RATGEBER. E-Invoicing-Ratgeber. Der Gesetzgeber hat den Weg zum elektronischen Rechnungsaustausch freigemacht. E-Invoice

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1 RATGEBER E-Invoicing-Ratgeber Der Gesetzgeber hat den Weg zum elektronischen Rechnungsaustausch freigemacht E-Invoice

2 Haftungsausschluss Die Inhalte und Aussagen des vorliegenden Ratgebers wurden von der SEEBURGER AG sorgfältig erwogen und geprüft. Dennoch kann er eine individuelle fallbezogene Beurteilung der konkreten Sachverhalte im Einzelfall nicht ersetzen und es können inhaltlich Irrtümer oder Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Dies gilt insbesondere für steuerrechtliche Belange. Die SEEBURGER AG übernimmt daher keine Haftung für evtl. Schäden, die sich aus einer Abstützung auf die im Ratgeber getroffenen Aussagen ergeben.

3 Inhalt 1 Einleitung 4 2 Motivation zum Umstieg Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnungsstellung? Welche Vorteile bietet der elektronische Rechnungsempfang? 8 3 Grundlagen E-Invoicing-Übermittlungswege Welche inhaltlichen Anforderungen werden an elektronische Rechnungen gestellt? Zustimmung des Empfängers Gewährleistung der Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit und Lesbarkeit des Inhalts Prüfung der elektronischen Rechnung Das Signaturverfahren Innerbetriebliche Kontrollverfahren Aufbewahrung, Archivierung und Dokumentation Aufbewahrung Revisionssichere Archivierung Dokumentation Der Umgang mit fehlerhaften elektronischen Rechnungen 17 4 Vorgehensweise bei der Einführung Erfolgsfaktoren für ein E-Invoicing-Projekt Projektziel Projektbausteine Vorstudie Lösungskonzept Zentralisierung des Rechnungsausgangs bzw. -eingangs Roll-Out-Strategie der E-Invoice-Lösung E-Invoice-Lösungsmodelle Versender-Inhouse-Lösung Empfänger-Inhouse-Lösung WebEDI SaaS-Lösung Austauschformate Prozessoptimierung und -integration Prozessoptimierung und -integration beim Rechnungsabsender Prozessoptimierung und -integration beim Rechnungsempfänger Aufbau einer Bestell-Compliance sowie einer hohen Bestellquote Freigabe und Klärung der Rechnung mittels Workflow Visualisierung der elektronischen Rechnungsdaten Freigabe von Rechnungen ohne Bestellbezug Klärung von Rechnungen mit Bestellbezug Smartphone-Anbindung ERP-Integration Archivierung Festlegung der Anforderungskriterien und Systemauswahl Implementierung der Lösung Konzeptphase Testphase und Schulung Produktivsetzung und Live-Betrieb Zeitplan 32 5 Fazit 33 6 Literatur-Quellenverzeichnis 34 7 Glossar 35 3

4 1 Einleitung Die gesetzlichen Hürden für E-Invoicing sind beseitigt und die Bürde vielen Unternehmen genommen. Ab dem 1. Juli 2011 können Rechnungen auch ohne elektronische Signatur per oder im E-Invoicing-Verfahren übermittelt werden. Bisher konnten Firmen, die z. B. eine Rechnung per PDF erhalten haben, nur dann die Vorsteuer absetzen, wenn die Rechnung elektronisch signiert war. Elektronische Signaturen sollten die Authentizität von Absender und Empfänger sichern. Dazu war bisher ein umständliches Verfahren aus Signaturerstellung, Prüfschlüssel und dazwischen geschaltetem Trustcenter zwingend erforderlich. In keinem Land waren die Regeln für elektronischen Rechnungsversand restriktiver als in Deutschland. Mehrfach wurde das bereits 1997 erlassene Signaturgesetz neuen rechtlichen Erfordernissen angepasst und jedes Mal wurde die Umsetzung anspruchsvoller und komplizierter. Nun hat der Gesetzgeber die rechtlichen Anforderungen der Praxis angepasst. Dies jedoch nicht aus Einsicht, sondern auf Betreiben der EU-Kommission hin, die sich vorgenommen hat, die Verwaltung in den Unternehmen zu entrümpeln und die Geschäftsprozesse nicht durch praxisferne Regelungen zu behindern (EU-Richtlinie 2010/45/EU). Damit hat die lange und irritierende Geschichte um Rechtssicherheit und aufwendige Prüfverfahren ein Ende. Im Zuge des Steuervereinfachungsgesetzes wurden die elektronischen Rechnungen den Papierrechnungen in Deutschland gleichgesetzt. Die anderen EU-Länder sollen bei der Lockerung der elektronischen Rechnungsstellung ebenfalls bis 2013 nachziehen. Derzeit nutzt nur ein Fünftel der Unternehmen die elektronische Rechnung und dies, obwohl eine postalische Rechnung durchschnittlich 10 Euro kostet (Quelle: Deutsche Bank Research). Damit stellt der papiergestützte Rechnungsaustausch für Unternehmen stellt einen erheblichen Kostenfaktor dar. Leider unterliegen die Unternehmen in diesem Bereich einem relativ großen Beharrungsvermögen und scheuen die Reorganisation und den Einsatz moderner IT- Produkte. Infolge der Globalisierung und dem zunehmendem Wettbewerbsdruck ist es unumgänglich, auch die nicht wertschöpfenden Prozesse in einem Unternehmen zu optimieren. Jeder Prozess wird hinsichtlich seiner Effizienz und Rationalisierungsmöglichkeit analysiert. Beim E-Invoice- Prozess, bei welchem mehrere Unternehmensbereiche involviert sind und der derzeit überwiegend papiergestützt abläuft, lassen sich erhebliche Einsparungspotenziale erreichen. Dieses Rationalisierungspotenzial wurde von einigen Unternehmen bereits erkannt. Nun streben sie mit ihren Handelspartner eine E-Invoice-Lösung an. Der vorliegende soll Unternehmen die Arbeit bei der Umsetzung von E-Invoice-Projekten erleichtern. Als nützlicher Leitfaden bietet er allen Unternehmen in Deutschland, die aktuell ein E-Invoice-Projekt in Deutschland planen, einen Einstieg in die komplexe E-Invoice- Thematik. 4

