Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain

Transkript

1 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain Eine 360 -Analyse aus Compliance-Sicht Berlin, 16. März 2017 SEEBURGER E-Invoicing-Kongress Stefan Groß Steuerberater, CISA (Certified Information Systems Auditor)

2 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 2 Die E-Rechnung ist vor allem eins: Ein Prozessbeschleuniger!

3 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 3

4 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 4 Produktion Einkauf Lager ReWe Bestellung Bedarfsermittlung Wareneingang Rechnungseingang Beschaffung

5 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 5 Fokus: Rechnungseingangsverarbeitung! Scannen Automatische Datenextraktion Manuelle Bearbeitung 1 Manuelle Dateneingabe Scan + manuell Scan + OCR PDF + manuell PDF + OCR E-Rechnung beim Sender Scanner OCR OCR Validieren Validieren Rechnungseingangsbuch / Workflow

6 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 6 Wichtig: Wechselspiel Bestellung Rechnung Besteller Bestelldaten Lieferant Bestelldaten Dienstleister Anreicherung Rechnungsdaten Rechnungsnummer Rechnungsdatum Steuersatz Bankverbindung Rechnungsprüfung gegen Bestellung ggf. Mapping

7 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 7 Ziel: Medienbruchfreie Prozess-Architektur Eingang Prüfung ZUGFeRD XML a Aufbewahrung

8 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 8 Aber: Anforderungen sind zunehmend heterogen mein Industrie-Format nur Papier per AS/2 PDF + XML nur PDF per per EDIFACT OFTP mein Industrie-Format per x.400

9 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 9 Neue Prozesse sind im Kommen

10 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 10 Mobiles Scannen Vom Smartphone in die Buchführung

11 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 11 Die Blockchain kommt

12 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 12 Aber: Ohne Tax Compliance geht es nicht!

13 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 13

14 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 14 Die GoBD als Framework GoBD =Vorgaben an IT-gestützte Systeme E-Rechnung

15 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 15 Generische Anforderung Papierrechnung Original kann digitalisiert werden GoBD Papieraufbewahrung elektronische Aufbewahrung E-Rechnung Originäres Format evtl. Konvertierungen

16 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 16 Format Compliance ZUGFeRD PDF XML

17 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 17 im Hybridfall Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger PDF PDF Beleg Beleg = = XML XML Buchungshilfe Buchungshilfe

18 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 18 Formatdschungel AS2 RFC Cross Industry Invoice EDIFICE EDIFURN EDIWHEEL EANCOM EDITRANS EDITEX (S)FTP ENX SOAP EDILEKTRO EDIFACT HTTPS ZUGFeRD ebxml XÖV OFTPII RINET OFTP Papier CEFIC ETIS ODETTE VDA 4938 CEN PC434 X400 EDIPAP EDIGAS

19 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 19 muss Lesbarkeit gewährleisten Papier elektronisch, geeigneter Viewer (pdf, ) elektronisch, strukturierte Daten sinnvoll: geeigneter Viewer u. E. auch möglich: Darstellung der Inhalte Darstellung der Pflichtfelder Listenform genügt

20 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 20 Compliance und Dokumentation Einsatzgebiet und Aufgabenstellung Aufbau- und Ablauf-Organisation der beteiligten Bereiche Fachliche Aufgabenstellung Mitarbeiterqualifikation Fachliche Beschreibung der Lösung Relevante weitere Rechtsgrundlagen (außer HGB/AO/UStG) Aktenpläne, Dokumentenarten, Verarbeitungsregeln, Aufbewahrungsfristen, Vernichtungsregelungen Belegbearbeitung, Belegfluss Prozessdokumentation Kontrollmechanismus/IKS Übergreifende Konzeption des Internen Kontrollsystems Verantwortlichkeiten, Eskalationswege Verfahren zur Sicherstellung der Identität von Verfahrensdokumentation und gelebter Praxis Verweise auf einzelne organisatorische und technische Kontrollen Anhänge Steuerrelevante IT-Anwendungen Steuerrelevante Daten und elektronische Dokumente Technische Beschreibung der Lösung Standorte des IT-Systems Hard- und Softwarekomponenten Datenbankmodelle Parameter-Einstellungen der Programme Technische Verarbeitungsregeln (Datenflüsse, Protokollierungen, Ablaufpläne etc.) Vorgehensweise Datensicherung Benutzerverwaltung, Berechtigungskonzept Technischer Betrieb (Betriebsvoraussetzungen, Betriebsbedingungen, Wartung) Vorbereitung Datenzugriff der Finanzverwaltung Organisations- und Arbeitsanweisungen Fachliche Prozesse/Standardbetrieb Administrative Prozesse Prozesse für Notfallserien (Restart, Recovery) Change-Management, Test und Abnahme inkl. Aktualisierung der Verfahrensdokumentation

21 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 21 VeR-Template Sachlogischer Prozess Anforderungen GoBD Kontrollumfeld Sicherstellung Kontrollziel/Kontrolle Sicherstellung GoBD Compliance

22 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 22 Aktuell im Fokus EU Compliance

23 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 23 Fragestellungen Rechnungsvorgaben Innerbetriebliches Kontrollverfahren Digitalisierung von Papierrechnungen Aufbewahrung!

24 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 24 Aus aktuellem Anlass: Aufbewahrung im Ausland Grundsatz: Inland Antrag nach 146 Abs. 2a AO EU-Ausland Drittland E-Rechnung 14b UStG Online-Zugriff 146 Abs. 2a AO

25 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 25 EU Compliance /eu-compendium_einvoicing_and_retention/

26 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 26 VAT Engines geben Hilfestellung

27 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 27 Grund-Architektur

28 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 28 Sonderfall Provider

29 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 29 IKS des Dienstleisters als Qualitätsmerkmal IKS des auslagernden Unternehmens Dienstleistungsbezogenes IKS des Dienstleisters Nicht dienstleistungsbezogenes IKS des Dienstleisters

30 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 30 Rechtliches Framework Rechnungsaussteller Rechnungsempfänger Rechtlich: Vollmacht Befreiung 181 BGB Untervollmacht Dienstleister Rechtlich: Vollmacht Rechtlich: Vollmacht Befreiung 181 BGB Untervollmacht Dienstleister

31 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 31 Plädoyer für Veränderung

32 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 32 Mehrwertsteuer in der EU Transaktion Verkäufer MwSt auf der Rechnung Käufer MwSt-Pflicht gegenüber Finanzbehörden Erstattung der MwSt Finanzbehörden

33 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 33 Mehrwertsteuer in der EU Transaktion Reverse-Charge Verkäufer Käufer Erstattung der MwSt Finanzbehörden

34 Die E-Rechnung als Teil der Financial Supply Chain 34 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Referent Stefan Groß Peters, Schönberger & Partner Rechtsanwälte Wirtschaftsprüfer Steuerberater Schackstraße München Tel.: Fax: psp@psp.eu Internet: