendung global aktiviert werden (siehe Punkt 3.2.2) und kann dann mithilfe folgender beschriebener Parameter eingestellt werden: Abbildung 20: Radius Einstellung

19 Toolbox Benutzer 3.3 Benutzer Benutzerrollen Abbildung 21: Rollenkonzept DataBox Admin: Ein DataBox Admin bekleidet grundsätzlich nur die zentrale Admin-Rolle der DataBox. Darunter fallen globale System- und Benutzerverwaltung, sowie das Anlegen von neuen Data Rooms und die Zuweisung von Data Room Admins und die Erteilung der Berechtigung zur Verschlüsselung von Data Rooms. Data Room Admin: Admin für die Data Rooms, in denen er als Data Room Admin hinterlegt ist, d.h. er hat alle Rechte in diesen Data Rooms Überblick über die Benutzer in seinen Data Rooms Vergabe von Rechten an Benutzer in seinen Data Rooms (Upload, Löschen, Data Room Admin) Anlegen von Subrooms, innerhalb des zugeordneten Data Rooms Bearbeiten von Zuweisungen zu seinen Data Rooms (nicht zugewiesene Benutzer hinzufügen, hinzugefügte Benutzer entfernen) Hinweis: ein Benutzer kann gleichzeitig in verschiedenen Data Rooms / Subrooms Data Room Admin oder Data Room User sein

20 Toolbox Benutzer Data Room User: typische Benutzerrolle im Data Room kann Dateien hochladen, löschen und Downloadlinks versenden (je nach zugeteilten Rechten) Hinweis: Ein Benutzer kann gleichzeitig in verschiedenen Data Rooms / Subrooms Data Room Admin oder Data Room User sein. Link-Empfänger: Nutzer der Downloadlinks kein User-Account nötig Nutzer der Uploadlinks kein User-Account nötig Globales Recht Benutzerverwaltung Neben den einzelnen Kontotypen und Room-spezifischen Rechten existiert das separate Recht Benutzerverwaltung. DataBox Admins verfügen automatisch über dieses Recht. Benutzer mit dem Recht Benutzerverwaltung können neue Benutzer in der DataBox anlegen und entsprechend ihrer eigenen Roomzuordnungen und Rechte neue Benutzer auch Rooms zuordnen. Ebenso kann der Benutzer alle bestehenden Benutzer, die durch ihn angelegt wurden, bearbeiten und löschen (DataBox Admins können alle bestehenden Benutzer bearbeiten und löschen) Benutzer anlegen/bearbeiten Das Anlegen/Bearbeiten von Benutzern ist nur möglich, wenn man über das globale Recht Benutzerverwaltung verfügt wie unter beschrieben. Beim Auswählen der Aktion Benutzer anlegen unter der Aufschrift Toolbox gelangt man auf ein Formular zum Anlegen eines neuen Benutzers. Beim Bearbeiten eines bestehenden Benutzers gelangt man in dieselbe Maske. In diesem Fall sind die Eingabefelder bereits vorausgefüllt und ein Bearbeiten des Benutzernamens ist nicht möglich

21 Toolbox Benutzer Abbildung 22: Benutzer anlegen Wenn die Anmeldung mittels eines Active-Directory Verzeichnisses aktiviert ist, erscheint ein zusätzliches Feld, in dem der Active-Directory Benutzername angegeben werden kann. Wird hier beim Anlegen des Benutzers der Active-Directory Benutzername eingetragen, so erhält dieser an die angegebene -Adresse eine Mail mit dem Hinweis, er könne sich mit seinem Active-Directory Benutzername anmelden. Die Anmeldung mit und Passwort ist für diesen Benutzer dann ebenfalls noch möglich. Wenn dieses Feld leer gelassen wird, kann sich der Benutzer nicht per Active-Directory, sondern lediglich per /Passwort anmelden. Er erhält eine Mail, in dem seine Login-Daten, also E- Mail-Adresse und Initialpasswort stehen

22 Toolbox Benutzer Abbildung 23: Neuen AD-Benutzer anlegen Abbildung 24: Benutzer bearbeiten

23 Toolbox Benutzer Neben allgemeinen Benutzerangaben wie -Adresse und Name können weitere Angaben gespeichert werden: Ablaufdatum: Nach Ablauf dieses Tages wird der Benutzer automatisch und unwiderruflich aus dem System gelöscht! Keine Angabe bedeutet, dass der Benutzer nicht automatisch gelöscht wird. Benutzerverwaltung Der anzulegende/bearbeitete Benutzer erhält das globale Recht zur Benutzerverwaltung Details hierzu siehe DataBox Admin (nur sichtbar, falls man selbst DataBox Admin ist) Der anzulegende/bearbeitete Benutzer wird zum DataBox Admin und erhält damit uneingeschränkten Zugriff auf die Rooms, Daten und Benutzer der krz DataBox. Einfache Anmeldung erlaubt Diese Option muss ausgewählt werden, falls sich der Benutzer mit seinem Benutzernamen und dem Passwort anmelden können soll Radius Anmeldung erlaubt (nur sichtbar, falls global in der krz DataBox die Anmeldung gegen RADIUS aktiviert ist) Falls sich der Benutzer gegen RADIUS authentifizieren können soll, muss diese Option ausgewählt werden und der Name eingetragen werden, unter dem der Benutzer dem RADIUS-Server bekannt ist. ActiveDirectory Anmeldung erlaubt (nur sichtbar, falls global in der krz DataBox die Anmeldung gegen ein Active Directory aktiviert ist) Falls sich der Benutzer gegen ein Active Directory authentifizieren können soll, muss diese Option ausgewählt werden und der Name eingetragen werden, unter dem der Benutzer im Active Directory bekannt ist. ActiveDirectory (nur sichtbar, falls global in der krz DataBox die Anmeldung gegen ein Active Directory aktiviert ist) Falls sich der Benutzer auch mit seinen im Active Directory hinterlegten -Adressen anmelden können soll, können diese -Adressen hier importiert werden. Dies geschieht mit einem Klick auf das grüne aktualisieren -Symbol. Spätere Änderungen der -Adressen im Active Directory werden nicht automatisch übernommen, sondern müssen mit einem weiteren Klick auf das aktualisieren -Symbol übernommen werden. Als DataBox Admin oder Data Room Admin in mindestens einem Room kann man neu anzulegende oder bearbeitete Benutzer auch gleich zu Data Rooms / Subrooms zuweisen und dort Rechte vergeben:

24 Toolbox Benutzer Abbildung 25: Raumzuweisung/ Rechte In übergeordneten Rooms kann man vergebene Rechte automatisch auf alle untergeordneten Subrooms übertragen lassen durch einen Klick auf Auf Subrooms vererben. Abbildung 26: Vererbung von Rechten auf Subrooms Des Weiteren kann der Benutzer auf Klick des Buttons Benutzergruppen einer oder mehreren Benutzergruppen zugeordnet werden

