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1 Forschungsinstitut für Rationalisierung e.v. an der RWTH Aachen Foto: 2007, Trianel European Energy Trading UdZ Unternehmen der Zukunft Schwerpunkt: Informationsmanagement 3/2008 FIR-Zeitschrift für Betriebsorganisation und Unternehmensentwicklung ISSN

2 Inhaltsverzeichnis Schwerpunkt: Informationsmangement Projekte und Berichte Call for Participation: International Study on Status Quo and Perspectives on PLM in the Telecommunication Industry Qualifikation und Weiterbildung, Veranstaltungen Informationsmanagement im Unternehmen der Zukunft Vom Suchen zum Finden Informationsmanagment wertorientiert gestalten... 4 simokim Sicheres und mobiles Kommunales Infrastrukturmanagement am Beispiel der Straße ESysPro: Energieberatung Systematisch Professionalisieren Entwicklung eines Instrumentariums für die Professionalisierung von Energieberatern MeDiNa: Kontrolliert gesund werden Ein ganzheitlicher Ansatz zur mikrosystemtechnisch unterstützten Nachsorge RFID Business Case Kosten- und Nutzenbewertung von RFID-Anwendungen Vertrauenssiegel für RFID-Anwendungen entwickelt Projekt Trusted-RFID erfolgreich abgeschlossen Medical Export: Auswahl medizinischer Dienstleistungen für ausländische Patienten Entwicklung eines Methodenbaukastens zur Optimierung von Produktportfolios medizinischer Einrichtungen Ontologien als Mittel zur Unterstützung betrieblichen Wissensmanagements Mit neuen Technologien den globalen Herausforderungen der Informationsgesellschaft begegnen Smart Watts Steigerung der Energieeffizienz durch die intelligente Kilowattstunde Product Lifecycle Management Framework für die Telekommunikationsindustrie Die Industrialisierung der Telekommunikation erfordert neue Antworten für das ganzheitliche Management von ITK-Produkten Assess FIR Solution Group Produkte: Assess Der PotenzialCheck DMS Aufdeckung von Nutzenpotenzialen durch den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen (DMS)... 7 ID-Star RFID-Anwendungen sammeln, strukturieren, auswerten Assist Produkte: Assist Das 3PhasenKonzept zur Auswahl von Dokumentenmanagementsystemen Eine systematische Vorgehensweise zur Identifikation, Bewertung und Auswahl geeigneter Dokumentenmanagementsysteme... 8 Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems bei APRIL Systemauswahl für einen Finanzdienstleister mit Hilfe des 3PhasenKonzepts DMS erfolgreich einführen Eine systematische Unterstützung bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) FIR Solution Group Kompetenznetzwerk aus Forschung und Praxis Guided Tours Dokumentenmanagementsysteme/Enterprise -Content-Managementsysteme auf der SYSTEMS 2008 Experten von FIR und Trovarit weisen den Weg durch den DMS-/ECM-Dschungel auf einer der bedeutendsten Software-Messen des Jahres Die weltweite Logistik der Information für erklärungsbedürftige Produkte perfekt organisieren reinisch und FIR verbinden das Content Management nahtlos mit Prozessen und Systemen Die Informationsflut beherrschen Praxistag Informationsmanagement und 13. Aachener Unternehmerabend des FIR am 4. November Wertvolle IT ist schlank! Komplexität beherrschen Wertbeitrag im Fokus SYSTEMS 2008: IT-Lösungen im Überblick Führende ERP-Anbieter mit innovativen Produkten am Start Studien, Standards und Publikationen Impressum Literatur aus dem FIR Veranstaltungskalender Unternehmen der Zukunft 3/2008

