DocIT. Information Guide. Autor: Martin Schagerl. Letzte Änderung am Version 1.3

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1 Autor: Martin Schagerl Letzte Änderung am Version 1.3 Lexon e.u., Inh. Martin Schagerl, Holzing 52, A 3252 Bergland T: +43 / 676 / , E: I:

2 Kurzfassung Bei DocIT handelt es sich um ein Werkzeug zur Dokumentation von IT-Tätigkeiten, um ständige Änderungen in einer IT Umgebung zu erfassen und zu protokollieren. Dadurch ist man in der Lage, einen Überblick über alle Vorgänge zu bekommen. Dies kann bei einem System- bzw. Serviceausfall sehr hilfreich sein, da man so systematisch an das Problem herangehen kann. Benutzer können DocIT über ein Webinterface sowie mit Hilfe eines Windows Gadget bedienen. Das Gadget dient dazu, um verfasste Nachrichten in Echtzeit lesen zu können bzw. neue Nachrichten zu verfassen. Alle weiteren Funktionalitäten wie zum Beispiel Suchvorgänge oder Administationstätigkeiten werden über das Webinterface abgewickelt. Die Bedienung wurde so einfach wie möglich gestaltet, damit das System auch wirklich von den Benutzern angenommen und verwendet wird. DocIT bietet den großen Vorteil, dass es vollständig in eine bestehende Windows Domain integriert werden kann. Dadurch kann die gesamte Benutzerverwaltung über das Active Directory geregelt werden. Um DocIT zu betreiben, ist somit eine Windows Domain, ein Datenbankserver (Microsoft SQL, MySQL, Oracle) sowie ein Microsoft Webserver (IIS) notwendig. Sollten in einem Unternehmen bestimmte Monitoring Systeme wie beispielsweise Nagios eingesetzt werden, so können diese Systeme über eine universelle Schnittstelle eingebunden werden. Seite 2

3 Inhaltsverzeichnis 1. EINLEITUNG MOTIVATION, RELEVANZ UND ANWENDUNGSZWECK FUNKTIONSWEISE ANFORDERUNGEN PHILOSOPHIE EINFACHE UND SCHNELLE BEDIENUNG BENUTZERSPEZIFISCHE INFORMATIONSAUFBEREITUNG LIZENZIERUNG ROADMAP... 9 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Aufbau von DocIT... 6 Abbildung 2: Nachricht verfassen... 7 Abbildung 3: Anhang an die Nachricht anhängen... 7 Abbildung 4: Komponentengruppen und Komponenten folgen... 8 Abbildung 5: Komponentengruppen verwalten... 8 Seite 3

4 1. Einleitung 1.1. Motivation, Relevanz und Anwendungszweck Heutzutage sind IT Infrastrukturen aus den Unternehmen nicht mehr weg zu denken. Beinahe in allen Unternehmensbereichen sind IT Komponenten notwendig, um die täglichen Geschäftsprozesse abwicklen zu können. Durch den Einsatz von modernen Computersystemen, sowie Kommunikationsmedien können Prozesse effizienter und kostengünstiger durchgeführt werden. Da viele Unternehmen ohne einen funktionierenden IT Betrieb nicht in der Lage sind, ihre Kerntätigkeiten weiterhin durchzuführen, ist notwendig, den Betrieb von allen relevanten Komponenten ständig aurecht zu erhalten. Viele Plattformen (Netzwerkkomponenten, Betriebssyteme, usw.) bieten die Möglichkeit, bei bestimmten Ereignissen eine Benachrichtigung zu senden, um in Fehlerfällen rasch handeln zu können. Beispielsweise kann beim Auftreten von einem Windows Ereignis eine an den Administrator gesendet werden, um diesen mitzuteilen, dass ein Problem vorliegt. Sobald ein Vorfall bekannt ist, müssen entsprechende Gegenmaßnahmen getroffen werden, um das betroffene Service wieder verfügbar zu machen. Dieser Vorgang ist in der Regel mit Problemen verbunden, da es teilweise sehr schwer ist, die Ursache eines Problems zu finden. Da Störungen häufig mit einer zuvor durchgeführten Änderung zu tun haben, ist eine Dokumentation sehr hilfreich. Durch die Dokumenation könnte festgestellt werden, welche Tätigkeiten in der letzten Zeit an der betroffenen Komponente durchgeführt wurden um so eine Verbindung zum bestehenden Problem herstellen zu können. In der Praxis merkt man jedoch, dass Administratoren sowie IT Angestellte keine regelmäßigen Dokumentationen pflegen. Somit ist nie wirklich bekannt, welche Tätigkeiten auf den Komponenten durchgeführt wurden. Das kann jedoch ein großes Problem darstellen, sobald ein Mitarbeiter auf Urlaub bzw. krank ist oder das Unternehmen verlässt. Um diesen Vorgang zu verbessern, kann ein System wie DocIT eingesetzt werden. Dadurch wird eine einfache und durchgängige Dokumenation der gesamten IT Infrastruktur ermöglicht. Durch eine transparente und komfortable Bedienung des Systems, erhöht sich die Akzeptanz der Benutzer, das System aktive zu nutzen. In Rechenzentren, indenen eine größere Anzahl von Mitarbeitern diverse Komponenten verwalten, herrscht häufig Unwissenheit, welche Tätigkeiten gerade von Kollegen auf den Komponenten durchgeführt werden. So kann der Fall eintreten, dass ein Mitarbeiter auf einem Gerät die Hardware wechselt und somit das Gerät herunterfahren muss. Ein anderer Mitarbeiter versucht sich mit diesem Gerät zu verbinden, was fehlschlägt, da es gerade in Wartung ist. Damit der Mitarbeiter nicht lange nach dem Problem suchen muss, wäre es von Vorteil, wenn durch eine zentralle Informationsverteilung, die Wartung vorher angekündigt wird. Auch hierbei bietet DocIT eine Lösung zum Abrufen von aktuellen und geplanten Tätigkeiten. Da jedes Unternehmen ein unterschiedliches Monitoring System betreibt, bietet DocIT eine universielle Schnittstelle an, um Meldungen von anderen Systemen aufzunehmen. Dabei ist es völlig egal, ob nun ein Ereignis von einer Cisco Firewall oder einem Linux Server erzeugt wird. Durch dieses Feature werden nicht nur Tätigkeiten von Mitarbeiter dokumentiert, sondern auch automatisierte Ereignisse in die Dokumentation aufgenommen. Seite 4

