Kurzanleitung für neue Benutzer. ACT! by Sage 2010 & ACT! by Sage Premium 2010

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1 Kurzanleitung für neue Benutzer ACT! by Sage 2010 & ACT! by Sage Premium 2010

2 ACT! by Sage 2010 und ACT! by Sage Premium 2010 Kurzanleitung für neue Benutzer Copyright 2009 Sage Software, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Sage, die Sage-Logos, ACT! und die in diesem Dokument enthaltenen Namen von Sage-Produkten und -Diensten sind eingetragene Marken von Sage Software, Inc. oder seinen verbundenen Unternehmen. Microsoft SQL Server, Windows Vista und das Windows Vista-Logo sind Marken oder eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Alle anderen Marken sind Eigentum ihrer entsprechenden Inhaber. Ausgabe: 8/2009 für ACT! by Sage 2010 und ACT! by Sage Premium 2010 Version: UA386 Diese Unterlage darf weder ganz noch auszugsweise kopiert, abgelichtet, reproduziert, übersetzt oder auf ein elektronisches Medium oder in maschinenlesbare Form reduziert werden, wenn keine vorherige schriftliche Genehmigung vorliegt von: Sage Software, Inc., 1715 North Brown Road, Lawrenceville, GA ATTN: Legal Department. ALLE BEISPIELE MIT NAMEN, FIRMENNAMEN ODER FIRMEN IN DIESEM HANDBUCH SIND FREI ERFUNDEN UND BEZIEHEN SICH WEDER NAMENTLICH NOCH INHALTLICH IN IRGENDEINER WEISE AUF TATSÄCHLICHE NAMEN, FIRMEN, UNTERNEHMEN ODER EINRICHTUNGEN. JEGLICHE ÄHNLICHKEIT MIT ECHTEN PERSONEN, FIRMEN, UNTERNEHMEN ODER EINRICHTUNGEN WÄRE REIN ZUFÄLLIG. Diese Unterlagen wurden mit größtmöglicher Genauigkeit und Sorgfalt zusammengestellt. Sage Software, Inc. übernimmt jedoch keinerlei Gewährleistung in Bezug auf diese Dokumentation und schließt sämtliche impliziten Gewährleistungen in Bezug auf die Marktfähigkeit und Eignung für einen bestimmten Zweck aus. Sage Software, Inc. ist nicht haftbar für Fehler, indirekte Schäden oder Folgeschäden im Zusammenhang mit der Bereitstellung, Leistung oder Verwendung dieser Unterlagen oder der darin enthaltenen Beispiele. Die Informationen in diesen Unterlagen können ohne vorherige Benachrichtigung geändert werden. Endbenutzer-Lizenzvertrag Dieses Produkt ist durch einen Endbenutzer-Lizenzvertrag geschützt. Sie können diesen Vertrag anzeigen, indem Sie im Menü Hilfe des Produkts auf Info über ACT! und anschließend auf Endbenutzer-Lizenzvertrag anzeigen klicken. Gedruckt in Deutschland. Veröffentlicht von Sage Software, Inc N. Gainey Center Drive, Suite 200 Scottsdale, AZ (480)

3 Inhalt Kapitel 1: Erste Schritte mit ACT! 1 Informationen zum Setup-Assistenten 1 Ressourcen zum Kennenlernen von ACT! 1 Demo-Datenbank verwenden 2 ACT! Benutzerunterstützung 2 ACT! Knowledgebase aufrufen 2 Kapitel 2: Informationen zu den Elementen im ACT! Arbeitsbereich 3 Informationen zu den Daten, die in ACT! gespeichert werden können 3 Informationen zur Anzeige von Daten in ACT! 3 Navigationsleiste, Menüs und Symbolleisten 3 Informationen zu Kontaktansichten 4 Informationen zu Gruppenansichten 6 Informationen zu Firmenansichten 7 Informationen zu Verkaufschancenansichten 8 Kapitel 3: Informationen zum Einfügen von Daten in ACT! 9 Datenbanken 9 Informationen zu ACT! Datenbanken 9 Verwendung von "Persönlicher Datensatz" in ACT! 9 Datenbanken erstellen 9 Daten importieren 10 Informationen zum Importieren von Daten 10 Importassistent verwenden 10 Kapitel 4: Informationen zum Einrichten von ACT! 13 Einstellungen 13 Informationen zu Einstellungen 13 -Einrichtung 13 Informationen zu den -Systemen, die mit ACT! verwendet werden können 13 Informationen zur Verwendung des -Programms Outlook 14 einrichten 14 Auswahl der Textverarbeitung 14 Textverarbeitungsprogramme, die mit ACT! verwendet werden können 14 Kapitel 5: Informationen zum Verfolgen von Kontakten 15 Kontakte 15 Informationen zu Kontakten 15 Kontakte hinzufügen 15 Kontakte zusammenfassen und verarbeiten 16 Gruppen 16 Informationen zu Gruppen und Untergruppen 16 Gruppen und Untergruppen erstellen 16 Informationen zum Hinzufügen von Kontakten als Mitglieder von Gruppen 17 Firmen 18 Informationen zu Firmen und Geschäftsbereichen 18 Firmen und Geschäftsbereiche erstellen 19 Informationen zum Verknüpfen von Kontakten und Firmen 19 Kontakte und Firmen verknüpfen 19 Kapitel 6: Informationen zum Planen von Terminen und Aufgaben 21 Tätigkeiten 21

4 Informationen zu Tätigkeiten 21 Tätigkeiten planen 22 Abgeschlossene Tätigkeiten aufzeichnen 22 Kalender und Aufgabenliste 22 Informationen zu ACT! Kalendern 22 Informationen zur Integration von ACT! und Outlook-Kalendern 23 Tätigkeiten in Kalendern anzeigen 23 Informationen zur Aufgabenliste 23 Kapitel 7: Details über Kontakte verwalten 25 Informationen zu ACT! Notizen 25 Informationen zu Historien 25 Kapitel 8: Informationen zum Suchen von Daten 27 Informationen zum Suchen von Daten 27 Informationen mithilfe von Suchen ermitteln 28 Informationen über "Web-Info" suchen 28 Cockpits 28 Informationen zu Cockpits 28 Cockpits auswählen 29 Informationen zu Cockpitfiltern 29 Berichte 29 Informationen zu ACT! Berichten 29 Informationen zur Berichtsansicht 30 Liste mit Favoritenberichten verwalten 30 Berichte ausführen 30 Kapitel 9: Informationen zur Verfolgung von Umsätzen 33 Informationen zu Verkaufschancen 33 Prozesse und Phasen für Verkaufschancen 33 Produkte und Dienstleistungen 33 Verkaufschancen erstellen 33 Kapitel 10: Informationen zur Kommunikation mit ACT! Informationen zu Nachrichten verfassen und senden 35 vcard senden 36 Briefe und Dokumente 36 Informationen zum Schreiben von Briefen und Dokumenten 36 ACT! Dokumentvorlagen 36 Dokumente erstellen 37 Kapitel 11: Informationen zum Drucken in ACT! 39 Drucken 39 Index 43