5 2 Motivation zum Umstieg Der elektronische Rechnungsaustausch kann für viele Unternehmen eine große Erleichterung bei der Rechnungsabwicklung darstellen. E-Invoicing gewinnt daher immer mehr an Bedeutung. Der Umstieg von komplizierten, papierbasierten Abläufen hin zu einfachen, transparenten und kostengünstigen B2B-Prozessen ist im vollen Gange. Unternehmen und Organisationen des öffentlichen Rechts starten E-Invoicing-Projekte aus verschiedenen Gründen: Interner Kostendruck Externer Druck durch Handelspartner Prozessinnovation und -automatisierung Qualitätsverbesserung in der Eingangsrechnungsbearbeitung Die Vorteile des E-Invoicing erscheinen offensichtlich durch den Wegfall der Druckkosten sowie des Portos. Das Haupteinsparungspotential liegt allerdings in den effizienten papierlosen Prozessen, im Rechnungsausgang sowie -eingang und deren Integration ins ERP-System und den anderen Geschäftsprozessen. So lassen sich elektronische Rechnungen ohne Medienbruch vom ERP-System des Empfängers verarbeiten. Dadurch entfallen Übertragungskosten und Fehlerquellen werden reduziert. Das sind genau die Komponenten für die E-Rechnung und Automatisierung der ganzen Prozesskette. Der Anstoß für den Umstieg ins digitale Zeitalter erfolgt meist aus folgenden Unternehmensbereichen: Geschäftsleitung Finanzabteilung Informatik Verkauf Einkauf Gerade Organisationen mit einer starken Marktposition versuchen die Rationalisierungspotenziale voll auszuschöpfen, indem sie ihren Partnern die elektronischen Rechnungen aufzwingen. Beharren einige Lieferanten oder Kunden weiterhin auf Papierrechnungen, werden diese durch eine Papierverarbeitungsgebühr und zusätzlichen Handlingskosten bestraft. Solche Bußen für Papierrechnungen werden in mehreren Ländern und Branchen immer häufiger eingesetzt. Der starke Wettbewerb in den meisten Branchen führt zu einem immer höheren Kostendruck. Investitionen werden heutzutage oft sehr selektiv vorgenommen. Es wird meist nur dort investiert, wo folgende Kriterien zutreffen: Vielversprechender Business Case mit gutem ROI. Reduzieren der Fixkosten und Ersetzen durch variable (volumenbasierte) Kosten. Kauf statt Eigenentwicklung von Lösungen und Dienstleistungen. Steigern der Transparenz der sich im Unternehmen im Umlauf befindenden Rechnungen. Verkürzung der Umlaufzeit bzw. Prozesszeiten. Steigerung der Kundenbindung und Lieferantenbindung. Innovative Technologie. 5

6 2.1 Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnungsstellung? Durch die elektronische Rechnungsstellung entfallen sämtliche Kosten für Porto, Verarbeitung (Ausdrucken, Kuvertieren, Post ausliefern) und Material (Papier, Umschläge, Toner, Infrastruktur). Ein Großteil der Kosten, die sogenannten indirekten und versteckten Kosten, bleiben oft unerkannt oder werden gerne übersehen. Auch diese Kosten können durch E-Invoicing drastisch reduziert werden: Zinskosten für gebundenes Kapital. Kundenanfragen wegen verlorener Rechnungen. Archivierung und Zeit für die Suche von abgelegten Rechnungen. Abwicklungs- und Verbuchungszeit. Ausschöpfen von Skontoabzügen, Optimierung des Cash Managements. einfachere und schnellere Revision. Auch ökologische Ziele wie die CO 2 -Reduzierung durch umweltschonenden Umgang mit Ressourcen (u. a. keine Papierverbrauch, kein Energieverbrauch durch Zustellung per Post) werden gelegentlich aufgeführt. Neben den betrieblichen Motiven können durch E-Invoicing jedoch auch marktstrategische Ziele verfolgt werden: Verbesserung des Serviceangebots durch einen zusätzlichen Mehrwert. Stärkere Bindung von Geschäftspartnern und Absicherung der eigenen Marktposition. Das folgende Beispiel stellt anhand des Rechnungsausgangprozess die Kosten und Ursachen tabellarisch dar: Aktivität Vollkosten heute Prozess-Charakteristik Rechnungserstellung 0,20 bis 0,30 Euro Elektronisch Rechnungsdruck 0,51 bis 1,53 Euro Entfällt Kuvertieren 0,20 bis 0,31 Euro Entfällt Summe Fertigstellung 0,91 bis 2,14 Euro Versand Papierrechnung 0,56 bis 2,05 Euro Entfällt Rechnungskopien für andere Abteilungen 0,10 bis 0,20 Euro Entfällt Kundennachfragen zur Rechnung und Rechnungsveränderung 0,00 bis 0,38 Euro Sofort verfügbar Stark reduziert Erneute Versendung einer Papierrechnung 0,00 bis 2,05 Euro Entfällt Summe Versand Summe Fertigstellung und Versand 0,66 bis 4,68 Euro 1,57 bis 6,82 Euro Das Einsparungspotenzial durch E-Invoicing liegt pro Rechnung beim Rechnungsabsender bei etwa 4,00 Euro. Zudem sind auch die qualitativen Einsparungspotenziale beim Rechnungsabsender nicht unerheblich. In wie weit Einsparungen, Transparenz und Prozessqualität mit in die Kosten-Nutzen- Betrachtung einbezogen werden, hängt stark vom Prozesskostenbewusstsein und der Unternehmenskultur ab. 6

7 Für eine detaillierte Betrachtung sollten folgende Kosten dem entsprechenden Nutzen gegenübergestellt werden: Kosten Initialkosten Interne und ggf. externe Lohnkosten Anbindungskosten an einen E-Invoicing-Service-Provider Implementierungskosten für die E-Invoicing-Lösung Prozessumstellung Schulung Administrator User Dokumentation des Verfahrens Ggf. Einführung eines elektronischen Archivs, sofern noch nicht vorhanden Evtl. Investitionen in Soft- und Hardware Nutzen Qualifizierbarer Nutzen Prozesskosteneinsparung Einsparung von Material und Porto Geringer Archivierungsplatz Früherer Zahlungseingang Geringere Kapitalbindung Verringerung der Kundenabwanderung Bei Lieferantenreduktion des Rechnungsempfängers höherer Umsatz Vermeidung des Gebühreneinzugs bei Papierrechnungen Laufende Kosten Software-Wartungsgebühren Evtl. Providergebühren Qualitativer Nutzen Bessere Kundenbindung durch Prozessintegration Image- bzw. Positionsverbesserung am Markt Supportkosten Nachschulung Stärkere Skontonutzung der Kunden 7

8 2.2 Welche Vorteile bietet der elektronische Rechnungsempfang? Rechnungsempfänger nehmen häufig die tatsächlichen Kosten noch schlechter wahr als Rechnungsabsender. Typischerweise kann ein Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung nur bis Rechnungen pro Jahr verarbeiten. Allein die Personalkosten für diesen Bereich betragen 5 bis 15 Euro pro Rechnung. Zusätzliche Kosten entstehen im papierbasierten Workflow für die Rechnungsfreigabe und Klärung bei Mengen und Preisabweichungen sowie bei der Archivierung. Analysen in einigen Organisationen haben ergeben, dass durchschnittlich 5 Kopien von jeder Rechnung erstellt und redundant archiviert werden (Sekretariat, Kostenstellenleiter etc.). Durch das Einlesen der Rechnungsdaten entfällt die manuelle Rechnungseingabe in das ERP-System des Rechnungsempfängers. Zudem werden manuelle Eingabefehler sowie der Verlust von Rechnungen minimiert. Nebenbei wird der Prozess»Purchase-to-Pay«spürbar beschleunigt und verbessert. Das folgende Beispiel stellt anhand des Rechnungseingangsprozess die Kosten und Ursachen tabellarisch dar: Aktivität Vollkosten heute Prozess-Charakteristik Erfassung in der Buchhaltung 0,10 bis 8,50 Euro Elektronisch / manuell Summe Erfassung 0,10 bis 8,50 Euro Rechnungskopien für andere Abteilung 0,10 bis 0,20 Euro Entfällt Rückfragen zur Rechnung und Rechnungsveränderung 0,00 bis 0,38 Euro Sofort verfügbar Stark reduziert Erneute Anforderung 0,00 bis 0,51 Euro Entfällt Summe Rechnungsklärung Summe Erfassung und Klärung 0,10 bis 1,09 Euro 0,20 bis 9,95Euro Das Einsparungspotenzial durch E-Invoicing liegt pro Rechnung beim Rechnungsempfänger bei etwa 4,50 Euro. 8

