Zeitmanagement und Informationssystem

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1 Zeitmanagement und Informationssystem Personalzeiterfassung mit den Optionen: - Auftrags- / Projektzeiterfassung - Warenwirtschaft - CRM Produktinformation Am Weichselgarten 6 D Erlangen Telefon.: / Telefax: / Internet: info@h-pgmbh.de Shop: mit System!

2 Mit dem H+P Time 32 Pro - Zeitmanagement- und Informationssystem können Sie Ihre Personal- und Auftragszeiten optimal verwalten. Durch den modularen Aufbau können Sie sich Ihr Zeiterfassungssystem zusammenstellen und erhalten somit immer die für Sie optimale und kostengünstigste Lösung. Je nach den Anforderungen, die Sie an Ihr Zeiterfassungssystem stellen, haben Sie die Auswahl zwischen H+P Time 32 Pro oder der Light Version. Schnellübersicht über entscheidende Leistungsmerkmale Funktion LIGHT PRO Verwaltung Export Lohndaten Optional Import oder Export von Auftragsdaten Optional Verwaltung und autom. Berechnung der Feiertage Mandanten 1 Unbegrenzt Teams Unbegrenzt Module Kostenstellenverwaltung Optional Zutrittskontrolle Optional Auftragsdaten Optional Optional Vorgaben Ausführliche Userverwaltung mit Einschränkung auf Mitarbeiter, Abteilungen und vierstufige Modulfreigabe Anlegen von Abteilungen Anlegen von neuen Fehltagen Änderung der Bewertung von Fehltagen Freie Definition von Konten Buchungsarten definierbar Softwareterminal Optional Zeitpläne Tagespläne, Festarbeit, Gleitzeit Automatischer Pausenabzug Mindestpause 1 Unbegrenzt Rundung der Buchungen Zuschlagsverwaltung Automatische Schichterkennung Makroprogrammierung Wochenpläne Bewertung der Gleitzeit am Monatsende Personalverwaltung Wochen- und Monatsmakro Akte Urlaubsverwaltung Verwaltung von Kranktagen und sonstigen Fehltagen Korrekturassistent Grafischer Urlaubsplaner

3 1. Allgemein Mit dem H+P Zeitmanagement- und Informationssystem Time 32 können Sie Ihre Personal- und Auftragszeiten optimal verwalten. Durch den modularen Aufbau können Sie sich Ihr Zeiterfassungssystem zusammenstellen und haben somit, passend zu Ihrem individuellen Bedarf, das richtige System. So können Sie z.b. mit der Light-Version und einem Terminal beginnen und später, wenn Ihre Anforderungen steigen, auf die Vollversion aufrüsten und zusätzliche Terminals (z.b. für die Zutrittskontrolle oder die GPS-Fahrzeugdatenerfassung) installieren. H+P Time 32 Pro ist eine Software der neusten Generation. Eine moderne Programmiersoftware, sowie ein zuverlässiges Datenbanksystem schaffen die Grundlage, um Ihnen zu ermöglichen, sich auf Ihr Ziel bei der Benutzung des Systems zu konzentrieren und nicht auf die Behebung von Fehlern. Viele hundert Installationen belegen die Zuverlässigkeit des Systems heute. Durch die ständige Weiterentwicklung der Software erhalten Sie ein System, welches aber auch in Zukunft Ihren Ansprüchen gerecht wird. Bei der Entwicklung der Software wurde speziell darauf geachtet, die Bildschirmoberfläche so ergonomisch und intuitiv zu gestalten wie nur irgend möglich, allerdings ohne Abstriche bei den Konfigurationsmöglichkeiten und der Funktionalität zu machen. Einige Leistungsmerkmale: / Schnellübersicht die wichtigsten Parameter und Stammdaten sind im Grundsystem bereits enthalten bzw. so eingestellt, dass es für die meisten Anwender passt. Daher kann das System innerhalb kurzer Zeit in Betrieb genommen werden je nach Version auf die Anzahl Ihrer Mitarbeiter/innen angepasst, netzwerk-/ mehrmandantenfähig beliebig viele Zeitkonten, Abteilungen, Kostenstellen und Teams, die gleichzeitig als Verknüpfungselemente dienen beliebige Anzahl von Gleitzeit- oder Arbeitszeitmodellen. Hierbei: automatische Zeitkorrekturen und Rundungen der Stempelzeiten, jeweils für Beginn und Ende, sowie wahlweise auch Rundungen der Pausenzeiten, frei bestimmbar feste Pausen, Mindestpausenzeiten und freie Gestaltung der Pausenzeiten mit frei definierbarer Mindestpausenzeitkontrolle, abhängig von der Anwesenheitszeit freie Definition von Fehltagen (Urlaub, Dienstreise, Krank ) SOLL- IST- Kontrolle der Arbeitszeit, wahlweise mit maximaler täglicher Arbeitszeit nicht an den Wochentag gebundene Sollzeiten sind möglich (z.b. 20 Stunden / Woche Sollzeit für Teilzeitkräfte oder 174 Stunden pro Monat ) je Mitarbeiter/in frei bestimmbares Arbeitszeitmodell Zeitmodelle für bestimmbare Zeiträume und automatisch erkennende, alternative Schichtmodelle pro Tagesmodell freie Definition von Zuschlägen mit beliebigen Abhängigkeiten (Uhrzeit, Tätigkeit, Wochentag, Feiertag ) durch den Korrekturassistenten einfache und schnelle Bearbeitung der fehlerhaften Buchungen pro Tag durch die intuitive Bedienung des Systems können auch Mitarbeiter sehr schnell mit dem System arbeiten, die sich sonst nicht oder nur wenig mit Zeiterfassung beschäftigen (z.b. für die täglichen Korrekturen oder den Eintrag von Fehltagen wie Krank, Urlaub, Dienstreise ) Zugriffsschutz und- Protokollierung bieten Ihnen einen hohen Sicherheitsstandard vielfältige Listen und Auswertungen sind bereits enthalten durch den optionalen Listengenerator kann der Anwender beliebige Listen und Auswertungen selber erstellen Makrofunktion zur Realisierung spezieller Berechnungen, welche zur Umsetzung individueller Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge notwendig sind uvm. Sie haben eine Funktion noch nicht gefunden, die Sie unbedingt benötigen? Sprechen Sie uns bitte an, wir haben sicher auch dafür schon eine Lösung! - 3 -

