Erläuterungen zur Nutzung der Excel-Datei controlling2004-a.xls

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1 Erläuterungen zur Nutzung der Excel-Datei controlling2004-a.xls Stand 14. Dezember Allgemeines Die Datei basiert in wesentlichen Teilbereichen auf den Daten des Bundesbetriebsvergleichs Sie kann aus dem Bereich heruntergeladen werden. (Dateigröße ca. 1,5 MB). Voraussetzung für die Nutzung der Datei ist die Kenntnis folgender allgemeiner Windows- Funktionen: - Öffnen und Schließen von Dateien - Handhabung der Maus - Bewegen in einer Excel-Tabelle mit der Maus oder der Tabulatortaste - Umgang mit der Tastatur Die Datei besteht aus folgenden Tabellenblättern: 1. Stammdaten 2. Kapazität und Stundenlohn 3. Aufträge erfassen 4. Aufträge auswerten 5. Diagramm der Auswertung 6. Kontrolle der Rentabilität 7. Gewinn- und Verlustrechnung 8. Bilanzanalyse 9. Stundenverrechnungssatz 10. Auslastung Das Arbeitsblatt Stammdaten muss ausgefüllt werden, damit in den anderen Tabellen ein korrekter Bezug möglich ist, alle anderen Blätter können unabhängig genutzt werden. Ausnahme davon ist das Blatt Stundenverrrechnungssatz und Auslastung, das sich auf die Eingaben des Tabellenblattes G+V bezieht. Alle Eingaben zu Geldbeträgen sollten in Euro erfolgen. Die entsprechenden Referenzzahlen aus dem Bundesbetriebsvergleich sind alle in Euro angegeben. Zu den meisten Feldbezeichnungen findet sich oben rechts in der Zelle ein kleines rotes Dreieck. Es verweist auf einen Kommentar, der die Funktion dieses Feldes erläutert, wenn man mit der Maus über das Feld fährt. Alle Eingabefelder sind farblich hervorgehoben, nur in diese Felder sind Eingaben zu machen. Auf jedem Blatt findet sich oben rechts ein Verweis auf diese Erläuterungsdatei. Sofern Sie einen Internetanschluss eingerichtet haben, können Sie diese Datei durch Anklicken der Pfadangabe jederzeit herunterladen. Die Eingabeformeln versuchen soweit wie möglich zu berücksichtigen, dass nur Werte angezeigt werden, wenn sinnvolle Eintragungen vorliegen. Sofern schon mit einer früheren Version gearbeitet wurde, kann man wie folgt seine alten Daten übernehmen: - Am einfachsten geht es durch Markieren der Daten, Kopieren und Einfügen in die Tabellenblätter der neuen Version. Dies geht im Bereich Stammdaten, Aufträge erfassen, Bilanz oder Stundenverrechnungssatz. Im Bereich Gewinn-/Verlustrechnung wurden die Zeilen etwas geändert, so dass dort die Daten neu eingegeben werden müssten. - Daneben ist es auch möglich, ganze Tabellenblätter zu importieren. Dazu müssen die neue wie auch die alte Version geöffnet sein. In der alten Version geht man zunächst auf das betreffende Tabellenblatt, dann auf Bearbeiten Tabellenblätter kopieren (Kopieren Haken setzen!) und wählt im oberen Teil des Auswahlfenster die neue Version aus und im unteren den Ort, wohin das Tabellenblatt kopiert werden soll. Danach sollte man in der neuen Version das überzählige Tabellenblatt löschen. Wichtig ist, dass die Tabellenblätter danach korrekt bezeichnet sein müssen, damit die Verweise für die Auswertung funktionieren. Haybach.tzh@tischler.de Technologie-Zentrum Holzwirtschaft GmbH Seite 1/5