25 Toolbox Benutzer Abbildung 27: Benutzergruppenzuweisung Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, einen Benutzer bei Anlegen einer oder mehreren Gruppen zuzuweisen. Weitere Informationen hierzu siehe Benutzeranmeldung gegen ein Active Directory oder Radius Sollen sich Benutzer auch gegen Active Directory (AD) anmelden können (Windows-Login), wird pro Benutzer noch zusätzlich der Active-Directory-Benutzername erforderlich. Dieser kann jederzeit hinzugefügt werden und identifiziert den User eindeutig im AD: Abbildung 28: Benutzerauthentisierungsmethoden pro User

26 Toolbox Benutzer Es ist auch möglich, sich beim WebDAV-Zugriff und in den mobilen Clients gegen einen Active Directory-Server anzumelden, wenn dies in den Einstellungen erlaubt ist. Eine Radius-Anmeldung über mobile Clients und WebDav wird aufgrund der fehlenden clientseitigen Eingabemöglichkeiten nicht unterstützt Benutzerübersicht Über diesen Link kommt man auf die Seite zur Verwaltung von Benutzern. Abbildung 29: Benutzerübersicht Hier hat der DataBox Admin eine Übersicht über alle Data Rooms und über die Benutzer, die diesen zugewiesen sind. Der Data Room Admin kann auch hier nur die Data Rooms auswählen, zu welchen er zugewiesen ist. In beiden Fällen sind folgende Aktionen verfügbar: Benutzer bearbeiten Durch einen Klick auf den Bearbeiten -Button gelangt man in die Maske zum Editieren des gewählten Benutzers. Details hierzu s Benutzer sperren/entsperren Durch Klick auf das offene Schloss kann ein Benutzer aus dem System gesperrt werden. Das heißt, dass er sich nicht mehr unter seinem Benutzerprofil einloggen kann, bis erneut auf das nun geschlossene Schloss geklickt wurde. Diese Funktion kann nicht am eigenen Benutzerprofil angewandt werden. Benutzer löschen Der ausgewählte Benutzer wird komplett aus dem System gelöscht. Diese Funktion kann nicht am eigenen Benutzerprofil angewandt werden

27 Toolbox Benutzergruppen 3.4 Benutzergruppen Benutzergruppen dienen der Zusammenfassung sowie der Vereinfachung der Rechtevergabe mehrerer Benutzer Benutzergruppe anlegen Sofern noch keine Benutzergruppen angelegt wurden, gelangt man über Klick auf Benutzergruppen unter der Aufschrift Toolbox auf ein Formular zum Anlegen einer neuen Benutzergruppe. Ansonsten erscheint eine Übersicht aller bereits angelegten Gruppen (siehe 3.4.3). Beim Bearbeiten einer bestehenden Benutzergruppe gelangt man in dieselbe Maske. In diesem Fall sind die Eingabefelder bereits vorausgefüllt und im Gegensatz zum Bearbeiten eines Benutzers kann der Benutzergruppenname geändert werden. Abbildung 30: Benutzergruppe anlegen Neben Name und ein Ablaufdatum (optional), können Räume und auch Benutzer zu einer Gruppe hinzugefügt werden. Unter dem Punkt Räume können der Gruppe analog zum Anlegen eines Benutzers Räume und Rechte zugewiesen werden

28 Toolbox Benutzergruppen Abbildung 31: Raum und Rechtezuweisung Unter dem Punk Benutzer können Benutzer ausgewählt und der Gruppe durch Setzen des Hakens zugewiesen werden. Abbildung 32: Benutzerzuweisung Alle Änderungen werden erst nach Klick auf den Button Speichern aktiv

29 Toolbox Benutzergruppen Benutzergruppe bearbeiten In dieser Maske kann der Name geändert werden und optional Benutzer und Räume entfernt und/oder hinzugefügt werden. Abbildung 33: Benutzergruppe bearbeiten Die Änderungen der Raumzuweisungen sind analog denen der Benutzerbearbeiten. Abbildung 34: Benutzergruppe bearbeiten Benutzer können durch entfernen des Hakens von der Gruppe entfernt werden. Alle getroffenen Änderungen treten erst nach Klick auf den Button speichern in Kraft

30 Toolbox Benutzergruppen Benutzergruppenübersicht Durch den Link in der Toolbox Benutzergruppenübersicht erhalten Sie eine detaillierte Auflistung aller Gruppen. Durch den Button Benutzergruppe anlegen können neue Gruppen erstellt werden. Abbildung 35: Benutzergruppenübersicht Durch Klick auf den Button Benutzergruppe anlegen kann eine neue Gruppe angelegt werden. Siehe auch Es sind nachfolgende Aktionen verfügbar. Suche Abbildung 36: Button Benutzergruppe anlegen Abbildung 37: Benutzergruppenübersicht Suche Es kann nach folgenden Kriterien gesucht werden: Volltextsuche: Alle Felder werden nach dem Suchkriterium durchsucht. Benutzergruppe: Es wird nach dem Namen der Benutzergruppe gesucht. Mail-Adresse des Benutzers: Es wird eine Liste an Benutzergruppen zurückgeliefert, in welchen die Mail-Adresse des Benutzers (oder Teile davon) vorkommt. Name des Benutzers: Suche nach Vor- oder Nachnamen eines Benutzers. Auch hier wird eine Liste an Benutzergruppen zurückgeliefert, in welchen der Name (oder Teile davon) vorkommen. Erstellungsdatum: Suche nach Erstellungsdatum der Benutzergruppen

31 Ihre Data Rooms Dateien und Ordner Benutzergruppe bearbeiten Durch einen Klick auf den Bearbeiten -Button gelangt man in die Maske zum Editieren der gewählten Benutzergruppe. Benutzergruppe löschen Die ausgewählte Benutzergruppe wird komplett aus dem System gelöscht, die Mitglieder jedoch werden nicht gelöscht. 4 Ihre Data Rooms Bei Klick auf einen der links aufgezählten Data Rooms / Subrooms erscheint der Bildschirm mit einer Liste aller darin beinhalteten Dateien und Ordner und diversen Funktionalitäten zu ihrer Verwaltung. Als Überschrift des Raums dienen sein Name sowie das Verzeichnis, in dem man sich gerade befindet. Durch Klick auf einen Ordnernamen oder auf den Namen des Raums gelangt man automatisch auf die gewünschte Seite. Abbildung 38: Data Room

