PORTALHANDBUCH YELLOWFOX FLOTTENANWENDUNGTION

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1 PORTALHANDBUCH YELLOWFOX FLOTTENANWENDUNGTION Stand: Donnerstag, 14. Februar 2008 PORTALHANDBUCH YELLOWFOX FLOTTENANWENDUNG... 1 Vorwort... 2 Unterstützte Endgeräte in Fahrzeugen... 2 Auftragsverwaltung... 3 Funktionsweise... 3 Einrichtung verschiedener Auftragsstatus (nur MDT 860)... 3 Erfassen und Senden von Aufträgen... 3 Garmin... 4 MDT Löschen und Widerrufen von Aufträgen... 4 Garmin... 4 MDT Suchen und Ansehen von Aufträgen... 5 Nachrichtenverwaltung... 6 Funktionsweise... 6 Einrichtung von Textvorlagen (nur MDT 860)... 6 Senden von Nachrichten... 6 Suchen und Ansehen von Nachrichten... 6 Arbeitszeiterfassung (Nur MDT 860)... 7 Voraussetzungen / Funktionsweise... 7 Einrichtung der Arbeitszeiterfassung... 7 Tankdatenerfassung (nur MDT 860)... 8 Funktionsweise... 8 Fahrtenbuch (nur MDT 860)... 9 Funktionsweise... 9 Einrichtung des Fahrtenbuchs... 9 Stand:

2 SEITE 2 Vorwort In diesem Handbuch wird die Funktionsweise des Webportals zur YellowFox Flottenanwendung beschrieben. Details zur Bedienung der Endgeräte in Fahrzeugen entnehmen Sie bitte dem separat erhältlichen Handbuch zum jeweiligen Gerät. Für die Flottenanwendung kommen verschiedene Endgeräte in den Fahrzeugen zum Einsatz. Daher kann es sein, dass Ihnen bestimmte Funktionen aus diesem Handbuch nicht zur Verfügung stehen. Wird im Handbuch eine solche Funktion erklärt, finden Sie immer auch einen Hinweis darauf, welche Hardware die Funktion unterstützt. Unterstützte Endgeräte in Fahrzeugen Navman MDT 860 Bezeichnung in diesem Handbuch: MDT 860 Garmin Nüvi Bezeichnung in diesem Handbuch: Garmin

3 SEITE 3 Auftragsverwaltung Funktionsweise Aufträge werden im Webportal erfasst und an das Gerät im Fahrzeug gesendet. Aufträge können vom Empfänger im Fahrzeug mit verschiedenen Antworten wie z.b. [Angenommen] oder [Abgelehnt] bestätigt werden. Einrichtung verschiedener Auftragsstatus (nur MDT 860) Gehen Sie im Webportal zu [Aufträge] Ł [Auftragsverwaltung]. Schalten Sie in der Quickbar von [Übersicht] zu [Einstellungen]. Sie sehen nun alle Antworten (=Auftragsstatus) die vom Fahrer als Reaktion auf einen empfangenen Auftrag gesendet werden können. Sind dort keine zu sehen, müssen Sie zuerst mindestens 2 mögliche Antworten (z.b. Annehmen/Ablehnen) anlegen. Bei jeder möglichen Antwort ist zu entscheiden, was mit dem Auftrag passieren soll, wenn der Fahrer die entsprechende Antwort auswählt. setze Auftrag Aktiv Ł verschiebt den Auftrag im Gerät aus der Liste NEUER Aufträge in die Liste der AKTIVEN Aufträge setze Auftrag gelöscht Ł löscht den Auftrag im Gerät keine Auswahl Ł Es wird nur die Antwort an das Portal gesendet, der Auftragsstatus bleibt unverändert. Sind alle gewünschten Antworten eingerichtet, müssen diese über Konfiguration senden an die entsprechend ausgewählten Geräte nacheinander gesendet werden. Antworten auf Aufträge können jederzeit geändert werden, müssen dann aber zu jedem Gerät neu übertragen werden. Erfassen und Senden von Aufträgen Um einen Auftrag an ein Gerät zu senden gehen Sie im Webportal zu Aufträge => Auftragsverwaltung. Klicken Sie auf das [+] in der QuickBar. Geben Sie nun Auftragsnummer und Auftragstext ein. Die Auswahl eines Kunden ist nicht unbedingt notwendig, kann aber das spätere Wiederauffinden von Aufträgen erleichtern. Speichern Sie den Auftrag. Wählen Sie nun das Fahrzeug aus, an das der Auftrag gesendet werden soll.

