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1 2015 CFT-News Ihre Nummer 1 im Dokumentenmanagement Partner Lösungsberichte Gesetz intex Informations-Systeme friendworks VISIONICE COPA Systeme FIS-ASP e-akte digitale Personalakte digitales Bewerbermanagement CFT Any-Search Zusammen mit Ihnen gestalten wir die Zukunft und blicken zurück auf 20 Jahre Erfolgsgeschichte. rechtliche Grundlagen zur digitalen Personalakte

2 2 inhalt editorial 3 Inhalt News: Liebe Leserinnen und Leser, Editorial 3 Erfolgreiches Projektmanagement 4 CFT-Kick-off 10 CFT-Team 12 die CFT Consulting GmbH kann auf ein äußerst erfolgreiches Geschäftsjahr 2014 zurückblicken und verfügt somit über eine gute Position, um auch 2015 den sehr dynamischen Veränderungsprozess in der IT-Branche erfolgreich zu meistern. Mit dieser Ausgabe der CFT-News lassen wir Sie teilhaben an den vergangenen Ereignissen und geben Ihnen einen Ausblick auf die vielversprechenden Veränderungen der nahen Zukunft. CFT intern 13 Virtuelle Hotline 20 Interview mit CFT-Geschäftsführer Gert Lorenz 32 Wir, als ein IT-Unternehmen, befassen uns vor allem mit jenen Themen im Segment des Enterprise Content und Document Management, die den Arbeitsalltag im vergangenen Jahr am stärksten geprägt haben, und geben Ihnen einen Ausblick auf die Entwicklungen und Trends Lösungen: Cloud und Online Service 8 Flexibles Reporting mit DOCUMENTS und BIRT 16 Die digitale Personalakte 21 Das digitale Bewerbermanagement 26 Die e-akte mit SAP-Anbindung 27 CFT Any-Search 31 EASY CAPTURE PLUS Belegerfassung mit Durchblick 38 Reports: brands4friends DMS für E-Commerce 18 Digitale Personalakte rechtliche Grundlagen 22 MAHA Maschinenbau Case Study 28 Automatische SAP-Rechnungsverarbeitung: flowdocs neue Trends für das Invoice Management 17 Zott Anwenderbericht 36 Landbell Anwenderbericht 37 Veranstaltungen: EASY WORLD CFT-Highlights CFT-Sommerfest Incentive mit CFT um die Welt 34 Partner: FIS-ASP Application Service Providing und IT-Outsourcing GmbH 39 friendworks GmbH 41 COPA Systeme GmbH & Co. KG 42 intex Informations-Systeme GmbH 43 VISIONICE GmbH Bildnachweis: Foto EASY WORLD 2014 EASY SOFTWARE AG Impressum: Herausgeber: CFT Consulting GmbH Edisonstraße 22 a Bobingen fon: fax: Redaktion: Das CFT-Team Gestaltung und Satz: Büro WK Wölfl & Karlstetter GbR Druck: Industriedruck Haas Bildnachweis: Bei allen Fotos und Grafiken, bei denen der Bildnachweis nicht gesondert benannt ist, liegen die Bildrechte bei der CFT Consulting GmbH. Alle Informationen wurden sorgfältig recherchiert und entstammen seriösen Quellen. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr für Vollständigkeit, Richtigkeit und Genauigkeit. Der Herausgeber übernimmt dafür keinerlei Haftung. Die Nutzung von DevOps Development und Operations übernimmt in diesem Jahr eine sehr tragende Rolle. Entwickler und IT-Unternehmen werden künftig noch enger zusammenarbeiten, um die Bereiche Mobility, Cloud und Open Sources zu optimieren und deren Effizienz zu steigern. Auch wir sind uns des gemeinsamen Nutzens bewusst, innerhalb der IT-Branche näher zusammenzurücken. Die seit Jahren bestehende enge Zusammenarbeit zwischen der CFT Consulting GmbH und der EASY SOFTWARE AG wird daher künftig noch weiter und intensiver ausgebaut werden. Herr Willy Cremers, neuer Vorstand der EASY SOFTWARE AG, richtet den Fokus für die Zukunft konsequent neu aus: Die nächste ECM-Generation sowie die EASY Usability stehen ganz klar im Vordergrund, wodurch das Unternehmen enorm an Fahrt aufgenommen hat. Die EASY befindet sich in der»zeit für Veränderung«. Der Startschuss für die Neuerung und Optimierung der Software wurde gegeben, die Investitionen steigen, durch das Einstellen von neuen Mitarbeitern wird in Know-how investiert und man rüstet sich für Großes. Zusätzlich unterstrichen wurde dieser neue Kurs schon im vergangenen Jahr durch die EASY WORLD 2014 in Mülheim (siehe Bericht auf Seite 6). Die zweitägige Veranstaltung punktete bei den rund 500 Gästen mit der perfekten Mischung aus fachlichem und persönlichem Austausch, untermalt durch einen hochkarätigen Event-Charakter. Die EASY SOFTWARE AG zeigte mit der Veranstaltung klar Flagge und verdeutlichte die Botschaft, sich klar im ECM-Markt der Zukunft zu positionieren. Die Fortsetzung des erfolgreichen Events steht schon fest: Die EASY WORLD 2015 findet am 23. und 24. September erneut in Mülheim statt. Die enge Partnerschaft mit der EASY SOFTWARE AG eröffnet der CFT Consulting GmbH eine Vielzahl an neuen Möglichkeiten, von denen in erster Linie Sie profitieren werden. Die neue ECM Suite wird bereits Mitte dieses Jahres zur Verfügung stehen und Ihnen somit den Einsatz der neuesten Generation des Dokumentenmanagements ermöglichen. Dies alles bestätigt uns darin, dass die EASY SOFTWARE AG der richtige Partner für die Zukunft ist. Von diesen Veränderungen profitieren wir als CFT Consulting GmbH und somit auch Sie als unsere Kunden und Partner in Und nun wünschen wir Ihnen viel Vergnügen beim Lesen der CFT-News Herzlichst, Ihre CFT-Geschäftsführer Gert Lorenz Gerald Rüdiger

3 4 projektmanagement projektmanagement 5 Ein Projekt umsetzen ist wie ein Haus bauen Erstanalyse Feststellung Anforderungen Workshop Aufwandsabschätzung Angebotsrealisierung Projektleitfaden Feinkonzept Festlegung Rahmen Festlegung Technologien Projektschritte Team Projektsteuerung Realisierung Auslieferung Testphase Roll-out Schulung Dokumentation Hilfestellung Abnahme Der Bauprozess Der Boden wird bereitet. Der Plan entsteht. Das Fundament wird gelegt. Als Basis hierfür dient der Workshop beim Kunden. Systematische Aufnahme der Kundenanforderungen und -überlegungen Erläuterung der Möglichkeiten zur Umsetzung Schriftliche Ausarbeitung des Workshops Planung der Kosten, Module, Zeiten und Ressourcen Erstellung eines detaillierten Projektleitfadens und Angebotes (beinhaltet Software, Dienstleistung, Hardware und Serviceleistungen) Dies geschieht nach Auftragserteilung. Der CFT-interne Workflow-Prozess startet. Das Haus wird gebaut. Es wird zeit- und kostensparend agiert. Die Schlüsselübergabe erfolgt. Alles ist bereit für den Einzug in das neue Heim. Die Projektdurchführung ist sehr gut zu vergleichen mit dem gesamten Prozess eines Hausbaus. Ab der Wahl des optimalen Standortes bis hin zur finalen Schlüsselübergabe muss alles bis ins Detail durchdacht werden. Seit 20 Jahren setzt die CFT Consulting GmbH individuelle Kundenwünsche um. Die Ansprüche der Kunden haben sich nicht verändert, aber die Komplexität und die Möglichkeiten, Projekte zu steuern. Um bei ECM-Kundenprojekten Zeit, Ziele und Kosten im Überblick zu behalten, baut die CFT Consulting GmbH auf Planungs- und Controlling-Instrumente. Der Planungsprozess Der Kunde hat das Wort Der Kunde als»bauherr«muss vom Beginn bis zur Abnahme aktiv mitwirken. Vorab sollten jedoch wichtige Grundfragen geklärt sein: Analyse der eigenen Prozesse: Wurden die Anforderungen (Gesetze/Richtlinien) geprüft? Was sind die aktuellen Gegebenheiten in der IT (Soft- und Hardware)? Welche Ziele sollen erreicht werden? Welche Erwartungen und Verbesserungswünsche bestehen? Unterteilen der Ergebnisse aus dem Workshop in»bauabschnitte«festlegen der Teammitglieder (Kunden und CFT) Erläutern der Funktionalität von Soft- und Hardware anhand des Projektleitfadens Überblick vermitteln über Standardfunktionen und individuelle Anpassungen Hier sind kaufmännische und technische Auftragsdetails integriert Bestellung und Dokumentation von Lizenzen oder Fremddienstleistungen erfolgen und werden dokumentiert Der komplette Workflow (Auftragsunterlagen, Projektinformationen und -dokumente) sind für die involvierten CFT-Mitarbeiter einsehbar) Um dies optimal umsetzen zu können, kann die CFT in diesem Bereich auf ein breit angelegtes, internes Controlling zurückgreifen Dies ermöglicht den Mitarbeitern, jederzeit den Projektstand und das nächste»doing«zu erfragen und ihr Handeln hiernach auszurichten, vollkommen ortsunabhängig Durch die Unterzeichnung der Abnahmeerklärung durch den Kunden wird»das Haus«an den künftigen Besitzer übergeben Auch über das Projektende hinaus werden unsere Kunden über Neuerungen und Entwicklungen informiert und ganzheitlich betreut (z. B. durch Schulungen) Der»Bau des Hauses«ist abgeschlossen und das Projekt beendet Unsere Planung Ihre Sicherheit PMO eine eigene Abteilung Da das interne Project Management Office ausschließlich auf CFT-Kundenprojekte fokussiert ist, werden Abweichungen zur Planung, Steuerung und Organisation der Projekte sofort sichtbar und es kann rechtzeitig gegengesteuert werden. Ein entscheidender Kontrollfaktor bereits während der Umsetzungsphase ist hier die perspektivische Hochrechnung von Soll/Ist-Abweichungen. Tools verschaffen Überblick Die CFT Consulting GmbH nutzt hausintern ein Planungs- und Kontrollinstrument, welches in Microsoft Outlook integriert ist. Zu jedem Auftrag werden je nach Komplexität mindestens ein oder mehrere Projekte angelegt. Alle für diesen Auftrag relevanten Informationen, wie z. B. Budget, GANNT-Planung, Notizen etc. stehen hier gebündelt für alle Projektmitglieder zur Verfügung. Hierdurch verschafft sich das Team den notwendigen Überblick. Abweichungen, die den Projekterfolg gefährden können, werden frühzeitig erkannt. Edeltraud Frei Dipl.-Mathematikerin oec. Projektierung Edeltraud Frei Ansicht des Gesamtprojektplans vom Projektstart bis zum Projektende mit den einzelnen Arbeitsschritten sowie den entscheidenden Meilensteinen.