2 2. Stammdaten Bei der Eingabe der Beschäftigtenzahlen gehen Sie von den Durchschnittszahlen des vergangenen Jahres aus. Bei den Aufschlägen zu den Material- und Fremdleistungen geben Sie bitte die Werte ein, die Sie in Ihrer Kalkulation verwenden. Bei der makrofreien Version haben wir max. 5 Bereiche vorgesehen zur Beschreibung Ihrer Kundenbereiche. In der Makroversion sind max. 12 Bereiche vorgesehen. 3. Kapazität und Stundenlohn! Ziel dieses Bereichs ist es, die Kapazität des Betriebes zu planen, den mittleren Stundenlohn zu ermitteln und die Gewichtungsfaktoren für die Zeiterfassung der Mitarbeiter zu errechnen.! Im oberen Teil sollten alle Mitarbeiter eingetragen werden, deren Zeiten auftragsbezogen erfasst werden. Dies kann der Chef sein, wenn er direkt bei der Auftragsabwicklung mitarbeitet und ebenfalls seine Zeiten auftragsbezogen erfasst, der Meister oder Vorarbeiter, die Gesellen und sonstigen Werkstattkräfte.! Unterhalb der Tabelle gibt es eine Eingabemöglichkeit für die Wochenarbeitszeit. Damit können schnell die meisten Angaben aktualisiert werden, wenn die Stundenzahl von 37 im Einzelfall nicht üblich ist. Ansonsten überschreibt man für die jeweiligen Mitarbeiter die Angaben mit den tatsächlichen Wochenarbeitszeiten.! Es sollten nur die Zeiten eingegeben werden, die offiziell bezahlt werden.! Neben Urlaub, Krankheitstagen sollte auch betriebliche Weiterbildung in die Kapazitätsplanung mit einbezogen werden. Das Programm ermittelt daraus die Anwesenheitsstunden und berücksichtigt dabei 10 Feiertage im Jahr.! In der Spalte daneben ist die Produktivität des jeweiligen Mitarbeiters einzutragen, wie viel Prozent seiner Anwesenheitszeit er tatsächlich auftragsbezogen tätig ist. Daraus wird die produktiven Stunden des jeweiligen Mitarbeiters errechnet und unten aufsummiert. Diese Summe berücksichtigt auch die Eingaben für die Auszubildenden und Aushilfen im unteren Bereich.! Bei Auszubildenden und Aushilfen geht man genauso vor. Wenn man Aushilfen pauschal planen möchte, gibt man einfach die wahrscheinlichen Anwesenheitsstunden als Gesamtsumme ein, um deren Einfluss auf die Kapazität mit zu berücksichtigen.! Aus diesen Mitarbeitern ermittelt das Programm den durchschnittlichen Stundenlohn, Auszubildende und Aushilfen werden im unteren Teil des Bereiches separat erfasst und beziehen sich in ihrer Bewertung der Gewichtungsfaktoren für die Zeitaufschreibungen auf den durchschnittlichen Stundenlohn aus dem oberen Bereich.! Die Summe der produktiven Stunden stellt eine wichtige Plangröße dar. Zum einen kann daran ein monatliche Soll-Ist-Vergleich mit den tatsächlich erreichten produktiven sprich verkauften Stunden erfolgen. Zum anderen ist diese Größe wesentlich für die Ermittlung des Planumsatzes durch die Multiplizierung mit dem Umsatz/Stunde und daraus abgeleitet den Materialanteil und die sich dadurch ergebende geplante Wertschöpfung! Sofern der jeweilige Mitarbeiter einen Monatslohn bezieht, ermittelt die Spalte Stundenlohn direkt daraus den sich errechnenden Stundenlohn für die Zahlstunde. Feiertage, Urlaub, Krankheit oder sonstiges werden also nicht berücksichtigt, da diese als Gemeinkosten zu erfassen sind.! Sofern direkt ein Stundenlohn vereinbart ist, kann dieser in die Spalte für den Stundenlohn eingetragen werden.! Zur Orientierung sind die tariflichen Vereinbarungen bis Ende 2004 hinterlegt.! Die Gewichtungsfaktoren sind die Faktoren mit denen die Zeitaufschreibungen des jeweiligen Mitarbeiters multipliziert werden sollten, um mit einem einheitlichen Stundenverrechnungssatz für den gesamten Betrieb kalkulieren zu können. Haybach.tzh@tischler.de Technologie-Zentrum Holzwirtschaft GmbH Seite 2/5

