Five Topics AG. BITMARCK Kundentag iskv_21c ist eingeführt! Und nun?

Transkript

1 Five Topics AG BITMARCK Kundentag 2013 iskv_21c ist eingeführt! Und nun?

2 Inhalt 1. Vorstellung Five Topics AG 2. Five Topics Kompetenzen 3. 21c-Projekt Das Vorgehen der Five Topics Berater 4. Was bewegt Sie / uns nach dem 21c-Projekt? 2

3 1 Vorstellung Five Topics AG 3

4 Die PENTADOC - Gruppe 2013 Five Topics aktuell: 32 Senior Berater in Vollzeit Bei Bedarf Unterstützung durch Senior Berater der Pentadoc Consulting im GKV-Umfeld bei technischen Fragen. 4

5 2 Five Topics Kompetenzen 5

6 Kompetenzen Prozessanalyse Five Topics kennt nahezu alle Prozesse der Krankenkassen aus eigenen Beratungsmandaten und durch die beruflichen Erfahrungen der Berater. Die GKV-Musterkasse Inzwischen wurden durch Five Topics mehr als 450 Kernprozesse der GKV modelliert und standardisiert. Prozess und Personalbenchmark Five Topics implementiert z.zt. einen Benchmark zum Thema Prozesse und Personal als Teil einer Kosten Offensive im GKV Markt. Fusionen / Kooperationen Five Topics hat in den letzten Jahren nahezu alle großen Fusionen im GKV Markt maßgeblich begleitet. Systemumstellungen Five Topics hat bereits mehr als 25 Systemumstellungen im Rahmen eines ISKV 21c Roll Outs erfolgreich begleitet. 6

7 Kompetenzen Marketing und Vertrieb Wir kennen den Markt der GKV Unternehmen. Marktanalysen, Zielgruppenscreening Betrachtung der Mitbewerber, Gestaltung von Alleinstellungsmerkmalen Gestaltung von Vertriebsstrategien Über den Tellerrand / Kooperationen PKV Viele Themen aus dem Bereich der Krankenkassen betreffen auch die PKV Unternehmen. Eine Zusammenarbeit der Systeme kann den beteiligten Kooperationen Vorteile am Markt verschaffen. Fachthemen Five Topics beschäftigt Praktiker als Berater. Dabei sind dies sowohl erfahrene Führungskräfte der GKV aber auch der PKV. Eine inhaltlich fundierte Begleitung von Fachthemen gehört deshalb zum regelmäßigen Repertoire. 7

8 Diese Branche spricht ihre eigene Sprache. Wir können mitreden. Auszug unserer Referenzen: 8

9 3 21c-Projekt Das Vorgehen der Five Topics Berater 9

10 Projektcharakter und Philosophie 21c-Einführung betrifft die komplette Kasse, kein Software-Update Schwerpunkt auf organisatorischen Themen und Prozessänderungen, nicht auf der Technik Trotzdem: technisch komplett neue Architektur inkl. Schnittstellen zu allen Add on-systemen Das 21c- Einführungsprojekt ist ein Organisations- Projekt! 10

11 Teilprojekte bei der Einführung von iskv_21c Technik Organisation Testmanagement Migration Gesamt- projektleitung Add-Ons (Bestandszusammenführung) Ausbildung (Parallelbetrieb) 11

12 Mögliche Projektstruktur im 21c Projekt PLA - Projektlenkungsausschuss PSK - Projektsteuerungskreis Projektleitung Kasse Projektleitung Rechenzentrum "Runder Tisch Krankenkasse Five Topics Dienstleister Rechenzentrum Ausbildung AddOn Migration Organisation Testmanagement Technik 12

13 Allgemeines Projektvorgehen: zugeordnete 21c-Projektphasen Projektmanagement Analyse Meilensteinplanung Ziel Definition Aufnahme Ist Zustand Schnittstellenanalyse Prozessanalyse Konzeption Definition Soll Definition der Arbeitspakete und Teilschritte Anforderungsmanagement Umsetzung Koordination der einzelnen Maßnahmen Controlling der Umsetzung Testmanagement Optimierung Prozessoptimierung Funktionale Optimierung (Change Management) Qualitätsmanagement Vorprojekt Umstellung Nachbetreuung 13

14 4 Was bewegt Sie / uns nach dem 21c-Projekt? 14

15 Ausgangssituation RE-Organisation nach 21c-Umstieg Kassenstrategie Einflussfaktoren Effizienzpotentiale sind alle Stellschrauben optimal eingestellt? Optimale Ablauf- und Aufbauorganisation Prozessdurchlaufzeiten Prozessoptimierung und Automatisierung Kundenzufriedenheit und Personaleinsatz Vergleiche zu Mitbewerbern wo stehe ich technisch? 15

16 Nach der Einführung von 21c 1 Vorbehalte der 6 Mitarbeiter 2 Benchmarking Kostenreduktion ZVK Prozesse: alles neu! 5 Organisation Nachbetreuung maßgeschneidert 4 3 GKV Musterkasse 16

