Anlagenbuchhaltung NTCS Variabler Import. Interne Kurz-Doku. Stand V 14.26

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1 Anlagenbuchhaltung NTCS Variabler Import Interne Kurz-Doku Stand V 14.26

2 Inhaltsverzeichnis 1 Start Variante 1: Import aufgrund von Spaltenüberschriften Variante 2: Import aufgrund von Feldauswahl Pflichtfelder Rückfallsebenen für nicht enthaltene Spalten bzw. nicht enthaltene Werte...10 Anlagenbuchhaltung NTCS 2

3 1 Start Der variable ANBU-Import erfolgt in eine bereits bestehende Anlagenbuchhaltung. Falls noch keine Anlagenbuchhaltung existiert, kann auf einer bestehenden FIBU mit der Funktion ANBU erzeugen eine Anlagenbuchhaltung erzeugt werden. Achtung: Es müssen alle relevanten Einstellungen auf der entsprechenden ANBU vorgenommen werden bevor der Import gestartet wird InventarNr-Vergabe (numerisch/alphanumerisch) Zuschusskennzeichen erfassen (wird beim Import über den Zuschuss-Text erkannt) Berechnungsparameter Aufruf-Möglichkeiten: Der Import kann im Fenster Stammdaten Anlagenbuchhaltung mit der Funktion Import ANBU variabel aufgerufen werden Anlagenbuchhaltung NTCS 3

4 oder über den Anlagenexplorer im Menü ANLAGEN-EXPLORER Import ANBU variabel Import Vorschau-Fenster Anlagenbuchhaltung NTCS 4

5 Das Fenster umfasst zwei Tab-Reiter (Allgemein und Erweitert). Allgmeine Einstellungen: Im Feld Importdatei muss eine Textatei mit den zu importierenden ANBU-Daten ausgewählt werden. Die Textdatei darf zu diesem Zeitpunkt nicht mehr geöffnet sein, da sonst keine Leseberechtigung für die Datei vorhanden ist. In diesem Fall tritt ein Fehler aus. Durch Schließen der Datei und anschließend Ignorieren der Fehlermeldung kann man fortfahren. Üblicherweise handelt es sich bei dieser Textdatei um eine CSV-Datei, bei der die Trennung der einzelnen Spalten durch einen Strichpunkt gekennzeichnet ist. Sollte die Trennung der Spalten durch ein anderes Zeichen erfolgen, kann der Strichpunkt im Feld Separator durch dieses Zeichen ersetzt werden. Die Checkbox Erste Zeile ignorieren ist automatisch gesperrt, wenn auf dem Reiter Erweitert eine Zuordnungsdatei eingetragen ist. Standardmäßig wird die Zuordnungsdatei automatisch aus dem Daten-Verzeichnis (\Daten\Standards\Balance\OES\anbu_import_map_csv.txt) eingetragen. Anlagenbuchhaltung NTCS 5

6 Nachdem eine Importdatei ausgewählt wurde, wird automatisch im unteren Teil des Fensters eine Vorschau für die ersten Datensätze angezeigt. Für den Fall, dass in der Textdatei Anlagegüter mit einem Anschaffungswert von enthalten sind, muss für einen Import dieser Anlagegüter die Checkbox AW 0 importieren auf JA gesetzt werden. Erweiterte Einstellungen: Hier kann die Zuordnungsdatei hinterlegt/geändert werden. Grundsätzlich sollte die vorgeschlagene Datei verwendet werden, und wenn Notwendig diese mit zusätzlichen Überschriften ergänzt werden. Mehr dazu siehe Punkt 1.1. Nach dem Bestätigen mit OK, wird folgende Abfrage angezeigt: Löschen: Alle bestehenden Daten zur aktuellen ANBU werden vor dem Import gelöscht. Beibehalten: Die Daten bleiben unverändert, und die Daten aus dem CSV-File werden zusätzlich importiert. Hierbei wird nicht geprüft, ob ev. Anlagegüter mit der selben Inventarnummer, Bezeichnung, etc. bereits vorhanden sind. Wird zweimal die selbe ANBU importiert, sind alle Werte doppelt gespeichert. Abbruch: Der Import der Daten wird abgebrochen, das Vorschau-Fenster geschlossen, und zum vorherigen Fenster zurückgekehrt (also Anlagenexplorer bzw. Stammdatenfenster). Anlagenbuchhaltung NTCS 6

