Betriebswirtschaftliche Softwarelösungen für kleine und mittlere Unternehmen

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1 Gefördert durch das Marktstudie Betriebswirtschaftliche Softwarelösungen für kleine und mittlere Unternehmen 10 Lösungen für Handel, Dienstleistung, Produktion und Handwerksbetriebe

2 Herausgeber und Redaktion Mainfränkisches Electronic Commerce Kompetenzzentrum Sedanstraße Würzburg Tel.: 0931 / Internet: Lehrstuhl für BWL und Wirtschaftsinformatik Universität Würzburg Josef-Stangl-Platz Würzburg Tel.: 0931 / Internet: Teilnehmende Softwarehersteller und Partner Alixon ohg Buhl Data Service GmbH godesys AG Microsoft Deutschland GmbH Sage Software GmbH & Co. KG SAP AG Lexware GmbH & Co. KG mcbs Systemhaus GmbH MESONIC Software GmbH myfactory International GmbH SoftENGINE GmbH Step Ahead AG Autoren Dipl.-Kfm. Sebastian Klüpfel Dipl.-Kfm. Gabriel Brügel mit weiterer Unterstützung von Dipl.-Kfm. Ruben Erny Dipl.-Kff. Christine Scheid BSc Jörg Hofmann BSc Wojciech Bolesta Stand Dezember 2008

3 Inhalt Inhalt 1 Einleitung Betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware Marktüberblick Buhl Data Service GmbH - Kaufmann Mittelstand Godesys AG - SO: 2Go Lexware GmbH & Co. KG - Lexware business office pro Mesonic Software GmbH - Corporate WINLine Microsoft Deutschland GmbH - Microsoft Dynamics NAV myfactory International GmbH - myfactorybusinessworld Sage Software GmbH & Co. KG - Office Line Evolution SAP - Business One Softengine GmbH - BüroWARE basic/medium/premium Step Ahead AG - Steps Business Solution Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr

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5 1 1 Einleitung In einem sich schnell wandelnden, turbulenten Umfeld nimmt die Komplexität der Produktions- und Geschäftsprozesse stetig zu. Um diese zu beherrschen, sind intelligente betriebswirtschaftliche Softwarelösungen sogenannte ERP-Software in der Industrie, aber auch in Handels- und Dienstleistungsunternehmen unentbehrlich geworden. Selbst kleinere Unternehmen kommen heute nicht mehr ohne betriebswirtschaftliche Software aus. Rechtsvorschriften, Webangebote, Kundenmanagement, Auftragsabwicklung und vieles mehr werden in sinnvoller Weise durch Software erfüllt und unterstützt. Einsparungen von bis zu 40 % durch effizientere Gestaltung der Abläufe im Unternehmen sind damit keine Seltenheit. Doch leider wird oftmals das Potenzial nicht erkannt und die Einführung eines Systems immer wieder aufgeschoben. Die Orientierungslosigkeit der Unternehmen bei der Softwareauswahl hat oft zur Folge, dass diese sich falsch entscheiden oder das Thema ERP-Unterstützung ausblenden: Bei Unternehmen unter 50 Mitarbeitern setzen knapp 35 % kein ERP-System ein. Zu einem ähnlichen Ergebnis kommt auch eine aktuelle Umfrage (2007) des Nürnberger Marktforschungsunternehmen Icon Added Value. Bei der Befragung von 1500 kleinen mittelständischen Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen gaben immerhin 12 % der Teilnehmer an, sogar ganz auf die Hilfe des Computers bei der Betriebsführung zu verzichten. Kaufmännische Software nutzen lediglich 43 % der befragten Firmen. Der Rest arbeitet zwar mit PC- Unterstützung, behilft sich bei kaufmännischen Prozessen aber mit Office-Produkten, wie Word, Excel oder Access. Ein Großteil dieser Unternehmen glaubt leider auch, künftig auf betriebswirtschaftliche Software verzichten zu können. Vor allem die Bereitschaft, Programme für Lagerhaltung oder Mahnwesen anzuschaffen, ist nur sehr gering ausgeprägt. Am häufigsten wird kaufmännische Software in den Unternehmensbereichen Finanz- und Rechnungswesen (82 %) sowie Auftragsbearbeitung (65 %) eingesetzt. Im Handwerk wird die Kluft noch deutlicher hier sind es 60 %, die wichtige Ressourcen verschenken. Da werden Rechnungen umständlich mit Word gedruckt, da sind wichtige Unternehmenszahlen nicht verfügbar, da kommt es zu Fehlern in der Auftragsabwicklung. Mit einer Spezialsoftware dagegen könnte das Geschäft wesentlich reibungsloser laufen. Aber: Wenn eine kleine Firma sich eine solche Software anschaffen will, stößt sie auf einen Markt mit Hunderten von Anbietern und steht dann meist völlig ratlos da, sagt Prof. Dr. Rainer Thome, Lehrstuhlinhaber des Lehrstuhls für BWL und Wirtschaftsinformatik, der sich schon seit vielen Jahren mit betrieblichen Softwarelösungen auseinandersetzt. Da sich Unternehmen bis zu zehn Jahre an die neue Software binden, ist die richtige Wahl der Software entscheidend. Die Suche nach einer geeigneten betriebswirtschaftlichen Softwarelösung stellt daher für kleine Unternehmen eine große Herausforderung dar, die sie aber mangels Erfahrung bei der Softwareauswahl oftmals nur schwierig alleine bewältigen können. Das Angebot auf dem Business-Software-Markt ist mit nahezu 300 verschiedenen mittelstandsgeeigne-

