Rechtsanwalt Henrik Baumann. Hamburger Vergabetag Workshop XII Vergabe von Reinigungs- und Facility-Management-Leistungen

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1 Rechtsanwalt Henrik Baumann Hamburger Vergabetag Workshop XII Vergabe von Reinigungs- und Facility-Management-Leistungen

2 Zentrale Brennpunkte Bedarf Einbindung externer Sachverstand Beschaffung Facility-Management-Leistungen Sicherstellung der Qualität der Leistungserbringung Eignung der Bewerber/ Bieter Beschaffungskonzept Mindestanforderungen des AG Qualität als Zuschlagskriterium im Wettbewerb Qualität vs. Preis? 1

3 Bedarf Gebot der eindeutigen und erschöpfenden Leistungsbeschreibung ( 7 Abs. 1, 8 EG Abs. 1 VOL/A). Persönlich: Auftraggeber Sachlich: Technisches FM (Wartung, Inspektion, Instandsetzung, etc.), Kaufmännisches FM (Vertragsmanagement, Verwalten, Mieter-/Vermieterbetreuung, Projektmanagement, etc.), Infrastrukturelles FM (Reinigung, Bewachung, Grünanlagen, Winterdienst, etc.) Zeitlich: Leistungsbeginn und ende, konkrete Leistungszeiten 2

4 Beschaffungskonzept Zentrale Fragen der Beschaffungskonzeption im Vorfeld des Vergabeverfahrens: Auftragsgegenstand (insbesondere Abgrenzung VOL/A vs. VOB/A) Auftragswert (Schwellenwertberechnung) Grundsatz der losweisen Vergabe (Fach- und Teillose) Wahl der Vergabeart (Vorrang öffentliche Ausschreibung/offenes Verfahren) Zulassung von Nebenangeboten (Mindestanforderungen, Gleichwertigkeit, Zuschlagskriterien) Definition der Eignung der Unternehmen und Aufstellung geforderter Eignungsnachweise Definition der Zuschlagskriterien und Aufstellung eines vollständigen Wertungssystems 3

5 Einbindung externer Sachverstand Genaue Angaben zur Pflicht des AG zur Sicherstellung des Wettbewerbs enthalten die Vergabevorschriften nicht. Der öffentliche Auftraggeber hat jedoch sämtliche Möglichkeiten auszuschöpfen, etwaigen Wettbewerbsvorteilen von Projektanten und sonstigen vorbefassten Beteiligten vorzubeugen oder bereits entstandene Vorteile auszugleichen. Praxistipp Grad der Vorbefassung prüfen Möglichkeiten des Informationsausgleiches schaffen Ausreichend lange Fristen für die Be- und Einarbeitung einräumen Dokumentation 4

6 Qualität der Leistungserbringung Darstellung anhand der vier Wertungsstufen: 1. Wertungsstufe (formale Angebotsmängel) Einhaltung aufgestellter Mindestanforderungen an die Leistung (Mindestqualität). Zulässigkeit von Richtleistungen/Richtwerten (z.b. Reinigung m² pro Stunde, OLG Düsseldorf, Beschl. v Verg 59/05). Pflicht des AG zur Berücksichtigung abweichender technischer Spezifikationen, 8 EG Abs. 3 und 4 VOL/A. Einhaltung etwaiger (rechtmäßig) aufgestellter Produktvorgaben. Einhaltung landesvergaberechtlicher Vorgaben (vergaberechtlicher Mindestlohn, etc.). Zulässigkeit sowie Inhalt und Umfang der Nachforderung von Erklärungen und Nachweisen, die sich auf die angebotene Qualität der Leistung beziehen. 5

7 Qualität der Leistungserbringung Darstellung anhand der vier Wertungsstufen: 2. Wertungsstufe (Eignung) Einhaltung aufgestellter Mindestanforderungen an die Eignung, insbesondere an die Leistungsfähigkeit (Referenzen, etc.). Beachtung des Grundsatzes der strengen Trennung von Eignungs- und Zuschlagskriterien. Zulässigkeit der Bewertung der Eignung nach Punkten auch im offenen Verfahren bzw. in der öffentlichen Ausschreibung. 6

8 Qualität der Leistungserbringung Darstellung anhand der vier Wertungsstufen: 3. Wertungsstufe (Angemessenheit/Auskömmlichkeit der Preise) Vorgabe einer Untergrenze für den der Kalkulation zugrunde liegenden Stundenverrechnungssatz (dagegen: VK Bund, Beschl. v /11). Aufgreifschwelle für Prüfung der Angemessenheit der Preise (dafür: VK Bund, Beschl. v VK 3-56/11). Eingeschränkter bieterschützender Charakter der einschlägigen Vorschriften (OLG Düsseldorf, Beschl. v Verg 45/11). 7

9 Qualität der Leistungserbringung Darstellung anhand der vier Wertungsstufen: 4. Wertungsstufe (Wirtschaftlichkeit nach den Zuschlagskriterien) Bewertung von Leistungswerten als Zuschlagskriterium. Bewertung von vorzulegenden Konzepten für die Leistungserbringung. 8

10 Zentrale Fragen zur Qualität der Leistungserbringung 1. Grundsatz der losweisen Vergabe In welchen Fällen ist eine Zerlegung in Fach- und/oder Teillose tatsächlich sinnvoll? Gibt es Auswege aus den scheinbar strenger werdenden vergaberechtlichen Anforderungen? 2. Vorgabe von Richtwerten Ist die Vorgabe von Richtleistungen/Richtwerten in Vergabeunterlagen tatsächlich sinnvoll? Welche Alternativen gibt es zur Beschreibung der gewünschten Leistungsqualität? 3. Überprüfung der Kalkulation Ist die Abfrage von Kalkulationsblättern (Muster) zur Überprüfung der Kalkulation tatsächlich sinnvoll? Welche Inhalte sind für die Prüfung und Wertung der Preise überhaupt relevant? 9

11 Zentrale Fragen zur Qualität der Leistungserbringung 4. Abgestufte Eignung bei offenem Verfahren/öffentliche Ausschreibung Ist die Bewertung der Eignung nach Punkten im offenen Verfahren bzw. in der öffentlichen Ausschreibung tatsächlich sinnvoll? Wenn ja: Nach welchen Kriterien ist eine solche Bewertung sinnvoll? 5. Aufgreifschwellen -Regelungen Ist die Festlegung von Aufgreifschwellen für die Prüfung der Angemessenheit und Auskömmlichkeit der Preise tatsächlich sinnvoll? Gibt es ggf. Alternativen? 6. Zuschlagskriterien zur Bewertung der Qualität Wie kann die Qualität der Leistungserbringung sinnvoll in die Zuschlagskriterien bzw. das Bewertungssystem einfließen? 10

12 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 11

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