Qualifizierungsbedarfsanalyse (Qba)

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1 Qualifizierungsbedarfsanalyse (Qba) Leitfaden Harald J. Kolbe, Projektleitung Stand: Modulare Handlungskompetenz für die forensische Psychiatrie

2 Die aufgaben- und teambezogene Qualifizierungsbedarfsanalyse 1. Vorbemerkung Der demografische Wandel und knappe Ressourcen führen zu einem hohen Veränderungsdruck in den Kliniken. Die Personalentwicklung muss deshalb primär an der Unternehmensstrategie orientiert werden und Veränderungen aufgreifen, da die Kompetenzen der Beschäftigten und deren Weiterentwicklung der Schlüssel für die Wettbewerbsfähigkeit und die Beschäftigungssicherung sind. Führungskräften kommt bei der Personalentwicklung eine besondere Bedeutung zu, Sie sind die Veränderungsmanager Vorort. Personalentwicklung ist ein zentraler Bestandteil Ihrer Arbeit. Durch das Verfahren der team- und aufgabenbezogenen Qualifizierungsbedarfsanalyse (QBA) werden die fachlichen, personalen und organisationalen Kompetenzen von Mitarbeitenden und Teams sichtbar gemacht, Potentiale und Entwicklungsbedarfe systematisch und strategieorientiert erfasst und die Fähigkeit der Selbstbewertung auf individueller und organisationaler Ebene gefördert. Hierauf aufbauend werden Lern- und Unterstützungsangebote für die ermittelten Bedarfe durchgeführt. 2. Zweck und Ziel einer Qualifizierungsbedarfsanalyse (Qba) Mit der QBA können Mitarbeitende selbst einschätzen, welche Stärken und welchen Entwicklungsbedarf sie bei ihren Aufgaben als Team oder als Gruppe haben. Die Entscheidung, eine QBA durchzuführen, soll zwischen en und Teams einvernehmlich getroffen werden. In die QBA sollen möglichst alle Mitarbeiter eines Arbeitsbereichs einbezogen werden. Die Ergebnisse der QBA verbleiben im Team und bei dem unmittelbaren Vorgesetzten. Die Bedarfe, die ein Team nicht selber abdecken kann (externer Bedarf), werden an die Fortbildungsbeauftragten (IBF) des ärztlich-therpeutischen Dienstes oder des Pflege- und Erziehungsdienstes weitergeleitet, die hierzu entsprechende Fortbildungsangebote organisieren oder vermitteln 3. Das Verfahren der teambezogenen Qualifizierungsbedarfsanalyse Der Ablauf der Team-QBA erfolgt unter Anleitung eines s in folgenden Schritten: 1. Aufgabenbeschreibung 2. Selbsteinschätzung der Fähigkeit die Aufgaben zu erfüllen 3. Ergebnisbewertung im Team 4. Ermittlung des Lern- und Entwicklungsbedarfs Die Aufgabenbeschreibung kann auf zwei Arten und Weisen erfolgen, offen oder strukturiert. Bei der offenen Form erfolgt die Erarbeitung der Aufgaben, Tätigkeiten und Anforderungen 2

3 durch die Mitarbeitenden selber in der Gruppe ohne Vorgabe, wohingegen die strukturierte Form der Aufgabenbeschreibung anhand des Anforderungs- und Tätigkeitskatalogs für patientennah arbeitende Beschäftigte erfolgt, der Anforderungs- und Kompetenzbereiche sowie dazugehörige Aufgaben und Tätigkeiten auflistet. Bei beiden Formen sammeln und einigen sich die Mitarbeitenden auf Aufgaben, Tätigkeiten und Anforderungen und halten diese auf einer vertikalen Achse fest. Im zweiten Verfahrensschritt nehmen sie eine Selbsteinschätzung ihrer Fähigkeiten vor. Dazu wird jeder Mitarbeitende auf der horizontalen Achse namentlich aufgeführt und ihm zu jeder Aufgabe, Tätigkeit und Anforderung ein leerer Kreis zugeordnet. Durch Ausfüllen des Kreises wird symbolisch der Grad der sicheren Aufgabenerfüllung dargestellt. Die einzelnen Schritte werden durch einen visualisiert, so dass dem Team eine Übersicht seiner Aufgaben mit dem jeweiligen Erfüllungsgrad vorliegt. 3. Auswertung der QBA Bei der Ergebnisbewertung geht es um die horizontale Betrachtung der Kompetenzverteilung unter der Leitfrage: Ist das Team insgesamt in der Lage die Aufgaben zu erfüllen? So ist es z.b. nicht notwendig, dass jeder Mitarbeiter in der Lage sein muss, jemand anderen in einer speziellen Aufgabe anzuleiten. Notwendig ist es aber z.b., dass alle die Sicherheitsrichtlinien kennen und einhalten. In der Auswertungsphase wird der Qualifizierungsbedarf anhand folgender Fragen ermittelt: 3

