Prozessmanagement: Effektive Prozesse realisieren und optimieren

Transkript

1 Prozessmanagement: Effektive Prozesse realisieren und optimieren Ein Spezial-Report aus dem Bereich Einkauf, Produktion & Logistik VNR VERLAG FÜR DIE DEUTSCHE WIRTSCHAFTS AG

2 So erkennen Sie mögliche Schwachstellen in Ihren Prozessen auf einen Blick von Dr.-Ing. Jan Hrdina Um effektive und effiziente Prozesse gestalten zu können, müssen Sie deren Inhalte, z. B. Ablaufabschnitte, Systeme, Anlagen, Maschinen und Geräte, genau kennen. Aber nicht nur Sie müssen über diese Kenntnis verfügen, sondern auch Ihre Mitarbeiter und eventuell sogar Servicetechniker von Fremdfirmen. Mit einer Visualisierung der Prozesse liefern Sie den Beteiligten im Bedarfsfall schnelles und präzises Wissen. 2 BEISPIELE, FÜR WELCHE BEREICHE SIE EINE PROZESSGRAFIK EINSETZEN 1. Bewegungsabläufe Ihrer Mitarbeiter: Um einen Arbeitsplatz z. B. für die Ausführung von Reparaturen zu optimieren und Schwachstellen aufzudecken, ist die Darstellung des Bewegungsablaufs sehr hilfreich. Die nummerierten Pfeile in der Abbildung stellen die Bewegungen des Mitarbeiters in der Reihenfolge des Arbeitsablaufes dar. VNR VERLAG FÜR DIE DEUTSCHE WIRTSCHAFTS AG 1

3 2. Ihre Materialflüsse: Ersatzteile legen in einem Betrieb oft lange und verschlungene Wege zurück. Für die Darstellung dieser Materialflüsse platzieren Sie zunächst alle Orte im ungefähr maßstäblichen Abstand und in tatsächlicher Lage zueinander und verfolgen dann den Weg. So erkennen Sie schnell mögliche Optimierungspotenziale. VNR VERLAG FÜR DIE DEUTSCHE WIRTSCHAFTS AG 2

4 Muster für Ihre Prozessbeschreibung Sie wollen neue Qualitätsmanagementprozesse auf Wunsch eines wichtigen Kunden einführen oder bisherige Prozesse kontinuierlich verbessern? Dann gestalten Sie ein Muster für die Prozessbeschreibung. Damit nicht jeder in Ihrem Unternehmen das Rad neu erfinden muss, lohnt es sich, Ihr Wissen in einem Standard zusammenzufassen. Lassen Sie sich von dem vorliegenden Muster inspirieren und kreieren Sie eine passende Vorlage für Ihr Unternehmen. Beispielhaft habe ich Ihnen eine Prozessbeschreibung für den Prozessabschnitt der Fehlererkennung in der Produktion mitgebracht (vgl. Abbildung unten). Der oberste Zeilenkasten beschreibt, worum es sich handelt: Es ist eine Arbeitsanweisung. Daneben steht, welcher Prozess beschrieben wird, hier: Fehlererkennung in der Produktion. Im unteren Zeilenkasten sehen Sie, wer den Muster- Prozess erstellt, geprüft und freigegeben hat. Derjenige, der den Prozess freigegeben hat, unterschreibt dann die Arbeitsanweisung im letzten Kästchen unten rechts, damit die Anweisung gültig ist (Freigabeunterschrift). Führen Sie diese Beschreibung für alle Prozesse durch, die Sie einführen oder verbessern wollen. Auf diese Weise schaffen Sie Transparenz, Verständnis und damit wiederum Qualität. Tipp: Sprechen Sie sich ebenfalls mit Kollegen aus anderen Abteilungen ab, ob Ihr Formular auch für diese gut zu verwenden ist oder ob sie es eventuell noch anpassen möchten. Damit steigern Sie sowohl die Akzeptanz für dieses Muster in vielen Bereichen als auch den Teamgedanken: Sie ziehen alle an einem Strang. VNR VERLAG FÜR DIE DEUTSCHE WIRTSCHAFTS AG 3

5 In 6 Schritten zur effektiven Prozessoptimierung Sie sind verantwortlich für die Entwicklung und Umsetzung von Prozessoptimierungen. Das funktioniert so weit, so gut. Doch kostet es Sie manchmal auch sehr viel Überzeugungskraft und Eigenleistung? Mit diesen 6 Schritten gehen Sie Ihr Optimierungsvorhaben strukturiert an und verringern Akzeptanzprobleme. VNR VERLAG FÜR DIE DEUTSCHE WIRTSCHAFTS AG 4

