Symantec Enterprise Vault Archivierung und

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1 Symantec Enterprise Vault Archivierung und Gert Beste

2 Heutige Informations Management Herausforderungen Information Wachstum & Abfall Benutzer Haltung: alles für immer aufbewahren Duplizierte Daten verursachen mehr Abfall Nicht aufrecht haltbare Backup Fenster Furcht vor dem Löschen Suchen und Auffinden ist immer eine Brandschutzübung Aufbewahrunglängeralsnotwendigerhöhtdie Kosten Unbegrenzte Aufbewahrung = unbegrenzter Abfall Erhöhtes Risiko bei Rechtsstreitigkeiten Storage ist preiswert; Suche und Durchsicht ist kostspielig Ungeeignete Benutzung des Backup Systems Ineffizienter Auffindungs- und gesetzlicher Aufbewahrungdprozess

3 IT muss sich für die neuen Anforderungen entwickeln Informations bezogen System bezogen Transaktionale Applikationen Strukturierte Daten Zentralisierte Informationen Inhaus Infrastruktur gemeinschaftliche Applikationen und Social Media unstrukturierte Daten Verteilte Informationen Virtuelle Infrastruktur und Cloud

4 Was, wenn man die könnte? Storage Kosten reduzieren Backup Leistung verbessern Unstrukturierte Informationen besser managen Herausforderungen Informations SteuerungPlan durchführen Suchenund Auffinden vereinfachen Lokale Archive kontrolieren (.pst&.nsf files)

5 Symantec Informations Management Komplette Sicherung Deduplizierung Geregeltes Löschen Effizientes Wiederfinden Desaster Recovery ohne Tape Berg Verminderung der Anzahl Kopien Verminderung der Storage Kosten Verminderung der Prozess Kosten

6 Symantec Enterprise Vault Policy-basierte Archivierungs Software Resourcen Management Managemenent der Aufbewahrungsfristen Management der Suche und des Wiederauffindens Führende Archivierungs Lösung bewährt: 10+ Jahre Erfahrung Intelligent: hältdie Archive managebar Open: Investment Sicherstellung bei erweiterter Funktionalität Efficient: minimierter Overhead zur Sicherstellung der TCO Bewährte Technologie 16,000+ Kundenund 33 MM+ Benutzer archiviert Produktive Kunden archivieren5 MM+ messages/tag Im Einsatz befindliche Installationen archivieren 1M+ Benutzer

7 Hauptvorteile Symantec Enterprise Vault Kontrolliert das Wachstum unstrukturierter Information Archivierung kann Storagekosten um mehr als 60% reduzieren Deduplizierung Entfernung von Redundanzen Verbesserung der Backup/Recovery Geschwindigkeit Einsatz von wiederholbaren Aufbewahrungs und Verfalls Methoden Automatisierte Aufbewahrungs und Löschungs Methoden KontrolliertInformationendie sichin PST & NSF Dateien befinden Reduziertdas Informationsvolumenfür System Upgrades und Migrationen Zentralisiert Informationen für eine effiziente Suche Erstellte ein zentrales Repository für ESI Reduziert ediscovery Kosten bis zu 90% Managed gesetliche Aufbewahrung bei Rechtstreitigkeiten und reduziert Dubletten

8 Archivierungs und ediscovery Plattform SERVERS FILE SERVERS Speichern Migration Manage Aufbewahrung Finden Suche Rechtsabteilung IM SERVERS SHAREPOINT Komprimierung Deduplikation Löschung Erhaltung Durchsicht Legal Hold IT Sicherheit LEGACY DATABASES Transparenz Reporting Supervision Personal DESKTOPS Benutzer SOCIAL MEDIA Archiv KLASSIFIZIERUNG

9 Integriert sich in die existierende Architektur SERVERS Managed Services & Hosting Store Manage Discover FILE SERVERS Open Storage Open Classification Open ediscovery IM SERVERS SHAREPOINT 3 rd Party Content, Services & Solutions Open ECM LEGACY DATABASES DESKTOPS Encryption Open Search SOCIAL MEDIA OPEN APIs

10 Archivierung: Wie arbeitet EV MSFT BPOS Office 365 Social Media SharePoint Files Enterprise Vault Nirvanix 1. Migriert Informationenin das Archive 2. Deduplizierung 3. Reduziertden Informations Speicher 4. Daten verfallen regelbasiert 5. Effizientes Finden Storage SAN, NFS, CIFS, DAS, etc.