6 2 ten Softwareprodukten immens und nur sehr schwer zu überblicken. Doch nicht alle Software-Hersteller können derzeit Lösungen anbieten, die den besonderen Anforderungen und Bedürfnissen der kleinen und mittleren Betriebe entsprechen. So ist der Funktionsumfang ihrer Produkte meist viel zu groß und die Implementierungs-, Integrations- und Anpassungskosten oftmals deutlich höher als die Lizenzgebühren. Dies ist auch der Grund, weshalb zahlreiche Unternehmen viel zu komplexe Systeme auswählen, dabei benötigen sie meist nur etwa 20 % der Systemfunktionalität und 50 % der Kosten, um 80 % der durchzuführenden Aufgaben zu bewältigen. Die Softwareauswahl gestaltet sich wegen der zahlreichen Angebote und der komplexen Anforderungen für mittelständische Unternehmen als eine äußerst schwierige und zeitintensive Aufgabe, da sie nicht über die notwendigen Mitarbeiterkapazitäten, finanziellen Mittel sowie über fachspezifisches Wissen zur Beurteilung der Softwareprodukte verfügen. Die richtige Vorgehensweise bei der Softwareauswahl und eine professionelle Unterstützung ist somit entscheidend. Daher hat das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr seine Informations- und Beratungsangebote auf diesen Bereich ausgeweitet und unterstützt kleine und mittlere Unternehmen bei der Wahl der passenden Softwarelösung. Die Berater des Netzwerks helfen dabei den Unternehmen Orientierung zu verschaffen mit Info- Veranstaltungen, Leitfäden und der Präsentation besonders guter Praxisbeispiele. Heutzutage sollte sich jeder Betrieb, vom Handwerk bis zum mittelständischen Unternehmen, einer modernen Datenverarbeitung (ERP) bedienen, um alle Chancen zu nutzen und geleistete Arbeit optimal in Einkommen umzumünzen. Hierfür empfiehlt sich auch für Handwerksbetriebe die Unterstützung durch eine betriebswirtschaftliche Lösung. Die vorliegende Marktübersicht bietet hierfür einen ersten Überblick über kaufmännische ERP-Softwarelösungen, mit denen tagtägliche Arbeitsabläufe, wie Kunden und Artikelverwaltung, Angebotskalkulation, Rechnungsstellung, Textverarbeitung bis hin zum Mahnwesen, effizient unterstützt werden und damit wertvolle Zeit und Kosten sparen! Die Berater des NEG haben dabei häufig Überzeugungsarbeit zu leisten, und die Firmeninhaber müssen oft umdenken. Viele Handwerker zum Beispiel führen ihre Firma wie eh und je, so wie es der Seniorchef schon gemacht hat. Sie fragen dann, welche Software ihre Art der Geschäftsabwicklung am besten unterstützt. Oft lautet die Antwort, dass es für sie keine 100 % passende Lösung gibt und sie stattdessen gewisse Abläufe ändern, an die Software anpassen müssen. Diese Änderung der Prozessabläufe bringt aber meist auch eine deutliche Steigerung der Effizienz mit sich. Manuelle Vorgänge werden nun mit einer Software unterstützt, Aufträge können deutlich schneller abgearbeitet werden und der Geschäftsführer hat jederzeit einen aktuellen Überblick über die Vorgänge in seinem Unternehmen. Seit geraumer Zeit werden am Markt neben proprietären auch quelloffene, sogenannte Open- Source-ERP-Systeme angeboten. Durch den offengelegten Quellcode lassen sich diese Systeme leichter und häufig auch schneller an unternehmensspezifische Bedürfnisse anpassen, vorausgesetzt, Zeit und Know-how ist im Unternehmen vorhanden. Jedoch bedeutet Open Source nicht zwangsläufig kostenlose Software. Ein Unternehmen sollte deswegen vorab sorgfältig prüfen, ob ein solches Produkt mit weiteren Kosten verbunden ist. Häufig umfasst das Geschäftsmodell von Open- Source-Anbietern Dienstleistungsverträge, beispielsweise für Analyse, Wartung, Beratung, Schulung etc., oder aber die Software arbeitet mit lizenzrechtlich gebundenen Produkten zusammen (z. B. Datenbanken).

