Buchungshilfe für Expedienten

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1 REWE Touristik GmbH Buchungshilfe für Expedienten Buchen ohne suchen Selbst erfahrene Expedienten haben nicht immer alle Sonderfälle einer Buchung im Kopf. Müssen sie auch nicht, denn mit unserer Buchungshilfe im Infonet finden Sie mit ein paar Mausklicks das Gesuchte. In diesem Dokument haben wir alle relevanten Tricks und Tipps für eine erfolgreiche Buchung am Counter nochmals übersichtlich zusammengestellt.

2 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeine Infos Beispiel Flugauswahl Multizeile Buchung auf Request Buchung, direkt Buchungsanfrage, Beispiele Buchungsanfrage, Familienversicherung Buchungsanfrage mit Hotel und C-Klasse (angebotene BusinessClass) Leitfaden Gruppenreisen Hoteladresse Telefon Fax Hotel-, Unterbringungsvakanz Kreditkartenzahlung/Lastschriftverfahren REWE Touristik Informationsseiten Optionsabfrage Stornierung Telefonnummern Verkauf Umbuchung Verfahren im Überblick +Aktionscodes Vorausbuchungen Buchung auf Request (Aktion BQ) für Flugpauschalreisen...24

3 1. Allgemeine Infos Optionen werden bei den Marken ITS/JAHN REISEN/TJAEREBORG nach 3 Werktagen fest, ausgenommen Sonn- und Feiertage. Bitte Darstellung beachten! Tagesoptionen sind generell möglich, müssen jedoch bis 19:00h telefonisch eingehend storniert werden. Von Tagesoptionen sind die Bausteinflüge grundsätzlich ausgeschlossen!(keine Kulanzen nach festgewordener Option möglich!) Die VA-Kürzel der Marken lauten: - ITS - Jahn für JAHN REISEN Deutschland - TJAE für TJAEREBORG Gabelflüge und ungerade Reisedauern sind für alle Marken direkt nach nach Erscheinungstermin der Kataloge buchbar. Ausnahme: z.b. Palma de Mallorca, Hochsaison- & Ferientermine. Bitte Meldungen über Ihr CRS beachten. Bitte Darstellung und Information in Ihrem CRS beachten! Telefon- und Faxnummer der Hotels sind bei allen Marken darstellbar. Über TOMA und alle gängigen CRS können Buchungen bis 18 Personen direkt gebucht werden. Zum Aufrufen der Kurzfristangebote verwenden Sie bitte AKTION "I" Eingabe Multifunktionszeile "LM". 2. Beispiel Flugauswahl Multizeile Beispiel Flugpauschalreise: Auswahl der LTU Business/ Condor Comfort Class Flugplätze anhand der Mulitfunktionszeile. Eine manuelle Anfrage über die entsprechenden Service-Center entfällt. Sitzplatzwünsche bitte in der Bemerkungszeile eintragen. Die Vergabe der verfügbaren Sitzplätze erfolgt binnen weniger Tage durch unsere IATA-Abteilung. Mehr Informationen mit Aktion BI Anfragen für Business Class bei IATA-Flügen/Linie nehmen Sie bitte über Ihr entsprechendes ServiceCenter vor. 3. Buchung auf Request Buchung - Aktion BQ Es ermöglicht Reisebüros sog. Request-Buchungen (Bsp. Anfragen außer Kontingent, Buchungen nach Kontingentverfall) über START durch Eingabe der Aktion "BQ". Wird eine Buchungsanfrage (Aktion "BA") getätigt, erscheint folgende Meldung: "Buchung "On Request" möglich, bitte Aktion " BQ" verwenden". Nachdem die Buchung schließlich mit allen notwendigen Daten (gewünschte Versicherung, Teilnehmernamen, Anmeldeadresse) komplettiert wurde, kann nun eine Request-Buchung durch Verwendung der Aktion "BQ" angelegt werden. Es erscheint nun die Meldung "Auf Anfrage" und die angefragte Leistung erhält den Status "RQ". Für die Dauer der Anfrage ist der Vorgang für jegliche Änderungen (Stornierungen, Umbuchung, etc.) über das CRS gesperrt. Wichtig: RQ-Buchungen sind nur für die Leistungen möglich, die in der Vakanz mit "RQ" gekennzeichnet sind. Für Leistungen, bei denen eine "Ø" erscheint, sind keine Anfragen möglich. Wenn uns die "positive" Antwort des Vertragspartners vorliegt, setzen wir die Buchung auf O.K. und informieren über das Service Center das Reisebüro. Hinweis: Gilt vorerst nur für ITS Hotels & Appartments. "BQ" Anfragen sind immer verbindlich.

