Office 365 Datenschutz & Security

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1 Office 365 Datenschutz & Security Raphael Köllner MVP Office 365

2 About me Blog: rakoellner.de Twitter ra_koellner MVP Office 365

3 Community

4 AGENDA Einführung Datenschutz & Security Microsoft & wir Infos & Tipps 4

5 Einführung Office 365

6 Datenschutz/Security & Cloud Computing Gute Freunde VS Streithähne

7 Vertrauen

8 Angst vs Vertrauen

9 Grundprinzip Datenschutz 1 Absatz 1 Bundesdatenschutzgesetz Zweck dieses Gesetzes ist es, den Einzelnen davor zu schützen, dass er durch den Umgang mit seinen personenbezogenen Daten in seinem Persönlichkeitsrecht beeinträchtigt wird.

10 Grundprinzip des Datenschutzes Grundsätzliches Verbot der Datenverarbeitung Verarbeitung von Daten nur mit: Einwilligung des/der Betroffene(n) Gesetzliche Erlaubnistatbestände

11 Probleme - Beispiele Arbeitsrecht BIG DATA

12 Datenschutz In Bewegung EU - Kommission EU Grundverordnung Digitale Agenda 2020 Smart Cities (EU Urheberrecht) TTIP Bundesregierung Digitale Agenda 2020 Klagerecht für Verbände IT Sicherheitsgesetz Expertenkommissionen Konsultationen Rechtsprechung Google z.b. Löschung (EuGH) Streaming (OLG & LG Köln) Recht auf informelle Selbstbestimmung (BVerfG) Neue Vorabentscheidungsverfahren (EuGH)

13 Prinzipien Office 365

14 Office 365 Trust Center Der Weg zu allen Informationen rund um Datensicherheit und Datenschutz mit Office Cloud Anwendungen. 14

15 Was ist passiert?

16 Microsofts Grundprinzip It s your data You own it, you control it We run the service for you We are accountable to you

17 Built-in Security through Defense in depth Facility Network perimeter Internal network Host Physical controls, video surveillance, access control Edge routers, firewalls, intrusion detection, vulnerability scanning Dual-factor authentication, intrusion detection, vulnerability scanning Access control and monitoring, anti-malware, patch and configuration management Application Admin Data Secure engineering (SDL), access control and monitoring, anti-malware Account management, training and awareness, screening Threat and vulnerability management, security monitoring, and response, access control and monitoring, file/data integrity, encryption

18 Datenschutz Office 365

19 Microsoft Datacenter Dublin, Irland

20 Rechenzenten für One Drive for Business Wo befinden sich meine Daten? Dublin, Irland Amsterdam, Niederlande Backup: USA (Notfall) 20

21 Der Vergleich onpremise Cloud Computing

22 Standards & Zertifikation SSAE/SOC ISO27001 EUMC FISMA HIPAA HITECH ITAR HMG IL2 CJIS Finance Global Europe Government Healthcare Healthcare Defense Government Law Enforcement Global Global Europe U.S. U.S. U.S. U.S. UK U.S.

23 Standard & Zertifikation for Europe/BRD 1. Auftragsdatenverarbeitungsverträge (ADVs) 2. ISO EU-Standardvertragsklauseln // Artikel 29 Arbeitsgruppe prüfte dies 4. US-EU Bestimmungen des US-Handelsministeriums "Safe Harbor" 23

24 Wir und Office Auftragsdatenverarbeitung Auftragsdatenverarbeitungsverträge (ADVs) Office365 = Zug Wir = Passagiere Microsoft bietet Dienstleistungen an und verarbeitet unsere Daten auf unseren Auftrag hin. oder auch Microsoft stellt den Dienst und wir den Inhalt.

25 Microsofts Part Access Control, Risk Assessment, Communication Protection, Auditing & Logging, Identification & Authorisation & Information Integrity, Incident Response

26 Was können wir machen ediscovery Office 365 Message Encryption RBAC Right Management Data Loss Protection (DLP) S/MIME Legal Hold

27 Optionale Vertragsergänzungen 27

28 Datenschutz I Sicherung von der Speicherung bis zum Abruf: Rund um die Uhr überwachte physische Rechenzentren. Logisches Trennen von Mandantendaten. Administrativer Zugriff auf Office 365, gesteuert von einem rollenbasierten Zugriffssteuerungsverfahren (RBAC). Trennung des internen Rechenzentrumsnetzwerks vom externen Netzwerk sowie Verschlüsselung der Daten, die über die Netzwerke übertragen werden. Verschlüsselung von -Daten im Ruhezustand mit BitLocker und SSL/TLS-Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung. Anwendungen, die nach Maßgabe des Microsoft Security Development Lifecycle (SDL) entwickelt werden. Unser Security Development Lifecycle stellt sicher, dass Sicherheit und Datenschutz integrale Bestandteile der Entwicklung sind, von der Softwareentwicklung bis zum Dienstbetrieb. 28

