Projektmanagement Projektorganisation und Projektstrukturplan (PSP) Projektorganisation. Projektorganisation und Projektstrukturplan (PSP)

Transkript

1 Projektorganisation Der Begriff Organisation hat zwei Inhalte: o Organisation als Tätigkeit: Das Herstellen organisatorischer Regelungen o Organisation als Ergebnis: Ein System von verbindlichen Regelungen Projektorganisation hat zwei miteinander verknüpfte Aufgaben: o Extern: Die Eingliederung des Projektes in die Unternehmensorganisation o Intern: Die Organisation des Projektteams Projektbeteiligte im Überblick Projektbeteiligte im Überblick Projekte brauchen externe Betreuung, etwa durch Beratung, Koordination, Überwachung und Controlling (Projektkoordination, Projektausschuss, Steering Committee). Der Lenkungsausschuss überwacht als Kontroll- und Entscheidungsgremium die Projektdurchführung. Die Art der Betreuung ist abhängig von der Art des Projektes, z.b. Reorganisations-,Software-, F+E Projekt. o Lenkungsausschuss hat Entscheidungsfunktion o Beratungsausschuss hat nur beratende Funktion o Bei wichtigen Projekten werden Mitglieder der Leitungsebene vertreten sein. o Bei internen Projekten sind beteiligte Abteilungen vertreten. o Bei externen Projekten sollte der Auftraggeber imlenkungsausschuss beratend vertreten sein. o Der Lenkungsausschuss tritt meist zusammen, wenn wichtige Meilensteine erreicht oder eben auch nicht erreicht wurden.

2 Die reine Projektorganisation Die reine Projektorganisation Der Projektleiter und die Projektmitarbeiter sind von ihren Linienaufgaben befreit und dem Projekt zugeordnet. Die Stabs-Projektorganisation Vorteile o Es gibt eine klare Führungsrolle des Projektleiters o Projektleiter hat Entscheidungskompetenz und Verantwortung o eigene Ressourcen / Budget o Keine Störung durch andere Aufgaben o Hohe Identifikation mit Projektauftrag Nachteile o Gleichmäßige Auslastung der Mitarbeiter wahrend der Laufzeit oft schwierig o Koordination mit den Fachbereichen oft schwierig o Aus- und Wiedereingliederung der Mitarbeiter oft schwierig

3 Die Stabs-Projektorganisation Der Projektleiter nimmt eine Stabsfunktion wahr und koordiniert den Projektverlauf. Er hat jedoch keine Entscheidungs- und Weisungsbefugnis. Die Matrix-Projektorganisation Vorteile o personell leicht und rasch zu verwirklichen, flexibel. o Keine oder geringe Reintegrationsprobleme o Abteilungsübergreifende Sicht Nachteile o Position der Projektleitung ist sehr schwach o Entscheidungen oft umständlich, da sie die übergeordnete Instanz treffen muss o Verantwortung bleibt oft unklar Die Stabs-Projektorganisation Der Projektleiter wird für die Dauer des Projektes aus der Linie herausgelöst, während die Projektmitarbeiter disziplinarisch ihrem Linienvorgesetzten unterstellt bleiben. Die Mitarbeiter sind gleichzeitig zwei Führungskräften unterstellt (Projekt- und Abteilungsleiter). Vorteile o Die Mitarbeiter flexibel im Projekt und Linie einsetzbar o kein Wiedereingliederungsproblem o Spezialistenwissen kann für die Projekte flexibel genutzt werden. o Fordert eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit Nachteile o Hoher Abstimmungsbedarf zwischen Projekt und Fachabteilung o Konfliktpotenzial: MA sind Diener zweier Herren o Die Projektarbeit wird häufig durch Linienaufgaben gestört o Projektleiter hohe Verantwortung, aber entsprechende Befugnisse Phase 1 Phase 2 Stabs-PO Reine PO Projektorganisation an Phase anpassen Phase 3 Phase 4 Matrix-PO Es kann sinnvoll sein, die Form der Projektorganisation im Laufe der Durchführung zu wechseln. Zeit

4 Interne Kommunikation planen Auftraggeber / Kunde Geschäftsführung Lenkungsausschuss Projektleiter Andere Abteilungen Betriebsrat Firmeninterne Kommunikationspartner o Wer informiert wen, wann, wie, über was? o Teamsitzungen spielen eine herausragende Rolle, deshalb einplanen (z.b. wöchentlich). Status, eventuelle Probleme und das weitere Vorgehen in dieser Woche besprechen Externe Kommunikationspartner Projektteam o Regeln vereinbaren, z.b. dass Projektbesprechungen grundsätzlich mit einer schriftlichen Agenda vorbereitet werden, Behörden Lieferanten Andere externe Partner dass immer ein Ergebnisprotokoll geführt wird, etc. Externe Kommunikation planen o Wie und wann berichtet man an den Auftraggeber, die Unternehmensleitung, den Lenkungsausschuss? o Meilenstein-Workshops einplanen, zu denen auch der Projektauftraggeber eingeladen wird. o Zur Kommunikation nach Außen gehört auch ein Projektmarketing (Projektidentität, z.b. Projektnamen, Projektlogo, Projektleitbild und Projektslogan) P2 P1 P3 P1 P2 P3 Anzahl der Wege = 3 Anzahl der Wege = 6 Mehr Beteiligte viel mehr Kommunikationsbeziehungen o Je mehr Personen an dem Projekt beteiligt sind, umso größer die Zahl der Kommunikationsbeziehungen. o Dabei steigt die Zahl der Beziehungen überproportional mit der Zahl der Beteiligten. P4 Allgemein: Anzahl der Wege = n(n-1)/2