7 3 Insgesamt gilt, dass Open-Source-Produkte oft kostenlos bzw. zumindest sehr preiswert sind. Die Vorteile solcher Systeme liegen neben einem geringeren Investitionsvolumen (15-25 % Einsparung gegenüber einem proprietären ERP- System) vor allem in der Möglichkeit, die Software an seine individuellen Bedürfnisse anzupassen bzw. weiterzuentwickeln. Jedoch stehen den Vorteilen auch ernst zu nehmende Nachteile gegenüber. Wichtige Fragen, bspw. zur Haftung, einer zuverlässigen Wartung und Betreuung sowie der Weiterentwicklung, bleiben im Open- Source-Bereich oftmals unbeantwortet. Aufgrund der Komplexität des Anwendungsbereichs und der relativ kleinen Anzahl von Entwicklern, die sich in diesem Bereich engagiert, gibt es im Augenblick nur eine überschaubare Zahl von funktionsfähigen Produkten. Verfügbare Systeme mit offengelegtem Quellcode sind bspw. Lx- Office, AvERP oder ERP5. Weitere Informationen zu Open-Source-Lösungen finden Sie im Leitfaden ERP-Lösungen auf der Basis von Freier Software unter Um mittelständische Unternehmen auch weiterhin weiter professionell zu unterstützen bietet das NEG neben allgemeinen Materialien und Marktübersichten zum Thema betriebswirtschaftliche Softwarelösungen auch eine bundesweite Veranstaltungsreihe. Dabei wird unter anderem geklärt, was ERP-Systeme auf Basis Freier Software und proprietäre Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen leisten können. Die Veranstaltungen richten sich an die Geschäftsführung, Produktions- und IT-Leitung von kleinen und mittleren Unternehmen sowie Handwerksbetriebe, die ihre Geschäftsprozesse optimieren möchten oder gerade auf der Suche nach einer leistungsfähigen betriebswirtschaftlichen Softwarelösung sind. Ziel der Veranstaltungsreihe ist es, den Teilnehmern ein neutrales Diskussions- und Informationsforum zu bieten. Neben Vorträgen zu Technologie und Einsatz werden umgesetzte Kundenanwendungen vorgestellt, Potenziale des Einsatzes aufgezeigt und offenen Fragen beantwortet. Dabei werden sowohl Softwarelösungen aus dem Bereich der Freien Software (Open Source) als auch proprietäre Systeme vorgestellt. Ihr Ansprechpartner Sebastian Klüpfel Mainfränkisches Elektronic Commerce Kompetenzzentrum (MECK) c/o Universität Würzburg Josef-Stangl-Platz 2 D Würzburg Tel.: +49 (0) 931 / Neutrale Beratung bei der Auswahl und Einführung von ERP-Systemen Umfangreiche Marktübersichten und Systemanalyse Bundesweite Roadshows und Informationsveranstaltungen für Ihre Qualifikation Leitfäden, Checklisten und Best-Practice- Beispiele für Ihr Wissen in der Praxis

8 4 2 Betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware Bei einer betriebswirtschaftlichen Anwendungssoftware handelt es sich um sogenannte integrierte Softwaresysteme zur Unterstützung der unternehmensinternen Geschäftsprozesse. Zu den funktionalen Bereichen eines ERP- Systems gehören heutzutage Vertrieb, Lagerhaltung, Einkauf, Produktion, Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Personalwirtschaft. Den Unternehmensbereichen und Geschäftsprozessen entsprechend sind die betriebswirtschaftlichen Funktionen in Module unterteilt. Der modulare Aufbau ermöglicht eine flexible Anpassung an unternehmensspezifische Gegebenheiten, sowie die Erweiterbarkeit bzw. Integration zusätzlicher Komponenten. Die Integration aller wesentlichen Geschäftsprozesse erfolgt durch die Nutzung einer zentralen Datenbank, in der alle für das Unternehmen relevanten Daten über Finanzen, Arbeitskräfte, Zeit, Maschinen und Material etc. zentral gespeichert sind. Somit können operative und strategische Entscheidungen gezielter getroffen werden. Heutzutage setzt fast jedes große Unternehmen eine integrierte Standardsoftware zur Unterstützung der Geschäftsprozesse ein. Immer häufiger interessieren sich auch kleinere Unternehmen und Handwerksbetriebe für ERP- Systeme. Es ist allerdings schwierig, die große Zahl der am Markt angebotenen Produkte zu vergleichen, da die Anbieter verschiedene Bezeichnungen für die gleichen grundlegenden betriebswirtschaftlichen Funktionen verwenden und diese auf unterschiedlichste Weise den einzelnen Modulen zuordnen. Selbst für Fachleute ist es äußerst schwierig, den Überblick über die angebotenen Produkte und die aktuellen IT- Trends zu behalten. Historie In den 1990er-Jahren erforderte der betriebswirtschaftliche Paradigmenwechsel von der funktionsorientierten Aufbauorganisation zur prozessorientierten Ablauforganisation die computerunterstützte Integration aller Funktionsbereiche eines Unternehmens. Zeitgleich wurde von der Gartner Group der Begriff Enterprise Resource Planning (ERP) geprägt. Unter Enterprise Resource Planning versteht man die unternehmerische Aufgabe, alle vorhandenen Ressourcen eines Unternehmens (z. B. Betriebsmittel, Personal oder Kapital) für den betrieblichen Ablauf möglichst effizient einzuplanen. Der ERP-Prozess wird heute in Unternehmen meist softwaregestützt mithilfe sogenannter ERP-Systeme durchgeführt. Als ERP-System bezeichnet man zentrale, integrierte Informationssysteme, welche die vorwiegend produktionsbezogenen Funktionalitäten der MRP IIbzw. PPS-Programme auf alle Kernbereiche eines Unternehmens erweitern und in einem ganzheitlichen Ansatz vereinen. Im Unterschied zu PPS- bilden ERP-Systeme nicht nur den Produktionsprozess eines Unternehmens ab, sondern definitionsgemäß alle relevanten Bereiche. Somit findet ERP-Software längst nicht mehr nur in produzierenden Betrieben Verwendung, sondern unterstützt Geschäftsprozesse z. B. auch bei Handels- oder Dienstleistungsunternehmen. Ein ERP-System sorgt für eine einheitliche Informationsbasis durch eine zentrale Datenhaltung aller Daten, wodurch Redundanzen vermieden werden. Neben der Planung erfüllen diese Softwaresysteme vor allem auch Steuerungs- und Kontrollaufgaben, weshalb der Begriff Enterprise Resource Planning leicht missverstanden werden kann.

