Langzeitarchivierung mit icas

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1 Langzeitarchivierung mit icas Thomas Kässheimer Partner Manger, iternity 1

2 Agenda Wer ist iternity? Warum revisionssicher archivieren? Anforderungen an moderne Archiv-Infrastrukturen Was ist icas? Referenzen Fragen 2

3 Agenda Wer ist iternity? Warum revisionssicher archivieren? Anforderungen an moderne Archiv-Infrastrukturen Was ist icas? Referenzen Fragen 3

4 iternity GmbH die Fakten Spezialisierung auf revisionssichere Langzeitarchivierung Gründung in 2004 Hauptsitz: Freiburg im Breisgau Internationale Vertretung durch Agents in Frankreich, Italien und USA ca. 500 Kunden aus unterschiedlichsten Branchen 4

5 Agenda Wer ist iternity? Warum revisionssicher archivieren? Anforderungen an moderne Archiv-Infrastrukturen Was ist icas? Referenzen Fragen 5

6 EXPONENTIELLES DATENWACHSTUM 2010 wurde im Datenaufkommen laut IDC erstmals die Zettabyte-Barriere durchbrochen. Ein Zettabyte ist eine Eins mit 21 Nullen war die weltweite Datenmenge auf ein Volumen von 1,8 Zettabyte angestiegen. Digitale Media Archive Web 2.0 Data Stores Medizinische Bilder Data Warehouses Compliance Every two days we create as much information as we did from the dawn of civilization up to 2003 Eric Schmidt, Google Herausforderungen für die IT: Inhalte müssen immer verfügbar sein. Die Archivtechnologie verändert sich über den Aufbewahrungszeitraum

7 RECHTLICHE ANFORDERUNGEN Anforderungen an eine elektronische Archivierung gem. GDPdU, AO, HGB, Euro-SOX, AO, Basel II, SOX, RÖV Daten müssen manipulationssicher sein Daten dürfen nicht löschbar sein (WORM) Daten müssen Ablaufzeiten einhalten (Retention) Daten müssen auf zukünftige Daten-Träger migrierbar sein Zugang zu einzelnen archivierten Informationen muss auch von einem sachverständigen Dritten - jederzeit angemessen schnell möglich sein 7

8 WARUM BENÖTIGEN FIRMEN REVISIONSSICHERE ARCHIVIERUNG? Geschäftsführer und Aufsichtsräte stehen bezüglich des unternehmensweiten Umgangs mit geschäftsrelevanten Daten z.t. direkt in der Haftung Missachtung kann Verwerfung der Finanzbuchhaltung bis hin zu strafrechtlichen Konsequenzen bedeuten Ranking nach Basel II kann sich verschlechtern Produkthaftung erfordert revisionssichere Archivierung 8

9 ARCHIVIERUNG PFLICHT VERSUS KÜR Steuerrelevante Belege wie z.b. Rechnungen, Lohnabrechnungen Jahresabschlüsse, Steuererklärungen Kassenbelege, SAP Belege Sonstige Dokumente mit Archivierungspflichten wie: Handelsbriefe (auch s mit entspr. Inhalt) Patientendaten, medizinische Bilddaten Statik-Dokumente Qualitätssicherungs-Dokumente wie z.b. Test Protokolle, Abnahme Protokolle Produkthaftung Marketing Dokumente Wann wurde welche Unterlagen versendet Flyer, Produktbeschreibungen etc. 9

10 ARCHIVIERUNG PFLICHT VERSUS KÜR Fazit: Starke Branchenabhängigkeit was Pflicht und was Kür ist. Unternehmen haben individuelle Anforderungen Frage nach der Notwendigkeit zur Aufbewahrung von Papierbelegen nicht allgemein beantwortbar (außer im Steuerrecht) Produkthaftung 10

11 ABGRENZUNG ZW. ARCHIV UND BACKUP Worum geht es: icas Archiv Langfristige Datenspeicherung auf separatem Speichermedium. Archiv kann die Originaldaten ersetzen. Backup-Lösungen Kurz- bis mittelfristige zusätzliche Speicherung zur Datenwiederherstellung verlorener Daten Notwendigkeit gesetzl. geregelt freiwillig, je nach Risikofreudigkeit Aufbewahrungsdauer der Daten Jahre bis Jahrzehnte Wochen bis Monate Speichermedien Festplattenspeicher, Tapes (via HSM), Online Festplattenspeicher, Tapes, Online Integritätsprüfung Basistechnologie der Lösung (SHA 512 Hashes) Nicht vorgesehen Daten-Verschlüsselung AES 256 als Standardfunktion Optional, div. Technologien Self-Healing / Monitoring Kann genutzt werden Nicht möglich Migrationsbedarf Fester Bestandteil des Archivkonzepts Nicht nötig, nur Restore Audit-Fähigkeit / Zugriffs-Protokoll Standard-Funktion, verpflichtend Nicht nötig Anbindung an ISV Applikationen Validierte Anbindung Voraussetzung Validierte Anbindung nicht nötig 11 11

