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2 Praxis-Hilfe für den Mittelstand Testen Sie jetzt das kostenlose Digital-Abonnement! Computer im Mittelstand, das IT-Magazin für kleine und mittelständische Unternehmen, unterstützt Sie bei Ihrer täglichen Arbeit mit praxisorientierten Tipps und Tricks. Fordern Sie die neueste Ausgabe gleich an!

3 TITEL INHALT Es wird persönlich»it-security erfordert zunehmend auch Psychologie. Technik allein reicht nicht mehr.«it-security ist ein Thema, das jedes Unternehmen umtreibt, und für wirklich absolut sicher hält sicher kaum ein Administrator seine Systeme. Neueste Trends zeigen, dass sich die Situation weiter verschärft: Immer häufiger finden Angriffe nämlich gezielt und mit kriminellem Hintergrund statt. Geschäftsgeheimnisse wie Ausschreibungsdaten, Konstruktionspläne und Kundenadressen sind unter Hackern eine beliebte Handelsware. Gezielte Angriffe erfordern aber andere Abwehrmechanismen als übliche Massenangriffsversuche: Zum einen sind die Hacker hartnäckiger und finden auch versteckte Sicherheitslücken. Zum anderen spielt die menschliche Komponente eine viel größere Rolle. Für gezielte Angriffe setzen Hacker meist auch Social Engineering ein, was von personalisierten Phishing- s bis hin zu gezieltem Aushorchen von Mitarbeitern reicht. IT-Sicherheit wird damit zunehmend auch Psychologie, in Ergänzung zu höheren technischen Schutzmaßnahmen. Welche Bedrohungen und Trends im Security- Bereich aktuell sind, lesen Sie in dieser CiM-Ausgabe gleich in mehreren Artikeln. TITEL Personal-Management Wie gute HR-Software die Personal- Verwaltung effizient unterstützt AKTUELL Virtualisierung: Bitkom-Leitfaden Krisenmanagement: Notfall-Software Gezielte Attacken: Security-Trends TESTS Farblaser-Multifunktionsgeräte Laser löst Tintentechnik ab Remote-Karten Zugriff auf BIOS und Betriebssystem PDF-Server Zentrale Dokumentenkonvertierung PRAXIS Microsoft Office 2007 Was das neues Office bringen wird FRANZ NEUMEIER Chefredakteur Application-White-Lists Security durch gezielte Freigabe von Anwendungen 34 Impressum Corporate Blogging Weblogs in der internen Unternehmenskommunikation 36 Chefredaktion Franz Neumeier Chefredakteur (fne), (verantwortlich für den redaktionellen Teil) Mitarbeiter dieser Ausgabe Ulli Pesch, Manuel Alvarez, Jürgen Heyer, Sascha Steinhoff, Daniel Metzger, Brigitte Harbarth, Dr. Nikolaus Krasser, Thomas Ströbele, Stefan Rubner, Gernot Hacker, Knut Mertens, Pascal Finette Grafik Oliver Dankwerth Fotostudio Diana Knon Fotoassistentin Produktion Brigitte Gorissen Produktionsleitung Petra Kanis Herstellung Druck und Bindung Oldenburg GmbH, Hürderstraße 4, München Vertrieb Florian Rotberg, Vertriebs-Marketing Susanne Lüdtke, Tel. (089) , Fax (089) Publishing VNU Business Media Europe Ruud Bakker Chief Executive Officer Tosh Bruce-Morgan COO/CFO VNU Business Publications Deutschland Richard Halpenny Managing Director Karen Heidl Publisher Anzeigen Thomas Goldmann (verantwortlich) Tel. (089) Heike Kuppe International Key Account Manager, Stv. Anzeigenleitung Tel. (089) Micaela Dolatre Mediaberatung Anzeigen Tel. (089) Mario di Meola Mediaberatung Anzeigen Tel. (089) Romana Vogl Mediaberatung Anzeigen Tel. (089) Georg Nietsch Seales Trainee Tel. (089) Heike Günther Media-Assistenz, Tel. (089) , Fax (089) Gerda Dornberger Anzeigendisposition, Tel. (089) Digitale Druckvorstufe Sinisa Lepusa Leitung, Tel.: (089) Christian Wild, Tel.: (089) Verlag VNU Business Publications Deutschland GmbH Riesstraße 25, München, Tel. (089) , Fax (089) (ist zugleich Anschrift aller Verantwortlichen) Anzeigenpreise Preisliste Nr. 1, gültig ab Ausgabe 1/2004 Leser-Service CiM Leser-Service Postfach , Stuttgart Tel. 0711/ , Fax 0711/ Bezugspreise Heftpreis: 6,00, Jahresbezugspreis: 30,00 (6 Ausgaben) Auslands-Preise auf Anfrage. Das Abon- E-Billing Rechnungen per statt auf Papier Open-Xchange-Server Professionelle Groupware-Alternative Security für Mobilgeräte PDA, Smartphone und Handy absichern E-Procurement Sparen durch zentralen Einkauf ebay als Online-Marktplatz Günstiger Einstieg in Online-Handel Spyware Ernste Bedrohung für Unternehmen September 2006 COMPUTER IM MITTELSTAND 3

4 AKTUELL News Produkt-News Nativer Linux-Client für Lotus Notes Nach langem Zögern hat IBM jetzt doch eine Linux-Version des Lotus- Notes-Clients veröffentlicht (www.ibm.com/software/de/lotus/). Die Software läuft zunächst unter Red Hat Enterprise Linux 4 und soll in Kürze auch für Novell Suse Linux Desktop for Enterprise 10 erscheinen. Neues von Kensington Die MicroSaver Hardware-Schlösser von Kensington gibt es in neuen, laut Kensington noch sichereren Versionen. Sowohl Design, als auch Technik der Notebook-Schlösser wurden überarbeitet (de.kensington.com). Komplettwiederherstellung Symantec hat seine Backup Exec-Produktreihe um eine neue Lösung zur Systemwiederherstellung erweitert. System Recovery kombiniert verschiedene Funktionen von LiveState Recovery mit einer neuen, vereinfachten Anwendung für umfassenden Disk-basierten Schutz von Windows- Systemen. Damit läßt sich innerhalb von Minuten ein kompletter Server inklusive Betriebssystem und Anwenderdaten ohne großen manuellen Aufwand wiederhergestellt. Backup Exec System Recovery ergänzt als eigenständige Lösung das bereits bekannte Backup Exec 10d für Windows-Server, das auf die Wiederherstellung von Dateien spezialisiert ist. Routenplanung mit Act Mit Viatabula (www.viatabula.de) gibt es jetzt eine Geo-Marketing- Software mit integriertem Routenplaner für Geschäftsreiseplanung direkt aus der CRM-Software Act von Sage heraus. Das Act-Plugin stellt aber auch Kunden-, Lieferanten- Interessenten- und Geschäftspartnerdaten direkt geographisch in einer Landkarte dar und ermöglicht so beispielweise präzise Erfolgskontrollen und die Analyse von Gebieten mit besonders starken oder schwachen Geschäftszahlen. Virtualisierung Bitkom veröffentlicht Leitfaden, VMware-Server in kostenloser Version verfügbar.»virtualisierung - Überblick und Glossar«heißt der Leitfaden, den der Breanchenverband Bitkom zum Thema Virtualisierung herausgbracht hat. Die 21seitige Broschüre steht kostenlos zum Download bereit (www.bitkom. org/de/publikationen/38337_40545.a spx), vermittelt solide Grundlagen und erklärt Begrifflichkeiten, die für das Verständnis von Virtualisierungstechniken wichtig sind. Derweil geht der Konkurrenzkampf der Anbieter von Virtualisierungssoftware weiter: VMware stellt die neuesten Kreatives Content Management Mit dem neuen CMS isite 3 wird Content Management für Web-Portale deutlich leichter. Ein völlig neuer, benutzerfreundlicher Ansatz, so genannte Smart Features, ermöglichen es Anwendern ohne Fach- oder Programmierkenntnisse, Web Portale einfach per Mausklick per Webbrowser schnell zu erstellen, zu pflegen und zu verwalten. Trotz der einfachen Bedienung ist das CMS aber sehr leistungsfähig, flexibel und skalierbar. Für die Site-Pflege ist der Anwender nicht auf IT-Fachkräfte oder Designer angewiesen. Als Out-of-the-Box- Lösung ist isite 3 Company für kleine und mittelständische Unternehmen sehr schnell und unkompliziert zu implememtieren. Die CMS-Suite wurde komplett neu auf Basis von Microsofts.Net-Technologie entwickelt (www. isite3.com). Linux- und Windows-Versionen ihrer Lösung, den VMware Server, kostenlos zur Verfügung und will damit seine Marktposition weiter ausbauen. In der Betaphase wurde der VMware-Server nach Angaben des Herstellers bereits mehr als mal heruntergeladen. Geld will VMware in Zukunft über Support-Verträge und die Zusatzsoftware VMware Virtual Center verdienen. Antivir günstiger In der Juli-Ausgabe haben wir den Preis für Antivir von Avira (www.avira.de) versehentlich deutlich zu hoch angegeben. Der korrekte Preis für 25 Clients, 1Server,1JahrUpdatebeträgt1.100 Euro, eine Update-Verlängerung im zweiten Jahr kostet 660 Euro. Krisenmanagement Planungen für ein wirkungsvolles Vorgehen bei Krisen im Unternehmen sind wegen gesetzlicher Vorgaben für die meisten Unternehmen Pflicht. Die Info AG (www.info-ag.de) stellt jetzt mit Crisis Commander ein internetbasiertes Notfall- und Krisenmanagement vor, das im Notfall helfen soll, Krisenteams zuverlässig zu benachrichtigen, alle wichtigen Informationen schnell und ortsunabhängig zur der Hand zu haben und alle Entscheidungen und Details ausführlich, fälschungs- und revisionssicher zu protokollieren. 4 COMPUTER IM MITTELSTAND September 2006