32 Ihre Data Rooms Dateien und Ordner 4.1 Dateien und Ordner Neben jedem Dateinamen sind zusätzliche Informationen zu ihrer Klassifikation, der Größe, dem Typen, dem Datum der letzten Änderung sowie dem Namen des Benutzers, der diese zuletzt bearbeitet hat. Zusätzlich sind -soweit vergeben- Symbole für Kommentar und Ablaufdatum zu sehen. Beim Überfahren dieser Symbole erscheinen nähere Details. Die Dateien/Ordner können nach jeder dieser Informationen durch Anklicken der Überschriften sortiert werden. Alle Inhalte sind mit entsprechenden Symbolen versehen und können mit den danebenstehenden Kästchen markiert werden. Das oberste Kästchen ermöglicht die Markierung aller Dateien. 4.2 Data Room als Laufwerk einbinden (WebDav) Über den Link Diesen Data Room als Laufwerk einbinden wird man auf eine neue Seite geleitet. Abbildung 39: Data Room als Laufwerk einbinden Dort steht, in wenigen Schritten beschrieben, wie man den ausgewählten Room / Subroom mittels WebDAV als Laufwerk einbinden kann. Das bedeutet, dass man auf seine Daten wie auf eine Online-Festplatte zugreifen kann

33 Ihre Data Rooms Herunterladen Abbildung 40: Beschreibung Einbindung 4.3 Herunterladen Jede Datei, die sich im Data Room befindet, kann durch einen einfachen Klick auf ihren Namen runtergeladen werden. Je nach Art des Browsers erscheint dabei ein Dialog, in dem man sich für den Speicherort und/oder das Öffnen der Datei entscheiden kann. Dies kann auch durch Rechtsklick Ziel speichern unter durchgeführt werden. Etwas anders gestaltet sich der Download von Dateien aus verschlüsselten Data Rooms. Sie klicken wie gewohnt auf die Datei die sie herunterladen wollen, woraufhin sich ein Popup öffnet, in dem Sie zur Eingaben Ihres Verschlüsselungskennworts oder eines entsprechenden Rescue Keys aufgefordert werden. Nach korrekter Eingabe wird die verschlüsselte Datei heruntergeladen und lokal am Client entschlüsselt

34 Ihre Data Rooms Dateien hochladen mittels Upload und Multiupload Abbildung 41: Eingaben des Verschlüsselungskennworts 4.4 Dateien hochladen mittels Upload und Multiupload Falls man das Recht zum Hochladen von eigenen Dateien besitzt, ist ein Button mit der Aufschrift Hochladen in der Aktionszeile oben sichtbar. Wenn man ihn ausgewählt hat, können anschließend die eigenen Verzeichnisse nach der gewünschten Datei durchsucht werden. Zusätzlich kann optional ein Kommentar zu der Datei angegeben werden. Auch ein Ablaufdatum steht frei zur Wahl, falls man möchte, dass die Datei zu einem bestimmten Datum automatisch wieder aus dem Data Room gelöscht wird. Die Klassifikation dient zur Einstufung der Vertraulichkeit der Datei und muss mit angegeben werden. Standardmäßig ist die Multiupload Funktion aktiv, d.h. es können mehrere Dateien gleichzeitig gewählt werden. Unterstützt der Browser jedoch weder HTML5 noch Flash, kann auch der einfache Uploader verwendet werden. Benötigtes Recht im jeweiligen Data Room / Subroom: Upload

35 Ihre Data Rooms Dateien hochladen mittels Upload und Multiupload Abbildung 42: Upload Beim Hochladen wird ein Statusbalken angezeigt, der den aktuellen Status des Uploads anzeigt. Je nach Browser und eingestellter Sprache kann die Anzeige variieren. Abbildung 43: Upload-Status

36 Ihre Data Rooms Neues Verzeichnis Abbildung 44: Multiupload und Single Upload 4.5 Neues Verzeichnis Das Anlegen eines neuen Verzeichnisses innerhalb eines Raums wird ebenfalls im Besitz des Rechtes zum Hochladen von Dateien ermöglicht. Ein Verzeichnis kann ebenfalls weitere Verzeichnisse und Dateien enthalten. Benötigtes Recht im jeweiligen Data Room / Subroom: Upload 4.6 Verschieben Es kann eine beliebige Anzahl von Dateien und/oder Ordnern markiert und nach Auswahl des Zielordners im selben Raum oder nach Auswahl eines anderen Raums verschoben werden. Diese Funktion ist ebenfalls mit Rechten beschränkt verfügbar. Benötigtes Recht im jeweiligen Data Room / Subroom: Upload (beim Verschieben innerhalb desselben Rooms) Löschen im Quell-Room, Upload im Ziel-Room (beim Verschieben in einen anderen Room) 4.7 Kopieren Analog zum Verschieben kann auch hier eine beliebige Anzahl von Dateien/Ordnern in einen Zielordner desselben Raums oder in einen anderen Raum kopiert werden. Beim Kopieren einer Datei

37 Ihre Data Rooms Backup/Zippen werden alle Zusatzinformationen ausschließlich des Änderungsdatums und des letzten Bearbeiters mitkopiert. Benötigtes Recht im jeweiligen Data Room / Subroom: Upload 4.8 Backup/Zippen Bei dieser Funktion werden alle markierten Dateien/Ordner in einer Zip-Datei verpackt zum Download bereitgestellt. 4.9 Löschen Die Dateien und Ordner in einem Raum können durch Markieren und Drücken auf den Löschen - Button aus dem System entfernt werden. Kopien dieser Dateien/Ordner in anderen Pfaden sind davon jedoch nicht betroffen. Benötigtes Recht im jeweiligen Data Room / Subroom: Löschen 4.10 Mehr Funktionen Beim Anklicken des Buttons mit der Aufschrift Mehr Funktionen kommt der Benutzer in den Abschnitt zum Bearbeiten von Dateien oder Ordnern. Ein Ordner kann mit dieser Funktion nur umbenannt werden. Wählt man nur eine Datei aus, kann man sich durch Markierung der Kästchen entscheiden, welche Elemente der Funktion ausgeführt werden sollen. Diese sind unterteilt in Umbenennung, Änderung von Kommentar, von Ablaufdatum und von Klassifikation. Werden mehrere Dateien markiert, so können außer ihren Namen ihre Daten gleichzeitig editiert werden. Auch hier sind nur die Optionen verfügbar, die der Benutzer anwenden darf. Benötigtes Recht im jeweiligen Data Room / Subroom: Upload (zum umbenennen und klassifizeren) Löschen (zum Ändern von Datei-Ablaufdaten)

38 Freigeben einer Datei Weitere Optionen Abbildung 45: Mehr Funktionen 4.11 Weitere Optionen Beim Anklicken des Buttons mit der Aufschrift weitere Optionen, öffnet sich für den Benutzer ein Menü, das Funktionen wie zum Beispiel: Anlegen eines Subrooms, Diesen Data Room bearbeiten und Diesen Data Room als Laufwerk einbinden bereitstellt. Abbildung 46: weiter Optionen 5 Freigeben einer Datei Freigeben einer Datei bedeutet, dass ein Link erstellt wird, unter dem man auch ohne Benutzerprofil eine Datei herunterladen kann