9 Für eine detaillierte Kosten-Nutzen-Analyse auf Seiten des Rechnungsempfängers sollten folgende Größen berücksichtigt werden: Kosten Initialkosten Interne und ggf. externe Lohnkosten Anbindungskosten an einen E-Invoicing-Service-Provider Implementierungskosten für die E-Invoicing-Lösung Prozessumstellung Schulung Administrator User Dokumentation des Verfahrens Ggf. Einführung eines elektronischen Archivs, sofern noch nicht vorhanden Evtl. Investitionen in Soft- und Hardware Nutzen Qualifizierbarer Nutzen Prozesskosteneinsparung Einsparung von Material und Porto Geringer Archivierungsplatz Früherer Zahlungseingang Geringere Kapitalbindung Verringerung der Kundenabwanderung Höherer Umsatz bei Lieferantenreduktion des Rechnungsempfängers Vermeidung des Gebühreneinzugs bei Papierrechnungen Laufende Kosten Software-Wartungsgebühren Evtl. Providergebühren Qualitativer Nutzen Erhöhte Prozessqualität und -transparenz Optimiertes und flexibles Cash Management Supportkosten Verbesserung der Compliance Nachschulung Image- bzw. Positionsverbesserung am Markt Anreize für den Lieferanten Unternehmen mit einer starken Marktposition als Einkäufer neigen dazu, Eingangsrechnungen zuerst auf elektronische Kanäle umzustellen. Sie haben die nötigen Druckmittel, um ihre Lieferanten rasch zur elektronischen Rechnungsstellung zu bewegen. 9

10 3 Grundlagen 3.1 E-Invoicing-Übermittlungswege Technische Anforderungen zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen gibt der Gesetzgeber nicht vor. Elektronische Rechnungen können über verschiedene Medien übermittelt werden: Übermittlungsmedium Elektronische Rechnungen werden per mit Anhang im PDF/TIFF/JPEG-Format oder mit Textdateianhang versendet. Diese Art der elektronischen Rechnungsübermittlung bietet z. B. die Post AG mit D . Übertragung via EDI Unter EDI wird der elektronische Datenaustausch in einem bestimmten Datenaustausch- und Transportformat verstanden. In der Regel treffen Unternehmen dazu Vereinbarungen, in welchem Datenformat und unter welchen Übertragungsprotokollen sie Informationen austauschen wollen. Bei WebEDI können EDI-Nachrichten über Formulare mittels Web-Browser empfangen, erfasst und versendet werden. Das Verfahren bietet sich zur Anbindung von Geschäftspartnern ohne EDI-Infrastruktur unter Nutzung des Internets an sowie zur Generierung aber auch zum Empfang von EDI basierten Rechnungen Welche inhaltlichen Anforderungen werden an elektronische Rechnungen gestellt? Die Rechnungsanforderungen ergeben sich wie bei papierbasierten Rechnungen aus 14 UStG. Demnach muss eine Rechnung folgende Angaben enthalten: 2 Vollständiger Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer- Identifikationsnummer Das Ausstellungsdatum Die Rechnungsnummer Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang der sonstigen Leistung Den Zeitpunkt der Lieferung Das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung ( 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts Den entfallenden Steuerbetrag Einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers Übertragung über Fax-Server Das Bundesfinanzministerium 1 stuft die Übermittlung einer Rechnung via Fax unternehmerfreundlicher als ein elektronisches Dokument ein, wenn das Faxgerät des Rechnungsempfängers ein Computer-Fax bzw. Fax-Server ist. Dabei erfolgt das Versenden der Rechnung softwaregesteuert. Die Nachteile dieses Übermittlungsweges sind die geringe Auflösung, die zu einer schlechten Erkennung und erschwertem Auslesen der Fax-Rechnung führen können. Zudem fehlt die Möglichkeit einer anschließenden maschinellen Verwertung. Per Web-Download Der Web-Download bietet den Zugang zur Rechnung via Download von der Homepage, von einem Rechnungsportal des Vertragspartners oder eines Dienstleisters an. Übermittlung via MFT (Managed File Transfer) Mit Managed File Transfer lassen sich geschäftskritische Daten sicher transferieren. Bei der Übermittlung einer elektronischen Rechnung via MFT wird, beispielsweise in einer , ein dynamischer Link zum Abruf der elektronischen Rechnung zeitlich befristet bereitgestellt. 1 Vgl. BMF- Frage- und Antwort-Katalog, IV D 2 - S 7287-a/09/10004, 2011/ , Auszug aus 14 UStG, Juris, abgerufen am

11 3.1.2 Zustimmung des Empfängers Die elektronische Rechnungsübermittlung setzt die Zustimmung des Empfängers voraus, die auch stillschweigend durch konkludentes, also schlüssiges Handeln erfolgen kann. Aus rechtlicher Sicht ergeben sich hierbei drei Sachverhalte, die im Folgenden näher erläutert werden sollen: Definition Geschäftsbrief Zu den Geschäftsbriefen zählt sämtlicher externer Schriftverkehr, also auch Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestell- und Lieferscheine, Protokolle und Quittungen egal ob auf Papier- oder elektronischer Basis. Auch s, sofern sie im Geschäftsverkehr genutzt werden, stellen Geschäftsbriefe dar. Geschäftsbrief-Mindestangaben Geschäftsbriefe unterliegen der Pflicht zu Mindestangaben. Die gesetzlichen Grundlagen ergeben sich rechtsformabhängig aus der GewO, dem HGB, GmbHG und dem AktG. Die Mindestangaben für Rechnungen wurden mit 14 UStG gesetzlich festgeschrieben. Für Rechnungen, die einen Gesamtbetrag in Höhe von jeweils 150 Euro nicht übersteigen, gilt 33 UStDV (Umsatzsteuerdurchführungsverordnung). Hieraus ergeben sich Empfehlungen für eine erfolgreiche E-Invoicing-Einführung: Bei der Wahl des elektronischen Übermittlungsverfahrens sollten Geschäftspartner frühzeitig informiert werden und deren formloses Einvernehmen eingeholt werden. Vom Gesetzgeber wird eine Erklärung in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) als ausreichend angesehen, durch die der Rechnungsempfänger einen elektronischen Rechnungsversand akzeptiert. Wird der Übermittlungsweg via EDI genutzt, wird Rechtssicherheit durch eine schriftliche Vereinbarung zwischen den Vertragspartnern mit Angabe zum Datenaustauschund Übermittlungsformat gewonnen. Neben den Pflichtangaben für Geschäftsbriefe sind die Pflichtangaben für Rechnungen zu beachten, damit der Vorsteuervorwegabzug nicht gefährdet wird. Geschäftskorrespondenz Neben der Geschäftskorrespondenz in Papierform (Briefe, Rechnungen, Bestellungen etc.) ist auch über Telekommunikationssysteme erstellte bzw. übermittelte Korrespondenz als Geschäftsbrief anzusehen. Werden beispielsweise s im täglichen Geschäftsverkehr als Geschäftsbrief genutzt, so dürfen sich Geschäftspartner rein rechtlich gesehen auch auf diese Art des Kommunikationswegs verlassen. Das gilt demnach auch für die Übermittlung elektronischer Rechnungen. Wird die -Adresse als Korrespondenz-Geschäftsadresse angegeben, kann sich der Geschäftspartner ebenso darauf verlassen und diese als Medium für die Übermittlung seiner elektronischen Rechnung nutzen. Es sei denn, der Geschäftspartner widerspricht dieser Art der Rechnungsübermittlung. 11

12 3.1.3 Gewährleistung der Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit und Lesbarkeit des Inhalts Das Umsatzsteuergesetzt unterscheidet nun nicht mehr zwischen elektronischer Rechnung und Papierrechnung. Neben den Pflichtangaben, die eine ordnungsgemäße elektronische Rechnung enthalten muss (vgl ), wird die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit und die Lesbarkeit der elektronischen Rechnung verlangt. Der Vorsteuerabzug wird grundsätzlich bei beiden Arten anerkannt, wenn darüber hinaus folgende Voraussetzungen erfüllt sind: Die Echtheit der Herkunft (Authentizität) elektronischer Rechnungen soll die Identität des Rechnungsausstellers sicherstellen. Die Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) zielt darauf ab, dass die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Rechnungsangaben nicht geändert wurden. Die Lesbarkeit des elektronischen Dokuments (Legitimität) soll über den gesamten Aufbewahrungszeitraum gewährleistet sein Prüfung der elektronischen Rechnung Das Signaturverfahren Die qualifizierte elektronische Signatur stellt nach wie vor die gesetzlichen Anforderungen zur Dokumentensicherheit sicher. Elektronische und digitale Signaturen Die elektronische Signatur ist als Rechtsbegriff im Signaturgesetz (SigG) 3 festgeschrieben. Ihre Definition ist auf die Europäischen Richtlinien für elektronische Signaturen zurückzuführen. Demnach ist eine elektronische Signatur eine von einer Person elektronisch erstellte Willenserklärung oder Bestätigung. Eine elektronische Signatur ist immer personengebunden, egal ob sie im eigenen Namen oder im Auftrag erstellt wurde. Der technische Begriff für elektronische Signaturen ist die sogenannte digitale Signatur mit einem verschlüsselten Hash-Wert (Prüfsumme). Struktur einer elektronischen Signatur Die Datenstruktur enthält: Den Hash-Wert (Dokumenteninhalt) Informationen zum genutzten Hash-Verfahren (z. B. File-Signierung oder Content-Signierung) Informationen zum genutzten Verschlüsselungsverfahren Private Key zur Verschlüsselung Public Key zur Entschlüsselung Qualifizierte elektronische Signaturen Der Unterzeichner muss Inhaber eines zum Zeitpunkt der Signaturerstellung gültigen, qualifiziert zugewiesenen Zertifikats sein, das ihm vom Verzeichnisdienst des ZDA 4 durch ein Public Key (asymmetrisches Schlüsselpaar) zugeordnet wurde. Zum Public Key gibt es einen korrespondierenden Private Key, der neben einem 6-stelligen PIN dem Antragsteller (Inhaber) mit einer Signaturkarte zugewiesen wird. Hash-Wert Der Hash-Wert bezeichnet das Ergebnis eines Prüfsummenverfahrens. Bei der Signaturprüfung wird der verwendete Hash-Wert der signierten elektronischen Rechnung bei der Verifikation gegengeprüft. Die Werte müssen bei erfolgreicher Prüfung übereinstimmen. Bei Nichtübereinstimmung sind die Dokumentendaten zwischenzeitlich verändert worden. Nachweis der Integrität Durch erneute Erstellung des Hash-Wertes und dessen Abgleich mit dem ursprünglichen Hash-Wert kann die Integrität von signierten Daten ermittelt werden. Somit wird festgestellt, ob Veränderungen an den Daten bzw. dem Dokument nach der Signaturerstellung vorgenommen wurden. Es kann jedoch nicht erkannt werden, welche Veränderungen vorgenommen wurden. Public Key-Verfahren mit qualifizierter elektronischer Signatur Die folgenden Grafiken zeigen den Ablauf des Signaturprüfprozess vom Rechnungsabsender (Signieren) hin zum Rechnungsempfänger (Verifizieren). Art der Übermittlung elektronischer Signaturen Signaturen werden als Datenstruktur entweder in die elektronischen Dokumente eingefügt (Embedded Signature) oder den Rechnungsdokumenten separat angehängt (Attached Signature). 3 SigG-Signaturgesetz vom (BGBl. I S. 876), zuletzt geändert durch Artikel 4 des Gesetzes vom (BGBl. I S. 2091). 4 ZDA Signatur Trust Center (Zertifizierungsdiensteanbieter).

13 1. Signieren Rechnung Hash-Funktion Hash-Wert: Datei als Datenstrom (Datei-Hash) oder Dokumenteninhalt Absender Private Key Verschlüsselung mit Private Key Dokumentenformate z. B. PDF TIFF s Signatur Rechnung Digital signierte Rechnung Signierte Rechnung und elektronische Signatur Embedded oder als Attached 2. Verifizieren Anmerkung: Abweichungen im Signaturverfahren sind möglich. Rechnung Rechnung Rechnungsdatenstrom (Datei-Hash) oder Dokumenteninhalt Digital signierte Rechnung Signatur Hash- Funktion Absender Private Key Entschlüsselung mit Private Key Hash-Wert? = Stimmen die Hash-Werte überein, ist die Signatur gültig Hash-Wert 13

14 Innerbetriebliche Kontrollverfahren Mit Verabschiedung des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 ist neben dem bisherigen Verfahren mit Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur zur Gewährleistung der Dokumentensicherheit und des EDI-Verfahrens mit Prozesssicherheit, nun die Verwendung eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens zulässig. Demnach ist der elektronische Rechnungsaustausch auch ohne Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur oder eines EDI- Verfahrens möglich, wenn ein innerbetriebliches Kontrollverfahren die Prozesssicherheit durch belastbare Prüfpfade gewährleistet. Aus Prozesssicht müssen über einen verlässlichen Prüfpfad folgende Punkte der elektronischen Rechnung nachgewiesen werden: 1. Die Echtheit der Herkunft 2. Die Unversehrtheit des Inhalts 3. Die Lesbarkeit Die folgende Abbildung zeigt ein mögliches Szenario für die Herstellung eines verlässlichen Prüfpfads zur Gewinnung von sogenannter Beleg- und Prozesssicherheit: Szenario: Prüfpfad Rechnungsempfänger Ziel: Prozesssicherheit Bestellung Rechnung Eingang Rechnung Prüfung Rechnung Zahlung Disput Bestellanforderung Wareneingang Revisionssichere Archivierung Prüfungshandlungen Bestell-Freigabeprozess (4-Augen-Prinzip) Rechnungseingangsdokumente (z.b. doppelte Rechnungen) Rechnungsprüfung gem. 14 UStG Rechnungs-Freigabeprozess (4-Augen-Prinzip) Abgleich der Rechnung mit Zahlungsverpflichtung Stammdatenabgleich (Kreditoren- und Bankdaten) Archivierung elektronischer Rechnungen im originären Format Abgleich Lieferschein und erhaltene Rechnung Prüfung Wareneingang Prüfung Preis- und Mengenabweichungen Dokumentation des Rechnungsprüfungsprozess 14