5 News AKTUELL Gezielte Attacken Security-Experten stellen eine deutliche Tendenz zu gezielten Angriffen auf Unternehmen fest. Sensibilisierung der Mitarbeiter für Sicherheitsthemen wird daher immer wichtiger. Autor FRANZ NEUMEIER Angriffe auf die IT-Systeme von Unternehmen werden zunehmend gezielt ausgeführt und haben häufig einen kriminellen Hintergrund. Eindringlinge nutzen dabei Software-Lücken, die von den Herstellern noch nicht geschlossen worden sind. Besonders betroffen davon waren in letzter Zeit Microsoft Word, Excel und Powerpoint, warnt Mcert (www.mcert.de). Die Angreifer machen sich dabei den Umstand zunutze, dass einige Softwarehersteller die Lücken in ihren Programmen an festen Tagen, meist einmal im Monat schließen. An diesen Patchdays werden gleich mehrere Softwarelöcher auf einmal abgedichtet. SICHERHEITSLÜCKEN AUF VORRAT»Die Täter scheinen Sicherheitslücken auf Vorrat zu haben, die sie unmittelbar nach dem Patchtag ausnutzen«, vermutet Mcert-Geschäftsführer Stefan Gehrke. Diese bislang unbekannten Lücken stehen dann bis zu vier Wochen offen und können von den Angreifern unmittelbar ausgenutzt werden (Zero-Day-Exploit). Mcert stelle zudem fest, so Gehrke, dass Unternehmen überwiegend mit infizierten Bürosoftware-Dateien angegriffen werden. Das lässt auf gezielte Industriespionage schließen. Nach Erkenntnissen des renommierten SANS-Institutes sollen die Urheber dieser Schadsoftware in Asien sitzen. Es ist davon auszugehen, dass diese ihre Kenntnisse über Sicherheitslücken auch an Interessierte verkaufen. Da man keinem Unternehmen empfehlen kann, Dateien von Bürosoftware nicht mehr ins Unternehmen zu lassen, rät Mcert unter anderem, Mitarbeiter zu sensibilisieren, nicht jede Datei, die an einer hängt, ungeprüft zu öffnen und im Zweifel den Absender anrufen und nach der Datei fragen. Zudem sollten Nutzerrechte der Mitarbeiter beschränkt werden, so dass bei einem möglichen Befall mit Schadsoftware das Schadensausmaß geringer bleibt. Auch Zahlen des Security-Dienstleisters Message Labs (www.messagelabs.com) weisen darauf hin, dass Attacken immer häufiger gezielt stattfinden. Die Täter gehen laut dem aktuellen Intelligence Report von Message Labs zunehmend neue Wege bei der Durchführung von Phishing- und Viren-Attacken, wenden sich von der ziellosen Massenverbreitung der Malware ab und arbeiten zunehmend gezielt und mit einer Kombination aus Angriffsmethoden, beispielsweise gefährliche Links in eigentlich harmlosen s. Mit der zunehmenden Notwendigkeit, die Mitarbeiter des eigenen Unternehmens aktiv in die Gefahrenabwehr einzubinden und sie für Bedrohungen zu sensibilisieren, beschäftigt sich ein Whitepaper, das der Security-Anbieter App- Sense in Zusammenarbeit mit dem ehemaligen Top-Hacker Kevin Mitnick erarbeitet hat und jetzt zum Download zur Verfügung stellt (www.mitnick.de). Das Whitepaper»Mitigating Malware in Userland«bietet detaillierte Einblicke in die typische Denkweise von Hackern und stellt Beispiele von Sicherheitsbrüchen bei verschiedenen Unternehmen vor. Zudem beinhaltet das Dokument eine genaue Analyse zahlreicher Schutz-Technologien. Schließlich gibt es Best-Practises-Vorschläge, wie man ein Unternehmen vor raffinierten Angreifern schützen kann. Mitnick, der heute vorrangig Firmen im Bereich Social Engineering Leichter Rückgang bei Spam, Zunahme bei Phishing: Die absoluten Zahlen verschleiern, dass immer mehr Angriffe gezielt statt breit gestreut stattfinden. (Grafiken: Message Labs) berät, gibt Tipps, wie Unternehmen ihre Mitarbeiter vor mutwilligen Täuschungen schützen können. SENSIBLE INFORMATIONEN AUS UNTERNEHMEN STEHLEN»Hacker wenden heute unglaublich gerissene Methoden an, um IT-Systeme auszubeuten und sensible Informationen zu stehlen«, erklärt Mitnick.»Diese böswilligen Angreifer setzen verschiedenste Arten von Schädlingen ein wie Rootkits, Trojaner oder Backdoor-Programme, um sich in Unternehmensnetzwerke einzuschleusen und hoch-sensitive Informationen zu stehlen. Im Whitepaper bewerten wir Technologien wie Trusted Ownership, White/Black-Listen und Digitale Signaturen. Zudem geben wir Tipps und Informationen, was IT- Administratoren tun können, um Nutzerverhalten zu kontrollieren, Hacker- Angriffe zu unterbinden und Systeme und Informationen zu schützen.«september 2006 COMPUTER IM MITTELSTAND 5

6 TITEL HR-Software Personal-Management Weil die Ansprüche an Personalabteilungen in den letzten Jahren durch den Druck stetig wachsen, hat sich ihr Wesen gewandelt. Heute sind Personaler nicht mehr die bloßen Verwalter von Vorgängen, sondern sie üben zunehmend Management-Funktionen aus. Deshalb ist auch eine passende Software für das Personalmanagement unentbehrlicher denn je. Autor ULLI PESCH Unabhängig von der Frage warum sich ein Unternehmen nach einer neuen Personalsoftware umsieht gilt: Die Anforderungen an eine derartige Lösung für kleine mittelständische Betriebe mit 20 oder 40 Mitarbeitern sind andere als die für größere Mittelständler mit 500 oder 5000 Mitarbeitern. Für eine kleine Firma besteht Personalmanagement in der Regel aus der Abrechnung der Löhne und Gehälter seiner Mitarbeiter, die anschließend vom Steuerberater weiterbearbeitet werden oder deren Erledigung er komplett übernimmt. Große mittelständische Unternehmen hingegen betreiben ausgewachsenes Personalmanagement, das bei der Bewerberverwaltung beginnt und über alle Variationen bis hin zum Personalcontrolling und zur digitalen Personalakte reicht. SOFTWARE GESUCHT KOMPLEXE LÖSUNGEN Im deutschsprachigen Raum bieten von Stollfuß bis SAP etwa 450 bis 500 Anbieter ihre teilweise sehr komplexen Personalsoftwarelösungen an. Grundlage jeder Personalarbeit und Personalsoftware ist immer noch ist die Lohnund Gehaltsabrechnung. Computer im Mittelstand führt deshalb nur Lösungen in der Marktübersicht am Ende des Artikels auf, die mindestens über eine Entgeltabrechnung verfügen. Kleine Unternehmen, die sich entschließen, ihre Lohnabrechnung nicht mehr vom [2006] JupiterImages Corporation 6 COMPUTER IM MITTELSTAND September 2006

