AGILE WORKPLACE MANAGEMENT. Für gesteigerte Produktivität, geringere Kosten und besseres Arbeiten am Arbeitsplatz

Transkript

1 AGILE WORKPLACE MANAGEMENT Für gesteigerte Produktivität, geringere Kosten und besseres Arbeiten am Arbeitsplatz

2 Dank eines agilen Workplacemanagements können Sie: Die operative Nutzung durch die Integration intelligenter Sensoren steuern Einen Arbeitsplatz, Tagungsraum oder eine Dienstleistung on-the-fly reservieren Arbeitsplätze, Tagungsräume und Personen finden Die Verfügbarkeit von Tagungsräumen durch ein automatisiertes No-Show- Management erhöhen Eine Verbindung mit Microsoft Outlook herstellen, um die individuellen Kalender der Mitarbeiter in die Verwaltung der Tagungsräume einzubeziehen Die Unterstützung des Kerngeschäfts mit geeigneten Arbeitsplatzkonzepten, die an veränderte Bedürfnisse angepasst werden können, ist eine der wichtigsten Leistungen des Facility Managements. Sich ändernde Arbeitsmethoden machen dies zu einem businesskritischen Service: Heutzutage arbeiten Menschen überall und rund um die Uhr. Der Kampf um Talente verlangt modernste Gebäude, Technologien und Dienstleistungen, um die heutige Generation an Wissensarbeitern zu unterstützen und eine hervorragende und individuelle Nutzererfahrung zu ermöglichen. Gleichzeitig konzentrieren sich Unternehmen weiterhin auf Kosteneffizienz. Arbeitsplätze sind teuer, weshalb ein zuverlässiges Workplace Management System wichtig ist, um eine optimale Nutzung dieser Arbeitsplätze und der hiermit verbundenen Dienstleistungen zu gewährleisten. Agile Workplace Management ist ein Konzept, das es Unternehmen ermöglicht, die tägliche Dynamik des flexiblen Arbeitens, Besprechens und Zusammenarbeitens in Echtzeit zu steuern und zu optimieren. Die Integration von Technologien mit einfach zu bedienender Software auf intuitiven Geräten steigert die Produktivität, reduziert die Kosten für Arbeitsplätze und verbessert das Arbeiten am Arbeitsplatz. Planon umfasst Softwarelösungen, Integrationstechnologien und Best Practices für eine erfolgreiche Implementierung eines Agile Workplace Managements in jedem Unternehmen. Die Erbringung von Dienstleistungen auf tägliche Anforderungen abstimmen Die Nutzung monitoren und die Belegung analysieren 2 AGILE WORKPLACE MANAGEMENT planonsoftware.com

3 DIE OPERATIVE NUTZUNG DURCH INTEGRATION INTELLIGENTER SENSOREN STEUERN Sensor-Technologie kommt immer häufiger in Gebäuden zum Einsatz und unterstützt mehrere Prozesse wie Sicherheit, Schutz, Wartungs- und Nutzungsmanagement. Planon Universe unterstützt die standardisierte Integration mit Sensor-Technologie. Arbeitsplatz- und Konferenzraum-Sensoren sind in der Lage, ihren Status zu kommunizieren. Ist der Tagungsraum oder Arbeitsplatz tatsächlich belegt? Auf Grundlage dieser Statusdaten ist die Echtzeit-Verfügbarkeit und -Belegung der Tagungsräume und Arbeitsplätze genau bekannt. Dies ermöglicht es den Nutzern, einen verfügbaren Arbeitsplatz oder Tagungsraum on-the-fly zu finden und in Anspruch zu nehmen. Wenn ein Sensor feststellt, dass ein reservierter Tagungsraum oder Arbeitsplatz nicht genutzt wird, kann er den Raum oder Arbeitsplatz für neue Reservierungen sofort freigeben. Diese automatisierte Erkennung von Personen, die nicht erscheinen oder eine Besprechung bzw. einen Arbeitsplatz frühzeitig verlassen, hilft die Nutzung der Tagungsräume und Arbeitsplätze zu erhöhen. Die Sensor-Integration ermöglicht es Managern, historische Daten und prognostizierte Nutzungsmuster anhand genauer und verlässlicher Daten zu analysieren. Die Sensor-Integration in Planon Universe umfasst und unterstützt: Sensor-Technologie, mit der Unternehmen eine große Bandbreite an verfügbaren Sensoren von mehreren Anbietern verbinden können. Eine standardisierte Sensorverknüpfung basierend auf Planons Integrationstechnologie. Die aktive Verwendung von Sensordaten in Prozessen wie Raumreservierungen mit Leerlauf- und Wartezeiten, das Management nicht erscheinender Personen und grafische Visualisierungen. Die Transformation großer Mengen von Sensormesswerten Big Data in wertvolle Managementinformationen. Die Anpassung und Anwendung spezifischer was-wäre-wenn -Regeln und zeitlicher Beschränkungen sowie die Anpassung und Anwendung von Warnmeldungen oder Workflows bei No- Shows, Unter- oder Überbelegung oder unerwarteten Situationen. Kapazitätsübersicht Verfügbarkeit von Besprechungsräumen planonsoftware.com AGILE WORKPLACE MANAGEMENT 3