4 Nachfolgend erhalten Sie einen optischen Überblick über den Funktionsumfang von H+P Time 32 Pro Programmstart Der Benutzer meldet sich mit Benutzername und Passwort an. Über die Userverwaltung sind die Rechte definiert. Für jedes Modul kann definiert werden, welche Rechte der User hat: gesperrt nur lesen schreiben löschen 1.2. Time Manager Nach Abschluss der Anmeldung erscheint der Time Manager. Dieser dient als übersichtliche Schaltzentrale der gesamten Applikation. Von hier aus können leicht alle vorhandenen Module gestartet werden

5 1.3. Stammdaten Firmendaten Hier können die Adressdaten der Firma angegeben werden. Das System ist (ohne Aufpreis) mehrmandantenfähig Feiertage Die Feiertage können in verschiedene Kategorien eingeteilt werden. Über die Tagespläne kann definiert werden, was für die Kategorie gutgeschrieben wird. Oftmals ist Heiligabend und Silvester eine eigene Kategorie, da hier nur die halbe Sollzeit angerechnet wird. Die Feiertage werden von Time 32 Pro automatisch berechnet und müssen nicht manuell eingegeben werden. Pro Mandant können die Feiertage separat definiert werden. Somit können auch Mitarbeiter verwaltet werden, die in verschiedenen Bundesländern arbeiten

6 2. Personalstamm 2.1. Persönliche Daten Im Personalstamm können die persönlichen Daten der Mitarbeiter hinterlegt werden. Die meisten Felder sind keine Pflichtfelder. Die Anlage eines neuen Mitarbeiters kann also sehr schnell erfolgen. Bei der Ersteinrichtung ist auch die Übernahme aus einem existierenden Personalstamm (z.b. aus Excel, Access oder einer Textdatei) möglich. Da im Personalstamm alle Mitarbeiterrelevanten Daten gespeichert werden können ist bei vielen Unternehmen, die unsere Zeiterfassung eingeführt haben, die gute alte Mitarbeiterkartei oder Exceltabelle weggefallen Urlaubsverwaltung Mit Time32Pro kann der Urlaub bequem verwaltet werden. Das System überträgt automatisch den Resturlaub in das nächste Jahr und addiert den Gesamtjahresanspruch aus den Stammdaten dazu. Erläuterung der Felder: Feld Urlaubsanspruch Übertrag aus Vorjahr geplanter Urlaub Noch verfügbarer Urlaub Beschreibung Jahresurlaub, d.h. die Anzahl der Urlaubstage, die der Mitarbeiter jedes Jahr erhält. Zeigt an, wie viel Urlaub noch aus dem vorherigen Jahr übrig ist. In diesem Feld steht die Summe der eingetragenen Urlaubstage. Zeigt an, über wie viel Tage der Mitarbeiter noch frei verfügen kann

7 2.3. Gleitzeitbewertung, Wochen- und Monatsmakro In dieser Rubrik können die Abrechnungsmodelle zugewiesen werden. Mögliche Anwendungsfälle: Gleitzeitkonto soll überprüft werden, ob es zwischen 20 und +20 Stunden liegt. Werte über 20 Stunden sollen gekappt werden Erst ab 10 Überstunden pro Monat sollen Überstunden angerechnet werden. Werte darunter verfallen Ab der dritten Überstunde in der Woche wird ein Zuschlag bezahlt usw Zeitplan Diese Maske dient dazu, die Tagespläne der einzelnen Mitarbeiter in deren persönlichen Kalender zu schreiben. Im einfachsten Fall ist nur ein Eintrag vorhanden. Rollierende Schichten können über den Urlaubsplaner zugewiesen werden

8 2.5. Akte In der Akte können z.b. Fortbildungen, Abmahnungen oder sonstige Einträge festgehalten werden. Auch können hier Dokumente (PDF, Word, Excel- Files) direkt eingebunden werden. Nutzbar z.b. um Arbeitsverträge, Fortbildungsbestätigungen, eingescannte Krankmeldungen usw. immer im Personalstamm verfügbar zu haben und somit keine Papierakte mehr führen zu müssen Fehltage wie Urlaub, Krank und sonstige Abwesenheitstage Unter dem jeweiligen Karteireiter sind die jeweils eingetragenen Fehltage sichtbar und es können neue Tage eingetragen werden. So hat man schnell eine Information über z.b. die genommenen und die geplanten Urlaubstage und auch den Grund (z.b. bei Sonderurlaubstagen wie Umzug, Todesfall, Hochzeit )

9 3. Zeitpläne 3.1. Übersicht Zunächst werden die Tagespläne unabhängig von den Mitarbeitern angelegt. Nachdem Tagespläne zu Wochenplänen zusammengefasst sind, können diese den Mitarbeitern zugewiesen werden. Dabei werden die Definitionen komplett in den persönlichen Kalender des Mitarbeiters übernommen. Der Vorteil von dieser Vorgehensweise ist, dass man anschließend einzelne Tage individuell ändern kann, wenn z.b. Mehrarbeit angeordnet wurde Tagespläne Im Tagesplan sind die Rechenregeln für die Bewertung der Buchungen hinterlegt. Mögliche Eingaben, z.b.: in welcher Zeit wird die Anwesenheitszeit angerechnet Regelarbeitszeit (Sollzeit) Pausen Rundungsregeln Gutschrift an Feiertagen Zuschläge, z.b. Nachtzuschlag (können beliebig viele pro Tag sein) Automatische Schichterkennung Kontenzuordnung Flexible Abrechnungsmodelle über Makroprogrammierung - 9 -

10 3.3. Wochenpläne Wenn die notwendigen Tagespläne festgelegt sind, können die Wochenpläne definiert werden. Es können beliebig viele Tagesund Wochenpläne erstellt werden Monatsbewertung In der Monatsbewertung wird definiert, was mit den Überstunden am Monatsende geschehen soll. Hier kann z.b. eingerichtet werden, wie viel und ob Überstunden in den nächsten Monat übernommen werden. Auch kann eingestellt werden, dass Überstunden erst ab einem Schwellwert (z.b. 10 Stunden) berechnet werden. Diese Funktion wird häufig bei außertariflichen Mitarbeitern genutzt