4 4. Buchung, direkt Buchung - Aktion B Die direkte Buchung erfolgt analog der Eingaben bei Aktion BA, jedoch mit dem Aktionscode B. Der Status wird danach mit OK angezeigt. Buchungen, die über START getätigt worden sind und vom Veranstalter verändert wurden, können Sie sich dann wieder über START mit den neuen Daten darstellen lassen. Buchung mit Reisebestätigung - Aktion BR Mit Aktion BR und Eingabe D im Feld LB erfolgen gleichzeitig Buchung und Druck der Reiseanmeldung. Buchung Confirmation - Aktion BC Buchungsinformationen des Veranstalters, die für den Kunden von Bedeutung sind, werden vor Buchung im Hinweisteil angezeigt. Diese müssen dem Kunden mitgeteilt und anschließend mit BC bestätigt werden. Buchungsinformationen - Aktion BI Der Hinweis auf Aktion BI erscheint automatisch, wenn mehr Informationen zu den gebuchten Leistungen vorhanden sind, als im Hinweisteil Platz finden. 5. Buchungsanfrage, Beispiele Abb. 1: Flugreise - Unterbringung in verschiedenen Zimmern. Wenn eine Teilnehmerzuordnung erforderlich ist, ist auch eine Namenseintragung nötig.

5 Abb. 2: Eigene Anreise - Hotel ohne Versicherungsleistung Abb. 3: Flugreise - Rundreise mit anschließendem Hotelaufenthalt

6 Abb. 4: Flugreise - Kombi-Paket (Kreuzfahrt und Hotelaufenthalt) Abb. 5: Fernreise - Angabe Carrier/Flugnummer

7 Abb. 6: Flugreise Langzeitaufenthalt Abb. 7: Flugreise - Hotel und Mietwagen. Wenn eine Teilnehmerzuordnung erforderlich ist, ist auch die Namenseingabe bei einer Buchungsanfrage notwendig. Bitte geben Sie zu jeder Mietwagenbuchung, Hotelname bzw. Flugdaten ein!

8 Abb. 8: Flugreise - mehr als 6 Personen/durch Eingabe +/- im Feld Aktion werden mehr/weniger Leistungszeilen/ Namenszeilen angezeigt. Buchungsbeispiel Busanreise Spanien. Busanreise ab Düsseldorf für 2 Personen nach Spanien, Costa Brava inkl. Hotelübernachtung im Doppelzimmer. Anforderung "BU" Buscode /Zustiegscode entsprechend der Katalogausschreibung. Abfahrtszeiten entnehmen Sie bitte der schriftlichen Buchungsbestätigung (RBE)! Darstellung der Fahrzeiten in TOMA nicht möglich. Nur Busanreise ist nicht möglich! Buchungsbeispiel im aktuellen ITS Autoreisenkatalog!

9 Abb. 9: Buchungsbeispiel Pauschalreise mit unterschiedlichen Buchungsklassen (Economy + BusinessClass)

10 Abb. 10: Buchungsbeispiel Pauschalreise mit RAIL&FLY-Zusatzleistung. Wichtiger Hinweis: Die Zubuchung von Rail&Fly-Leistungen ist bis maximal 14 Tage vor Reiseantritt möglich. Die Bezahlung ist nur durch Bareinzahlung oder per Kreditkartenzahlung möglich. Codierungen siehe Preisteil der Veranstalter!

11 Abb. 11: START-Buchungsbeispiel für den ITS-Städtekatalog (Bsp. Flug von Frankfurt nach Paris (CDG) mit Hotel Belgrand (FQ04B3P) ).