15 Der Rechnungsprüfpfad umfasst die gesamte Belegstrecke vom Eingang bis zur Archivierung. Zur Durchführung der Prüfmaßnahmen wird kein technisches Verfahren vorgegeben. Es kann ein EDV-unterstützendes Verfahren, aber auch ein manuelles Verfahren sein. Es können auch beide Verfahren zur Anwendung kommen. Die Echtheit der Herkunft Der Rechnungsempfänger muss regelmäßig bei seinen Belegverarbeitungsprozessen in der Lage sein, die in der Rechnung angegebene Identität zu überprüfen und zu bestätigen (Verifikation). Die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts bedeutet, dass sich auf dem Übermittlungsweg der Inhalt der elektronischen Rechnung nicht verändern darf. Eine Rechnung gilt als unversehrt und echt, wenn der Versender der Rechnung bei Ankunft der Rechnung noch derselbe ist. Nach Artikel 226 Mehrwertsteuersystemrichtlinie (MwStSystRL) 5 müssen demnach die geforderten Angaben sicher übertragen worden sein: Name Vollständige Rechnungsanschrift Andere Möglichkeiten der Identitätsprüfung sind z. B.: Die Identifizierung über die Umsatzsteuer- Identifikationsnummer Die Identifizierung über die Bankverbindungsdaten Die Unversehrtheit des Inhalts Die Sicherstellung der Integrität des Rechnungsinhalts dient der Belegsicherheit und kann durch organisatorische Maßnahmen für einen verlässlichen Prüfpfad erreicht werden z.b. durch Abgleich der Rechnungsangaben mit dem Lieferschein. Die Lesbarkeit Die Anforderung an die Lesbarkeit der elektronischen Rechnung trifft den Rechnungsaussteller und den Rechnungsempfänger. Für das menschliche Auge muss die Rechnung lesbar sein. Gemäß 257 Absatz 3 Satz 1 Nr.2 HGB umfasst die Lesbarkeit darüber hinaus, dass die empfangenen Geschäftsbriefe und Buchungsbelege während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. 6 Die Lesbarkeit muss technisch dauerhaft gegeben sein. Gemäß 147 Absatz. 5 Abgabenordnung wird auch eine Lesbarkeit durch Reproduktion ohne weitere Hilfsmittel verlangt. Darüber hinaus fordert das Steuerrecht eine unverzügliche Lesbarmachung der elektronischen Daten, während sich das Handelsrecht 7 mit seiner Anforderung auf eine Lesbarmachung in angemessener Zeit reduziert. Empfehlungen: Wichtig ist eine Einigung zwischen den Geschäftspartnern über das Datenübermittlungsformat. Empfohlen wird das Format PDF/A. In diesem Format können andere Informationen dem Dokument beigefügt werden, sog. Annotationen, die das Dokument aber selbst nicht verändern. Abzulehnen sind alle Datenformate, die eine Veränderlichkeit zulassen. Hierzu zählen beispielsweise Rechnungen in Word- oder Excel-Format Aufbewahrung, Archivierung und Dokumentation Aufbewahrung Elektronische Rechnungen sind im originären (digitalen) Format aufzubewahren, d. h. im Ausstellungs- bzw. Empfangsformat (z. B. digital als , ggf. ergänzt mit Anhängen in Bild-Formaten wie PDF oder TIFF oder im EDI-Format). Der Gesetzgeber schreibt keine bestimmte Aufbewahrungsart und Technologie vor. Absender und Empfänger sind gleichermaßen zur Aufbewahrung verpflichtet. Wichtig ist, dass die bei der Aufbewahrung angewendeten Verfahren und Prozesse den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) 8 und den Grundsätzen des Datenzugriffs und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) 9 entsprechen müssen. Handelsrechtlich wird eine geordnete Aufbewahrung aller Buchungsbelege verlangt. 10 Im Umgang mit originär digitalen Belegtransaktionen verlangt das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) entsprechende technische Sicherungsmaßnahmen Vgl. Art. 226 Mehrwertsteuersystemrichtlinie (MwStSystRL), Richtlinie 2006/112/EG des Rates vom über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem, zuletzt geändert durch Art. 1 ÄndRL 2010/88/EU vom (ABl. Nr. L 326 S. 1) Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 HGB, Juris, abgerufen am Vgl. 257 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 HGB. 8 Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), BMF-Schreiben vom IV A 8 - S /95, BStBl I S Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), BMF- Schreiben vom IV D 2 -S /01, BStBl Teil I, Seite Vgl. 257 Abs.1 Nr. 4 HGB. 11 Vgl. IDW Stellungnahme zur Rechnungslegung IDW RA FAIT 1: Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie, Verlautbarung vom

16 Revisionssichere Archivierung Elektronische Rechnungen sind genauso wie Papierrechnungen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist zu archivieren (in der Regel zehn Jahre). Sie sind dabei in dem Format zu archivieren, in dem sie eingegangen sind. Ein Papierausdruck ist als Archivierung nicht ausreichend. Weiterhin müssen die elektronischen Rechnungen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Für die revisionssichere Archivierung gelten, in Anlehnung an die unter Punkt genannten gesetzlichen Vorschriften und den Verlautbarungen des Instituts der Wirtschaftsprüfer 12, folgende Anforderungen: Ordnungsmäßigkeit Vollständigkeit Sicherheit des Gesamtverfahrens Schutz vor Veränderung und Verfälschung Sicherung vor Verlust Nutzung nur durch Berechtigte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen Dokumentation des Verfahrens Nachvollziehbarkeit Prüfbarkeit Ordnungsmäßige Aufbewahrung Für die Archivierung und Prüfbarkeit von elektronischen Rechnungen, sind die Vorschriften der Abgabenordnung (insbesondere 146, 147, 200 Abgabenordnung) sowie die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zu beachten. Originär elektronische Rechnungen, wie z. B. die - Rechnung, müssen nach den weitergehenden Anforderungen der GDPdU archiviert werden. Prüfbarkeit Unternehmen sind dazu verpflichtet, die maschinelle Auswertbarkeit originärer digitaler Daten sicherzustellen. Darüber hinaus sind, unter Beachtung der GDPdU-Vorschriften, Zugriffsrechte für den unmittelbaren und mittelbaren Zugriff sowie der Datenträgerüberlassung zu schaffen. Das elektronische Dokument sollte über eine entsprechende Indexierung und Verknüpfung buchungsrelevanter Daten archiviert werden und auffindbar sein. Signaturverfahren Unter Nutzung des Signaturverfahrens gelten für den Rechnungsabsender und den Rechnungsempfänger unterschiedliche Archivierungsanforderungen: Archivierungsumfang für den Rechnungsabsender: Prüfprotokolle, die die Integrität der Daten und Signaturberechtigung dokumentieren Aufbewahrung der verschlüsselten Abrechnung sowie des Signaturprüfschlüssels Archivierungsumfang für den Rechnungsempfänger: Die verschlüsselte und entschlüsselte Abrechnung sowie die Schlüssel zur Entschlüsselung sind aufzubewahren. Der Eingang der elektronischen Abrechnung und deren Archivierung sind zu protokollieren. Das qualifizierte Zertifikat des Empfängers muss aufbewahrt werden. Bei der Umwandlung (Konvertierung) der elektronischen Abrechnung in ein anderes Format müssen die Originalund die konvertierte Version archiviert werden. Die konvertierte Version ist entsprechend zu kennzeichnen. Eine weitere Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung des Dokuments sind zu protokollieren. -Archivierung Werden elektronische Rechnungen via in Form eines Attachments übermittelt oder als Rechnungsdokument, müssen diese ebenfalls im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist originär vorgehalten werden können. Die unternehmerische Herausforderung bei der -Archivierung besteht darin, organisatorische unternehmensinterne Rahmenbedingungen unter Beachtung datenschutzrechtlicher Belange zu schaffen, die einen strukturierten Archivierungsansatz im Unternehmen ermöglichen und handelsrechtlich sowie steuerrechtlich relevante s von handels- und steuerrechtlich nicht relevanten s zu unterscheiden. Beispielhaft seien hier genannt Organisations-, Arbeitsanweisungen und Lieferantenkommunikation, die z. B. einen elektronischen Rechnungsaustausch via dokumentieren. Speichertechnologien zur Gewährleistung einer revisionssicheren -Archivierung werden vom Gesetzgeber nicht vorgeschrieben. 12 IDW RS FAIT 3 IDW Stellungnahme zur Rechnungslegung: Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren, Verlautbarung vom