3 Editorial Liebe Leserin, lieber Leser, eine globale Wertschöpfung ist ohne vernetzte Prozesse kaum vorstellbar. Weltweite Waren- und Dienstleistungsströme müssen effizient abgewickelt und die zunehmend verteilte Wertschöpfung muss optimal koordiniert werden. Diese Herausforderungen erfordern neben anderen zwei wesentliche Ressourcen: Information und Energie. Was passiert, wenn diese Ressourcen knapp und damit teuer werden, lässt sich derzeit erahnen am Beispiel Energie. So können die stark steigenden Energiepreise zu erhöhten Logistikkosten und damit in Teilen zu einer Anpassung der globalen Wirtschaftsteilung führen. Wenn Information als Ressource knapp wird, ergeben sich analoge Auswirkungen: es entstehen unnötige Reibungen und zusätzliche Kosten durch Suchzeiten, manuelle Eingaben, schlechte Prozesssynchronisation usw. Gemeinsam mit der Praxis nehmen wir diese Herausforderungen an. Wir helfen, die Betriebsorganisation im Unternehmen der Zukunft zu gestalten und gehen dafür sowohl von Information als Ressource als auch von den erforderlichen Informationstechnologien und -systemen aus. In der Informationsgesellschaft ist die Information zu einem Produktionsfaktor und zu einem Wirtschaftsgut geworden. Als Partner der industriellen Praxis bieten wir Leitbilder für ein wertorientiertes Informationsmanagement im Unternehmen der Zukunft und entwickeln hierfür in praxisnahen Projekten neue Modelle, Methoden und Lösungen. Ferner bieten wir Entscheidern unsere Produkte für eine schnelle Identifikation von Potenzialen an; beispielsweise die Darstellung des Wertbeitrags der IT, die fundierte Bewertung eines RFID-Einsatzes oder die neutrale Auswahl und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Wir helfen Prozesse und IT so zu gestalten, dass die richtige Information in der richtigen Qualität zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu den richtigen Kosten beim richtigen Adressaten flexibel zur Verfügung steht. Die passenden Lösungen entwickeln wir in den beiden Fachgruppen Informationslogistik und Informationstechnologiemanagement. Eine Gelegenheit, Antworten auf Herausforderungen im Bereich Informationsmanagement kennen zu lernen, bietet der Praxistag Informationsmanagement verbunden mit dem Aachener Unternehmerabend am 4. November. Wir laden Sie ein, im Tagesprogramm mehr über konkrete Lösungen und Vorgehensweisen für aktuelle Probleme der Praxis zu erfahren und sich im Abendprogramm mit Experten und Führungskräften über Erfahrungen zu zentralen Herausforderungen in der Informationswirtschaft auszutauschen. Wir hoffen, dass auch diese Ausgabe der UdZ Unternehmen der Zukunft zu Denkanstößen anregt. Wir wünschen Ihnen eine spannende Lektüre und freuen uns über Ihre Anregungen. Sprechen Sie uns an! Univ.-Prof. Dr.-Ing. Dipl.-Wirt. Ing. Günther Schuh Direktor des FIR e.v. Tel.: aachen.de Dr.-Ing. Volker Stich Geschäftsführer des FIR e.v. Tel.: aachen.de Unternehmen der Zukunft 3/2008 3

4 Projekte und Berichte Informationsmanagement im Unternehmen der Zukunft Vom Suchen zum Finden Informationsmanagement wertorientiert gestalten Eine zukunftsfähige Betriebsorganisation leistet einen wesentlichen Beitrag zur Erhaltung und Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit. Der Bereich Informationsmanagement am FIR hilft daher Unternehmen, ausgehend von den individuellen Bedürfnissen und Geschäftsprozessen, den Einsatz von Informationstechnologie fundiert zu planen und eine leistungsfähige Informationslogistik zu gestalten und umzusetzen. Eine effektive und effiziente Bereitstellung von Information in optimierten Abläufen wird so sichergestellt. Dabei gilt es zunehmend, auch schwach- und unstrukturierte Informationen prozessorientiert anzubieten. In anwendungsorientierten Forschungsprojekten entwickeln wir gemeinsam mit Unternehmen zukunftsorientierte Lösungen. Unsere professionellen Angebote für die Industrie basieren auf wissenschaftlich fundierten Methoden. Wertorientiertes Informationsmanagement Wertorientiertes Informationsmanagement steigert den Wert eines Unternehmens. Der Einsatz der Ressource Information muss so erfolgen, dass die Prozesseffizienz und Entscheidungsqualität verbessert oder neue Kundenmehrwerte erzeugt werden. Dies führt zu wesentlichen und teilweise neuen Anforderungen an das Informationsmanagement; eine rein IT-bezogene Sichtweise reicht bei weitem nicht aus. Dreh- und Angelpunkt sind