11 64-bit Indexing 64-Bit Engine Seamless Upgrade Scalable Architecture Bedeutung Unterstützung grosser RAM Speicher Native 64-Bit OS Support Abfrage & Index Skalierbarkeit Bedeutung Kein Einfluss auf bestehende Installationen (Koexistenz) Verbundene Suchresultate(32+64 Bit) Einfacher Admin Upgrade Workflow (32-Bit -> 64-Bit) Bedeutung Scale-out Möglichkeit für die Performance Verbesserung Gruppierung von Index Servern Separate User & Discovery Queries 13% 14x 6x

12 Enterprise Vault Archive & Retention Policies Policies / Methoden Definiertwas undwannetwas archiviert wird Erlaubt die automatische Löschung Unterschiedliche Policies für , Dateien, SharePoint, etc Policies basierendauf AD, OU, Individual, etc File Blocking (verhindertdas Speicherns) zur Inhaltskontrolle

13 Nahtlose Benutzer Erfahrung User Access DynamischeShortcuts Vorschau archivierter Inhalte Weiterleiten, antworten, löschen Archivierung, Wiederherstellung und Suche via Toolbar/Menüs Optional EinsatzohneClient ( Universal Shortcuts ) Support fürdomino and Outlook Web Access

14 Nahtlose Lotus Notes Client Erfahrung Support for Domino Normale Arbeitsweise (Löschen, Weiterleiten, Antworten, Voransicht, etc.) Toolbar Buttons und Menü Optionen zur Archivierung, Wiederherstellungund Suche Optional Einsatz ohne Client ( Universal Shortcuts ) Archivierte Objekte werden direkt in der Applikation geöffnet (sie werden nicht erst in der Originallokation wiederhergestellt)

15 Kontrollübernahme der PSTs & NSFs Transparenter Benutzer Zugriff PC Deduplikation über , Anhänge, SharePoint, etc. hinweg Netzwerk Freigabe Enterprise Vault 1) Auffinden PST/NSF Netzwork Server PCs 2) Migration PST/NSF in das Archiv sogar mit mobilen Benutzern begrenzte Benutzer Aktion notwendig 3) Optional PST Abschaffung Löschen, Verstecken Komprimieren

16 File Server Ziel Platformen Windows 2000/2003/2008/R2 Windows Storage Server Standalone or clustered NetApp Filer OnTap Filer and vfiler CIFS volumes EMC Celerra DART OS 5.5/5.6 CIFS, mixed-protocol (CIFS+NFS) volumes Archivierung und Internet Shortcuts Unterstützung aller CIFS kompatiblen Plattformen, inclusive Symantec FileStore 8300

17 Wie arbeitet FSA End-User File Server Enterprise Vault Once To The Enterprise Files recall archived that Enterprise the match Vault archived file Vault the scans is recalled policy file, is for secured, files the are directly user copied which seamless simply to match in the to double-clicks workstation Enterprise and policy transparent Vault, and the opens placeholders indexed, the deduplicated created application and are native compressed

18 Informations Management durch File Blocking Verhindert/LöschtnichtgenehmigteDatentypenvon den Speichersystemen Stellt die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicher

19 Enterprise Vault für Reduziert Storage Kosten Verschiebt Inhalte auf preiswerteren Storage Managt die Dokumentversionen durch Verschiebung der Altversionen Ersetzt Objekte durch einen 6 -byte shortcut um Speicherplatz zu sparen aber dennoch die Benutzererfahrug zu erhalten Performance Optimierung Archivierung und Löschung alter Inhalte zur Reduzierung der SP Index Laufzeiten Hält die Dokumentenbibliothek unter <2000 Objekten items und die Inhalts Datenbank unter < 200GB (Microsoft Empfehlungen für den produktiven Einsatz) Entfernt unerwünschte Dateien(z.B. MP3 Dateien) Optimiert die Backup/Recovery Zeit Langzeit Aufbewahrung und ediscovery VorbereitungderDatenfüreDiscovery(WiederfindenderDaten) und Compliance (Einhaltung der gesetzlichen und Unternehmens Vorgaben) Schutz und Einhaltung der Informationsregeln des Unternehmens Verscihebung alter Objekte aus SharePoint. Suche über den EV Index