9 5 Am Markt für proprietäre ERP-Software haben Unternehmen die Qual der Wahl, aus nahezu 300 verschiedenen Produkten die für sie passende Lösung zu finden. Die Systeme unterscheiden sich hauptsächlich in ihrer fachlichen Ausrichtung (Zielbranchen), der fokussierten Unternehmensgröße und den zum Einsatz kommenden Technologien (Datenbanken, Programmiersprache, unterstützte Software-Plattformen usw). Nach herrschender Meinung handelt es sich bei ERP-Software um modular strukturierte Standardanwendungssoftware, d. h., je nach Bedarf des Unternehmens können entsprechende bzw. benötigte Module kombiniert und im System verwendet werden. Dazu werden sie an die jeweiligen betriebsspezifischen Anforderungen angepasst (sog. Customizing). Der bekannteste Vertreter dieser Gattung Softwaresysteme für große Unternehmen ist die Lösung R/3 der SAP AG aus Walldorf. Zwischenbetriebliche Kooperationen im Sinne des Supply Chain Management (SCM) gewinnen zunehmende Bedeutung, sodass ERP- Systeme zur Jahrtausendwende vor neue Herausforderungen gestellt wurden. Die lediglich unternehmensintern ausgerichteten Standardsoftwarebibliotheken konnten die gewachsenen Geschäftsanforderungen nicht mehr vollständig erfüllen. Besonders der Einsatz moderner Internettechnologien begünstigt die Einbindung von Lieferanten (E-Procurement) und Kunden (Customer Relationship Management) in das unternehmenseigene Informationssystem. In diesem Zusammenhang steigen nicht nur die Anforderungen und Erwartungen der Unternehmen an die Softwaresysteme, letztendlich gilt es, Prozesskosten signifikant zu reduzieren und die Flexibilität der Organisationen zu erhöhen. In Analogie zum Begriff ERP prägte im Jahr 2000 wiederum die Gartner Group den Begriff ERP II. Unter ERP II versteht man hierbei die Erweiterung klassischer ERP-Systeme um Funktionen zur Unterstützung unternehmensübergreifender Prozesse. Dabei handelt es sich um die gezielte Weiterentwicklung und Anpassung der Softwaresysteme an moderne Geschäftsanforderungen. Um diese genannten Anforderungen umsetzen zu können, sind flexible Systemstrukturen erforderlich, sogenannte serviceorientierte Architekturen, die mithilfe standardisierter Komponenten sowie Web Services die durchgängige Prozessabbildung und -unterstützung sicherstellen. Zusätzlich geht die Implementierung von ERP II- Modulen i. d. R. mit der Neugestaltung bestehender Geschäftsprozesse einher. ERP II-Systeme zeichnen sich aus diesem Grund durch offene, webkonforme Basisarchitekturen, Plattformunabhängigkeit, einem hohen Maß an Flexibilität, Serviceorientierung, beliebige Skalierbarkeit und hohe Integrationsfähigkeit aus. Jedoch steht der technische Generationswechsel im Bereich ERP erst am Anfang. Bis auf wenige Ausnahmen haben die Hersteller von ERP-Systemen noch keine fundamental neuen web- bzw. komponentenbasierten Lösungen auf Basis moderner Architekturen entwickelt.

10 6 Anforderungen an ein ERP-System Im Rahmen dieser Marktübersicht interessieren für die Auswahl eines ERP-Systems die Bedürfnisse und Anforderungen aus Sicht der Kleinstund Kleinbetriebe. Aus diesem Grund wurden mehrere kleinere Unternehmen, die schon ein ERP-System eingeführt haben, zu ihren Anforderungen an eine ERP-Lösung befragt. Dabei ist deutlich geworden, dass eine allgemeine Aussage, die für alle Branchen gilt, aufgrund der unternehmensindividuellen Besonderheiten nicht möglich ist. Die Erwartungen an ein ERP- System variieren. Dennoch lassen sich, gestützt auf die durchgeführten Interviews und Beiträge aus diversen Fachzeitschriften, allgemeingültige Anforderungen ausmachen, die für kleinere Unternehmen aller Branchen wesentlich sind. Häufig legen Betriebe mit weniger als 100 Mitarbeitern einen großen Wert auf ein günstiges Preis-Leistungs-Verhältnis und eine hohe Anwenderfreundlichkeit. Dagegen orientieren sie sich kaum an der Technologieplattform oder an der Marktstellung des Softwareanbieters. Jedoch gibt es auch Kriterien, die unabhängig von der Unternehmensgröße als annähernd gleichbedeutend angesehen werden, wie z. B. ein hoher Abdeckungsgrad der funktionalen Anforderungen, die Fachkompetenz und das Auftreten des Anbieters sowie die Einhaltung des Budgetrahmens. Allerdings benötigen kleinere Betriebe spezielle Formen der Einführung, des Umfangs und des Betriebs der Softwarelösungen. Diese müssen den speziellen innerorganisatorischen Strukturen und Rahmenbedingungen gerecht werden. Im besonderen Maße sind die Erfordernisse nach Flexibilität und Marktnähe zu berücksichtigen. Auswahl Aufgrund der Intransparenz des Marktes und der Komplexität der Aufgabenstellung empfiehlt es sich, eine systematische Auswahlmethodik und klar strukturierte Vorgehensweise anzuwenden, welche im Folgenden vorgestellt wird: 1. Projekteinrichtung Rahmen und Ziele Grundsätzlich müssen vor Beginn der Einführung eines ERP-Systems die Rahmenbedingungen (Projektteam, Zeitplan, Budget) und die zu erreichenden Ziele festgelegt werden. 2. Marktüberblick Über Artikel in Fachzeitschriften (insbes. Erfahrungsberichte von Unternehmen, die ein entsprechendes Projekt bereits durchgeführt haben), einschlägige Marktübersichten, das Internet, Beratungshäuser zur ERP-Auswahl oder IT-Fachmessen/Fachtagungen/Kongresse können Unternehmen einen ersten Marktüberblick zur Orientierung gewinnen. 3. Prozessanalyse ERP-Systeme sind grundsätzlich Werkzeuge zur Unterstützung von Geschäftsprozessen. Zur Formulierung der Anforderungen an ein solches System sollten deswegen die bestehenden Unternehmensstrukturen und -prozesse analysiert und dokumentiert werden. Hierbei kann auf bestehende Referenzmodelle zurückgegriffen werden. Die Dokumentation kann unterstützt werden durch entsprechende EDV-Werkzeuge (z. B. ARIS, VISIO, Viflow, Bonapart, GPSAtlas, Powerpoint, uvm.).