11 4. Was ist regelmäßig zu erledigen? Der Pflegeaufwand ist sehr gering. Mehr als ein paar Minuten pro Tag werden nicht benötigt. Unterstützung bei der täglichen Arbeit leistet der 4.1. Korrekturassistent Der Korrekturassistent informiert, welche Fehler zu korrigieren sind. Dies können z.b. vergessene Buchungen sein (dann kommt beispielsweise die Meldung Kommt-Buchung fehlt ), oder fehlt unentschuldigt wenn ein Mitarbeiter nicht gebucht hat, obwohl er hätte buchen müssen. Mit einem Doppelklick auf die entsprechende Fehlermeldung gelangt man in die Buchungsübersicht, wo die Buchungen nachgeholt werden können. Ist ein Fehler korrigiert, verschwindet er direkt aus dem Korrekturassistent. 4.2 Buchungsübersicht In der Buchungsübersicht sind die Terminalbuchungen sichtbar, es können Buchungen nachgetragen oder geändert und Fehltage (Urlaub, Krankheit, Dienstreise ) eingetragen werden. Die Änderungen werden in einem Logfile protokolliert, so dass man jederzeit nachvollziehen kann, wer, wann eine Buchung von wem geändert hat. Außerdem können Bemerkungen hinterlegt werden. So weiß man auch Wochen später noch, warum man eine Buchung manuell nachgetragen oder korrigiert hat und kommt so gegenüber dem Mitarbeiter nie in Erklärungsnot

12 4.3. Fehltage eintragen Die Fehltage wie Urlaub, Krankheit, Dienstreise usw. müssen eingetragen werden. Dies kann im Urlaubsplaner oder in der Buchungsübersicht (siehe Vorseite) erfolgen. Am einfachsten ist die Eingabe im Urlaubsplaner, da hier auch die Abwesenheitstage der anderen Mitarbeiter sichtbar sind, und somit der Urlaub nicht nur eingetragen, sondern auch geplant werden kann (wenn Mitarbeiter A im Urlaub ist kann Mitarbeiter B nicht gleichzeitig weg sein ). Die Tage werden markiert und dann der gewünschte Fehltag gewählt. Dies kann auch für mehrere Mitarbeiter auf einmal erfolgen, z.b. für Silvester oder einen Betriebsausflug, an dem alle Mitarbeiter teilnehmen

13 5. Weitere Funktionen 5.1. Benutzerverwaltung Die Rechte für die User können sehr genau eingestellt werden: welche Mitarbeiter sind sichtbar welche Menüs können aufgerufen werden und was kann ausgeführt werden So ist gewährleistet, dass z.b. ein Meister oder Abteilungsleiter nur die Mitarbeiter sehen und bearbeiten kann, die zu seiner Abteilung gehören. Folgende Berechtigungen können gesetzt werden: - Daten (Maske) komplett gesperrt - Daten sehen - Daten sehen und ändern - Daten sehen, ändern und löschen

14 5.2. Abteilungen / Teams Mitarbeiter können einer Abteilung und einem oder mehreren Teams zugeteilt werden. Dies ermöglicht später die gruppenweise Auswertung, Planung von Urlaub oder die Definition von Bedingungen (z.b. Schmutzzuschläge für die Gruppe Dreher ; Auswertung Wie viel Resturlaub hat das Team X ) Fehltage und die Bewertung der Fehltage Fehltage: Fehltage (Abwesenheitsgründe) können frei definiert werden. Die Standardfehltage sind im System bereits vorhanden. Bewertung der Fehltage: Wie Fehltage bewertet werden, kann pro Fehltag individuell eingestellt werden

15 5.4. Konten Zur Auswertung von Zeitsummen oder zur automatischen Ermittlung von Zuschlägen können im System beliebig viele Konten definiert werden. Hier wird auch eingestellt, welche Werte an das Lohnsystem übergeben werden sollen Buchungsarten und Buchungsartengruppen Eine freie Definition der Buchungsarten (Kommen, Gehen, Pause, Arztgang, Dienstgang, Postgang, usw.) ist möglich. Hierüber wird gesteuert, was an den Zeiterfassungsterminals bzw. im Softwareterminal gebucht werden kann

16 5.6. Makroprogrammierung Die Makroprogrammierung ist ein sehr flexibles Tool und kann für spezielle Tages-, Wochen- oder Monatsberechnungen genutzt werden Beispiele: - Überstundenbewertung mit Faktoren (bei Arbeit am Samstag werden die geleisteten Stunden mit dem Faktor 1,5 auf das Gleitzeitkonto geschrieben) - Pausenprüfung (ist ein Mitarbeiter mehr als 8 Stunden anwesend und wurde keine Pause gebucht, wird eine Mindestpause von 45 Minuten berechnet) - Spezielle Fehlermeldungen im Korrekturasistent (Meldung, wenn ein Mitarbeiter mehr als 10 Minuten zu spät kommt. Länger als 20 Uhr bleibt oder zu früh geht ) Somit können auch die kompliziertesten Arbeitszeit-, Pausen-, Gleitzeit- und Zuschlagsregelungen realisiert werden, ohne das man unübersichtliche und überladene Stammdatenmasken in das System einbinden muss

17 6. Urlaubsplaner 6.1. Übersicht Der Urlaubsplaner ist ein eigenständiges Programm, aber arbeitet mit derselben Datenbank wie Time 32 Pro. D.h. es ist egal, ob die Fehltage in Time 32 Pro oder im Urlaubsplaner eingetragen werden. Da der Urlaubsplaner auch als Terminplaner genutzt werden kann, ist er oftmals auf mehreren Arbeitsplätzen installiert, während H+P Time 32 Pro nur auf wenigen PCs vorhanden ist. Zum Beispiel könnten die Abteilungsleiter über die Userverwaltung das Recht bekommen für die Mitarbeiter ihrer Abteilung die Fehltage einzutragen und die Zeitmodelle (Schichten) zu planen. Ansicht mit Tagesplänen Ansicht ohne Tagespläne

18 6.2. Schichtplaner Der Urlaubsplaner kann auch dafür benutzt werden, die Schichten der Mitarbeiter zu planen. Dies kann für einen, aber auch für mehrere Mitarbeiter erfolgen. Somit kann auf schnelle Art und Weise für eine Mitarbeitergruppe ein Schichtplan erstellt werden. Dieser kann auch ausgedruckt und den Mitarbeitern ausgehändigt werden