12 6. Buchungsanfrage, Familienversicherung Buchungsanfrage - Aktion BA Bei einer Buchungsanfrage (BA) benötigt das CRS direkt die Information zur Reise-Rücktrittskosten-Versicherung. Wenn die Gäste keine Versicherung wünschen, tragen Sie bitte in der nächsten freien Zeile unter Anf. KV (wie keine Versicherung) ein. Wenn eine Versicherung gewünscht wird, tragen Sie bitte die entsprechende Versicherung ein, z.b. RRV4 = Reise-Rücktrittskosten-Versicherung bei Reisepreisen bis EUR 1000,- pro Person.(Teilnehmerzuordnung Pflichteingabe) Für eine Buchungsanfrage mit Kind oder Baby ist neben dem Alter die Eingabe der Anredekürzel und Namensdaten erforderlich. Dies gilt ebenfalls, wenn eine Teilnehmerzuordnung verlangt wird. Die Adressenangabe ist bei der BA nicht erforderlich. Teilnehmerzuordnungen sind für alle Teilnehmer Pflicht. Für die Familien-Versicherung bitte lediglich ein erwachsenes Familienmitglied in der Teilnehmerzuordnung einordnen. 7. Buchungsanfrage mit Hotel und C-Klasse (angebotene BusinessClass) Beispiel Flugpauschalreise: Durch die entsprechende Flugauswahl wird automatisch die Unterbring *C" selektiert. Die Pauschalreise wird somit mit LTU Business/Condor ComfortClasslätzen generiert. Sitzplatzreservierungen können nur als Kundenwunsch in der Bemerkungszeile eingetragen werden. Die Reservierung wird zeitnah durch unsere IATA-Abteilung vorgenommen. 8. Leitfaden Gruppenreisen Sehr geehrte Vertriebspartner, wir möchten an dieser Stelle die Gelegenheit nutzen und Ihnen für Ihre bisherige und künftige Unterstützung danken. Zur Vereinfachung des Handlings von Gruppenreisen möchten wir Ihnen daher einige nützliche Hinweise mit an die Hand geben, die Sie in der Anlage vorfinden. Wenn es gilt, zwischen Flug und Auto zu unterscheiden, dann sind die Punkte separat aufgeführt, ansonsten ist das Handling identisch! Dieser Leitfaden gilt für ITS REISEN JAHN REISEN TJAEREBORG REISEN LTU-PLUS F U N K T I O N S Z E I T E N Täglich: Samstags : 09:00 19:00 UHR 09:00 14:00 UHR K O N T A K T Telefon Flug: Telefon Auto: Fax:

13 Mail Flug: Mail Auto: W I R F R E U E N U N S A U F I H R E G R U P P E N A N F R A G E N Herr Norman Depa / Leitung Frau Karin Dobroschke Frau Birgit Kaminsky Frau Helga Rapp Frau Birgit Schwarzer G R U P P E N D E F I N I T I O N F L U G R E I S E N - Eine Gruppe definiert sich über mindestens 10 Vollzahler einer Pauschalreise mit gleichem Hin- und Rückflug, Abflughafen, Hotel und/oder Rundreise. - Gruppenbuchungen werden auf Basis der in den Reiseprogrammen ausgeschriebenen Leistungen vorgenommen, bei Fernreisen werden Gruppen nur auf 2-Wochenbasis ak- zeptiert. G R U P P E N D E F I N I T I O N P K W - Eine Gruppe definiert sich über mindestens 10 Vollzahler ( z.b. 5DZ in einem Hotel oder 5 Wohneinheiten z.b. Fewo) mit gleichem Hin-und Rückreisedatum und gleichem Hotel auf einer Rechnungsnummer. G R U P P E N E R M Ä S S I G U N G F L U G R E I S E N - Die Gruppenermäßigung für die Marken ITS / JAHN und TJAEREBORG / LTU Plus ist grundsätzlich auf Anfrage. - Eine gewährte Gruppenermäßigung wird bei Festbuchung auf den Gesamtpreis der gebuchten Vollzahler in Abzug gebracht. - Nicht ermäßigungsfähig sind : o Counter & Last-Minute Angebote / Fernspecials o Specials wie z.b. "Happy Antalya" o. "Happy Istanbul" - Expedienten sind grundsätzlich separat zu buchen, der Expedientenrabatt ist mit unserer Agenturbetreuung abzuklären. G R U P P E N E R M Ä S S I G U N G P K W R E I S E N - Ist im Katalog der Gruppenvorteil ausgeschrieben, so zahlen bei einer Hotelbuchung je 10 Vollzahler nur 9 Personen, bei Ferienwohnungen erhalten die Kunden 10 Wohn- einheiten zum Preis von 9 Wohneinheiten. - Die Ermäßigung wird immer auf die preiswerteste Unterbringungsvariante gewährt! O P T I O N E N F L U G R E I S E N - Wir gewähren folgende Optionsfristen ab Buchungsdatum o 4 Wochen bei Abreise von mindestens 4 Monaten nach Buchungsdatum o 2 Wochen bei Abreise von mindestens 3 Monaten nach Buchungsdatum o 1 Woche bei Abreise von mindestens 2 Monaten nach Buchungsdatum o 3 Werktage bei Abreise bis 2 Monate nach Buchungsdatum