4 6 thema thema 7 EASY WORLD 2014: Ein voller Erfolg Zur EASY SOFTWARE AG: Die EASY SOFTWARE AG mit Sitz in Mülheim an der Ruhr entwickelt seit 1990 nachhaltige Lösungen für elektronische Akten und Archivierung sowie Vorgangsautomatisierung. Diese finden u. a. Verwendung in den Bereichen: digitale Rechnungsverarbeitung Vertragsmanagement Personalmanagement Mit über branchenübergreifenden Kundeninstallationen zählt die EASY SOFTWARE AG zu den führenden Herstellern für elektronisches Dokumentenmanagement, digitale Archivierung und Workflow in Deutschland. Die EASY SOFTWARE AG rief nach Mülheim und rund 500 Partner, Kunden, Mitarbeiter, Interessenten und Freunde kamen. Die EASY WORLD 2014 am 17. und 18. September war ein voller Erfolg. Die Mischung macht s Das wichtigste Unternehmens-Event des Jahres bot den Besuchern eine ausgewogene Mischung aus Fachseminaren, Unternehmenspräsentation, Netzwerken und Unterhaltung mit klarer Kernbotschaft: Die EASY SOFTWARE AG positioniert sich als Hersteller und verfolgt deutlich stärker als bisher das Konzept, hochstandardisierte Produkte und Dienstleistungen für eine breites Kundensegment zu entwickeln und anzubieten. Keynote mit klarer Kernbotschaft In seiner Keynote erläuterte Vorstand Willy Cremers in der Stadthalle Mülheim an der Ruhr die Neuausrichtung der EASY SOFTWARE AG und die damit verbundene Markt- und Produktstrategie. Wichtig sei es, passgenaue Angebote zu entwickeln, die insbesondere im Bereich der dokumentenintensiven Prozesse eine einfache und effiziente Arbeit ermöglichen. EASY entwickelt die nächste ECM-Generation EASY-Chef-Architekt Oliver Merk kündigte den geladenen Kunden, Partnern und Interessenten exklusiv die Entwicklung der nächsten ECM-Generation an. Sie wird auf den bewährten, technischen EASY ECM-Services so genannte Business-Module bereitstellen, die durch einfache Konfiguration die Erstellung von ECM-Lösungen in Rekordzeit ermöglichen. Dies gelingt auch dann, wenn der Bediener nicht über ein tiefes, technisches Knowhow verfügt. Dazu gehören beispielsweise Business-Module für das klassische Aktenmanagement, die Erstellung von Fachanwendungen durch konfigurierbare Applikationslogik, die immer wichtiger werdende Integration externer Quellen durch ein Informationsmanagement, Dokumentenverwaltungen, Prozesslösungen oder die Erstellung elektronischer Formulare. EASY steht für Einfachheit Einer der wichtigsten Punkte dieser neuen Plattform ist Einfachheit. Ziel sei es, sagte Merk, künftig deutlich schneller und leichter Kundenlösungen zu erstellen:»wir werden daher radikal vereinfachen und die heute noch vorhandene Komplexität auf ein Minimum reduzieren.«kunden sollen neben der angekündigten Vielfalt an vorkonfigurierten Lösungen auch von einem hürdenlosen und möglichst einfachen Zugang zu Lösungen profitieren. Das zukünftige Angebot wird daher auch in der Cloud verfügbar sein und über nutzungsabhängige Abrechnungsmodelle verfügen. Zahlreiche Fachvorträge Die Besucher nutzten die zahlreichen Fachvorträge der EASY WORLD am 18. September, um sich über aktuelle und künftige Entwicklungen der Branchen sowie der Markt- und Produktentwicklung zu informieren. Bereits am 17. September tauschten sich Partner und Kunden im Rahmen des EASY-Partner- Tages und des EASY-IT-Experten-Forums Tech Talk zu den neusten Entwicklungen aus. Bildnachweis: EASY SOFTWARE AG Mitreißende Auftritte von Frank Goosen und Barbara Schöneberger Auf der Abendveranstaltung der EASY WORLD 2014 sorgte zunächst Kabarettist Frank Goosen für exzellente Unterhaltung und zahlreiche Lacher. Goosen, bekannt für seine detaillierte Beobachtungsgabe, zeichnete vor dem aus ganz Deutschland sowie dem Ausland angereisten Publikum ein ebenso liebe- wie humorvolles Bild der Menschen im Ruhrgebiet. Im Anschluss begeisterten Barbara Schöneberger und Band mit einem rund 45-minütigen, energiegeladenen Konzert. Die vor allem als Fernsehmoderatorin bekannte Künstlerin bestach durch ihre mitreißende Performance und eine ebenso gefühl- wie kraftvolle Stimme. Wenig verwunderlich, dass das entzückte Publikum sie erst nach mehreren Zugaben von der Bühne ließ. Begeisterte Gäste Die Mischung aus fachlichem und persönlichem Austausch kam bei den Gästen gut an:»ich möchte mich für die tolle EASY WORLD bedanken, das sind Neuigkeiten, die man gerne hört. Es tut sich was.eine prima Veranstaltung und eine starke Präsenz der EASY.«oder»Für Kunden und Partner war das eine schöne Gelegenheit, die EASY- Mitarbeiter kennen zu lernen, die man sonst nur vom Telefon kennt.«waren ebenso typische wie erfreuliche Aussagen. Positive Bilanz Die Bilanz der EASY WORLD 2014 fällt positiv aus: Der EASY SOFTWARE AG ist es in knapp 30 Fachvorträgen und vor allem im persönlichen Austausch gelungen, den zahlreichen Gästen zu vermitteln, wofür das Unternehmen steht und was Kunden, Partner und Interessenten, aber natürlich auch die Mitarbeiter in den kommenden Jahren erwarten dürfen. Die Westdeutsche Allgemeine Zeitung sprach von einem»beachtlichen Comeback auf heimischem Boden.«Diese breite Zustimmung ist für die gesamte EASY-Gruppe Auftrag und Freude zugleich, den eingeschlagenen Weg konsequent fortzusetzen. 2015: Volle Kraft voraus Und das darf man ruhig wörtlich verstehen: In diesem Jahr bringt die EASY SOFTWARE AG das auf den Weg, was sie auf der EASY WORLD 2014 zuletzt im Januar im Rahmen des Partnerinformationstages angekündigt hat. Ein wesentlicher Pfeiler dafür ist die EASY ROADSHOW 2015, die im Frühjahr starten wird. Ausblick auf das ECM der Zukunft Hinter der Roadshow steckt die Idee einer zellularen Strategie, nämlich an verschiedenen Orten in Deutschland regionale Marktplätze für unsere Kunden, Partner und Interessenten zu schaffen. Im Rahmen der ROADSHOW 2015 vermitteln wir nicht nur unsere Ideen und Visionen zum Software-Markt, sondern wir zeigen auch die aktuelle EASY-ECM-Suite, verbunden mit einem Ausblick auf die ECM-Generation der Zukunft. Austausch, direkt und regional Diese regionalen Termine sind ausdrücklich für den gemeinsamen Dialog und Austausch gedacht, etwa zu unserer Go-to- Market-Strategie, Kundenbindungsmaßnahmen und natürlich dem Geschäftspotenzial für 2015/2016. Hierfür möchte die EASY SOFTWARE AG im Rahmen der ROAD- SHOW 2015 einen Grundstein für den Erfolg legen. Unseren Partner bieten wir zusätzlich die Möglichkeit, im Rahmen dieser lokalen Plattformen Bestands- und Neukunden direkt zu erreichen. Wichtiger Eckpfeiler ist dabei ein fokussierter Kommunikationsmix für die gesamte Marktansprache in Wir sehen uns! Nähere Details zu den konkreten Terminen und Veranstaltungsorten folgen. Ein weiterer wichtiger Termin hingegen ist bereits verbindlich: Das Event-Highlight in diesem Jahr ist die EASY WORLD 2015 am 23. und 24. September 2015 in der Stadthalle Mülheim an der Ruhr. In diesem Sinne: Wir sehen uns! Joachim Brysch Manager Marktkommunikation EASY SOFTWARE AG

5 8 cloud- und online-service suite cloud- und online-service suite 9 EASY SOFTWARE bietet: leistungsfähige Cloud und Online Service Suite Die digitale Transformation schreitet in allen Branchen und Unternehmensbereichen voran. Mit ihr legen auch Cloud Services an Fahrt zu als vielversprechende Ergänzung zum traditionellen On-Premise-Modell. Insbesondere die neue Cloud- und Online- Service Suite der EASY SOFTWARE AG bietet erhebliche Einsparungspotenziale und deutlich höhere Flexibilität. Drei von vier Unternehmen nutzen die Cloud aktuellen Studien zufolge bereits oder sie sind derzeit aktiv dabei, die Cloud zu implementieren. Bestanden oftmals noch Vorbehalte in puncto Sicherheit, Datenschutz und Verfügbarkeit oder fürchteten Firmen eine zu komplexe Integration, so hat sich das Blatt inzwischen gewendet. Die nötigen Infrastrukturen, um Cloud Services sicher bereitstellen zu können, sind vorhanden. Gleichzeitig führt Kostendruck auf die IT-Budgets dazu, dass die Vorteile der Cloud immer mehr in den Vordergrund rücken. Cloud-basierende Dienste mit erheblichen Vorteilen Lösungen aus der Cloud bieten Unternehmen erhebliche Vorzüge. Ein Großteil der IT-Kosten lässt sich nach Nutzungsumfang im Rahmen der Betriebskosten abrechnen, Cloud und Online Service Suite EASY for Invoice EASY Suite for HR EASY Smart Archive Records EASY Archive for SAP and Microsoft Service Ordering Accounting Berechtigungen Monitoring User / Rollen Configuration Solutions Services Management Services Data Management EASY Archive EASY DMS EASY Workflow EASY Capture EASY Discovery EASY View EASY Interfaces Collaboration Dashboard Discovery Record Management Data Input /-Output Die EASY Cloud Services und Dienste unterteilen sich in drei Geschäftsfelder: Business Cloud Partner Service Strategic Cloud Partner Alliances EASY Global Cloud Services Business Cloud Partner Services Strategic Cloud Partner Alliances EASY Global Cloud Services EASY Partner stellen Cloud Services auf Basis des EASY-ECM-Portfolios bereit. Dies kann auf den eigenen Plattformen der Partner erfolgen oder über ein externes Hosting realisiert werden. Die EASY stellt eigene ECM-Services auf den standardisierten Cloud-Plattformen führender Anbieter bereit. Alternativ werden diese über die EASY-eigene Service-Plattform zur Verfügung gestellt. EASY stellt eigene Cloud-Services aus dem ECM-Portfolio bereit. Dies erfolgt über den EASY-eigenen Cloud-Marketplace EASY SOFTWARE AG die direkten Investitionen in Hardware entfallen. Weniger internes Know-how ist erforderlich. Cloud Services reduzieren die TCO-Aufwände also erheblich. Gleichzeitig gewinnen Unternehmen an Agilität: Cloud-Lösungen stehen in kürzester Zeit bereit und sind ebenso schnell skalierbar. Selbst der zeitlich begrenzte Einsatz von Anwendungen oder Modulen ist möglich. Schließlich sorgen heutige webbasierte Clients für eine intuitive und einfache Bedienung. EASY SOFTWARE bietet erstmals Lösungen aus der Cloud Mit der Einführung der neuen ECM Suite erweitert die EASY SOFTWARE AG ihr Portfolio erstmals um eine Cloud und Online Service Suite. Sie stellt Lösungen und Dienste bereit und deckt gleichzeitig das Management der Services und Daten ab. EASY verfolgt dabei drei Geschäftsmodelle, die der Software-Hersteller ab 2015 sukzessive einführt. In Kürze starten die Business Cloud Partner Services von EASY. Mit ihr stellen EASY Partner die Cloud Services aus dem EASY Produktportfolio für ihre Kunden bereit. Enterprise Archive für SAP und Exchange stehen dann ebenso zur Verfügung wie Enterprise Document Workflow und die Smart Record Archive Suite stets über zertifizierte Plattformen. Später in diesem Jahr rollt EASY ihr Portfolio auch über die Strategic Cloud Partner Alliances aus: Mit ihnen vertreiben die Mülheimer ihre ECM-Plattform über die Marktplätze der strategischen Partner. Geplant sind Archive for Salesforce und EASY Archive für Microsoft sowie für SAP. In 2016 schließlich folgen die EASY Global Cloud Services auf Basis der neuen ECM Suite und mit ihnen die digitale Akte, eine HR-Suite, eine Rechnungslösung sowie das EASY Smart Archive und die neue ECM Suite. Gerald Rüdiger Geschäftsführer der CFT Consulting GmbH»Wir setzen ganz auf eine Hybrid- Cloud-Strategie. Unsere Cloud-Produkte werden nicht das komplette EASY- Portfolio nur eins zu eins abbilden, sondern das klassische On-Premise-Geschäft um neue Dienste und Services ergänzen«, so Gerald Rüdiger, Geschäftsführer der CFT Consulting GmbH und Verantwortlicher für das Thema Cloud bei der EASY SOFTWARE AG.»Unsere Lösungen aus der Cloud sind insbesondere für solche Kunden interessant, die in kurzer Zeit eine Lösung implementieren möchten, den Aufwand für eigene Hardware reduzieren und flexibel mit Lizenzen und Anwendungen umgehen wollen.«gerald Rüdiger Geschäftsführer, CFT Consulting GmbH EASY SOFTWARE AG

6 10 kick-off 2015 kick-off Ready for Kick-off Seit 12 Jahren ist die Kick-off-Veranstaltung zum Jahresbeginn ein fester Bestandteil der CFT-Firmenphilosophie und ein wichtiger Meilenstein für den Erfolg des kommenden Geschäftsjahres. Der CFT-Kick-off dient dazu, die Mitarbeiter gleich zu Jahresbeginn über die bevorstehenden Projekte, Neuerungen und Ziele zu informieren und im Rahmen einer Gemeinschaftsveranstaltung für das neue Geschäftsjahr zu motivieren. Interessierte CFT-Mitarbeiter während des Vortrags Die komplette CFT-Frauenpower Mitarbeitervortrag zum Thema Teamwork Gert Lorenz Geschäftsführer der CFT Consulting GmbH 12 Die Zahl 12 ist eine Zahl mit großer Bedeutung. Sie steht für die Expansion und das Wachstum und symbolisiert das Gleichgewicht. Dafür, Geben und Nehmen in Einklang zu bringen. Somit ist es überaus treffend, dass der alljährliche Kick-off der CFT Consulting GmbH in diesem Jahr zum 12. Mal stattgefunden hat. Denn auch die CFT Consulting GmbH als Unternehmen expandiert und wächst seit nunmehr 21 Jahren stetig und erfolgreich. Gerald Rüdiger Geschäftsführer der CFT Consulting GmbH Geben und Nehmen Der Schlüssel einer erfolgreichen Zusammenarbeit in jedem Bereich ist zweifelsohne die richtige Dosierung von Geben und Nehmen. Dieses allgegenwärtige Sprichwort ist zugleich seit Anbeginn des Bestehens der CFT Consulting GmbH einer der zahlreichen internen Leitsprüche der Firma. Teamwork wird großgeschrieben und nimmt eine tragende Rolle in Bezug auf den Unternehmenserfolg ein. Ein Indiz dafür, dass»team«bei CFT nicht für»toll, ein anderer macht s«steht, sondern Bildnachweis Illustration Fotolia/cyclone3 (angepasst) wirklich dafür, gemeinsam an einem Strang zu ziehen. Dies zeigt die erfreuliche Tatsache, dass in diesem Jahr gleich fünf Mitarbeiter ihre langjährige Firmenzugehörigkeit feiern. Zum zehnjährigen Jubiläum dürfen wir Herrn Thomas Weckwarth, Herrn Markus Lorenz und Herrn Orazio Di Marco gratulieren. Seit der Unternehmensgründung im Jahr 1990 tragen Frau Gerda Korper und Herr Winfried Ott durch ihr großes Engagement und den beispielhaften Einsatz wesentlich zum Erfolg der CFT Consulting GmbH bei. An dieser Stelle möchten wir den Jubilaren nochmals recht herzlich für diese außergewöhnliche Gesamtleistung in den vergangenen Jahren danken und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit. Frauenpower Mit einer Frauenquote von 30 % verfügt die CFT Consulting GmbH über einen ungewöhnlich hohen Anteil an Östrogen, was Die Jubilare der CFT Consulting GmbH gerade in der IT-Branche eher untypisch ist hier liegt der durchschnittliche Frauenanteil aktuell bei knapp über 20 %. Die CFT-Frauenpower zieht sich durch alle Geschäftsbereiche und zugleich durch alle Hierarchien. Nachwuchs im Führungsbereich Ein weiterer Punkt, bei dem die CFT mit der Zeit geht, ist die aktive Förderung des Führungsnachwuchses innerhalb der eigenen Reihen. Am Abend verkündete die Geschäftsleitung die Übertragung einzelner Führungsrollen an vier engagierte junge Männer die ab sofort die Leitung verschiedener Abteilungen übernehmen. Die neuen Teamleiter gehören allesamt der»generation Y«an. Einer Generation, die aktuell für einen Wandel in der Berufswelt sorgt. Aktiv von der CFT Consulting GmbH unterstützt werden die jungen Führungskräfte mit spezifischen Schulungs- und Weiter- Der CFT-Führungsnachwuchs bildungsmaßnahmen im Bereich der Personalführung. Rückblick auf ein erfolgreiches Jahr 2014 Im Laufe der Veranstaltung, die eine Fülle an Informationen zu neuen Produktlösungen, Entwicklungen, neuen Wegen und Zielen bot, wurde klar: Die CFT Consulting GmbH kann auf ein äußerst erfolgreiches Geschäftsjahr 2014 zurückblicken. So konnten im letzten Jahr beispielsweise überdurchschnittlich viele Neukunden gewonnen werden. Dies sowie das positive Ergebnis einer durchgeführten Kundenzufriedenheitsumfrage sind Indizien dafür, dass sich die CFT konsequent und auch zukünftig auf dem richtigen Kurs befindet. Wir freuen uns auf die gemeinsame Zukunft mit unseren Kunden, Partnern und Interessenten. Bettina Spindler Kulinarisches auf dem CFT-Kick-off