7 HR-Software TITEL Steuerberater buchen zu lassen, sind meist mit einer Lohn- und Gehaltssoftware aus dem Regal der Elektro- und Elektronik-Discounter zum Preis von 150 bis 500 Euro ausreichend versorgt. Dafür erhalten Sie eine komplette Entgeltabrechnungssoftware für die Abrechnung von 30 bis 50 Mitarbeitern, die inklusive aller Meldungen, der automatisierten Berechnung und Abführung der Krankenkassenbeiträge, Entgeltfortzahlung, Lohnartenverwaltung, dem Ausdruck der Abrechnungen, Elsterlohn und mehr, meistens alle rechtlichen und funktionalen Anforderungen rund um dieses Thema abdeckt. Eine Reisekostenabrechnung oder eine Urlaubsverwaltung erhält man bei Bedarf in der Regel vom gleichen Hersteller für weitere 100 bis 200 Euro. Einige Softwareanbieter bieten bei diesen Einstiegspaketen sowohl eine Standard- als auch eine Komplettversion an, in der dann meistens auch die zuvor genannten Module bereits enthalten sind. Manche Hersteller stellen mit ihren häufig als Pro- oder XXL-Version bezeichneten Boxlösungen sogar kombinierte Lösungen mit Finanzbuchhaltung, Auftragsverwaltung, Warenwirtschaft und Lohn- und Gehalt für 700 bis 900 Euro für kleine Firmen zur Verfügung. Allerdings haben diese Lösungen einen Nachteil: Sie sind nicht an individuelle Anforderungen anpassbar, beispielsweise wenn es um die Abbildung komplexer Prozesse oder Tarifwerke (ERA) in Industrie und Öffentlichem Dienst (TVöD), um Zeiterfassung, Personalcontrolling und ähnliches geht. Zudem sind sie nicht modular aufgebaut, also nicht erweiterbar. VOM START WEG SICHER Vielfach bei kleineren Installationen oder wenn ein Unternehmen sich gerade sowieso für eine neue betriebswirtschaftliche Software (ERP-Lösung) entschieden hat werden gleich die Module für die Personalarbeit mit integriert. Da Personalsoftware in der Regel aber eine eigenständige Lösung ist, die lediglich an ERP-Systeme angekoppelt wird, lassen sich Anwender mit professionellen und vor allem individuellen Ansprüchen nicht dazu verleiten, die Personalsoftware in einem integrierten ERP-System mit Fibu & Co. zusammen Sage Lohn 2006+: Abrechnen von Löhnen und Gehältern mit der Sage Personalwirtschaft. Lexware lohn+gehalt plus 2006 verhindern Plausibilitätsprüfungen fehlerhafte Eingaben, dazu erstellen Sie steuerlich und sozialversicherungsrechtlich korrekten Abrechnungen. zu installieren. Der Grund: Später stellt sich möglicherweise heraus, dass die Anforderungen an die Personallösung doch differenzierter sind als man zunächst vermutete. Ist das in die ERP- Lösung integrierte HR-Modul aufgrund seiner mangelnden Flexibilität nicht mehr erweiterbar, könnte die komplette Investition in den Sand gesetzt sein. MODULAR UND INDIVIDUELL Größere Mittelständler, die Abrechnungen für 500, 1000 und mehr Mitarbeiter erledigen müssen und»richtiges«personalmanagement betreiben, das komplexe Anforderungen an die Funktionalität einer HR-Lösung stellt, müssen tiefer in die Tasche greifen. Dann erhalten sie eine modulare, meist hochflexible Lösung, die individuell an ihre Unternehmensprozesse anpassbar ist. Allerdings ist dann ein Experte im Systemhaus, der Fachhändler oder ein externer Berater der Ansprechpartner, der das Unternehmen berät und der das System im Rahmen eines Implementierungsprojekts in die vorhandene IT- Landschaft einbindet (siehe auch Kasten»Module in HR-Systemen«) oder die Implementierung begleitet. In dieser Größenordnung können die Kosten inklusive Implementierung durchaus im sechsstelligen Bereich liegen. Das bestätigt auch Michael Krause vom September 2006 COMPUTER IM MITTELSTAND 7

8 TITEL HR-Software FÜR JEDEN ETWAS MODULE IN HR-SYSTEMEN Neben der klassischen Lohn- und Gehaltsabrechnung, die entweder integraler Bestandteil eines Personalmanagementsystems oder auch als Einzelanwendung implementierbar ist, können zu einem solchen System eine Vielzahl unterschiedlicher Module zählen, die ein Unternehmen je nach Bedarf zum Basissystem dazukaufen und betreiben kann. Die folgende Übersicht gibt Ihnen einen Überblick über die Vielfalt verfügbarer Modul (werden nicht von allen Herstellern angeboten). Archiv Auslandsentsendung Azubiverwaltung Bewerbungsmanagement Budgetverwaltung Digitale Personalakte Entgeltabrechnung Führungskräfteentwicklung Fuhrparkverwaltung Ideenmanagement Kennzahlen Kompetenzmanagement Mitarbeiterbefragung MSS/ESS (Management Self Service / Employee Self Service) Nachfolgeplanung Organigramme Personalcontrolling Personaleinsatzplanung Personalentwicklung Personalkostenplanung Personalplanung Personalverwaltung Potentialanalyse Reisekosten Seminarverwaltung Skill Management Stellenplanung Vertragsmanagement Vorschlagswesen Web-Client Workflow und Workforce Management Zeitwirtschaft und Zutritt Duisburger HR-Software Beratungshaus HR Service & Consulting, der aus eigener Projekterfahrung weiß:»wenn Sie etwa ein Unternehmen mit 1200 Mitarbeitern betrachten, das eine HR- Lösung mit Bewerber- und Personalmanagement sowie Lohn- und Gehalt und Seminarverwaltung neu installiert, müssen Sie mit rund Euro Lizenzkosten und der gleichen Summe für die Implementierung rechnen.«selbst kleine, vielleicht noch junge, aber ambitionierte Unternehmen überlegen sich, gegebenenfalls direkt in eine flexiblere, modulare Lösung einzusteigen. Auch wenn die Anfangsinvestition höher ist als bei einem Boxprodukt. Der Grund: Der Umstieg von einer Einstiegssoftware auf eine modulare und skalierbare Lösung wie Personalwirtschaft von Sage oder ähnliche Lösungen anderer Hersteller ist ohne aufwändige manuelle Arbeiten nicht möglich. So müssen zum Beispiel ins neue System alle Stammdaten und Lohnarten (das können unter Umständen mehr als 300 sein) manuell eingepflegt und angepasst werden, denn es gibt keine Schnittstellen über die man diese Daten in größere Systeme übertragen könnte. Hinzu kommt deren mangelnde Flexibilität: Etwa könnte ein kleiner Variantenfertiger mit 30 Mitarbeitern, der eine Zeiterfassung inklusive einer Betriebsdatenerfassung (BDE) benötigt, die außerdem noch die Daten einer PPS-Lösung verwertet, mit Schnellberechnungs-Einzelauskünfte und kleine steuerliche Berechnungstools runden das Programm von Stollfuß ab. einem Standardpaket zwar problemlos die 30 Mitarbeiterstämme verwalten, doch aufgrund fehlender Schnittstellen, einer anderen Datenbasis und für alle weiteren Aufgaben wäre die Einsteigerlösung unbrauchbar. PERSONALARBEIT VERTEILEN Um den Druck auf die Personalabteilungen zu entschärfen überträgt man zunehmend einen Teil der vormals administrativen Tätigkeiten, die von Personalsachbearbeitern erledigt wurden, mit Hilfe von Employee Self Services (ESS) auf den Mitarbeiter. Dazu bieten die Anbieter der gängigsten HR- Lösungen Portaltechniken an, über die der Mitarbeiter beispielsweise seinen Urlaubsstatus selbst abfragen und auch Urlaubsanträge vom Arbeitsplatz aus stellen kann. Dort kann er auch Bescheinigungen abrufen, sein Zeitkonto abfragen, selbst Konto- oder Adressänderungen eingeben und mehr. In mehr als 50 Prozent aller installierten HR-Systeme sind laut einer aktuellen Marktstudie von Softselect bereits Mitarbeiterportale vorhanden. Auch die Nutzung von Browsertechnologie gehört mittlerweile zum Standard in den Programmen der größeren Anbieter. Weil flexible Arbeitszeitmodelle und leistungsorientierte Vergütung die Trends sind, mit denen sich Unternehmen zunehmend auseinandersetzen müssen, achten viele Unternehmen bei der Softwareauswahl darauf, dass die 8 COMPUTER IM MITTELSTAND September 2006

9 Server Schlund + Partner bietet Hochleistungs- Server für jeden Anspruch! Leistungsfähige Prozessoren der neuesten Generation und die mehrfach redundante Netzanbindung unserer Hochleistungs- Rechenzentren garantieren 99,9% Erreichbarkeit und optimale Performance auch für anspruchsvolle Anwendungen. Root-Server ab 149, /Monat * Jörg Hennig, Vorstand & Leiter unserer Rechenzentren 64-bit Hightech-Hardware mit 99,9% Erreichbarkeit. NEU! RootStart RootPlus RootExpert System CPU mindestens AMD Opteron AMD Opteron AMD Opteron (Dual-Core) 265 (2 x Dual-Core) Arbeitsspeicher RAM mind MB MB MB Festplatten 2 x 200 GB S-ATA 2 x 250 GB S-ATA 2 x 250 GB S-ATA Festplatten gespiegelt ja (RAID 1) ja (RAID 1) ja (RAID 1) Nutzbarer Festplattenplatz ca. 200 GB ca. 250 GB ca. 250 GB Administration Plesk 8.0 Plesk 8.0 Plesk 8.0 Domain Anzahl Domains/Sub-Domains 20/unbegrenzt 30/unbegrenzt 40/unbegrenzt Zusätzliche IP-Adressen ja ja ja Datentransfer Datentransfervolumen in MB incl Sicherheit 100% Backupvolumen! 200 GB 250 GB 250 GB SSL-Zertifikat ja ja ja Externe Firewall/IP-Filtering ja ja ja Norton Internet Security TM x inklusive 3x inklusive 3x inklusive Service Level Agreements Hardwaretausch maximal 4 Stunden 99,9% Erreichbarkeit Preis/Monat 149, * 249, * 379, * Beste Performance: Ihr Server in einem unserer Hochleistungs-Rechenzentren. Sie möchten einen Server, der exklusiv für Sie im Einsatz ist, wollen aber, dass Schlund + Partner die Administration für Sie übernimmt? Dafür gibt es die Server der Ready-to-Run-Reihe! NEU: Auch unsere Server-Kunden genießen ab sofort einen Premium-Service der besonderen Art: Der persönliche Ansprechpartner kümmert sich um Ihre Wünsche und Fragen rund ums Internet! Von Anfang an. Natürlich zum Nulltarif. *Einmalige Einrichtungsgebühr 99,. Kündigungsfrist 2 Monate zum Monatsende, 12 Monate Mindestvertragslaufzeit. Alle Preise inkl. 16 % MwSt. Inklusive 60 Tage Vertrauensbeweis, bei Unzufriedenheit Geld zurück! Preis inkl. Linux-Betriebssystem. Internet-Lösungen für Ihre Firma: DSL-Zugänge + Telefonie Web-Hosting E-Shops Server Teamwork Infos und Sofort-Bestellung: Telefon-Beratung zum Nulltarif: 0800/ G