11 7 4. Lastenheft In Form eines unternehmensspezifischen Lastenhefts werden alle Anforderungen und Restriktionen dokumentiert (z. B. Hardware, Datenbank oder Betriebssystem). Die Anforderungen an das ERP-System sollten entsprechend ihrer Bedeutung für das Unternehmen gewichtet werden. Kritische Anforderungen müssen dabei von der Softwarelösung auf jeden Fall erfüllt werden, während optionale bzw. unkritische Anforderungen erfüllt werden können. 5. Marktrecherche Ziel der Marktrecherche ist die Identifikation von fünf bis zehn Anbietern, die die im Lastenheft dokumentierten Anforderungen bereits im Standard möglichst gut abdecken (Technologie, Funktionalität, Brancheneignung), da Anpassungsleistungen i. d. R. kostenintensiv sind. Neben den funktionalen Erfüllungsgraden sollten weitere Informationen zu den identifizierten Anbietern und deren Referenzprojekten hinsichtlich Branchenerfahrung, regionaler Verteilung, Dienstleistungsangebot sowie Unternehmensgröße und -historie gesammelt werden. 6. Vorauswahl Durch Überprüfung des Abdeckungsgrads von Lastenheft und Leistungsspektrum der einzelnen Systeme können die fünf bis zehn im Schritt Marktrecherche identifizierten Anbieter auf zwei bis drei relevante Anbieter reduziert werden. In diesem engeren Kreis relevanter Systeme befinden sich nur noch Lösungen, die die Anforderungen in hohem Maße erfüllen, über entsprechende Branchenerfahrung verfügen und kostenseitig in einem akzeptablen Rahmen liegen. 7. Endauswahl Im Rahmen der Endauswahl werden die Unterschiede der selektierten ERP-Systeme anhand der zu unterstützenden Prozesse herausgearbeitet und bewertet. Ein persönlicher Eindruck von Technologie, Funktionalität und Bedienung der Systeme kann hierbei durch ein- bis mehrtägige Workshops und Systemtests gemeinsam mit den Softwareherstellern gewonnen werden. Zusätzlich empfiehlt sich der Besuch von Referenzkunden der Hersteller, die möglichst in der gleichen Branche tätig sind. Durch eine strukturierte und vor allem einheitliche Vorgehensweise können die Anbieter und Systeme in einer abschließenden Gesamtbewertung verglichen und das geeignete System ausgewählt werden. Abbildung 1: Strukturierte Softwareauswahl 8. Dienstleistersuche Eine erfolgreiche Beschaffung und Implementierung von ERP-Systemen sowie deren spätere Nutzung hängt nicht nur von der Güte der Anwendungssoftware, sondern auch von der Seriosität und der Fachkompetenz der Hersteller oder IT-Dienstleister ab. Aufgrund des fehlenden Wissens und der begrenzten Ressourcen ist der Bedarf an externer Dienstleistung bei Kleinbetrieben in der Regel höher als bei größeren Unternehmen. Vertrauen und persönliche Akzeptanz zwischen Lieferant und Kunde ist erforderlich, da der Dienstleister die Investitionsentscheidungen maßgeblich beeinflusst. Die Nutzungszeit eines ERP-Systems liegt im Durchschnitt bei neun Jahren. Folglich ist eine langfristige Partnerschaft einzugehen. Kleinbetriebe benötigen deshalb eine hohe Investitionssicherheit. Bei der Auswahl eines Partners muss auf dessen Verlässlichkeit, Stabilität, Zukunftssicherheit und Überlebensfähigkeit geachtet werden. Referenzberichte über erfolgreiche Pro-

