Mindjet für Business Projekte. Die praxisnahe Lösung für die Bewältigung der Anforderungen von Business Projekten und Business Aufgaben

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1 Mindjet für Bsiness Projekte Die praxisnahe Lösng für die Bewältigng der Anforderngen von Bsiness Projekten nd Bsiness Afgaben ein Whitepaper von Mindjet - Jni 2013

2 Inhalt Inhalt 1 Einführng: Bsiness Projekte nd Bsiness Afgaben 2 Abschnitts- nd Inhaltsübersicht 2 1. Enterprise Projekte verss Bsiness-Projekte nd -Afgaben Klassifizierng von Projekten nd Afgaben Szenarien, in denen Mindjet eingesetzt werden sollte Einsatz von Mindjet Enterprise Projekten 4 2. Die Mindjet Lösng für Bsiness-Projekte nd -Afgaben Beispiel für den Ablaf eines Bsiness Projekts Die Mindjet Plattform Das Bdget planen Afgabenplanng Synchronisierng mit Mindjet-Tasks oder Microsoft SharePoint Ressorcen zweisen Ressorcenkonflikte lösen Umsetzng nd Controlling Afgaben mit Mindjet-Tasks verwalten Afgaben in Microsoft SharePoint verwalten Afgaben in einer Map verwalten nd verfolgen Viselle Afgaben-Dashboards Mobiles Arbeiten Projektmanagement-Fnktionalitäten im Überblick Praxisbeispiel eines Bsiness Projekts Projektinitialisierng Integration organisatorischer Informationen 9 5. Zsammenfassng 18 Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, Alzena, Detschland - Seite 1

3 Einführng: Bsiness Projekte nd Bsiness Afgaben Mindjet bietet eine leistngsstarke Collaborative Work Management-Plattform, mit der Individen nd Teams Ideen visell entwickeln können nd Afgaben nd Projekte planen nd msetzen können. Mindjet ist speziell daraf asgelegt, die Umsetzng von Bsiness Afgaben nd Bsiness Projekten im Geschäftsalltag z vereinfachen. Z Bsiness Projekten zählen beispielsweise Event-Planng, Marketingkampagnen, Prodkteinführngen sw. Z Bsiness Afgaben gehören tägliche Afgaben, wie zm Beispiel die Planng eines Meetings oder die Erstellng eines Konzeptes. Die derzeit verfügbaren Tools nd Systeme bieten keine Lösng für die besonderen Anforderngen dieser Afgaben nd Projekte. Enterprise Project Management-Systeme sind im Allgemeinen viel z komplex nd nflexibel, als dass sie eine adäqate Antwort af die speziellen Anforderngen von Bsiness Projekten geben könnten. Andere Tools, die stattdessen zm Einsatz kommen, sind gar nicht für die Afgaben- nd Projektbearbeitng vorgesehen. Gena hier kommt Mindjet zm Tragen. In diesem White Paper werden wir Bsiness Projekte nd Bsiness Afgaben klassifizieren nd erlätern, wie sie sich von klassischen Enterprise Projekten nterscheiden. Wir werden Kriterien entwickeln, die die Entscheidng erleichtern, in welchen Bereichen sich der Einsatz von Mindjet lohnt. Wir legen dar, welche Vorteile nsere Lösng bietet nd wie diese af die verschiedenen Anforderngen von Bsiness Projekten nd Bsiness Afgaben eingeht. Anhand eines detaillierten Beispiels as der Praxis zeigen wir, wie die Anforderngen der verschiedenen Phasen eines Bsiness Projekts nterstützt werden. Zm Schlss bieten wir eine Aflistng bekannter Fnktionalitäten für das Afgaben- nd Projektmanagement nd eine Einschätzng darüber, inwieweit Mindjet diese Fnktionalitäten nd Aspekte nterstützt. Abschnitts- nd Inhaltsübersicht Abschnitt 1 Übersicht: Eine erste informelle Klassifizierng von Enterprise Projekten, Bsiness Projekten nd Bsiness Afgaben. Mit dieser Klassifizierng veranschalichen wir, wann sich der Einsatz von Mindjet in welchen Projekten lohnt. Abschnitt 2 Die Mindjet Lösng: Wir vermitteln einen Überblick darüber, wie wir die verschiedenen Phasen professioneller Projekte nterstützen. Dies mfasst ein Beispielprojekt mit seinen Phasen nd wie Mindjet hier spezielle Unterstützng bietet. Aßerdem erklären wir die Mindjet Plattform nd ihre Komponenten. Abschnitt 3 Ein Beispiel as der Praxis: Ein detailliertes Praxisbeispiel veranschalicht, wie wir in den verschiedenen Phasen eines Bsiness Projekts im Detail vorgehen. Hierbei werden ach die Integrationen mit dem Social Task Management- System von Mindjet nd mit Microsoft SharePoint erlätert. Der Vorteil dieser Integrationen ist die zentrale Ablage von Afgaben zr besseren Unterstützng der Team-Arbeit. Dabei liegt ein großer Mehrwert in der Erstellng verschiedener Sichtweisen af Afgaben, sowohl in den integrierten Systemen als ach in verschiedenen Maps. Synchronisation verhindert hier die Erstellng redndanter Informationen nd maneller Nachpflege in den nterschiedlichen Ansichten. Abschnitt 4 Übersicht über die Fnktionalitäten: Überblick über typische Fnktionalitäten für das Afgaben- nd Projektmanagement mit einer Einschätzng ( Rating ), inwieweit Mindjet diese Fnktionalitäten nd Aspekte nterstützt. Abschnitt 5 Zsammenfassng Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, Alzena, Detschland - Seite 2

