Richtlinie über die finanztechnische Abwicklung von wissenschaftlichen Veranstaltungen an der Universität Rostock (Veranstaltungsrichtlinie)

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1 Richtlinie über die finanztechnische Abwicklung von wissenschaftlichen Veranstaltungen an der Universität Rostock (Veranstaltungsrichtlinie) Stand: 6. Juni 2014 Teil I Allgemeines Geltungsbereich Anzuwendende Vorschriften Begriffsbestimmungen Zuständigkeiten... 3 Teil II Ablauf und Bewirtschaftung Planung und Anmeldung der Veranstaltung Einnahmen und Ausgaben Einrichtung von Konten Steuerrechtliche Besonderheiten Trennungsrechtliche Besonderheiten Verwendungsnachweis Abschluss... 6 Teil III Schlussbestimmungen Inkrafttreten... 6 Veranstaltungsrichtlinie I Az. 413 Haushaltsbewirtschaftung Seite 1 von 6

2 Teil I Allgemeines 1 Geltungsbereich (1) Die Veranstaltungsrichtlinie der Universität Rostock (UR) regelt die finanztechnische Abwicklung von wissenschaftlichen Veranstaltungen, die durch Wissenschaftler der UR organisiert werden und für die Einnahmen oder Ausgaben über Kostenträger oder Kostenstellen der UR abgerechnet werden. (2) Diese Veranstaltungsrichtlinie gilt nicht a. für Veranstaltungen, die durch Wissenschaftler der Universitätsmedizin organisiert werden; b. für Veranstaltungen, die ausschließlich aus Mitteln der UR finanziert werden; c. für Veranstaltungen, die vollständig durch Dienstleister im Auftrag der UR organisiert werden. Bei der Vergabe von Aufträgen zur Organisation von Veranstaltungen an Dienstleister ist die Beschaffungsrichtlinie zu berücksichtigen. Wissenschaftliche Veranstaltungen, die vollständig von Dienstleistern organisiert werden, sind vom zuständigen Projektleiter auf dem dafür vorgesehenen Formular im Referat Haushalt (2.1) anzuzeigen. (3) Die Veranstaltungsrichtlinie gilt vorbehaltlich besonderer Regelungen auch für Veranstaltungen, die aus Drittmitteln oder sonstigen Mitteln Dritter finanziert werden, soweit diese Mittel von der UR verwaltet werden. (4) Die Veranstaltungsrichtlinie gilt auch, wenn die wissenschaftliche Veranstaltung durch einen Zuschuss gesondert gefördert wird. 2 Anzuwendende Vorschriften Anzuwendende Vorschriften sind insbesondere: Landeshochschulgesetz M-V (LHG M-V) Landeshaushaltsordnung M-V und die Verwaltungsvorschriften (LHO M-V und VV) Steuergesetze wie zum Beispiel das UStG Drittmittelrichtlinie M-V Satzung für den Betrieb gewerblicher Art Wissenschaftliche Tagungen der UR Repräsentationsrichtlinie der UR Beschaffungsrichtlinie der UR Haushaltsrundschreiben der UR EU-Gemeinschaftsrecht wie zum Beispiel das sog. Beihilfeverbot in Art. 107 AEUV 3 Begriffsbestimmungen (1) Eine wissenschaftliche Veranstaltung ist gekennzeichnet durch ein wissenschaftliches Programm zur Verbreitung wissenschaftlicher Erkenntnisse. Das wissenschaftliche Programm kann in unterschiedlichen Veranstaltungsformaten durchgeführt und durch eine wissenschaftliche Publikation begleitet werden. Die Ausrichtung des wissenschaftlichen Programms gehört entsprechend 3 LHG M-V zu den hoheitlichen Aufgaben der UR und unterliegt somit grundsätzlich nicht der Steuerpflicht. Veranstaltungsrichtlinie I Az. 413 Haushaltsbewirtschaftung Seite 2 von 6