12 Agenda Wer ist iternity? Warum revisionssicher archivieren? Anforderungen an moderne Archiv-Infrastrukturen Was ist icas? Referenzen Fragen 12

13 DATENZUGRIFF ÜBER DIE ZEIT Applikationen dynamisch Daten meist konstant Storage Medien/Technologien dynamisch 1. Jahr 5. Jahr 10. Jahr 30. Jahr 13

14 Abteilungsspezifische Anforderungen Fachabteilung: Umfang von Archivdaten steigt stetig Recht und Compliance wird immer wichtiger für Unternehen Die Bedeutung von Datenschutz steigt Daten müssen für lange Zeit valide vorgehalten werden Budgets sind limitiert IT-Abteilung: Neue Applikationen generieren zusätzliche Archivdaten Die Anzahl der Objekte und die Objektgröße steigt Technologien verändern sich Hochverfügbarkeit wird immer wichtiger Datenmigrationen sind Zeit- und Kostenintensiv Managemement von isolierten Systemen ist komplex 14

15 Agenda Wer ist iternity? Warum revisionssicher archivieren? Anforderungen an moderne Archiv-Infrastrukturen Was ist icas? Referenzen Fragen 15

16 WAS IST icas? icas ist eine patentierte Storage-Middle-Ware zur rechtskonformen Datenspeicherung icas nutzt Standard SAN- und NAS-Speichersysteme jeglicher Hersteller icas kann direkt von ECM / DMS angesprochen werden icas bietet Hardwareunabhängigkeit icas ist der moderne Jukebox Ersatz icas ist Datacore für das Archiv 16

17 icas Architektur ECM, DMS, Mail Applikationsebene lesen / schreiben Cluster icas Funktionsebene SAN (iscsi/fc) / NAS(CIFS/NFS)/JBOD Speicherebene JBOD SAN NAS 17

18 icas bietet: Sicherheit Flexibilität Wirtschaftlichkeit SICHERHEIT FLEXIBILITÄT WIRTSCHAFTLICHKEIT Mit icas erhalten Sie Sicherheit für Ihre archivierten Daten. Halten Sie sich unterschiedliche Möglichkeiten mit der Flexibilität von icas offen. Nutzen Sie durch icas Synergien mit bestehender Infrastruktur und reduzieren Sie ihre Archiv TCO. 18

19 SICHERHEIT - Technologie Aufgrund des hohen Sicherheitsstandards der Technologie: WORM Funktionalität durch patentierte Storage-Container-Technologie (CSC) Sicherer Schutz der Daten durch 512-Bit Hash Code (HMAC SHA512) Integrierte Kompression und Verschlüsselung (AES256) Basiert auf offenen Industriestandards Data Shredder gemäß den U.S. DoD-Regelungen Hochverfügbarkeit durch Cluster Support Überwachung bestehender Container durch icas Self-Healing 19

20 SICHERHEIT Proven Solutions icas verfügt über eine breite Unterstützung verschiedenster Softwareanbieter wie z.b.: OpenText Symantec Saperion Docuware Easy ELO SAP MS SharePoint Point Heilig & Schubert Optimal Systems Filenet KGS Ceyoniq SER GE Healthcare 20

21 SICHERHEIT Archivreplikation mit icas Self-Healing icas überwacht replizierte Storage-Systeme, um fehlerhafte Archivobjekte zu identifizieren und zu reparieren. ECM, DMS, ERP, Mail, Pacs icas Durch die verwendeten Hash- Verfahren ist icas in der Lage, defekte Archivobjekte zu identifizieren und selbstständig zu reparieren. 21

22 SICHERHEIT Zertifizierung icas erfüllt die rechtlichen Vorgaben: icas ist ein moderner JukeBox-Ersatz und entspricht den rechtlichen Anforderungen im vollsten Umfang. Geprüft und abgenommen durch Dr. Ivo Geis Anwalt für IT und Medienrecht Die KPMG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hat im Rahmen einer Begutachtung der icas Software die Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorgaben für die revisionssichere Archivierung überprüft und bestätigt. 22

23 SICHERHEIT Escrow Service Softwarehinterlegung beim TÜV-SÜD Sichere Aufbewahrung der Source-codes und der Lizenzgeneratoren der icas Software für Kunden, um auch langfristig den Zugriff auf die Lösung sicherzustellen. 23