20 Rapides Wachstum der Daten in SharePoint 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Größe SharePoint Daten in derzeitigen Installationen 57% 48% 5% 7% 20TB+ 8% 41% 10-19TB 6-9TB 20% 1-5TB 19%.5-.9TB <.5TB Erwartetes Datenwachstum in SharePoint 28% 29% 26% 26% 23% 23% 17% 14% 9% 0 20% or Less 21-40% 41-60% 60% and greater 40% allerunternehmenmitsharepoint habendaten> 1 TB Marktsegment > 1000 users 49% erwarten >41% Datenwachstum 23% erwarten >60% Datenwachstum 70% glauben an einen Zunahmeedes Backup Volumensbedingtdurchdie Einführung von SharePoint 36% sorgensichdarumdas SharePoint Daten einer erhöhten Verlustgefahr ausgesetzt sind <100 users users users

21 SharePoint Archivierung Reduzierungdes SQL Storage durch Archivierung Aufrechterhaltungdes gewohnten Benutzer Zugriffs Ausdünnung der Versionen Edits saved back to SharePoint IntegrierteSharePoint Suche(Archiv + Live)

22 Beispiel Alter basierte Archiving Policy Archivierung basierend auf dem Änderungsdatum und sofortiger Ersatz des Obkjektes mit einem Shortcut: Check Box zurentfernungdes Objektes aus SharePoint Spezifikation das Objekte 0 Tage nach der Archivierung entfernt werden Check replace items with shortcuts Archiv Regeln Shortcut Regel

23 Backups fürs Recovery, Archivierung fürs Wiederfinden Recovery Fürdie Wiederherstellungvon Systemen und Daten bedingt durch Korruption oder Verlust File, Directory, Volume, Application LimitierteResourcen Wiederherstellung durch den Benutzer Benutzer Help desk Unterstützung Discovery / Wiederfinden Suche über unterschiedliche Inhaltsquellen , Dateien, Sofortnachrichten, etc Jedes Ereignise kann eine Suche auslösen Indizierungund Klassifizierungmachtdie Suche einfacher und effizienter Einhaltung juristischer Sperrungen Verbessert die Ausnutzung der Ressourcen und des Budgets für: IT Rechtsabteilung Anforderungen von draussen

24 Manage Informationswachstum mit Archiving Abschätzen welche Daten im Backup sind Bestimmungdes Einflussesalter Daten auf das Backup Total Messages Datenanalyseund Einfluss der alten Daten auf das Backup Alter der Messages basierend auf der Anzahl Archivierung für Effizienz Offload Exchange, SharePoint and File server Daten in das Archiv Schnelleres und reduziertes Backup SchnelleresBackup und Wiederherstellung der primären Applikationen Over 365 Alter der Messages (in Tagen)

25 Beschleunigtes Backup mit Archivierung Besseres Kapazitäts Management Verbesserung der Exchange, File Server & SharePoint Performance Reduzierung der Storage Kosten Optimierung des Storage durch Archiv Deduplizierung Geglättetes Backup and Recovery Archivierung zur Beschleunigung des Backup & Recovery Verbesserung der Suche und des E-Discovery Schnell das finden was benötigt wird

26 Archiviere mehr: Backup wird schneller Nur Backup Backup + Archivierung 10TB 2TB Enterprise Vault 1TB Index SQL 1+ TB New Archive Data + EV Application Data Tägliches Backups der neu archivierten Daten

27 Backup Benefits bedingt durch Archivierung Schnelleres Backup Exchange Datenbankgröße verringertvon 300 GB auf 100 GB Backup Fenster von 8 Stunden auf 3,5 Stunden reduziert ReduzierunugHelpdesk Tickets bedingt durch Ursachen Reduzierte Backups Wenn ein Enterprise Vault Store eine bestimmte Größe der statischen Daten erreicht hat, werden diese einmal gesichert und sie müssen nie wieder gesichert werden. SignifikanteEinsparungin unserembackupfenster