14 - Optionsverlängerungen sind nach Rücksprache mit dem Service Center Gruppen- reisen Flug je nach Abreisetermin möglich, ggf. entscheidet das Service Center über eine Reduzierung des geblockten Kontingentes bei mäßigem Abverkauf. - Ohne Rückmeldung Ihrerseits wird die Option nach Ablauf der regulären oder vereinbarten Frist automatisch storniert. O P T I O N E N P K W - Wir gewähren ab Buchungsdatum eine Optionsfrist von 1 Woche, eine längere Frist bzw. Verlängerung der Option muß grundsätzlich im Service Center Auto angefragt werden! Je nach Zielgebiet muß eine Gruppe auch vom Hotelier unabhängig von der Optionsfrist rückbestätigt werden! N A C H K A U F V O N Z U S A T Z K A P A Z I T Ä T E N - Kapazitäten, die laut Hotel- oder Flugvakanz nicht mehr vorhanden sind, können angefragt bzw. nachgekauft werden und müssen Ihrerseits verbindlich abgenommen werden, wenn die Anfrage o.k. gegeben wird. V E R S I CH E R U N G E N - Versicherungen für Gruppen werden nicht automatisch mit eingebucht, aber auf Wunsch können Versicherungen zugebucht werden, allerdings sind die in den Katalogen ausgeschriebenen Versicherungsgebühren und Konditionen maßgebend. - Versicherungen sind nicht rabattfähig! I N K A S S O B E I G R U P P E N R E I S E N - Grundsätzlich kann nur ein Anmelder eingegeben werden, entweder Direktinkasso oder im Reisebüroinkasso - dann allerdings erhält das Rsb. einen separaten Gruppenvertrag, in dem das Rsb. für alle Teilnehmer die Reise- Zahlungs- und Beförderungsbedingungen des VA per Unterschrift anerkennt. - Der unterschriebene Vertrag ist dann an das Service Center Gruppenreisen per Fax zurückzusenden. - Der Kunde oder das Rsb. erhält dann wie üblich mit den Bestätigungen die entsprechenden Zahlungsträger - es ist nur 1 Anmelder möglich! B U C H U N G E I N E R G R U P P E N R E I S E - Bei einer Gruppengröße bis 18 Teilnehmer können Sie die Buchung in einem Vorgang anlegen, vom Kern der Gruppe abweichende Reisedauern/Teilnehmer sind grundsätzlich separat zu buchen. - Verwenden Sie dafür, nachdem die Leistungen, Teilnehmerzuordnungen sowie die ersten 6 Teilnehmer eingegeben sind, die Aktion "+". - Das System wechselt nun auf die zweite bzw. dritte Seite, so daß Sie dort die weiteren Teilnehmer eingeben können, danach schließen Sie die Buchung mit Aktion "O" ab. - Bitte übermitteln Sie uns anschließend die Rechnungsnummer, damit wir die Gruppenermäßigung anfragen bzw. bei Gruppenreisen Auto den Gruppenvorteil eingeben/anfragen können. - Anschließend erhalten Sie von uns eine Optionsbestätigung mit allen relevanten Angaben hinsichtlich Höhe der möglichen Ermäßigung und Optionsfrist. - Bei einer Gruppengröße über 18 Teilnehmern können Sie entweder mehrere Vorgänge anlegen und

15 wie oben beschrieben verfahren oder Sie senden uns per Fax eine Anfrage mit konkreten Angaben ( siehe Annex ) zu, so daß wir Ihnen daraufhin ein entsprechendes Angebot erstellen können, ohne konkrete Angaben ist eine Bearbeitung nicht möglich. F I X B U C H U N G - Wenn die Buchung verbindlich werden soll, bitten wir um Zusendung der Teilnehmernamen und Zimmerzuordnung, hierfür nutzen Sie bitte das im Annex vorhandene Formular. - Wenn eine Gruppenermäßigung gewährt wurde, wird diese nun in Abzug auf den Gesamtpreis der gebuchten Vollzahler gebracht oder gemäß ausgeschriebenem Gruppenvorteil bei PKW angerechnet! B E H I N D E R T E N G R U P P E N - Bei Anfragen von Behindertengruppen faxen Sie uns bitte die genauen Angaben über die Art der Behinderung und die Anzahl der mitreisenden Betreuer zu. - Die Angaben können Sie auf dem im Annex beigefügtem Formular erfassen und uns dann bitte per Fax zusenden. W E I T E R E B U C H U N G S WÜ N S C H E (AUSSERHALB DER KATALKOGAUSSCHREIBUNG) - Vorabreservierungen für vor Ort angebotenen Leistungen wie z.b.ausflüge usw. können von uns gerne an das Zielgebiet weitergeleitet werden. - Die Zahlungsabwicklung für die o.g. Leistungen sind direkt zwischen Ihnen und dem zuständigen Leistungsträger vor Ort abzuwickeln. N A M E N S Ä N D E R U N G E N - Bis 28 Tage vor Reisantritt können Sie Namensänderungen kostenlos vornehmen, sofern die Unterlagen noch nicht produziert worden sind. - Danach gelten die "Allgemeinen Reisebedingen" des Veranstalters. S T O R N I E R U N G E N & T E I L S T O R N I E R U N G E N - Komplette Stornierungen oder Teilstornierungen können kostenlos nur innerhalb des Optionszeitraumes durchgeführt werden. - Wenn die Buchung verbindlich geworden ist, gelten die "Allgemeinen Reisebedingungen" des Veranstalters. L E I S T U N G S Ä N D E R U N G E N V O R A B R E I S E - Sollten sich vor dem Reiseantritt Änderungen ergeben, werden Sie von unserer Abteilung "Clearing" informiert, die den Vorgang in solchen Fällen hinsichtlich der Änderungen weiter bearbeitet. K U N D E N R E K L A M A T I O N N A C H R Ü C K R E I S E - Hat der Kunde nach Reiseantritt Mängel zu verzeichnen, so sind diese nach Rückkehr innerhalb von 4 Wochen der Kundenbetreuung schriftlich mitzuteilen. - Die Reklamation wird mit den betroffenen Leistungsträgern überprüft und daraufhin erhalten Sie eine entsprechende Antwort.

