ANLEITUNG. Rezeptur Kalkulation von Speisen im Excel Schema (alle Kalkulationsvarianten) Version Copyright by F&B Support 2015

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1 ANLEITUNG Rezeptur Kalkulation von Speisen im Excel Schema (alle Kalkulationsvarianten) Version 2016 Copyright by F&B Support 2015 F&B Support Postfach Willich

2 1. Hinweise und Kurzanleitung Das Schema Rezeptur und Kalkulation von Speisen wurde im Programm Excel erstellt und kann nur genutzt werden, wenn das Programm auf dem PC installiert ist. Um das Rezeptur-Kalkulationsschema nutzen zu können sind Excel- und PC-Grundkenntnisse erforderlich. Diese Anleitung dient dazu, die notwendigen Schritte durchzuführen, um Kalkulationen erstellen zu können. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass die Beschreibung keine Anleitung für Excel ist. Die Formatierung der Spalten ist im A1 Modus eingestellt. Natürlich können Sie in den Optionen dies auf z1s1 usw. ändern. WICHTIG: Bitte achten Sie bei der Eingabe von Text und Werten darauf, dass Sie keine Formeln überschreiben! Bitte gehen Sie in folgender Reihenfolge vor: 1. Öffnen Sie die Datei Kalkulation von Speisen xxx.xls. 2. Nachdem Sie die Datei geöffnet haben, speichern Sie diese bitte auf Ihrer Festplatte unter einem beliebigen Namen ab. 3. In der Tabelle enthalten sind 9 Tabellenblätter o Stammdaten o Artikelliste Beispiel (Achtung, nur Beispiel bitte nicht verwenden) o Artikelliste (hier bitte Ihre Artikel mit Preisen eingeben oder kopieren) o GKZ Übungsbeispiel Küche o Berechnung_Gesamt-DB o Grundkalkulation_Vor o Grundkalkulation_Rück o Diagnose Hauptgerichte o Kalkulationsvorlagen verschiedene Varianten (Gerichte, Büfett, Menü) 4. Bitte legen Sie als erstes Ihre Artikelliste an oder kopieren Sie diese aus der Inventurliste in die Tabelle. Hierbei ist es WICHTIG, dass die Spalten Artikelname und Preis beibehalten werden. Wenn Ihre Artikel in der Tabelle eingepflegt sind, können Sie den Blattnamen (Artikelliste) ändern. Falls es notwendig ist, berücksichtigen Sie bitte den Putzverlust wie bei den Beispielartikeln. Dies ist notwendig, damit die richtige Produktion/ Bestellmenge errechnet wird. 5. Im Tabellenblatt Kalkulationsvorlage finden Sie eine leere Vorlagen, die Sie für Ihre Kalkulation nutzen können. Alle Kalkulationsvarianten befinden sich unterhalb der Artikel- und Mengeneingabe. Sie haben die Möglichkeit aus 5 Varianten, Ihr Kalkulationsschema auszuwählen. F&B Support Postfach Willich Seite 2 von 6

3 Vorbereitung zur Berechnung des GKZ für den Kalkulationsfaktor (KF) und Aufschlagskalkulation (KA) 6. Gehen Sie bitte in das Tabellenblatt GKZ Übungsbeispiel Küche. Nehmen Sie Ihre BWA und geben Sie die Zahlen aus Ihrer BWA/ oder Budget ein. In diesem Tabellenblatt wird der GKZ in % berechnet. Dieser wird im Tabellenblatt Grundkalkulation_Vor weiter verwendet und errechnet den KF Brutto, KF Netto, Wareneinsatz in %, Deckungsbeitrag und den KA Netto. Die Ergebnisse verwenden Sie dann in der Kalkulationsvorlage. Vorbereitung zur Berechnung Verkaufspreis mit Wareneinsatzvorgabe % 7. Gehen Sie bitte in die Stammdaten und geben Ihren Wareneinsatzvorgabe Wert ein. Sie können auch mehrere Werte eingeben und mit der DropDown Liste später in der Kalkulation ändern. Genauso ist es möglich, direkt einen Wert in das Kalkulationsschema einzugeben. Vorbereitung zur Berechnung des Durchschnittsdeckungsbeitrages 8. Gehen Sie bitte in das Tabellenblatt Berechnung_Gesamt-DB. Füllen Sie die gelb unterlegten Zellen mit Ihren Zahlen aus der BWA und Ihrem Kassensystem. 9. Anzahl der verkauften Gerichte der Küche Gesamt 10. Anzahl der verkauften Hauptgerichte Küche 11. Ergebnis= Anteil der Hauptgerichte in %. Formel: Anzahl der Hauptgerichte : Gesamt verkaufte Gerichte x Umsatz Küche Gesamt 13. Umsatz Getränke Gesamt 14. Wareneinsatz Küche und Service 15. Personalkosten Küche und Service 16. Alle weiteren Kosten für Energie, Steuern, Versicherung, Marketing, Verwaltungskosten, Pacht, Leasing, Instandhaltung, Abschreibung AfA und GWG, Zinsen und Fremdkapital (Haben Sie noch weitere Kosten auf Ihrer BWA, einfach zwischen den vorhanden einfügen) 17. Entscheiden Sie, ob für die DB Berechnung der Gewinn in % aus der BWA genommen werden soll, oder ob Sie einen anderen Wert festlegen wollen. 18. Entscheiden Sie, ob für die DB Berechnung der Gewinn in aus der BWA genommen werden soll, oder ob Sie einen anderen Wert festlegen wollen. 19. Sie haben nun die Möglichkeit aus 2 Varianten des DB pro Hauptgericht per Dropdown zu wählen. Auch hier ist es möglich einen Wert manuell einzutragen. F&B Support Postfach Willich Seite 3 von 6