28 Legal Requests Disrupt Backup & IT Process Legal Request Backup/IT Impact Archive Alternative Legal hold Infinite Tape Retention Legal Executes Archive Hold ProvideEvery from User X Produce Data IT Search Party/Tape Restore Find,Collect, Search, Restore Legal Runs Archive Search and Export Legal Runs Archive Search and Export Prove Your Process ManualCustody Tracking Archive Produces Chain of Custody Report RestoreUser Deleted Data Restore from Backup User or LegalRecovers From Archive

29 Streamline to Meet Court and Regulatory Deadlines ediscovery Fall Zeitstrahl 10 Wochen Traditioneller Prozess Automatisiertet Prozess mit EV 1,5 Wochen Suchein einemzentralenund indiziertemrepository Schnelles Finden und Zusammenstellen benötigter Average Daten Case Time Savings with Clearwell MinimierungderVerschiebungvon Datenzwischenden Analysewerkzeugen Einfache Schrittfolge zwischen den ediscovery Phasen Beschleunigte und frühere Fall Einschätzung Wochen

30 Konkrete Resultate bei Kunden Better Capacity Management US$1.5M savings by archiving s, reducing management costs. Reduce Storage Costs 50% reduction in storage and server infrastructure total cost of ownership (TCO). Backup and Recovery 65% reduction in backup time eliminating stale data with archiving. Search and ediscovery Enterprise Vault and Clearwell paid for themselves in this ediscovery in just a matter of weeks.

31 Symantec definiert und führt den Backup & Archivierungs Markt seit mehr als einer Decade Leading Customer Validation 99% of the Fortune % of the Global Million savvy small / medium businesses #1 Backup Market Share #1 Archiving Market Share 10 of 10 leading telecommunication companies 10 of 10 leading healthcare companies 10 of 10 leading financial services companies Leading Analyst Recognition Leading Backup Vision Leading Archiving Vision

32 Enterprise Vault

33 Enterprise Vault Outlook Add-in Language UMI/CED Event Links VC Diagnostics FSA on Demand API Archiving Report Discovery Search Svcs SharePoint All Content FSA Win 2008R2 Core Telemetry Virtual Server Detection CD Launcher Event Improvements

34 Fragen und Antworten Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit interface systems GmbH Zwinglistraße 11/ Dresden Telefon: 0351 / Fax: 0351 /

35 Enterprise Vault

36 Enterprise Vault Outlook Add-in Language UMI/CED Event Links VC Diagnostics FSA on Demand API Archiving Report Discovery Search Svcs SharePoint All Content FSA Win 2008R2 Core Telemetry Virtual Server Detection CD Launcher Event Improvements

37 Multi-Language EV Add-in for Outlook

38 A single client installer EV 9.x or earlier Two versions of the client (Full and Lite) 15 supported languages 30 client installers EV Single unified client (full) 15 supported languages 15 client installers EV Single unified client (full) 16 supported languages 1 client installer

39 Virtual Vault Client Diagnostics

40 The problem Administrator has no way of knowing about the health of a Vault Cache client deployment Which Client machines are failing? Which Client machines have a complete Content Cache? If an administrator is rolling out Vault Cache enablement in waves, how do they know when a wave is complete? No way of performing more advanced reporting; what percentage of users in a domain attempted to synchronize in the last 24 hours?

41 The Solution Starting from and releases, client machines running our add-in will communicate sync statuses to their Enterprise Vault server. (Earlier versions do not send this information up) A new web page and back-end server process collects this information and periodically commits it to the Directory database (Only currently available in Server) Administrators can access ClientDiagnostics.aspx from any web browser and view this information (Needs RBA Role explained later)

42

43 How it works - Viewing The table on the page allows for paging over the rows; 10 at a time will be displayed Administrators can click on a particular entry/user to see more information at the bottom of the page:

44 How it works - Viewing In addition, an administrator can click the Export button on the page to generate a CSV file of all the information based on the current filters applied to the records Allows for more advanced reporting once information is in Excel

45 Virtual Vault Client Diagnostics Final Word Disabled by default in Can be enabled via registry key

46 Exchange Mailbox Archiving Report

47 Introduction Previously Exchange Archiving report-only mode archive runs showed what would be archived at a very basic level. This has been replaced by the Exchange Archiving Report. Allarchiving runs now produce a report, not just report-only mode. The Exchange Archive Report is a detailed record of what has been archived and why. Available in Brief HTML, Full HTML and CSV (Excel) formats. Viewable/downloadable in web browser from any machine by vault admin or Exchange admin roles. Also generates archiving summary events and shows a summary in the VAC. 47