17 1 Das neue System läuft und jetzt? Oft sind es alte Gewohnheiten, die neue Prozesse stoppen Eine Begleitung der Mitarbeiter ist oft der Schlüssel zum Erfolg Wir kennen die Probleme nach Einführung neuer Software Produkte und haben bereits früh Change Management Kompetenzen in unsere Beratung integriert. Bei Bedarf begleiten wir durch erfahrene Change Berater den kompletten Prozess der Nachbetreuung und natürlich unterstützen wir auch das. Ein Weg sind die 8 Erfolgsfaktoren nach Kotter. 17

18 1 Gestaltungsfelder des Change Managements Das House of Change Vision Strategie Organisation Team Individuum Struktur Aufbauorganisation Prozesse Infrastruktur Aufgaben Kompetenzen Arbeitsweise Fähigkeiten Kenntnisse Erfahrungen Kultur Werte Normen Regeln Zusammenarbeit Sympathie Konflikte Bedürfnisse Ängste Widerstände 18

19 2 ZVK Prozesse eingeführt und nun? Je nach Einführungsszenario haben Sie einen zentralen Bereich ZVK eingeführt Ihre Organisation belassen und die Betreuung des ZVK in die bestehende Organisation vorgenommen. bereits neue Prozesse implementiert Alte Prozesse belassen und angepasst. Grundsätzlich bietet das ZVK viele Vorteile und verlangt tiefgreifende Anpassungen 19

20 2 ZVK Auswirkungen auf die Aufbauorganisation Entscheidungsmatrix 20

21 2 3 Unterstützung dank Vorarbeiten. Mit der Musterkasse von Five Topics. Fertige Prozessmodelle von mehr als 450 Kern- und Unterstützungsprozessen der GKV, inkl. ZVK-Prozesse Inkl. Prozesslandkarte, Methodenhandbuch, Muster-Organisation und Glossar mit IT-Systemen (21c-Anwendungsfälle) Modellierungsstandard BPMN 2.0 à ermöglicht Entwicklung der SOLL-Prozesse in wesentlich kürzerem Zeitraum 21

22 4 Organisationsberatung Wir kennen die Besonderheiten der 21c Prozesse und können diese auf bestehende Organisationsformen anwenden. Spezielle Analysewerkzeuge unterstützen bei der Bewertung und Neuordnung, Wir berücksichtigen Strategien der Kassen. Neben der GKV Musterkasse haben wir Muster Organisationen modelliert. Diese können leicht auf bestehende Organisationen angepasst werden. Dies spart Zeit bei Reorganisationsmaßnahmen. 22

23 5 Benchmark Prozesse aktuell und valide Hauptidee ist der Vergleich von Prozesskennzahlen für Kernprozesse der GKV. Teilnehmende Kassen stellen Ihre Kennzahlen anonymisiert zur Verfügung. Durch die Vergleiche können Unterschiede bei den Teilnehmern bewertet werden. Detailanalysen (je Teilnehmer) ermöglichen die valide und schnelle Darstellung von Potenzialen in den einzelnen Prozessketten Es soll eine Plattform für einen moderierten Austausch generiert werden. Ergebnisse können durch Five Topics auf Wunsch bewertet und als Grundlage für weitere Vorschläge genutzt werden. 23

24 6 Automatisierte Prozesse Bereits erfolgreich umgesetzt Beispiele für Automatisierungen (i.d.r. Posteingangsprozesse, projektspezifisch): Import Daten aus AU-Belegen Familienversicherung/Bestandspflege: Aktualisierung Prüfdatum Bonus-Programm: Buchung Maßnahmen, Auszahlung Prämie Automatisierte Verarbeitung von Pflegerechnungen Automatisierte Verarbeitung Einzugsermächtigungen Buchung von Schecks verschiedene Bewilligungen im Leistungsbereich

25 6 Kosten einsparen Wir analysieren und vergleichen Durchlaufzeiten und ausgesuchte Qualitätskennzahlen. Als Vergleich dienen unsere Standardwerte in der GKV-Musterkasse. Wir Bewerten und ordnen Fachprozesse bei Bedarf: z.b. durch unsere Fallmanagement Fachberatung in Zusammenarbeit mit den Versicherungsforen Leipzig. Wir unterstützen bei der Einrichtung automatisierter Prozesse einschließlich gangbarer Posteingangs- und Postausgangslösungen. 25

26 Das Nachbetreuungspaket der Five Topics aus der Praxis für die Praxis Einführung von automatischen Prozessen Organisation passend zu 21c Prozessen Qualitäts- und Weiterentwicklungsmanagement Prozessbenchmark Projektleitung, Coaching Beratung GKV Musterkasse Modellierung nach BPMN 2.0 Changemanagement Messung und Vergleich von Prozesslaufzeiten Fachliche Beratungsleistungen 26

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Steffen Voß Senior Berater M +49 (0) steffen.voss@fivetopics.de Five Topics AG Fraunhofer Straße 22 D Martinsried T +49 (0) F +49 (0) info@fivetopics.de 27

28 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ralf Minning Vorstand M +49 (0) ralf.minning@fivetopics.de Five Topics AG Fraunhofer Straße 22 D Martinsried T +49 (0) F +49 (0) info@fivetopics.de 28