39 Freigeben einer Datei Jetzt freigeben 5.1 Jetzt freigeben Neben allen Dateien gibt es jeweils den Button Jetzt freigeben!. Durch Klick wird man auf eine neue Seite weitergeleitet, bei der man zwei verschiedene Reiter anklicken kann. Abbildung 47: Jetzt freigeben! Ausnahme: Dateien aus verschlüsselten Data Rooms können nicht freigegeben werden, da zur Entschlüsselung ein Verschlüsselungskennwort notwendig ist, welches nur für die krz DataBox User existieren kann Freigabe ohne Sie erlaubt dem Benutzer ein Ablaufdatum für den Download-Link einzustellen, bis zu welchem die freigegebene Datei heruntergeladen werden kann. Wird ein Häkchen bei Passwort gesetzt, so kann man die Datei unter dem Link nur runterladen, wenn man das bei der Freigabe vergebene Passwort eingibt. Dieses sollte dem Empfänger vor dem Herunterladen mitgeteilt werden. Das dritte Häkchen aktiviert die Benachrichtigung des Benutzers per , sobald die Datei unter dem Freigabe-Link heruntergeladen wurde. Das ganze wird durch Klick auf Freigabe jetzt erstellen bestätigt. Man kommt auf die vorherige Seite und kann den oben angezeigten Link kopieren

40 Freigeben einer Datei Jetzt freigeben Abbildung 48: Freigabe ohne Freigabe via versenden Bei dieser Variante kann man zusätzlich zu den oben beschriebenen Optionen den Freigabe-Link automatisch an mehrere -Adressen versenden. Dabei sollten die Empfänger durch ein Semikolon (;) getrennt werden. Der Betreff sowie der Inhalt der Nachricht können individuell verändert werden

41 Freigeben einer Datei Jetzt freigeben Abbildung 49: Freigabe via versenden Sobald eine Datei freigegeben wurde, verändert sich die Aufschrift des Jetzt freigeben! -Buttons zu der Anzahl der bereits erstellten Freigaben dieser Datei

42 Freigeben einer Datei Vorhandene Freigaben verwalten Abbildung 50: Freigabe-Link und Button Der Button führt nun zu einer neuen Seite mit den Erfassungen der Freigaben dieser Datei. 5.2 Vorhandene Freigaben verwalten Neben dem Namen der freigegebenen Dateien und deren Freigabe-Links sieht man, welche Optionen bei der Freigabe zusätzlich aktiviert wurden. Darüber hinaus gibt die Liste auch Auskunft über den aktuellen Pfad und die Klassifikation der Datei. Die Einträge können nach ihren Zusatzinformationen sortiert werden. Durch Betätigen des Löschen -Buttons neben einem Eintrag wird der Freigabe-Link entfernt und kann nicht mehr benutzt werden. Unter Neue Freigabe löst man die unter Punkt 5.1 beschriebene Funktion erneut für dieselbe Datei aus. Abbildung 51: Freigabe einer Datei

43 Upload Konten Ihre freigegebenen Dateien 5.3 Ihre freigegebenen Dateien Über einen Link mit der Aufschrift Ihre freigegebenen Dateien auf der linken Seite kommt man zu einer Liste mit den aktuellen Freigaben, die noch aktiv sind. Diese ist analog zur in 5.2 beschriebenen Seite aufgebaut, jedoch mit dem Unterschied, dass die Freigaben aller Dateien angezeigt werden und eine erneute Freigabe nicht möglich ist. Abbildung 52: Meine Freigaben 6 Upload Konten 6.1 Was sind Upload Konten? Externe Personen können Dateien in die DataBox hochladen, ohne dass ein Benutzer angelegt werden muss. Diese Funktion nennt sich Upload Accounts, welche zeitlich und volumentechnisch begrenzt werden können. Die Funktion kann durch DataBox Admins aktiviert/deaktiviert werden. 6.2 Konto einrichten Upload Konten können pro Raum, Unterraum oder auch direkt für Ordner angelegt werden. Wechseln Sie dazu in den jeweiligen Ordner, der durch ein Upload Konto befüllt werden soll. Im Ordnermenü weitere Optionen (rechts oben) finden sie den Link Upload Konto einrichten. Abbildung 53: Upload Konto erstellen

44 Upload Konten Konto einrichten Zum Versenden eines Upload Kontos muss ein eindeutiger Alias-Name gewählt werden. Dieses Kürzel ist generell frei wählbar und dient nicht nur der Übersicht, sondern wird auch für die Zuordnung des Upload Kontos zu seinem Nutzen verwendet. Der Alias muss systemweit eindeutig sein, ist er dies nicht, wird dem Benutzer eine entsprechende Meldung angezeigt. Standardmäßig ist ein Ablaufdatum für Upload Konten gesetzt sowie eine Einschränkung auf Dateianzahl und Gesamtvolumen. Dies ist sicherheitstechnisch stets anzuraten, da die Upload Konten ohne Benutzerkonto und damit frei im Zugriff aus dem Internet sind sofern der erstellte Link publiziert wird. Mithilfe der Funktion Benachrichtigung bei Upload wird der jew. Ersteller über einen getätigten Upload vom System an seine hinterlegte -adresse informiert. Ausnahme: Uploadkonten in verschlüsselten Data Rooms können nicht angelegt werden, da zur Verschlüsselung der Dateien ein Verschlüsselungskennwort notwendig ist, welches nur für DataBox User existieren kann. Abbildung 54: Upload Konto einrichten Als zusätzliche Option kann der generierte Link für das Upload Konto direkt vom System per verteilt werden. Diese Funktion ist z.b. im Internet Kaffee oder auf öffentlichen Rechnern sehr nützlich, da kein -client benötigt wird

45 Upload Konten Konto einrichten Abbildung 55: Versenden via Damit eine Mail vom System versendet wird, muss Versenden via gewählt und mindestens eine valide Adresse angegeben werden. (Bei mehreren Adressen müssen die Empfänger durch ein Semikolon (;) getrennt werden.) Der Betreff, sowie Kommentar Text kann beliebig angepasst werden. Hierbei ist zu beachten, dass der erstellte Link nicht verändert wird. Danach wird das Konto mit Klick auf folgenden Button erstellt: Abbildung 56: Upload Konto jetzt erstellen Der Link für das Upload Konto wurde erstellt: Dieser kann jederzeit manuell kopiert und verteilt werden falls dies nicht bereits durch Versenden via geschehen ist. Einsicht und nachträgliches Verteilen ist über die Übersicht Meine Upload Konten möglich

46 Upload Konten Upload Maske Abbildung 57: Bestätigungsmeldung 6.3 Upload Maske Nach Aufruf des Links wird der Benutzer auf die Upload-Webseite geleitet und kann mittels Dateiauswahl-Dialog Dateien hochladen. Abbildung 58: Upload Maske