5 1.2. Funktionsweise Damit keine zusätzliche Installation auf den Clients notwendig ist, wurde DocIT auf einer webbasierten Architektur entwickelt. So benötigen die Benutzer lediglich einen Webbrowser und können unabhängig vom eingesetzten Betriebssystem das System bedienen. Damit Windows Benutzer nicht ständig den Browser benötigen, um aktuelle Tätigkeiten zu verfolgen bzw. eine Tätigkeit zu verfassen, wird ein Windows Gadget als zusätzliches Feature mitgeliefert. Dadurch können alle erfassten Tätigkeiten in Echtzeit verfolgt werden. Da beinahe sämtliche Unternehmen für die Verwaltung der Benutzer das Active Directory von Microsoft verwenden, wurde DocIT so konzipiert, das die gesamte Berechtigung über das Active Directory gesteuert werden kann. Dadurch müssen Benutzer nicht erneut erstellt werden und es ist keine doppelte Benutzerverwaltung notwendig. Wird das Webportal auf einer Windows Maschine, welche sich in der Domaine befindent geöffnet, so kann ein Single Sign-On durchgeführt werden. Ansonsten muss eine Authentifzierung über einen Login Dialog durchgeführt werden. Um die Webapplikation zu betreiben, ist ein Webserver von Microsoft (IIS) notwendig, da für die Webapplikation nur Microsoft Technologien (.NET Framework) eingesetzt werden und diese auf anderen Webservern nicht zuverlässig laufen. Desweiteren muss die Webappliatkon an eine Datenbank anbebunden werden. Dabei können beliebige Datenbanksystem wie Microsoft SQL, MySQL, Oracle, usw. verwendet werden. Wie unter 1.1 angesprochen, können Meldungen von beliebigen Systemen aufgenommen werden. Dazu wird ein eigener SMTP Server betrieben, der alle ankommenden Nachrichten analysiert und in die Datenbank aufnimmt. Der SMTP Server läuft dabei als Windows Service. Um einen Überblick über den gesamten Aufbau zu bekommen, wird in der Abbildung 1 die beschriebene Funktionsweise grafisch dargestellt. In dem dargestellten Fall befinden sich die Webapplikation, das SMTP Service und die Datenbank auf einem Server. Natürlich könnten diese Dienste auf unterschiedlichen Maschinen laufen, solange untereinander eine Netzwerkverbindung besteht. Seite 5

6 Windows Server mit Microsoft IIS: - Datenbank (MS SQL, MySQL, Oracle) - DocIT Webapplikation - DocIT SMTP Service Events per SMTP HTTP IT Komponenten, welche mit DocIT verwaltet werden Benutzer mit Gadget und Webportal: - Tätigkeiten verfassen - Daten abrufen - Verwaltung Abbildung 1: Aufbau von DocIT 1.3. Anforderungen Server Um DocIT zu betreiben, sind die nachfolgenden Komponenten Vorausetzung: Windows 2008 (oder höher) Microsoft IIS 7.0 (oder höher) Datenbank: Microsoft SQL, MySQL oder Oracle.NET Framework 4 (oder höher) Client Um DocIT zu nutzen, sind die nachfolgenden Komponenten Vorausetzung: Bowser (Internet Explorer 7.0 oder höher, Firefox, Chrome, Opera,...) Für die Verwendung des Gadget: Windows 7 Seite 6

