Wie digitalisieren wir Sekundärprozesse?

Transkript

1 Elektronische Workflowunterstützung am Prozessbeispiel Bearbeitung von Sachschäden oder Wie digitalisieren wir Sekundärprozesse? Georg-August-Universität Göttingen Christian Wedemeyer Zentrales Projektmanagement (ZPM) 19. Mai 2017

2 Prämisse der Digitalisierung

3 Historie - Bausteine der Digitalisierung MS- SharePoint 2010 MS- SharePoint 2013 Elektronische Workflows (Lucom) + SAP (ab 2016 umfassend) Schnittstelle Elektronische Studierendenakte (d.3), u. a. Phasen - Elektronische Workflows (Lucom) Implementierungsphase Lernphase Professionalisierte Nutzung Warum zwei Jahre Lernphase?

4 Und ihr Zusammenspiel SAP-Connector eforms Übergabe von Formularinformationen und bei Bedarf Belegbildern Ausbau: DMS Anbindung Archivieren des Vorgangs (PDF-Formular) DMS

5 Aufbau einer Fachanwendung mit einfachen Mitteln Manche Prozesse sind nicht wirtschaftlich in großen Anwendungen zu realisieren Schadensmeldungen Keine standardisierte Anwendung umfangreiches Customizing Dennoch besteht Notwendigkeit zur Verbesserung: Mehrere Abteilungen Nicht mehr per Vorgänge (Workflow) und Übersicht mit Dokumenten (SP) Mehrstufiger Prozess, dezentral Schriftformerfordernis und nicht Automatische Benachrichtigungen Auswertbarkeit (Antrag beim Land) Wir haben dieses mit elektronischen Formularen und SharePoint realisiert (auf Grundlage einer Prozessanalyse) Es sind drei Abteilungen und viele Informationsarten involviert

6 Ausgangslage analog

7 Verbesserung 1 - Abteilung 1 Scannen und senden Papierformular Rückmeldung (@, Telefon o. ä.) Abteilung 3 Abteilung 2

8 Verbesserung 2 - Collaboration Abteilung 1 Abteilung 3 eform SharePoint Abteilung 2

9 Pagetree Kopf standardisiert (kein Fax!) eform - Standardisierung Standardisierte Menüleiste Immer Antragsdatum & Version Freundliches Layout, Größen, Abstände, Farben sind standardisiert Referenzierte Datasets stets 6mm hoch Tabellen sind standardisiert Hilfen, wo möglich Signaturen standardisiert Zentrales Projektmanagement (ZPM) 19. Mai 2017

10 eform - Teilweise Schriftformerfordernis Dynamisches Formular Signatur möglich Unterschrift auf Papier erforderlich Zentrales Projektmanagement (ZPM) 19. Mai 2017

11 eform - Teilweise Schriftformerfordernis Mit Signatur Unterschrift auf Papier... Zentrales Projektmanagement (ZPM) 19. Mai 2017

12 Voraussetzungen (Was haben wir gelernt?) Was? Welche Prozesse sollen betrachtet werden? Womit? Auswahl von Standardprodukte Wie? Prozessanalyse, Prozessdesign - Auswahl der richtigen Bausteinkombination Wer? Prozessuale Objektivität in Verbindung mit fachlicher Expertise Es entstehen Multiplikatoren Wir denken in Workflows und nicht mehr in Ressorts, Fachaufgaben, Individualinteressen oder Traditionen Auflösung der Individualität (Fokus auf den Gesamtprozess) Identifizieren eines Best-Practice-Prozesses Auch mit einfachen Mitteln kann (neben den großen Anwendungen) eine umfassende Prozessverbesserung umgesetzt werden.

13 Ausblick Projekt ist abgeschlossen (!) Das Gelernte und Realisierte wird für andere Prozesse genutzt (z. B. SFBs) DMS-Anbindung (Funktionalität!, Revisionssicherheit, Weg vom Papier ) Integrationstiefe der Systeme (z. B. Workflow SharePoint) Fachliche Expertise Kommunikation Technische Umsetzung Prozessanalyse Prozessdesign

14 Zentrales Projektmanagement (ZPM) 19. Mai 2017