19 Anhang Zusatzmodul: Kostenstelle Kostenstelle ist ein Zusatzmodul von Time 32 Pro. Mit diesem Modul können Sie Kostenstellen verwalten und auswerten. Zum Beispiel kann in einem Einzelhandelsgeschäft erfasst werden, wie viel Stunden die Mitarbeiter insgesamt in einer Abteilung sprich Kostenstelle gearbeitet haben. Somit ist ein Vergleich zwischen Umsatz und Lohnkosten möglich. Nur wenn ein Mitarbeiter nicht auf seiner Stammkostenstelle arbeitet, muss er die jeweilige Kostenstelle am Erfassungsterminal bzw. Softwareterminal umbuchen. Mögliche Auswertung Es stehen noch weitere Auswertungen zur Verfügung, zum Beispiel: Summe der Zeit auf einer Kostenstelle (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich oder frei definierter Zeitraum) Detaillierte Auflistung aller Buchungen auf eine Kostenstelle Buchungsübersicht vom Mitarbeiter, welche Kostenstellen er angebucht hat usw

20 Zusatzmodul: WebTerminal Mit dem WebTerminal können die Mitarbeiter direkt über das Intranet/ Internet ihre Buchungen (Kommen, Gehen, Auftrag, Tätigkeit, Kostenstelle, usw.) ausführen. Die Installation der Client-Software entfällt. Es wird lediglich ein Browser, z.b. Internet-Explorer oder Firefox benötigt. Selbstverständlich können die Mitarbeiter auch direkt Informationen abfragen. Zum Beispiel: - Urlaubsstand - Gleitzeitkonto - Resturlaub Buchungs- und Informationsmöglichkeiten über das WebTerminal Auftragsbuchungen können nachträglich mit Uhrzeiten oder mit Dauer eingetragen werden. Der Mitarbeiter bekommt eine Auswahl der für ihn freigebenden Aufträge angezeigt und kann einfach den entsprechenden Auftrag auswählen und die geleistete Zeit eintragen. Dies eignet sich z.b. für Konstruktionsabteilungen (CAD), Ingenieurdienstleistungen und Montagen. Also immer dort, wo die exakte Auftrag- oder Projektszeit nicht benötigt wird

21 Berichte (z.b. den Monatsbericht) kann der Mitarbeiter selber innerhalb des Webterminals aufrufen oder auch ausdrucken. Die für die Mitarbeiter relevanten Auswertungen müssen nicht mehr zentral erstellt und ausgedruckt werden. Buchungskorrektur Der Mitarbeiter kann seine Arbeitszeit- / Pausen- /Dienstgangbuchungen selber nachtragen und korrigieren. Über den Workflow kann definiert werden, wer und ob die Buchungen noch durch einen anderen Mitarbeiter (Vorgesetzten, Personalabteilung) freigegeben werden müssen

22 Urlaubs- / Dienstreiseantrag über das WebTerminal Mit dem WebTerminal erledigen Sie den Urlaubs- oder Dienstreiseantrag ohne Zettelwirtschaft. Die Mitarbeiter stellen den Antrag direkt im Webterminal. Automatisch wird der zuständige Vorgesetzte benachrichtigt. Für den Fall, dass der Antrag genehmigt wird, ist der Urlaub bzw. die Dienstreise fest gebucht und der Mitarbeiter erhält eine Bestätigung. Weitere Möglichkeiten: - Antrag auf Korrekturbuchungen (Gehtbuchung vergessen und soll nachgetragen werden) - Antrag auf Überstundenabbau (Gleittag, Freischicht, Überstunden auszahlen) Will der Mitarbeiter einen Urlaubsoder Dienstreiseantrag stellen, so kann er sich erstmal im Urlaubsplaner die Verfügbarkeit der Kollegen ansehen, um dann nur einen Antrag zu stellen, der auch Sinn macht ( wenn Kollege X nicht da ist, kann ich keinen Urlaub machen )

23 Zusatzmodul: Workflow Die Genehmigung von Urlaubs- oder Dienstreiseanträgen kann mit dem Software- oder Webterminal sowie dem Workflowmodul komplett über die Software erledigt werden. Sie bestimmen einfach die Hierarchiestufen, die der Organisation Ihres Unternehmens entsprechen. So kann definiert werden, wer bei einem Urlaubsantrag oder bei einer Dienstreise zustimmen muss. Dies kann ein Vorgesetzter sein, oder auch ein Vertreter, oder auch beide. Durch den variablen Aufbau der Hierarchie kann die Verzweigung und Abhängigkeit beliebig lang werden

24 Zusatzmodul: Softwareterminal Die günstige und flexible Alternative zu stationären Terminals. Immer wenn die Wege zu den Zeiterfassungsterminals zu weit oder die Zeitabstände zwischen den Buchungen kurz sind, lohnt sich der Einsatz des Softwareterminals. Auch beim Softwareterminal können die Berechtigungen der Mitarbeiter individuell eingestellt werden. So darf z.b. der eine Mitarbeiter nur Kommen und Gehen, der andere aber auch Auftragszeiten buchen. Das Softwareterminal kann auf jedem beliebigen PC installiert werden. Die Buchung kann anhand der Maus, aber auch mit Hilfe eines Touchscreens direkt auf dem Bildschirm erfolgen. Die Verwendung von Barcodescannern und Transponderlesern ist ebenfalls möglich. Die wichtigsten Buchungsmöglichkeiten des Softwareterminals sind: - Kommt / Geht - Abwesenheitsgründe (Pause, Dienstgang ) - Auftragsbeginn / Wechsel - Tätigkeit - Pauschale Stundeneingabe auf Aufträge - Ansehen der bereits getätigten Buchungen und der aktuelle Salden (Urlaub, Überstunden) - Lagerzu- und Abgang / Artikel- und Auftragsbezogen - Erfassung von Maschinendaten (Störungen, Ursachen) Das Softwareterminal ist auch auf einem PC mit Touchdisplay einsetzbar. Hier kann die Bedienung durch Tippen auf die Bildschirmoberfläche erfolgen. Die Bedienung einer Maus oder der Tastatur ist dann nicht mehr notwendig. Diese Funktionsweise eignet sich sehr gut in der Fertigung