29 Datenschutz II Der Rechteverwaltungsdienst ermöglicht es Benutzern und Administratoren, Inhalte basierend auf Identität und Richtlinie intelligent zu verschlüsseln. Identitätssysteme und Dienste wie Windows Active Directory, Windows Azure Active Directory und Active Directory Federation Services können aktiviert werden, um den Zugriff auf Office 365 zu sichern. Fortschrittliche Funktionen wie die Verhinderung von Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP) können von Administratoren aktiviert werden, um zu verhindern, dass sensible Daten die Organisation verlassen. Funktionen für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht, Governance und Archivierung ermöglichen es Administratoren, sensible Daten für juristische und Archivierungszwecke zu sperren. Mit Funktionen wie ediscovery können Administratoren in SharePoint Online, Exchange Online und Lync Online auf einfache Weise Elemente für Audit- und Sicherheitszwecke finden. Unsere Funktionen für den Schutz vor Schadsoftware und Spam sind komplex, können aber dennoch einfach eingesetzt und vom Administrator konfiguriert werden. Unsere gerätbezogenen Sicherheitsfunktionen für mobile Geräte und PCs ermöglichen die Remote-Datenlöschung sowie Zugriffsbeschränkungen des Geräts. 29

30 Wer hat Zugriff auf die Daten? Operations Response Team (limited to key personnel only) Support Organization Engineering Partners Others in Microsoft Usage Data Address Book Data Customer Data (excluding Core Customer Data * ) Core Customer Data Yes. Yes, as needed. Yes, as needed. Yes, by exception. Yes, only as required in response to Support Inquiry. Yes. With customer permission. No. Yes, only as required in response to Support Inquiry. No Direct Access. May Be Transferred During Troubleshooting. With customer permission. No (Yes for Office 365 for small business Customers for marketing purposes). Yes, only as required in response to Support Inquiry. No Direct Access. May Be Transferred During Trouble-shooting. With customer permission. No. No. No. With customer permission. No. 30

31 Security Office 365

32 Security 1. Keine Nutzung oder Scanning / auch nicht für Werbung oder Werbeprodukte 2. Speicherort: Europa 3. Security by Design/Default 4. Physische Sicherheit der Rechenzentren (ISO ) 5. Rechte über die Daten bleiben beim Kunden/User 6. Umgehende Information über Änderung der Dienste in Bezug auf Sicherheit, Datenschutz und Richtlinientreue 7. 99,9 % Zugriff auf Daten und Dienste 33

33 Verschlüsselung Data at Rest Disks encrypted with Bitlocker Encrypted shredded storage Data in-transit SSL/TLS Encryption Client to Server Data center to Data center User

34 Fort Knox Encrypted Storage The technology moves beyond a single encryption key per disk to deliver a unique encryption key per file. With advanced encryption technology, every file stored in SharePoint Online and OneDrive for Business is encrypted with its own key, and subsequent updates to a file are encrypted with their own unique key as well. 35

35 Audits bei Microsoft Regelmäßige Prüfungen durch Dritte (AICIPA, ISO, FedRamp, JAB) Kunde kann den letzten Report anfordern Zusätzliche Zertifizierungen (Nachfragen) Compliace-Programm Office 365 Team ist immer ansprechbar (itpronetwork Yammer)

36 Compliance controls Identify Monitor Helps to identify monitor protect Protect End user education Sensitive data through deep content analysis

37 Data Loss Prevention (DLP) Prevents sensitive data from leaving organization Provides an Alert when data such as Social Security & Credit Card Number is ed. Alerts can be customized by Admin to catch Intellectual Property from being ed out. Empower users to manage their compliance Contextual policy education Doesn t disrupt user workflow Works even when disconnected Configurable and customizable Admin customizable text and actions Built-in templates based on common regulations Import DLP policy templates from security partners or build your own

38 Scan and attachments to look for patterns that match document templates Protect sensitive documents from being accidently shared outside your organization No coding required; simply upload sample documents to create fingerprints

39 RMS Right Management Services O365 Admin Center Diensteinstellungen Andere Einstellungen Einstellungen 40

40 RMS - Right Management Services Vertrauliche Informationen werden geschützt öffnen, modifizieren, drucken, weiterleiten; + eigene Einstellungen Dauerhafter Schutz ist verfügbar. Schutz auch bei Kopieren der Dateien, kein entschlüsseln ohne passende Entität Nutzungsrechte und bedingungen können besser verwaltet werden Nutzungsrechte & Nutzungsbedingungen zuweisen; mit Bedingungen belegen, z.b. Ablauffrist Integration von RMS mit Office 365 Plugin in: Office Prof Plus; Office Online, OWA 41

41 Multi-Faktor-Authentifikation 1. /Eingabe von Benutzer & Passwort 2. /Azure AD schickt Token (Zahlenreihe) (Handy) 3. /User gibt Token (Zahlenreihe) ein 4. /Prüfung des Tokens in Kombi. mit Benutzer & Passwort 5. /Login erfolgreich 42

42 43

43 Aktuelle rechtliche Probleme? 1. Urteil aus New York Herausgabe der Daten auch aus anderen Ländern an US Behörden 2. Grundverordnung der EU 3. Digitale Agenda 2020 (EU & BRD) 4. BIG Data mit neuen Regelungen 5. Bitkom mit dem Sicherheitskompass 44

44 Deutsches Rechenzentrum von Microsoft?

45 Office Blog & Roadmap Office Roadmap Office Blog FX aspx 46

46 Rakoellner.de

47 Danke für die Aufmerksamkeit 48

48 Kontakt 49

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