3 (2) Eine wissenschaftliche Veranstaltung kann zudem ein Rahmenprogramm beinhalten, etwa in Form von Bewirtung, Abendveranstaltungen oder Ausflügen. Das Rahmenprogramm dient dem privaten Wohlbefinden der Teilnehmer und ist von dem wissenschaftlichen Teil der Veranstaltung getrennt zu behandeln. Das Rahmenprogramm darf grundsätzlich nicht aus Haushaltsgeldern finanziert werden (vgl. Repräsentationsrichtlinie Nr. 3.1 Buchstabe a.), daher ist es immer erforderlich, hierfür Teilnehmergebühren einzunehmen oder Drittmittel einzuwerben. (3) Wird eine wissenschaftliche Veranstaltung gem. Absatz 2 ausgerichtet, erfolgt eine Einstufung als wirtschaftliche Tätigkeit. In der Folge wird die wissenschaftliche Veranstaltung vollständig dem Betrieb gewerblicher Art Wissenschaftliche Veranstaltungen (BgA WV) der UR zugeordnet. Die Einnahmen und Ausgaben werden im BgA WV wie folgt zugerechnet: a. für den wissenschaftlichen Teil der Veranstaltung zu dem gemeinnützigen Zweckbetrieb (ertragsteuerbefreit) und b. für den wirtschaftlichen Teil zu dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (ertragsteuerpflichtig). 4 Zuständigkeiten (1) Eine wissenschaftliche Veranstaltung wird durch einen Wissenschaftler der UR durchgeführt. Dieser fungiert als Projektleiter und ist für die Planung, Organisation, Bewirtschaftung und Nachbereitung verantwortlich. (2) Das Referat 2.1 der zentralen Universitätsverwaltung gibt auf Basis der erfolgten Planung und Anmeldung den trennungs- und steuerrechtlichen Rahmen zur korrekten Bewirtschaftung der wissenschaftlichen Veranstaltung vor und verantwortet diesen. Das Referat legt die erforderlichen Konten an, stellt Formulare und Handreichungen zur Bewirtschaftung der Konten zur Verfügung und berät den Wissenschaftler bei der korrekten Zuordnung von angefallenen Kosten und Einnahmen. (3) Das Referat Drittmittel (2.2) unterstützt bei der Bewirtschaftung von Drittmitteln, die für die wissenschaftliche Veranstaltung eingeworben wurden, legt die erforderlichen Konten an und stellt Formulare und Handreichungen zur Bewirtschaftung der Konten zur Verfügung. Teil II Ablauf und Bewirtschaftung 5 Planung und Anmeldung der Veranstaltung (1) Grundsätzlich ist jede wissenschaftliche Veranstaltung kostendeckend zu planen sowie die Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit zu beachten. (2) Eine wissenschaftliche Veranstaltung ist frühzeitig bereits mit der Planung im Referat 2.1 anzumelden. Die Anmeldung hat spätestens vier Wochen vor Beginn der Veranstaltung und vor Beginn der Bewirtschaftung mittels des dafür vorgesehenen Formulars zu erfolgen. (3) Mit Anmeldung der wissenschaftlichen Veranstaltung sind Aussagen zu organisatorischen Gegebenheiten zu treffen. Alle geplanten Einnahmen und Ausgaben werden im Anmeldeformular mittels einer Kalkulation dargestellt. (4) Die Anmeldung der wissenschaftlichen Veranstaltung wird durch das Referat 2.1 formal und inhaltlich geprüft. Veranstaltungsrichtlinie I Az. 413 Haushaltsbewirtschaftung Seite 3 von 6