17 Dokumentation Unternehmen, die ihre Buchführung elektronisch softwarebasierend führen, müssen unter Beachtung der unter Punkt genannten gesetzlichen Auflagen die Prozesse durch eine Verfahrensdokumentation belegen. Die Verfahrensdokumentation soll dem Prüfer die Möglichkeit einräumen, rechnungs- bzw. buchungsrelevante Prozesse aus Prüf-, Belegdaten und Systemsicht nachvollziehen zu können. Hierzu zählen neben der IT-systemseitigen Dokumentation auch die Dokumentation interner (IT-)Kontrollsysteme, dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren (vgl. Punkt ), aber auch die Belegverarbeitungsprozesse und Archivierungsverfahren. Die Dokumentation ist als dynamischer Prozess zu verstehen. Aufgrund von unternehmensinterner und externer Veränderungen hinsichtlich Aufbau- und Ablauf der Organisation, Datenstrom- und Belegprozesse in Verbindung zu Kunden oder Lieferanten unterliegen diese Strukturen einer regelmäßig andauernden Pflege, damit jederzeit der Abruf für Prüfungs- und Kontrollzwecke gewährleistet wird Der Umgang mit fehlerhaften elektronischen Rechnungen Im Umgang mit elektronischen Rechnungen gibt es folgende Punkte zu berücksichtigen: Es gilt das handelsrechtliche Belegprinzip zu beachten. 13 Es ist die umsatzsteuerliche Fehlerfreiheit zu prüfen. 14 Handelsrechtlich sind die Geschäftsvorfälle zu dokumentieren. Diese beruhen auf Belegen, deren Inhalte grundlegend den Geschäftsvorfall wahrhaftig abbilden. Dazu zählen auch fehlerhafte elektronische Rechnungen. Diese können einen wahren Sachverhalt lediglich fehlerhaft abbilden. Trotz steuerrechtlicher Fehlerhaftigkeit erfüllen elektronische fehlerbehaftete Rechnungen somit die handelsrechtlichen Beleganforderungen und tragen einen Belegstatus. 15 Im Fokus steht deshalb aus steuerrechtlicher Sicht der korrekte Umgang mit fehlerhaften elektronischen Rechnungen. Im Fall einer fehlerhaften elektronischen Rechnung bleibt gemäß 14 Abs. 6 UStG, in Verbindung mit 15 Abs.1 Satz 1 Nr. 1 UStG, der Vorsteuerabzug versagt. Gemäß 14 Abs. 2 UStG ist der Rechnungsaussteller zur Ausstellung einer fehlerfreien Rechnung verpflichtet. Insofern ist der Rechnungsempfänger dazu angehalten, die Rechnung auf umsatzsteuerliche Fehlerfreiheit zu überprüfen. Die fehlerfreie Rechnung ist Grundlage für den steuerlichen Betriebsausgabenabzug und den Vorsteuerabzug. Empfehlungen: Bei fehlerhafter elektronischer Rechnung hat der Rechnungsempfänger ein Zurückbehaltungsrecht der Zahlung. 16 Es kann vom Rechnungsaussteller die Ausstellung einer fehlerfreien Rechnung verlangt werden. Auf Basis einer fehlerhaften Rechnung sollte kein Vorsteueranspruch erhoben werden. Nach Eingang der nachträglich ausgestellten, fehlerfreien Rechnung darf der Geschäftsvorfall in der Buchführung berichtigt werden. In der nachträglich fehlerfreien Rechnung sollte eindeutiger Bezug zur ursprünglichen Rechnung kenntlich gemacht werden. Bei softwarebasierenden Tests mit Rechnungen sollten diese auch zu Testzwecken kenntlich gemacht werden. Doppelt ausgestellte Rechnungen (z. B. in Papierform und als elektronische Rechnung) sollten ebenfalls kenntlich gemacht werden. Elektronische Rechnungen als handelsrechtlicher Beleg: Beweisen den Rechnungsbetrag, den ein Lieferant fordert. Weisen die Höhe der Verbindlichkeit gegenüber dem Kreditor nach. Belegen ggf. die Gründe für die Versagung des Vorsteuerabzugs. 13 Vgl. 238 Abs. 2 HGB und 243 Abs.1 HGB. 14 Vgl. 14 UStG. 15 Vgl. W. Zierner, BC 3/2012. S Vgl. 273 BGB, Juris, abgerufen am