48 VAC Task Reports Tab 48

49 Events Generated

50 Site Landing Page Report fully qualified EV server>/enterprisevault/exchangearchivingreports.aspx

51 IO Run List Report (for one EV server)

52 IO Brief HTML Report

53 IO Full HTML Report

54 IO Full CSV Report

55 EV for SharePoint Additional Content

56 EV will add the ability to Archive Additional SharePoint Content Custom Lists Blogs Discussion Boards Wiki Page Libraries Announcements Contacts Issue Tracking Links Tasks

57 New Use Cases with EV Improved Storage Optimization ediscovery of social media & list content (Not just documents) Site Expiration Delete entire site with confidence/maintain core content in the archive

58 Storage Optimization Archive List Attachments 6 byte shortcut Enterprise Vault

59 ediscovery of Documents, Social & List Content Capture discussions, social content, lists for ediscovery Directly ingest into Discovery Accelerator Export from DA and ingest into Clearwell or other downstream tools Direct ingest into Clearwell 59

60 ediscovery of Documents, Social & List Content Maintain full context for conversational content

61 Site Expiration Move all relevant content from SharePoint to the archive Delete site within SharePoint Reduce index time Remove old content from SharePoint search results Clean up clutter in SharePoint

62 Typical SharePoint Rollout History SP Phase1 SP Phase2 SP Phase 3 SP Environment Details SharePoint 2003/2007 roll-out Initial adoption at the work group level Primarily file sharing via document libraries Storage not an issue Low to moderate growth

63 Typical SharePoint Rollout History SP Phase1 SP Phase2 SP Phase3 SP Environment Details SharePoint 2007/2010 Focus is on moving to Centralized environment and consolidation of sites IT taking control of SharePoint Additional features/provide ability to create sites May include MySite adoption Often little thought is given to governance Sites proliferate Content becomes stale/sites live on long after their usefulness fades

64 Typical SharePoint Rollout History SP Phase1 SP Phase2 SP Phase3 SP Environment Details SP 2010/SP 2013 We want to get it right this time Address performance & search complaints Rein in storage growth Address backup/recovery RPO/RTO Focus on Governance to ensure long-term viability

65 Miscellaneous

66 Miscellaneous CD Launcher UMI/CED Event Links

67 UMI/CED Events The New: Versus the Old:

68 Miscellaneous CD Launcher UMI/CED Event Links FSA on demand API FSA Windows 2008 R2 Core support Telemetry Discovery Search Services Event Improvements

69 Microsoft Wave

70 Wave 2013 Exchange Server 2013 Office 2013 SharePoint 2013 Windows 8

71 Enterprise Vault and Exchange Server 2010

72 Microsoft Claims vs. Enterprise Vault Reality Storage optimization? Not with Exchange Server 2010 Exchange 2010 can increase storage requirements up to 100% compared to older versions of Exchange PST migrations with Exchange 2010 only make matters worse Customer requirements may dictate storage savings or the use of storage types that are not compatible with Exchange 2010 Larger mailboxes mean longer backup windows Enterprise Vault solves these issues with Exchange Server 2010

73 Microsoft Claims vs. Enterprise Vault Reality (cont.) ediscovery and Compliance? Very limited with Exchange 2010 Exchange 2010 only offers basic keyword searching across mailboxes only Exchange 2010 has limited indexing capabilities Searches can only be run manually Symantec offers Discovery Accelerator and Clearwell which provide full control over searching of all content, archived and unarchived

74 Microsoft Claims vs. Enterprise Vault Reality (cont.) End user experience? Limitations apply Personal archives with Exchange 2010 only work while the user is online Performance impact with Outlook in Online mode and large mailboxes OST file scalability is an issue for all versions of Outlook and users cannot have very large mailboxes or personal archives available offline Limited end-user platform support

75 Fragen und Antworten Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit interface systems GmbH Zwinglistraße 11/ Dresden Telefon: 0351 / Fax: 0351 /

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