4 6 Einnahmen und Ausgaben (1) Eine wissenschaftliche Veranstaltung kann aus unterschiedlichen Quellen finanziert werden: a. Haushaltsmittel der UR, insbesondere zentrale Zuschüsse oder Fakultätsmittel; b. Teilnehmerbeiträge, wobei steuerrechtlich zwischen Teilnehmerbeiträgen für die Ausrichtung des wissenschaftlichen Programms (ertragsteuerbefreiter gemeinnütziger Zweckbetrieb) und Teilnehmerbeiträgen für die Ausrichtung des Rahmenprogramms (ertragsteuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb) zu unterscheiden ist; c. Drittmittel, wie öffentliche oder private Zuwendungen, Spenden und passives Sponsoring; d. Einnahmen aus aktivem Sponsoring, die dem BgA Dienstleistungen (DL) zuzuordnen sind; e. Sonstige Mittel Dritter. (2) Es dürfen auch Einnahmen aus anderen BgA verwendet werden, sofern diese für die wissenschaftliche Veranstaltung bestimmt sind. Eine Verwendung ist jedoch nur unter dem Vorbehalt einer Gewinnbesteuerung, die pauschal mit 40 Prozent angesetzt wird, möglich. (3) Sämtliche Einnahmen dürfen erst nach bestätigter Anmeldung der Veranstaltung angenommen werden (siehe 7 Absatz 4). (4) Im Rahmen einer wissenschaftlichen Veranstaltung können unterschiedliche Ausgaben anfallen: a. Ausgaben für das wissenschaftliche Programm, etwa Honorar und Reisekosten für Referenten oder Druck- oder Kopierkosten für wissenschaftliche Publikationen; b. Ausgaben für geringfügige Verpflegungsleistungen entsprechend der Repräsentationsrichtlinie der UR; c. Ausgaben für die Organisation der wissenschaftlichen Veranstaltung, etwa Druck- und Kopierkosten für Werbematerial und Einladungen, Personalkosten für wissenschaftliche Hilfskräfte zur Unterstützung der Veranstaltungsorganisation, Mieten für Tagungsräume; d. Ausgaben für das Rahmenprogramm, etwa Kosten für das Mittag- oder Abendessen, Beförderungskosten, Eintrittsgelder bei Ausflügen, Mieten oder Nutzungsgebühren für Veranstaltungsräume, Honorar und Reisekosten für Künstler; (5) Sämtliche finanziellen Verpflichtungen dürfen erst nach bestätigter Anmeldung der Veranstaltung eingegangen werden (siehe 7 Absatz 4). 7 Einrichtung von Konten (1) Nach erfolgter Anmeldung werden für die wissenschaftliche Veranstaltung durch das Referat 2.1 ein oder mehrere Konten angelegt, um die für die Veranstaltung zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel steuer- und trennungsrechtlich korrekt bewirtschaften zu können. (2) Dies können im Einzelnen sein: a. ein Konto zur Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln, wenn die Veranstaltung vollständig oder teilweise durch zentrale Zuschüsse der UR für wissenschaftliche Veranstaltungen, finanziert wird (Maßnahmegruppe [MG] 61); b. ein Konto zur Bewirtschaftung der Teilnehmergebühren, die für den wissenschaftlichen Teil der Veranstaltung (siehe 3 Absatz 1) eingenommen werden (MG 63); Veranstaltungsrichtlinie I Az. 413 Haushaltsbewirtschaftung Seite 4 von 6