24 FLEXIBILITÄT Virtualisierung icas ist auch als virtuelle Appliance einsetzbar Vorinstallierter Windows Server 2008/2012 Direkt für VMware ESX nutzbar Wird ready to run geliefert Alternativ auch auf Citrix, XEN and Hyper-V erhältlich 24

25 FLEXIBILITÄT Hardware-Neutralität Aufgrund folgender Faktoren: Verwendung von SAN- /NAS-Speicher als Archivplattform Investitionsschutz durch Speicher-Unabhängigkeit Integration in bestehende Infrastruktur Hohe Skalierbarkeit / Clusterfähig Skalierbar von GB über TB bis PB Mandantenfähigkeit Basiert auf offenen Industriestandards (.NET, MS Windows, Webservice) 25

26 FLEXIBILITÄT Standard-Schnittstellen icas bietet verschiedene Schnittstellen: File System Gateway (UNC Pfad) API Webservice Application \\drive-share XAM https:// webservice API icas 26

27 FLEXIBILITÄT Skalierbarkeit Multi-Path-Namespaces: Diese ermöglichen es, den Archivspeicher auf verschiedene LUNs/ Archivpfade zu verteilen. Dadurch können Anwender nahezu unbeschränkt große Archive aufbauen. Storage-Migration können hierdurch im laufendem Betrieb erfolgen. 27

28 Migration im Hintergrund Self-Healing und Multi-Path- Namespace in Kombination ermöglichen Migrationen ohne Aufwand. ECM, DMS, ERP, Mail, Pacs Read/Write New icas Read Only Read Only 28

29 Migration im Hintergrund Self-Healing und Multi-Path- Namespace in Kombination ermöglichen Migrationen ohne Aufwand. ECM, DMS, ERP, Mail, Pacs Read/Write New icas Read/Write New Read Only Read Only 29

30 WIRTSCHAFTLICHKEIT Daten Migration icas bietet durch die Funktion Multi-Path-Namespaces die Möglichkeit mehrere Speicherziele gleichzeitig zu verwenden. In Migrations-Szenarien kann das neue Speichersystem bereits als aktiver Write-Path definiert werden, die alt Systeme werden lediglich lesend verwendet. icopy Migrationstool icopy ist in der Lage Datenmigrationen von einem alten Speichersystem auf ein neues durchzuführen, hierbei werden alle Daten überprüft und die Migration vollständig protokolliert. Fazit: Datenmigration ist mit icas im laufenden Betrieb möglich, ohne die Applikationen zu belasten. 30

31 WIRTSCHAFTLICHKEIT - Investitionsschutz icas bietet Investitionsschutz durch: Verwendung von SAN- /NAS-Speicher als Archivplattform Speicher-Unabhängigkeit und Integration in bestehende (auch virtuelle) Infrastruktur Verwendung existierender Backup- und Recovery-Prozesse einfache Migration der Archivdaten auf Systemebene Hohe Skalierbarkeit icas wächst mit Ihren Anforderungen keine zusätzliche Datenbank für Archiv-Identifier 31

32 WIRTSCHAFTLICHKEIT - Lizenzmodell Einfaches, transparentes Lizenzmodell: Eine Node Lizenz pro Server auf dem die icas Software installiert ist Volumenlizenzen in Schritten zu 1TB, 5TB, 10TB, 20TB (VolumePlus) CPU-Lizenz (Volumenunabhängig für Hoster/Healthcare und Anwender mit großem Datenwachstum) keine weiteren Lizenzkosten bei Replikation der archivierten Daten auf andere Speichersysteme. Es wird nur die Netto-Archivgröße lizensiert. Die Lizenzen können ohne zusätzliche Lizenzkosten auf neue HW-Systeme migriert werden. d.h. icas Lizenzen sind nicht an bestimmte HW-Systeme gebunden!* *gilt nicht für icas Volume Systeme 32

33 WIRTSCHAFTLICHKEIT Backup Optimierung Objekt Reduzierung Die Backup Optimierung reduziert die Anzahl der Objekte auf dem Speichermedium erheblich. Hierbei werden alle Daten die innerhalb einer Minute archiviert werden automatisch zusammengefasst. Je nach Kundenumfeld können Objektreduzierungen um Faktor oder darüber hinaus realisiert werden. 33

34 icas asynchrones Cloud Backup zertifiziert ECM, DMS, Mail Applikationsebene lesen / schreiben Cluster icas Funktionsebene SAS / iscsi / FC / NAS HP Cloud, MS Azure, S-FTP, Hosting Services... Data protection : - AES 256 encryption - SHA 512 Bit Hash Onsite data Cloud Backup mit icas 34