12 8 jekte oder direkte Kontaktaufnahme mit Unternehmen, die eine Lösung bereits in Betrieb haben, tragen dazu bei, den potenziellen Anbieter besser einschätzen zu können. Sowohl die Finanzlage, die Ressourcenverfügbarkeit als auch die persönliche Kontinuität der Verantwortlichen des Lieferanten sind zu prüfen und zu hinterfragen. Wenn nach oder gar während der Einführung der Software immer wieder neue Verantwortliche zuständig sind, wird es schwierig, das Ziel zu erreichen. Dies ist ein wichtiger Punkt, da Kleinbetriebe nicht in der Lage sind, die ERP-Anwendungen selbst zu warten und weiterzuentwickeln, falls der Anbieter vom Markt verschwindet. Für die erfolgreiche Einführung und den reibungslosen Betrieb der ERP-Lösung muss der Softwarelieferant ein Gesamtangebot erstellen, das in einem angemessenen Kosten- und Zeitrahmen liegt. Ein breites Angebot an Dienstleistungen, wie z. B. Beratung, Betreuung, Schulung, Hotline, stetige Verfügbarkeit von Updates und ein gutes Branchen-Know-how (ein wichtiger Indikator sind hierfür die Branchenreferenzen) sind zusätzliche Anforderungen, die zu erfüllen sind. Tipps zur ERP-Auswahl Gehen Sie systematisch und strukturiert vor! Wählen Sie das System passend zu Ihrer Organisation aus! Wählen Sie Ihr System nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten und nicht nach der Anzahl der Funktionen aus! Verringern Sie sowohl Einführungskosten als auch -risiken, indem Sie weniger komplexe Systeme auswählen und sich in einem ersten Schritt auf die Einführung der wesentlichen Module und Funktionen beschränken! Beteiligen Sie von Anfang an Ihre Mitarbeiter an der ERP-Einführung!

13 9 3 Marktüberblick Die nachfolgende Übersicht stellt eine Auswahl von verfügbaren ERP-Lösungen für den Einsatz in unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen dar und ist eine erste Hilfestellung für KMU bei der Vorauswahl. Die Reihenfolge ist alphabetisch und ohne Wertung der Systeme. 1 Buhl Unternehmensgröße Preissegment Branche 2 Godesys Unternehmensgröße Preissegment Branche 3 Lexware Unternehmensgröße Preissegment Branche 4 Mesonic Unternehmensgröße Preissegment Branche 5 Microsoft Dynamics NAV 2009 Unternehmensgröße Preissegment Branche 6 MyFactory Unternehmensgröße Preissegment Branche 8 SAP Business One Unternehmensgröße Preissegment Branche 9 Softengine Unternehmensgröße Preissegment Branche 10 Step Ahead Unternehmensgröße Preissegment Branche Unternehmensgröße Einzelunternehmer, Kleinstunternehmen (<5) Kleinunternehmen (5-75) Mittlere Unternehmensgröße (>75) Preissegment Unteres Segment < Mittleres Segment > Oberes Segment > Branche Handel Dienstleistung Produktion (-planung) Handwerk 7 Sage Unternehmensgröße Preissegment Branche

14 Buhl Data Service GmbH - Kaufmann Mittelstand 2009 Firma: Buhl Data Service GmbH Gründung: 1986 Name der Lösung: Kaufmann Mittelstand 2009 Adresse: Internetadresse: Ansprechpartner: Funktion: Am Siebertsweiher 3/ Neunkirchen Markus Neuroth Bereichsleiter Bürosoftware Telefon: Telefon: 02735/ Mitarbeiter (gesamt/erp): 400/k. A. Umsatz: k. A. Anzahl der Installationen: k. A. Gesamtkosten der Lösung: ab (pro Jahr) Wie lautet Ihre Unternehmensphilosophie in einem Satz? k. A.

15 11 Allgemeine Beschreibung Die Buhl Data Service GmbH, mit ihrem Stammsitz in Neunkirchen (Siegerland), beschäftigt sich neben der Herstellung optischer Speichermedien und der Lizenzreplikation von Software seit 1986 mit der Entwicklung von Softwarelösungen für private und kleingewerbliche Anwender. Die inzwischen über 400 Mitarbeiter zählende Buhl Data Service GmbH wurde einem breiten Anwenderspektrum durch die Kooperation mit der WISO Redaktion des ZDF bekannt. Diese Kooperation begann mit einem der Kernprodukte von Buhl, der Steuererklärungssoftware WISO Sparbuch. Weitere Softwareprodukte sind Finanz- und Bürosoftware sowie Anwendungen für digitale Medien auf dem Heimrechner. Lösungs-Portfolio Die Buhl Data Service GmbH entwickelt Software für Steuer-, Finanz- und Büroadministration. Hierbei legt Buhl den Fokus klar auf Kleinst- und Kleinunternehmen. Die Entwicklung von Software für den Mittelstand übernimmt die Tochterfirma Microtech, mit der die Buhl Data Service GmbH eng zusammenarbeitet. Je nach Größe des Unternehmens wird dem Anwender durch eine gezielte Einteilung der Software in Segmente die passende Lösung angeboten. Folgende drei Segmente sind von Buhl definiert: Das kleinste Segment enthält Lösungen für Kleinstunternehmer und Nebenberufler, die eine softwarebasierende Unterstützung im Bereich der Rechnungsabwicklung und der Steuerverwaltung benötigen. Das mittlere Segment bietet Produkte für Kleinst- und Kleinunternehmen (bis 5 MA), die zusätzlich zu den Funktionen aus Segment (a) höhere Verwaltungsaufgaben abwickeln müssen und eine höhere Anzahl an Dokumenten zu verwalten haben. Das obere Segment wendet sich an kleine und mittelständische Unternehmen, die eine prozessorientierte Abdeckung in Form eines ERP-Systems benötigen. Dieses wird über eine Kooperation mit der Tochterfirma Microtech angeboten. Im mittleren Segment werden die Lösungen WISO Kaufmann Standard, Buhl Kaufmann Professional und Buhl Kaufmann Mittelstand angeboten. Seit der Version 2009 wird dem Anwender bei dem Erwerb einer dieser Lösungen immer die umfangreichste Version zur Installation bereitgestellt. Der mitgelieferte Lizenzierungsschlüssel regelt anschließend den Zugriff auf die erworbenen Funktionalitäten. Damit ist es Unternehmen möglich, bei gestiegenen Anforderungen problemlos auf eine höhere Version zu wechseln, ohne eine Neuinstallation durchführen zu müssen. Anwendern, die aufgrund gestiegener Anforderungen an die Unternehmenssoftware der Funktionsumfang der Buhl Kaufmann Mittelstand nicht mehr ausreicht, können auf die Kaufmann- Linie der Tochterfirma Microtech updaten. Diese bietet ebenfalls drei Aufbauversionen an, die Kaufmann Essential, die Kaufmann Commercial und die Kaufmann Universal. Der Umstieg auf diese Softwarelösungen ist jedoch mit einer Neuinstallation verbunden. Die Daten und Einstellungen aus der Buhl-Lösung können dagegen