4 Fragen Welche Stärken hat das Team? Ergebnis In welchen Bereichen gibt es Qualifizierungs- und Entwicklungsbedarf? Welche Bedarfe können teamintern abgedeckt werden? Welche Unterstützung wird dafür benötigt? Welche Bedarfe können nur extern abgedeckt werden? Bei welchen Bedarfen ist eine weitergehende Beratung oder Klärung notwendig? Wie können wir die Stärken für unseren Bereich oder die Teamentwicklung nutzen? Durch diese Form der Selbsteinschätzung und Selbstbewertung werden die Ressourcen und Potentiale des Teams transparent, Defizite werden selbst beschrieben und enttabuisiert und die Teamentwicklung bekommt eine aufgabenbezogene Zielsetzung. 4. Verfahrensbeschreibung Qualifizierungsbedarfsanalyse (QBA) Nachfolgend ist ein Beispiel einer Qualifizierungsbedarfsanalyse dargestellt. 4

5 Teilprozess Ablauf Zuständig Auslöser für QBA QBA kann Bestandteil von Zielvereinbarungen sein. mittlere und obere sebene Vorbereitung QBA kann durch Abteilungsleitung angefordert werden. Mitarbeiter können QBA bei Personalabteilung oder PDL anfordern. Umstrukturierung auf Teamebene, z. B. neue Aufgaben, neue Mitarbeiter. Berücksichtigung bei umfangreichen Reorganisationsprozessen Terminanfrage für die QBA durch Mitarbeiter oder. Organisation der QBA: Auswahl Zeitrahmen Raum Vorgespräch mit Information über QBA Aufgabenklärung Teamsituation Ablauf Terminabsprache Personalabteilung mittlere und obere sebene Obere sebene Obere sebene Personalabteilung Personalabteilung Durchführung Durchführung der QBA mit Selbsteinschätzung und gemeinsamer Auswertung im Team. Auswertung erstellt Maßnahmevorschlag. Maßnahmevorschlag wird im Team und der vorgestellt und abgestimmt. Aufgabensammlung, Selbsteinschätzung, Stärken, interne und externe Bedarfe werden protokolliert und verbleiben beim Team und dem unmittelbaren Vorgesetzten Externe Bedarfe werden an AG Fortbildung weitergeleitet kann mit Team Nachtreffen vereinbaren /Team/ /Team/ 5. Die Qualifizierungsbedarfsanalyse als Instrument der Teamentwicklung Eine Qualifizierungsbedarfsanalyse kann in allen vier Phasen der Teamentwicklung eingesetzt werden. Dabei gilt es die unterschiedlichen Funktionen und Formen der Qba, die Notwendigkeit externe en einzusetzen sowie die Form der Aufgabenbeschreibung der jeweiligen Teamphase anzupassen. In der nachfolgenden Tabelle werden all diese Faktoren den unterschiedlichen Teamphasen zugeordnet. 5

6 QBA und Teamentwicklung Teamphasen Forming Storming Norming Performing Funktion der QBA Sicherheit und Orientierung geben, QBA als Hilfestellung, um Platz und Rolle im Team zu finden Rollen und Teamkonflikte besprechbar machen, Aufgabenverständnis klären, Kohäsion fördern, Entlastung durch Strukturen und Rollen auflockern, Potentiale des Teams sichtbar machen, Flexibilität in den Rollen fördern Selbstorganisation und -steuerung des Teams unterstützen, Ergebnisorientierung beachten, Nutzen muss erkennbar sein neutrale externe neutrale externe neutrale externe MitarbeiterIn/ des Teams Aufgabenbeschreibung Einheitliche Vorgabe der Aufgaben Sammlung und Klärung der Aufgaben mit dem Team, Gewichtung der Aufgaben mit dem Team Gemeinsame Vorauswahl der Aufgaben durch einzelne Mitarbeiter und Gemeinsame Vorauswahl der Aufgaben durch einzelne Mitarbeiter und Selbsteinschätzung Anonymisierte oder funktionsorientierte Selbsteinschätzung in der Gruppe Selbsteinschätzung außerhalb der Gruppe mit Formular Funktionsbezogene Form (Berufsgruppe) Offene und für alle sichtbare Selbsteinschätzung in der Gruppe Personalisierte oder funktionsbezogene Form (Berufsgruppe) Selbsteinschätzung außerhalb der Gruppe mit Formular Personalisierte Form (Name) Ergebnisbewertung Bedarfsermittlung 2. Sitzung mit Maßnahmenvorschlag durch die 2. Sitzung mit Maßnahmenvorschlag durch die Maßnahmen werden gemeinsam mit der ermittelt Maßnahmen werden gemeinsam mit der ermittelt 6