35 WIRTSCHAFTLICHKEIT auf lange Sicht Die Entscheidung für ein Archivsystem sollte langfristig und strategisch getroffen werden. Im Rahmen von Archivprojekten sollten zusätzlich folgende Punkte betrachtet werden: Herstellerbindung Lizensierungsmodell und evtl. Folgekosten Migrationsaufwände bei HW-Wechsel Übertragbarkeit von Lizenzen auf neue HW 35

36 WIRTSCHAFTLICHKEIT - TCO Kostenfaktoren in Archivierungsprojekten: Kosten: Hardware Software Implementierung Migrationskosten Supportkosten icas Betrachtung: freie Hardwarewahl Lizenz wird einmalig erworben ready to run System einfache icopy Migration günstige Supportkosten = TCO = geringere TCO 36

37 FAZIT icas zeichnet sich aus durch 1. SICHERHEIT Technologie (WORM, AES-Verschlüsselung, Data-Shredder..) ISV Support (Opentext, Symantec, SAP ) KPMG Zertifizierung / Software Escrow Referenzen in allen Branchen vorhanden FLEXIBILITÄT Hardware Neutralität Virtualisierung (VMware, Hyper-V, Citrix, XEN..) Skalierbarkeit WIRTSCHAFTLICHKEIT Investitionsschutz Einfache Daten Migration Lizenzmodell Geringe TCO 37

38 Agenda Wer ist iternity? Warum revisionssicher archivieren? Anforderungen an moderne Archiv-Infrastrukturen Was ist icas? Referenzen Fragen 38

39 icas REFERENZ Thyssen Krupp AG Internationaler Industriekonzern Fakten: icas Lizenz 1 x icas VM Tape Backup ECM Opentext mit ca. 40 Mandanten 24/7 Betrieben durch HP Enterprise Services in Krefeld Thyssen Krupp AG 39

40 icas REFERENZ icas REFERENZ DMS / ECM Howaldtswerke-Deutsche Werft GmbH Fakten: icas Lizenz 20 TB ECM Ceyoniq Anstehende Projekte: icas Cluster Upgrade auf 40 TB icas Lizenz Howaldtswerke-Deutsche Werft GmbH teil des Werftverbundes ThyssenKrupp Marine Systems AG 40

41 icas REFERENZ Deloitte Niederlande Globales Unternehmen für Consulting und Wirtschaftsprüfung Fakten: icas Lizenz 50 TB Hardwarecluster mit 3 icas Nodes ECM OpenText/Deloitte interne Anwendung 41

42 icas REFERENZ Ille Papier Service GmbH Fakten: icas Lizenz 1TB ECM Saperion Connected to MS Dynamics Nav ILLEE PAPIER-SERVICE GMBH 42

43 icas Case Study Klinikum der J.W. Goethe Universität Frankfurt/Main Um unter anderem die Röntgenbilder, PACS- und andere Patientendaten, die dem Datenschutz unterliegen, entsprechend zu sichern, entschied sich das UKF für die icas Lösung. Da die Universitätsklinik die Version Dokumentenmanagement- und Archivsystem OS ASH nutzt, war diese Software-Unterstützung ein wichtiges Entscheidungsmerkmal. Auch die reibungslose Anbindbarkeit des PACS von GE Healthcare war ein wesentliches Argument für HP icas. Im ersten Schritt wurden 30TB Bilddaten (Altdaten) im icas Archiv für 30 Jahre revisionssicher abgelegt. Darüber hinaus kommen jährlich zusätzlich ca TB der aktuellen Bilder. Klinikum und Fachbereich Medizin Johann Wolfgang Goethe-Universität Frankfurt am Main 43

44 SICHERHEIT bewährte Technologie Als Lösung etabliert bei Kunden aller Größen und Branchen: Kunde Investitionsbank Berlin STG Beikirch Stadt Potsdam Bayer Schering Pharma AG J.W. Goethe Universitätsklinikum Frankfurt Ille Papier Kemper Fleischwarenfabrik Sektor Finanzen Industrie Öffentliche Verwaltung Pharma Gesundheitswesen Industrie Lebensmittel 45

45 ENTSCHEIDUNGSKRITERIEN DER KUNDEN Sicherheit KPMG Zertifizierung WORM Schutz ISV Zertifizierungen Self-Healing Referenzen Flexibilität viele unterstützte Speichersysteme Hardwareunabhängigkeit VMware support Wirtschaftlichkeit Einmallizensierung nach Netto-Archivvolumen Datenmigration im laufenden Betrieb 47

46 Agenda Wer ist iternity? Warum revisionssicher archivieren? Anforderungen an moderne Archiv-Infrastrukturen Was ist icas? Referenzen Fragen 48

47 icas your key to compliance Thomas Käßheimer Partner Manager iternity GmbH Bötzinger Str Freiburg im Breisgau Phone: Fax:

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