16 9. Hoteladresse Telefon Fax Mit folgenden Schritten können Sie alle relevanten Daten des Hotels über Ihr CRS abfragen: Für bestehende Buchungen 1 Vorgang mit Aktion "D" darstellen 2 Aktion "I" eintragen 3 Vor der Hotelcodierung ein "x" eintragen Hinweis: Gilt auch für Jahn Reisen und TJAEREBORG Abfrage vor Buchung 1 Aktion "I" und Veranstalter ITS eintragen 2 gewünschte Hotelcodierung eingeben und ein "x" in die Spalte davor setzen Hinweis: Gilt auch für Jahn Reisen und TJAEREBORG 10. Hotel-, Unterbringungsvakanz AKTION VERAN ANF LEISTUNG VON BIS AKTION Hotelvakanz (Einzelhotel) - Aktion H (Direkte Vakanzabfrage) H z.b. ITS H Codierung für Hotel lt. Katalog (Nurhotel mit P-Codierung) Anreisetermin Reisedauer in Tagen oder Rückreisedatum Vakanzaufruf nach Buchungsanfrage H/HF Bedeutung der Vakanzsymbole: 7 Anzahl der freien Einheiten/Zimmer (max. 9 angezeigt) > 9 9 Zimmer oder mehr 0 Einheit/Zimmer nicht mehr verfügbar Grundsätzlich werden alle vorhandenen Zimmerarten zu einer Unterbringung angezeigt. Die Verfügbarkeit wird meistens wochenweise angezeigt. -keine Ausserkontingentanfragen möglich! RQ Ausserkontingentanfragen mit Aktion BQ möglich (gilt nur für ITS Autoreisen)

17 11. Kreditkartenzahlung/Lastschriftverfahren Kreditkartenzahlung - Aktion DI Wenn die Zahlung mit Kreditkarte (MASTERCARD + VISA) gewünscht ist, muß die folgende Eingabe unmittelbar nach der Buchung erfolgen. Erfolgt diese Eingabe nicht, so wird automatisch über das Überweisungsträger-Verfahren abgerechnet. Nach der Buchung ist diese Aktion D erneut darzustellen. Anschließend mit der Aktion DI die Direktinkasso-Teilmaske aufrufen. Es sind folgende Felder auszufüllen: Kreditkarte (z.b.mastercard) Kreditkarte: MASTERCARD-Kartennummer (16-stellig) Gültig bis: Monat-Jahr (z.b für Oktober 2010) Lastschriftverfahren: Konto-Nr. und BLZ,Kreditinstitut Hinweis: Bei Reisebüroinkasso ist die DI-Maske gesperrt. Lastschriftverfahren (ab bei allen Marken möglich) Ein Lastschriftverfahren ist nur bis 30 Tage vor Reiseantritt möglich! 12. REWE Touristik Informationsseiten Aktion: I Veranstalter: z.b. ITS Sie erhalten ein Inhaltsverzeichnis aller zur Verfügung stehenden Menüpunkte. Tragen Sie den entsprechenden Unterpunkt, z.b. "A" DER HEISSE DRAHT ZU ITS - in der Multifunktionszeile ein. Blättern ggf. mit der Taste Vor/Rück möglich. Hinweis: Die Infoseiten können Sie selbstverständlich auch für JAHN Reisen, TJAEREBORG aufrufen! Informationen zur Bankverbindung & Telefonnummern erhalten Sie durch die wechselnde Eingabe in Feld "VERAN", z.b. ITS, JAHN, TJAE, LTUplus. Eingabe B in der Multifunktionszeil 13. Optionsabfrage Optionsanfrage - Aktion OA Mit der Optionsanfrage kann geprüft werden, ob eine Option möglich ist. Außerdem wird das Datum der Optionsfrist angezeigt. Option - Aktion O Bis auf den Aktionscode O verhalten sich die Eingaben zum Buchen einer Option wie bei einer normalen Buchung. Der Status wird danach mit OP angezeigt. Optionsbuchungen sind bis einschließlich 30 Tage vor Reisebeginn möglich. Sie werden nach 3 Tagen automatisch zur Festbuchung. Das Tagesdatum, an dem die Option abläuft, wird am Bildschirm angezeigt. Innerhalb der Optionsfrist kann kostenlos geändert oder storniert werden. Option mit Bestätigung - Aktion OR Mit Aktion OR und Eingabe D im Feld LB erfolgen gleichzeitig Optionsbuchung und Druck der Bestätigung. Option Confirmation - Aktion OC Buchungsinformationen des Veranstalters, die für den Kunden von Bedeutung sind, werden vor Optionsbuchung im Hinweisteil angezeigt. Diese müssen dem Kunden mitgeteilt und anschließend mit OC bestätigt werden. Mitteilungspflicht obliegt dem Reisebüro.