16 12 problemlos migriert werden, wodurch die Sicherstellung einer produktiven Weiterarbeit gegeben ist. Die klassischen Vertriebswege der Buhl Service Data GmbH sind der Einzelhandel und der Verkauf über den Fachhandel. Als zusätzlichen Vertriebsweg will Buhl zukünftig stärker mit Kooperationsunternehmen den Absatz fördern. So gibt es beispielsweise eine Kooperation mit der Strato AG im Bereich Webshops. Daneben bietet das Unternehmen Testversionen seiner Produkte an, die über den eigenen Internetauftritt zum Download bereitstehen. Diese sind 30 Tage mit dem kompletten Funktionsumfang lauffähig und können jederzeit durch den Erwerb eines Lizenzschlüssels freigeschaltet werden. Die Besonderheit zu Mitbewerbern liegt im eigenständigen Preismodell der Buhl Data Service GmbH, welches sich nach dem Einsatzzeitraum der Software richtet. Ab dem Moment der Aktivierung ist die Software für ein Jahr vollständig nutzbar. Anschließend ist das Programm nur noch in einen Lese- und Bearbeitungsmodus zu bedienen, was bedeutet, dass ab diesem Augenblick die im Geschäfts- oder Kalenderjahr getätigten Vorgänge lediglich gelesen, ergänzt und geändert werden können. Das Hinzufügen von neuen Vorgängen ist bis zum Erwerb einer neuen Nutzungsberechtigung nicht möglich. Wartungs- oder Servicegebühren müssen nicht entrichtet werden, wodurch sich die Buhl Data Service GmbH von den meisten Mitbewerbern differenziert. Anrufe bei der Telefonhotline, die dem Kunden sowohl zum Support als auch der Beratung zur Verfügung steht, sind bis auf Telefongebühren von 0,14 /min im Kaufpreis enthalten. Eine Beratung vor Ort und die Möglichkeit einer Schulung für Mitarbeiter führt die Buhl Data Service GmbH nur in Verbindung mit dem Erwerb einer Lösung von Microtech durch. Schulungen finden im deutschlandweiten Schulungszentrum in Bad Kreuznach statt und sind nicht im Paketpreis enthalten. Lediglich ein Wertgutschein liegt ab der Version Kaufmann Professional im Softwarepaket mit bei. Bei der Software inbegriffen sind sämtliche User und die Anzahl der Mandanten, die die jeweilige Version unterstützt. Bei einem Umstieg auf eine höhere Version innerhalb eines laufenden Vertragsjahres wird die Lizenzgebühr anteilig verrechnet. Der Erwerb aller Updates, die sowohl Systemverbesserungen beinhalten als auch den sich ändernden rechtlichen Bedingungen durch Funktionsanpassungen Rechnung tragen, sind im Nutzungszeitraum inklusive. Die Verbreitung solcher Updates erfolgt immer möglichst zeitnah zu den Änderungen. Lösungsübersicht Die für die Studie untersuchte Lösung von Buhl ist die Version Kaufmann 2009 Mittelstand. Sie ist die leistungsstärkste Version und enthält den umfassendsten Funktionsumfang der Buhl Kaufmann Serie. Besonders beim Ein- und Verkauf verfügt sie anders als die kleineren Versionen über erweiterte Möglichkeiten und neue Funktionen. Im Gegensatz zur kleinsten Variante kann sie zudem Benutzerrechte und bis zu fünf Mandanten verwalten. Mit der Benutzerverwaltung können Berechtigungen für einzelne Bereiche und Module vergeben werden.

17 13 Abbildung 2: Startbildschirm Buhl Kaufmann Mittelstand 2009 Beim Erwerb der Lösung sind automatisch alle Updates für den Jahreszeitraum inklusive. Diese werden nicht nur bei Systemverbesserungen angeboten, sondern beinhalten auch Anpassungen der Lösung bei einer Änderung der rechtlichen Rahmenbedingungen. Die Verbreitung dieser Updates erfolgt immer möglichst zeitnah zu den Änderungen und kann über die systemeigene Updatefunktion direkt in die Lösung eingespielt werden. Bestandteil der Kaufmann Mittelstands Version sind unter anderem eine Datanorm-Schnittstelle für den einfachen und schnellen Datenaustausch zwischen Handel und Handwerk. Damit können Preislisten und Artikeldaten aktualisiert und systemweit zur Verfügung gestellt werden. So lässt sich bspw. schnell vergleichen, welcher Händler aktuell die günstigsten Konditionen für einen Artikel bietet. Speziell für Handwerksbetriebe bietet Buhl zudem vorbelegte Mandanten für bestimmte Gewerke, z. B. für Sanitär/Heizung, oder das Elektrogewerk an und erlaubt damit einen schnelleren Einstieg in die Nutzung des Programms. Bereits in der Professional-Version enthalten ist eine vollständige Anlagenbuchhaltung zur Erfassung und Verwaltung der langlebigen Vermögensgegenstände des Unternehmens. Darüber hinaus sind sowohl die Professional-Version als auch die Mittelstands- Ausgabe netzwerk- und mandantenfähig. So lassen sich kaufmännische Aufgaben auf bis zu fünf Arbeitsplätzen im Team bearbeiten. Alle Programme verfügen zusätzlich über eine DATEV- und ELSTER-Schnittstelle.