die Informationsbedarfe von Entscheidern, Mitarbeitern, Kunden sowie weiterer relevanter Stakeholder. Die Bedarfsträger sollen die richtigen Informationen im jeweiligen Kontext finden können und sie nicht suchen müssen. Aus einer immer größeren Informationsmenge müssen die richtigen Inhalte entweder aktiv bereitgestellt oder direkt zugänglich gemacht werden auch Push- oder Pull-Prinzipien der Informationsversorgung genannt. Für die bedarfsorientierte Bereitstellung von Informationen verfügt der Bereich über praxiserprobte Lösungen, entwickelt zusätzlich aber auch in anwendungsnahen Forschungsprojekten innovative Lösungen für ein wertorientiertes Informationsmanagement. Was ändert sich für die Wertschöpfung in der Informationswirtschaft? Der Umgang mit Information ist allgegenwärtig und wir sind es gewohnt, in Suchmaschinen und Suchhilfen die richtigen Informationen zu suchen. Tatsächlich verbringen wir nicht nur im Privaten sondern vor allem in betrieblichen Abläufen (zu) viel Zeit mit der Suche nach geeigneten bzw. den richtigen Informationen. Es stellen sich oft Fragen wie Wo sind die Dokumente zum Vorgang?, Wie können Informationen für Auswertungen besorgt und verknüpft werden?, Was ist mit den vorliegenden Informationen gemeint bzw. wie müssen diese interpretiert werden? Diese beispielhaften Fragen zeigen, dass die Informationsverarbeitung bzw. das Informationsmanagement vor großen Herausforderungen steht. Informationen müssen mit weiteren Informationen ( Metainformationen ) aufgeladen werden, um sie für Menschen und Maschinen gleichermaßen interpretierbar zu machen. Ferner muss die Informationsbereitstellung bedarfsgetrieben erfolgen; Informationen müssen kontextbezogen gefunden werden! Vor diesem Hintergrund hat das FIR bspw. den Wissenskontext Auftragsabwicklung im Anlagenbau zu einer Ontologie aufbereitet, so dass er für Menschen, aber auch in Grenzen für Maschinen verständlich ist. Wissen kann damit flexibel und automatisch bereitgestellt werden. Wenn die richtigen Informationen passend zum Kontext gefunden werden und der Einsatz von Informationstechnologie genau diesem Anspruch gerecht wird, führt der Einsatz von Informationstechnologie zu messbaren Vorteilen. Welche zukünftigen Entwicklungen hin zu einer umfassenden Informations- und Wissensgesellschaft muss das Unternehmen der Zukunft für eine optimierte Wertschöpfung berücksichtigen? Das technologische Paradigma Ambient Intelligence des europäischen Forschungsprogramms IST (Information Society Technologies) liefert hierzu erste Antworten. Bis ca wird unsere gesamte Umgebung von Informationstechnologie so durchdrungen sein, dass sie intelligent wird. Infrastrukturen, Produktionsmittel, Behälter usw. können zukünftig Informationen austauschen und verarbeiten. Sie wissen dann, welche Objekte in ihrer Nähe sind und können auf Anfragen reagieren. Eine Schlüsseltechnologie in diesem Zusammenhang ist die Autoidentifikationstechnologie; die Radiofrequenzidentifikation (RFID) ist hierfür ein besonders prominentes Beispiel. In aktuellen Projekten wie RFID-EAs entwickelt der Bereich Informationsmanagement (IM) unter anderem Bewertungsmodelle, mit denen die Wirtschaftlichkeit derartiger Anwendungen fundiert untersucht werden kann. Die zukünftige Herausforderung wird sein, durch diese zusätzlichen Informationen einen konkreten Nutzen zu erzielen bzw. Wert zu schaffen. Ein weiteres und wirtschaftlich sehr relevantes Beispiel für zukünftige intelligente Umgebungen ist unser Energiesystem. Im Leuchtturmprojekt Smart Watts wird der Bereich Informationsmanagement mit zahlreichen Partnern aus der Praxis das Energiesystem der Zukunft so gestalten, dass an der Steckdose nicht nur 230 V und 50 Hz anliegen, sondern auch begleitende Informationen wie Preise und Qualitäten. 4 Unternehmen der Zukunft 3/2008 2/2008