7 12 cft-team cft intern 13 Wir sind für Sie da! Denn:»Gemeinsam geht s easy.«ihr cft-team CFT intern Babypause Weltreise Auszubildende Jonas Kuklinski Ingo Forstner Das Thema Ausbildung wird bei der CFT großgeschrieben. Aktuell haben wir zwei Auszubildende bei uns. Unsere Kollegin, Frau Nicole Könning (geb. Jaeger), widmet sich nun einem neuen, aufregenden und spannenden Projekt und ist aufgrunddessen im Oktober 2o14 in Mutterschutz gegangen. In diesem Sinne: Die Arbeit hier, die ist getan, nun fängt ein neues Leben an. Dann geh n zwei Füßchen, Schritt für Schritt, stet s auf neuem Wege mit. Ein Auge weint, ein Auge lacht, das weinende wird zugemacht. Deshalb wünscht CFT ein Riesenstück Gesundheit, Frohsinn, Mutterglück!»Koffer packen Zelte abbrechen und los geht s!«diesen mutigen Entschluss fasste Michael Stern im August 2o14 und machte sich auf, die Welt zu umrunden. Vor der Entscheidung, sich diesen Traum zu verwirklichen, ziehen wir den Hut und wünschen unserem ehemaligen Kollegen für sein Abenteuer alles Gute und vor allem eine sichere Reise. Wir freuen uns schon jetzt auf ein Wiedersehen! Hier geht s zum Blog: Jonas Kuklinski erlernt den Beruf Fachinformatiker für Systemintegration und Ingo Forstner wird in unserer Zweigstelle in Nürnberg zum Kaufmann für Bürokommunikation ausgebildet. Bietet ein Unternehmen Ausbildungsplätze an, so besteht für beide Seiten eine Win-win-Situation. Sowohl das Unternehmen als natürlich auch die Auszubildenden selbst profitieren von der Chance, Wissen zu vermitteln und aktiv die Mitarbeitersituation der Zukunft mitzugestalten. Wir wünschen den beiden viel Erfolg bei ihrer Ausbildung! Jubiläum: 20 Jahre Betriebszugehörigkeit ein weiterer Grund, zu feiern! Gerade im Zeitalter der Schnelllebigkeit und Unbeständigkeit ist es umso erfreulicher, wenn einem Mitarbeiter über Jahre hinweg die Treue erweisen. Wir bedanken uns bei unseren beiden Mitarbeitern, Frau Gerda Korper und Herrn Winfried Ott, für das entgegengebrachte Vertrauen und gratulieren zur 20-jährigen Betriebszugehörigkeit.

8 14 cft-highlights 2014 cft-highlights CFT-HIGHLIGHTS 2014 Ein Rückblick auf unsere Veranstaltungen Sie als unsere Kunden wissen anhand der Erfahrungen aus der Praxis am besten, in welchen Bereichen Sie von uns als Dienstleistungsunternehmen noch mehr Information, Hilfestellung oder Schulung benötigen, um einen reibungslosen und effizienten Prozess in Ihrem Unternehmen zu erzielen. Gerade deswegen legen wir einen wesentlichen Schwerpunkt auf verschiedenste Informationsveranstaltungen, um dort im persönlichen Kontakt mit Ihnen Erfahrungen und Meinungen austauschen zu können. Ein paar Impressionen für Sie: Überzeugen Sie sich selbst! 5. CFT-Golfturnier am CFT-Partnertage vom 09. bis Erstmals im Dorint Hotel Augsburg Fachvortrag von Herrn Prof. Dr. Scherer zum Thema»Risk & Compliance in Industry 4.0«Messen in ganz Deutschland Hamburg, Köln, Stuttgart und München Premium-Informations-Forum am und Im Rahmen unseres Premium-Software- Service bieten wir unseren Kunden halbjährlich ein unentgeltliches Premium-Informations-Forum an.»tradition ist bewährter Fortschritt, Fortschritt ist weitergeführte Tradition«Hier erhalten Sie einen kleinen Einblick in unsere fast schon als Traditionsveranstaltungen zu bezeichnenden Highlights für das Jahr 2015: CFT-Sommerfest: CFT-EASY-Informationstag: Premium-Informationsforum: und Golfturnier: Messeauftritte 2015: Personal, Hamburg: Highlight-Themen 2o14: DOCUMENTS 5: Der neue Client wurde»live«vorgeführt, von der Idee bis zum Produkt mit Pfiff Neuigkeiten über die CFT-eigene Entwicklungsabteilung EASY CAPTURE PLUS SCAN & OFFICE: Werkzeug zur Erstellung einer Kundenakte mit Scanprozess und Office-Integration Personal, Stuttgart: Personal, München: Zukunft Personal, Köln: Erstmals auf der Anlage des Golf-Clubs Würzburg, bekannt als eine der schönsten Golfanlagen Deutschlands 18-Loch-Anlage Rund 30 Teilnehmer Strahlend blauer Himmel (wohl verdient) Präsentation auf einem Gemeinschaftsstand mit der EASY SOFTWARE AG Fachgerechte und professionelle Erläuterung zu den Themen DIGITALE PERSONALAKTE und BEWERBERMANAGEMENT Die am Vorabend stattfindende Veranstaltung diente als legere Plattform zum Austausch von Erfahrungen und Meinungen. CFT-Golfturnier CFT-Partnertage Messen Premium- Informations- Forum 2014

9 16 documents 5 invoice management 17 DOCUMENTS 5 Eine Idee wird Realität Neue Trends beim Invoice Management CFT geht neue Wege im Bereich der automatisierten SAP-Bearbeitung von Lieferantenrechnungen! Wir stellen Ihnen unseren Lösungspartner vor Beispiel einer auf das firmeneigene Corporate Design angepassten Benutzeroberfläche von DOCUMENTS 5. Mit DOCUMENTS werden Dokumente oder Geschäftsprozesse erstellt, bearbeitet und zielgerichtet durch das Unternehmen geleitet. Durch die Abbildung von Geschäftsprozessen und die Zusammenfassung von den dazugehörigen Dokumenten und Daten zu einer digitalen Mappe wird eine gemeinsame Dokumentenbasis für alle Anwender generiert. Die fünfte Generation der Dokumenten- Management-Lösung DOCUMENTS setzt zweifelsfrei Maßstäbe und hebt das bisher Gewohnte auf eine neue Ebene. Alle bisherigen Basics bleiben bestehen wurden jedoch optimiert und auf die heutigen Trends und Anforderungen angepasst. Da das System auf dem bisher bekannten DOCUMENTS 4 basiert, ist eine einfache und unkomplizierte Umstellung auf die neue Version sichergestellt. DOCUMENTS 5 vollzieht durch die Nutzung des HTML5- Webclients einen Technologiesprung. Gerade die Thematik Usability wurde bei der Weiterentwicklung zu DOCUMENTS 5 sehr stark fokussiert. Hieraus resultiert beispielsweise die Dreiteilung des Arbeitsbereiches, welche dem Nutzer eine schnellere Übersichtlichkeit bietet sowie mehr Informationen auf den ersten Blick zur Verfügung stellt. Neu ist ebenfalls die Drag-and-Drop-Funktion mit integrierter Indexierung der Daten, wodurch das Bearbeiten und Verwalten der Dokumente für den Anwender zusätzlich vereinfacht und beschleunigt wird. Darüber hinaus werden individuell personalisierbare Dashboards und Gadgets zur Verfügung gestellt, die für zusätzliche Übersichtlichkeit sorgen und schnellere Abläufe gewährleisten. Ein weiteres Highlight-Feature von DOCUMENTS 5 ist das Responsive Design. Die Lösung steht nicht mehr nur als klassische Website zur Verfügung, sondern kann in ihrer neuesten Version von allen mobilen Endgeräten aus bedient werden. Verbesserte Übersichtlichkeit durch die Dreiteilung des Arbeitsbereichs von DOCUMENTS 5. Daraus erschließt sich eine völlig neue Dimension an Flexibilität und Unabhängigkeit. Aber nicht nur in diesem Bereich ist DOCUMENTS 5 den Anforderungen an das heutige Arbeitsumfeld gefolgt. Die Identifizierung mit dem Unternehmen ist einer der wichtigsten Punkte überhaupt. Umso erfreulicher ist die Tatsache, dass die fünfte Generation von DOCUMENTS die Möglichkeit bietet, die gesamte Lösung inklusive aller darin enthaltenen Arbeitsbereiche individuell gestalten zu können und dem firmeneigenen Corporate Design anzupassen. Die künftige Version DOCUMENTS 5 behält altbewährte Funktionen und Standards bei und ergänzt diese durch optimierte und weiterentwickelte Neuerungen, die das Arbeiten mit DOCUMENTS 5 schneller, effizienter und zeitgemäßer gestalten. Zusammenfassend gesagt: gewohnte Arbeitsprozesse auf einer neuen Ebene. Markus Ehscheid Bildnachweis: otris software AG Bildnachweis: flowdocs Software GmbH Im Interview mit Ralf Ruthardt, Geschäftsführer der flowdocs Software GmbH: Herr Ruthardt ist Experte für die Automatisierung der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen. CFT und flowdocs haben eine erfolgreiche Kooperation, von der namhafte Unternehmen partizipieren konnten: So nutzen beispielsweise die CFT-Kunden 1&1 Internet AG, Zott SE & Co. KG, und Landbell AG die invoiceline Solution von flowdocs. CFT-News: Herr Ruthardt, welche aktuellen Trends sehen Sie, wenn es um die automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen geht? Ralf Ruthardt: Für Unternehmen, die SAP ECC 6.0 im Einsatz haben, gibt es einen erkennbaren Trend: Die klassischen Lösungen haben außerhalb SAP eine Softwarelösung zur Erkennung von Rechnungsdaten installiert. Anschließend werden die Rechnungsdaten zur Bearbeitung teilweise mit redundanten Arbeitsschritten nach SAP übergeben. Viele unserer Kunden haben solche Lösungen durch invoiceline ersetzt, da hier eine maximale SAP -Integration inklusive Freiform-Erkennung vorhanden ist. Dies führt zu weniger Arbeitsschritten und der Möglichkeit, mehr SAP -Features und Einstellungen zu nutzen. Damit spart man zusätzlich Bearbeitungszeit, und die Anwenderinnen und Anwender fühlen sich im gewohnten SAP -Umfeld wohl. CFT-News: Gibt es einen Trend, der den Rechnungsaustausch in Deutschland vereinfacht und optimiert? Ralf Ruthardt: Nach dem Steuervereinfachungsgesetz ist es ja nunmehr möglich, dass Lieferanten ihren Kunden Rechnungen per im PDF-Format senden. Nun hat es in 2013 in einem Arbeitskreis der BITKOM nennenswerte Fortschritte bei der Definition eines Standards gegeben: Mit ZUG-FeRD soll eine Norm verabschiedet werden, bei der basierend auf einem PDF/4 sowohl das Rechnungsbild, als auch die Rechnungsdaten ausgetauscht werden. Die Daten sind dabei in das PDF in Form einer XML-Struktur eingebunden. Sicherlich wird das Durchsetzen dieses Standards Mühe und Zeit in Anspruch nehmen, aber es ist eine reelle Chance, dass auch kleine und mittelständische Unternehmen in Verbindung mit ihrem ERP-System den ZUG-FeRD Standard nutzen. Meiner Einschätzung nach wird es in 2014 zur Verabschiedung der Norm kommen, und in den Folgejahren werden sich verschiedene Anbieter von ERPund Dokumentenmanagementlösungen um die Verbreitung bemühen. Mit invoice- LINE sind wir für ZUG-FeRD hierzu gerüstet. Aktuell sehen wir, dass sich bereits der Rechnungsversand in Form von s mit einem»normalen«pdf als Anhang immer mehr verbreitet. Mit unserem Tool können diese in invoiceline übernommen und bearbeitet werden. CFT-News: Welchen Hinweis haben Sie für kleine und mittelständische Unternehmen? Ab welchem Eingangsrechnungsvolumen macht der Einsatz von invoiceline Sinn? Ralf Ruthardt: Wir haben invoiceline- Kunden, die täglich etwa 50 Lieferantenrechnungen bearbeiten. Für diese stehen oft die Themen»Transparenz«und»zügige Bearbeitung«im Mittelpunkt der Nutzenbetrachtung. In unseren Projekten können wir eine Best Practice als Standard ausliefern. Damit hat unser Kunde dann quasi ab dem ersten Tag einen vollwertigen invoiceline-funktionsumfang, basierend auf unseren Projekterfahrungen im Haus. Für viele Unternehmen ist dieser Umfang absolut ausreichend und trifft die Erwartungen. Durch unsere umfassenden Customizing-Möglichkeiten sind individuelle Ausprägungen oft sehr schnell und ohne großen Aufwand einstellbar. Auch dies ist ein Alleinstellungsmerkmal, das wir mit invoiceline aufweisen. CFT-News: Wir bedanken uns für das Gespräch und freuen uns auf eine weiterhin erfolgreiche Kooperation mit flowdocs. Über flowdocs Wir gehören zur Unternehmensgruppe der bc-competence gmbh, welche sich seit 2002 mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen beschäftigt. Die Erfahrungen aus über 150 Projekten und Studien stehen uns zur Verfügung. Unsere Softwarelösungen haben den Anspruch, immer auf dem aktuellen Stand der Technik zu sein und von unseren Kunden wertschöpfend eingesetzt werden zu können. Unsere SAP -Experten sind seit vielen Jahren in diesem Umfeld in der Entwicklung tätig. In den Projekten stellen unsere Erfahrung und Professionalität einen Erfolgsfaktor dar. Zu uns bekennen sich namhafte Unternehmen als zufriedene Kunden. Ralf Ruthardt Geschäftsführer der flowdocs Software GmbH