4 SEITE 4 Garmin Bestätigen Sie die Fahrzeugauswahl mit [Speichern]. Es erscheint nun die Navigationszielauswahl im rechten Bildschirmbereich. Klicken Sie auf [Navigationsziel einfügen]. Entscheiden Sie nun, ob das Navigationsziel neu eingegeben werden soll, oder ob Sie eine Zieladresse aus dem Adressbuch verwenden möchten. Klicken Sie auf [Weiter]. Wenn Sie eine Adresse aus dem Adressbuch verwenden, können Sie nun nach Adressen suchen. Übernehmen Sie eine Adresse in dem Sie auf selbige klicken. Bei der Eingabe einer neuen Adresse geben sie die Ihnen bekannten Adressdaten ein. Falls diese nicht vollständig sind, können Sie auch Teile der Adresse eingeben. (z.b. nur PLZ und Straße) Das System ermittelt dann mögliche Zieladressen. Klicken Sie auf [Weiter]. Die Adresse wird automatisch in den Auftrag übernommen, sofern das System diese erkennt. Andernfalls erhalten Sie eine Auswahl möglicher Zieladressen. Wählen Sie in diesem Fall die gewünschte Adresse aus und bestätigen Sie mit [Weiter]. Damit ist ein neuer Auftrag erstellt, der nun an ein Fahrzeug gesendet werden kann. Wählen Sie das gewünschte Fahrzeug aus und klicken Sie auf [Senden]. Der Auftrag wird nun übermittelt. MDT 860 Damit ist ein neuer Auftrag erstellt, der nun an ein Fahrzeug gesendet werden kann. Wählen Sie das gewünschte Fahrzeug aus und klicken Sie auf [Senden]. Der Auftrag wird nun übermittelt. Sie können denselben Auftrag beliebig oft senden, das Gerät erkennt bereits empfangene Aufträge und vermeidet doppelte Einträge. Löschen und Widerrufen von Aufträgen Garmin Sie können Aufträge über [X] in der Auftragsliste, oder in der QuickBar der Detailansicht löschen. MDT 860 Soll ein Auftrag im Portal gelöscht werden, wird zuerst geprüft ob dieser Auftrag bereits an ein Fahrzeug gesendet wurde. Falls ja, muss der Auftrag vor dem Löschen widerrufen werden. Klicken Sie dazu auf [Widerrufen] in der Auftragsdetailansicht im Portal. Nun wird das entsprechende Fahrzeug benachrichtigt. Wenn das Gerät im Fahrzeug die Information über einen zu löschenden Auftrag erhält und in der Lage ist, diese Information dem Fahrer darzustellen (Gerät muss eingeschaltet sein), meldet das Gerät dem Portal, dass der Auftrag widerrufen wurde

5 SEITE 5 und löscht den Auftrag im Gerät. Nun können Sie den Auftrag über [X] in der Auftragsliste oder Detailansicht im Portal löschen. Wird ein Auftrag im Gerät durch Senden einer Antwort, die mit der Aktion Auftrag löschen verknüpft ist, gelöscht, bleibt er im Portal erhalten. Er kann dort weiterhin mit der vom Gerät gesendeten Antwort eingesehen werden. Sie können den Auftrag später auch erneut senden. Suchen und Ansehen von Aufträgen Gehen Sie im Webportal zu [Aufträge] Ł [Auftragsverwaltung]. Sie sehen nun 2 Listen. Die erste Liste zeigt die letzen 5 auftragsbezogenen Meldungen, die von Fahrzeugen empfangen wurden. Die zweite Liste ist eine Übersicht aller Aufträge. Nutzen Sie die Suchfunktion unterhalb der Tabellenüberschriften, um einen bestimmten Auftrag zu finden.