25 Zusatzmodul: GPS Fahrzeugdatenerfassung Für die automatische Erfassung der Fahrzeugkosten. Was wird erreicht? Alle Fahrten mit den Betriebsfahrzeugen können protokolliert werden: Wer hat wann das Fahrzeug gefahren? Wie viele Kilometer wurden gefahren und welche Kosten sind dadurch entstanden? Abfahrts- und Ankunftszeiten Anzeige der Fahrtstrecke als Route In Verbindung mit der Auftragszeiterfassung können die Fahrzeugkosten sofort einem Auftrag zugewiesen werden. Systemaufbau: Im Fahrzeug wird ein Fahrzeugdatenlogger installiert: Der Fahrzeugdatenlogger erfasst über die digitalen Eingänge den Fahrzeugstand (z.b. Motor an/aus) und die zurückgelegten Kilometer. Der GPS-Geber liefert die Daten für die Positionsbestimmung (Koordinaten). Bei jeder Zustandsänderung (z.b. Motor an oder Fahrzeug fährt los) wird ein Datensatz mit den GPS-Koordinaten gespeichert. Damit wird erfasst, wann das Fahrzeug die Firma verlässt, die Baustelle erreicht, die Baustelle wieder verlässt, usw.. Weiterhin können auch Datensätze nach einer bestimmten Anzahl von gefahrenen Kilometer gespeichert werden. Die im Fahrzeugdatenlogger gespeicherten Datensätze werden, sobald das Erfassungsgerät (Timeboy oder anderes MDE) eingesteckt ist, in dessen Speicher übertragen. Die Datenerfassung kann auch ohne Festeinbau in das Fahrzeug anhand eines PDA mit eingebautem GPS-Modul erfolgen. Dieses Gerät überträgt dann per GPRS die Positionsdaten regelmäßig an die Zentrale

26 Zusatzmodul: Statustableau Mit dem Modul Statustableau erhalten Sie aktuelle Informationen, welche Mitarbeiter anwesend sind und an welchem Auftrag/ Projekt sie arbeiten. Die Ansicht ist individuell einstellbar und wird für jeden User separat gespeichert. Es stehen die verschiedene Ansichten, Filterund Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Auch die Darstellung im HTML-Format ist möglich. So kann jeder User im Netz den aktuellen Status sehen, auch wenn die Zeiterfassungssoftware nicht installiert ist. Ist ein Mitarbeiter abwesend, so erhält z.b. die Telefonzentrale nicht nur die Information, dass ein Mitarbeiter ganztätig abwesend ist, sondern auch wie lange. So kann man dem Anrufer qualifiziert Auskunft geben und unnötige Anrufe und eine Verärgerung des Anrufers vermeiden

27 Zusatzmodul Zutrittskontrolle Über dieses Zusatzmodul können Sie die Sicherheit in Ihrem Gebäude erhöhen. Pro Tür / Bereich und Mitarbeiter bzw. Mitarbeitergruppe können individuelle Zugangzeiten definiert und damit die entsprechenden Türen auch nur zu der erlaubten Zeit geöffnet werden. Die erlaubten und die unberechtigten Zutrittsversuche können in einem Protokoll eingesehen werden. Damit haben Sie immer die Information wer, wann versucht hat, wo reinzukommen

28 Hardwareinformation Zutrittskontrolle Das Zutrittskontrollsystem kann in einem einfachen System für nur ein bis 8 Türen aufgebaut werden, in komplexeren System können beliebig viele Türen und auch Kontrollgeräte wie Drehkreuze und Schranken gesteuert werden. Anschlussskizze für eine Tür Anschlussskizze für mehrere Türen

29 Beispiele Listen und Auswertungen Vielfältige Listen und Auswertungen sind möglich und bereits standardmäßig enthalten. Auf den nächsten Seiten sehen Sie einige Beispiele. Sonderlisten nach Kundenvorgabe können jederzeit hinzugefügt werden. Wir benötigen dafür lediglich eine Vorlage oder einen Entwurf. So haben Sie die Möglichkeit, mit den Auswertungen weiterzuarbeiten, die Sie vielleicht jetzt schon benutzen und an die Sie sich gewöhnt haben. Auswertung: Monatsbericht

30 Auswertungen: Monatsbericht mit Zuschlag Weitere Auswertungen Selbstverständlich stehen noch weitere Auswertungen standardmäßig zur Verfügung. Zum Beispiel: Personallisten Telefonlisten Geburtstagslisten Abwesenheitsstatistik Kontenstatistik Uvm. Sollte ein gewünschter Bericht nicht vorhanden sein, dann besteht die Möglichkeit diesen mit Crystal Report (optional erhältlich) zu erstellen. Die Erstellung vom Bericht kann vom Kunden, Händler (Solution Partner) oder von H+P direkt erfolgen. Da die Berichte extern in bestimmten Verzeichnissen abgelegt sind, ist das Hinzufügen von Berichten problemlos möglich