5 Informationsmanagement UdZ Die Kilowattstunde wird intelligent. Damit die gesamte Informationslogistik unter Berücksichtigung der Wertketten in der Energiewirtschaft effektiv und effizient funktionieren kann, wird das so genannte Internet der Energie entwickelt. So ergibt sich ein hochflexibler Ansatz, der die zunehmend dezentralen Informationsflüsse exzellent unterstützt. Die Notwendigkeit hierzu ergibt sich aus einer zunehmend dezentralen Energieerzeugung sowie aus den Novellen des Energiewirtschaftsgesetzes. Wenn Informationen zwischen Erzeugung und Verbrauch leicht ausgetauscht werden können, ist ein besserer Abgleich von Angebot und Nachfrage möglich. Neue Geschäftsmodelle werden durchführbar und der Preisanstieg kann gedämpft werden. 2 Perspektiven im Informationsmanagement Wert entsteht, wenn die Kosten der Leistungserstellung zurückgehen oder wenn zusätzliche Einnahmen erzeugt werden. Vor diesem Hintergrund muss der Einsatz von Information als Produktionsfaktor und als Wirtschaftsgut geplant und gestaltet werden. Diese komplexen Fragestellungen gehen entweder von konkreten Verbesserungen in den betrieblichen Abläufen (z. B. durch ein besseres Finden von Informationen durch Dokumentenmanagementsysteme) oder von einer Befriedigung von Kundenbedürfnissen aus. Dabei müssen sowohl Informationstechnologien als auch die eigentlichen Informationen integrativ mit den Unternehmensprozessen verzahnt werden; nur so kann der erwünschte Effizienzgewinn erzielt werden. Diese Verzahnung muss sowohl den Lebenszyklus der Information als auch den Lebenszyklus Informationstechnologien berücksichtigen, da diese Zyklen oft asynchron sind. Die für ein wertorientiertes Informationsmanagement erforderlichen Perspektiven Information und Informationstechnologie werden in den eng miteinander verknüpften Fachgruppen Informationslogistik und Informationstechnologiemanagement beleuchtet. Die Fachgruppe Informationslogistik überträgt logistische Methoden auf die Gestaltung von Prozessen und Informationsflüssen unter besonderer Berücksichtigung der Eigenschaften von Information und den Anforderungen der Praxis. Ziel dieser Fachgruppe ist es, Unternehmen in die Lage zu versetzen, den richtigen Adressaten d. h. Kunden, Mitarbeitern, Geschäftsführung, Lieferanten usw. flexibel die richtige Information in der richtigen Qualität zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu den richtigen Kosten zur Verfügung zu stellen. Das dramatisch steigende Informationsaufkommen soll methodisch beherrschbar und nutzbar werden, so dass Unternehmen nicht in Informationen ersticken. Relevante Kernthemen sind beispielsweise Enterprise Content Management, Dokumentenmanagement, Workflowmanagement, Prozessorientiertes Wissensmanagement oder E-Learning. Die Fachgruppe Informationstechnologiemanagement betrachtet systematisch die kontinuierliche Weiterentwicklung von IuK-Technologien, die für die Betriebsorganisation relevant sind und nutzt dabei primär die Methode des Technologie-Roadmappings. Ausgehend von dieser Wissensbasis hilft diese Fachgruppe bei der Technologieauswahl Bild 1 Bezugsrahmen des Bereichs Informationsmanagement am FIR Unternehmen der Zukunft 3/2008 5

6 Projekte und Berichte Bild 2 Praxiserprobte Werkzeuge und Methoden zur Potenzialanalyse, Nutzenbewertung und Reorganisation Dipl.-Ing. Dipl.-Wirt. Ing. Peter Laing FIR, Bereichsleiter Informationsmanagement Tel.: durch ein Matching der IuK-Technologiepotenziale mit den fachlichen Anforderungen. Im Ergebnis sollen Unternehmen durch den Einsatz neuer IuK-Technologien in der Lage sein, alle erforderlichen Informationen prozessbezogen bereitzustellen. Die Unternehmens-IT muss die Konzepte der Informationslogistik unterstützen können. Technologiefolgenabschätzungen runden das Kompetenzspektrum der Fachgruppe ab. Dies ist beispielsweise dann relevant, wenn die Technologien, die mit einer neuen betrieblichen Anwendungssoftware eingeführt werden, im zukünftigen Unternehmenskontext