10 TITEL HR-Software ausgewählte Lösung falls erforderlich - auch mit komplexen Tarifwerken (ERA, TVöD), die sich mit leistungsorientierter Vergütung beschäftigen, zurechtkommt. AUSWAHL UND IMPLEMENTIERUNG Um im Vorfeld Fehlentscheidungen bei der Auswahl des richtigen Systems zu vermeiden wird in einem Vorprojekt eine Bedarfsanalyse erstellt, die in einem Anforderungskatalog als Basis für die neue Anschaffung mündet. Das kann auch in geringerem Umfang für ein kleines Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern gelten. Eine solche Analyse führen Sie am besten zusammen mit Experten des Systemhauses durch, die auf jeden Fall Projekterfahrung im HR-Umfeld haben sollten. In der Regel sind Systemhäuser auf die Softwarelösungen eines bestimmten Herstellers spezialisiert und verfügen deshalb meist über genügend Expertise als Projektpartner. Das eigentliche Projekt beginnt mit der Sammlung aller Informationen, der Marktanalyse und der Vorauswahl der Anbieter. Zur Vorbereitung des Anforderungskatalogs sollten unter anderem folgende Fragen beantwortet werden: Arbeits- und Fehlzeiten können mit IBM Personalwesen übersichtlich für jeden Mitarbeiter bearbeitet und erfasst werden. Ist die HR Software in der bestehenden IT-Landschaft ablauffähig? Passt sie noch auf die bestehende IT- Infrastruktur? Läuft die Applikation nur in diesem Umfeld, oder ist damit auch ein Systemwechsel möglich? Wird das System auf allen gängigen Standards lauffähig sein? IBM Personalwesen bietet etwa einfache Teilmonatsberechnung durch unterschiedliche Kürzungsmöglichkeiten. Wurden moderne Entwicklungssprachen verwendet? Ist die Webfähigkeit gewährleistet? ANFORDERUNGSKATALOG Basis für die Auswahl des Systems ist zunächst der Anforderungskatalog beziehungsweise das Pflichtenheft. Es sollte kurz und übersichtlich, auf den OUTSOURCING UND ASP IM PERSONALBEREICH Für Unternehmen kann das Auslagern von Personalaktivitäten eine interessante Alternative sein. Entweder weil für bestimmte Arbeiten geeignetes eigenes Personal fehlt oder weil man eine monatliche Kostenpauschale einer Investitionsspitze durch den Kauf und die Implementierung einer Lösung vorzieht. Im Rahmen von ASP Application Service Providing verlagern Unternehmen zunehmend Personalarbeit in Rechenzentren. Dabei werden die Personal-spezifischen Aufgaben weiterhin im Büro über Terminals erledigt, während das Rechenzentrum Hardware sowie Server, Datenbank und Personalsoftware im monatlichen Leasing zur Verfügung stellt. Einer der Gründe: Die vielen gesetzlichen Änderungen im Abrechnungsbereich (Beitragsschuld, Zwang zu elektronischen Meldungen u.a.) führen im Unternehmen zu ständigen Updateprozessen und kostspieligen Mitarbeiterschulungen. Darauf spezialisierte Dienstleister können hier aufgrund hoher Volumen mit interessanten Preismodelle aufwarten. Ebenso bieten einige Softwarehersteller ihren Kunden Outsourcing-Lösungen in Form der kompletten Übernahme von Entgeltabrechnungen an. Für 5 bis 9 Euro pro Mitarbeiter und Monat, je nachdem, ob gegebenenfalls Statistiken oder Bescheinigungen enthalten sind, ist das vor allem für kleinere Unternehmen interessant. Beispielsweise stellt der Frankfurter Softwarehersteller Sage in Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister mit Lohnbüro.direkt für 7,90 Euro pro Mitarbeiter die komplette Abrechnung inklusive aller Meldungen, Änderungen und Auswertungen zur Verfügung. Bis zu 70 Prozent Kosten im Entgeltbereich sollen Unternehmen mit dieser Dienstleistungen einsparen können, betont das Unternehmen. Es geht aber nicht nur um Entgeltabrechnungen, die als ausgelagerte Standard-Tätigkeiten in Frage kommen: Ebenso kann das Druckaufträge, etwa Entgeltabrechnungen und Bescheinigungen, die Bearbeitung von Reisekosten oder den Einsatz von Mitarbeitern beinhalten, die bei Bedarf für Personalsachbearbeiter im Haus einspringen. 10 COMPUTER IM MITTELSTAND September 2006

11 Hosted Exchange Hosted Exchange 90 * 9, /Monat Sparen Sie sich einen eigenen teuren Exchange-Server Outsourcing heißt das Zauberwort: Die Hosted Exchange Accounts von Schlund + Partner kombinieren die Leistungsfähigkeit von MS Outlook mit der Flexibilität eines weltweit erreichbaren Exchange-Servers. Inklusive! Die optimale Lösung für Ihre Firmenkommunikation: s, Kontakte, Termine etc. können zentral abgerufen werden, ortsunabhängig von jedem Internet-Rechner sowie von mobilen Endgeräten. NEU! Pushfunktionalität Daten in Echtzeit auf Ihrem Handy. NEU! NEU! Hosted Exchange Account Basisausstattung MS Outlook 2003 inklusive (auf CD) -Postfach MB Terminkalender ja Adressbuch ja To-do-Liste ja Zugriff Per Outlook 2003 ja Per Outlook-Web-Access ja Per WAP ja Per ActiveSync ja Öffentliche Ordneradministration ja Push-Funktionalität ja (für Windows Mobile 5.0 & AKU 2.0) Sicherheit Virenschutz ja SPAM-Filter ja Kundenservice Persönlicher Ansprechpartner ja Kostenlose Telefon-Hotline ja Preis/Monat 9,90 * Öffentliche Ordneradministration: Jetzt mit doppelter Speicherkapazität NEU: s und Termine ohne Zeitverlust direkt aufs Handy! Perfekt synchronisiert: PC, Notebook, PDA automatisch auf dem gleichen Stand! NEU: Dank Pushfunktionalität sind Ihre Daten auch in Echtzeit mobil auf Ihrem Handy verfügbar! * Die ersten 90 Tage sind kostenlos, danach beginnt die Vertragslaufzeit. Kündigung während der ersten 90 Tage jederzeit möglich. Keine Einrichtungsgebühr, keine Versandkosten für die Software. Preis inkl. 16 % MwSt. Internet-Lösungen für Ihre Firma: DSL-Zugänge + Telefonie Web-Hosting E-Shops Server Teamwork Infos und Sofort-Bestellung: Telefon-Beratung zum Nulltarif: 0800/ G