4 EINEN ARBEITSPLATZ, TAGUNGSRAUM ODER EINE DIENSTLEISTUNG ON-THE-FLY RESERVIEREN Die operative Dynamik nimmt in jedem Unternehmen zu. Wo, wann und wie Menschen arbeiten, ändert sich täglich oder sogar stündlich. Planon Universe bietet Tools und Technologien, die es der Belegschaft ermöglichen, einen Arbeitsplatz oder Tagungsraum sofort zu buchen. Einfach, indem sie ihr Smartphone, Roombookingpanels oder Kiosk- Geräte nutzen, die die Echtzeit- Belegung, verfügbare Arbeitsplätze und freie Tagungsräume visualisieren. Die Möglichkeit, diese Tools in einer einzigen integrierten Plattform zu kombinieren, steigert die Produktivität, erhöht die Kosteneffizienz und schafft optimale Arbeitsbedingungen. Um diesen Aspekt des Agile Workplace Management zu berücksichtigen, umfasst und unterstützt Planon Universe: Den Einsatz von Smartphones mit einfach zu bedienenden Planon Apps, um einen Tagungsraum in Anspruch zu nehmen, einen Arbeitsplatz durch einfaches Scannen eines QR-Codes oder die Berührung eines RFID-Tags zu reservieren. Eine Standard-Verbindung, um Planon mit Touchscreen-Lösungen zu verknüpfen, die Echtzeit-Nutzungen visualisieren und es Benutzern ermöglichen, einen Arbeitsplatz oder Tagungsraum ganz einfach auszuwählen und zu buchen. Eine Standard-Verbindung mit Roombookingpanels, die sich am Eingang eines jeden Tagungsraums befinden, sodass Nutzer schnell einen freien Raum in Anspruch nehmen können. Die Möglichkeit der Mitarbeiter, einen Raum durch das Scannen ihres Unternehmensausweises zu reservieren. Die vollständige Integration mit zugehörigen Funktionalitäten in Planon Universe, um die Abstimmung in Prozessen wie Buchungen, Stornierungen, Rückbuchungen, Planung und Bereitstellung von Dienstleistungen sicherzustellen. ARBEITSPLÄTZE, TAGUNGSRÄUME UND PERSONEN FINDEN Durch die neue Dynamik in der Arbeitswelt, wie, wann und wo Menschen arbeiten, ist die Notwendigkeit, verfügbare Arbeitsplätze oder freie Tagungsräume zu finden, oder zu wissen, wo sich ein Mitarbeiter gerade befindet, ein geschäftskritischer Faktor geworden. Diese einfache Suche ermöglicht es den Mitarbeitern, schnell einen freien und anforderungsgerechten Arbeitsplatz zu finden und in Anspruch zu nehmen, den derzeitigen Arbeitsplatz eines Kollegen zu lokalisieren, oder einen geeigneten Tagungsraum zu finden und für eine sofortige Sitzung zu reservieren. Das alles ohne wertvolle Zeit zu verlieren und immer auf Basis von Echtzeit-Informationen über Verfügbarkeit und Belegung. Planon Universe leitet zudem Besucher durch grafische Visualisierungen der Gebäudepläne und durch Markierung des betreffenden Standorts zu einem bestimmten Tagungsraum. Um diesen Aspekt des Agile Workplace Managements zu berücksichtigen, umfasst und unterstützt Planon Universe: Den Einsatz von Smartphones mit intuitiven Planon Apps, um alle tatsächlich freien Arbeitsplätze oder Tagungsräume zu suchen und auf grafischen Dashboards oder den entsprechenden CAD-Gebäudeplänen zu visualisieren. Early-leave und No-Show Nichterscheinen und vorzeitiges Verlassen 8, 7,5 7, 6,5 6, 5,5 5, 4,5 4, 3,5 3, 2,5 2, 1,5 1,,5, Zo Ma Di Wo Do Vr Za Early-leave No-Show 4 AGILE WORKPLACE MANAGEMENT planonsoftware.com