10 18 brands4friends brands4friends Erfolgreich archivieren Dokumentenmanagementsystem für E-Commerce»Wir wissen, dass wir auch mit Datenbankgrößen von zwei oder drei Terabyte keine Probleme bekommen werden. Wenn dann noch ein Partner mit Beratungsleistungen und einem Renommee wie dem der CFT Consulting GmbH dahintersteht, bestätigt das unsere Entscheidung auch auf lange Sicht.«19 Dennis Konrad Teamlead ERP Development, Private Sale GmbH Kleidung, Möbel, Lebensmittel, Reisen oder Dienstleistungen alles kann man heute bei Unternehmen im Internet anschauen und kaufen. Die erfolgreichen Internetfirmen haben Millionen von Kunden und Tausende Lieferanten. Da den Überblick zu behalten, ist ohne IT-Unterstützung kaum zu bewältigen. Darum arbeitet jetzt auch der Shopping-Club brands4friends mit einem modernen, leistungsfähigen Dokumentenmanagementsystem (DMS). Der Shopping-Club brands4friends (b4f) aus Berlin verkauft seine Artikel ausschließlich an Mitglieder. Die Mitgliedschaft für die inzwischen über fünf Millionen registrierten Mitglieder ist kostenlos und nicht mit einem Mindestumsatz oder einer Kaufverpflichtung verbunden. Der 2007 gegründete und inzwischen zum ebay-konzern gehörende Internet-Anbieter hat in seinem Sortiment hochwertige Markenartikel aus den Bereichen Mode und Lifestyle, Möbel und Wohnen, Elektronik, aber auch Tickets und Reisen. Die Artikel bieten die Berliner ausschließlich im Rahmen so genannter Kampagnen an, also Verkaufsaktionen von zwei bis drei, maximal fünf Tagen. Dadurch gibt es auch kein bestehendes Sortiment im klassischen Sinn, sondern ein ständig wechselndes Angebot. Etwa 150 solcher Aktionen starten die 200 Mitarbeiter in jedem Monat. Dabei bieten sie Waren von derzeit Lieferanten und Markenpartnern an. Kostenbewusster Start»Als Startup im Jahr 2007 musste man bei der Entwicklung der EDV-Hard- und -Software mit den zunächst begrenzten Mitteln aus den Investorengeldern auskommen«, erinnert sich Dennis Konrad, Teamlead ERP Development. Da stand an erster Stelle zunächst die Einführung eines ERP- Systems, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) war noch nicht geplant. Allerdings wurde schnell deutlich, dass allein die Rechnungsabwicklung ohne EDV- Unterstützung schwierig werden würde. Da man eine möglichst kostengünstige Lösung anstrebte, bot sich passend zum ERP-System Microsoft Sharepoint an. Zur Basisversion programmierte Konrad dann mit seiner IT-Abteilung ein eigenes rudimentäres DMS, das wirklich nur der Zahlungsabwicklung diente.»aber so ein System, das ja als Eigenentwicklung auch nicht supported wird, stößt natürlich irgendwann an seine Grenzen«, weiß Konrad. So musste man sich schon Ende 2009 nach einem DMS umsehen, das den gestiegenen Ansprüchen gerecht wurde. Neben den Anforderungen an die Funktionalitäten sollte die neue Software möglichst eine native Schnittstelle zum ERP-System Dynamics NAV haben, um auf keine weiteren Programmierungen angewiesen zu sein. Außerdem suchte man aus Gründen der Zukunftssicherheit nach einer Standardsoftware eines am Markt etablierten Anbieters. Bei der Suche nach einschlägigen Anwendern und nach Bewertungen und Kritiken stieß man schnell auf die CFT Consulting GmbH aus Bobingen, ein Tochterunternehmen der Bildnachweis: istock/teekid Bildnachweis: Fotolia/Stauke EASY SOFTWARE AG. So konnten die CFT Consulting GmbH und zwei Mitbewerber schließlich ihre Lösungen präsentieren, die sich vom Preis und den Funktionalitäten her stark ähnelten. Markante Verbesserung Die Entscheidung für die CFT Consulting GmbH und die EASY-Lösung fiel aufgrund diverser kleiner, aber wichtiger Faktoren wie der Anzahl der Felder, die man für einen Datensatz archivieren kann; sie ist nicht limitiert, sondern das EASY-Archiv kann einfach mehr Daten aufnehmen.»außerdem wollten wir ja nicht nur Sharepoint ablösen, sondern irgendwann auch neue, zusätzliche Daten archivieren, beispielsweise Tabellen direkt aus dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV. Das ging mit der EASY-Lösung der CFT Consulting GmbH einfach besser«, begründet Konrad die Wahl. So führte man schließlich 2011 ohne Probleme das neue DMS ein. Die von der CFT Consulting GmbH mitgelieferten Konnektoren ermöglichten mit geringfügigen Anpassungen durch die b4f-eigene IT-Abteilung die Integration in das ERP-System von Microsoft. Eines der Hauptanliegen, die das DMS lösen sollte, bestand darin, mehrere tausend Rechnungsbelege der Lieferanten möglichst automatisiert mit einer hohen Texterkennung einzulesen, damit der Anwender in der Finanzbuchhaltung weder in das ERP-System noch in das DMS zu viel eintippen muss und den Beleg rasch in Richtung Einkauf zur Prüfung schicken kann. Dazu scannt er die Lieferantenrechnungen mit einem Belegleser in das DMS ein, wo sie automatisch einen von b4f und der CFT Consulting GmbH gemeinsam definierten Workflow durchlaufen.»der Eingangsrechnungsprozess ist sicher die markanteste Verbesserung und geht deutlich schneller als unsere manuelle Bearbeitung«, merkt Konrad an und ergänzt, dass das System jetzt erheblich zuverlässiger arbeitet:»zudem laufen die Workflows mit Sharepoint jetzt deutlich reibungsloser.«vergangenheits- und zukunftssicher Ein weiterer Grund für das Projekt mit der CFT Consulting GmbH war der problemlose Import von Daten abgelaufener Geschäftsjahre in das DMS und ihre wirtschaftsprüfungskonforme Archivierung, ein Vorhaben, das bei den anderen Anbietern in dem Umfang nicht so einfach realisierbar war.»rund 150 Mitarbeiter arbeiten mit dem ERP-System, das entsprechend belastet wird«, erzählt der IT-Leiter.»Um die Performance konstant zu halten, ist es daher für uns äußerst wichtig, mögliche Störfaktoren im Vorfeld zu erkennen und zu eliminieren.«dazu gehört eben auch die schiere Datenmenge. So wird zurzeit auch daran gedacht, das DMS abteilungsübergreifend zur Datenverwaltung zu nutzen. Aus diesen Plänen wird laut Konrad einer der großen Vorteile des neuen DMS deutlich, nämlich seine Skalierbarkeit:»Wir wissen, dass wir auch mit Datenbankgrößen von zwei oder drei Terabyte keine Probleme bekommen werden. Wenn dann noch ein Partner mit Beratungsleistungen und einem Renommee wie dem der CFT Consulting GmbH dahintersteht, bestätigt das unsere Entscheidung auch auf lange Sicht.«Volker Vorburg Private Sale GmbH Dennis Konrad Teamlead ERP Development Kommandantenstraße Berlin fon:

11 20 virtuelle hotline die digitale personalakte 21 Virtuelle Hotline Die digitale Personalakte Das effiziente Personalmanagement für Ihr Unternehmen Wenn man aktuell ein wenig mehr über unsere Vor-Ort-Hotline in Bobingen erfahren möchte, wird man etwas erstaunt sein. Im Büro selbst wird man höchstwahrscheinlich auf unseren Dispatcher, Herrn Thomas Wiche, treffen. Doch wo befinden sich dann all diejenigen Mitarbeiter, die bei Fragen und Problemen stets telefonisch verfügbar sind, um diese schnellstmöglich zu beantworten und zu beheben? Diese Frage ist durch zwei Stichwörter zu beantworten: dezentral und virtuell. Was genau sich hinter diesen beiden Begriffen verbirgt, wird in diesem Beitrag erklärt. Der Arbeitsablauf: Reaktionszeit Bearbeitungszeit Annahme-Ticket Dispatching Bearbeitung Spezialist Fertigstellung Lösung Abschluss Archivierung Einbindung Hersteller Die Anforderungen an eine Hotline sind heute sehr komplex und vielseitig. Enorm wichtig für den Kunden ist eine hohe Verfügbarkeit der Hotline, ein breites und fachspezifisches Wissen bei Themen wie z. B. Navision, SAP und dergleichen. Gerade um eine hohe Verfügbarkeit gewährleisten zu können, ist es sinnvoll, die Arbeitsplätze der Mitarbeiter auf verschiedene Standorte aufzuteilen. So kann beispielsweise der Ausfall der Kommunikation (Telefon, Internet oder Infrastruktur) an einem Standort durch die anderen Standorte kompensiert und ausgeglichen werden. Diese Vorgehensweise hat noch weitere Vorteile: Die Abstimmung bezüglich Feiertagen und Urlaubszeiten ist deutlich einfacher und es kann ortsunabhängig auf die benötigten Spezialisten zurückgegriffen werden. Auch haben sich die Inhalte der Hotline deutlich verändert. War diese noch vor wenigen Jahren geprägt vom Erkennen von Softwarefehlern sowie kleineren Hilfestellungen des täglichen Arbeitsprozesses, so machen diese Aufgaben heute nur noch einen kleinen Teil des gesamten Aufgabengebietes der Hotline aus. Vielmehr sind heute Prozess-Know-how und tiefes Produktwissen erforderlich, um eventuelle Probleme zu erkennen und zu beheben. Fast alle Produkte sind heutzutage Individuallösungen, die auf die speziellen Anforderungen und Einsatzbereiche des Kunden angepasst sind. Das hat zur Folge, dass auch die Problemlösung selbst um vieles komplexer geworden ist und dementsprechende Spezialisten hierfür benötigt werden. Und diese sind größtenteils dezentral zu finden. Eine korrekte Personalplanung stellt eine weitere Herausforderung dar, da das Ticketaufkommen sehr unterschiedlich sein kann und auch die Aufwände pro Ticket bei Prozessanfragen sehr stark schwanken. Aus diesem Grund greifen wir bei Bedarf in Hinblick auf Spezial-Know-how auf unseren Projektierer sowie Partner zurück. Die hierzu benötigte Infrastruktur, das Ticketsystem, die CRM-Integration etc. stehen uns virtuell (über VPN) zur Verfügung und lassen uns den Kreis der Hotline jederzeit nach Belieben erweitern. Um einen strukturierten Überblick zu behalten, ist unser Hotline-System so ausgelegt, dass zum einen ein Ticket jederzeit problemlos von einem Mitarbeiter übernommen werden kann und zum anderen dieses sehr genau ausgewertet werden kann, um die Qualität und Effektivität stetig zu verbessern. Zusätzlich zu unserem Ticketsystem, in dem unsere Mitarbeiter jederzeit Recherche nach bestehenden Fällen durchführen können, verfügen wir über den direkten Zugang zur Know-how-Datenbank des Herstellers und betreiben auch das CFT Wiki, welches auch unseren Partnern zur Verfügung steht. Darüber hinaus stehen alle Mitarbeiter über Microsoft Lync in Verbindung und können sich hierüber sehr schnell mit einem Projektierer oder technischen Betreuer des Kunden abstimmen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass unsere Hotline durch eine Vielzahl an Werkzeugen als ein virtuelles Team zusammenspielt und so die Aufgaben und Problemfälle schnellstmöglich realisieren und lösen kann. Wir haben jederzeit ein offenes Ohr für Kritik, Verbesserungsvorschläge oder Informationen Ihrerseits. Denn für uns steht Ihre Zufriedenheit im Vordergrund und wir möchten kontinuierlich an einer Verbesserung unserer Hotline arbeiten.»virtuelle Hotline«heißt für uns, die Verfügbarkeit und Leistung bereitzustellen, die es braucht, um uns Ihren Herausforderungen zu stellen. Gottfried Oster Zum Abschluss noch eine kurze Frage an die Hotline:»Wie kann der Kunde/Anwender dazu beitragen, dass sein Anliegen möglichst zeitnah bearbeitet wird?wir empfehlen allen Kunden, ihre Anfrage schriftlich über unser Onlineportal einzustellen. Dadurch liegt eine klare Fehlerdefinition vor und die CFT kann ohne Zeitverzug mit der Problemlösung beginnen.«die digitale Personalakte ist eine umfassende Software-Lösung für die Personalverwaltung und die Steuerung des Personaleinsatzes in Unternehmen und Organisationen. Dabei werden verschiedenste Informationsquellen schnell und zuverlässig unter einer einheitlichen Benutzeroberfläche zugänglich. Die digitale Personalakte ist ein typisches CFT-Produkt: webbasiert, plattformunabhängig und mit vielfältigen Dokumentenmanagement-Funktionalitäten ausgestattet. Die Software macht Schluss mit der Sucherei in unhandlichen Papierarchiven und unübersichtlichen Datenverzeichnissen. Alle für die Personalabteilung relevanten Dokumente, von der Bewerberakte bis hin zu Verträgen mit Leiharbeitsfirmen und externen Beratern, werden erfasst, indexiert, zentral abgelegt und revisionssicher archiviert. Kurzum: Sämtliche Vorgänge werden mit modernster Technologie elektronisch abgebildet und sorgen für ein effizientes Personalmanagement. Schluss mit der Sucherei Die digitale Personalakte beschleunigt die Prozesse in der Personalabteilung nicht nur, sondern sorgt auch dafür, dass die Sachbearbeiter zuverlässig Zugriff auf alle wichtigen Informationen haben und zwar völlig unabhängig von den Formaten, in denen die Unterlagen vorhanden sind. Egal ob Word, Excel oder PDF die digitale Personalakte macht alle Dokumente in einer einzigen Anwendung zugänglich. Papierdokumente wie beispielsweise Krankmeldungen werden zuvor gescannt und digitalisiert. Das Öffnen mehrerer Anwendungen und das Wechseln zwischen den Fenstern ist überflüssig. Die einheitliche Verschlagwortung, Volltextrecherche und Querverweise über alle Belegarten des Personalstamms (PE, Schulungen, Zertifikate usw.) setzen die Informationen in einen Zusammenhang und ermöglichen den Sachbearbeitern und Führungskräften einen sofortigen Überblick, etwa über fehlende Belege oder zur Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen. Die digitale Personalakte bietet: optimale Strukturierung der verschiedenen Informationsquellen rechtskonforme Organisation flexible Abbildung der Personalprozesse verbesserten, effizienteren Informationsfluss umfangreiche Dokumentenmanagement-Funktionen wie Scannen, Indexieren, Weiterleiten, Wiedervorlage, Archivierung zentrale Ablage aller für einen Vorgang relevanten Dokumente schnellen Zugriff durch nachhaltige Struktur für Ablage und Recherche revisionssichere Archivierung Die digitale Personalakte ist: einfach und intuitiv zu bedienen komplett browserbasiert modular und flexibel ergonomisch wirtschaftlich und effizient sofort einsetzbar

12 22 recht digitale personalakte recht digitale personalakte 23 Rechtliche Grundlagen zur digitalen Personalakte Die Welt wird immer digitaler und so hat die Digitalisierung mittlerweile auch die Personalabteilungen in Unternehmen erreicht. Viele haben schon begonnen, ihre Personalakten nicht mehr traditionell in Papierform zu führen, sondern in digitaler Version. Deshalb hier ein kleines FAQ zu den wichtigsten Fragen rund um die digitale Personalakte: Dr. Georg F. Schröder, LL.M. Rechtsanwalt / Partner HEUSSEN Rechtsanwaltsgesellschaft mbh Brienner Straße 9 / Amiraplatz München / Germany fon: fax: Was darf oder sollte in einer Personalakte aufbewahrt werden? Eine Personalakte stellt»die Sammlung aller Aufzeichnungen und Urkunden dar, die mit dem Arbeitsverhältnis in einem inneren Zusammenhang stehen«. Das Bundesarbeitsgericht führt dazu aus, dass eine Personalakte»spiegelbildlich ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über den Werdegang des Arbeitnehmers«wiedergeben soll. Es gibt keine gesetzlichen Regelungen dazu, was in eine Personalakte aufgenommen werden muss oder soll. Der Arbeitgeber hat hier einen Beurteilungsspielraum. Ganz frei in seiner Entscheidung ist er aber nicht, denn die Personalakte soll nach deutscher Rechtsprechung grundsätzlich kein»sammelalbum«sein. Insbesondere ist der datenschutzrechtliche Grundsatz der Erforderlichkeit, 32 BDSG, zu beachten. Danach dürfen nur Daten des Arbeitnehmers in die Akte aufgenommen werden, die mit dem Arbeitsverhältnis in Zusammenhang stehen. Beispielhaft also Bewerbungsunterlagen, der Arbeitsvertrag, Schriftverkehr, Abmahnung und Ähnliches. Auf keinen Fall dürfen jedoch Informationen aufgenommen werden, die zur Privatsphäre des Arbeitnehmers gehören. So darf zum Beispiel die Dauer einer Krankheitszeit angegeben werden jedoch nicht die Art der Erkrankung. Letztere ist reine Privatsache des Arbeitnehmers. Wie lange müssen Daten in Personalakten aufbewahrt werden? Es gibt keine generelle Aufbewahrungspflicht. Man muss zwischen den einzelnen Inhalten unterscheiden. Deshalb kann keine pauschale Aussage getroffen werden. Aufbewahrungsfristen finden sich insbesondere in gesetzlichen Vorschriften wie zum Beispiel dem Tarif- oder dem Handelsrecht. Sie können sich aber auch aus verschiedenen Belangen ergeben, so zum Beispiel aus betrieblichen oder steuerrechtlichen Belangen, aus gesundheitsrechtlicher Sicht oder aus sozialrechtlichen Vorgaben. Auch im Hinblick auf drohende Kündigungsschutzprozesse kann eine Aufbewahrung ratsam sein. Ist eine Klage aber auszuschließen und sind gesetzliche Aufbewahrungsfristen abgelaufen, gilt auch hier wieder der Grundsatz der Datensparsamkeit sobald Daten nicht mehr gebraucht werden, sind sie auch zu löschen. Gelten beim digitalen Zugriff auf eine digitale Personalakte die gleichen Vorgaben wie bei der Papierakte? Der Arbeitgeber hat hier ein Wahlrecht: Er kann herkömmliche Papierakten führen oder sich für die modernere digitale Akte entscheiden. Gesetzlich ist hierzu nichts geregelt, der Gesetzgeber unterscheidet auch grundsätzlich nicht zwischen den beiden Aufbewahrungsvarianten. Wichtig ist nur, dass die Akte jeweils vor den Zugriffen unbefugter Dritter geschützt wird und der Zugriff nur einem begrenzten Personenkreis möglich ist. Bei der herkömmlichen Papierakte kann dies durch Wegschließen in separate Räume oder Schränke beziehungsweise Tresore geschehen. Nur zuständige Personen dürfen dann einen Schlüssel haben. Bei der digitalen Akte kann der gleiche Effekt durch verschiedene technische Vorrichtungen und besondere Software erreicht werden beispielsweise durch einen Passwortschutz. Dabei kann vielfältiger auf gesetzliche Anforderungen eingegangen Bildnachweis: Foto HEUSSEN Rechtsanwaltsgesellschaft mbh werden. So ist es zum Beispiel einfacher, nur bestimmte Bereiche einer Akte sichtbar zu machen und den Arbeitnehmer so bestmöglich zu schützen. Dies gestaltet sich bei Papierakten schwieriger. Was sind die Vor- und Nachteile der digitalen Personalakte? Beide Arten der Aktenführung haben ihre Vor- und Nachteile. Für die traditionelle Akte in Papierform spricht ihre Einfachheit. Zu ihrer Führung sind keinerlei Computerkenntnisse erforderlich. Für viele Menschen ist das längere Lesen von Texten an Bildschirmen zudem immer noch ungewohnt und sie schätzen es,»etwas in der Hand«zu haben. Doch auch für die elektronische Akte spricht einiges: Gerade bei Unternehmen mit vielen Arbeitnehmern kann die Aufbewahrung von Papierakten sehr viel Platz kosten und schnell unübersichtlich werden. Die Digitalisierung von Akten stellt eine Lösung für beide dieser Probleme dar. Mehr als einen Computer, auf dem die Akten gespeichert sind, braucht es nicht. Dies kann eine enorme Platzersparnis darstellen. Durch Suchfunktionen können die angelegten Aktenverzeichnisse schnell und erfolgreich durchforstet werden, was Zeit spart. Es werden zudem Papier- und Druckkosten eingespart, da viele Dokumente schon am Computer selbst erstellt und erst gar nicht mehr ausgedruckt werden müssen. Die Führung einer elektronischen Personalakte schützt auch vor Verlust papierne Akten gehen wesentlich schneller verloren oder werden verlegt. Egal für welche Aktenform sich der Arbeitgeber letztendlich entscheidet, eines bleibt immer gleich: Das Einsichtsrecht des Arbeitnehmers besteht natürlich unabhängig von der Form der Akte. Dürfen Teile der Personalakte digital geführt werden und andere Teile in der herkömmlichen Papierform? Müssen bisherige Papierakten bei einer Umstellung digitalisiert werden? Wie so oft im Bereich der Personalakte hat der Gesetzgeber auch hier nichts geregelt. Deshalb kann der Arbeitgeber grundsätzlich frei entscheiden, welche Form er bevorzugt. Auch Mischformen sind zulässig. Jedoch muss in beiden Aktenteilen jeweils auf den anderen Teil verwiesen werden. Nur so kann gewährleistet werden, dass der Arbeitnehmer im Rahmen seines Einsichtsrechts auch nachvollziehen kann, was wo aufbewahrt und in welcher Form gespeichert wird. Solange diese Verweisung vorhanden ist, müssen bisherige Papierakten nicht digitalisiert werden. Aus Übersichtlichkeitsgründen und auch um dem Arbeitnehmer sein Einsichtsrecht zu erleichtern, empfiehlt sich jedoch eine vollständige Digitalisierung. Dürfen Papierakten nach der Digitalisierung vernichtet werden? Grundsätzlich dürfen die Papierdokumente vernichtet werden, sobald sie digitalisiert sind. Bezüglich mancher Dokumente empfiehlt es sich aber trotzdem, sie weiterhin aufzubewahren. Dies ist immer dann der Fall, wenn es sich um Originaldokumente mit Unterschrift wie zum Beispiel den Arbeitsvertrag handelt. Das Vorliegen des Originals kann vor allem in Gerichtsprozessen von Vorteil sein. Gleichzeitig ist man durch die Digitalisierung aber abgesichert, wenn das Original doch einmal abhanden gekommen sein sollte. Hinsichtlich anderer Dokumente ist eine Vernichtung unproblematisch möglich. Doch auch hier gibt es einiges zu beachten. Da zumeist personenbezogene Daten in den Akten enthalten sein werden, reicht es nicht aus, sie einfach in einen Papiercontainer zu werfen. Auch hier muss sichergestellt werden, dass keine Unbefugten Zugriff erlangen können. Shreddern kann hier eine Lösung darstellen. Fazit: Ob ein Arbeitgeber die digitale oder die Papierform bevorzugt, ist letztendlich Geschmackssache. Gerade aus Sicht des Datenschutzes gelten für beide Arten jedoch die gleichen Anforderungen, die zwingend einzuhalten sind. Dr. Georg F. Schröder

13 24 cft-sommerfest cft-sommerfest 25 Infotag und Sommerfest 2014 Heiße Samba-Rhythmen von Pica-Pau Ein Event für alle Sinne Informative Fachvorträge Lockere Atmosphäre in lauer Sommernacht Zum Anlass des 20-jährigen Firmenjubiläums fanden sowohl der Infotag als auch das Sommerfest zum ersten Mal im Augsburger Dorint Hotel / KKLUB statt. Die Informationsveranstaltung war angefüllt mit spannenden Highlight-Themen und Vorträgen hochkarätiger Dozenten, die rund um das Thema Dokumentenmanagement informierten. Im Anschluss kam auch der unterhaltsame Teil der Veranstaltung nicht zu kurz: Das bunt gemischte Rahmenprogramm mit rhythmischen Tanzeinlagen, dem altbewährten und erfrischenden Bierbrunnen, einer brandgefährlichen Feuershow und vielem mehr fand bei den Gästen großen Anklang und sorgte dafür, dass der ein oder andere erst weit nach Mitternacht seinen Kopf ins Kissen bettete. Gesamtbeurteilungsnote: 1,67 Expertenwissen vor Ort Cocktail-Köstlichkeiten Coole Club-Sounds Zum Miterleben Eindrücke vom CFT-Sommerfest 2014: informativ unterhaltsam Knapp 200 Gäste Flammenreiche Feuershow LED-Roboter Highlight-Themen der Fachvorträge: Governance, Risk & Compliance in Industry 4.0 Kulinarische Erlebnisse Vertragsverwaltung und Beteiligungsmanagement Haftungsrisiken für Geschäftsführer Bildnachweis: Fragebogen Fotolia/stockWERK; Gehirn istock/chatchaisurakram (angepasst) EASY INVOICE Bewerberportal / Bewerbermanagement