4 START Kalkulationen durchführen 20. Gehen Sie in das Tabellenblatt Kalkulationsvorlage und kopieren Sie das leere Kalkulationsschema. [Bearbeiten; Blatt verschieben/kopieren; Kopie erstellen anklicken; ans Ende stellen auswählen; OK bestätigen] 21. Anschließend geben Sie dem Tabellenblatt einen neuen Namen (Hauptgerichte, Dessert usw.). 22. WICHTIG: Bitte achten Sie bei der Eingabe von Text und Werten darauf, dass Sie keine Formeln überschreiben! 23. Nun füllen Sie bitte folgende Felder die Sie benötigen aus: o für: Restaurant, Bistro oder. ähnliches o Name: Rinderfilet mit Broccoli und Kartoffeln o Bemerkungen: o Resonanz: o Produktionsmenge (für Buffet - Kalkulationen gedacht) o Anzahl der Port für das kalkulierte Gericht: o Name des Erstellers: o Rezept Nr.: o Vorbereitungszeit: o Zubereitungszeit: o HACCP: o Sparte: o Warengruppe: 24. Produkte Geben Sie bitte die Artikelnamen so ein, wie Sie diese in der Artikelliste eingegeben haben. Natürlich können Sie auch die Dropdownliste verwenden um die Artikel aus Ihrer Artikelliste zu übernehmen. Der Preis wird aus der Artikelliste übernommen. Alle Preisveränderungen in der Artikelliste werden immer automatisch in der Kalkulation berücksichtigt. 25. Mengen Geben Sie bitte die Mengen in Kilogramm (kg) oder Liter (Ltr.) ein. Bitte entscheiden Sie sich für eine Variante. Am besten ist die Variante alles in kg zu berücksichtigen, dadurch können dann auch besser Portionsberechnungen durchgeführt werden. Bitte verzichten Sie im eigenen Interesse auf die Version Stück, da 1 Stück (Ei, Gurke, Tomate) gleich zu setzen ist mit 1 kg/ltr. bei den weiteren Berechnungen. Dies würde bei den Portionsberechnungen zu falschen Ergebnissen führen. Bitte im kg/ltr. Format 0000,000 eingeben, da meist der Einkaufspreis auch in kg/ltr. in der Artikelliste berücksichtigt wird. 26. Einheit (EH) bitte kg/ltr. eingeben. F&B Support Postfach Willich Seite 4 von 6

5 Version Vorkalkulation mit Deckungsbeitrag 27. Bitte wählen Sie Ihren errechneten Deckungsbeitrag in aus (Dropdown Auswahl). Es kann auch ein Betrag manuell eingegeben werden. 28. Im Feld BVKP ist nun der berechnete Verkaufspreis, den Sie speisekartengerecht und natürlich unter Berücksichtigung der Preispolitik und Nachfrageorientierung Ihrer Gäste anpassen. Version Nachkalkulation 29. Bitte geben Sie Ihren aktuellen BVKP aus Ihrer Speisekarte in das Feld BVKP ein. Version Vorkalkulation mit KF Brutto 30. Bitte geben Sie Ihren errechneten KF in das Feld KF Brutto ein. Version Vorkalkulation mit KA Netto 31. Bitte geben Sie Ihren errechneten KA in das Feld KA Netto ein. Kalkulation mit Wareneinsatz in % 32. Bitte geben Sie Ihren vorgegebenen Wareneinsatz in den Stammdaten ein. Anschließend im Feld Wareneinsatzvorgabe in % auswählen. Es besteht auch die Möglichkeit mit unterschiedlichen Werten zu arbeiten oder einen Wert manuell einzugeben. Durchschnittswerte Kalkulation 33. In der Zeile Kalkulation ø Werte erhalten Sie ø Werte beim WE%, DB in, NVKP und BVKP. Empfehlung Bei jeder Veränderung der Speisekarte und Einsatz der Preispolitik bei den Verkaufspreisen ist die Anwendung der Speisendiagnose hilfreich und sorgt für die Berücksichtigung des Deckungsbeitrages und den Beliebtheitsgrad. Das Ziel der Speisendiagnose ist es, den Deckungsbeitrag zu erhöhen und die Gewinner noch mehr zu verkaufen. Eine NEUE Speisekarte zu gestalten ohne Anwendung der Speisendiagnose ist aus wirtschaftlichen und nachfrageorientierten Gründen nicht ratsam. Mehr dazu erfahren Sie im Konzept Speisendiagnose. Ein Excelschema um die Diagnose zu erstellen ist ebenfalls vorhanden. F&B Support Postfach Willich Seite 5 von 6

6 TIPP! Alle Videobeschreibungen finden Sie auch in Youtube.de. Einfach den Suchbegriff: fbsupportladwig eingeben. Wir sind für Sie da Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung der Kalkulation der Speisen und Speisendiagnose es lohnt sich. Gerne können Sie uns bei Fragen kontaktieren. Sie erreichen uns wie folgt: F&B-Support Postfach Willich Telefon o Bei der Umsetzung der Kalkulationen sind wir Ihnen auch gerne persönlich behilflich. F&B Support Postfach Willich Seite 6 von 6