47 Systemprotokoll Ansicht aller Upload Konten 6.4 Ansicht aller Upload Konten Erstellte Upload Konten können über den entsprechenden Menüpunkt in der Toolbox eingesehen und verwaltet werden. Abbildung 59: Meine Upload Konten 7 Systemprotokoll DataBox Admins können das Protokoll Ihrer DataBox Installation im Menüpunkt Systemprotokoll einsehen. Es ist ebenfalls eine Suchfunktion integriert, um z.b. nach bestimmten Aktionen zu suchen. Wählen Sie hierzu das Suchfeld z.b. Aktion und starten Sie mittels Suche starten die Suchanfrage nach einem Begriff im ersten Feld. * ist ein Platzhalter. Abbildung 60: Systemprotokoll 8 Multimedia Ansicht 8.1 Wechseln zwischen Standard- und Multimedia-Ansicht Um zwischen der Standard- und der Multimedia-Ansicht zu wechseln, muss lediglich einer der beiden Buttons unter Ansichten (siehe blauer Kreis) geklickt werden

48 Multimedia Ansicht Unterstützte Formate und Internet-Browser Abbildung 61: Überblick über die Toolbox Je nach Anzahl (prozentualer Wert) der im Data Room vorhandenen Bilder, wechselt die Ansicht automatisch in die Multimedia-Ansicht (überwiegend Bilder) oder Standard-Ansicht (überwiegend sonstige Daten). Der Wert hierzu kann über Systemadministratoren eingestellt werden. Auch die Ansicht kann komplett deaktiviert werden. 8.2 Unterstützte Formate und Internet-Browser Unterstützte Bilderformate im internen Viewer: Unterstützte Audioformate im internen Player: Unterstützte Videoformate im internen Player: Browserkompatibilität: jpg, jpeg, bmp, png, gif mp3 mp4 IE8/IE9 Firefox Chrome Safari Safari(iPad) Opera abspielen (audio/video) Ja Ja Ja Ja Nein Ja fullscreen (video) Nein Ja Ja Ja Nein Nein spulen Nein Ja Nein Ja Nein Ja

49 Multimedia Ansicht Benutzen der Lightbox-Ansicht 8.3 Benutzen der Lightbox-Ansicht Ein Klick auf ein Bild ruft eine Lightbox auf. Mit den Pfeil-Buttons (linke und rechte untere Ecken) kann man zwischen den einzelnen Bildern wechseln. Über einen Rechtsklick in die Lightbox bzw. einen Klick auf den Button Aktionen wird das Kontextmenü aufgerufen. Ein Klick auf den X -Button (rechte obere Ecke der Vorschau) oder den äußeren, dunklen Rand beendet die Lightbox und man kehrt zur Thumbnail-Ansicht zurück. Abbildung 62: Screenshot der Lightbox mit Kontextmenü 8.4 Dateien bearbeiten in der Multimedia-Ansicht Fährt man mit der Maus über eines der Bilder und klickt den Rand außerhalb des Bildes an, kann man die Grafik markieren und sämtliche Dateifunktionen (Umbenennen, Verschieben, etc.) wie gewohnt benutzen. Es ist auch möglich, mehrere oder alle Bilder zu markieren und die Grafiken nach verschiedenen Kategorien zu sortieren

50 Multimedia Ansicht Video und Audio in der Multimedia-Ansicht Abbildung 63: Markieren von Bildern in der Multimedia-Ansicht 8.5 Video und Audio in der Multimedia-Ansicht Die Multimedia-Ansicht unterstützt auch die Audio bzw. Video Formate.mp3 und.mp4. Abbildung 64: Audio und Video Dateien in der Multimedia-Ansicht Eine solche Datei kann per Klick auf das Datei-Icon bereits innerhalb des Browsers wiedergegeben werden, ohne diese herunterladen zu müssen

51 Anlegen und Verwalten von Data Rooms Zugriff auf Optionen zum Anlegen und Verwalten Abbildung 65: Ansicht für die Wiedergabe einer.mp3-datei Abbildung 66: Ansicht für die Wiedergabe einer.mp4-datei Des Weiteren hat man die Möglichkeit ein Video mit Klick auf das rechte untere Symbol Video-Datei im Vollbildmodus anzusehen. Mit drücken der Escape-Taste bzw. mit Klick auf das eine Symbol kann man diese Ansicht verlassen. 9 Anlegen und Verwalten von Data Rooms 9.1 Zugriff auf Optionen zum Anlegen und Verwalten Als DataBox Admin oder Data Room Admin erscheinen im Menü Ihre Data Rooms beim Überfahren mit der Maus zwei Buttons. Der erste Button erlaubt es unter diesem Data Room neue Subrooms anzulegen DataBox Admins erhalten zusätzlich ein gleichwertiges Eingabefeld zum Anlegen neuer Data Rooms auf oberster Ebene. Der zweite Button leitet den Benutzer auf die Verwaltungsmaske für die Data Rooms

52 Anlegen und Verwalten von Data Rooms Verwaltung von Data Rooms / Subrooms Abbildung 67: Rooms editieren Abbildung 68: Subrooms anlegen 9.2 Verwaltung von Data Rooms / Subrooms Nach Klick auf den Editieren -Button gelangt man zur Maske. Der aktuell ausgewählte Data Room / Subroom wird dabei in der Auflistung Bestehende Data Rooms hervorgehoben. In der rechten Auflistung Data Room / Subroom werden die Details zum gewählten Room angezeigt. Abbildung 69: Verwaltungsmaske für Data Rooms / Subrooms

53 Anlegen und Verwalten von Data Rooms Verwaltung von Data Rooms / Subrooms Data Room / Subroom umbenennen In dieser Maske kann man den gewählten Data Room umbenennen. Beim Umbenennen bleiben sämtliche Zuweisungen, Rechte, Ordnerstrukturen, Dateien und Freigaben erhalten. Abbildung 70: Data Room / Subroom umbenennen Benutzer zum Data Room / Subroom hinzufügen Über den Link Einen Benutzer zu Raum hinzufügen erreicht man ein Overlay, welches alle Benutzer in der DataBox auflistet, die diesem Data Room noch nicht zugeordnet sind. Ein Klick auf einen Benutzer aus dieser Liste ordnet diesen Benutzer dem Data Room / Subroom zu

54 Anlegen und Verwalten von Data Rooms Verwaltung von Data Rooms / Subrooms Abbildung 71: Benutzer zu Data Room / Subroom zuordnen Benutzer aus Data Room / Subroom entfernen Über den Link Markierten Benutzer aus Raum entfernen kann der Benutzer aus diesem Room entfernt werden. Dabei werden auch all seine Rechte in diesem Room entfernt Rechte für zugeordnete Benutzer bearbeiten Durch Klick auf einen Benutzer können dessen Rechte in diesem Data Room bearbeitet werden (Hinweis: Auch durch Vererbung gesetzt Rechte werden in diesem Fall überschrieben). Bei DataBox Admins können keine Rechte bearbeitet werden, da diese immer global alle Rechte besitzen. Wird der Benutzer in diesem Room zum Data Room Admin, erhält er alle Rechte, weshalb die Rechte für Upload und Löschen automatisch angehakt und ausgegraut werden. Wenn man das Recht zur Benutzerverwaltung besitzt und einen Benutzer gewählt hat, den man selbst erstellt hat, erscheint zusätzlich ein Link Markierten Benutzer bearbeiten über welchen man in die unter beschriebene Maske gelangt