18 Festbuchen der Option - Akton F Nach Darstellen der Optionsbuchung kann diese vor Ablauf der Optionsfrist mit Aktion F in eine Festbuchung umgewandelt werden. Der Status wird danach mit RF angezeigt. Option festbuchen mit Bestätigung - Aktion FR Mit Aktion FR und Eingabe D im Feld LB erfolgen gleichzeitig Festbuchung der Option und Druck der Bestätigung. 14. Stornierung Stornoanfrage - Aktion SA Mit der Stornoanfrage wird geprüft, ob eine Stornierung der Buchung möglich ist. Außerdem werden evtl. Stornogebühren angezeigt. Stornierung - Aktion S Mit dem Aktionscode S erfolgt das Stornieren der gesamten Buchung durch Eingabe "+" in der ersten Stelle der Vorgangsnummer. Der Status wird danach mit XX angezeigt. Stronogebühren lt. Reisebedingungen beachten. Stornieren mit Bestätigung - Aktion SR Mit Aktion SR und Eingabe D im Feld LB erfolgen gleichzeitig Storno und Druck der Bestätigung. Hinweis: Teilstornierungen sind nur durch unsere Abteilung Reservierung ( ) möglich.

19 15. Telefonnummern Verkauf Reservierung Mo.- Fr bis Uhr/Sa bis Uhr Ihr Ansprechpartner für: Köln Buchungen/Optionen Um- und Zubuchungen Teil + Gesamtstornierungen Vakanzabfragen Außerkontingent-Anfragen Hotel- und Flugdaten Help-Desk CRS Tel / Fax 02203/ reservierung@rewe-touristik.com Service Center Mo.-Fr bis Uhr/Sa bis Uhr Ihr Ansprechpartner für: Manuelle Buchungen/Umbuchungen/Teilstorno Serviceanfragen/Zielgebiet behindertengerechte Unterbringung Haustiere Übergangsbuchungen/Vorausbuchungen zusätzliche Kapazitätsanfragen Balearen/Span. Festland Tel / Fax 02203/ sc.balearen@rewe-touristik.com Kanaren/Portugal Tel / Fax 02203/ sc.kanaren@rewe-touristik.com Nordafrika/V.A. Emirate Tel / Fax 02203/ sc.nordafrika@rewe-touristik.com Osteuropa/Italien/Malta Tel / Fax 02203/ Griechenland/Türkei/Island sc.osteuropa@rewe-touristik.com Fernreisen Tel / Fax 02203/ sc.fern@rewe-touristik.com Gruppenreisen - FLUG +Autoreisen Tel / Fax 02203/ sc.gruppen@rewe-touristik.com Autoreisen Tel / Fax 02203/ sc.autoreisen@rewe-touristik.com