18 14 Alle Daten, die innerhalb des Systems verfügbar sind, können in verschiedene Formate exportiert werden, standardmäßig sind dies Word, Excel, pdf, txt, csv und html. Zur Verwaltung von Terminen ist ab der Professional-Variante ein Kalender integriert. Besuchstermine, im Haus oder vor Ort bei Kunden, zu erledigende Anrufe oder Abwesenheitszeiten von Mitarbeitern können dort in grafischer Form dargestellt und verwaltet werden. Abbildung 3: einfache Kalenderfunktion In der Version Mittelstand ist zusätzlich eine einfache Dokumentenverwaltung mit Recherchesystem integriert. Damit können alle Dokumente, die für einen Vorgang oder Kunden relevant sind, in einem Dokumentenarchiv abgelegt und mit den Stammdatenbereichen Adressen, Artikel, Kostenstellen, Kontenplan, Vertreter und Warengruppen verknüpft werden. So kann der Endanwender schnell zu einem Vorgang oder Kunden existierende Dokumente über das System aufrufen. Abbildung 4: Dokumentenverwaltung

19 15 Neu ist ab der Version Mittelstand 2009 auch ein integriertes Kontaktmanagement (CRM). Damit können zusätzlich zu standardmäßig hinterlegbaren Kontaktinformationen weitere Details (Bsp. Erreichbarkeit, Telefonnotizen usw.) zum Kunden /Lieferanten hinterlegt werden. Abbildung 5: erweitertes Kontaktmanagement Die drei Versionen von Buhl, wie auch die drei Ausbaustufen von Microtech enthalten die Module Einkauf, Vertrieb, Finanzbuchhaltung, Zahlungsverkehr und Personal. Der Aufbau und die Handhabung der Produkte sind identisch, lediglich der Funktionsumfang der Software unterscheidet sich. Die Installation erfolgt komplett mit allen Modulen, die gemeinsam auf eine Datenbank zurückgreifen und vollständig integriert sind. Ab der Version Commercial (über Tochterfirma Microtech) ist der Bereich Produktion enthalten. Alle Module werden von der Software als ein gemeinsames zusammenhängendes System installiert. Dies bedeutet, dass alle Komponenten ineinander integriert sind und eng verzahnt zusammenarbeiten. Sie nutzen auch eine gemeinsame Datenbank und tauschen alle Daten über diese aus. Aus diesem Grund ist es nicht möglich, Komponenten separat zu installieren. Für diese Produktlinie sind keine Branchenlösungen vorhanden. Spezielle Anforderungen können vom Anwenderunternehmen entweder über Parameter-Einstellungen in der Lösung oder durch den Erwerb einer höheren Produkt- Variante umgesetzt werden.

20 16 Tabelle 1: Leistungsumfang der Kaufmann-Versionen Standard, Professional und Mittelstand im Vergleich Standard Professional Mittelstand Preis (inkl. MwSt.) [für ein Jahr] 149, Zielgruppe Einzelkaufleute, Einzelhandel, Großhandel, Dienstleistung Produktion (nur eingeschränkte, da keine Produktionsplanung) x Handwerk x x Einkauf Lieferantenverwaltung, Materialwirtschaft, Bestandsverwaltung, Inventur, Lagerhaltung, Bestellwesen, Stücklisten DATANORM Datenimport x x Marketing & Vertrieb Kundenverwaltung, Artikelverwaltung, Angebotserstellung, Auftragsverwaltung, Rechnungserstellung, Mahnwesen, Gutschrift, Inkasso, Verkaufsförderung, Rabattierung Kassensystem für Bargeschäfte x x Gewerkevorlage Computerhandel Gewerkevorlage Hersteller x Kalender x Dokumentenverwaltung x x Projektbezogene Angebote x x Gewerkevorlage Elektro, Metallbau, Heizung/Sanitär, Malerhandwerk x x Kontaktverwaltung (CRM) x x Zahlungsverkehr Online-Überweisung, Elektronische Kontoauszüge, Lastschriftverfahren, Datenträgeraustausch (DTA), Offener Posten Abgleich Lohn + Gehalt DEÜV-Sozialversicherungsmeldung online; Ausdruck der Lohnabrechnung; Stamp-It Anbindung Lohnbuchhaltung für bis zu 15 Mitarbeiter Lohnbuchhaltung für bis zu 35 Mitarbeiter x Lohnbuchhaltung für bis zu 50 Mitarbeiter x x Finanzbuchhaltung Einnahme-Überschussrechnung, Doppelte Buchführung, Wahlweise Soll- oder Ist- Versteuerung, Automatische Buchung, Manuelle Schnellbuchung, 15 Kontenrahmen (inkl.

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