31 Geburtstagsliste

32 Auswertung: Urlaubsschein

33 Auswertung: Monatsbericht komprimiert

34 Information für den Betriebs- / Personalrat Bei der Entwicklung des Zeiterfassungssystems waren die Punkte Einfache Bedienung Übersichtlichkeit Transparenz Anpassbarkeit wichtige Grundlagen. Besonders die Transparenz betrifft auch den Einflussbereich des Betriebsrates. Konkret wurden in das Programm viele Funktionen eingebaut, damit sich die mit den Mitarbeitervertretungen getroffenen Vereinbarungen umsetzen lassen. Dies sind beispielsweise flexible Arbeitszeitmodelle bei denen, im Bedarfsfall sogar für einen einzelnen Mitarbeiter, individuelle Zeitvereinbarungen umgesetzt werden können. Auch Sonderbedingungen, wie z.b. Wiedereingliederung eines Mitarbeiters nach längerer Krankheit durch Teilzeitarbeit, können umgesetzt werden. Aber auch der Kontrolle der Mitarbeiter können, je nach Notwendigkeit, Grenzen gesetzt werden. Auch wenn die Grundaufgabe eines Zeiterfassungssystems nicht die Kontrolle der Mitarbeiter ist (unzuverlässige Mitarbeiter kennen die Vorgesetzten und Kollegen auch so, dafür Bedarf es keiner Zeiterfassung), sondern der Vereinfachung der Abrechnung und der Verwaltung der Mitarbeiter, deren Arbeitszeiten, Überstunden sowie Zuschlägen dienen soll, so kommen immer wieder Nachfragen der Betriebsräte, ob man die eine oder andere Auswertung bzw. eine Registerkarte, z.b. im Personalstamm, nicht aus dem Programm herausnehmen könnte. Diese Wünsche wurden umgesetzt, indem z.b. die Auswertungen in einzelne Dateien ausgegliedert wurden. Löscht nun der Administrator eine Auswertungsdatei, so kann diese Auswertung im Programm nicht mehr aufgerufen werden. Genauso können aber auch, mit dem Betriebsrat abgesprochene, individuelle Auswertungen zum Programm hinzugefügt werden. Über die Benutzerrechte können auch einzelne Menüpunkte oder Registerkarten ausgeblendet werden. Ebenso sind im Programm vielfältige Protokolldateien integriert, welche manuelle Änderungen, auch durch Bemerkungsfelder, nachvollziehbar machen. Grundsätzlich empfehlen wir, bei Anschaffung eines Zeiterfassungssystems, die Mitarbeitervertretungen schon frühzeitig in die Entscheidungsfindung mit einzubinden. Erfahrungsgemäß ist dann die Akzeptanz bei den Mitarbeitern am größten und die Einführung eines solchen Systems funktioniert problemlos. Gerne erteilen wir, auf Rückfrage, genauere Auskünfte über die Möglichkeiten. Bitte sprechen Sie uns an

35 Zeiterfassungs- und Zugangsterminals CARDman IV Der CARDman IV ist ein kompaktes Zeiterfassungsterminal, das vielfältigen Anforderungen gerecht wird und damit unser Standardterminal. Die Kommunikation über TCP/IP (Ethernet), WLAN, Bluetooth, GSM/GPRS oder Modem machen es zu einem sehr flexiblen und universell einsetzbaren Terminal. Als Ausweise können Schlüsselanhänger oder Karten mit Transponder (Unique, Hitag, Mifare, Legic) eingesetzt werden. Optional mit Türöffnerrelais zur Ansteuerung von bis zu 8 Türen. Größe: 360 x 130 x 70 mm PRODman AE III Datenerfassungsterminal für PZE, BDE und Maschinendatenerfassung Robustes Gehäuse 4-zeiliges Display Vielfältige Ausstattungsoptionen verfügbar Größe: 250 x 163 x 43,5mm CARDman mini Der CARDman mini ist ein Unique Transponderleser der mit Hilfe einer Tastaturweiche direkt an die PS/2 Schnittstelle eines PCs angeschlossen werden kann. Mit dem CARDman mini können somit einfach Zeitbuchungen über den Mitarbeiterausweise durchgeführt werden, zum Beispiel am H+P Time32Pro Webterminal. Größe: 80 x 60 x 20 mm PRODman Master IV Auftragszeiterfassungsterminal Variables Terminal auf Basis des CARDman IV mit Zusatztasten für z.b. Kostenstellenbuchung, Störgrundbuchung, Maschinenanschluss. Wahlweise mit integriertem Transponderleser und opt. anschließbarem Handscanner Größe: 310 x 310 x 60 CARDman Fingerprint Zeiterfassungs- und Zutrittskontrollterminal der neuesten Generation. Durch den integrierten Fingerprintsensor erfüllt es höchste Sicherheitsansprüche. Auch ein Betrug durch Buchung mit Ausweisen anderer Mitarbeiter ist mehr nicht möglich. Fingerprintsensor CMOS mit 256x360 Punkten 2x20 Character LCD Display mit 6 Funktionstasten und 10er Block Identleser: Mifare, Hitag, Legic Größe: 300 x 140 x 40(75) mm

36 Mobile Datenerfassungsterminals Memor 2000 Der Memor 2000 ist ein sehr vielseitiges, modulares Terminal. Die Tastatur und das Display sind bei allen Modellen gleich. Das integrierte Lese- und Schreibmodul ist aus einer großen Anzahl von Alternativen auswählbar um spezifischen Anforderungen an die mobile Datenerfassung zu erfüllen. MCD Time Wirkliche mobile Datenerfassung erfordert ein Gerät im Taschenformat, bei gleichzeitig hoher Funktionalität. Die H+P Betriebsdatenlogistik GmbH bietet mit dem MCD Time II beides. Durch seine geringe Größe und seine flache Bauform, findet er in jeder Tasche Platz. Das Grafikdisplay bietet eine gute Übersicht und ermöglicht auch umfangreiche Dialoge am Gerät. Einsatz: Auftragszeiterfassung, Fahrzeugdatenerfassung, Materialwirtschaft Flic Der Flic ist ein mobiler Laserscanner für Applikationen, für die ein mobiles Datenerfassungsgerät bisher zu teuer war. Mit der Zusatzsoftware FlicDATA kann aus jeder Windows-Applikation sehr einfach eine Barcodeanwendung gemacht werden. Der Flic ist dazu gebaut, Barcodes zu scannen, zu dekodieren und zu speichern. Durch sein ergonomisches Design liegt er gut in der Hand, ist sehr leicht, und anhand des Scan-Knopfes leicht zu bedienen. MCD 340 Dieser robuste, mobile Industriecomputer erfüllt die meisten Anforderungen, die man heute an einen PDA oder ein mobiles Datenerfassungsterminal stellen kann. Mit integriertem Scanner, GSM/GPRS-Modul, sowie WLAN und Bluetooth sind den Verbindungsmöglichkeiten keine Grenzen gesetzt. Optimal für Außendienstmitarbeiter. Durch das Windows Betriebssystem fühlt sich der Anwender gleich zu Hause. MCD 107 Äußerst kompaktes und preisgünstiges Datenerfassungsterminal, welches jeder Mitarbeiter bequem bei sich tragen kann und so immer die Möglichkeit der Buchung hat, ohne zu einem stationären Terminal laufen zu müssen

37 Die Mitarbeiterausweise Verschiedene, berührungslose Ausweise stehen zur Auswahl. Entweder als Karte, als Anhänger oder sogar als Armband mit Uhr. Die Ausweise können mit einem Firmenlogo nach Wahl bedruckt werden