12 TITEL HR-Software Kunden individuell zugeschnitten sein und sich auf das Wesentliche beschränken. Ebenso sollte es klare Auswahlund K.O.-Kriterien, sowie eine Vorgehensweise enthalten, um die Auswertung zu validieren. Zugleich sollte man abfragen, ob man das System später selbst anpassen kann oder ob nur externe Experten das können. Auch die Frage nach den Kosten von Updates und Upgrades und nach deren Häufigkeit sollte mit ins Pflichtenheft. Denn ist das Pflichtenheft nicht sauber vorbereitet, besteht die Gefahr, dass die tatsächlichen Anforderungen verfehlt werden und die Kosten aus dem Ruder laufen. Ist es hingegen sauber vorbereitet, lassen sich die Einführungszeiten verkürzen. Sind die Prozesse klar definiert, alle vorbereitenden Aufgaben abgeschlossen, der Anbieter des neuen HR-Systems ausgewählt und die Vertragsverhandlungen abgeschlossen, unterscheidet sich ein HR-Implementierungsprojekt nur noch marginal von einem anderen Softwareprojekt. Vor der Implementierung sollte ein Abgleich der Projektziele mit den im Projektplan festgelegten Zielen erfolgen. Wichtig ist, dass sich die Ausrichtung klar an den ursprünglich definierten Zielen orientiert. Änderungswünsche sollte man bestenfalls in Unterprojekte oder neue Projekte einfließen lassen. GESETZLICHE ANFORDERUNGEN Für die Auswahl einer geeigneten HR- Lösung ebenso wichtig ist, dass sie allen gesetzlichen Anforderungen in der jeweiligen Branche entspricht. Das beginnt beim GKV-Zertifikat, bei dem es um die Übermittlungstauglichkeit von Meldungen und Beitragsnachweisen an die Krankenkassen geht und reicht bis zu branchenspezifischen Zulassungen, wie dem SOKA-Bau Zertifikat (Urlaubsund Lohnausgleichskasse der Bauwirtschaft (ULAK) und die Zusatzversorgungskasse des Baugewerbes VVaG (ZVK)) oder dem DATÜV-Zertifikat der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder im Öffentlichen Dienst. Da die gesetzlichen Vorgaben sehr eng gefasst sind kann sich kein Programm im Markt etablieren, das nicht den gesetzlichen Mindeststandards entspricht. Im Rahmen der Vertragsverhandlungen sollte man genau darauf achten, dass bei Vertragsabschluss klar ist, welche Kosten künftig durch Wartungs-, Update- und Upgradezyklen auf das Unternehmen zukommen und mit welchen Kosten für Anpassungen und Änderungen zu rechnen ist. FAZIT UND AUSBLICK Im Rahmen der Anschaffung einer personalwirtschaftlichen Software muss man vorher genau wissen, was man wirklich benötigt, um langfristig Investitionssicherheit zu schaffen. Manchmal reicht durchaus eine Standardlösung aus der Box für ein paar hundert Euro. Größere Betriebe erweitern ihre meist individuelleren Lösungen bei Bedarf mit den von vielen Herstellern angebotenen Modulen und Lösungen über die vorhandenen Schnittstellen. Um die Einbindung in die vorhandene IT-Infrastruktur kümmern sich externe Spezialisten und Systemhäuser. INTERVIEW Computer im Mittelstand sprach mit Matthias Schneider, Vorstand des auf Personallösungen spezialisierten Leipziger Software-Herstellers s+p AG zum Thema HR-Software. CiM: Worin unterscheiden sich heute noch die angebotenen Lösungen der einzelnen Hersteller? M. Schneider: Zuerst in der Aktualität der zugrundeliegenden Technik. Unterschiede gibt es aber auch im Umfang der Lösungsangebote. So hat die Mehrzahl der Anbieter heute noch einen bis zwei Schwerpunkte, beispielsweise die Lohn und Zeiterfassung, aber keine wirkliche Komplettlösung mit einer gemeinsamen Datengrundlage. CiM: Worauf sollte nach Ihrer Ansicht ein kleineres Unternehmen bei Kauf einer HR-Lösung achten? M. Schneider: Bei kleineren Unternehmen ist die Einfachheit in der Bedienung sehr wichtig, auch wenn vielleicht nicht der 1000ste Spezialfall abgebildet werden kann. Im Vertretungsfall muss der Anwender schnell mit der Software zurechtkommen. Ebenso ist der schnelle und kompetente Service sehr wichtig. CiM: Mit welchen Folgekosten sollte ein mittelständisches Unternehmen kalkulieren, das sich eine HR-Lösung angeschafft hat? M. Schneider: Circa 20 bis 30 Prozent der Lizenzkaufsumme müssen jährlich für Wartung und gesetzlich notwendige Schulungen veranschlagt werden. CiM: Gibt es konkrete Entwicklungen im Bereich von HR-Lösungen mit denen die Mitarbeiter entlastet werden können? M. Schneider: Im Bereich der Lohnabrechnung gibt es einen starken Trend, den Umgang mit Papier aller Art zu vereinfachen. Zunehmend werden Bescheinigungen elektronisch erstellt. Während eine Bescheinigung zur Berechnung des Arbeitslosengeldes ein Unternehmen manuell circa 50 Euro kostet, liegen die Kosten bei einem -ähnlichem Verfahren nur noch bei ein bis zwei Euro. Mit Automatisierungen wie ein Self-Service-Portal werden die Mitarbeiter ebenfalls entlastet. Bei vielen Berechnungen wie Krankengeld, Mutterschutz und Erziehungsgeld werden auch die Zeiten für die Prüfung und Auszahlung kürzer. Gleiches gilt für Online- Bewerbungen, bei denen die Daten direkt im System eingelesen werden. Die beschriebenen Vereinfachungen bringen darüber hinaus echte Zeit- und Kosteneinsparungen im Unternehmen. 12 COMPUTER IM MITTELSTAND September 2006

13 HR-Software Produkte im Überblick Bei der Auswahl der Produkte hat sich CiM auf unterschiedliche Zielgruppen konzentriert. Alle Systeme verfügen über eine Lohn- und Gehaltsabrechnung. BIS 49 MITARBEITER Dataline Lohnabzug Im Basismodul der Netzwerk- und Mandantenfähigen und nach allen Anforderungen der ITSG geprüften und zertifizierten Version sind alle Funktionen enthalten, die eine Lohn- und Gehaltssoftware benötigt. Zusätzlich erhältlich sind etwa die Module Entgeltfortzahlung und Teilzeit & Aushilfen. Lexware Lohn+Gehalt 2006 Plus Die Varianten Plus und Pro kommen mit einem erweiterten Funktionsumfang gegenüber dem Basismodul. Während die Plus-Version etwa den Zugriff auf eine Personal-Wissensdatenbank und auf 1500 Arbeitsdokumente erlaubt, ist die Pro-Version Client/Server-fähig, verfügt über wietere Funktionen und ist für bis zu 200 Mitarbeiter geeignet. LohnOffice Pro enthält darüber hinaus Personalverwaltung, Zeitwirtschaft und Personalkostenplanung auf Basis von Kostenträgern und Kostenstellen. Sage Lohnbüro Pro Auch Sages Lohnbüro besitzt mit der Pro-Version einen größeren Bruder. Lohnbüro erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und ist für 10 Mandanten mit je 50 Mitarbeitern geeignet. Zudem gibt es eine Datev-kompatible Schnittstelle sowie Schnittstellen zum Sage PC-Kaufmann und zu den Sage GS- Programmen (Auftrag, Fibu). In der Pro-Version sind zusätzlich Reisekostenabrechnung, Urlaubsplanung, Personalcontrolling und 10 Mandanten mit je maximal 70 Mitarbeitern enthalten. Stollfuß Gehalt und Lohn Neben der Basisversion bietet Stollfuß zusätzlich die Plus- und die Professionell-Variante an Bereits»Gehalt und Lohn«entspricht allen gesetzlichen Anforderungen. In der Plus-Version ist eine elektronische Lohnsteuertabelle enthalten und die Pro-Variante verfügt unter anderem über eine Zeiterfassung sowie eine Importschnittstelle für Brutto-Entgelte aus Fremdprogrammen. AB 50 MITARBEITER Exact.LohnXL/XXL Eignet sich für mittlere und große Unternehmen aller Branchen. Die Standardversion deckt nahezu alle praxisrelevanten Abrechnungsfälle ab. In der Plus-Variante sind zudem alle tariflichen Besonderheiten des Öffentlichen Dienstes und Baugewerbes enthalten. Die Software ist in das HR-Portal Exact e-synergy integriert und bietet damit auch Funktionen wie elektronische Personalakte oder Urlaubsverwaltung. Hansalog Hansalog Entgelt, Reise und PMS sind drei miteinander kombinierbare Lösungen, die über Schnittstellen zu weiteren HR-Produkten anderer Hersteller verfügen. PMS ist das Personalmanagement- Modul, dass neben Personalmamagement-Funktionen auch eine Fehlzeiten- und Bewerberverwaltung enthält. HS Hamburger Software IBM Personalwesen Eine modulare Personalsoftware zur Personalverwaltung und Verdienstabrechnung, deren Daten sich an IBM Finanzbuchhaltung und IBM Finanzwesen übergeben lassen. Ebenso sind externe Zeiterfassungen ankoppelbar. Als Erweiterungen sind die Module Monats-DEÜV, Dakota, Bescheinigungswesen, Pfändung, Datenmodell und Mehrfirmenverwaltung erhältlich. Lessor Lohn/Gehalt Speziell für alle Microsoft Dynamics NAV-Anwender konzipiert. Auch optisch ist Lessor Lohn/Gehalt, das TITEL über die üblichen Abrechnungsfunktionalitäten verfügt, an die MS-Dynamics- NAV-Oberfläche angeglichen. Das Modul HRM ist ein Mitarbeiterinformationssystem, das funktional vollständig mit MS Office zusammen arbeitet. P&I LOGA Ein modulares Personalmanagementsystem, das alle in einem solchen System benötigten Funktionen, von der Archivierung bis zur Zeitwirtschaft, beinhaltet. Alle Module sind auch einzeln einsatzfähig. Zusätzlich ist P&I HCM als Web-basiertes Human Capital Management System erhältlich. s+p Personalwirtschaft Eine integrierte, modulare Personalmanagement-Lösung mit allen Basisfunktionen inklusive Web-Mitarbeiter- und Managerservice. Die Module sind auch einzeln einsetzbar. Das System verfügt über alle gängigen Schnittstellen sowie ein Datenaustausch-Modul zur Anbindung an alle gängigen CRM- und ERP- Lösungen, etwa von Sage. Alle Branchenanforderungen sind abgebildet. SBS Lohn Plus Diese für Kleinunternehmen, Mittelständler, Industrie und Steuerberater geeignete Lösung enthält neben den Funktionalitäten einer Entgeltabrechnung zusätzlich Personalkostenplanung und -management, Personalcontrolling und Bewerbermanagement. Andere HR-Funktionen können über Schnittstelle angekoppelt werden. Neben allen erforderlichen Zertifikaten verfügt das Programm über eine Sehbehinderten-gerechte Oberfläche. Varial Personalwirtschaft Personalabrechnung und -informationssystem mit den Funktionsbereichen Zeitwirtschaft, Personalverwaltung, sowie Personalplanung/-controlling und Reisekostenabrechnung für alle Branchen und für öffentliche Verwaltungen. Sie kann sowohl als Standalone-Lösung als auch im Verbund mit anderen Varial-Produkten und weiteren ERP-Systemen betrieben werden. September 2006 COMPUTER IM MITTELSTAND 13