bewertet werden müssen. Um die hohen Anforderungen an die Umsetzung eines wertorientierten Informationsmanagements zu erfüllen, muss auch die IT einem Industrialisierungsprozess unterzogen werden. Diesen Prozess begleitet die Fachgruppe Informationstechnologiemanagement ebenfalls. Innovative Konzepte für die Praxis Industrie- und Dienstleistungsunternehmen profitieren von unseren ausgereiften und erprobten individuellen Beratungslösungen. Mit fundierten Methoden werden in Workshops gemeinsam mit der Praxis tragfähige Konzepte entwickelt. So wird sichergestellt, dass die Lösung passt und später auch akzeptiert wird. Umfassende Kompetenzen und auch Tools setzen wir ein, um folgende Problemstellungen bzw. Herausforderungen zügig und kompetent zu bewältigen: Auf dem Gebiet der Analyse, Auswahl und Einführung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) bietet das FIR durch den PotenzialCheck DMS, das 3PhasenKonzept DMS und die Einführung DMS umfassende Beratungsprodukte für die Industrie an. Speziell mit unserem bereits vielfach in der Praxis angewandten 3PhasenKonzept DMS helfen wir Unternehmen, das für sie optimale Dokumenten- oder Enterprise- Content-Management-System auszuwählen. Wir gehen dafür immer von den individuellen Unternehmensanforderungen aus. Der Fokus liegt dabei auf den Geschäftsprozessen. Sofern bereits ein Dokumentenmanagementsystem eingesetzt wird, können wir unser Vorgehen auch für die Analyse und Ableitung von konkreten Verbesserungen einsetzen. Nach einer erfolgreichen Auswahl bieten wir auch eine systematische und unabhängige Unterstützung bei der Einführung des DMS an. Mit unserem Produkt der RFID-Business Case Calculation werden Unternehmen bei der Planung und Bewertung des RFID-Einsatzes unterstützt. Im Fokus steht dabei die monetäre Bewertung des Nutzens, der höchsten Hürde bei der Implementierung von RFID-Systemen. Durch Anwendung FIR-eigener Tools werden Prozesse definiert, Potenziale identifiziert und die Kosten- und Nutzenseite monetär bewertet. Als Ergebnis erhalten Unternehmen von uns eine unabhängige, begründete Entscheidungsvorlage zum geplanten RFID- Einsatz. Gerne begleiten wir auch die weitergehende Umsetzung vor Ort. Aktiver Transfer in die Praxis Die in zahlreichen Praxisprojekten gewonnenen Erfahrungen vermittelt der Bereich Informationsmanagement am FIR mit Veranstaltungen, Studien, Workshops und Seminaren und bietet auf Wunsch auch einen unternehmensindividuellen Transfer an. Auf der Guided Tour zu DMS können Entscheider auf der SYSTEMS 2008 hautnah erfahren, wie DMS die Informationslogistik in Unternehmen unterstützen können. Besondere Bedeutung hat der Praxistag Informationsmanagement verbunden mit dem Aachener Unternehmerabend am 4. November. Im Tagesprogramm vermitteln wir konkrete Lösungen und Vorgehensweisen für Probleme der Praxis, im Abendprogramm können Fach- und Führungskräfte gemeinsam mit Experten Antworten auf zentrale Herausforderungen der Informationswirtschaft kritisch diskutieren. Beratungsprodukte wie RFID- Business Case Calculation, PotenzialCheck DMS oder 3PhasenKonzept DMS bieten eine kurzfristige individuelle Lösung und fußen auf langjährigen Erfahrungen und wissenschaftlich erprobten Konzepte. 6 Unternehmen der Zukunft 3/2008

7 Informationsmanagement UdZ Der PotenzialCheck DMS Aufdeckung von Nutzenpotenzialen durch den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) Viele Unternehmen, die noch unsicher sind, ob eine Investition in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) sinnvoll ist, stehen vor einer großen Herausforderung. Mit Hilfe eines PotenzialChecks DMS kann das FIR konkrete Nutzenpotenziale und eine erste Wirtschaftlichkeitsbetrachtung aufzeigen, um das Unternehmen in seiner Entscheidung zu unterstützen. Deutlich werden soll ferner, welche Funktionen das DMS beinhalten muss, damit die individuellen Anforderungen des Unternehmens erfüllt werden. Assess Ziel des PotenzialChecks DMS Viele Unternehmen denken über die Einführung eines DMS nach, da das Bedürfnis nach qualifizierter und schneller Information im Unternehmen vorhanden ist, beispielsweise um Kunden schnell und kompetent zu beraten. Hinzu kommt, dass gesetzliche Vorschriften, beispielsweise die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), die Unternehmen zwingen werden, den dort gestellten Anforderungen gerecht zu werden. Eine mögliche Lösung besteht in der Auswahl eines passenden DMS. Ob und wie ein DMS die individuellen Anforderungen des Unternehmens erfüllen könnte, zeigt das FIR im Rahmen eines eintägigen Workshops dem Unternehmen vor Ort auf. Konkrete Nutzenpotenziale und eine erste Wirtschaftlichkeitsbetrachtung als Vorbereitung für eine Investitionsentscheidung werden ausgearbeitet. Analysiert wird ferner, in welchen dokumentenintensiven Bereichen oder Abteilungen eine Einführung eines DMS besonders sinnvoll ist und welche DMS-Funktionalität in welchen Bereichen und Prozessen eingesetzt werden kann. Vorgehensweise Mitarbeitern ausgewählter Fachabteilungen, der IT-Abteilung und gegebenenfalls der Geschäftsführung werden zu Beginn des Tages zunächst Einsatzmöglichkeiten und Anwendungsformen von DMS vorgestellt. Alle Beteiligten erhalten somit eine Vorstellung von dem, was ein DMS leisten kann und welche Module mit welchem Funktionsumfang angeboten werden. Dadurch entwickeln die Teilnehmer interaktiv Ideen, wie ein DMS die Prozesse des Unternehmens unterstützen kann. Zur Veranschaulichung dient ein konkretes Beispiel einer Best-Practice-Anwendung. Im Anschluss erfolgen verschiedene Workshops mit Mitarbeitern unterschiedlicher Fachabteilungen und der IT-Abteilung, die typische Abläufe ihrer Arbeit darstellen. Analysiert werden z. B. Anzahl und Art der verschiedenen Dokumente; Fragen bezüglich der bestehenden IT-Landschaft und der daraus resultierenden Anforderungen werden berücksichtigt. Nach der Aufnahme dieser Informationen erfolgt eine erste Identifikation von Problemen und Schwachstellen im Unternehmen. Im Dialog mit den Teilnehmern werden Potenziale für den Einsatz eines DMS sichtbar und erste Lösungsvorschläge werden gemeinsam entwickelt. Abschließend werden die Ergebnisse des Tages im Rahmen einer Präsentation vorgestellt. Diese beinhaltet: eine Darstellung der identifizierten Schwachstellen und das Aufzeigen von Lösungen durch den Einsatz passender DMS-Module; eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung auf Basis einer Abschätzung des zu erwartenden Return on Investments; die Vorstellung eines realistischen Vorgehensund Zeitplans bei der Bewertung und Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems, da aufgrund der Komplexität des Problems nur ein strukturiertes Vorgehen zu einem den individuellen Anforderungen des Unternehmens passenden DMS führen kann; die Erarbeitung der Grundlagen für die Erstellung einer Entscheidungsvorlage für interne Entscheidungsprozesse. Ausblick Durch den PotenzialCheck DMS ist es möglich, den Unternehmen individuell aufzuzeigen, worin der Nutzen der Einführung eines DMS für das jeweilige Unternehmen besteht. Ferner dienen die Ergebnisse des PotenzialChecks DMS als Entscheidungsvorlage für den unternehmensinternen Entscheidungsprozess. Wird die Entscheidung getroffen, dass eine Investition in ein DMS erfolgen soll, kann das FIR aufgrund seiner systematischen Vorgehensweise bei der Bewertung und Auswahl eines DMS eine hersteller- und produktneutrale Unterstützung anbieten. Dipl.-Kff. Ingrid Meyer-Kahlen Wissenschaftliche Hilfskraft Fachgruppe Informationslogistik Tel.: Dott. Ing. Tomaso Forzi Leiter Fachgruppe Informationslogistik Tel.: Unternehmen der Zukunft 3/2008 7