55 Anlegen und Verwalten von Data Rooms Data Room verschlüsseln Abbildung 72: Rechte eines zugeordneten Benutzers bearbeiten 9.3 Data Room verschlüsseln Data Room Admin zur Verschlüsselung des Data Rooms berechtigen Zum Schutz vor Missbrauch oder Fehlbedienungen muss sich ein Data Room Admin das Recht zur Verschlüsselung des gewünschten Data Rooms von einem seiner DataBox Admins erteilen lassen. Dazu muss der DataBox Admin in der Ansicht Data Room bearbeiten den entsprechenden Data Room Admin auswählen und diesem in dessen Berechtigungen zusätzlich das Recht zur Verschlüsselung dieses Data Rooms zuteilen. Die Berechtigung kann auch an mehrere Data Room Admins erteilt werden

56 Anlegen und Verwalten von Data Rooms Data Room verschlüsseln Abbildung 73: Data Room verwalten Abbildung 74: Rechte für Data Room Admin Zur besseren Übersicht über die erteilten Berechtigungen, wird in einem gesonderten Bereich angezeigt, welche Data Room Admins dieses Recht zugeteilt bekommen haben

57 Anlegen und Verwalten von Data Rooms Data Room verschlüsseln Abbildung 75: Data Room Admin mit Recht auf Aktivierung der Local Encryption Data Room verschlüsseln Nachdem der Data Room Admin die entsprechende Berechtigung zugeteilt bekommen hat, muss zur Aktivierung der Verschlüsselung der entsprechende Data Room bearbeitet werden: Abbildung 76: Data Room bearbeiten Anschließend kann die Local Encryption aktiviert werden:

58 Anlegen und Verwalten von Data Rooms Data Room verschlüsseln Abbildung 77: Triple Crypt TM Technologie aktivieren Nach Klick auf die entsprechende Funktion erscheint ein Popup mit einer kurzen Erklärung zur Local Encryption. Hier hat der Data Room Admin die Möglichkeit den DataBox Rescue Key zu nutzen, einen Data Room Rescue Key zu erstellen oder keinen Rescue Key zu verwenden. Um den Data Room verschlüsseln zu können, muss eine der drei Optionen ausgewählt werden

59 Anlegen und Verwalten von Data Rooms Data Room verschlüsseln Abbildung 78: Data Space Rescue Key aktivieren Dabei wird er gefragt, ob für diesen Data Room der DataBox Rescue Key vererbt werden soll: damit kann im Notfall der DataBox Admin, der den DataBox Rescue Key kennt, die Daten in diesem Data Room wieder entschlüsseln. stattdessen einen Data Room Rescue Key festlegen werden soll: damit kann kein DataBox Admin die Daten aus diesem Data Room entschlüsseln. Im Notfall ist dieser Data Room Rescue Key notwendig. oder gar kein Rescue Key verwendet werden soll: damit können nur für diesen Data Room berechtigte User die Dateien entschlüsseln. Wenn alle berechtigten User ihre Verschlüsselungskennwörter vergessen haben sollten, können die Dateien nicht mehr entschlüsselt werden Dass und mit welchem Fallback-Szenario ein Data Room mit Local Encryption verschlüsselt wurde kann man an folgender Anzeige erkennen:

60 Anlegen und Verwalten von Data Rooms Data Room verschlüsseln Abbildung 79: Data Room mit Local Encryption verschlüsselt Wichtige Informationen Die Verschlüsselung kann aus technischen Gründen nur auf leeren Data Rooms aktiviert werden, da Dateien direkt beim Upload-Vorgang auf dem Client verschlüsselt werden und es keine technische Möglichkeit gibt, diese am Server nachträglich zu verschlüsseln. Es können nur User auf verschlüsselte Data Rooms berechtigt werden, die bereits im Webclient ein Verschlüsselungskennwort festgelegt haben. Der Zugriff auf verschlüsselte Data Rooms ist nur über Clients möglich, die diese Funktionalität unterstützen. Dies ist aktuell nur der Webclient; entsprechend die Apps für ios, Android und Blackberry werden ebenso die für den Windows Desktop Client in den nächsten Tagen veröffentlicht. Standard-Protokollen wie WebDav und SFTP können generell nicht dieser Verschlüsselung umgehen. Bei diesen Clients werden verschlüsselte Data Rooms einfach nicht angezeigt

61 krz DataBox - mobile App Einführung 10 krz DataBox - mobile App Im jeweiligen Store (Google Play Store, Apple App Store) die App herunterladen und installieren. Beim ersten Start werden Sie mit der Frage des Links zum Server konfrontiert, hier den Link zur krz DataBox Server eingeben: https://databox.krz.de/mobile (Standard). Sollte der Server abweichen (z.b. Variante Dedicated ), kann hier der eigene Server hinterlegt werden. Der Link muss die mobile Schnittstelle auf dem DataBox Server ansprechen, deswegen muss der Serverlink mit /mobile (Standard) enden. Anmelden mit Ihren Kontodaten: und Ihr Kennwort (beides kann gespeichert werden, wenn gewünscht) (Sollten Sie Ihr Kennwort vergessen haben, können Sie dies unter https://databox.krz.de zurücksetzen.) Beim ersten Anmelden bzw nach Wechsel der Serveradresse dauert es einige Sekunden für die erste Einrichtung (Einstellungen, Texte und Verzeichnisstrukturen werden geladen), danach kann der Funktionsumfang der jew. mobilen App genutzt werden. Wichtig: Der Zugriff über die Mobilen Apps kann serverseitig durch den DataBox Administrator gesperrt werden (nicht Standard), sollte die Verbindung also verweigert werden ist der jew. DataBox Admin zu kontaktieren. 11 Windows Desktop Client 11.1 Einführung Der Desktop Client für Windows ermöglicht eine einfache Einbindung des krz DataBox Accounts als Laufwerk auf einem lokalen Windows-PC. Nutzer ab Windows Vista erhalten mit dem Client die Möglichkeit Ihre Dateien direkt im Datei- Explorer zu verwalten, was die tägliche Arbeit durch die automatische Synchronisation der Dateien und Ordnerstrukturen enorm erleichtert Installation Da die Installation des Client benutzerspezifisch ist, benötigen Sie keine Administratorrechte. Nach Bestätigung der Lizenzvereinbarung wird der Client mit wenigen Klicks installiert

62 Windows Desktop Client Konfiguration Abbildung 80: Setup krz DataBox - Desktop Client Abbildung 81: Installation krz DataBox - Desktop Client 11.3 Konfiguration Anmeldung Nach der Installation erhält der Benutzer die Aufforderung, sich an einem DataBox Server anzumelden. Hierbei ist die URL des Servers anzugeben mit dem sich der Benutzer verbinden möchte. Die Authentisierungsmethode kann pro DataBox Server unterschiedlich sein, dies ist am Client bereits vorbereitet aber noch nicht aktiv verwendbar. Die Authentisierung erfolgt durch die Angabe der jew. Benutzerdaten