5 Kapitel 1: Erste Schritte mit ACT! Nach der Installation von ACT! müssen Sie eine Datenbank erstellen, in der die Informationen zu den Personen gespeichert werden, die Sie verfolgen möchten. Mit dem Setup-Assistenten können Sie die Datenbank erstellen, Optionen ("Einstellungen") für die Arbeit in ACT! festlegen, ACT! mit Microsoft Outlook integrieren usw. Sie haben anschließend folgende Möglichkeiten: Kontaktdatensätze hinzufügen, indem Sie sie importieren oder manuell hinzufügen. Kontakte in Gruppen anordnen. Wenn mehrere Kontakte in einer Firma arbeiten, können Sie einen Firmendatensatz erstellen, damit Sie die Informationen für alle Kontakte einfach gleichzeitig aktualisieren können. Termine (Tätigkeiten) planen. Dabei kann es sich um Besprechungen, Anrufe und zu erledigende Aufgaben handeln. Historien von Besprechungen, gesendeten -Nachrichten usw. überprüfen. Notizen für Aufgaben zum Kontaktdatensatz hinzufügen, die Sie sich merken müssen. Fortschritt in Bezug auf Umsätze verfolgen. Dieses Handbuch enthält grundlegende Informationen für die ersten Schritte mit ACT!. In diesem Kapitel finden Sie Informationenzum Setup-Assistenten sowie zu anderen Ressourcen, um ACT! kennenzulernen. Informationen zum Setup-Assistenten Wenn Sie ACT! zum ersten Mal öffnen, wird der Setup-Assistent angezeigt. Sie können mit diesem Assistenten eine Datenbank erstellen und Standardeinstellungen sowie andere Optionen festlegen, damit Sie schnell Kontakte und Informationen verwalten können. Mit dem Setup-Assistenten können Sie: Neue Datenbanken erstellen oder ACT! 3.x, 4.x, 5.x (2000) oder 6.x (2004) Datenbanken konvertieren. Den -Setup-Assistenten aufrufen, um -Systeme einzurichten, die mit ACT! verwendet werden sollen. Optionen für die Integration von Microsoft Outlook- s und -Kalendern mit ACT! auswählen. Eine Textverarbeitung für ACT! auswählen. Der Setup-Assistent steht auch im Menü Hilfe sowie auf der Begrüßungsseite unter Erste Schritte zur Verfügung. Klicken Sie auf Einstellungen und einrichten. (Die Begrüßungsseite wird im nächsten Abschnitt beschrieben.) Ressourcen zum Kennenlernen von ACT! Die meisten lernen eine Anwendung kennen, indem sie damit experimentieren. Sie haben folgende Möglichkeiten: Über die Schaltflächen in der Navigationsleiste (auf der linken Seite des ACT! Fensters) können Sie die angezeigte Ansicht auswählen. Sie können die Begrüßungsseite anzeigen, die einen schnellen Zugriff auf allgemeine Ressourcen, Tipps zur Verwendung von ACT! und Informationen zur Hilfefunktion bietet. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Willkommen. Die Begrüßungsseite ist standardmäßig als Startansicht festgelegt, die beim ersten Öffnen von ACT! angezeigt wird. Sie können diese Einstellung jedoch ändern. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe. Sie können sich mit den Menüs und Symbolleisten vertraut machen. Lesen Sie die Kurzanleitung für neue Benutzer. Klicken Sie im Menü Hilfe auf Hilfethemen. Zeigen Sie die Funktionen-Touren an, die verschiedene Funktionen veranschaulichen. Weitere Informationen zu Funktionen-Touren finden Sie im Abschnitt ACT! Benutzerunterstützung. Neben den in der Kurzanleitung für neue Benutzer und der Hilfe aufgeführten Möglichkeiten kann es noch weitere Möglichkeiten geben, eine Aufgabe durchzuführen. In der Dokumentation können Sie beispielsweise aufgefordert werden, einen Befehl im Menü auszuwählen. Es besteht aber auch die Möglichkeit auf eine Schaltfläche in einer Symbolleiste oder einen Link unter Sachverwandte Tätigkeiten zu klicken. Suchen Sie die für Sie beste Methode. Kurzanleitung für neue Benutzer 1

6 Demo-Datenbank verwenden Demo-Datenbank verwenden Mithilfe der Demo-Datenbank ACT2010demo, die mit ACT! installiert wird, können Sie die Eingabe von Daten üben. Diese Datenbank enthält Beispieldatensätze und Tätigkeiten. Schritte: Demo-Datenbank öffnen 1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Keine Datenbank geöffnet: Klicken Sie in der globalen Symbolleiste auf Datenbank öffnen oder auf der Seite Willkommen (unter Erste Schritte) auf Demo-Datenbank untersuchen. Datenbank geöffnet: Klicken Sie im Menü Datei auf Datenbank öffnen. 2. Doppelklicken Sie auf ACT2010demo.pad. 3. Melden Sie sich als "Chris Huffman" an, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Sie müssen kein Kennwort eingeben. ACT! Benutzerunterstützung Die folgenden Unterlagen enthalten weitere Informationen zur Software. Beim Kauf von ACT! sind einige dieser Unterlagen in gedruckter Form im Lieferumfang enthalten. Administratorhandbuch Im Administratorhandbuch wird die Planung, Einrichtung und Konfiguration des Benutzerzugriffs auf ACT! Premium for Web erläutert. Es enthält außerdem Informationen zum Schützen der Anwendung und Lösungen für Probleme. Das Administratorhandbuch steht als PDF-Datei auf der ACT! Premium for Web Produkt-DVD sowie im Menü Hilfe der ACT! Premium for Web Serveranwendung zur Verfügung. Installationshandbuch Im Installationshandbuch wird das Installieren, Registrieren, Aktivieren und Schützen von ACT! erläutert. Sie sollten dieses Dokument vor der Installation der Software lesen. Das Installationshandbuch liegt normalerweise in gedruckter Form vor. Es steht jedoch auch als PDF-Datei auf der Produkt-DVD zur Verfügung. Kurzreferenzkarte Die Kurzreferenzkarte enthält Tipps für die Navigation in ACT! sowie zum Hinzufügen von Informationen zur Datenbank, zum Planen von Besprechungen, Anrufen und Erledigungen, zur Kommunikation mit Kontakten, zur effektiven Arbeit in ACT! sowie zur gemeinsamen Nutzung von Informationen. Die Kurzreferenzkarte liegt u. U. in gedruckter Form vor. Sie steht jedoch auch als PDF-Datei im ACT! Menü Hilfe zur Verfügung. Wählen Sie Online-Handbücher und dann ACT! Kurzreferenzkarte aus. Funktionen-Touren Touren erläutern eine Vielzahl von Funktionen, z. B. das Planen von Tätigkeiten, das Arbeiten mit Verkaufschancen, das Verwenden von Gruppen und Firmen, das Installieren von Handheld Links, die Verwendung von Cockpits usw. Einige Touren stehen auf der Begrüßungsseite zur Verfügung. Im Menü Hilfe sind alle Touren verfügbar. Wählen Sie Funktionen-Touren in der Hilfe aus, um eine Liste aller Touren anzuzeigen. ACT! Knowledgebase aufrufen Die Knowledgebase-Artikel auf der Seite Knowledgebase der ACT! Website ( beschreiben, wie auftretende Fehler behoben, unerwartete Verhalten der Anwendung usw. beseitigt werden. Schritte: ACT! Knowledgebase aufrufen Klicken Sie auf der Seite Willkommen unter Support und Service auf Online-Knowledgebase. 2 ACT! by Sage 2010