5 Dokumentenmanagement planen Berichte planen o Was wird wie von wem dokumentiert? o Wie sollen die erarbeiteten Ergebnisse festgehalten werden? o Nach welcher Struktur wird abgelegt? o Papiere und elektronische Dokumente o Falls im Unternehmen vorhanden: Vorgaben und Formulare, etwa aus dem hauseigenen -Handbuch, benutzen o Berichtswesen: Wer schreibt welche Berichte, wann, in welchem Umfang? Berichtsplan. o Berichte zielgruppenbezogen konzipieren (Umfang, Gliederung, Sprache). o Verteilerlisten für Protokolle, Berichte und andere Dokumente und Arbeitspakete und Arbeitspakete o Grundlage des Projektstrukturplans (PSP) ist der Projektauftrag. Der PSP gliedert die Gesamtaufgabe des Projekts in Teilprojekte Arbeitspakete (Vorgänge) o Die Gliederung kann objektorientiert funktionsorientiert, phasen-/ablauforientiert, oder gemischtorientiert o erfolgen.

6 Zweck des Projektstrukturplans o Aufgabe des PSP ist die Ermittlung sämtlicher zur Erreichung des Projektziels durchzuführender Arbeitspakete. Objektorientierter PSP o Weitere Zwecke des PSPs: Grundlage für die weiteren Planungsschritte (Ablauf, Termine, Ressourcen, Kosten) Voraussetzung für notwendige Schätzungen Verteilung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten Grundlage für die Strukturierung der Dokumentation und der Berichte Grundlage für das Risikomanagement Strukturierung der Projektsitzungen Vergabe von Projektcode-Nummern Funktionsorientierter PSP Funktionsorientierter PSP

7 PSP. Top down oder bottom up? PSP eines Beispielprojektes Top - Down Bottom - Up Top-Down: Gesamtaufgabe wird in Teilprojekte zerlegt. Dann werden diese auf der nächsten Ebene weiter zergliedert bis man bei den einzelnen APs angekommen ist. Bottom-up: Man sammelt alle möglichen Einzelaktivitäten und fasst diese zu APs zusammen. Der PSP wird dann von unten nach oben aufgebaut. Arbeitspakete Arbeitspakete (AP) sind die Grundbausteine für die Projektplanung. Für jedes AP sind für die zu erarbeitenden Ergebnisse die dazu notwendigen Tätigkeiten detailliert zu beschreiben. Arbeitspaket nach DIN : Teil des Projektes, der im Projektstrukturplan nicht weiter aufgegliedert ist und auf einer beliebigen Gliederungsebene liegen kann. Wie groß sollten APs sein? o Eine geringe Detaillierung, d.h. zu große APs, macht es später bei der Durchführung schwierig, Abweichungen frühzeitig zu erkennen o Eine zu hohe Detaillierung, d.h. sehr kleine APs, bedeutet bei der Planung und beim Controlling einen erheblichen Aufwand. Daraus folgt: Die Dauer eines Arbeitspakets sollte - verglichen mit der Projektdauer - nicht zu groß sein, da sonst Terminverzug zu spät erkannt wird. Das Kostenvolumen für ein Arbeitspaket darf nicht zu klein sein, weil sonst Planung und Kostenkontrolle zu schwerfällig werden. Andererseits darf es nicht zu groß sein, weil dann die Kostensteuerung schwierig wird. Richtwert: 1% bis 5% der Gesamtkosten.

8 Regeln für die Erstellung von Arbeitspaketen Arbeitspakete sollten o klar hinsichtlich ihrer Ziele, Aktivitäten, Zeiten und Kosten beschrieben sein o sie sollten als eigenständige, von anderen Arbeitspaketen klar abgegrenzte Einheiten formuliert sein o jeweils bestimmten Stellen oder Personen zugeordnet werden können o für jedes Arbeitspaket sollte es nur einen Verantwortlichen geben o Aufgaben, die nach außen vergeben werden, sollten als eigene Arbeitspakete formuliert werden Arbeitspaketbeschreibung Beispiel Verständnisfragen Welche drei Grundformen der Projektorganisation sind existent? Beschreiben Sie deren Unterschiede und sich daraus ergebende Folgewirkungen für die Projektdurchführung. Was ist der Projektstrukturplan und warum kommt ihm bei der Projekt-durchführung eine entscheidende Rolle zu? Erläutern Sie den Zusammenhang zwischen Projektstrukturplan und Organisation der Kommunikation in der Projektdurchführung. Was sind Arbeitspakete. Beschreiben Sie deren grundlegende Eigenschaften. Welcher Zusammenhang kann zwischen Projektstrukturplan und Projektorganisation hergestellt werden?