5 c. ein Konto zur Bewirtschaftung der Teilnehmergebühren, die für den wirtschaftlichen Teil der Veranstaltung (siehe 3 Absatz 2) eingenommen werden (MG 63); d. ein Konto zur Bewirtschaftung von Einnahmen aus Sponsoring-Verträgen, die dem BgA DL zuzuordnen sind (MG 63); (3) Für alle Drittmittel, die für die wissenschaftliche Veranstaltung eingeworben wurden, erfolgt das Einrichten von Konten nach Anzeige der Drittmittel im Referat 2.2. Sollten keine weiteren Finanzierungsquellen außer Drittmittel bestehen, ist das Einrichten weiterer Konten durch das Referat 2.1 nicht erforderlich. (4) Der Projektleiter wird über die erfolgreiche Anmeldung der wissenschaftlichen Veranstaltung, über die trennungsund steuerrechtliche Zuordnung der wissenschaftlichen Veranstaltung, die angelegten Konten und über sonstige wichtige Informationen zu deren korrekter Bewirtschaftung informiert. 8 Steuerrechtliche Besonderheiten (1) Für die ordnungsgemäße steuerliche Erfassung ist es notwendig, sämtliche Einnahmen und Ausgaben hinsichtlich ihrer Zuordnung zum wissenschaftlichen oder wirtschaftlichen Teil der Veranstaltung zu bewerten. (2) Die Teilnehmergebühren im gemeinnützigen Zweckbetrieb des BgA WV sind nach 4 Nr. 22 Buchstabe a UStG von der Umsatzsteuer befreit. Voraussetzung dafür ist, dass die Einnahmen aus Teilnehmerbeiträgen für den wissenschaftlichen Teil überwiegend für die Deckung der Kosten im wissenschaftlichen Teil verwendet werden. (3) Bei der Ausstellung von Rechnungen für Teilnehmerbeiträge ist zu unterscheiden zwischen a. Teilnehmerbeiträgen für die Ausrichtung des wissenschaftlichen Programms, die ggf. nach 4 Nr. 22 Buchstabe a UStG ohne Umsatzsteuer ausgewiesen werden und b. Teilnehmerbeiträgen für die Ausrichtung des Rahmenprogramms, die mit Umsatzsteuer ausgewiesen werden. (4) Rechnungen für Teilnehmerbeiträge sind so zu stellen, dass die jeweiligen Beiträge gemäß Absatz 3, sowie Umsatzsteuersätze und -beträge eindeutig erkennbar sind. 9 Trennungsrechtliche Besonderheiten (1) Um nicht in den Anwendungsbereich des Beihilfeverbotes gem. Artikel 107 Absatz 1 AEUV zu fallen, stellt die UR im Jahresabschluss eines BgA eine sog. Trennungsrechnung auf. Hierdurch erfolgt der Nachweis, dass keine Quersubvention wirtschaftlicher Tätigkeiten durch staatliche Finanzierung erfolgt. (2) Für die ordnungsgemäße trennungsrechtliche Erfassung ist es notwendig, sämtliche Einnahmen und Ausgaben zu dem wissenschaftlichen oder wirtschaftlichen Teil der Veranstaltung sowie den entsprechenden Konten zuzuordnen. (3) Die trennungsrechtliche Bewertung ist von dem Projektleiter, ggf. in Rücksprache mit dem Referat 2.1 nach bestem Wissen zu treffen. In Zweifelsfällen ist mit dem von der UR beauftragten Wirtschaftsprüfer Rücksprache zu halten. Dafür entstehende Kosten gehen als Ausgaben für die Organisation zu Lasten der Veranstaltung (4) Bestimmte Teile der wissenschaftlichen Veranstaltung dürfen nur aus bestimmten Einnahmen finanziert werden: a. Ausgaben für das wissenschaftliche Programm können sowohl aus den Einnahmen des wissenschaftlichen Teils der Veranstaltung als auch aus den Überschüssen des wirtschaftlichen Teils der Veranstaltung finanziert werden. b. Ausgaben für den wirtschaftlichen Teil der Veranstaltung dürfen aus Einnahmen des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs oder entsprechend zweckgebundenen Drittmitteln finanziert werden. Veranstaltungsrichtlinie I Az. 413 Haushaltsbewirtschaftung Seite 5 von 6

6 (5) Unter bestimmen Voraussetzungen ist die Kalkulation der Kosten auf Vollkostenbasis erforderlich. Dies ist insbesondere der Fall, wenn die wissenschaftliche Veranstaltung für oder mit einer Fachgesellschaft durchgeführt wird und Teilnehmerentgelte vereinnahmt werden. 10 Verwendungsnachweis (1) Über die Einnahmen und Ausgaben einer wissenschaftlichen Veranstaltung ist vier Wochen nach Ende der Veranstaltung ein Verwendungsnachweis vorzulegen. Für den Verwendungsnachweis ist das vorgesehene Formular zu verwenden. (2) Eventuell entstandene Differenzen auf den Projektkonten sind vorbehaltlich besonderer Regelungen durch den Wissenschaftler und nach Absprache mit dem Referat 2.1 durch Umbuchung von Haushaltsmitteln der Professur zu begleichen. (3) Überschüsse aus wissenschaftlichen Veranstaltungen die nicht einem BgA zugeordnet und in der MG 61 bewirtschaftet wurden, werden zum Ende des Haushaltsjahres auf die Haushaltskostenstelle des Projektleiters ausgeschüttet. Hiervon ausgenommen sind Reste aus nicht verwendeten Zuschüssen, welche als nachrangige Mittelquelle zur Verfügung gestellt wurden. (4) Überschüsse aus dem wirtschaftlichen Teil der Veranstaltung gemäß 3 Absatz 2 und 3 werden nach Abschluss des Steuerjahres und Prüfung durch das Finanzamt in der Regel zum Ende des Folgejahres auf die Haushaltskostenstelle des Projektleiters ausgeschüttet. 11 Abschluss Nach Abschluss des Steuerjahres und Ausschüttung aller Überschüsse werden das Projekt zur Veranstaltung und alle Projektkonten geschlossen. Teil III Schlussbestimmungen 12 Inkrafttreten Die Veranstaltungsrichtlinie tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung in den Amtlichen Bekanntmachungen der UR in Kraft. Dr. Mathias Neukirchen Kanzler Veranstaltungsrichtlinie I Az. 413 Haushaltsbewirtschaftung Seite 6 von 6

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