20 16. Umbuchung Umbuchungsanfrage - Aktion UA Mit der Umbuchungsanfrage wird geprüft, ob eine Änderung der Buchung möglich ist. Außerdem werden die neuen Preise für die geänderten Daten sowie eventuellen Gebühren angezeigt. Umbuchung - Aktion U Mit dem Aktionscode U können Sie Leistungen, Namen und Adresse durch Überschreiben der entsprechenden Felder ändern Personen und Leistungen hinzufügen. Umbuchungen sind bis 30 Tage vor Reisebeginn über System möglich. Die Änderung von Adressdaten ist gebührenfrei. Grundsätzlich werden bei Änderungen am Buchungstag keine Gebühren berechnet. Ansonsten Änderungsgebühren lt. Reisebedingungen beachten. Das Ändern einer Optionsbuchung hat keine Auswirkung auf die Optionsfrist. Umbuchung mit Bestätigung - Aktion UC Mit Aktion UC und Eingabe D im Feld LB erfolgen gleichzeitig Umbuchung und Druck der Bestätigung. Hinweis: Nicht zu ändern: Name des Anmelders! 17. Verfahren im Überblick +Aktionscodes AKTION (Aktionscode) + -Blättern (vor + rück) bei mehr als 6 TN B (BR) Buchen (mit Reisebestätigung) B? Musterbuchung anzeigen BA Buchungsanfrage BC Buchung Confirmation BI Buchungsinformation BM Vorausbuchungen erfassen BQ Buchung auf Anfrage (ausser Kontingentanfrage) D (DR) Darstellen einer Buchung (mit Reisebestätigung) DI Kreditkartenzahl. Lastschriftverfahren Zahlungsinf. F (FR) Festbuchen einer Option (mit Bestätigung) G Geräte-/Flugvakanz GZ Voraussichtliche Flugzeiten H Hotel-/Unterbringungsvakanz I Informationen des Veranstalters O (OR) Option buchen (mit Bestätigung) OA Optionsanfrage OC Option Confirmation S (SR) Stornieren (mit Bestätigung) SA Stornoanfrage TB, TD, TU, TS Test-Aktionen zum Üben U Umbuchen UA Umbuchungsanfrage UC Umbuchen mit Bestätigung V Vorgangssuche

21 VERAN (Veranstalter) ITS für ITS Köln Jahn für Jahn Deutschland TJAE für TJAEREBORG PERS (Personenzahl) Anzahl der Reisenden (18) inkl. Kinder und Babies. ANF (Anforderungskürzel) BA Bahnanreise (ITS Autoreisen) BU Busanreise (ITS Autoreisen) F Flug H Hotel, Busbeförderung FW Ferienwohnung MW Mietwagen NF Nur-Flug RT OW One Way Nur-Flug P Paket-Reise (feste Komb. von Reiseleistungen lt. Katalog) R Rundreise S Sonderleistung (z.b. Sportkurs, Rail&Fly) V Versicherung KV Keine Versicherung LEISTUNG - Codierung lt. Katalog 1. Leistungszeile: bei Flugreise 3-Letter-Code der Flugstrecke, bei Fernreise zur Angabe des Carriers. Weitere Leistungszeilen: 6-stellige Codierung für Hotel, Ferienwohnung, Paket, Rundreise, Mietwagen, Sonderleistung, Versicherung. UNTERBR (Unterbringung) - Codierung lt. Katalog bzw. Hotelvakanz Stelle: Zimmerart/Serviceart (z.b. Fahrzeugtyp bei Mietwagen) 4. Stelle: Verpflegungsart ANZ (Anzahl) Anzahl der Leistungen VON Datum des Leistungsbeginns in der Form TTMM oder TTMMJJ. Bei Fern- bzw. Nachtflügen muss das Vonund/oder Bis-Datum beim Hotel nicht identisch mit dem Flug-Datum sein. BIS Reisedauer in Tagen in der Form T oder TT oder Datum des Leistungsendes in der Form TTMM oder TTMMJJ. TL-ZUORDNUNG (Teilnehmer-Zuordnung) Pflichtfeld! Eingabe, wenn Reisende unterschiedliche Leistungen buchen: 1, 2, 3 oder 1-3 oder 1-3, 5.