63 Windows Desktop Client Konfiguration Das Kennwort kann gespeichert werden (AES 256 verschlüsselte Ablage), jedoch ist dies nicht zu empfehlen, falls keinerlei weiterer Authentisierung z.b. am Windows Profil oder über eine Festplattenverschlüsselung aktiv ist. Hat der Benutzer sein Kennwort vergessen, so erhält er über die Kennwort vergessen Funktion einen Link zum Webclient des eingegebenen Servers, bei dem er sein Kennwort zurücksetzen kann. Abbildung 82: Login Desktop Client Sollte der Benutzer z.b. im Unternehmen einen Webproxy für den Zugriff ins Internet benötigen kann es sein, dass die Verbindung zur Webseite eingeschränkt ist. Dies zeigt sich z.b. durch einen Fehler beim Verbindungsaufbau. In diesem Fall kann die automatische Suche nach Proxyeinstellungen bzw die manuelle Konfiguration der Proxy Einstellungen Abhilfe schaffen:

64 Windows Desktop Client Konfiguration Abbildung 83: Proxy Einstellungen Desktop Client Versuchen Sie bei Problemen in Ihrem Web-Browser die angegebene Serverseite aufzurufen. Ist es trotz Angabe des Proxy und etwaiger Zugangsdaten nicht möglich eine Verbindung zur krz DataBox herzustellen, so wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Netzwerkadministrator Einstellungen Ist der Client an einem DataBox Server angemeldet, kann er konfiguriert werden, mit Klick auf OK oder Übernehmen/Apply werden die Einstellungen gespeichert und der Client beginnt mit der Synchronisation. Account/Konto Unter dem Punkt wird angezeigt mit welchem User auf welcher DataBox der Client verbunden wurde. Über Account trennen kann der Benutzer den DataBox Server sowie den User wechseln

65 Windows Desktop Client Konfiguration Abbildung 84: Einstellungen Desktop Client Benachrichtigungen: Es gibt drei Stufen der Desktopbenachrichtigungen für das Tray Icon: Keine: Es werden keinerlei Informationen angezeigt (stummer Modus) Normal: Nur Verbindungsinformationen werden in der Taskleiste angezeigt Detail: Alle Informationen werden in der Taskleiste angezeigt Synchronisation Hier werden die Synchronisationszeiten und der Sync-Modus eingestellt. Standardmäßig läuft der Desktop Client im Modus automatisch, d.h. Synchronisationen werden periodisch alle paar Minuten (hier einstellbar) durchgeführt. Im Modus manuell müssen sämtliche Synchronisationen manuell angestoßen werden. Um dies zu tun kann in den Einstellungen der Button Sync starten gewählt werden oder im Tray Icon Menü die Option Sync starten :

66 Windows Desktop Client Konfiguration Abbildung 85: Sync starten über Tray Icon Menü Lokaler Sync Ordner Hier kann der Zielspeicherort der zu synchronisierenden Dateien und Verzeichnisse gewählt werden. Wird dieser geändert, so werden bereits synchronisierte Dateien in den neuen Zielspeicherort verschoben. Auswahl der zu synchronisierenden Räume und Ordner: In der Auswahlbox erscheinen sämtliche, dem User zur Einsicht berechtigte Rooms, Subrooms und Ordner. Der Benutzer hat die Möglichkeit die komplette DataBox lokal zu synchronisieren, indem Alle Dateien und Ordner/All Files and Folders gewählt wird oder entsprechend seiner Auswahl nur bestimmte Ordner. Mit Klick auf Aktualisieren/Refresh kann der Verzeichnisbaum neu vom Server eingelesen werden, dies ist z.b. dann sinnvoll, wenn auf dem Server ein neues Verzeichnis erstellt wurde, z.b. im Webclient und dieses sofort im Client angezeigt werden soll, um es zu synchronisieren. Der Refresh kann je nach Zugriffsberechtigung und DataBox einige Sekunden dauern, die Liste wird in der Zeit ausgegraut dargestellt. Der Vorgang sollte hierbei nicht unterbrochen werden. Links Der Benutzer hat auch im Optionsmenü die Möglichkeit, direkt den lokalen Sync Ordner (Zielpunkt und Ablage der Synchronisierten Daten auf dem lokalen Gerät) im Explorer zu öffnen oder sich über den zweiten Menüpunkt am Webinterface anzumelden. Programmparameter/Program Parameters Programm mit Windows starten: Wird Windows gestartet, so startet sich der Client ebenfalls automatisch, dies ist die Standardeinstellung. Proxy: Hier kann die Internetverbindung über einen Web-Proxy, wie bereits bei der Anmeldung beschrieben, eingestellt werden

67 Windows Desktop Client Nutzung Sprache/Language Verfügbare Sprachen können im Optionsmenü geändert werden Nutzung Der Desktop Client synchronisiert die ausgewählten Verzeichnisse im Hintergrund (Als Infobereichssymbol/Tray). Fertig synchronisierte Daten werden im lokalen Sync-Ordner angezeigt. Damit der Benutzer trotz Hintergrundaktivität informiert wird über serverseitige Änderungen und abgeschlossene Dateisynchronisationen, werden die Informationen über Popups direkt aus dem im Tray befindlichen Client angezeigt. Der Client bietet die Möglichkeit über mehrere Wege den lokalen Synchronisationsordner zu erreichen: Doppelklick auf das Tray-Icon. Rechte Maustaste auf das Tray Icon: Zielspeicherort öffnen/open Local Sync Folder. Abbildung 86: Local Sync Ordner öffnen über Tray Icon Den Explorer öffnen und direkt den Ordner ansteuern. Den Link in den Explorer-Favoriten verwenden. Abbildung 87: Explorer-Favoriten Im Optionsmenü den Link zum Öffnen des Ordners verwenden

68 Windows Desktop Client Deinstallation Ablauf der Synchronisation Neue Dateien werden ständig am Server geprüft und heruntergeladen. Lokal veränderte Dateien werden nach Speicherung auf den Server hochgeladen. Am Server veränderte Dateien werden wieder lokal überschrieben und damit auf andere Clients ausgerollt. Werden in einem synchronisierten Ordner neue Dateien erstellt, so werden diese auf den Server hochgeladen und mit einer entsprechenden Meldung dem Benutzer ausgegeben. Gleiches gilt bei Verschieben lokaler Dateien von einem Ordner zum anderen. Werden lokal Dateien gelöscht oder aus einem synchronisierten Ordner heraus verschoben, so werden diese ebenfalls auf dem Server entfernt. Die Synchronisationsbefehle werden sequentiell, also nacheinander verarbeitet um eine Konsistenz der Dateien zu gewährleisten. Benachrichtigung Der Benutzer erhält während des Synchronisationsvorganges eine visuelle Benachrichtigung durch eine Animation des Symbols im Infobereich. Um zu erfahren, welche Datei gerade synchronisiert wird genügt es mit der Maus über das Symbol zu fahren, es wird die aktuelle Datei angezeigt. Version Die aktuell installierte Version des Desktop Clients kann mit Klick der rechten Maustaste auf das Tray Icon und dann auf Info/About ausgelesen werden Deinstallation Die Software kann über den Standardweg der Windows Softwareliste deinstalliert werden. Hinweis: Lokale Einstellungen und Dateien werden hierbei im Userprofil behalten um bei einer Neuinstallation wieder zur Verfügung zu stehen. Lokale Dateien können jederzeit in den Benutzerdaten gelöscht werden: Abbildung 88: Lokale Dateien in Benutzerdaten löschen