7 Kapitel 2: Informationen zu den Elementen im ACT! Arbeitsbereich Dieses Kapitel enthält Informationen zu den Daten, die Sie in ACT! speichern können, sowie Informationen zum Anzeigen dieser Informationen in ACT!. Klicken Sie zum Anzeigen einer Tour über den ACT! Arbeitsbereich auf der Begrüßungsseite unter Video- Lernprogramme auf ACT! Arbeitsbereich. Informationen zu den Daten, die in ACT! gespeichert werden können In ACT! gibt es die folgenden Hauptdatentypen: Kontakte Gruppen Firmen Tätigkeiten (Termine, Besprechungen und Aufgaben, die geplant werden müssen) Verkaufschancen Sie können viele verschiedenartige Informationen zu den Personen verwalten und verfolgen, mit denen Sie Geschäfte machen, z. B. Kunden, Interessenten und Anbieter. Sie können auch andere Personen verwalten, die in Ihrem Leben eine Rolle spielen, z. B. Ärzte und Bekannte. Die Personen, die Sie verfolgen, werden Kontakte genannt. Sie können Kontakte in Gruppen zusammenfassen (z. B. alle Personen, die in einem Projekt zusammenarbeiten). Sie können mit allen Kontakte in der Gruppe gleichzeitig arbeiten. So können Sie beispielsweise anstatt mit jedem Kontakt eine Besprechung mit der Gruppe einrichten (eine Tätigkeit planen). Sie können einen Datensatz für eine Firma erstellen, wenn mehrere Kontakte zusammen arbeiten. Anschließend können Sie die Kontakte mit der Firma verknüpfen und Informationen automatisch zwischen den Kontakt- und Firmendatensätzen aktualisieren. Weitere Informationen zu Kontakten, Gruppen und Firmen finden Sie unter "Informationen zum Verfolgen von Kontakten" auf Seite 15. Sie können Ihren Zeitplan mithilfe von ACT! Tätigkeiten und Kalendern verwalten. Weitere Informationen zu Tätigkeiten und Kalendern finden Sie unter "Informationen zum Planen von Terminen und Aufgaben" auf Seite 21. Verkaufschancen bieten die Möglichkeit, mögliche und abgeschlossene Umsätze und Transaktionen zu verfolgen, zu verwalten und zu protokollieren. Weitere Informationen finden Sie unter "Informationen zur Verfolgung von Umsätzen" auf Seite 33. Informationen zur Anzeige von Daten in ACT! Sie geben die Daten in ACT! Ansichten (Formulare) ein. Sie können die Daten eines Kontakts oder Umsatzpostens einzeln oder in Listen zusammengehöriger Elemente anzeigen. In den folgenden Abschnitten wird beschrieben, welche Elemente in ACT! angezeigt werden, z. B.: Allgemeine Elemente im Arbeitsbereich: Navigationsleiste, Menüs und Symbolleisten Kontaktansichten Gruppenansichten Firmenansichten Verkaufschancenansichten Weitere ACT! Ansichten, z. B. Cockpits, Berichtsansicht, Kalender und Aufgabenliste, werden in anderen Kapiteln dieses Handbuchs beschrieben. Navigationsleiste, Menüs und Symbolleisten Alle Ansichten im ACT! Arbeitsbereich enthalten die Navigationsleiste, die Menüleiste und zwei Symbolleisten. Diese Elemente werden in den folgenden Abschnitten beschrieben. Kurzanleitung für neue Benutzer 3

8 Informationen zu Kontaktansichten Navigationsleiste Die Navigationsleiste befindet sich am linken Rand einer Ansicht. Sie enthält sie wichtigsten Navigationsschaltfläche zum Öffnen von ACT! Ansichten, eine Suchfunktion und einen ansichtsspezifischen Bereich Sachverwandte Tätigkeiten. Bereich Sachverwandte Tätigkeiten erleichtert die Anzeige und den Zugriff auf die Aufgaben einer Ansicht. Sie können die Navigationsleiste komprimieren sowie Navigationsschaltflächen (Befehle) hinzufügen oder entfernen. Menüleiste Die Menüleiste befindet sich am oberen Rand aller ACT! Ansichten. Die Menüleiste enthält die ACT! Standardmenüs und Standardbefehle. Abhängig von der Ansicht sind einige Menübefehle aktiv und einige nicht aktiv. In der Gruppendetailansicht sind beispielsweise einige Befehle im Menü Planen nicht aktiv. Darüber hinaus ändern sich einige Elemente der Hauptmenüs abhängig von der Ansicht. In der Gruppendetailansicht wird beispielsweise kein Menübefehl Kontakte angezeigt. Sie müssen dann zu den Kontaktansichten wechseln, um das Menü Kontakte anzuzeigen. Sie können die Menüleiste so anpassen, dass nur die benötigten Menüs und Befehle angezeigt werden. Sie können auch benutzerdefinierte Menüs erstellen. Symbolleisten ACT! umfasst zwei Symbolleistengruppen: die globale Symbolleiste und die Ansichtssymbolleiste. Die globale Symbolleiste befindet sich unterhalb der Menüleiste. Sie umfasst große Schaltflächen für Befehle, die in den einzelnen ACT! Ansichten am häufigsten verwendet werden. Die Position und Verankerung der globalen Symbolleiste kann nicht geändert werden. Sie können die globale Symbolleiste nicht anpassen. Die Ansichtssymbolleiste befindet sich am oberen Rand aller ACT! Ansichten. Darin werden Befehle (Tools) für Aufgaben in Bezug auf die Ansicht, die Schaltflächen zum Wechseln zwischen Detail- und Listenansichten für Kontakte, Gruppen, Firmen und Verkaufschancen, die Cockpitauswahlfunktion (Cockpits werden weiter unten in diesem Handbuch beschrieben) und die Layoutauswahlfunktion angezeigt. Mit der Layoutauswahlfunktion kann das angezeigte Detaillayout geändert werden, was sich auf die Hintergrundfarbe, Felder usw. auswirkt. ACT! umfasst zwei Standardlayoutgrößen: 800 x 600 und 1024 x 768. Die Layoutgröße kann die Position von Feldern und Registerkarten beeinflussen. Sie haben folgende Möglichkeiten: Ansichtssymbolleiste ändern, indem Sie Ihre bevorzugten Tools hinzufügen oder anders anordnen. Selten benötigte Tools entfernen. Benutzerdefinierte Symbolleisten erstellen. Weitere Informationen zum Anpassen des Arbeitsbereichs finden Sie in der Hilfe. Informationen zu Kontaktansichten Zu den Kontaktansichten zählen die Kontaktdetailansicht und die Kontaktliste. Die Informationen, die Sie eingeben oder sehen können, hängen von der ausgewählten Ansicht ab. Sie können über die Ansichtssymbolleiste zwischen den verschiedenen ACT! Ansichten wechseln. 4 ACT! by Sage 2010