6 SEITE 6 Nachrichtenverwaltung Funktionsweise Zwischen dem Gerät im Fahrzeug und dem Portal können Textnachrichten ausgetauscht werden. Nachrichten können im Gerät als gelesen gekennzeichnet werden oder gelöscht werden. Einrichtung von Textvorlagen (nur MDT 860) Gehen Sie zu [Aufträge] Ł [Nachrichten]. Schalten Sie in der QuickBar von [Übersicht] nach [Einstellungen] um. Sie können nun die Nachrichtenvorlagen für das Gerät bearbeiten. Geben Sie dazu einen Text bei Neue Vorlage ein und bestätigen Sie mit speichern. Die maximale Länge jeder Textvorlage beträgt 30 Zeichen. Sind alle gewünschten Vorlagen eingerichtet, müssen diese über Konfiguration senden an die entsprechend ausgewählten Geräte nacheinander gesendet werden. Senden von Nachrichten Um eine Nachricht an das Gerät im Fahrzeug zu senden gehen Sie im Portal zu [Aufträge] Ł [Nachrichten]. Klicken Sie auf das [+] in der QuickBar. Geben Sie nun den Nachrichtentext (bis zu 300 Zeichen) ein und wählen Sie das Fahrzeug, an das der Text gesendet werden soll. Bestätigen Sie mit [Senden]. Die Nachricht wird nun an das Gerät im Fahrzeug übermittelt. Suchen und Ansehen von Nachrichten Gehen Sie im Webportal zu [Aufträge] Ł [Nachrichten]. Sie sehen nun 2 Listen. Die erste Liste zeigt die letzen empfangenen / gesendeten Nachrichten. Die zweite Liste ist eine Übersicht aller Nachrichten. Nutzen Sie die Suchfunktion unterhalb der Tabellenüberschriften, um eine bestimmte Nachricht zu finden.

7 SEITE 7 Arbeitszeiterfassung (Nur MDT 860) Voraussetzungen / Funktionsweise Die Arbeitszeiterfassung ist mit der Transponderfunktion der C-Box gekoppelt. Sie funktioniert somit nur in der Kombination Navman MDT 860 und C-Box. Außerdem muss die C-Box über einen Transponderleser verfügen. Die Auswertung der Arbeitszeit erfolgt über die bekannte Zeiterfassung. Einrichtung der Arbeitszeiterfassung Gehen Sie bei der Einrichtung der Arbeitszeiterfassung im Portal wie gewohnt vor. Zusätzlich ist es nun noch notwendig, Ihre individuelle Einrichtung der Zeiterfassung an das Gerät zu senden. Gehen Sie dazu in die [Fahrzeugbezogenen Einstellungen] und wählen Sie das gewünschte Fahrzeug aus. Schalten Sie nun in der QuickBar die Ansicht auf [Display] um und klicken Sie bei Zeiterfassung auf [Display einrichten]. Nachdem das Gerät die Einstellungen empfangen hat, ist die Zeiterfassung einsatzbereit.

8 SEITE 8 Tankdatenerfassung (nur MDT 860) Funktionsweise Das Gerät im Fahrzeug bietet die Möglichkeit, Tankdaten (Preis der Tankfüllung sowie getankte Menge in Liter) zu erfassen. Die Daten können im Portal mit Hilfe des Tankreports ausgewertet werden und sind auch in der Liste der Positionsmeldungen sichtbar.

9 SEITE 9 Fahrtenbuch (nur MDT 860) Funktionsweise Das Gerät bietet die Möglichkeit, die Fahrtenbuchfunktion des Portals zu bedienen. Dafür muss nach dem Anschalten und vor dem Ausschalten der Zündung der Fahrttyp (Dienstfahrt/ Heimfahrt/ Privatfahrt) festgelegt werden. Einrichtung des Fahrtenbuchs Vor der ersten Benutzung ist es notwendig, die Portaleinstellungen des Fahrtenbuchs auf das Gerät zu übertragen. Gehen Sie dazu in die [Fahrzeugbezogenen Einstellungen] und wählen Sie das gewünschte Fahrzeug aus. Schalten Sie nun in der QuickBar die Ansicht auf [Display] um und klicken Sie bei Fahrtenbuch auf [Display einrichten]. Nachdem das Gerät die Einstellungen empfangen hat, ist das Fahrtenbuch einsatzbereit.

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