22 ST (Status) BQ Auf Anfrage OK bestätigt OP optioniert RF innerhalb der Optionsfrist festgebucht XX storniert TC Vorausbuchung erfasst D Dame K Kind B Baby A (Anredekürzel) NAME/VORNAME/TITEL Name, Vorname, evtl. Titel aller Teilnehmer jeweils mit "/" getrennt. Ab der 2. Person "/Vorname" falls Nachname identisch mit vorheriger Person. A/ERM (Alter/Ermäßigung) Eingabe des Alters bei Kindern und Babies zur Berechnung der Ermäßigung.(Geburtsdatum Pflicht) BEM (Bemerkungen) Eingabe von unverbindlichen Kundenwünschen zur Buchung, die keiner Rückbestätigung seitens des Veranstalters bedürfen. Die REWE Touristik GmbH übernimmt für die Erfüllung dieser Wünsche keine Verantwortung, versucht aber alle geäußerten Wünsche zu berücksichtigen. Bonuscodes der Hotelketten (z.b. RIU-Code) bitte wie folgt eintragen : =CODE= Hinweis: Reisebüro- und Kundenanschrift darf nicht identisch sein. NAME, VORN/TI (Keine Reisebüroanschrift) Name, Vorname, ggf. Titel des Auftraggebers bzw. Rechnungsempfängers nur erforderlich, wenn nicht mit 1. Reisenden identisch. STR, NR Straße und Hausnummer des 1. Reisenden PLZ, ORT Postleitzahl und Ort wie üblich. Bei ausländischer Adresse: Länderkennzeichen getrennt durch Bindestrich vor der Postleitzahl. ZUSATZ Eintragung, die die Adresse des Kunden noch näher beschreibt, z.b. Hinterhaus.

23 TEL-NR Telefonnummer der anmeldenden Person Hilfefunktion am Bildschirm In Abhängigkeit von Eingaben in den Feldern AKTION und VERAN steht Ihnen eine gezielte Hilfefunktion am Bildschirm zur Verfügung. Nach Eingabe z.b. von AKTION B und VERAN LTT gehen Sie einfach mit dem Cursor in das gewünschte Feld und betätigen die Taste "Hilfe" bzw. F1. Den Hilfetext entfernen Sie wieder durch Bestätigen der Tasten "Shift + Hilfe" bzw. "ESC". Verfügbarkeit des REWE Touristik GmbH Buchungssystems Unser RTG-Buchungssystem ist durchgehend verfügbar, ausgenommen notwendiger Wartungsarbeiten. 18. Vorausbuchungen Bis auf den Aktionscode BM verhalten sich die Eingaben zum Buchen einer Vorausbuchung wie bei einer normalen Buchung. Die Buchungen enthalten keine Preise und sind unverbindliche Anfragen. Der Status wird danach mit TC angezeigt. Vorausbuchungen können jeweils für den nächsten noch nicht erschienenen Katalog getätigt werden. Bei Katalogstart können Sie Ihren Vorgang erneut aufrufen, die realisierte Buchung oder die von RTG erfasste Alternative mit Preisangabe ersehen. Was Sie noch wissen müssen: Keine "Nur Flug" Buchungen möglich Keine manuellen Buchungen möglich Saisonüberschneidungen können nicht mit BM erfasst werden (Per Fax an das jeweilige Service Center) Versicherungen können nicht gebucht werden Änderungen und Stornierungen sind jederzeit möglich Zwischenverkauf und Preisangaben vorbehalten Vollständige Daten angeben / Datum mit Jahreszahl Buchungen mit unvollständigen Namen oder Anschriften (z.b. Test) werden storniert Ihre Kunden erhalten vor dem Buchungsstart eine Optionsbestätigung von RTG

24 19. Buchung auf Request (Aktion BQ) für Flugpauschalreisen Buchung - Aktion BQ Es ermöglicht Reisebüros sog. Request-Buchungen (Bsp. Anfragen außer Kontingent, Buchungen nach Kontingentverfall) über START durch Eingabe der Aktion "BQ". Wird eine Buchungsanfrage (Aktion "BA") getätigt, erscheint folgende Meldung: "Buchung "On Request" möglich, bitte Aktion " BQ" verwenden". Nachdem die Buchung schließlich mit allen notwendigen Daten (gewünschte Versicherung, Teilnehmernamen, Anmeldeadresse) komplettiert wurde, kann nun eine Request-Buchung durch Verwendung der Aktion "BQ" angelegt werden. Es erscheint nun die Meldung "Auf Anfrage" und die angefragte Leistung erhält den Status "RQ". Wichtig: RQ-Buchungen sind nur für die Leistungen möglich, die in der Vakanz mit "RQ" gekennzeichnet sind. Für Leistungen, bei denen eine "Ø oder -" erscheint, sind keine Anfragen möglich. Wenn uns die "positive" Antwort des Vertragspartners vorliegt, setzen wir die Buchung auf O.K. und informieren über das Service- Center das Reisebüro. Sollten wir die Anfrage nicht realisieren können, werden Sie ebenfalls durch unserer ServiceCenter informiert. Für Preisermittlungen, sowie zur Prüfung der Buchbarkeit verwenden sie bitte ausschließlich die Aktion BA (Buchungsanfrage) Bitte verwenden Sie für Preisanfrage NICHT die Aktion BQ, da hier umgehend eine verbindliche Anfrage generiert wird und umgehend Stornokosten entstehen werden.