9 Informationen zu Kontaktansichten Kontaktdetailansicht In der Kontaktdetailansicht können Sie die Informationen zu einem Kontakt eingeben und anzeigen. Bei der Kontaktdetailansicht handelt es sich um ein Formular, ein so genanntes Layout, mit Feldern und Registerkarten, die Sie anpassen können. Der obere Teil der Standarddetailansicht enthält Felder für grundlegende geschäftliche Informationen, wie z. B. Kontaktname, Anschrift, Telefonnummern, Status und andere Details. Die Kontaktdetailansicht verfügt über eine eigene ansichtsspezifische Symbolleiste und eine Layoutauswahlfunktion. Ein Zähler in der Symbolleiste der Ansicht zeigt die Anzahl der Kontakte an, auf die Sie zugreifen können. Mit den Pfeilschaltflächen können Sie den ersten, vorherigen, nächsten oder letzten Datensatz anzeigen. Bei der Suche nach bestimmten Datensätzen (z. B. mit einer Suche oder mit der Suchfunktion) zeigt der Zähler die Anzahl der betreffenden Datensätze und nicht die Anzahl der Kontakte in der Datenbank an. Weitere Informationen zu Suchen und zur Suchfunktion finden Sie unter "Informationen zum Suchen von Daten" auf Seite 27. Hinweis: Die meisten Felder in der Detailansicht sind selbsterklärend. In einigen Fällen können Sie keine Daten in ein Feld eingeben, da es in ACT! automatisch aktualisiert wird. Weitere Informationen zu diesen Feldern finden Sie unter "Felder, die nicht geändert werden können" in der Hilfe. Über die Detailregisterkarten (im unteren Teil der Ansicht) können Sie weitere Informationen zum Kontakt eingeben, anzeigen und suchen. Diese Registerkarten bieten die folgenden Möglichkeiten: Informationen, z. B. Geschäftsanforderungen, zum Kontakt eingeben (Notizen). Termine mit dem Kontakt anzeigen und planen (Tätigkeiten). Webinformationen, z. B. ein LinkedIn -Profil, für den Kontakt suchen (Web-Info). Die Historie der gesendeten s und der Änderungen von Kontaktinformationen anzeigen (Historie). Dokumente, z. B. Microsoft Excel -Tabellen, an den Kontakt anhängen (Dokumente). Voraussichtliche/gewonnene Geschäftstransaktionen anzeigen und anlegen (Verkaufschancen). Beziehungen für den Kontakt erstellen und verwalten (Beziehungen). Tipp: Das Standardlayouts der Kontaktdetailansicht enthält mehrere Registerkarten. Klicken Sie auf die Registerkarten, um festzustellen, welche Funktionen für einen Kontakt möglich sind. In der Kontaktdetailansicht können Sie u. a. die folgenden Funktionen ausführen: Kontakte hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Kontakte mithilfe einer Suche ermitteln. Kontaktdatensätze kopieren. -Nachricht über den -Hyperlink eines Kontakts senden. Kontaktliste In der Kontaktliste werden die in den Feldern der Kontaktdetailansicht enthaltenen Daten in Spalten angezeigt, die sortiert, verschoben und ausgeblendet werden können. In der Kontaktliste werden standardmäßig alle Kontakte angezeigt, auf die Sie zugreifen können. Viele Funktionen können in der Listenansicht genauso ausgeführt werden wie in der Detailansicht. In der Kontaktliste können Sie: Im Bearbeitungsmodus können Sie die Informationen von Datensätzen ändern. So brauchen Sie keine Detailansicht zu öffnen, um Änderungen vorzunehmen. Mit dem Markiermodus können Sie Kontakte markieren. Anschließend können Sie die Arbeit mit den betreffenden Kontakten fortsetzen. Daten nach Excel exportieren. Die Spalten und Daten werden so exportiert, wie sie in ACT! angezeigt werden. Hierzu muss Excel, Version 2002 (XP), 2003 oder 2007 installiert sein. Sie können die Darstellung der Liste und die darin enthaltenen Daten folgendermaßen ändern: Spalten hinzufügen, verschieben oder entfernen Größe von Spalten ändern Kurzanleitung für neue Benutzer 5

10 Informationen zu Gruppenansichten Datensätze sortieren Textfarbe oder Schriftart ändern Informationen zu Gruppenansichten Wie Kontaktansichten umfassen Gruppenansichten eine Gruppendetailansicht und eine Gruppenliste. Die Informationen, die Sie eingeben oder sehen können, hängen von der ausgewählten Ansicht ab. Sie können über die Ansichtssymbolleiste zwischen den verschiedenen ACT! Ansichten wechseln. Im Gegensatz zu Kontaktansichten enthält die Gruppendetailansicht auch die Gruppen-Baumstruktur. Gruppendetailansicht In der Gruppendetailansicht können Sie die Informationen zu einer Gruppe eingeben und anzeigen. Wie bei der Kontaktdetailansicht handelt es sich bei der Gruppendetailansicht um ein Layout mit Feldern und Registerkarten, das angepasst werden kann. Sie enthält eine eigene ansichtsspezifische Symbolleiste und eine Layoutauswahlfunktion. Die Gruppendetailansicht enthält ebenso wie die Kontaktdetailansicht Registerkarten. Auf diesen Registerkarten können Sie Informationen zur Gruppe hinzufügen, anzeigen und verwalten. In der Gruppendetailansicht können Sie: Gruppen und Untergruppen erstellen Kontakte als Mitglieder von Gruppen hinzufügen oder entfernen Gruppen mithilfe einer Suche ermitteln. Gruppen-Baumstruktur Die Gruppen-Baumstruktur in der Gruppendetailansicht zeigt die Hierarchie von Gruppen und Untergruppen an. Die Anzahl der Gruppen und Untergruppen wird am Anfang der Baumstruktur angezeigt. Die Gruppen werden in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Untergruppen werden ebenfalls in alphabetischer Reihenfolge darunter angezeigt. In der Gruppen-Baumstruktur können Sie die folgenden Aufgaben ausführen: Untergruppen durch Klicken auf das Pluszeichen einblenden. Das Pluszeichen verwandelt sich in ein Minuszeichen. Klicken Sie auf das Minuszeichen, um die Anzeige zu komprimieren. Informationen durch Auswählen einer Gruppe oder Untergruppe hinzufügen oder ändern. Gruppen und Untergruppen in der Baumstruktur zu verschieben. Sie können eine Gruppe in eine Untergruppe ändern oder eine Untergruppe in eine Gruppe konvertieren. Weitere Informationen zur Gruppen-Baumstruktur finden Sie in der Hilfe. Gruppenliste In der Gruppenliste werden wie in der Kontaktliste die in den Feldern der Gruppendetailansicht enthaltenen Daten in Spalten angezeigt, die sortiert, verschoben und ausgeblendet werden können. In der Gruppenliste werden standardmäßig alle Gruppen angezeigt, auf die Sie zugreifen können. Viele Aufgaben können in der Listenansicht genauso ausgeführt werden wie in der Detailansicht. In der Gruppenliste können Sie außerdem: Eine Datei oder eine Verknüpfung zu einer Datei an eine Gruppe oder mehrere Gruppen anhängen Eine Kontaktsuche für die ausgewählten Gruppen erstellen Im Bearbeitungsmodus können Sie die Informationen von Datensätzen ändern. So brauchen Sie keine Detailansicht zu öffnen, um Änderungen vorzunehmen. Daten nach Excel exportieren 6 ACT! by Sage 2010