14 TITEL HR-Software Produkt Lohnabzug Lexware Sage Lohnbüro Pro Gehalt und Lohn Exact.LohnXL/XXL Lohn+Gehalt Plus 2006 Anbieter Dataline Lexware Sage Software Stollfuß Verlag Exact Software Internet-Adresse Name des Produkts Grundpreis in Euro (je Arbeitsplatz) 229 Euro (Lohnabzug inklusive Online-Modul) 199 bis 599 Euro (je nach Version) 199 bis 399 Euro 85 Euro (Modul Professionell 59 Euro Aufpreis) auf Anfrage Anzahl Installationen in Deutschland ca ca ca keine Angabe ca (Unternehmensangaben) Zielgruppe Unternehmen bis 50 Mitarbeiter ja ja ja (bis 70 Mitarbeiter) ja ja Unternehmen bis 500 Mitarbeiter nein entfällt nein ja, Modul Professionell ja Unternehmen über 500 Mitarbeiter nein entfällt nein ja ja Funktionen Arbeitszeiterfassung nein ja, Stundenerfassung ja ja, Modul Professionell nein Fehlzeitenverwaltung ja ja, optional ja ja ja Abrechnung Geringverdiener-/ ja ja ja ja ja Mehrfachbeschäftige Entgeltfortzahlung bei Krankheit/ ja ja ja ja ja Mutterschutz Lohnarten zu Riester-Rente nein ja ja ja ja Urlaubswesen ja ja, optional ja ja ja Bescheinigungswesen ja ja ja ja, teilweise ja Weitere Funktionsmodule Personalverwaltung nein nein nein ja, Grundfunktionen ja Entgeltabrechnung ja ja ja ja ja Zeitwirtschaft nein nein nein ja, Grundfunktionen nein Personalkostenplanung/-management nein nein ja nein ja Personalentwicklung nein nein nein nein ja, in e-synergy Mitarbeiterportal nein nein nein nein ja, in e-synergy Personalcontrolling nein nein ja nein ja Bewerbermanagement nein nein nein nein ja, in e-synergy Reisekostenabrechnung nein ja ja ja ja,ine-synergy Weiterbildungsmanagement nein nein nein nein ja, in e-synergy Reporting-Werkzeuge nein ja nein nein ja Vorschlagswesen nein nein nein nein ja, in e-synergy Mitarbeiterbewertung / nein nein nein nein ja, in e-synergy Leistungsbeurteilung ASP-Lösungen nein ja, extra Lösung nein nein ja, in e-synergy Sonstiges Web-basierte Lösung (ohne nein ja, extra Lösung nein nein ja, in e-synergy Content Management System) Portallösung nein nein nein nein ja, in e-synergy Employee Self Service integriert nein nein nein nein ja, in e-synergy DEÜV-sicher ja ja ja ja ja GKV-zertifiziert ja ja ja ja ja Schnittstellen nein ja, ASCII, andere Lexware- ja FiBu-Buchungssätze; ja Programme GDPdU-Export; Stammdaten; Entgelte-Import im Modul Professionell Datenexportformate nein ASCII ja Daten meist als ANSI-Textdateien; XML, CSV, ASCII Auswertungen als PDF-, RTF-, HTML- und Excel-Dateien Datenimportformate nein ASCII ja ANSI-Textdateien mit eigener Formatierung XML, ASCII Installationsanteil bei Unternehmen aus Industrie (in Prozent) 58 (inkl. Handwerk) Handel (in Prozent) Dienstleistung (in Prozent) Öffentliche Verwaltung (in Prozent) COMPUTER IM MITTELSTAND September 2006

15 HR-Software TITEL Hansalog IBM Personalwesen Lessor Lohn/Gehalt P&I Logo, P&I HCM, s+p Personalwirtschaft SBS Lohn Plus Varial Personalwirtschaft P&I Smart, P&I Plus Hansalog HS Hamburger Software Lessor P&I s+p Software und SBS Software Varial Software Consulting auf Anfrage auf Anfrage Grundmodul bis 50 Mitarbeiter Euro Preis richtet sich nach Anzahl der verwalteten Mitarbeiter auf Anfrage auf Anfrage auf Anfrage ca ca ca ca ca ca Alle Navisionanwender Kleinunterne Mittelstand entfällt ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja nein ja ja ja ja, über Partner ja ja nein ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja nein nein, in Arbeit ja ja ja, über Partner ja ja ja ja ja ja ja ja ja ja, über Partner ja ja ja ja, über Partner ja, über Partner ja nein nein, in Arbeit ja ja ja ja ja nein nein, in Arbeit ja ja ja ja ja nein nein, in Arbeit ja ja nein ja ja nein nein, in Arbeit ja ja ja ja ja nein nein, in Arbeit ja ja ja ja ja nein nein ja ja ja, über Partner ja, über Partner ja nein nein, in Arbeit ja ja ja, über Partner ja ja ja ja ja ja ja, über Partner ja ja nein nein nein ja nein ja ja nein nein, in Arbeit ja ja nein nein ja nein nein ja ja ja ja, optional ja nein nein ja ja nein nein ja nein nein ja ja nein ja ja nein nein ja ja nein ja ja ja Ja ja ja ja ja ja ja Ja ja ja ja ja ja ja Ja alle gängigen ERP-Systeme (SAP, Navision, J.D. Edwards) alle gängigen Schnittstellen zu Fibu/Wawi und ERP Systemen ja zu allen gängigen Systemen, MS-Office, Reisekosten, Zeiterfassung etc. ja ja txt Standardbuchungssatz- Format ja ja txt Importformat für Stammdaten und eines für variable Daten ASCII, XML, Excel, Dbase, Foxpro ASCII, XML, MS Access 2000, Centura SQL-Base (ab 7.5), Oracle (ab 8i), MS SQL Server ab 7.0 CSV, ASCII, XML CSV, ASCII, XML ASCII, XML CSV, ASCII, XML , , , ,1 15 September 2006 COMPUTER IM MITTELSTAND 15

16 TEST Farblaser-Multifunktionsgeräte Autor MANUEL ALVAREZ Schon für knapp 800 Euro gibt es ein Farblaser-Multifunktionsgerät der neuesten Generation. Damit sind die Low-Cost-Modelle jetzt selbst für kleine Büros interessant. Bisher wurden die Multitalente eher in großen Arbeitsgruppen in Unternehmen eingesetzt. Computer im Mittelstand testet Farb-Multis mit Laser- und Festtintentechnik bis 2000 Euro, um zu sehen, wie leistungsfähig die Geräte sind. Die Testkandidaten basieren auf vorhandenen Farblasermodellen oder deren Druckwerk, die um die Multifunktionalität erweitert wurden. Der Test zeigt deutlich, dass die Laser-Multifunktionsgeräte den Tintenstrahlern inzwischen echte Konkurrenz machen. Letztere sind zwar immer noch deutlich günstiger in der Anschaffung, doch echte Sparfüchse ziehen auch die Folgekosten von Tintenstrahlern und Laserdruckern in Betracht. Hier schneiden Laser mit 4 Cent pro Seite günstiger ab, und zwar nicht nur bei Einsätzen mit hohem Druckaufkommen. Gerade wer nur sporadisch druckt, bekommt bei Tintenstrahlern schnell ein Problem. Wenn nämlich der Druckkopf nach längerer Standzeit eingetrocknet ist, sind meist mehrere Reinigungsläufe nötig, bis der Drucker wieder läuft. Doch jeder Reinigungslauf verschwendet Tinte und treibt somit den Seitenpreis in die Höhe. Das schlechte Abschneiden der Tintenstrahler bei den Druckkosten spricht unterm Strich auch bei einem geringen Druckvolumen für Farblaserdrucker. Außerdem kostet eine Farbseite bei einem Tintenstrahldrucker im günstigsten Fall 5,9 Cent, bei einem Farblaser aber nur 1,85 Cent. FOTODRUCK VERBESSERT Ungeschlagen sind Tintenstrahldrukker bei der Fotoqualität. Allerdings sind die Drucke vom Farblaser mittlerweile so gut, dass man nur bei genauem Hinsehen Qualitätsunterschiede bemerkt. Das gilt insbesondere für die Vier gewinnt Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen: Wer im Bürovierkampf Kosten sparen will, setzt auf ein Farblaser-Multifunktionsgerät. Computer im Mittelstand nimmt neun Geräte unter die Lupe und bewertet die Praxistauglichkeit. beiden OKIs, die einen speziellen Fotomodus haben. Die meisten Farblasermultis haben bereits Kartenleser und PictBridge-Anschlüsse, die sonst nur bei Tintenstrahlern zu finden sind. Bei vielen Herstellern lassen sich Testausdrucke bestellen. Damit kann man beurteilen, ob die Fotoqualität der Laser ausreicht. Sollten sich beim Wunschgerät keine Testdrucke bestellen lassen, kann man den Fachhändler um Demodrucke bitten. FAXFUNKTION IMMER NOCH WICHTIG Im Testfeld befinden sich 3-in-1- und 4- in-1-geräte. Die 4-in-1-Varianten verfügen neben Drucker, Kopierer und Scanner noch über ein Fax. Zwar laufen s Faxen immer mehr den Rang ab, manche Behörden, Versicherungen und Firmen akzeptieren aber nach wie vor nur Faxe. Wer wegen geringen Faxaufkommens lieber zu einem 3-in-1-Gerät greift, muss trotzdem nicht aufs Faxen verzichten: Der Scanner des Multifunktionsgeräte lässt sich dazu nutzen, Faxe per Modem zu verschicken. Die Funktionen Scannen, Kopieren und Drucken der Multifunktionsgeräte lassen sich nicht parallel nutzen. Der Nutzer kann also entweder drucken oder kopieren oder scannen. Bei 4-in-1-Modellen mit Faxfunktion werden eingehende Faxe durch gleichzeitiges Scannen oder Drucken zunächst blockiert. Die Faxe 16 COMPUTER IM MITTELSTAND September 2006

17 Farblaser-Multifunktionsgeräte TEST Sehr praktisch: der automatische Papiereinzug. Sogar die günstigen Farblaser-Multifunktionsgeräte haben einen. Bei den Geräten mit Revolveraufnahme für die Toner ist das Wechseln umständlich. Einfach, aber praktisch: Mit einer Füllanzeige am Papierfach sieht der Anwender, ob er genug Papier zum Drucken hat. > EMPFEHLUNGEN Brother MFC-9420CN Das Brother- Multi zeigt sich als echter Allrounder. Vor allem wegen der niedrigen Betriebskosten von 1,85 Cent pro Farbtextseite mit fünf Prozent Deckung empfiehlt es sich als idealer Drucker fürs Office und für zu Hause. Attraktiv ist außerdem der Preis von 1200 Euro. Epson Aculaser CX11NF Das Gerät ist ein echter Preisbrecher. Für 785 Euro erhält der Käufer ein 4-in-1- Modell mit guter Fotodruckqualität. Die Folgekosten von 3,46 Cent pro Farbtextseite sind die zweitbesten im Test. In der Gesamtbewertung liegt das Multifunktionsgerät nur knapp hinter dem Testsieger von Brother. gehen aber nicht verloren, sondern werden im Multi gespeichert und danach ausgedruckt. GUTE VERARBEITUNG Auch in der Verarbeitungsqualität überzeugen die Testgeräte ein deutlicher Unterschied zu den Tintenstrahlern, bei denen besonders in der 100- bis 150-Euro-Kategorie an der Verarbeitung gespart wird. Von den Farblaser- Multifunktionsgeräten macht keines der Modelle den Eindruck, als ob es dem Büroalltag nicht gewachsen wäre. Die Garantiezeiten und der Service sind je nach Hersteller an deren Farblaser- Druckern angelehnt. Positiv zu erwähnen ist OKI. Die Firma garantiert als Zusatzleistung zum 3-Jahre-Vor-Ort- Service, dass der Techniker am nächsten Werktag kommt. BEDIENUNG IST KINDERLEICHT Alle Geräte im Testfeld sind leicht zu bedienen. Die Tasten sind gut lesbar und eindeutig beschriftet. Auch ohne Handbuch kommt der Anwender zum gewünschten Ergebnis. Die Lasermultis lassen sich intuitiver bedienen als die meisten großen Stockwerk-Kopierer für Euro. Einrichtung und Einbindung der Multis ins System sind automatisiert. Bei Geräten mit Fax helfen Softwareassistenten dabei, die Faxfunktion einzurichten, was wesentlich einfacher ist als bei einem Stand-alone-Fax-Gerät. Bis auf das Layout der Assistenten zeigen sich im Test keine wesentlichen Unterschiede zwischen den Testkandidaten. Ein ungewöhnliches Feature ist das automatische Beheben von Papierstaus beim Konica Minolta. Dies funktioniert im Test einwandfrei. Praxisnutzen beweisen auch die HPs: Ist eine Farbe aufgebraucht, druckt das Gerät automatisch in Graustufen weiter. Die anderen Testkandidaten verweigern hingegen den Dienst, sobald einer der Toner leer ist. TEURE TINTE RAUS AUS DEM OFFICE Im Office-Betrieb sind die Laser-Multifunktionsgeräte den Tintenstrahlern deutlich überlegen. Sie sind schneller, professioneller und zuverlässiger und das bei niedrigeren Betriebskosten. Kein Wunder, dass die Wachstumsraten für die Farblasermultis trotz des schwächelnden Druckermarkts im dreistelligen Bereich liegen. Für Unternehmen spielen besonders der stark gesunkene Anschaffungspreis und die geringen Verbrauchskosten eine große Rolle. Zum Preis eines guten Tintenstrahlers erhält der Käufer eine Fax-Druck- und Scan-Maschine fürs Büro, die auch bei Fotos ordentliche Qualität abliefert. September 2006 COMPUTER IM MITTELSTAND 17

18 TEST Farblaser-Multifunktionsgeräte Produkt MFC-9420CN Aculaser CX11NF Workcentre C2424 C5510 MFP Hersteller Brother Epson Xerox OKI Internet Preis 1200 Euro 785 Euro 2000 Euro 960 Euro Fazit Das Multi ist ein echter Allrounder mit guter Ausgewogenheit und für alle Büroaufgaben geeignet. Der günstige Seitenpreis von 1,85 Cent bringt es auf Platz eins. Nur knapp vom Testsieger geschlagen: Die Druck- und Scanqualität ist besser als beim Testsieger. Kommt es auf Grafikdruck an, ist der Epson die bessere Wahl. Einziges Gerät im Test mit Festtinte statt Laser. Es kann den hohen Anschaffungspreis nicht durch bessere Leistungen oder geringere Seitenpreise untermauern. Das GDI-Modell druckt schneller als der große Bruder mit Postscript. So hat der C5510 MFP am Ende knapp die Nase vor dem 275 Euro teureren OKI C5540 MFP. Technische Daten Abmessungen (B x H x T) 482x534x437mm 460 x 667 x 467 mm 530 x 620 x 660 mm 444 x 667 x 561 mm Gewicht 34,5 kg 33,0 kg 42,0 kg 32,0 kg LC-Display ja ja ja ja Speicher intern/maximal 64/576 MByte 128/576 MByte 512/1024 MByte 96/96 MByte Schnittstellen USB 1.1/USB 2.0 nein/ja nein/ja nein/ja nein/ja Parallel/Firewire/Ethernet ja/nein/ja nein/nein/ja nein/nein/ja nein/nein/ja TAE/ISDN ja/nein ja/nein nein/nein nein/nein Schnittstellen-Kabel nein nein nein nein Druckfunktion Druckauflösung 600 x 600 dpi 600 x 600 dpi 600 x 600 dpi 1200 x 600 dpi Drucktechnik Farblaser Farblaser Solid Ink LED Druckersprache PCL/Druckersprache PS ja/ja nein/nein ja/ja nein/nein Drucken über Netzwerk ja ja ja ja Duplexdruck ja ja ja nein Maximales Papiergewicht 210 g/m² 210 g/m² 220 g/m² 203 g/m² Gesamtkapazität Papierzuführung 250 Blatt 180 Blatt 525 Blatt 400 Blatt Gesamtkapazität Papierablage 250 Blatt 250 Blatt 250 Blatt 250 Blatt Faxfunktion Integriertes Fax ja ja nein nein G4-Unterstützung nein nein nein nein Automatischer Dokumenten-Einzug ja ja nein nein Sende- und Empfangsspeicher 400 Seiten 200 Seiten nein nein Faxgeschwindigkeit bps bps nein nein FaxenüberNetz ja ja nein nein Kopierfunktion Kopierqualität einstellbar ja ja ja ja Scan to /Bild/Text (OCR)/PDF ja/ja/ja/ja ja/nein/nein/nein nein/ja/nein/nein ja/ja/ja/ja Kopiergeschwindigkeit 3) 19 (SW-)/4 (Farb-)Seiten 25 (SW-)/5 (Farb-)Seiten 20 (SW-)/20 (Farb-)Seiten 20 (SW-)/12 (Farb-)Seiten Scanner Scantechnologie Flachbett Flachbett Flachbett Flachbett Scanfläche DIN A4 DIN A4 DIN A4 DIN A4 Optische Auflösung 1200 x 2400 dpi 600 x 600 dpi 600 x 600 dpi 600 x 600 dpi Farbtiefe 24 Bit 24 Bit 24 Bit 24 Bit Treiber/Unterstützung Windows 95/98/NT/2000/XP/Mac nein/ja/ja/ja/ja/ja nein/ja/ja/ja/ja/ja ja/ja/ja/ja/ja nein/ja/ja/ja/ja/nein Linux nein nein ja nein OCR-Software nein nein ScanSoft OmniPage 12.0 Office ScanSoft TextBridge Handbuch gedruckt/auf CD ja/ja nein/ja ja/ja nein/ja Messwerte 20 Seiten Dr.-Grauert-Brief 2:42 min:s 0:53 min:s 1:10 min:s 1:53 min:s 20 Seiten Farbtext 3:10 min:s 4:03 min:s 1:10 min:s 2:50 min:s PC-Professionell-A4-Fotoseite 1:54 min:s 0:36 min:s 1:23 min:s 1:06 min:s Leistungsaufnahme Stand-by-Modus 20,9 Watt 28,1 Watt 10,8 Watt 25,3 Watt Druckkosten Farbseite (5% Deckung) 1,85 ct/seite 3,46 ct/seite 3,65 ct/seite 3,81 ct/seite Scan (A4-Scan, 24 Bit, 600 dpi) 0:52 min:s 0:27 min:s 0:28 min:s 0:26 min:s Farbabweichung Drucker 25,0% 26,2% 29,7% 29,5% Service Garantie 36 Monate 12 Monate 12 Monate 36 Monate Vor-Ort-Austausch-Service nein 12 Monate 12 Monate 36 Monate 18 COMPUTER IM MITTELSTAND September 2006