18 4 Vorgehensweise bei der Einführung Für die Mehrheit der Unternehmen ist der elektronische Rechnungsaustausch oft der ersten Schritt zu automatisierten B2B-Prozessen. Mittelfristig sollten Unternehmen weitere Optimierungsschritte einplanen. Dies kann entweder in Richtung der vorgelagerten oder der nachgelagerten Prozesse erfolgen. Zusätzliche Einsparungen lassen sich durch die papierlose Automatisierung aller Handelsprozesse erzielen. 4.1 Erfolgsfaktoren für ein E-Invoicing-Projekt Bezüglich der Umsetzung eines E-Invoicing-Projekts ist es empfehlenswert, nicht erst auf die Aufforderung des Handelspartners zur Umstellung des elektronischen Rechnungsverkehrs zu handeln, sondern proaktiv den Schritt ins digitale Zeitalter einzuleiten. Nur so ist es möglich, alles ohne großen Zeitdruck zu klären, den Migrationsprozess vom Papier hin zu elektronischen Rechnungen kontrolliert durchzuführen und die bevorzugte Lösung auszuwählen. Die wichtigsten Gründe, warum in der Vergangenheit E-Invoicing-Projekte nicht immer auf Anhieb die gewünschten Effekte brachten, sind: Eine zu schwache Projektleitung Ein zu großer technischer Fokus (die größten Herausforderungen liegen in der Prozess-Optimierung) Die Unterschätzung der laufenden Folgekosten (z. B. durch den Provider) Erfahrungen aus größeren E-Invoicing-Projekten haben gezeigt, dass Softwarelizenz- und Hardwarekosten zusammen nur 20 bis 30 Prozent der Gesamteinführungs- und Betriebskosten in den ersten drei Jahren ausmachen. Die überwiegenden Kosten entfallen auf organisatorische Maßnahmen, Anpassungen der E-Invoicing- Lösung an die unternehmensspezifischen Anforderungen, den Betrieb sowie die Weiterentwicklung des Systems. E-Invoicing-Lösungen können daher nur bei einer langfristigen Strategie, die auch künftige Anforderungen eines Unternehmens einbezieht, wirtschaftlich eingesetzt werden. Erst die organisatorischen Vorarbeiten ermöglichen die technische Implementierung eines solchen Systems. Bei allen E-Invoicing-Projekten gilt daher der Grundsatz: Strategie vor Organisation, Organisation vor Technik. Managementunterstützung Wichtigster Erfolgsfaktor bei der Einführung eines E-Invoicing-Projekts ist die Unterstützung des Managements. Das gesamte Management ist hier über die betroffenen Fachabteilungen hinweg gefordert, Sinn und Zweck des E-Invoicing-Einsatzes zu verdeutlichen und aktiv in allen Bereichen Unterstützung zu leisten. Eine positive Haltung des Managements beeinflusst auch wesentlich andere Erfolgsfaktoren, wie die Akzeptanz des Systems bei den Mitarbeitern. Eine unzureichende Managementunterstützung zeigt sich in der Praxis beispielsweise dadurch, dass kein Controlling durch übergeordnete Stellen stattfindet oder Berichtswege und die Entscheidungsverantwortung des Managements für das E-Invoice-Projekt nicht eindeutig formuliert sind. Projektmanagement Die Einführung einer E-Invoicing-Lösung ist als eigenständiges Projekt durchzuführen. Das Einführungsprojekt muss mit den notwendigen personellen Ressourcen für alle Phasen der Einführung angefangen von der Vorbereitung bis zur Endabnahme der Lösung ausgestattet sein. Für einen reibungslosen Projektverlauf sind Controlling-Instrumente zu schaffen und eindeutig festgelegte Berichtswege zu definieren. Hierzu gehören sowohl ein Controlling und Berichtswesen durch die hierarchischen Instanzen, als auch projektinterne Controlling- und Berichtsverfahren. Das Projektteam muss die notwendige Qualifikation mitbringen. Dies trifft insbesondere auf den Projektleiter zu. Eine unerfahrene oder ungeeignete Projektleitung kann beispielsweise durch eine undurchsichtige Projektplanung und -steuerung, unzureichende Informationen bei den Projektbeteiligten, mangelnde Führungsqualitäten oder eine fehlende kritische Distanz zum E-Invoicing-Anbieter deutlich werden. Andere Risiken liegen in unzureichenden Entscheidungskompetenzen und zu engen zeitlichen Kapazitäten. Durch die Gliederung des Projekts in geschlossene Arbeitspakete oder Teilprojekte lassen sich Zeiten besser kalkulieren und Verzögerungen bei Änderungen im Ablauf frühzeitig erkennen. Vorbeugend lässt sich Termindruck durch kurze Entscheidungswege und ausreichende Zeit- und Personalpuffer minimieren. Da ein realistischer Terminplan frühestens nach dem Feindesign festgelegt werden kann, müssen die einzelnen Phasen nach dem Feindesign nochmals kontrolliert werden. Bei der Planung der Einführung eines E-Invoicing-Projekts empfiehlt sich ein stufenweises Vorgehen vom Groben zum Detail. Ein solches Vorgehen verringert die Risiken eines Projektfehlschlags und erlaubt den Beteiligten, Erfahrungen zu sammeln. Die Planung beginnt mit einer exakten Definition der Projektziele. Die Zieldefinition stellt den Maßstab für die Zielerreichung dar und ermöglicht die Kontrolle der Zieleinhaltung während des gesamten Projektverlaufs. 18

19 4.2 Projektziel In der Praxis werden leider manchmal E-Invoice-Projekte initiiert, ohne dass die verantwortlichen Entscheidungsträger eine konkrete Zielvorgabe haben. Daher ist nicht verwunderlich, dass es dann während des Projektverlaufs zu Unstimmigkeiten seitens der Projektmanager und/oder Auftraggeber/Kunde kommt. Eine saubere, grundlegende, stimmige und realistische Zieldefinition ist daher Pflicht für jeden Projektmanager. Das Projektziel muss eine eindeutige, vollständige und überprüfbare Beschreibung des Sollzustands, der durch das Projekt herbeigeführt werden soll, beinhalten. Wieso sollte ein Projektziel definiert sein? Als gesicherte Planungs- und Aktionsgrundlage für den Projektleiter Als Ausgangspunkt für den Aufbau der gesamten Projektplanung.»Wer nicht weiß, wohin er will, wird mit Sicherheit woanders landen!«. Damit der Auftraggeber des Projekts weiß, welche Leistungen er bekommt. Um Missverständnisse beim Projektabschluss zu vermeiden. Wie sollte eine Zielformulierung aussehen? Folgende Attribute sollten einem Projektziel zuzuordnen sein: Erreichbar Vollständig Widerspruchsfrei Nicht interpretierbar Prüfbar Lösungsneutral Dokumentiert Folgende Tipps können dabei helfen, das Projektziel richtig zu formulieren: Versetzen Sie sich bei der Formulierung eines Projektziels in die Rolle des Gegenparts (also Projektleiter oder Auftraggeber). Versuchen Sie sich gedanklich an das Ende des Projekts zu versetzen und die Situation zu beschreiben, so wie sie dann sein sollte. Formulieren Sie einen möglichst klar definierten Punkt für Projektende. In der Regel hängen die Parameter Termin & Kosten (Budget) von der inhaltlichen Ausgestaltung des Projektziels ab. Bei der Definition der Zielsetzung für die Einführung eines E-Invoicing-Projekts sollten u. a. folgende Antworten festgehalten werden: Warum wird eine E-Invoicing-Lösung eingeführt (Kosteneinsparung, Transparenz, Compliance etc.)? Was soll mit dem E-Invoicing-Projekt erreicht werden (z. B. Steigerung der Lieferantenzufriedenheit, Beschleunigung der Prozesszeit um 10 Prozent, Verbesserung des Unternehmensimage am Markt)? Wie tief soll die Integration erfolgen bzw. wie hoch soll der Automatisierungsgrad sein? Elektronischer Versand Elektronischer Empfang Archivierung Automatisierte Buchung Workflow-Integration bei der Rechnungsfreigabe und/ oder Klärung bei Mengen- bzw. Preisabweichung. An welchen Standorten und in welchen Ländern soll die E-Invoice-Lösung betrieben werden? 19