11 Informationen zu Firmenansichten Informationen zu Firmenansichten Ebenso wie Gruppenansichten umfassen die Firmenansichten eine Detailansicht, eine Firmen-Baumstruktur sowie eine Firmenliste. Die Informationen, die Sie eingeben oder sehen können, hängen von der ausgewählten Ansicht ab. Sie können über die Ansichtssymbolleiste zwischen den verschiedenen ACT! Ansichten wechseln. Firmendetailansicht In der Firmendetailansicht können Sie die Informationen zu einer Firma eingeben und anzeigen. Wie bei den Kontaktund Gruppendetailansichten handelt es sich bei der Firmendetailansicht um ein Layout mit Feldern und Registerkarten, das angepasst werden kann. Sie enthält eine eigene ansichtsspezifische Symbolleiste und eine Layoutauswahlfunktion. Die Firmendetailansicht enthält ebenso wie die Kontaktdetailansicht Registerkarten. Auf diesen Registerkarten können Sie Informationen zur Firma hinzufügen, anzeigen und verwalten. In der Firmendetailansicht können Sie: Firmen und Geschäftsbereiche erstellen Kontakte und Firmen verknüpfen. Firmen mithilfe einer Suche ermitteln. Über die Registerkarte Web-Info Informationen zu einer Firma suchen. Firmen-Baumstruktur Die Firmen-Baumstruktur in der Firmendetailansicht zeigt die Hierarchie der Firmen und ihrer Geschäftsbereiche an. Die Hierarchie umfasst alle Firmen und Geschäftsbereiche. Die Anzahl der Firmen und Geschäftsbereiche wird am Anfang der Baumstruktur angezeigt. Die Firmen werden in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Geschäftsbereiche werden ebenfalls in alphabetischer Reihenfolge darunter angezeigt. In der Firmen-Baumstruktur haben Sie folgende Möglichkeiten: Geschäftsbereiche durch Klicken auf das Pluszeichen einblenden. Das Pluszeichen verwandelt sich in ein Minuszeichen. Klicken Sie auf das Minuszeichen, um die Anzeige zu komprimieren. Informationen durch Auswählen einer Firma oder eines Geschäftsbereichs in der Baumstruktur hinzufügen oder ändern. Klicken Sie mit der rechten Maustaste, und wählen Sie einen Befehl im Kontextmenü aus. Firmen und Geschäftsbereich in der Baumstruktur verschieben. Sie können eine Firma in einen Geschäftsbereich ändern oder einen Geschäftsbereich in eine Firma konvertieren. Weitere Informationen zur Firmen-Baumstruktur finden Sie in der Hilfe. Firmenliste In der Firmenliste werden wie in der Kontaktliste die in den Feldern der Firmendetailansicht enthaltenen Daten in Spalten angezeigt, die sortiert, verschoben und ausgeblendet werden können. In der Firmenliste werden standardmäßig alle Firmen angezeigt, auf die Sie zugreifen können. Viele Aufgaben können in der Listenansicht genauso ausgeführt werden wie in der Detailansicht. In der Firmenliste können Sie außerdem: Im Bearbeitungsmodus können Sie die Informationen von Datensätzen ändern. So brauchen Sie keine Detailansicht zu öffnen, um Änderungen vorzunehmen. Kontakte zu einer Firma hinzufügen Eine Datei oder eine Verknüpfung zu einer Datei an eine Firma oder mehrere Firmen anhängen Eine Kontaktsuche für die ausgewählten Firmen erstellen Daten nach Excel exportieren Kurzanleitung für neue Benutzer 7

12 Informationen zu Verkaufschancenansichten Informationen zu Verkaufschancenansichten Wie Kontaktansichten umfassen Verkaufschancenansichten eine Detailansicht und eine Liste der Verkaufschancen. Die Informationen, die Sie eingeben oder sehen können, hängen von der ausgewählten Ansicht ab. Sie können über die Ansichtssymbolleiste zwischen den verschiedenen ACT! Ansichten wechseln. Verkaufschancendetailansicht In der Verkaufschancendetailansicht können Sie die Informationen zu einer Verkaufschance eingeben und anzeigen. Bei der Verkaufschancendetailansicht handelt es sich wie bei der Kontaktdetailansicht Layout mit Feldern und Registerkarten, die Sie anpassen können. Sie verfügt ebenfalls über eine ansichtsspezifische Symbolleiste. Der obere Teil der Verkaufschancendetailansicht enthält Felder für grundlegende Verkaufschanceninformationen, wie z. B. Status, Gesamtumsatz, Tage seit Anlage sowie das Feld Zuordnung. Im Feld Zuordnung werden die mit der Verkaufschance verknüpften Kontakte, Gruppen und Firmen angezeigt. Ein Zähler im oberen Bereich der Verkaufschancendetailansicht zeigt die Anzahl der Verkaufschancen an, auf die Sie zugreifen können. Mit den Pfeilschaltflächen können Sie den ersten, vorherigen, nächsten oder letzten Datensatz anzeigen. Bei der Suche nach bestimmten Datensätzen (z. B. mit einer Suche, mit der Suchfunktion oder mit einem Filter) zeigt der Zähler die Anzahl der betreffenden Datensätze und nicht die Anzahl der Datensätze in der Datenbank an. Die Verkaufschancendetailansicht umfasst einige Registerkarten, die auch in der Kontaktdetailansicht vorhanden sind, sowie eigene Registerkarten, z. B. die Registerkarte Produkte/Dienstleistungen. Auf dieser Registerkarte können Sie die Produkte und Dienstleistungen für eine Verkaufschance verfolgen und verwalten. In der Verkaufschancendetailansicht können Sie: Verkaufschancen anlegen und ändern. Produkte oder Dienstleistungen zu einer Verkaufschance hinzufügen. Kontakte, Gruppen oder Firmen mit Verkaufschancen verknüpfen. Verkaufschancen mithilfe einer Suche ermitteln. Ein Angebot für die Verkaufschance erstellen. Liste der Verkaufschancen In der Liste der Verkaufschancen werden die in den Feldern der Verkaufschancendetailansicht enthaltenen Daten in Spalten angezeigt, die sortiert, verschoben und ausgeblendet werden können. In der Liste der Verkaufschancen werden standardmäßig alle Verkaufschancen angezeigt, auf die Sie zugreifen können. Viele Aufgaben können in der Listenansicht genauso ausgeführt werden wie in der Detailansicht. In der Liste der Verkaufschancen können Sie außerdem: Die Liste nach Datum, Status, Phase, gewichteter Summe oder Gesamtsumme und anderen Filtern filtern, damit Sie eine "präzise" Übersicht über mögliche Umsätze und deren Position in der Vertriebspipeline erhalten. Eine Kontaktsuche für die ausgewählten Verkaufschancen erstellen. Pipelines oder Diagramme für Verkaufschancen erstellen, damit Umsätze vorhergesagt und gemeldet werden können. Daten nach Excel exportieren. 8 ACT! by Sage 2010

13 In diesem Kapitel wird Folgendes beschrieben: ACT! Datenbanken Kapitel 3: Informationen zum Einfügen von Daten in ACT! Informationen zum Erstellen einer Datenbank Informationen zum Importieren von Daten in eine Datenbank Datenbanken In diesem Abschnitt wird Folgendes beschrieben: Informationen zu Datenbanken Informationen zum Datenbankadministrator Informationen zur Verwendung des persönlichen Datensatzes in ACT! Informationen zum Erstellen einer Datenbank Informationen zu ACT! Datenbanken Um ACT! verwenden zu können, müssen Sie eine Datenbank erstellen, in der die Kontaktinformationen wie Namen, Adressen und Telefonnummern gespeichert werden. Sie können andere Informationen in Ihren Kontaktdatensätzen wie geplante Termine, -Nachrichten und Schriftverkehr verfolgen und verwalten. Wenn die Informationen gemeinsam mit anderen Personen genutzt werden sollen, müssen Sie diese in der Datenbank als Benutzer einrichten. Sie können die Datenbank freigeben, damit Sie Termine mit anderen planen und Datensätze zuweisen können. Wenn Sie die Daten für ein Außendienstbüro bzw. einen -mitarbeiter freigeben möchten, können Sie eine Remote-Datenbank erstellen und eine Datenbanksynchronisation einrichten. Sie können Datenbanken sichern und wiederherstellen. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe. Der Datenbankadministrator Wenn Sie eine neue Datenbank erstellen, wird Ihr Name normalerweise als erster Benutzer eingegeben. Der erste Benutzer wird automatisch als Datenbankadministrator mit der Sicherheitsrolle "Administrator" eingerichtet. (Weitere Informationen zu Benutzern und Sicherheitsrollen finden Sie in der Hilfe.) In diesem Schritt wird auch ein Kontaktdatensatz mit der Bezeichnung Persönlicher Datensatz erstellt. Sie können Ihre Adresse, Telefonnummer und weitere Informationen zu diesem Kontaktdatensatz hinzufügen. Verwendung von "Persönlicher Datensatz" in ACT! Jeder Benutzer der Datenbank verfügt über einen eigenen persönlichen Datensatz. ACT! verwendet die Informationen in diesem Datensatz für unterschiedliche Zwecke, wenn Sie z. B.: Termine, Besprechungen oder Aufgaben planen. -Nachrichten oder Nachrichten an mehrere Kontakte senden. Textverarbeitungs- oder Berichtsvorlagen erstellen oder ändern. (Sie können Felder des persönlichen Datensatzes in die Vorlage einfügen.) Informationen drucken und Berichte ausführen. Datenbanken erstellen Nachstehend wird eine Möglichkeit zum Erstellen einer ACT! Datenbank beschrieben. Wenn andere Personen ebenfalls auf die Daten zugreifen müssen, können Sie die Datenbank gemeinsam nutzen. Nachdem die Datenbank erstellt wurde, fügen Sie die Personen, die Zugriff benötigen, als Benutzer hinzu. Schritte: Datenbank erstellen 1. Klicken Sie im Menü Datei auf Neue Datenbank. 2. Geben Sie im Feld Datenbankname einen Namen für die neue Datenbank ein. Der Name muss mit einem Buchstaben beginnen. Fügen Sie keine Leerstellen oder Satzzeichen ein. Kurzanleitung für neue Benutzer 9