14 26 das digitale bewerbermanagement die e-akte 27 Das digitale Bewerbermanagement Umfassender Überblick auf alle Bearbeitungsvorgänge bei Stellenausschreibungen und Bewerbungen Die e-akte mit SAP-Anbindung Professionelles Personalmanagement Das digitale Bewerbermanagement bietet: optimale Abbildung aller Vorgänge im Bewerbermanagement logische Verknüpfung von Stellenausschreibungen und Bewerbungen individuelle Definition von Bewerberkriterien verbesserten, effizienteren Informationsfluss zentrale Ablage aller für eine Bewerbung relevanten Dokumente schnelles Erstellen von Stellenausschreibungen Aufbau einer strukturierten Bewerber-Datenbank Das digitale Bewerbermanagement ist: einfach und intuitiv zu bedienen komplett browserbasiert modular und flexibel ergonomisch wirtschaftlich und effizient sofort einsetzbar Die optimale Besetzung offener Stellen ist ein wichtiger Wettbewerbsfaktor; daher sollte die Bearbeitung von eingehenden Bewerbungen effizient erfolgen. Die Lösung»digitales Bewerbermanagement«bietet Ihnen die Basis dafür. Trotz umfangreicher Unterstützung durch unsere Lösung: Entscheidend ist natürlich nach wie vor der persönliche Eindruck eines Bewerbers Unternehmen und Institutionen erhalten zunehmend Bewerbungen in digitaler Form. Zeugnisse, Zertifikate und Dokumente sind der Bewerbung in Form von unterschiedlichen Dateien beigefügt. Durch das digitale Bewerbermanagement werden diese Daten schnell und somit ökonomisch klassifiziert und für die Bearbeitung durch die Fachabteilung bereitgestellt. Ein internes Punktesystem gleicht die Daten der Bewerbung mit der Ausschreibung ab und sorgt für zusätzliche Übersicht. Alternativ kann eine Anbindung an E-Recruting-Systeme diese Aufgabe übernehmen. Das digitale Bewerbermanagement gibt Ihnen einen umfassenden Überblick auf alle Bearbeitungsvorgänge bei Stellenausschreibungen und Bewerbungen: Die am Auswahlverfahren beteiligten Personen sind auf demselben Informationsstand und haben je nach Berechtigung Zugriff auf die Dokumente, die zu den jeweiligen Bewerbern vorliegen. Die zeitintensiven Abläufe bei Stellenausschreibungen werden minimiert, der manuelle Aufwand wird deutlich reduziert. Somit können Sie sich voll und ganz auf den richtigen Bewerber konzentrieren und die Zeit bis zum Einstellungstermin verkürzen. Das digitale Bewerbermanagement ermöglicht es, eine gut strukturierte Bewerberdatenbank abzubilden. Gerade mit Blick auf einen drohenden Facharbeitermangel bietet ein aktueller Bewerberpool einen strategischen Vorteil bei künftigen Einstellungen In das digitale Bewerbermanagement können Sie strukturierte und unstrukturierte Dokumente integrieren. Im Laufe des Einstellungsprozesses ist es möglich, beliebige Inhalte und Dokumente hinzuzufügen. Die e-akte ermöglicht als umfassende SAP-Schnittstelle zu SAP HR/HCM die Einbindung der wesentlichen HR-Prozesse in bestehende SAP-Systeme. Sie stellt eine entscheidende Entwicklung bei der Systemintegration dar und bildet einen unverzichtbaren Standard im Personalmanagement. Mit der Möglichkeit, eine komplette e-akte aus SAP direkt aufzurufen, ist die neueste Generation des Personalmanagements markiert. Darüber hinaus sichert diese neue Schnittstelle den Zugriff auf definierte Stammdaten aus SAP. Die e-akte bedient alle wesentlichen Vorgänge im HR-Bereich und berücksichtigt auch die systemischen Vorgaben im Bereich SAP. Mit dieser zeitgemäßen Schnittstelle ist der direkte Aufruf der e-akte aus den Standard-Transaktionen der SAP-Personaladministration möglich. Damit bietet sie den entscheidenden Vorteil, dass sämtliche Personalstammdaten in einer übersichtlichen Maske angezeigt werden. Zukunftsweisende Organisation Recruiting, Personalbedarfsplanung, effizientere Standardabläufe die e-akte zeigt sich mit ihren komplexen Funktionalitäten als Entwicklung der Zukunft. Mit ihr lassen sich zum Beispiel unkompliziert Ausschreibungen mit Qualifikationsprofilen erstellen und automatisch mit Bewerbungen abgleichen. Auch Fluktuationsübersichten oder Wachstums- und Ausbauplanungen können mit dem Modul abgebildet werden; dank der SAP-Schnittstelle nun mit einer vereinfachten Integration. Die e-akte bietet: direkten Aufruf der e-akte aus den Standard-Transaktionen der SAP-Personaladministration effizienten Informationsfluss bei einheitlicher Sicht auf die wichtigsten Informationen direkten Zugriff auf definierte Stammdaten aus SAP Archivanbindung Die e-akte ist: einfach und intuitiv zu bedienen komplett browserbasiert modular und flexibel ergonomisch wirtschaftlich und effizient sofort einsetzbar

15 28 case study maha maschinenbau case study maha maschinenbau»die Zusammenarbeit mit CFT erfolgt, wie man so sagt, auf Augenhöhe und mit einer sehr angenehmen Kommunikation.«29 Frank Deppermann IT-Systemadministrator, MAHA Maschinenbau Case Study MAHA Maschinenbau Haldenwang profitiert von der CFT-Kooperation auf ganzer Linie.»Unsichere manuelle Papierablagen und umständliche Excel-Listen sind überflüssig geworden.«frank Deppermann IT-Systemadministrator, MAHA Maschinenbau MAHA Maschinenbau Haldenwang GmbH & Co. KG auf einen Blick: Lösungen: digitale Personalakte Workflow Mailarchivierung Scanlösungen Vertragsverwaltung Nutzen: schnelle Amortisierung erhebliche Prozessoptimierung professionelles Bewerbermanagement Archivlösung, Personalakte, Bewerbermanagement die gebündelten DMS-Kompetenzen zweier Unternehmen schaffen bei MAHA eine umfassende Systemplattform und sorgen für professionelle Abläufe, wie IT-Systemadministrator Frank Deppermann erläutert. Die Firma MAHA Maschinenbau Haldenwang GmbH & Co. KG hat eine größere DMS-Umstellung hinter sich. Wir haben bei Herrn Frank Deppermann nachgefragt. Wer profitiert von den neuen Produkten? Die Umstellung betrifft fast alle Bereiche. Auf die Vorgangsakten des Vertriebs können nun über ein digitales Archiv auch andere Mitarbeiter zugreifen. Unsere Qualitätssicherung, die Produktion und die Abteilung Arbeitsvorbereitung arbeiten mit der Lösung. Das internationale Geschäft profitiert durch Direktzugriffe auf Rechnungen zum Beispiel aus Amerika, das ist gerade hinsichtlich einer Wirtschaftsprüfung eine saubere Lösung. Der Einkauf verfügt nun über eigene Archive, über die die Ergebnisse des Zertifizierungslabors einfach und sicher dokumentiert werden können. Entscheidend hat sich auch unser Personalmanagement durch den Einsatz der digitalen Personalakte verändert. Was war die Motivation für die Umstellung? Es wurde einfach deutlich, dass mit expandierendem Geschäft unsere Prozesse komplexer wurden. Daher brauchten wir eine Lösung, die diese einfach und übersichtlich abbildet und die Bearbeitung erleichtert. Ein weiterer Aspekt waren Schulungen. Gerade in Bereichen wie Schweißen sind diese unerlässlich. Bei der digitalen Personalakte gab es sehr konkrete Gründe: Die Geschäftsführung wollte einen unkomplizierten Zugriff auf Strukturen oder Arbeitsverträge und sich vor Personalgesprächen ein Bild des Gesprächspartners machen. Da ist eine digitale Lösung einfach wesentlich schneller als unsere bewährte Registerablage. Darüber hinaus bestand der dringende Bedarf an einem professionellen Bewerbermanagement, um zeitgemäß Nachwuchs ansprechen zu können. Wie kamen Sie auf CFT? Wir haben bereits im Jahr 2000 unser Archiv mit einem EASY-Partner realisiert. Mit steigenden Ansprüchen kamen wir dann 2003 aufgrund der sehr guten Referenzen und der räumlichen Nähe auf Bildnachweis: MAHA Maschinenbau Haldenwang GmbH & Co. KG die CFT als Tochterunternehmen der EASY SOFTWARE AG. Mit einer eigenen Hotline und Schulungen kann das Unternehmen seine Kunden perfekt beraten. Was sind nun die wesentlichen Vorteile nach der Umstellung? Zusammengefasst kann ich sagen, dass viele Prozesse nun wesentlich einfacher, schneller und transparenter erfolgen. Unsichere manuelle Papierablagen und umständliche Excel-Listen sind überflüssig geworden. Und gerade im Personalbereich hat sich viel verändert: Das Bewerbermanagement ist professionalisiert, da wir in verschiedenen Portalen aktiv sind. Darüber hinaus sind die Daten nun durch explizite Zugriffsrechte gesichert, um den Datenschutzanforderungen gegenüber dem Arbeitnehmer und dem Gesetzgeber gerecht zu werden. Außerdem sind die Produkte der CFT Consulting GmbH weitestgehend selbsterklärend, leicht zu konfigurieren und mit geringem Schulungsaufwand verbunden ein entscheidender Zeitvorteil für alle Mitarbeiter. Gab es Schwierigkeiten bei der Umstellung? Nein. Die Migration ist äußerst zügig und professionell erfolgt. Andererseits mussten wir als Kunde gewisse Vorarbeiten leisten, die wir aber durch konkrete und verständliche Anleitungen der DMS-Experten schnell umsetzen konnten. Sie sind demnach zufrieden? Absolut. Die Zusammenarbeit mit CFT erfolgt, wie man so sagt, auf Augenhöhe und mit einer sehr angenehmen Kommunikation. Die Beratung, die eingängige Benutzeroberfläche und der geringe Schulungsaufwand sind unschlagbar. Steht in Zukunft ein neues Projekt an? Archive und Workflows werden permanent durch neue Erfordernisse erweitert oder neu konzipiert. Dies betrifft alle Bereiche der MAHA Gruppe im In- und Ausland. Über MAHA Maschinenbau Haldenwang GmbH & Co. KG Seit 1986 bringt man bei MAHA Maschinenbau Innovationen mit einem familiären Führungsstil unter ein Dach. In nunmehr 130 Ländern ist der Hersteller von Fahrzeugprüfständen aller Art mit Sitz in Haldenwang/Allgäu mit über 1000 Mitarbeitern aktiv und gilt im Bereich Werkstattausrüstung als Weltmarktführer. Ein Ruf, der verpflichtet. So arbeitet man bei MAHA stets daran, diesem Anspruch gerecht zu bleiben und durch weitere Innovationen das Portfolio auszubauen.

16 Anzeige: 30 thema cft any-search 31 Lust auf Finden? CFT Any-Search Die intelligente Suche Schnell. Hochwertig. Zuverlässig. DIE NEUEN SCANNER IM PANASONIC PROFESSIONAL SEGMENT Wenn es um eine Effizienzsteigerung im Business-Umfeld geht, nimmt Dokumentenerfassung eine Schlüsselposition ein. Unsere breite Auswahl an Dokumentenscannern für die verschiedensten Einsatzbereiche unterstützt Sie dabei, Geschäftsprozesse bestmöglichst zu optimieren. KV-S5076H KV-S5046H KV-S1046C Für mehr Informationen: Telefon Besuchen Sie CFT Any-Search ist ein anwendungsübergreifendes Archivsuch-Programm, das Textfelder und Zahlen aus einer laufenden Anwendung heraus erkennt. Mit den erkannten Texten und Zahlen startet der Anwender eine Suchanfrage im Dokumentenarchiv. Auf Knopfdruck werden nun die gesuchten Dokumente angezeigt. Recherchieren Sie direkt aus einer beliebigen Anwendung heraus in Ihrem EASY ENTERPRISE System. Eine zusätzliche Schnittstelle oder spezielle Anpassungen sind nicht notwendig. CFT Any-Search erfasst Werte direkt aus Ihrer Anwendung (OCR-Technologie) zur Recherche in Ihrem EASY ENTERPRISE System. Kein Abtippen, kein Copy and Paste, maximale Zeitersparnis, keinerlei Fehler. Sie definieren selbst, welche Unternehmens-Applikationen mit CFT Any-Search angebunden werden sollen. Dabei haben Sie auf einfache Art und Weise die Möglichkeit, eigene Suchmasken samt Suchindizes festzulegen, um anhand dieser Werte im EASY ENTERPRISE Archivsystem zu suchen. Hierbei ist der integrierte Assistent hilfreich, der bequem durch die Konfigurationsschritte führt. Die Definition und Bereitstellung erfolgt zentral über Ihren Administrator. Bei Bedarf kann jeder Anwender individuelle Masken definieren. Zusammengefasst bedeutet dies, dass Ihnen CFT Any-Search eine Möglichkeit bietet, gezielt und fokussiert nach Inhalten zu suchen, und anwendungsübergreifend agiert. Suchen kann also doch Spaß machen! CFT Any-Search platziert sich unauffällig am rechten Bildrand. Assistent zur Integration neuer Felder auf einer Maske. Belegmaske SAP Rechnungsbeleg, externe Belegnummer als Indexkriterium und Suche im Archiv. Produktfeatures: nahtlose Integration in alle gängigen ERP/CRM/FIBU-Systemen schnelle, unkomplizierte Installation keine Schnittstellen-Installation Unabhängigkeit von Updates oder Releaseständen zentrale Konfiguration und Bereitstellung der Suchmasken individuelle Suchmasken definierbar archivübergreifende Recherche frei definierbare Standard-Suchwerte konfigurierbar Suche über markierte Werte (Clipboard-Funktion) in der Anwendung flexible Suche in Ihrer Anwendung an beliebigen Stellen durch Live-OCR möglich eigenes Suchsymbol zur Anpassung Ihrer Corporate-Identity