3 4. Aufträge erfassen Damit die Aufträge ausgewertet werden können, müssen Sie zunächst mit ihren wichtigsten Daten erfasst werden. In der makrofreien Version können Sie hier die Rechnungssumme direkt dem Bereich zuordnen, den Sie vorher definiert haben. In der Makroversion können Sie aus einem Drop-Down-Menü die auf den Stammdaten von Ihnen definierten Produkt-/Kundenbereiche den jeweils zutreffenden Bereich auswählen. Falls Sie später einzelne Aufträge suchen, um sie zu ändern oder korrigieren, können Sie sich des Autofilters bedienen. Bei den Auftragsstunden sind die tatsächlich angefallenen auftragsbezogen erfassten Stunden eingegeben werden. Entweder werden diese bereits bei der Erfassung je nach Mitarbeiter automatisch gewichtet, andernfalls sollten die Lehrlingsstunden mit dem Faktor 0,5 bewertet werden. 5. Aufträge auswerten Die Auswertung bezieht sich auf die im vorherigen Tabellenblatt erfassten Aufträge. In der makrofreien Version werden zunächst alle Umsatzzahlen der zuvor definierten Bereiche zusammengefasst und deren prozentuale Anteile grafisch dargestellt. In der Makroversion ist dafür eine Pivot-Tabelle eingerichtet worden. Diese wertet die Aufträge aus, wird aber nicht automatisch aktualisiert. D. h. wenn Sie neue Aufträge eingegeben haben, müsste in der Auswertung zunächst einmal in die Pivot-Tabelle mit der Maus geklickt werden. Dann klicken Sie auf die rechte Maustaste und bestätigen den Button. Die danach dargestellte Meldung bitte bestätigen, dann ist die Auswertung wieder aktuell. Unter der Auswertung wird automatisch der durchschnittliche Stundensatz wie auch die Abweichung zum Durchschnitt bzw. zum geplanten Stundensatz dargestellt. Die ermittelte Wertschöpfung pro Stunde entspricht dem erzielten Stundensatz in dem jeweiligen Auftrag unter Annahme der in den Stammdaten eingegebenen Aufschläge auf Materialkosten und Fremdleistungen. Die ermittelte Abweichung stellt die prozentuale Abweichung der Wertschöpfung pro Stunde gegenüber dem kalkulierten Stundenverrechnungssatz dar. Um die Auswertung in eine Reihung zu bekommen, damit die Aufträge entsprechend ihrem Erfolg gelistet werden, bedarf es folgender Vorgehensweise: 1. Klicken Sie mit der Maus auf das Feld Abweichung 2. Klicken Sie dann in oben in der Symbolleiste auf die Taste Es werden von den schlechtesten bis zu den besten die Aufträge gelistet. So erkennen Sie in welchen Bereichen, Sie besonders erfolgreich waren und wo Sie regelmäßig Ihren Stundenverrechnungssatz nicht erreicht haben. 6. Diagramm Das Diagramm stellt in Form von Säulen nochmals die Zahlen aus der aktuellen Pivot-Tabelle dar. Technologie-Zentrum Holzwirtschaft GmbH Seite 3/5