14 Daten importieren Daten importieren 3. Übernehmen Sie den Standardpfad im Feld Ablageort. oder Klicken Sie auf Durchsuchen, wenn die Datenbank an einer anderen Position gespeichert werden soll, und navigieren Sie zu der Position. Klicken Sie auf OK. 4. Wählen Sie im Feld Währung aus der Liste eine Währung für die Datenbank aus. 5. Wenn Sie die Datenbank gemeinsam mit anderen Benutzern verwenden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Datenbank für andere Benutzer freigeben. 6. Geben Sie im Feld Benutzername einen Benutzernamen für die Datenbank ein. (Dadurch wird ein Kontaktdatensatz, der so genannte Persönliche Datensatz erstellt. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um Ihren Namen. Diesem Kontakt wird die Sicherheitsrolle "Administrator" zugewiesen.) 7. Geben Sie im Feld Kennwort ein Kennwort ein, und bestätigen Sie das Kennwort, um ein Anmeldekennwort für die Datenbank festzulegen. Achtung: Wenn Sie dieses Kennwort vergessen, können Sie nicht auf die Datenbank zugreifen. Sie müssen sich dann an den technischen Support wenden. 8. Klicken Sie auf OK. Von ACT! werden die Datenbank und eine Datei erstellt, die auf die Datenbank verweist. Diese Datei weist die Erweiterung PAD auf. Wenn Sie die Datenbank für andere Benutzer freigeben, können Sie ihnen eine Verknüpfung zur PAD-Datei senden, damit sie auf die Datenbank zugreifen können. Tipp: Weitere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe unter "Datenbanken gemeinsam nutzen". In diesem Abschnitt wird Folgendes beschrieben: Daten importieren Informationen mit dem Importassistenten importieren Hinweis: Das Importieren von Daten in bereits vorhandenen Dateien ermöglicht einen schnellen Einstieg in ACT!. Wenn Sie keine Daten importieren möchten, sondern Kontakte manuell hinzufügen, finden Sie entsprechende Informationen unter "Kontakte hinzufügen" auf Seite 15. Informationen zum Importieren von Daten Sie können Daten aus anderen ACT! Datenbanken und Quellen importieren. Bei einigen Anwendungen wie Microsoft Outlook ist auch der Import von Terminen, Notizen, Journaleinträgen oder Tätigkeiten möglich. Die meisten anderen Quellen lassen lediglich den Import von Kontaktdaten zu. Mit dem Importassistenten bestimmen Sie die Datei, aus der die Daten importiert werden, den Typ der zu importierenden Datensätze sowie die Zusammenführungsoptionen für die importierten Daten. Tipp: Lesen Sie vor dem Import von Daten in eine ACT! Datenbank den Abschnitt "Tipps für erfolgreiche Datenimporte und -exporte" durch. Zeigen Sie im Menü Hilfe auf Funktionen-Tour, um eine Tour für diese Funktion anzuzeigen, und klicken Sie anschließend auf den Namen der Tour. Importassistent verwenden Nachstehend wird beschrieben, wie Sie mit dem Importassistenten Daten aus einer anderen Quelle als ACT!, z. B. Microsoft Excel oder Outlook, importieren. Tipp: Im Abschnitt "Szenario - Kontaktlisten importieren" in der Hilfe finden Sie ein Szenario zum Importieren einer Kontaktliste. Schritte: Daten aus anderen Quellen importieren 1. Öffnen Sie ACT!. 2. Klicken Sie im Menü Datei auf Importieren. 10 ACT! by Sage 2010

15 Importassistent verwenden 3. Befolgen Sie die Anweisungen auf den Seiten des Importassistenten. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren. Hinweis: Sie können jeweils nur einen Datensatztyp importierten, z. B. Kontakte. In einigen Programmen sind u. U. nur Kontaktdatensätze enthalten. 4. Klicken Sie auf Fertig stellen. 5. Wiederholen Sie diesen Vorgang, um andere Datensatztypen zu importieren. Kurzanleitung für neue Benutzer 11

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17 Kapitel 4: Informationen zum Einrichten von ACT! In diesem Kapitel wird Folgendes beschrieben: Informationen zum Festlegen von Einstellungen, damit ACT! das gewünschte Verhalten aufweist Informationen zum Einrichten des -Systems Informationen zum Auswählen eines Textverarbeitungsprogramms zum Schreiben von Briefen und Dokumenten Einstellungen In diesem Abschnitt werden die Einstellungen und Optionen beschrieben, die Sie für ACT! festlegen können. Informationen zu Einstellungen Mithilfe der Einstellungen können Sie ACT! einrichten und an Ihren Arbeitsstil anpassen. Sie können folgende Einstellungen vornehmen: einrichten und Option für die Aufzeichnung von Historien für gesendete s festlegen. Textverarbeitung (ACT! Textverarbeitung oder Microsoft Word) auswählen, die mit ACT! verwendet werden soll. Namens- und Anredeeinstellungen für Kontakte anpassen. Festlegen, wie Kontaktnamen in Kalendern angezeigt werden sollen. Standardpriorität, Dauer und Benachrichtigungen für Tätigkeiten angeben. Wenn Sie sich von einem anderen Computer aus bei ACT! anmelden, sind die meisten Ihrer persönlichen Einstellungen weiterhin gültig. Die Einstellungen können über die folgendenregisterkarten im Dialogfeld Einstellungen festgelegt werden: Allgemein Farben und Schriftarten Kalender und Tätigkeitsplanung ACT! -Editor (wenn Sie ACT! verwenden) Kommunikation Starteinstellungen Informationen um Festlegen von Einstellungen finden Sie in der Hilfe. -Einrichtung In diesem Abschnitt wird Folgendes beschrieben: Informationen zu den -Systemen, die mit ACT! verwendet werden können Microsoft Outlook verwenden -System einrichten Informationen zu den -Systemen, die mit ACT! verwendet werden können Sie können ACT! mit einem der folgenden -Systeme verwenden. Hinweis: Wenn auf dem Computer keines der aufgeführten -Systeme installiert ist, können Sie u. U. mit einem Internetmailkonto Nachrichten in ACT! senden. Eudora Version 5.2 Lotus Notes Versionen 6.5, 7.02 und 8.0 Microsoft Outlook Express 6.0 (SP2) Microsoft Outlook 2002 (XP) (SP3), 2003 (SP3) oder 2007 Kurzanleitung für neue Benutzer 13