5 Die sofortige Reservierung eines gefundenen Arbeitsplatzes oder Tagungsraums mit Planon Apps. Die Anzeige der Verfügbarkeit eines bestimmten Tagungsraums mit Planon Apps, einschließlich Ausstattungen wie beispielsweise für Videokonferenzen; Die Verwendung von Planon Apps, um Kollegen zu suchen und deren tatsächlichen Standort und den genutzten Arbeitsplatz zu finden; Den Einsatz von intuitiven Kiosk- Lösungen, um einen verfügbaren Arbeitsplatz oder freien Tagungsraum zu suchen, zu visualisieren und sofort zu buchen oder einen Kollegen zu finden und durch ein grafisches Leitsystem an den entsprechenden Standort geführt zu werden. DIE VERFÜGBARKEIT VON TAGUNGSRÄUMEN DURCH AUTOMATISIERTES NO-SHOW- MANAGEMENT ERHÖHEN Beim traditionellen Workplacemanagement werden Tagungsräume im Voraus administrativ reserviert, um die Verfügbarkeit zu gewährleisten und Doppelreservierungen zu vermeiden. In der täglichen Praxis bleiben viele reservierte Tagungsräume jedoch leer, auch wenn sie administrativ gebucht wurden. Sitzungen werden ohne Mitteilung storniert, die Teilnehmer erscheinen nicht oder Sitzungen dauern nur 2 Minuten statt der geplanten vollen zwei Stunden. Teilnehmer, die nicht erscheinen oder die Besprechung frühzeitig verlassen, gehören zur Realität und beeinträchtigen die effektive Nutzung von Tagungsräumen und entsprechenden Dienstleistungen und blockieren zudem die Nutzung durch andere Personen. Planon Universe bietet eine vollautomatische Erkennung von Teilnehmern, die nicht erscheinen oder die Besprechung frühzeitig verlassen, einschließlich Freigabe-Management, um die Echtzeit-Nutzung der Tagungsräume zu verbessern. Um diesen Aspekt des Agile Workplace Managements zu berücksichtigen, umfasst und unterstützt Planon Universe: Die Echtzeit-Verknüpfung mit Tagungsraum-Sensoren, die Informationen über die tatsächliche Belegung des Raums an Planon Universe senden. Den automatisierten Vergleich des aktuellen und administrativen Status, um Teilnehmer, die nicht erscheinen oder die Besprechung frühzeitig verlassen, oder die nicht reservierte Nutzung eines Tagungsraums zu ermitteln. Wenn Teilnehmer nicht erscheinen oder die Besprechung frühzeitig verlassen, wird der Tagungsraum administrativ freigegeben, sodass er für neue Anfragen oder Reservierungen sofort wieder zur Verfügung steht. Konfiguration und Anpassung von was-wäre-wenn -Regeln und Zeitbeschränkungen, wenn Teilnehmer nicht erscheinen oder eine Besprechung vorzeitig beendet wird. Im Falle einer nicht-reservierten Nutzung wird der Raum administrativ blockiert, um Doppelnutzungen oder -buchungen zu vermeiden. Die vollständige Integration aller Komponenten in Planon Universe, um eine Abstimmung mit Prozessen wie z. B. die Stornierung einer Dienstleistung, Rückbuchungen, Analysen nicht erscheinender Personen und Vergleiche zwischen Reservierungen und der realen Nutzung sicherzustellen. Belegungs- Matrix 12: Uhr 1: Uhr 2: Uhr 3: Uhr 4: Uhr 5: Uhr 6: Uhr 7: Uhr 8: Uhr 9: Uhr 1: Uhr 11: Uhr 12: Uhr 13: Uhr 14: Uhr 15: Uhr 16: Uhr 17: Uhr 18: Uhr 19: Uhr 2: Uhr 21: Uhr 22: Uhr 23: Uhr Sonntag Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Samstag Grad der Auslastung planonsoftware.com AGILE WORKPLACE MANAGEMENT 5