8 Produkte: Assess & Assist Das 3PhasenKonzept zur Auswahl von Dokumentenmanagementsystemen Eine systematische Vorgehensweise zur Identifikation, Bewertung und Auswahl geeigneter Dokumentenmanagementsysteme Assist Viele Unternehmen haben erkannt, dass sie durch den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) ihre Wettbewerbsfähigkeit erheblich verbessern können. Die Identifikation eines auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens zugeschnittenen Systems stellt jedoch ein Unternehmen aufgrund der Unübersichtlichkeit des Marktes und der wenig konkreten und uneinheitlichen Begriffe im DMS-/ECM-Umfeld sowie der unscharfen Abgrenzung der Module und Einsatzformen vor eine komplexe Herausforderung. Als unabhängiger Forschungsdienstleister bietet das FIR eine hersteller- und produktneutrale Unterstützung bei der Auswahl, Planung und Implementierung von DMS-Anwendungen. Zur Anwendung kommt das am FIR entwickelte 3PhasenKonzept, das eine in der Praxis vielfach bewährte Vorgehensweise darstellt, die in der Vergangenheit insbesondere bei der ERP-Auswahl eingesetzt wurde. Gründe für den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen Dokumentenmanagementsysteme wurden in den letzten Jahren durch Erweiterungen der Systeme zu Enterprise-Content-Management- Systemen (ECM) weiterentwickelt, wobei keine einheitliche Definition und keine klare Abgrenzung der Begriffe existieren. Dokumentenmanagementsysteme und Enterprise-Content-Management-Systeme helfen Unternehmen bei der lebenszyklusgerechten Verwaltung von Dokumenten. Der Dokumentenlebenszyklus umfasst alle dokumentenbezogenen Aufgaben von der Erfassung und Verschlagwortung über die Recherche und Bearbeitung hin zur Weiterleitung und Publikation sowie der Archivierung und abschließender Vernichtung [1]. Dass ein effizienter Umgang mit Dokumenten heute für Unternehmen jeder Grösse zur geschäftskritischen Herausforderung wird, liegt zum einen an externen Anforderungen (Compliance) und zum anderen an internen unternehmerischen Anforderungen. Die externen Anforderungen beinhalten handels-, abgabenrechtliche und gesetzliche Vorschriften [2]. So verlangen beispielsweise die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), dass steuerrelevante Unterlagen revisionssicher gespeichert und bis zu zehn Jahren digital recherchierbar vorgehalten werden müssen [3]. Zu den wichtigsten unternehmerischen Anforderungen zählen die Optimierung des Informationsflusses, die Sicherung des intellektuellen Kapitals, die Optimierung des IT- Ressourceneinsatzes und die Reduzierung des Ablageplatzes für Papierdokumente. Diese Anforderungen können durch die Einführung eines passenden DMS erfüllt werden. Eine Einführung eines passenden DMS hätte ferner die Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu Folge. Dabei gilt es verschiedene Aspekte zu betrachten. Neben reinen Kostenaspekten, z. B. der Reduktion der Druck- und Lagerkosten erfolgt eine drastische Reduktion der Durchlauf- und Reaktionszeiten und gleichzeitig eine Steigerung von Sicherheit und Effizienz. Auch qualitative Aspekte gilt es zu berücksichtigen, so erfolgt beispielsweise durch höhere Auskunftsfähigkeit eine bessere Kunden- und Partnerbindung [4]. Herausforderungen bei der Auswahl Hat ein Unternehmen die Entscheidung getroffen, ein DMS einzuführen, stehen Unternehmen vor einer großen Herausforderung. Ein wesentliches Problem für die Unternehmen ist die starke Dynamik und Intransparenz des Marktes und damit auch der Einsatzmöglichkeiten und Anwendungsformen verschiedener DMS [5]. Auch die Schnelllebigkeit von Entwicklungstrends erschwert die Auswahlentscheidung. Ein weiteres Problem besteht darin, dass die Vorstellung der eigenen Anforderungen und des Vorgehens häufig unklar ist oder fehlt. Da eine Vielzahl von Entscheidungsträgern in den Auswahlprozess eingebunden ist, werden unterschiedliche Anforderungen definiert und Prioritäten gesetzt. Häufig fehlt eine Unterstützung durch Management und Fachabteilungen ganz. Aufgrund dieser Faktoren ist eine professionelle Unterstützung der Auswahlentscheidung für ein Unternehmen unabdingbar. Auswahl durch das 3PhasenKonzept Um eine solide und sichere Grundlage für eine Investitionsentscheidung in ein Dokumentenmanagementsystem zu schaffen und gleichzeitig die individuellen Anforderungen der Unternehmen zu berücksichtigen, ist eine 8 Unternehmen der Zukunft 3/2008