18 Informationen zur Verwendung des -Programms Outlook Achtung: Bei Eudora, Lotus Notes und Microsoft Outlook Express sind einige -Funktionen in ACT! nur beschränkt verfügbar. Informationen zur Verwendung des -Programms Outlook Es besteht die Möglichkeit, Microsoft Outlook als Standard- -System zum Schreiben, Senden und Bearbeiten von s in ACT! einzurichten. Dazu muss Outlook 2002 (XP), 2003 oder 2007 auf Ihrem Computer installiert sein. Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden, können Sie Outlook zusammen mit ACT! oder anstelle von ACT! E- Mail verwenden. Wenn Sie Outlook mit ACT! verwenden, werden -Nachrichten mit dem ACT! -System verwaltet, angezeigt und gesendet. Wenn Sie Outlook anstelle von ACT! verwenden, werden -Nachrichten mit Outlook verwaltet, angezeigt und gesendet. Weitere Informationen zu den Unterschieden zu Outlook- s finden Sie in der Hilfe. Hinweis: Wenn Sie Outlook- s verwenden, müssen Sie bei der -Einrichtung in ACT! auswählen, ob der Zugriff auf Outlook- s über das ACT! -System oder eine direkte Integration mit Outlook erfolgen soll. einrichten Nachstehend wird beschrieben, wie ein -System für ACT! eingerichtet wird. Schritte: -System einrichten 1. Klicken Sie im Menü Extras auf Einstellungen. 2. Klicken Sie im Dialogfeld Einstellungen auf die Registerkarte Klicken Sie auf einrichten. 4. Befolgen Sie die Anweisungen des Assistenten. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren. Wenn Sie Outlook als -System für ACT! verwenden, können Sie auf den Seiten des Assistenten Optionen für das Aufzeichnen von Historien, das Anhängen von Outlook-Nachrichten (Schnell anhängen) an ACT! Kontakte und das Senden von Tätigkeitseinladungen auswählen. 5. Klicken Sie auf Fertig stellen. Wenn Sie ACT! anstelle von Outlook verwenden, werden Standardnachrichtenordner (Gelöschte Elemente, Entwürfe, Posteingang, Postausgang und Gesendete Elemente) für jedes eingerichtete System erstellt. Mithilfe der Ordner in der Ordnerliste können Sie -Nachrichten organisieren und verwalten. Auswahl der Textverarbeitung In diesem Abschnitt wird Folgendes beschrieben: Textverarbeitungsprogramme, die mit ACT! verwendet werden können Textverarbeitung auswählen Textverarbeitungsprogramme, die mit ACT! verwendet werden können Sie könne die ACT! Textverarbeitung oder Microsoft Word 2002 (XP), 2003 und 2007 verwenden, um Dokumente wie zum Beispiel Briefe, Memos, und Fax-Deckblätter zu erstellen. ACT! umfasst Dokumentvorlagen, die Sie verwenden und ändern können. Weitere Informationen finden Sie unter "Informationen zur Kommunikation mit ACT!" auf Seite 35. Nachstehend wird beschrieben, wie Sie ein Textverarbeitungsprogramm zum Schreiben von Briefen und Erstellen von Dokumentvorlagen auswählen. Schritte: Textverarbeitung auswählen 1. Klicken Sie im Menü Extras auf Einstellungen. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Kommunikation. 14 ACT! by Sage 2010

19 Textverarbeitungsprogramme, die mit ACT! verwendet werden können 3. Wählen Sie in der Liste Textverarbeitung ein Textverarbeitungsprogramm aus. 4. Klicken Sie auf OK. Kurzanleitung für neue Benutzer 15

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21 Kontakte In diesem Kapitel wird Folgendes beschrieben: Kontakte Gruppen Firmen In diesem Abschnitt wird Folgendes beschrieben: Informationen zu Kontakten Informationen zum Hinzufügen von Kontakten Informationen zu Kontakten Kapitel 5: Informationen zum Verfolgen von Kontakten Ein Kontakt ist ein Kunde, Geschäftspartner, Freund oder eine beliebige Person, mit der Sie eine Beziehung pflegen und über die Sie Informationen speichern möchten. Ein Kontaktdatensatz enthält Informationen zum Kontakt, z. B. Name, Adresse, Telefonnummer, -Adresse usw.. Kontaktinformationen können Notizen, Umsatzdaten, Historien und angehängte Dokumente sowie persönliche Informationen wie Geburtstag und Name des Ehepartners umfassen. Andere Informationen, die Sie für einen Kontakt eingeben und verfolgen können, sind: Assistent oder Sekretärin des Kontakts. Diese Person wird sekundärer Kontakt genannt. Beziehungen zwischen zwei oder mehr Kontakten. Kontaktbeziehungen ermöglichen die Verfolgung von Informationen zu Beziehungen zwischen Kontakten, die untereinander Beziehungen haben. Weitere Informationen zu sekundären Kontakten und Kontaktbeziehungen finden Sie in der Hilfe. Sie können Kontaktinformationen in der Kontaktdetailansicht und in der Kontaktliste anzeigen und eingeben. Wenn Sie einen Kontakt löschen, werden auch alle im Datensatz gespeicherten Informationen gelöscht. Kontakte hinzufügen ACT! bietet verschiedene Möglichkeiten, Kontakte zur Datenbank hinzuzufügen. Nachstehend wird eine Möglichkeit beschrieben, einen Kontakt hinzuzufügen. Schritte: Kontakt hinzufügen 1. Klicken Sie in der globalen Symbolleiste auf den Pfeil neben Neu, und klicken Sie auf Kontakt. Ein leerer Kontaktdatensatz wird angezeigt. 2. Geben Sie die Informationen in die Felder ein, bzw. wählen Sie sie aus. Durch Drücken der Tabulatortaste können Sie von einem Feld zum nächsten gelangen. Sie können beliebig viele Informationen eingeben. Ein Feld mit einem Dropdown-Pfeil enthält eine Liste. Klicken Sie auf den Pfeil, und wählen Sie einen Eintrag aus der Liste aus, oder geben Sie einen oder zwei Buchstaben in das Feld ein. ACT! trägt in das Feld automatisch einen passenden Eintrag aus der Liste ein. Sie müssen die Eingabe in diesem Feld ändern, wenn ein Ausrufezeichen angezeigt wird. Bewegen Sie den Zeiger auf das Ausrufezeichen, um weitere Informationen anzuzeigen. Mit dem Feld ID/Status können Sie Kontakte nach Kategorien gruppieren. Wenn beispielsweise Kategorien wie Persönlich, Händler oder Mitbewerber vorhanden sind, Sie können anhand von ID/Status nach Kontakten suchen. 3. Um die Details eines Kontaktnamens zu überprüfen, klicken Sie im Feld Kontakt auf die Schaltfläche Durchsuchen (...). Hinweis: Achten Sie darauf, dass der Vor- und Nachname sowie des Kontakts sowie eine ggf. verwendete Anrede von ACT! ordnungsgemäß ermittelt wurden, damit in Briefen keine Fehler vorkommen. Sie können auch eine Einstellung für Anreden festlegen. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe. Kurzanleitung für neue Benutzer 15