7 1.1 Variante 1: Import aufgrund von Spaltenüberschriften In der ersten Zeile der Import-Datei sind die Spaltenüberschriften anzuführen. Um eine eindeutige Zuordnung der importierten Spalten zu den Feldern in der NTCS-ANBU zu ermöglichen, sind die in der unten angeführten Tabelle verwendeten Spaltenüberschriften zu verwenden. Für einige Spalten stehen auch unterschiedliche Überschriften zur Verfügung: zb: Spaltenüberschrift Kto-Nr oder Konto für die Spalte Kontonummer Bei dieser Import-Variante enthält die erste Zeile stets Spaltenüberschriften, die vom Programm automatisch erkannt werden. Daher wird die Checkbox Erste Zeile ignorieren automatisch auf JA gestellt und bleibt gesperrt. Um die Datei und die darin enthaltenen Überschriften anzuschauen, muss diese in folgenden Verzeichnis geöffnet werden (..\Daten\Standards\Balance\OES\anbu_import_map_csv.txt) Anlagenbuchhaltung NTCS 7

8 1.2 Variante 2: Import aufgrund von Feldauswahl Wenn die Textdatei, aus der die ANBU-Werte importiert werden sollen, keine oder individuelle Spaltenüberschriften enthält, kann die Auswahl und Reihenfolge der zu importierenden Felder über die Feldauswahl eingestellt werden: Anlagenbuchhaltung NTCS 8

9 2 Pflichtfelder Für den variablen Import müssen folgende Pflichtfelder vorhanden sein Kontonummer Anschaffungsdatum Anschaffungswert Inventarnummer (nur bei alphanumerischer Inventarnummer) Bewertungsreserve-Art (nur für Import von Bewertungsreserven und Zuschüssen: 0 = vz AfA 1 = 12-Übertragungsrücklage 2 = GWG-Bewertungsreserve 10 = Gewinnfreibetrag 11 = Gewinnfreibetrag Ersatzbeschaffung 99 = Zuschuss o Derzeit kann nur ein Zuschuss je Anlagegut importiert werden Wenn eines der Pflichtfelder fehlt, wird der ANBU-Import abgebrochen und die Logdatei angezeigt, in der ein Eintrag erstellt wurde: Nicht alle Pflicht-Spalten sind in der CSV-Dateien enthalten! - Sind die Pflichtfelder grundsätzlich als Spalte in der CSV-Datei enthalten, aber für einzelne Wirtschaftsgüter ist kein Wert in dieser Spalte hinterlegt, dann werden diese Wirtschaftsgüter nicht importiert und in der Logdatei werden die betreffenden, nicht importierten Wirtschafsgüter angezeigt: zb: Fehlendes Anschaffungsdatum: Mind. ein Datum dieses Anlagegutes ist ungültig zb: Fehlender Anschaffungswert: Dieses Anlagegut hat keinen Anschaffungswert und wurde daher NICHT importiert Anlagenbuchhaltung NTCS 9

10 3 Rückfallsebenen für nicht enthaltene Spalten bzw. nicht enthaltene Werte Neben den Pflichtfeldern sind für die Abschreibungsberechnung weitere Felder erforderlich. Diese Felder sind jedoch keine Pflichtfelder, sondern werden vom Programm aufgrund von Rückfallsebenen beim Import automatisch ermittelt, falls die Felder in der Textdatei nicht vorhanden sind oder leere Werte bzw. werte enthalten. zb: Feld Anschaffungswert SR Wenn dieses Feld in der Textdatei nicht enthalten ist, wird der Anschaffungswert UR auch für den Anschaffungswert SR herangezogen. Wenn die Spalte Anschaffungswert SR in der Textdatei enthalten ist, aber keinen Wert enthält, wird der Anschaffungswert UR für den Anschaffungswert SR herangezogen. Wenn die Spalte Anschaffungswert SR in der Textdatei enthalten ist und einen wert enthält, wird dieser wert als Anschaffungswert SR importiert (kein Rückgriff auf den Anschaffungswert UR) Feld Spalte in Text-Datei Spalte in Text-Datei Spalte in Text-Datei nicht enthalten - enthalten: Feld leer - enthalten: Feld - Importiert wird: Importiert wird: Importiert wird: KONTONUMMER Kein Import -> Pflichtfeld Kein Import -> Pflichtfeld Kein Import -> Pflichtfeld Inventarnummer Automatische Vergabe Leer aufgrund der am ANBU- Stamm hinterlegten Einstellung: Eindeutig pro Konto oder pro Anbu Bei alphanumerischer Vergabe: Abbruch des Imports** + *** Unterinventarnummer Automatische Vergabe mit Leer Wert ANSCHAFFUNGSDATUM Kein Import -> Pflichtfeld Kein Import -> Pflichtfeld Kein Import -> Pflichtfeld Inbetriebnahme-Datum Anschaffungsdatum Leer Leer ANSCHAFFUNGSWERT UR Kein Import -> Pflichtfeld Kein Import -> Pflichtfeld Kein Import -> Pflichtfeld Nutzungsdauer UR Anlage-Typ: Anlage-Typ: Anlage-Typ: nicht abnutzbar nicht abnutzbar nicht abnutzbar Nutzungsdauer, Nutzungsdauer, Nutzungsdauer, Restnutzungsdauer und Restnutzungsdauer und Restnutzungsdauer und Jahres-AfA bleiben leer Jahres-AfA bleiben leer Jahres-AfA bleiben leer Restnutzungsdauer UR aufgrund Gesamt- aufgrund Gesamt- Anlagenbuchhaltung NTCS 10

11 nutzungsdauer und Anschaffungs-/ Inbetriebnahmedatum nutzungsdauer und Anschaffungs-/ Inbetriebnahmedatum Buchwert UR Anschaffungswert UR Jahres-AfA-Betrag UR aufgrund Anschaffungswert aufgrund Anschaffungswert und Gesamtnutzungsdauer und Gesamtnutzungsdauer (nur bei Altbeständen) (nur bei Altbeständen) Anschaffungswert SR* Anschaffungswert UR Anschaffungswert UR Nutzungsdauer SR* s. Nutzungsdauer UR s. Nutzungsdauer UR Restnutzungsdauer SR aufgrund Gesamt- aufgrund Gesamt- nutzungsdauer und nutzungsdauer und Anschaffungs-/ Anschaffungs-/ Inbetriebnahmedatum Inbetriebnahmedatum Buchwert SR* Buchwert UR Buchwert UR Jahres-AfA-Betrag SR aufgrund Anschaffungswert aufgrund Anschaffungswert und Gesamtnutzungsdauer und Gesamtnutzungsdauer (nur bei Altbeständen) -> (nur bei Altbeständen) -> wenn AW-SR und ND-SR wenn AW-SR und ND-SR nicht vorhanden -> Jahres- nicht vorhanden -> Jahres- AfA-Betrag UR AfA-Betrag UR BEWERTUNGSRESERVE ART Kein Import -> Pflichtfeld Kein Import -> Pflichtfeld Vorzeitige AfA Zuschusskennzeichen Nur bei BR-Art 99 : Standard-Zuschusskennzeichen: 3 Abs 1 Z 6 EStG Nur bei BR-Art 99 : Standard-Zuschusskennzeichen: 3 Abs 1 Z 6 EStG Bewertungsreserve Anschaffungsdatum des Anschaffungsdatum des Anschaffungsdatum des Zugangsdatum Anlageguts Anlageguts Anlageguts BEWERTUNGSRESERVE Kein Import -> Pflichtfeld Kein Import -> Pflichtfeld BETRAG (Ausnahme: vz-afa, wenn (Ausnahme: vz-afa, wenn Prozentsatz importiert wird: Prozentsatz importiert wird: dann BR-Betrag = dann BR-Betrag = Anschaffungswert Anlagegut Anschaffungswert Anlagegut x vz-afa-prozentsatz) x vz-afa-prozentsatz) Bewertungsreserve Restbetrag Bewertungsreserve Laufzeit Bewertungsreserve Restlaufzeit Bewertungsreserve Betrag Nutzungsdauer UR Automat. Berechnung Automat. Berechnung Anlagenbuchhaltung NTCS 11

12 Bewertungsreserve vz-afa Automat. Berechnung: Automat. Berechnung: Prozentsatz Betrag Bewertungsreserve / Betrag Bewertungsreserve / Anschaffungswert UR Anschaffungswert UR *) In jeder NTCS-Anlagenbuchhaltung werden standardmäßig parallel UR-Werte und SR-Werte geführt. Wenn ausschließlich UR-Werte importiert werden, werden dieser Werte auch als SR-Werte übernommen -> betrifft: steuerlichen Anschaffungswert, steuerliche Nutzungsdauer, steuerlichen Buchwert **) Bei alphanumerischen Inventarnummern kann keine automatische Vergabe erfolgen. In diesem Fall muss in der Textdatei die Inventarnummer zwingend enthalten sein. ***) Sind die Inventarnummer in der CSV-Datei alphanumerisch (zb: ABC123 ) und in den ANBU-Stammdaten ist HauptNr/UnterNr je Sachkonto oder HauptNr/UnterNr über alle Sachkonten eingestellt, werden die Anlagegüter zwar importiert, es wird allerdings keine Haupt-Nr vergeben. In diesem Fall müsste entweder manuell nachgebessert werden, oder besser, einfach die Inventarnummerart umgestellt und erneut importiert werden. Übersichtlicher dargestellt werden die Rückfallsebenen in der freien Gliederung im Anlagenexplorer. Ein XML-File mit dieser ANBU wird noch versendet. Anlagenbuchhaltung NTCS 12