17 32 interview: gert lorenz Der Kunde im Fokus Im Interview: Geschäftsführer Gert Lorenz Als ehemalige Führungskraft bei NCR Deutschland/AT&T gründeten Gert Lorenz und Ralf Otto im Jahr 1994 die CFT Consulting GmbH als Dienstleister und Anbieter von DMS-Lösungen. Ziel der Gründung war es, den Kunden selbst in den Fokus zu stellen. Ein erfolgreicher Ansatz, nach 20 Jahren betreut das Bobinger Unternehmen europaweit rund Kunden. CFT-News: Herr Lorenz, Ihr Unternehmen ist europaweit als Softwarehaus mit dem Schwerpunkt Dokumenten- und Contentmanagement tätig. Ist der Bereich IT und digitale Datenpflege inzwischen auch im Mittelstand angekommen? Gert Lorenz: Seit 2001 ist die Basis des Dokumentenmanagementsystems das elektronische Archivieren und somit unveränderbare Vorhalten von Belegen in mehreren Gesetzen verankert und somit in Gert Lorenz Mitgründer und Geschäftsführer der CFT Consulting GmbH jedem Unternehmen Pflicht. Die Stichworte hierzu lauten GdPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), Abgabenordnung, HGB (Handelsgesetzbuch) Im Laufe der Zeit wurden dann auch die vorgeschalteten Prozesse immer mehr IT-technisch abgebildet in so genannten Workflows. Das reicht von einfachen Urlaubsgenehmigungsverfahren bis hin zur vollautomatischen Auslesung von Eingangsrechnungen, entsprechenden Genehmigungsverfahren bis hin zur möglichen automatisierten Verbuchung in der Finanzbuchhaltung. CFT-News: Worin unterscheiden Sie sich von Ihren Mitbewerbern? Gert Lorenz: Sowohl unser Vertriebs- als auch unser Betreuungsansatz unterscheiden sich maßgeblich von unseren Marktbegleitern. Im Vertrieb bleibt der Account-Manager komplett verantwortlich für den Kunden und somit auch für das Kundenprojekt. Damit sucht er nicht das schnelle Geschäft, sondern die langfristige Partnerschaft mit dem Kunden. Richtungsweisend ist unser Premium-Servicekonzept, das weit über die marktüblichen Standard-Serviceverträge hinausgeht. Dieser Premium-Service wird von 80 Prozent unserer Kunden angenommen und auch daraus ergibt sich eine sehr intensive Bindung zum Kunden. Er beinhaltet neben erweiterten Hotline-Zeiten z. B. auch kostenfreie Schulungsmaßnahmen, Remote Support, Ansprechpartner für konzeptionelle Aufgabenstellungen bis hin zu Management-Seminaren rund um das Thema DMS (Dokumentenmanagement-System). Als unsere großen Stärken haben sich in mehreren Kundenbefragungen Kontinuität in der Betreuung, hervorragendes Prozess-Know-how und das Bemühen um den Kunden auf allen Ebenen herauskristallisiert. Hier geht unsere Unternehmensphilosophie des»customer Focus«also den Kunden stets im Mittelpunkt zu sehen zu 100 Prozent auf. CFT-News: Sie betreuen namhafte Unternehmen, darunter eine Vielzahl an Marktführern aus mehreren Branchen. Was schätzen die Kunden an Ihrem Service immer wieder besonders? Gert Lorenz: Zum einen natürlich die Möglichkeiten einer»umfassenden EASY DMS-Lösung«von der einfachen Mail- Archivierung bis hin zum individuellen Workflowprozess immer auch vor dem Hintergrund der Anbindung an das ERP-System des Kunden (SAP, Microsoft Dynamics, Baan usw.) Zum Zweiten die vorhin schon angesprochenen Themen Prozesskompetenz und die Erfahrung aus aktuell mehr als Projekten. CFT-News: Gemeinsam mit der EASY SOFT- WARE AG zählen Sie zu einem der dynamischsten Dienstleister im Bereich DMS (Dokumentenmanagement-System)-Lösungen. Wie sieht die Zusammenarbeit konkret aus? Gert Lorenz: Die EASY SOFTWARE AG ist einer der professionellsten Softwarehersteller im DMS-Markt, die das ganze Produktspektrum abdecken. Dennoch ist eine Software immer nur so gut wie der Input, den ein Hersteller von den Mitarbeitern aus den Projekten bekommt. Wir müssen uns täglich drei Fragen stellen:»was fordert der Markt?«,»Was fordern konkret die Kunden in den Projekten?«,»Was sind aktuelle Fragestellungen in Projekten?«Wir sehen uns»der Trend geht eindeutig hin zum multifunktionalen Arbeitsplatz, der wiederum auch ein mobiles Gerät sein kann.«gert Lorenz Geschäftsführer Bildnachweis: istock/adventtr (angepasst) in der Rolle, dass wir das Ohr am Markt bzw. am Endkunden haben; in vielschichtigen Verfahren münden dann die Anforderungen unserer Kunden und Interessenten in so hochinnovativen Produkten wie denen des»easy Produktspektrums«. CFT-News: Sie bieten die Systeme EASY ENTERPRISE und BAUVISION an und haben damit eine allgemeine sowie eine bauspezifische Branchenlösung im Portfolio. Warum haben Sie sich konkret für diese Systeme entschieden? Gert Lorenz: Wir haben unsererseits die branchenneutrale Ausrichtung im Fokus; jedes Unternehmen hat die Herausforderung, mit Papier zu arbeiten und es zu archivieren. Eine weitere Herausforderung für alle Unternehmen ist, durch den immer höheren Wettbewerbsdruck und die Globalisierung die Kosten zu senken. Hier können wir unseren Kunden mit unserer dynamischen Prozessabbildung ein hervorragendes Instrument zur Verfügung stellen, um bestehende Vorgänge schneller, effizienter und kostengünstiger durchzuführen. CFT-News: Wohin geht der Trend im Bereich DMS? Was können Sie sich in zehn Jahren als»standard«vorstellen? Gert Lorenz: Es geht eindeutig hin zum multifunktionalen Arbeitsplatz, der wiederum auch ein»mobiles Gerät«sein kann. Des Weiteren werden Dokumentenprozesse wie das Bearbeiten der Eingangspost, der Rechnungen usw. in Zukunft noch enger mit dem ERP-System verwoben sein. Durch Standardisierungsbemühungen wie ZUG- FeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) wird z. B. das Austauschen von Rechnungsdokumenten deutlich vereinfacht und der bisher übliche»rechnungsleser«sowie anspruchsvolle Prüflogiken können entfallen. Außerdem entwickelt sich das Konzept DMS immer weiter in Richtung eines»unternehmens-google«: Jedem Mitarbeiter steht auf Anfrage (und vor dem Hintergrund seiner Rechte im Unternehmen) seine Information (Beleg oder Daten) auf jedem Device unmittelbar zur Verfügung. Hier sind dann leistungsfähige Enterprise-Search-Systeme gefragt. CFT-News: Sie betreuen mit Ihrem Service rund Kunden in ganz Europa. Welche Beobachtungen machen Sie immer wieder? Wo besteht flächendeckender Optimierungsbedarf? Gert Lorenz: Sehr häufig wird dem Thema DMS nicht der notwendige Stellenwert gegeben. Nicht immer wird erkannt, dass man hiermit ein hochgradig effizientes Werkzeug hat, um Unternehmensprozesse immer gleichartig also in der immer gleichen Güte und Qualität ablaufen zu lassen und den Mitarbeitern gleichzeitig Freiraum für den professionellen Umgang mit den eigenen Kunden zu geben. CFT-News: In diesem Jahr feiern Sie 21-jähriges Firmenbestehen. Wie sehen die Zukunftspläne für CFT aus? Gert Lorenz: Wir stellen immer wieder fest, dass in Erstgesprächen mit den Unternehmen oft nur über Archivierung von Dokumenten gesprochen wird und durch diese Begrifflichkeit das Dokumentenmanagement als untergeordnete Aufgabe gesehen wird. Es wird nicht erkannt, dass ein Dokumentenmanagement mit den darin abgebildeten Workflows mindestens den gleichen Stellenwert hat wie ein gut funktionierendes ERP-System mit entsprechender Controlling-Software und somit auf die Entscheidungsebene der Geschäftsleitung gehört. Dieses Bewusstsein wollen wir im Selbstverständnis der Unternehmer weiter schärfen.

18 34 mit cft um die welt mit cft um die welt 35 Mit CFT um die Welt Mit dem weltbekannten Glacier-Express durch die Schweiz Wie bereits aus den letzten Jahren bekannt, startete die CFT 2012/2013 wieder ein neues Incentive für seine Vertriebspartner. Nachdem in den vergangenen Jahren stets Reiseziele ausgelobt wurden, die weit über die Grenzen Europas hinausgingen, stand diese Reise unter dem Motto:»Warum in die Ferne schweifen, wenn das Gute liegt so nah.«so hatten alle unsere Partner die Chance, dieses Mal mit CFT die sagenhafte Bergwelt der Schweizer Alpen sozusagen ohne körperliche Anstrengung, sitzend in einem gläsernen Zug, aus nächster Nähe zu betrachten. Mit Aufträgen die Gipfel stürmen Entscheidend für die Teilnahme an der Reise war, alle eingereichten Aufträge im Wettbewerbszeitraum entsprechend bei CFT zu platzieren. Sämtliche Software-Lizenzen der EASY SOFTWARE AG sowie die CFTeigenentwickelten Module nebst Hardware und beauftragter Dienstleistung gingen in die Wertung ein und wurden in ein umsatzbezogenes Punktesystem übertragen. Wer zum Stichtag die meisten Punkte einsammeln konnte, war automatisch qualifiziert. Um eine größtmögliche Chancengleichheit zu gewährleisten, wurden zwei zusätzliche Anreize generiert: Anstatt der üblichen zehn Erstplatzierten, die an der Reise normalerweise teilnehmen, wurde das Hauptfeld bei diesem Event auf die besten sechs beschränkt, dafür konnten aber die jeweils beiden Ersten in den Kategorien»Neue CFT-Partner und größtes Wachstum im Vergleich zum Vorjahr«ebenfalls daran teilnehmen. Platz nehmen und staunen vom 9. bis 13. Oktober 2013 Auf alle Teilnehmer wartete ab diesem Datum eine unvergessliche Reise verbunden mit den schönsten Erfahrungen, die die Alpen zu bieten haben. Hoch hinauf zum Gletscherglitzern der Berge und tief hinab ins Palmenparadies Italiens: Der Bernina- Express verbindet als höchste Bahnstrecke über die Alpen den Norden Europas mit dem Süden. Auf wundersame Weise fügt sich die Strecke harmonisch in die grandiose Gebirgswelt ein. Im Panoramawagen geht die Reise für unsere Gruppe von Tiefencastel über die Albulastrecke der Rhätischen Bahn zur Berninastrecke. Man überquert dabei auf Metern über dem Meeresspiegel den bekannten Berninapass und nutzt auf der Station Alp Grüm einen kurzen Zwischenstopp zum Anstoßen auf den höchsten Punkt der Reise bei winterlichen Verhältnissen. Ab dann ging s bergab, jedoch nicht minder spannend mit unendlich vielen Kehren nach Poschiavo. Die Rückreise wurde durch einen Besuch im legendären St. Moritz abgerundet, wo sich alle Teilnehmer dem Eindruck nicht entziehen konnten, dass Geld hier»keine Rolle«spielt. Fortsetzung folgte es ging noch weiter nach oben Das nächste Highlight war dann die Fahrt mit dem sagenhaften Premium-Glacier- Express in einem eigenen gläsernen Wagen für unsere Gruppe. Über die Schynschlucht Chur Oberalppass Andermatt bis nach Zermatt, der einzigen autofreien Stadt in den Alpen; über schwindelerregende Brücken und Viadukte ging die Reise fast wie in Zeitlupe über mehrere Stunden lang, ohne einen Hauch von Langeweile, durch die sehenswerte Schweitzer Bergwelt. Den krönenden Abschluss für unsere Teilnehmer bildete am vorletzten Tag dann die Fahrt von Zermatt auf den Gornergrat mittels einer Zahnradbahn auf stolze Meter. Dort oben, wo die Luft schon dünner wird, genossen alle einen traumhaften Ausblick auf das Schweizer Wahrzeichen, das Matterhorn. Dieser imposante und eindrucksvolle Moment brannte sich in das Gedächtnis eines jeden Betrachters ein und bleibt somit immer eine Erinnerung an dieses unvergessliche CFT-Event. Fazit der Reiseteilnehmer: Ein absolutes Spitzenerlebnis, nie hätte man an so etwas gedacht, wenn man mit dem Zug fährt. Diese Eindrücke bei Kaiserwetter zu erleben macht jetzt schon wieder Lust auf das nächste CFT-Event. Wir werden alles versuchen, an diese außergewöhnlichen Erlebnisse anzuknüpfen. Thomas Weckwarth