69 Microsoft Outlook Addin Einführung 12 Microsoft Outlook Addin 12.1 Einführung Wird Microsoft Outlook in den Versionen 2007, 2010 oder 2013 verwendet, kann die krz DataBox über ein sogenanntes Addin angebunden werden. Das Addin ermöglicht es wichtige Grundfunktionen wie das Hochladen oder Freigeben von Dateien schnell und unkompliziert in die Arbeit mit dem Mailprogramm einzubinden Installation Da die Installation des Outlook Addins benutzerspezifisch ist, benötigen Sie keine Administratorrechte. Nach Bestätigung der Lizenzvereinbarung wird es mit wenigen Klicks installiert. Wichtig ist hierbei, dass Outlook neu gestartet werden muss wenn es während der Installation geöffnet war: Abbildung 89: Installtion Outlook AddIn 12.3 Konfiguration Einbettung in Outlook Das Addin erscheint beim Verfassen oder Weiterleiten einer im oberen Menüband von Outlook:

70 Microsoft Outlook Addin Konfiguration Abbildung 90: Anzeige Outlook AddIn Die Position und Anzeige von Menübändern kann der Benutzer selber in Outlook einstellen, dies kann über Datei Optionen Menüband anpassen (Outlook 2013) eingestellt werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie über die Microsoft Hilfe im Outlook Anmeldung Bei der ersten Verwendung von Funktionen wird der Benutzer aufgefordert sich an einem Server anzumelden. Dieser Dialog kann jederzeit über das Menü Einstellungen aufgerufen werden und beinhaltet nachfolgende Optionen: Abbildung 91: Outlook AddIn Anmeldung Sprache Das Outlook Addin erkennt automatisch die Systemsprache von Windows und steht in der aktuellen Version in Deutsch und Englisch zur Verfügung. Ist die Systemsprache nicht Deutsch, so wird automatisch das Englische Sprachprofil geladen

71 Microsoft Outlook Addin Konfiguration Server Hier ist die URL zur krz DataBox einzustellen. Benutzername oder Passwort Die aktuelle Version unterstützt die Basic-Authentisierung mit adresse und Kennwort. Kennwort Speichern Diese Option kann optional gesetzt werden und verhindert, dass der Benutzer bei Auslaufen der Sitzung seine Anmeldedaten eingeben muss. Das Kennwort wird hierbei synchron verschlüsselt abgelegt. Vor Mailversand mit Anhängen nachfragen Deaktiviert der Benutzer diese Option, so wird er vor dem Versenden einer mit Anhang nicht gefragt, ob er diese über die krz DataBox verteilen möchte. Standard: An Proxyeinstellungen Das Addin benötigt für den Zugriff zum Server ggf einen Internet Proxy Server. Standardmäßig ist dies auf automatische Erkennung eingestellt. Dies bedeutet, dass das Addin die in der Windows Systemeinstellung hinterlegten Konfigurationen verwendet. Sollten dennoch Probleme mit der Verbindung auftreten, kann eine manuelle Konfiguration z.b. über den lokalen Netzwerkadministrator notwendig sein. Abbildung 92: Outlook AddIn Proxy Einstellungen

72 Microsoft Outlook Addin Nutzung Mit Klick auf Speichern wird die Verbindung über SSL hergestellt: Das Outlook Addin ist damit bereit zur Nutzung. Abbildung 93: Verbindung über SSL 12.4 Nutzung Neue Datei hochladen und freigeben Diese Option lädt eine lokale Datei in die krz DataBox, erstellt danach eine Freigabe und fügt den Link dazu in die aktuelle ein. Dazu ist es notwendig eine Datei auszuwählen: Abbildung 94: Datei hochladen und freigeben

73 Microsoft Outlook Addin Nutzung Danach wird der Zielordner/Raum auf der krz DataBox gewählt: Abbildung 95: Zielordner wählen Optional kann hierbei für die Datei ein Ablaufdatum hinterlegt werden. Die Datei wird dann mit Klick auf Upload und Freigabe hochgeladen: Abbildung 96: Datei hochladen Nachfolgende Einstellungen können für die Freigabe angegeben werden: Abbildung 97: Einstellungen für die Freigabe

74 Microsoft Outlook Addin Nutzung Wichtiger Hinweis: Ist ein Kennwort vergeben, so ist dieses bei Nutzung der Freigabe vom Empfänger der Mail einzugeben. Dieses muss deswegen, idealerweise auf separatem Wege, dem Empfänger mitgeteilt werden. Eine optionale Benachrichtigung bei Nutzung der Freigabe wird dem Ersteller per zugesandt. Es gelten hierbei dieselben Rahmenbedingungen wie die Erstellung von Freigabelinks über den Webclient. Mit Klick auf Ok wird die Freigabe in der aktuell geöffneten an der Stelle des Cursors platziert und kann ggf noch angepasst und versendet werden: Abbildung 98: Freigabe in der aktuell geöffneten Vorhandene Datei freigeben Dieser Vorgang enthält denselben Ablauf wie bei mit dem Unterschied, dass man Dateien freigibt, die bereits auf dem krz DataBox Server vorhanden sind. Hierzu wählt man im Dialog die Datei aus und konfiguriert danach die Freigabe

75 Microsoft Outlook Addin Nutzung Abbildung 99: vorhandene Datei freigeben Vorhandene Anhänge freigeben Ist die Option Vor Mailversand mit Anhängen nachfragen aktiviert, und es exisitieren Anhänge in einer neuen oder weiterzuleitenden , dann fragt das Outlook Addin vor dem Absenden nach, ob diese über Links versendet werden sollen: Abbildung 100: Outlook AddIn prüft, ob Anhänge über Links versendet werden sollen

76 Microsoft Outlook Addin Deinstallation Mit Auswahl von Ja werden die Dateien zum gewählten Ablageort auf der krz DataBox transferiert und nach Konfiguration der Freigabe werden multiple Links erzeugt und in die Mail kopiert: Abbildung 101: Dateien zum gewählten Ablageort transferieren 12.5 Deinstallation Die Software kann über den Standardweg der Windows Softwareliste deinstalliert werden. Hinweis: Lokale Einstellungen werden hierbei im Userprofil nicht behalten. Abbildung 102: krz DataBox Deinstallation

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