38 H+P Service Service verstehen wir als selbstverständlich, auch wenn es mal ein wenig schwieriger ist, oder länger dauert. Denn wir wissen, dass unsere Lösungen in entscheidenden Bereichen Ihres Unternehmens eingesetzt werden und eine Verzögerung hier bares Geld kostet! Hotline Service Unser Hotline Service steht Ihnen jederzeit für all Ihre Fragen zur Verfügung. Wir beraten Sie bei Problemen mit Ihrer Software, bei Fragen rund um den effizienten Einsatz unserer Produkte und vieles weiteres. Wir stehen Ihnen telefonisch zu unseren normalen Bürozeiten von Uhr zur Verfügung. Mit Hilfe eines ISDN Fernwartungssystems oder über das Internet können unsere Mitarbeiter bei Bedarf direkt auf Ihren Rechner zugreifen (Ihre Zustimmung vorausgesetzt) und Störungen so schnell beseitigen oder ihre Fragen direkt beantworten. Software Service Software ändert sich schnell. Neue Gesetzesvorgaben, neue Versionen der Betriebssysteme, neue Hardware, aber auch Anregungen durch Kunden, Programmverbesserungen und Erweiterungen. Neue Versionen erscheinen beinahe im Wochentakt. Hier auf der Höhe der Zeit zu bleiben ist oftmals teuer, kompliziert und zeitaufwendig! Die H+P Betriebsdatenlogistik GmbH gibt hier, wenn gewünscht, Hilfestellung. Falls für Ihre Software wichtige Updates erscheinen, werden Sie durch Ihren Betreuer oder per informiert und Ihr System umgehend aktualisiert. Somit bleiben Sie immer auf dem neuesten Stand. Vor Ort und Hardware Service Die IT- Hardware der H+P Betriebsdatenlogistik GmbH ist zwar von bester Qualität und mehrfach geprüft, aber nichts hält ewig! Aus diesem Grund bieten wir Ihnen einen Vor Ort und Hardware Service an. Denn wenn doch einmal ein wichtiger Rechner, oder eine wichtige Hardwarekomponente ausfällt, dann kann jede Minute Systemausfall teuer werden. Mit einem Vor Ort und Hardware Service Vertrag allerdings sind unsere Mitarbeiter meist innerhalb kürzester Zeit vor Ort und beheben den Fehler schnell und unkompliziert in Ihrem Sinne! Fragen Sie nach Ihrem individuellen Supportvertrag

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41 Auftrags- / Projektzeiterfassung Optional ist ein Zusatzmodul für die Auftrags- und Projektzeiterfassung erhältlich. Mit diesem können komfortabel Aufträge mit entsprechenden Tätigkeiten und Kosten angelegt werden. Die Mitarbeiter buchen die Produktions- oder Auftragszeiten mit mobilen, fest installierten oder PC- Terminals. Dies kann in der Fertigung, auf der Baustelle, beim Kunden oder Patienten, sowie über das Webterminal irgendwo auf der Welt sein. Die Zeiten können nach verschiedensten Kriterien innerhalb von Time 32 Pro ausgewertet und auch an andere Systeme (ERP-Systeme wie SAP, Navision, Sage KHK, Lexware, aber auch an Excel) übergeben werden. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie auf den nächsten Seiten

42 Zusatzmodul: Time 32 Pro Auftrag Die Auftrags- / Produktions- / Projektzeiterfassung Heutzutage ist es enorm wichtig, die Kosten genau zu kennen. Time 32 Pro Auftrag hilft Ihnen dabei jederzeit den aktuellen Stand Ihrer Aufträge abfragen zu können. Nur wer in der Lage ist jeden Auftrag ohne großen Aufwand nachzukalkulieren, ist für die Zukunft gerüstet. Mit dem Modul Time 32 Pro Auftrag können Sie Projekte und Aufträge einfach verwalten und auswerten. Die direkte Integration in die Personalzeiterfassung reduziert den Verwaltungsaufwand und erhöht die Transparenz. Da kein Unternehmen einem Anderen absolut gleicht, sind auch die Anforderungen an eine effektive Projekt- /Auftragsverwaltung sehr unterschiedlich. Dies wurde bei der Entwicklung unserer Software berücksichtigt, so dass aufbauend auf einer Standardanwendung genügend Raum für eine individuelle Ausgestaltung vorhanden ist. Zum Beispiel können die Berichte (Reports) kundenspezifisch erstellt werden, bzw. können Sie, als Kunde, die Berichte selbst erstellen oder verändern. In der Auftragserfassung können Aufträge angelegt und verwaltet, sowie den Aufträgen die möglichen Tätigkeiten zugewiesen werden. Verbunden mit der Möglichkeit interne und externe Stundensätze pro Mitarbeiter und Tätigkeit hinterlegen zu können, ergibt sich die Möglichkeit Aufträge nach Abschluss und auch während der Laufzeit nachkalkulieren zu können. Läuft ein Auftrag zeitlich aus dem Ruder, kann sofort eingegriffen werden. Hilfreich sind hier die diversen Auswertungen, wie auch die Auftragsstatusanzeige

43 Einige Leistungsmerkmale Anlage von beliebig vielen Aufträgen optional mit Tätigkeiten möglich Definition von Sollzeiten pro Auftrag und/oder pro Tätigkeit Zuordnung von Maschinen und damit Kosten zu den Tätigkeiten möglich Verwaltung von Laufzeit- und Stillstandsgründen der Maschinen Aktuelle Auftragsverfolgung über Suchanzeige / Statustableau um Abweichungen zu erkennen Vielfältige Auswertungen über Projekte, Aufträge, Mitarbeiter, Kostenstellen und Tätigkeiten Detaillierte Kostenaufstellungen zum einzelnen Auftrag nach Personalkosten, Produktionskosten, Materialkosten Datenübergabe an Excel und andere Programme für weitere Auswertungsmöglichkeiten bzw. zur Abrechnung Auftragsbezogene Materialerfassung (opt. Integration des Warenwirtschaftsmoduls für die Material-, Adressen und Vorgangsbearbeitung sowie CRM) Auftrags-Nachkalkulation mit Materialkosten und Fertigungskosten Automatischer Import von Auftragsdaten aus ERP-Systemen wie Navision, SAP, Sage KHK, Lexware, Mesonic u.a. Branchensoftware Wir sehen unsere Lösung nicht als Insellösung. Es ist unser Ziel, die H+P - Software in bestehende Anwendungen zu integrieren. Dazu stehen entsprechende Import- bzw. Exportschnittstellen (zu Lohn-, PPS-, und ERP-Systemen) zur Verfügung. Weiterhin ist es auch möglich, direkt auf unsere Daten lesend zuzugreifen. Alle Daten können grundsätzlich auch nach Excel exportiert werden. Dort ergibt sich sehr einfach die Möglichkeit der grafischen Auswertung und Weiterbearbeitung. Bereits in der Suchmaske erhalten Sie wichtige Informationen: Die Maske zeigt Ihnen die Ist-Stunden für die Aufträge, die zu einem Projekt gehören und die daraus resultierende Gesamtsumme für das Projekt. Den Aufbau der Maske kann der Anwender selber verändern