6 EINE VERBINDUNG MIT MICROSOFT OUTLOOK HERSTELLEN Viele Unternehmen verwenden Microsoft Outlook, um die Kalender und die Verfügbarkeit ihrer Mitarbeiter zu verwalten. Beim Sitzungsmanagement bestimmen die Prüfung der Verfügbarkeit der Teilnehmer und die Suche nach einem geeigneten Raum das Datum und die Uhrzeit für die Besprechung. Planon Universe enthält eine automatische Verknüpfung mit Microsoft Outlook, um die Kalender der Mitarbeiter mit der Verfügbarkeit von Tagungsräumen in Planon Universe abzustimmen. Diese Integration basiert auf Microsoft Exchange und gewährleistet eine einfache und sichere Bereitstellung an alle Mitarbeiter, die von einer beliebigen Plattform oder einem beliebigen Gerät auf Outlook zugreifen können. Planon Connect für Outlook: Verwendet Microsoft Outlook, um Sitzungen basierend auf den Kalendern der Teilnehmer und der automatischen Suche nach einem verfügbaren Tagungsraum zu planen. Stellt sicher, dass bei Änderungen in Microsoft Outlook, die Verfügbarkeit des entsprechenden Tagungsraums automatisch auch in Planon Universe geprüft und entsprechend synchronisiert wird. Gewährleistet, bei Stornierungen bei Microsoft Outlook, eine umgehende Freigabe Tagungsraum in Planon Universe. Unterstützt die Planung von Sitzungen in mehreren Zeitzonen. Profitiert aufgrund der technischen Integration mit Microsoft Exchange von einer einfachen Umsetzung auf allen Plattformen, einschließlich Outlook Web Access und Outlook Mobile. DIE DIENSTLEISTUNGEN AUF TÄGLICHE ANFORDERUNGEN ABSTIMMEN Ein Agile Workplace Management wirkt sich auch auf die Dienstleistungen in Bezug auf Arbeitsplätze und Tagungsräume aus. Zu diesen Dienstleistungen zählen mitarbeiter- oder besucherorientierte Dienstleistungen wie Catering und Bewirtung, aber auch operative Leistungen wie Reinigung und Instandhaltung, um die Qualität von Arbeitsplätzen und Tagungsräumen zu gewährleisten. Planon Universe umfasst Technologien und Funktionalitäten, die beide Dienstleistungskategorien unterstützen, sodass die Mitarbeiter Dienstleistungen einfach anfordern und Service-Manager die operative Bereitstellung dieser Dienstleistungen planen und monitoren können. Um diesen Aspekt des Agile Workplace Managements zu berücksichtigen, umfasst und unterstützt Planon Universe: Den Einsatz von Smartphones mit einfach zu bedienenden Planon Apps, mit denen eine Dienstleistung angefordert werden kann. Das webbasierte Planon Self- Service-Portal mit relevanten Informationen, einfachem Zugang zu Dienstleistungen und Reservierungen, Vorabregistrierung von Besuchern und Statusinformationen zu Anfragen. Die Standardisierung von Dienstleistungen und entsprechenden Arbeitsabläufen, um eine nahtlose Kommunikation und Planung durch eine vollständige Prozessintegration zu gewährleisten. Automatisierte Stornierungen, Verringerung oder Erhöhung von Dienstleistungen, wenn Personen nicht erscheinen, die Sitzung kürzer oder länger dauert. Das SLA Management und Performance Monitoring der Dienstleistungen durch interne Mitarbeiter oder externe Dienstleister. 6 AGILE WORKPLACE MANAGEMENT planonsoftware.com