20 4.3 Projektbausteine Vorstudie In der Vorstudie sollte möglichst mit wenig Aufwand geprüft werden, in welchen Bereichen mit welchen Ressourcen der Einsatz des E-Invoicing-Projekts sinnvoll ist. Im Rahmen einer solchen Vorstudie können weiterhin die Projektdimensionen ermittelt und die Entscheidung für eine grundsätzliche Produktstrategie, wie z. B. ERP-Integration, Workflow, elektronisches Archiv, getroffen werden. Auch die Aufwände für die folgenden Detailanalysen können bereits geschätzt und das Einführungs- und Realisierungsprojekt geplant werden. Im Rahmen der Vorstudie sollte eine Potenzialanalyse des zukünftigen E-Invoicing-Projekts erfolgen, in dem die Interessen und der Bedarf an die derzeitigen Handelspartner erhoben werden. Die Vorstudie umfasst eine Beschreibung der bestehenden Systeme in jedem Funktionsbereich und ermittelt, auf welche Art und Weise diese Systeme mit E-Invoice verbessert werden können. Der Versand und Empfang von Rechnungen beruht auf einem Prozess von menschlichen und maschinellen Interaktionen, die im Hinblick auf eine Effizienzsteigerung durch E-Invoice dokumentiert und analysiert werden sollten. Die Vorstudie sollte die Grundlage für die endgültige Entscheidung über das E-Invoice-Projekt, die unmittelbare Nutzung in der Organisation und die besten Einsatzmethoden der Technologie bilden. Der Bericht sollte finanzorientiert sein und der Geschäftsleitung ermöglichen, eine fundierte Entscheidung zu treffen. Beim Rechnungsaustausch dominieren einige Rechnungsströme und bieten daher ein höheres Optimierungspotenzial. Eine Priorisierung der Rechnungsströme ermöglicht die Umsetzung entlang dem vielversprechendsten Potenzial. Um festzulegen, mit welchen Handelspartnern E-Invoice begonnen wird, sollten folgende Gesichtspunkte geprüft werden: Die Anzahl von Lieferanten oder Kunden, die am Rechnungsaustausch beteiligt sind. Die Anzahl von Papiervorgängen pro Lieferant pro Jahr. Die erforderliche Zeit zur Ausführung der Rechnungsabwicklung. Wie kann E-Invoice: redundante Schritte im Rechnungsprozess abschaffen? die redundanten Datenerfassungen abschaffen? den administrativen Aufwand reduzieren? den Bedarf an Lagerbestand reduzieren? die Beziehungen mit Handelspartnern verbessern? den Kundenservice verbessern? größere Geschäftsstrategien unterstützen, z. B. die Just-in-Time-Produktion? Positive Antworten auf diese Fragen helfen, starke E-Invoice- Möglichkeiten im Unternehmen aufzuzeigen. Oft wird mit der Einführung von E-Invoice der erste Schritt zur Automatisierung der Handelsprozesse auf digitalen Medien eingeleitet und weiter ausgebaut. Bei der Analyse werden oft die unternehmensinternen Rechnungen (Intercompany-Rechnungen) übersehen, auch dieses Rechnungsvoluminia ist in größeren Organisationen nicht zu unterschätzen. Die Intercompany- Rechnungen sind aber die Rechnungen, die vollständig unter Kontrolle der eigenen Organisation sind und dementsprechend einfach mittels E-Invoice umgesetzt werden können. Die Vorstudie sollte folgende Punkte beinhalten: Rechnungsaufkommen der ausgewählten E-Invoice-Partner. Anzahl hausinterner Rechnungen. Heutige und zukünftige Rechnungsbearbeitungskosten. Prozess- und Systemlandschaft des Rechnungsprozess Stärken und Schwächen bestehender Prozesse Grundsätzliche Eignung des technischen Systemumfelds für ein E-Invoice-Projekt Compliance-Fähigkeit der Prozesse und der Systeme Zeitliche Planung der Systementwicklung und benötigtes Kapital Auflistung des erforderlichen Personals für die Entwicklung und Einführung des Systems Grober Einführungszeitplan Optimierungsansätze für den Rechnungsausgangsprozess (Order-to-Cash) und -eingangsprozess (Purchase-to-Pay). Differenzierungspotenzial und den Einfluss auf die Kunden/Lieferantenbindung. Finanzielle Daten über empfohlene und abgelehnte Lösungen. 20

21 4.3.2 Lösungskonzept Zentralisierung des Rechnungsausgangs bzw. -eingangs In fragmentierten Unternehmensstrukturen lässt sich der größte Nutzen erreichen, wenn eine Zentralisierung des Rechnungsprozess stattfindet. Durch diese Zentralisierung wächst das Volumen, das an zentraler Stelle zu verarbeiten ist. Hierdurch wiederum steigt die Rentabilität der E-Invoice- Lösung, die diese Prozessschritte automatisiert. Daher sollte vor der eigentlichen Digitalisierung des Rechnungsaustauschs eine Zentralisierung des Rechnungsprozess erfolgen Roll-Out-Strategie der E-Invoice-Lösung E-Invoice-Projekte können nur erfolgreich sein, wenn die Rahmenbedingungen für alle Beteiligten (Rechnungsempfänger und -absender) angemessen berücksichtigt werden. Das beinhaltet unter anderem die Schaffung von Lösungsszenarien sowie Anreizsystemen, um die Handelspartner einfach und gesetzeskonform anzubinden. Ziel sollte es sein, eine E- Invoice-Lösung zu finden, die beim Rechnungsersteller und Rechnungsempfänger nicht nur die Übertragung der Rechnungen elektronisch abwickelt, sondern eine tiefe Integration in die vorhandene IT-Infrastruktur (ERP-, Archiv-, und Workflowsystem) ermöglicht. Neben der einzusetzenden Technik, ist die Roll-Out-Strategie (Lieferanten- und Kundenanbindung) ein entscheidender Erfolgsfaktor eines E-Invoicing-Projekts. In der Praxis finden sich mehrere Roll-Out-Strategien der Handelspartner: 1 2 Zentralisierung 3 Implementierung Roll-Out Kooperativer Roll-Out Ein Rechnungssteller oder -empfänger bereitet seine IT-Infrastruktur und Prozesse im Hinblick auf die elektronischen Rechnungen vor. Das Unternehmen informiert proaktiv seine Handelspartner über die neue Möglichkeit des Rechnungsaustauschs und überzeugt den Handelspartner, diesen neuen Weg des Rechnungsaustauschs zu nutzen. Dekreter Roll-Out Hier informiert der Rechnungsabsender bzw. -empfänger seine Handelspartner darüber, dass ab einem festgelegten Zeitpunkt nur noch der elektronische Rechnungsaustausch akzeptiert wird. Geben Handelspartner nicht ihre Zustimmung zu dieser Vorgehensweise, so werden sie beim papierhaften Rechnungsaustausch evtl. mit höheren Kosten bestraft. Die dekrete Roll-Out-Strategie wird bei großen Organisationen in der Praxis oft eingesetzt und führt zur schnellen elektronischen Anbindung der Handelspartner. Praxiserfahrungen haben gezeigt, dass im Bereich E-Invoice die beiden Roll-Out- Strategien über einen Zeitraum von 18 Monaten unterschiedlich erfolgreich sind: Kooperativer Roll-Out Roll-Out Initiator Rechnungsersteller ca. 1 bis 10% bei stark wechselndem Kundenkreis ca. 5 bis 50% bei stabilem Kundenkreis Rechnungsempfänger ca. 40 bis 75% bei starker Marktmacht ca. 1 bis 10% bei geringer Marktmacht Dekreter Roll-Out ca. 50 bis 90% Entfällt Die Mehrheit der Unternehmen verfügt nicht über die nötige Marktstärke, um die dekrete Roll-Out-Strategie einzusetzen. In jedem Fall sollte die Roll-Out-Strategie im Hinblick auf die aktuelle Situation angepasst werden. 21