44 Zusatzmodul: H+P Auftragsstatus Sie möchten auf Knopfdruck sehen, ob die Vorgabezeit beim Auftrag erreicht ist und an welchen Aufträgen wer gerade arbeitet? Das Modul Auftragsstatus liefert Ihnen genau diese Information. Sie sehen, an welchen Aufträgen die Mitarbeiter arbeiten und wie das Verhältnis zwischen Soll- und Ist-Zeit aussieht. H+P - Auftragsstatus liefert folgende Informationen: Wer ist da? Wer arbeitet wo? Wer arbeitet mit wem? Wer arbeitet an was? Wie ist die Sollzeit (oder Menge)? Wie ist die Ist- Zeit (oder Menge)? Vorteil: der gläserne Betrieb Vollständige Information auf einen Blick, alle 3 Sekunden neu. Bilder und Balken zeigen den genauen Stand

45 Beispiele Listen und Auswertungen Vielfältige Listen und Auswertungen sind möglich und bereits standardmäßig enthalten. Auf den nächsten Seiten sehen Sie einige Beispiele. Sonderlisten nach Kundenvorgabe können jederzeit hinzugefügt werden. Wir benötigen dafür lediglich eine Vorlage oder einen Entwurf. So haben Sie die Möglichkeit, mit den Auswertungen weiterzuarbeiten, die Sie vielleicht jetzt schon benutzen und an die Sie sich gewöhnt haben. Projektauswertung Tätigkeit

46 Kategorieauswertung

47 Fertigungsschein

48 Zusatzmodul: H+P- Mobile H+P Mobile ist ideal für die Auftrags- oder Projektzeitzeiterfassung im Montage- oder Servicebereich. Die Mitarbeiter bekommen alle notwendigen Informationen auf das Mobiltelefon (jedes Java-fähige Telefon) oder auf jeden Pocket-PC per GPRS übertragen und können die Zeiten direkt buchen. Vorteile: keine zusätzliche Investition in Hardware (wenn Mobiltelefon vorhanden) aktuelle Aufträge sind bekannt aktuelle Information in der Firma an welchen Aufträgen die Mitarbeiter gerade arbeiten kostengünstig und aktuell da Datenübertragung per GPRS (keine SMS nötig)

49 Zusatzmodul: Time 32 Pro-WWS Das Warenwirtschaftsmodul Time 32 Pro - WWS ist die ideale Ergänzung für Unternehmen, die die Personal- und Auftragszeiterfassung Time 32 Pro einsetzen und eine voll integrierte Lösung auch für die Materialverwaltung wie auch für die Abwicklung der sonstigen kaufmännischen Geschäftprozesse sowie für das CRM (Kundenbeziehungsmanagement) nutzen möchten. Einige Leistungsmerkmale Komfortable Verwaltung sämtlicher Adressstammdaten von Kunden und Lieferanten Komfortable Verwaltung sämtlicher Materialstammdaten und Stücklisten Abwicklung der Geschäftsprozesse von Angebotserstellung, Lieferschein- und Rechnungsstellung bis hin zur Verwaltung der offenen Posten und des Mahnwesens Integriertes CRM (Kundenbeziehungsmanagement). Also verwalten von Kontakten, Wiedervorlageterminen, Gesprächnotizen, Workflow (Weitergabe und automatisieren von Abläufen und Aufgaben) Uvm. Detaillierte Informationen entnehmen Sie bitte der Produktinformation Time 32 Pro-WWS, welche Sie gerne bei uns erhalten können. Bitte kurze an: info@h-pgmbh.de oder Anruf unter Maskenbeispiele:

50 Haben Sie noch Fragen? Wir hoffen Ihnen hiermit eine erste Übersicht über das System Time 32 Pro gegeben zu haben und würden uns freuen, wenn Sie sich in dem System wieder gefunden haben, also sich vorstellen könnten, Ihre Anforderungen damit zu lösen. Sollten Sie noch Fragen zu dem System haben, oder wenn Sie die Software gerne mal live sehen würden, sprechen Sie uns bitte an. Bei einem persönlichen Gespräch in Ihrem Hause oder über unsere Demonstrationsplattform im Internet können wir gerne zusammen tiefer in das Zeiterfassungssystem einsteigen. Sie sind überzeugt und möchten das System gleich bestellen? Dann nehmen Sie bitte Kontakt mit unserem Vertrieb unter den unten folgenden Kontaktdaten auf. Auf Wunsch installieren wir das System gerne in Ihrem Hause und weisen die verantwortlichen Mitarbeiter in das System ein, damit Sie es von Anfang an effektiv nutzen können. Sie sind der Meinung, Sie können die Installation selber durchführen und benötigen keine Beratung mehr? Auch kein Problem. In unserem Internetshop unter finden Sie die Komplettpakete Zeiterfassung. Diese enthalten alles, was Sie für den erfolgreichen Start benötigen. Also z.b. 1 Terminal, Mitarbeiterausweise sowie die Software. Auch bei Internetbestellungen unterstützt Sie unser Supportteam gerne per Telefon oder Onlinesupport bei der Installation. Sie erreichen uns folgendermaßen: H+P Betriebsdatenlogistik GmbH Am Weichselgarten 6 D Erlangen Telefon.: / Telefax: / Internet: Shop: info@h-pgmbh.de Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme! Ihre H+P Betriebsdatenlogistik GmbH...erfassen mit System!

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