7 NUTZUNG MONITOREN UND BELEGUNG ANALYSIEREN Planon Universe enthält Standard-Berichte und Dashboards, die es Ihnen ermöglichen, die Verfügbarkeit und Nutzung von Tagungsräumen und Arbeitsplätzen zu verbessern. Benötigen Sie weniger oder mehr Tagungsräume? Welche Arbeitsplätze werden am häufigsten genutzt? Wie hoch ist die No-Show-Rate? Wie hoch ist die durchschnittliche Belegungsrate? Was sind die Spitzenzeiten und -tage? Wie hoch sind die Kosten je Abteilung? Planon Universe liefert Ihnen die Informationen, um diese Fragen auf Grundlage der realen Situation zu beantworten und ermöglicht es Ihnen, zukünftige Belegungsraten vorherzusagen und Ihre Workplace- und Immobilienstrategie dementsprechend anzupassen. Planon Universe umfasst eine große Bandbreite an Analysen und Berichten, um: Grafische Belegungsanalysen für Tagungsräume in Bezug auf die Anzahl von Reservierungen, reservierte Zeiträume sowie die Anzahl der Personen zu erstellen. No-Shows nach Abteilung, Auftraggeber, Zeitraum oder Tagungsraum zu analysieren. Kosten- und Kostenumlagereporting zu erstellen. Zukünftige Tagungsraum- und Arbeitsplatzanforderungen durch die Analyse von Spitzenzeiten vorherzusagen. Die Qualität der Dienstleistung durch Performance-Analysen zu monitoren. Tagungsraum Reservierung und Belegung Analyse von Reservierung und Belegung planonsoftware.com AGILE WORKPLACE MANAGEMENT 7

8 planonsoftware.com Mit über 3 Jahren Erfahrung im Bereich CAFM Software ist Planon der weltweit führende Anbieter von Software für Organisationen die ihre Arbeitsumgebung, die dazugehörigen Services und technischen Betriebsmittel optimieren wollen. Planon liefert innovative Softwarelösungen, bewährte Best Practices und professionelle Dienstleistungen, die zur Steigerung von Produktivität und Kosteneffizienz beitragen. Gartner das führende und unabhängige Technologie Marktforschungsinstitut bewertet die Planon CAFM Software seit Jahren als internationalen Marktführer im Magic Quadrant für Integrated Workplace Management Systems (IWMS). Planon ist zudem vollständig nach GEFMA 444 zertifiziert und hat seine umfangreichen Lösungen bereits bei mehr als 2. Kunden in Büros auf der ganzen Welt integriert. Um mehr über die Planon CAFM Software zu erfahren, besuchen Sie bitte planonsoftware.com oder folgen Sie uns HAUPTSITZ Tel.: info-int@planonsoftware.com FRANKREICH Tel.: info-fr@planonsoftware.com INDIEN Tel.: info-in@planonsoftware.com ÖSTERREICH Tel.: info-at@planonsoftware.com BELGIEN Tel.: info-be@planonsoftware.com GROSSBRITANNIEN Tel.: info-uk@planonsoftware.com KANADA Tel.: info-ca@planonsoftware.com SINGAPUR Tel.: info-sg@planonsoftware.com DEUTSCHLAND Tel.: info-de@planonsoftware.com HONGKONG Tel.: info-hk@planonsoftware.com NIEDERLANDE Tel.: info-nl@planonsoftware.com VEREINIGTE STAATEN Tel.: info-us@planonsoftware.com