4 7. Rentabilität Das Tabellenblatt Rentabilität dient der monatlichen Kontrolle des betrieblichen Erfolges. Da hier auch die Auftragsstunden erfasst werden, können die Auswertungen gegenüber den monatlichen BWA des Steuerberaters differenzierter erfolgen. Neben den Eingangs- und Ausgangsrechnungen sollten Sie den Bestand Ihrer halbfertigen Arbeiten abschätzen. Wenn Sie zeitnahe Akontozahlungen abrufen, dürfte die Höhe dieses Kontos weitestgehend Ihrem Bestand entsprechen. Sofern Sie diese direkt als Ausgangsrechnungen verbuchen, werden diese darüber bereits erfasst. Bei der Angabe der monatlichen angefallenen produktiven Stunden sollten entweder die Stunden bei der Erfassung je nach Mitarbeiter gewichtet oder die Stunden der Lehrlinge mit dem Faktor 0,5 bewertet werden. Bei der Angabe zu der Anzahl der Mitarbeiter ist darauf zu achten, dass alle einschl. der Geschäftsführung erfasst werden. Die Lehrlinge sind mit dem Faktor 0,3 zu gewichten. Wenn keine Eingabe erfolgt, werden die Angaben aus dem Stammdatenblatt übernommen. Die erzielte Wertschöpfung pro Stunde ist ein wesentlicher Hinweis auf Ihre Gewinnfähigkeit. Diese Kennzahl eignet sich in besonderer Weise als kurzfristiger Erfolgsindikator. Sie bekommen entsprechend den Angaben zu den Mitarbeiterzahlen die Vergleichszahlen aus dem HKH-Bundesbetriebsvergleich automatisch angezeigt. 8. Gewinn- und Verlustrechnung Die Angaben dazu können Sie der Bilanzabrechnung Ihres Steuerberaters entnehmen Die Eingabefelder sind nicht vollständig alle aus einer üblichen Bilanz. Sie konzentrieren sich auf die für einen Betriebsvergleich wesentlichen Bereiche. Entsprechend der Angabe zu den Mitarbeiterzahlen auf dem Stammdatenblatt bekommen Sie die Vergleichszahlen und die prozentualen Abweichungen dazu aus dem HKH- Bundesbetriebsvergleich angezeigt. Um die Vergleichbarkeit mit den Zahlen des HKH-Bundesbetriebsvergleichs zu gewährleisten, sollten bei der Angabe zu den Personalkosten eventuelle Geschäftsführergehälter für eine GmbH separat eingegeben bleiben. Der Cash-Flow ist ein Indikator für betriebliche Finanzierungskraft. Die erzielten Stundenerlöse in Bezug auf Umsatz und Wertschöpfung sind wichtige Vergleichsfaktoren für die Ertragskraft des Betriebes. Wenn der Stundenverrechnungssatz kleiner als die erzielte Wertschöpfung/Stunde ist, arbeitet der Betrieb mit Gewinn. 9. Bilanzanalyse Für die Eingabe gilt das gleiche wie für das Tabellenblatt Gewinn- und Verlustrechnung. Bei Betriebsaufspaltungen sollten die Angaben aus den Teilbilanzen kumuliert werden, damit ein sinnvoller Vergleich möglich ist. Die Angabe zu Liquidität 2. Grades ist ein Maßstab, inwieweit Ihre kurzfristigen Verbindlichkeiten durch Ihre Forderungen und die Zahlungsmittel gedeckt sind. Einen guten Hinweis erhalten Sie aus der Auswertung der Umschlagsdauer. Hier sollten die Tage möglichst kleiner als 28 Tage (normales Zahlungsziel) sein, deshalb wird hier eine Abweichung nach unten gegenüber dem HKH-Durchschnitt als positiv bewertet und umgekehrt mit rot markiert. Hinweise zu den einzelnen Zahlen finden Sie auch in den jeweiligen Kommentaren zu den Feldbezeichnungen (rotes Dreieck). Der Anteil des Eigenkapitals zeigt indirekt das Risiko eines Betriebes an, inwieweit er möglichen Krisen gegenüber gewappnet ist. Je kleiner der Eigenkapitalanteil, desto höher das Insolvenzrisiko. Als wesentlicher Zielwert sehen die Banken eine Quote von 30 % an. Vergleichbar werden auch die Angaben zum Deckungsgrad gewertet. Beim Deckungsgrad II wird das langfristige Kapitel ins Verhältnis zum Anlagevermögen gesetzt. Es sollte mindestens 100 % betragen als Hinweis darauf, dass durch kurzfristige Forderungen Ihr Betriebsvermögen nicht in Gefahr ist. Haybach.tzh@tischler.de Technologie-Zentrum Holzwirtschaft GmbH Seite 4/5