9 Informationsmanagement UdZ systematische Vorgehensweise zur Bewertung und Auswahl eines DMS notwendig. Zu diesem Zweck wird auf das in der Praxis vielfach bewährte 3PhasenKonzept zurückgegriffen. Das 3PhasenKonzept unterscheidet die Phasen der Organisationsanalyse, der System-Vorauswahl und der System-Endauswahl (vgl. Bild 1). 1) Organisationsanalyse zum Dokumentenund Informationsfluss In einem ersten Schritt werden im Rahmen der Organisationsanalyse bestehende Organisationsstrukturen und Prozesse erfasst. Die Organisationsanalyse dient dazu, eine Grundlage für die Formulierung der Anforderungen an die zukünftige DMS-Lösung zu schaffen. Ferner werden in dieser Phase prozessspezifische Potenziale für den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems identifiziert. 2) System-Vorauswahl Im Rahmen der System-Vorauswahl wird zunächst das Marktangebot analysiert. Es erfolgt eine Sondierung des Anbietermarktes, in dem zurzeit etwa 200 Anbieter vertreten sind. Um einen Überblick über diesen Markt zu erhalten, erfolgen kontinuierliche Datenerhebungen bei den Systemanbietern verbunden mit rollierenden Überprüfungen der Anbieterangaben. In dieser Phase erfolgt ferner die Beurteilung der Leistungsfähigkeit der verschiedenen Systeme. Um eine Reduktion auf eine zweckmäßige und überschaubare Anzahl von Anbietern zu erreichen, werden die unternehmensspezifischen Anforderungen formuliert und mit den Leistungsmerkmalen marktgängiger Softwarelösungen abgeglichen. Im zweiten Schritt der Vorauswahlphase erfolgt deshalb zunächst die Ermittlung und Gewichtung der Anforderungen. Zu diesem Zweck wird ein Lastenheft erstellt. Die Identifikation von strategischen Anforderungen an System und Anbieter sowie die Identifikation kritischer Merkmale sind von zentraler Bedeutung, um ein den Anforderungen ensprechendes System auswählen zu können. Der letzte Schritt der Vorauswahl besteht in der Evaluierung der funktionalen und strategischen Anforderungserfüllung. Abschließend werden die Auswahlparameter komparativ zusammengestellt. 3) System-Endauswahl In der dritten Phase, der Endauswahl, werden die zuvor selektierten Systeme durch Präsentationen der Anbieter dem Kunden vorgestellt, detailliert untersucht und unter Leistungs- und Kostengesichtspunkten bewertet. Um auch im letzten Schritt der Systemauswahl Objektivität zu gewährleisten, werden detaillierte Testunterlagen, ein sogenannter Testfahrplan, erstellt. Anhand dieses Testfahrplans, in dem deutliche Vorgaben zur Systemvorstellung gemacht werden, werden die selektierten Systeme einer intensiven Analyse unterzogen. Nach der Erstellung des Testfahrplans erfolgt die Durchführung von Systemtests. Somit wird es möglich, einen dedizierten Eindruck in die Fähigkeiten des Systems zu erhalten und zu beurteilen, ob die individuellen Anforderungen des Unternehmens erfüllt werden können. Neben dem Ziel, das System kennenzulernen, geht es in dieser Phase um die Überprüfung der funktionalen und strategischen Anforderungen. Der letzte Schritt in der Phase der Endauswahl besteht in der Erstellung einer Entscheidungsvorlage. Zur endgültigen Auswahlentscheidung erfolgt neben der Auswertung der Systemtests eine komparative Zusammenstellung der Auswahlparameter. Zusammenfassung Deutlich wird, dass bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems komplexe Aufgaben zu lösen sind, die ein strukturiertes Vorgehen erfordern. Bild 1 3PhasenKonzept als strukturiertes Vorgehensmodell Unternehmen der Zukunft 3/2008 9

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