7 2. Philosophie 2.1. Einfache und schnelle Bedienung In der Praxis zeigt sich häufig, dass ein aufwendig bedienbares System von Benutzern nicht akzeptiert und somit vernachlässigt wird. Da die Qualität von diesem System sehr stark von der regelmäßigen Verwendung der Benutzer abhängig ist, wurde daruf geachtet, die Bedienung so einafch wie Möglich zu gestallten. Es müssen keine langen Formulare ausgefüllt werden, um eine Tätigkeit zu protokollieren. Es genügt, einen frei wählbaren Text zu verfassen und diesen mittels Wildcards in Verbindung mit den Komponenten zu bringen. Dabei wird man mit einer Autovervollständigung unterstützt, um die Eingabe effizient und komfortabel durchführen zu können. Abbildung 2: Nachricht verfassen In der Abbildung 2 wird die Funktion zum Verfassen von Tätigkeiten veranschaulicht. Dabei wird mit der Eingabe eines # Zeichens automatisch eine Liste mit allen Komponenten eingeblendet. Die ausgewählten Komponenten werden mit der eingebenen Nachricht verknüpft. Zusätzlich können beliebige Dateien zu der Nachricht hinzugefügt werden. So können beispielsweise Konfigurationsdateien, Screenshots, usw. angehängt werden (siehe Abbildung 3). Abbildung 3: Anhang an die Nachricht anhängen Seite 7

8 2.2. Benutzerspezifische Informationsaufbereitung Damit das System sowohl in großen als auch in kleinen Unternehmen einsetzbar ist, kann gesteuert werden, welche Informationen für einen Benutzer relvant sind, damit dieser nicht mit unnötigen Informationen überflutet wird. Komponenten und Komponentengruppen Jedes zu verwaltende IT-Element muss im System als Komponente angelegt werden. Dabei können unterschiedliche Attribute wie Name, Beschreibung, IP Adresse, usw. angegeben werden. Um die Übersicht über vielen Komponenten zu behalten, können mehrere Komponenten zu Komponentengruppen zusammengefasst werden. Eine Komponente kann zu einer oder mehreren Komponentengruppen gehören, muss jedoch nicht zwangsweise einer Komponentengruppe angehören. Um nun eine benutzerspezifische Informationsaufbereitung zu ermöglichen, müssen sich die Benutzer eine Liste von Komponenten und Komponentengruppen zusammenstellen, welche als relevant angesehen werden. Danach erhalten Sie in ihrer benutzerdefinierten Ansicht nur nocht Nachrichten, welche im Zusammenhang mit den ausgewählten Komponenten stehen. Abbildung 4: Komponentengruppen und Komponenten folgen In Abbildung 4 wird die Auswahl der relevanten Komponentengruppen und Komponenten gezeigt. In diesem Fall würde der Benutzer alle Nachrichten in der Benutzeransicht angezeigt bekommen, welche mit der esxserver001 Komponente verknüpft sind sowie Nachrichten von allen Komponenten aus der Komponentengruppe Datamanagement. Abbildung 5: Komponentengruppen verwalten In der Abbildung 5 werden zwei Komponentengruppen gezeigt, die jeweils zwei Komponenten enthalten. Seite 8

9 3. Lizenzierung Um DocIT in Ihrem Unternehmen einsetzen zu können, muss ein Lizenz erworben werden. Die Lizenzpreise sind abhängig von der Anzahl der Komponenten, welche verwaltet werden sollen. Anzahl der Komponenten Kosten pro Jahr Inkludierte Supportstunden pro Jahr <= 3 Komponenten Kostenlos 0 <= 25 Komponenten 400 Euro 2 <= 75 Komponenten 1100 Euro 4 <= 150 Komponenten 2000 Euro 8 <= 300 Komponenten 3500 Euro 14 Beliebig 4700 Euro 18 Tabelle 1: Lizenzpakete Leistungen: Nutzung aller Komponenten: Webapplikation, Gadget und SMTP Server DocIT Support: Je nach Lizenzpaket hat man Anspruch auf die entsprechende Supportstunden. Diese können für Schulungen, Beratungen, Konfiguration, Installation und kundenspezifische Anpassungen verwendet werden. Laufende Updates (Bugfixes) Installation und Einrichtung von DocIT: Mithilfe der Handbücher können Administratoren DocIT selbst installieren und einrichten Sollte DocIT von SchagIT installiert und eingericht werden, so wird ein Pauschalpreis von 400 verrechnet oder es können die inkludierten Supportstunden verwendet werden (8 Stunden). Für Leistungen außerhalb der inkludierten Supportstunden wird ein Stundensatz von 50 Euro verrechnet. 4. Roadmap Das langfristige Ziel von DocIT ist es, sowohl das Hauptsystem für die Dokumentation als auch ein zentralles System für Monitoring von IT Komponenten in Unternehmen zu sein. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen weitere Protokolle wie SNMP (Simple Network Management Protocol) implementiert werden. Seite 9

10 Auch für mobile Geräte wie Smartphones und Tablets wird es in nächster Zeit eine Implementierung geben. Desweiteren wird die Anzahl der Komponenten (derzeit: Servergeräte, Netzwerkgeräte, Software) laufend erhöht. In naher Zukunft wird die Komponente Leihgerät implementiert, um auch Leihgeräte verwalten zu können. Seite 10

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