5 10. Stundenverrechnungssatz Die Auswertungen des Stundenverrechnungssatzes basieren auf den Eingaben zur Gewinnund Verlustrechnung aus dem vergangenen Jahr. Daraus wird der tatsächlich erzielte Stundenverrechnungssatz (als Wertschöpfung pro Auftragsstunde) wie auch der Mindest-Stundensatz ermittelt. Letzterer ist ein Hinweis darauf, wie hoch der Stundensatz hätte sein müssen, damit gerade alle Kosten ohne Gewinn gedeckt werden können. Die Angabe zur maximalen Kapazität ergibt sich aus den Daten zu den Mitarbeitern aus dem Stammblatt. Für jeden produktiven Mitarbeiter wird die Wochenarbeitszeit aus den Stammdaten verwendet, sowie 30 Tage Urlaub und 10 Feiertage. Die eigene Auslastung kann dann über 100 % liegen, wenn wenig Krankheitstage angefallen sind und viele Überstunden gefahren werden. Der unproduktive Anteil umfasst neben den betrieblichen Verteilzeiten für Maschinen, Material usw. auch evtl. Krankheitstage. Er ist insgesamt ein Hinweis darauf, welchen Zeitanteil Ihrer produktiv tätigen Mitarbeiter Sie nicht verkaufen konnten. Rechts werden aus den produktiven Jahresarbeitsstunden der Durchschnitt pro Mitarbeiter und Monat ermittelt und den Angaben aus dem HKH-Vergleich gegenübergestellt. Darunter können auch die unproduktiven Zeiten wie auch die Ausfallstunden durch Krankheit in den Vergleich einbezogen werden. Zur Planung des erforderlichen Stundenverrechnungssatzes geben Sie bitte die voraussichtlichen Veränderungen der Personalkosten wie auch der Sonstigen Kosten in Prozent an. In Verbindung mit dem geplanten Betriebsergebnis wird der geplante Stundensatz ermittelt. 11. Auslastung In der ersten Tabelle können Sie testen, wie durch eine Änderung der Auslastung Ihr Stundensatz und Ihr Betriebsergebnis verändert wird. Eine Minus-Angabe verweist auf die Möglichkeit, dass weniger Stunden verkauft werden können. In der dritten Spalte sehen Sie, wie sich dadurch Ihr geplanter Stundensatz verändert, wenn das geplante Betriebsergebnis erreicht werden soll. In der übernächsten Spalte werden die Auswirkungen auf das Betriebsergebnis dargestellt, wenn der Stundenverrechnungssatz nur das im vergangenen Jahr erreichte Niveau erreicht. In der zweiten Tabelle können Sie erkennen, wie eine Unterschreitung des geplanten Stundenverrechnungssatzes sich auf Ihre Auslastung auswirkt, wenn Sie das geplante Betriebsergebnis noch erreichen wollen. Die Spalte daneben zeigt die Auswirkungen auf Ihr Betriebsergebnis, wenn die Auslastung nicht verändert werden kann. Technologie-Zentrum Holzwirtschaft GmbH (TZH) Helmut Haybach Dipl.-Ing. (FH) Holztechnik, Dipl.-Ökonom Johannes-Schuchen-Str Lemgo Telefon Telefax tzh@tischler.de Haybach.tzh@tischler.de Technologie-Zentrum Holzwirtschaft GmbH Seite 5/5