22 Kontakte zusammenfassen und verarbeiten 4. Fügen Sie auf den Registerkarten im unteren Bereich der Kontaktdetailansicht weitere Informationen hinzu. Sie können Dokumente anhängen, eine Tätigkeit planen, eine Notiz schreiben, den Datensatz als privat kennzeichnen usw. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe. Der Kontaktdatensatz wird von ACT! automatisch gespeichert, wenn Sie zu einem anderen Datensatz oder einer anderen Ansicht wechseln. Kontakte zusammenfassen und verarbeiten Gruppen ACT! bietet mehrere Möglichkeiten, Kontakte zu verwalten und zu bearbeiten: Sie können Kontakte, die ein gemeinsames Merkmal aufweisen, in einer Gruppe zusammenfassen. Gruppen sind nützlich, um gleichzeitig mit mehreren Kontakten zu arbeiten. Sie können beispielsweise eine Gruppe aller Kontakte erstellen, die Kunden sind und in den letzten sechs Monaten keine Einkäufe getätigt haben. Sie können dann eine neue Produktbroschüre vorbereiten und an alle Kontakte in der Gruppe senden. Weitere Informationen finden Sie unter "Gruppen" im nächsten Abschnitt. Wenn mehrere Kontakte für dieselbe Firma arbeiten, können Sie einen Firmendatensatz erstellen. Der Vorteil von Firmendatensätzen besteht darin, dass Sie Kontakte mit Firmen verknüpfen und Kontaktinformationen automatisch zwischen Kontakten und Firmen aktualisieren können. Weitere Informationen finden Sie unter "Firmen" auf der Seite 16. In diesem Abschnitt wird Folgendes beschrieben: Informationen zu Gruppen und Untergruppen Informationen zum Erstellen von Gruppen und Untergruppen Informationen zum Hinzufügen von Kontakten zu Gruppen Informationen zu Gruppen und Untergruppen Sie können Kontakte zu Gruppen zusammenfassen, um die Arbeit effizienter zu gestalten. Bei einer Gruppe handelt es sich um eine Sammlung von Kontakten mit einer gemeinsamen Eigenschaft, z. B. alle Kontakte, die in einem bestimmten Projekt arbeiten. Gruppen bieten die folgenden Möglichkeiten: Gleichzeitige Kommunikation mit allen Kontakten in der Gruppe. Planen von Aktivitäten mit allen Kontakten in der Gruppe. Gemeinsame Nutzung von Notizen und Historien für die Gruppe. (Weitere Informationen zu Notizen und Historien finden Sie unter "Details über Kontakte verwalten" auf Seite 25.) Eine Gruppe kann Untergruppen enthalten, bei denen es sich um Teilmengen der Gruppe handelt. So können Sie beispielsweise eine Gruppe haben, die ein Projekt bearbeitet, sowie Untergruppen für Kontakte in speziellen Teams innerhalb des Projekts. Gruppen können eine unbegrenzte Anzahl von Untergruppen und untergeordneten Untergruppen enthalten, die eine Hierarchie bilden. Gruppenhierarchien können eine Tiefe von bis zu 15 Ebenen aufweisen. Die Hierarchie wird in der Gruppen-Baumstruktur angezeigt. Bei Kontakten kann es sich um Mitglieder mehrerer Gruppen und Untergruppen handeln. Sie können Informationen zu Gruppen und Untergruppen in der Gruppendetailansicht und der Gruppenliste anzeigen, eingeben und ändern. Hinweis: Um die Verwendung von Gruppen zu erleichtern, werden von ACT! beim Erstellen einer Datenbank Mustergruppen mit Gruppenbeschreibungen erstellt. Wenn Sie einen Kontakt zur Datenbank hinzufügen und anschließend Informationen in bestimmte Felder einfügen, kann der Kontakt automatisch zur Gruppe hinzugefügt werden. Gruppen und Untergruppen erstellen ACT! bietet verschiedene Möglichkeiten, Gruppen und Untergruppen zur Datenbank hinzuzufügen. Nachstehend wird eine dieser Möglichkeiten beschrieben. 16 ACT! by Sage 2010

23 Informationen zum Hinzufügen von Kontakten als Mitglieder von Gruppen Schritte: Gruppe oder Untergruppe erstellen 1. Klicken Sie in der globalen Symbolleiste auf den Pfeil neben Neu, und klicken Sie auf Gruppe. oder Wählen Sie in der Gruppen-Baumstruktur die Gruppe aus, für die eine Untergruppe erstellt werden soll. Klicken Sie in der globalen Symbolleiste auf den Pfeil neben Neu, und klicken Sie auf Untergruppe. 2. Geben Sie im Feld Gruppename einen Namen für die Gruppe oder Untergruppe ein. Hinweis: Gruppennamen können doppelt vorhanden sein. Wenn Sie doppelte Namen verwenden, sollten Sie die Einstellung für die Dublettenprüfung festlegen. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe. 3. Geben Sie im Feld Beschreibung eine kurze Erklärung der Gruppe ein, die eine Identifizierung der Gruppe erleichtert. Geben Sie beispielsweise "Alle Kontakte, die im Projekt XYZ arbeiten" ein. Hinweis: Sie müssen die Eingabe in diesem Feld ändern, wenn ein Ausrufezeichen angezeigt wird. Bewegen Sie den Zeiger auf das Ausrufezeichen, um weitere Informationen anzuzeigen. 4. Klicken Sie auf Speichern. Die neue Gruppe oder Untergruppe wird in der Gruppen-Baumstruktur angezeigt. Über die Registerkarten können Sie Kontakte zur Gruppe oder Untergruppe hinzufügen, eine Gruppentätigkeit planen, Dokumente anhängen, die Gruppen oder Untergruppen als privat kennzeichnen usw. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe. Informationen zum Hinzufügen von Kontakten als Mitglieder von Gruppen Die Vorgehensweise beim Hinzufügen von Kontakten als Mitglieder einer Gruppe hängt davon ab, ob die Kontakte permanent in der Gruppe enthalten sein sollen, oder nur so lange, wie bestimmte Kriterien erfüllt werden. Kontakte, die manuelle hinzugefügt werden, sind statisch. Sie bleiben in der Gruppe, bis sie entfernt werden. Beispiel: Sie verfügen über eine Gruppe mit dem Namen Projektleiter. Sie haben Kontakte ausgewählt und zu dieser Gruppe hinzugefügt. Wenn eine dieser Personen den Aufgabenbereich wechselt, müssen Sie sie manuell aus der Gruppe entfernen. Kontakte, die unter Verwendung von Abfragekriterien hinzugefügt werden, sind dynamisch. Dynamisch, bedeutet, dass die Mitglieder in der Gruppe bleiben, solange sie die Kriterien erfüllen. Wenn beispielsweise aus der angegebenen Region wegzieht, wird das Mitglied bei einer Änderung der entsprechenden Informationen in der Datenbank aus der Gruppe entfernt. Eine Abfrage bietet die Möglichkeit, mithilfe von logischen Ausdrücken oder Bedingungen wie Gleich oder Enthält Informationen in der Datenbank zu suchen. Weitere Informationen zu Abfragen finden Sie unter "Informationen zu Abfragen" in der Hilfe sowie unter "Informationen zum Suchen von Daten" auf Seite 27. Nachstehend wird beschrieben, wie Sie Kontakte zu einer Gruppe oder Untergruppe hinzufügen. Schritte: Kontakte zu Gruppen oder Untergruppen hinzufügen 1. Zeigen Sie den Gruppen- oder Untergruppendatensatz an. 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Kontakte. 3. Klicken Sie auf Kontakte hinzufügen/entfernen. 4. Im Dialogfeld Kontakte hinzufügen/entfernen gibt es zwei Möglichkeiten, um Kontakte hinzuzufügen: Manuell a. Klicken Sie auf Kontakte. b. Wählen Sie in der Liste Auswählen aus eine Option aus. c. Geben Sie in das Feld Suchen nach die ersten drei Buchstaben des Nachnamens des Kontakts ein. d. Wählen Sie in der Liste Kontaktauswahl im linken Bereich einen Kontakt aus. Klicken Sie auf den Pfeil nach rechts, um die Kontakte in die Liste Ausgewählte Kontakte zu verschieben. e. Fügen Sie je nach Bedarf weitere Kontakte hinzu. f. Klicken Sie auf OK. Kurzanleitung für neue Benutzer 17