19 36 anwenderbericht zott anwenderbericht landbell 37 Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung Alles gut sortiert! Automatische Rechnungsbearbeitung inside SAP Einführung von invoiceline als»best Practice«-Lösung Zott SE & Co. KG»Genuss und Qualität aus einer Hand.«Dafür steht die Molkerei Zott aus Mertingen. Bei dem traditionsreichen bayerischen Familienunternehmen wird bereits in der dritten Generation an mehreren Standorten eine Vielzahl von Nahrungsmittelprodukten hergestellt. Dazu gehören zum Beispiel Joghurt-, Dessertund Käsespezialitäten. In über 75 Länder der Welt werden diese Nahrungsmittel vertrieben. Die Produkte sind von Innovation und hoher Qualität gekennzeichnet. Der Partnerschaftsgedanke mit den Milcherzeugern sowie die nachhaltige Herstellung der Produkte sind für Zott wichtige Werte. Zott setzt SAP ECC 6.0 als ERP- System in der Unternehmensgruppe ein. Daher war bei der Auswahl einer geeigneten Lösung zur Automatisierung der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen die SAP-Integration ein wesentliches Kriterium.»Mit invoiceline haben wir die Lösung gefunden, bei der sowohl die Freiform-Erkennung als auch die Workflow-Steuerung und das Rechnungseingangsbuch komplett in SAP integriert sind«, sagt Anton Schnepf, Leiter des Finanzund Rechnungswesens. Mit der Installation der invoiceline-standardauslieferung hat das Projekt begonnen. Dadurch hat Zott direkt die»best Practice«Funktionalitäten in seinem SAP-Umfeld sehen können. In Verbindung mit dem Implementierungsleitfaden wurden die einzelnen Prozessschritte besprochen und Anpassungen definiert. Dabei handelte es sich beispielsweise um Freigabegrenzen und andere für den Workflow relevante unternehmensindividuelle Regelungen. Diese wurden durch die flowdocs Consultants im Customizing von invoiceline umgesetzt, und anschließend wurde die Testphase gestartet. Nach den Testiterationen begleiteten die Consultants der flowdocs den erfolgreichen Produktivstart. Bei Zott stehen nun die Planungen für den internationalen Roll-out von invoiceline an. Zum einen wird dabei die syntaxanalyzer- Methode für die Freiform-Erkennung verwendet, um günstig und zügig neue Länder anbinden zu können. Des Weiteren wird im konkreten Roll-out-Schritt geht es nach Osteuropa für die Harmonisierung der Geschäftsprozesse gesorgt. Die von flowdocs eingesetzten Consultants haben umfassende Projekterfahrung bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen.»Unsere Mitarbeiter sind nicht nur auf die Softwareimplementierung fixiert, sondern betrachten auch das Umfeld und können so einen wichtigen Beitrag zur Optimierung der Geschäftsprozesse leisten«, sagt Ralf M. Ruthardt (Geschäftsführer der flowdocs Software GmbH ). Bildnachweis: Zott SE & Co. KG Bildnachweis: istock/njgphoto Seit Mitte 2012 setzt die Landbell AG invoiceline ein. Gemeinsam mit dem Kunden entschied man sich dafür, bei der Implementation von invoiceline den Auslieferungsstandard»Best Practice«für die Landbell AG zu übernehmen. Im Projekt wurden die kundenspezifischen Einstellungen im Implementationsleitfaden besprochen und passend zu den Anforderungen der Landbell AG eingestellt: keine Entwicklung, sondern Konfiguration in den invoiceline-customizingtabellen: Rechnungsbelege werden bei Landbell in der Regel gebucht und gesperrt, bevor diese in den Freigabe-Workflow gehen. Bei Freigabe entsprechend den Zeichnungsberechtigungen erfolgt durch invoiceline eine automatische Entsperrung des Buchungsvorgangs. Die Kreditorenbuchhaltung hat hier keinen manuellen Aufwand mehr. Vorgänge mit Bestellbezug gehen für den Fall von Preisdifferenzen o. Ä. natürlich durch den Workflow unterstützt zum Einkauf. Via Customizing wurde auf Wunsch der Landbell AG das Zahlungsfristenbasisdatum so definiert, dass es nach Bestätigung der»mengenstrom-prüfung«im Workflow neu gesetzt wird. Das Eskalationsmanagement wurde ebenfalls zur Unterstützung von Workflow-Teilnehmern eingerichtet. Damit wurde ein weiterer Beitrag geleistet, um das gesteckte Ziel einer transparenteren und zügigen Rechnungsprüfung zu erreichen. Für Carsten Meyer, den IT-Leiter der Landbell AG, steht fest:»die optimale SAP-Integration von invoiceline hat uns einen günstigen Projektverlauf ermöglicht. Die Anwender sind sehr zufrieden und fühlen sich bei der Bedienung der invoiceline-software wohl. Es ist eine gute Sache«, so Carsten Meyer,»dass die CFT Consulting GmbH als unser Archivierungsexperte eine Kooperation mit der flowdocs Software GmbH eingegangen ist. So haben wir aus einer Hand sowohl die Archivierungsbetreuung als auch die Invoice Management Lösung erhalten.«landbell AG Die Landbell AG übernimmt die Entsorgungspflichten ihrer Kunden. Wer Verpackungen, Pfandgetränke oder Elektronik-Geräte in Umlauf bringt, ist zur typgerechten Rücknahme und Verwertung verpflichtet. Für jede dieser Herausforderungen bietet die Landbell AG die passende Entsorgungslösung. Die Landbell AG ist ein unabhängiger Entsorgungspartner. Als Vorreiter eines transparenten Angebotes hat die Landbell AG im dualen System ein Monopol beendet. Im Dienste der Kunden entscheidet sich die Landbell AG für die besten Angebote auf dem Entsorgermarkt. Man bündelt die Interessen der Kreislaufwirtschaft. Gemeinsam mit Entsorgungspartnern gewährleistet die Landbell AG eine ökonomische Verwertung nach allen Regeln moderner Recyclingtechnik. Die optimale Gewinnung von Sekundärrohstoffen schont die Umwelt und fördert die Wirtschaft. So rechnet sich Ökologie für alle Beteiligten. Die Genuss-Molkerei

20 38 easy capture plus easy capture plus 39 Die nächste Generation der Beleg-Erfassung: EASY CAPTURE PLUS Unternehmen stehen heute unter enormem Effizienzdruck. Wie lässt sich die Arbeitszeit der Beschäftigten von unproduktiven Tätigkeiten befreien? Wie gestaltet man Workflows profitabler, schneller und gleichzeitig verlässlich und rechtssicher? Die Antwort liegt in digitalen Unternehmensprozessen vom Rechnungseingang über das Bestellwesen bis zur revisionssicheren Archivierung. Doch wie wird aus einer Papierrechnung, einer oder einer Word-Datei ein digitaler Datensatz? Auch auf diese Frage gibt es eine Antwort: EASY CAPTURE PLUS, eine leistungsfähige Lösung aus dem Hause EASY SOFTWARE AG. Die besten digitalen Workflows nützen nichts, wenn die Datenqualität nicht stimmt oder die Übergabe der Daten von einem System ins andere zu kompliziert ist oder schlicht nicht richtig läuft. Jede Technologie, die die Erfassung von Dokumenten wie Bestellungen, Lieferscheinen, Belegen, Rechnungen oder Anschreiben sowie deren Übergabe an das Enterprise Content Management (ECM), das Rechnungswesen oder das Archiv ermöglicht, muss daher vor allem dreierlei können: Sie muss bei Eingaben von Hand einen hohen Nutzerkomfort bieten, bei automatischer Extraktion ohne großen Kontrollaufwand Daten aus Dokumenten auslesen und sie muss die entsprechenden Datensätze problemlos und schnell für die weitere Verarbeitung an Folgeanwendungen übergeben. Eine besondere Herausforderung liegt dabei in der Unterschiedlichkeit der Quellen denn Informationen erreichen Unternehmen heutzutage auf Papier, per oder per Fax. Zudem verstecken sie sich gleichzeitig in den eigenen Schriftsätzen, die beispielsweise in Word erstellt werden oder in Excel-Tabellen, die auf dem eigenen Server liegen. Mit EASY CAPTURE PLUS von EASY SOFTWARE steht Unternehmen eine leistungsfähige und skalierbare Standardlösung für genau dieses Spannungsfeld zur Verfügung. Sie deckt alle Eingangsmedien ab Scannen, Drucken, Office, und Fileserver und leistet so einen Beitrag zu einer weniger komplexen IT-Architektur. Sie ist serverbasiert und integriert sich problemlos in unterschiedlichste Prozesse und Workflows. Ein integriertes Transaktionsmanagement stellt dabei die zuverlässige und vollständige Erfassung aller Dokumente sowie ihre Übergabe an nachgelagerte Anwendungen sicher. Vom Beleg zum Datensatz Ein Herzstück von EASY CAPTURE PLUS sind die Hochleistungsschnittstellen zur Einbindung von Scannern: Sie garantieren, dass physische Dokumente in Papierform sei es ein eingehender Brief, eine Rechnung oder ein selbst erzeugter Beleg schnell in ausreichender Qualität als Bilddatei zur Verfügung stehen. Mitarbeiter an Scan- Arbeitsplätzen können mit Hilfe des Moduls CAPTURE SCAN allerdings nicht nur Scans anfertigen. Vielmehr finden sie direkt neben der Ansicht der Bilddatei eine Eingabemaske mit Standard-Feldern wie Datum, Rechnungsnummer oder Kundennummer sowie unternehmensindividuell festgelegten Feldern, in die sie die entsprechenden Informationen bequem eingeben und direkt mit der Bilddatei verknüpfen können. Darüber hinaus kann der User mit wenigen Mausklicks mehrere Bilddateien etwa unterschiedliche Seiten eines Dokuments als Teile eines Vorgangs»zusammenheften«. Noch mehr Komfort bietet EASY CAPTURE PLUS bei der automatischen Erfassung von Standardinformationen: Das Modul CAPTURE READ erlaubt das regelbasierte Auslesen von Daten. Das Modul CAPTURE VERIFY bietet für Rechnungen und Lieferscheine zudem eine selbsttätige Überprüfung der extrahierten Informationen ohne einen Wechsel der Anwendung. Neben der Bereitstellung von Bilddateien und Scans ist EASY CAPTURE PLUS in der Lage, s automatisch zu erfassen. Das entsprechende Modul CAPTURE MAIL unterstützt mit SMTP und POP3 alle gängigen -Systeme, kann beliebig viele Prozess-Postfächer wie oder serverbasiert auslesen und die Ergebnisse an die Verarbeitungsmodule von CAPTURE PLUS übergeben. Darüber hinaus bietet es dem Unternehmen einen zusätzlichen Vorteil: Es kann das Format von s automatisch umwandeln, sofern dies beispielsweise die gesetzlichen Vorgaben zur Langzeitarchivierung verlangen. Eine weitere, wichtige Datenquelle in jedem Unternehmen stellen die gängigen Office-Anwendungen dar: Hier werden täglich Schriftsätze und Belege erzeugt, die relevante Daten enthalten. Daher bietet CAPTURE OFFICE die Möglichkeit, Dokumente direkt aus Microsoft Office oder Open Office zu erfassen und entsprechend den gesetzlichen Vorgaben zur Langzeitarchivierung in ein anderes Format umzuwandeln. Zudem ist das Modul EASY CAPTURE PRINT in der Lage, Dokumente aus Druckdatenströmen jeder erdenklichen Windows-Anwendung zu ziehen. In der neuesten Version unterstützt es sogar die Printer Command Language (PCL). Nicht zuletzt erlaubt das Modul CAPTURE BATCH die Massenverarbeitung von Dateien, die auf dem Fileserver gespeichert sind. Leistungsfähig und unkompliziert So komplex die Prozesse sein mögen, die im Hintergrund ablaufen, so aufgeräumt und übersichtlich präsentieren sich alle EASY CAPTURE PLUS-Module dem Anwender. Selbsterklärende Schaltflächen und eine intuitive Benutzeroberfläche garantieren dem Unternehmen nicht nur eine schnelle Einarbeitung, sondern verringern gleichzeitig das Risiko von Fehleingaben oder fehlerhafter Bedienung. Bildnachweis: EASY SOFTWARE AG Anzeige: Das gerade vorgestellte Release 4.3 bietet darüber hinaus nochmals mehr Short Keys für schnelleren Zugriff auf häufig genutzte Funktionen. Der Verwaltungsaufwand für EASY CAPTURE PLUS ist sehr gering. Alle Module lassen sich bequem und zeitsparend auf der Konsole des zentralen Administrationsmoduls EASY PLUS CENTER verwalten. Hierzu stehen intuitive, webbasierte Tools zur Verfügung. Anwenderszenarien werden beispielsweise lediglich einmal in der Konsole am FIS-ASP gratuliert ihrem langjährigen Partner CFT zum 20. Firmenjubiläum Die langjährige und vertrauensvolle Partnerschaft mit CFT stellt für FIS-ASP einen wichtigen Faktor dafür dar, seinen Kunden ein verlässlicher Partner für hochverfügbare und sichere Lösungen zu sein. Mit Erfolg: Über Anwender in ganz Europa greifen inzwischen auf Server und Services der FIS-ASP zu oder nutzen deren t echnisches Consulting-Angebot. Mit CFT und EASY SOFTWARE als Partner ist es FIS- ASP möglich, anspruchsvolle ECM- Projekte im Umfeld von SAP, vom Mittelstand bis in die Konzernebene, qualitativ hochwertig umzusetzen. Geschäftsführer Robert Schuhmann, im Namen der FIS-ASP GmbH: Starke Partner dürfen feiern FIS-ASP gratuliert CFT zum 20. Jubiläum und wünscht weiterhin Erfolg und beste Zusammenarbeit! Server eingerichtet und stehen sofort für alle berechtigten Benutzer beziehungsweise Arbeitsplätze zur Verfügung. Auch verfügt Release 4.3 erstmals über einen so genannten Script-Debugger, der kleinere Probleme in Eigenregie löst. Schließlich punktet Release 4.3 bei scriptlastigen Prozessen nochmals mit gesteigerter Performance und damit einer schnelleren Bearbeitung einzelner Belege. Ermöglicht wird dies durch ein neues Precompiling von Skripten. Schließlich ermöglicht die serverbasierte Architektur Hochverfügbarkeitslösungen, und ein Proxyserver erlaubt sogar die flexible Erfassung von Belegen im Offlinemodus und ohne dauerhafte Verbindung zum Server. Weitere Informationen:

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