6 Einer Ihrer Mitarbeiter hat eine Idee für eine Prozessoptimierung. Sie erstellen mit ihm die detaillierte Prozessbeschreibung. Danach stimmen Sie den Prozess mit der hierfür verantwortlichen Führungskraft, z. B. dem Fertigungsleiter, ab. Anschließend beginnt Ihre eigentliche Arbeit: Sie müssen dafür sorgen, dass die Mitarbeiter die Prozessoptimierung auch umsetzen. Gehen Sie hierfür systematisch vor. SCHRITT 1: BINDEN SIE IHREN MITARBEITER AKTIV MIT EIN Der Mitarbeiter mit der neuen Idee ist der Prozessdurchführungsexperte. Erklären Sie ihm, was für die Aufzeichnung eines Prozesses wesentlich ist und lassen Sie ihn alle Vorschläge zu den jeweiligen Arbeitsschritten dokumentieren. Danach sprechen Sie den Prozess mit ihm durch, sodass Sie sicherstellen, alles verstanden zu haben, und bedanken sich für sein Engagement. SCHRITT 2: BESCHREIBEN SIE DEN PROZESS NACH DEN OPTIMIERTEN ABLÄUFEN Die detaillierte Beschreibung des idealen Prozesses für den internen Gebrauch sollte Ihnen jetzt sehr leicht fallen, da Sie alle wesentlichen Punkte mit dem Durchführungsexperten abgestimmt und Unklarheiten beseitigt haben. SCHRITT 3: KLÄREN SIE, WAS DURCH DIE PROZESSOPTIMIERUNG ERREICHT WIRD 1. Untersuchen Sie den Einsatz von Ressourcen und benennen Sie die Verbesserung. Ressourcen sind beispielsweise: eingesetztes Material, Maschinen, Mitarbeiter, die Arbeitsfläche, die für den Prozess benötigt wird, Energiebedarf usw. 2. Beschreiben Sie, wie sich die Qualität im Ergebnis erhöht. VNR VERLAG FÜR DIE DEUTSCHE WIRTSCHAFTS AG 5

7 3. Prüfen Sie, ob sich die Anzahl der Schnittstellen reduziert, denn je weniger Schnittstellen, desto geringer ist das Fehlerpotenzial. Untersuchen Sie demnach: die Kontakte zwischen Mitarbeitern, die Kontakte zwischen Maschinen sowie die Kontakte zwischen Abteilungen. 4. Vergleichen Sie den finanziellen Einsatz für die Einführung und Umsetzung der Prozessoptimierung mit dem Gewinn aus den Verbesserungen. Stellen Sie beispielsweise: die Kosten der Einführung der Prozessverbesserung und die Kosten für Prämien an den Initiator des neuen Verfahrens den Einsparungen und dem erwarteten Nutzen gegenüber. SCHRITT 4: ENTSCHEIDEN SIE, OB UMGESETZT WIRD Besprechen Sie die Prozessoptimierung mit dem zuständigen Abteilungsleiter bzw. mit den Verantwortlichen der Abteilungen, wenn es abteilungsübergreifende Schnittstellen im Prozess gibt. Stellen Sie die Prozessverbesserung sowie deren Wirkungen vor. Auf dieser Grundlage entscheiden Sie gemeinsam, ob der Prozess eingeführt wird oder nicht. Ergebnis des Treffens ist die gemeinsam getragene Entscheidung, ob und wann der verbesserte Prozess eingeführt wird. Durch die gemeinsame Entscheidung sitzen alle im selben Boot und die Umstellung verläuft reibungsloser, da alle Beteiligten das gleiche Ziel verfolgen. SCHRITT 5: AUFNAHME DES PROZESSES IN IHRE QM- DOKUMENTATION Aktualisieren Sie das QM-Handbuch mit dem in Schritt 2 beschriebenen Prozess. Ergänzen Sie die Aspekte, die in Schritt 3 verfeinert wurden. SCHRITT 6: UMSETZUNG DER PROZESSOPTIMIERUNG Legen Sie einen Termin fest, an dem der neue Prozess allen Mitarbeitern vorgestellt wird. Binden Sie hier wieder den VNR VERLAG FÜR DIE DEUTSCHE WIRTSCHAFTS AG 6

8 Ideengeber, Ihren Prozessdurchführungsexperten, ein. Stellen Sie mit ihm zusammen den Prozess vor und würdigen Sie dessen Engagement. Indem Sie den Ideengeber als einen der durchführenden Mitarbeiter aktiv einbeziehen, wird der Prozess von den Mitarbeitern eher angenommen ist er doch einer von ihnen. Tipp: Nutzen Sie Ihren Prozessdurchführungsexperten ebenfalls für die Einführungsphase als Mitansprechpartner. Dies ist eine aktive Anerkennung seiner Leistung und mindert die Reibungsverluste in der Anfangszeit der Prozesseinführung. Zudem erhöht sich die Chance, dass auch andere Mitarbeiter weitere Ideen zur Prozessverbesserung einreichen. Ihnen hat dieser Spezial-Report gefallen? Sie benötigen weitere Tipps für Ihren Berufsalltag? Dann besuchen Sie unseren Shop auf mit zahlreichen Fachpublikationen für Ihren beruflichen Erfolg. VNR VERLAG FÜR DIE DEUTSCHE WIRTSCHAFTS AG 7

9 Impressum Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG Theodor-Heuss-Straße 2-4 D Bonn Großkundenpostleitzahl: D Bonn Tel.: (Kundendienst) Fax: USt.-ID: DE Amtsgericht Bonn, HRB 8165 Internet: kundendienst@vnr.de Vorstand: Helmut Graf, Guido Ems, Frederik Palm Copyright: Vervielfältigungen jeder Art sind nur mit ausdrücklicher Genehmigung des Verlags gestattet. Die Aufnahme in Online-Dienste und Internet sowie die Vervielfältigung auf Datenträger dürfen nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung des Verlags erfolgen. Haftung: Die Beiträge und Inhalte werden mit Sorgfalt recherchiert. Dennoch wird eine Haftung ausgeschlossen. Bildnachweis: Fotolia.com VNR VERLAG FÜR DIE DEUTSCHE WIRTSCHAFTS AG 8