19 Farblaser-Multifunktionsgeräte TEST C5540 MFP Magicolor 2480 MF Color Laserjet 2840 Color Laserjet 2820 LaserBase MF8180C OKI Konica Minolta HP HP Canon Euro 870 Euro 960 Euro 860 Euro 1000 Euro Der Scanner ist bei beiden OKIs sehr gut. Mit dieser hohen Qualität sind auch anspruchsvollere Grafikaufgaben als das reine Einscannen von Text für die anschließende OCR möglich. Kräftige Farben bei guter Druckqualität. Die mittelmäßige Platzierung verdankt der Konica Minolta dem hohen Seitenpreis von 6,32 Cent für eine Farbtextseite. Die Ergonomie des HPs ist gut. Vor allem glänzt er mit einem sehr geringen Stromverbrauch für einen Laserdrucker mit integriertem Fax und gutem Druckbild. Der 2829 bietet eine ähnliche Performance beim Drucken, Kopieren und Scannen wie der große Bruder. Wer auf ein Fax verzichten kann, erhält ein brauchbares Officegerät. In den einzelnen Testdisziplinen überzeugt der Canon LaserBase MF8180C nicht. In allen Messungen ist er nur mittelmäßig. Der Scanner ist die größte Schwachstelle. 444 x 667 x 561 mm 530 x 531 x 475 mm 498 x 573 x 532 mm 498 x 525 x 532 mm 510 x 641 x 512 mm 32,0 kg 32,0 kg 34,0 kg 31,6 kg 36,0 kg 2 ja ja ja ja 128/128 MByte 96/96 MByte 96/224 MByte 96/224 MByte 128/128 MByte nein/ja nein/ja nein/ja nein/ja nein/ja ja/nein/ja nein/nein/nein nein/nein/ja nein/nein/ja nein/nein/ja nein/nein nein/nein ja/nein nein/nein nein/nein nein nein nein nein nein 1200 x 600 dpi 2400 x 600 dpi 600 x 600 dpi 600 x 600 dpi 600 x 600 dpi LED Farblaser Farblaser Farblaser Farblaser ja/ja nein/nein ja/ja ja/ja nein/nein ja nein ja ja ja optional optional nein ja nein 203 g/m² 163 g/m² 203 g/m² 177 g/m² 210 g/m² 400 Blatt 200 Blatt 375 Blatt 375 Blatt 375 Blatt 250 Blatt 200 Blatt 125 Blatt 125 Blatt 250 Blatt nein nein ja nein ja nein nein nein nein nein nein nein ja nein ja nein nein 250 Seiten nein 256 Seiten nein nein bps nein bps nein nein ja nein ja ja ja ja ja ja ja/ja/ja/ja ja/ja/ja/ja ja/ja/ja/nein ja/ja/ja/nein ja/ja/ja/ja 24 (SW-)/16 (Farb-)Seiten 20 (SW-)/5(Farb-)Seiten 25 (SW-)/5 (Farb-)Seiten 25 (SW-)/5 (Farb-)Seiten 19 (SW-)/4 (Farb-)Seiten Flachbett Flachbett Flachbett Flachbett Flachbett DIN A4 DIN A4 DIN A4 DIN A4 DIN A4 600 x 600 dpi 600 x 600 dpi 1200 x 1200 dpi 1200 x 1200 dpi 1200 x 2400 dpi 24 Bit 24 Bit 24 Bit 24 Bit 24 Bit nein/ja/ja/ja/ja/nein nein/ja/ja/ja/ja/nein ja/ja/ja/ja/ja/ja nein/ja/ja/ja/ja/ja nein/ja/ja/ja/ja/nein nein nein nein nein nein ScanSoft TextBridge ScanSoft TextBridge IRIS Readiris Pro IRIS Readiris Pro ScanSoft OmniPage SE nein/ja nein/ja nein/ja nein/ja nein/ja 1:58 min:s 1:12 min:s 1:25 min:s 1:24 min:s 1:22 min:s 2:23 min:s 4:11 min:s 5:35 min:s 5:17 min:s 5:19 min:s 2:15 min:s 1:20 min:s 1:19 min:s 1:19 min:s 2:09 min:s 27,0 Watt 11,7 Watt 19,3 Watt 18,2 Watt 27,5 Watt 3,54 ct/seite 6,32 ct/seite 4,35 ct/seite 4,1 ct/seite 3,59 ct/seite 0:57 min:s 2:34 min:s 1:47 min:s 1:22 min:s 2:09 min:s 38,1% 28,8% 30,6% 25,7% 25,5% 36 Monate 24 Monate 12 Monate 12 Monate 12 Monate 36 Monate 24 Monate 12 Monate 12 Monate nein September 2006 COMPUTER IM MITTELSTAND 19

20 TEST Remote-Karten So fern und doch so nah Nachrüstbare Fernsteuerungskarten ermöglichen komfortable Remote- Zugriffe auf OS und BIOS. Nicht einmal für einen Reset muss der Administrator noch vor Ort sein. Autoren JÜRGENHEYER, SASCHA STEINHOFF KVM-over-IP-Extender können Server zwar fernsteuern, das Ein- und Ausschalten klappt remote aber nur mit Zusatzmodulen. Interne Fernsteuerungskarten können dies von Haus aus und mappen sogar lokale Laufwerke des Clients zum Server. Universell einsetzbare Fernsteuerkarten gibt es nur wenige, weil der Großteil des Marktes von Herstellern wie HP und Acer mit eigenen Lösungen beherrscht wird. Im Test ist neben der eric II und der eric Express von Raritan noch die Megarac G3 von AMI. Die Karten liegen zwischen 650 und 800 Euro und sind damit etwas teurer als proprietäre Lösungen, die es zum Beispiel bei Acer ab 500 Euro gibt. EIGENE GRAFIK VON VORTEIL Mit allen Karten kann man remote auf BIOS und Betriebssystem zugreifen. Megarac G3 und eric II haben eine eigene integrierte Grafikkarte. Hier sollte das Rechner-BIOS die Möglichkeit unterstützen, eine zusätzliche PCI- Grafikkarte als primären Grafikadapter zu akzeptieren. Erlaubt das BIOS diese Konfiguration nicht, lässt sich die Bootphase nicht remote überwachen und steuern. Der Windows-Zugriff klappt trotzdem, denn dort ist die Zuordnung des primären Monitors unabhängig vom BIOS. Die Leistung der verbauten Grafikchips ist auf den Servereinsatz abgestimmt und entsprechend mäßig, der lokal darstellbare Bildausschnitt ist bei der eric II auf 800 x 600 Pixel begrenzt. Auflösungen bis 1600 x 1200 Pixel können zwar dargestellt werden, aber nur in Ausschnitten. Megarac unterstützt immerhin 1024 x 768 Pixel. Der Vorteil einer integrierten Grafik: Wenn der Server ein Problem mit seiner Grafikkarte hat, ist der Remotezugriff nicht betroffen. Die > EMPFEHLUNG AMI Megarac 3 Mit einer Spitzen-Bildqualität für seine Geräteklasse und einer sehr ergonomischen Benutzeroberfläche verweist der Testsieger von AMI die Konkurrenz von Raritan knapp auf die Plätze. Unten im Bild: Die verschiedenen Optionen der Spannungssteuerung bei AMI. Die Konsole von AMI sucht und findet kompatible Remote-Karten im Netz. 20 COMPUTER IM MITTELSTAND September 2006

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