4 1. Enterprise Projekte verss Bsiness-Projekte nd -Afgaben Im folgenden Abschnitt werden wir die verschiedenen Projekte nd Afgaben klassifizieren. Neben einer Beschreibng der grndlegenden Eigenschaften erklären wir, warm keines der derzeit verfügbaren Tools den speziellen Anforderngen von Bsiness Projekten nd Bsiness Afgaben gerecht wird. Unser Ziel ist es, anhand von Beispielen nd nachvollziehbaren Erklärngen z zeigen, in welchen Szenarien Mindjet effizient eingesetzt werden kann, m diese Lücke z schließen, nd für welche Projekte Mindjet hohe Mehrwerte mit sich bringt. In den vergangenen Jahren haben wir den Eindrck gewonnen, dass zahlreiche Unternehmen z viele überdimensionierte Projektmanagement- Tools besitzen. Wir möchten nn der Frage nachgehen, ob dieser Eindrck tatsächlich stimmt. Generell gibt es keine klare Abgrenzng zwischen diesen Klassen, d.h., im Hinblick af Komplexität, Zeitfenster nd Anzahl der Afgaben gibt es drchas Überschneidngen: 1.1 Klassifizierng von Projekten nd Afgaben Wir werden die folgenden drei Klassen betrachten: Enterprise Projekte: Projektmanagement im klassischen Sinne bezieht sich af Projekte hoher Komplexität nd mit großen Zeitfenstern, etwa der Ba von Kraftwerken, Flghäfen, Stttgart 21 sw. Bsiness Projekte: Projekte mittlerer Komplexität mit dynamischem, flexiblem Charakter wie Event- Planng, Vertriebs- nd Absatzplanng, Prodkteinführngen sw. Bsiness Afgaben: Dies sind Ad-hoc-Afgaben oder wiederkehrende Afgaben des Geschäftsalltags, die organisiert werden müssen nd im Allgemeinen nicht z einem bestimmten Projekt gehören. Dabei kann es sich ach m eine Aswahl von Afgaben innerhalb eines sehr kleinen Projekts handeln, das viele i.d.r. gar nicht als Projekt bezeichnen würden, z.b. das Verfassen eines White Papers, Organisieren eines Flges, Planen eines Meetings etc. Wir haben den Begriff Bsiness Afgaben eingeführt, m Verwechslngen mit dem Begriff Afgaben-Management z vermeiden. Afgaben-Management wird häfig als Teilbereich des Projektmanagements oder als eigener Bereich mit einer ganz anderen Bedetng afgefasst. Die drei Klassen haben folgende Basiseigenschaften: Enterprise Projekte: - Ein stark formalisierter Prozess - Im Allgemeinen mit größeren Zeitfenstern (mehrere Monate bis hin z Jahren) - Mehrere tasend Details nd Afgaben - Beteiligng vieler Teams nd Experten - Sehr präzise Zeit- nd Tätigkeitsvorgaben; das Erreichen von Meilensteinen nd Einhalten der Kostenrahmen ist entscheidend - Methoden/Standards werden angewendet, damit die Einhaltng von Qalitätsstandards nd Prozessabläfen gewährleistet ist. Z.B. PMI, PRINCE2, EOC (IPMA/GPM), sw. Bsiness Projekte: - Weniger Afgaben nd beteiligte Personen - Kleinere Zeitfenster (mehrere Wochen oder Monate), weshalb der Einsatz von Projektmanagementsoftware oft z zeitafwändig nd komplex ist Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, Alzena, Detschland - Seite 3

5 - Flexibel nd dynamisch, d.h., es kommt häfig vor, dass Ziele nd Afgaben ne geplant bzw. mdefiniert werden müssen - Im Allgemeinen ist eine detaillierte, feingranlare Termin- nd Kostenplanng nicht erforderlich - Die beteiligten Personen sind sehr oft keine Projektmanager Bsiness Afgaben: - Im Vergleich z Bsiness Projekten noch einfacher, spontan nd flexibel - Mitwirkng von nr sehr wenigen Personen (1-3) - Sehr kleines Zeitfenster (Tage oder wenige Wochen) 1.2 Szenarien, in denen Mindjet eingesetzt werden sollte Bsiness-Projekte nd -Afgaben Die derzeit verfügbaren Tools nd Systeme bieten keine hinreichenden Lösngen für die speziellen Anforderngen von Bsiness Projekten nd Bsiness Afgaben. Enterprise Projekt-Management- Systeme sind im Allgemeinen viel z komplex nd nflexibel, als dass sie eine adäqate Antwort af die speziellen Anforderngen dieser Projekte nd Afgaben geben könnten. Andere Tools, die stattdessen häfig zm Einsatz kommen (etwa Microsoft Excel, Microsoft Word nd sogar Microsoft PowerPoint), eignen sich nicht wirklich für das Management dieser Afgaben nd Projekte. An dieser Stelle kommen die Vorteile von Mindjet zm Tragen: Flexible, schnelle nd intitive Lösng Leicht erlernbar, kann sofort eingesetzt werden Bentzerfrendlich Unterstützt eine strktrierte nd organisierte Arbeitsweise Transparenz nd Nachvollziehbarkeit dank viseller Maps Zentraler Überblick über das gesamte Projekt nd alle benötigten Informationen Große Flexibilität beim Work Management nd effektive Kommnikation Abdeckng vieler Projekt- nd Afgabenmanagement-Fnktionalitäten bei gleichzeitig hoher Bentzerfrendlichkeit Datenintegration zr Visalisierng von Kontext-Informationen In der Regel mfassen Bsiness Projekte weniger als 100 Afgaben, wobei natürlich ach mehr möglich sein können. Mit Mindjet können nbegrenzt viele Afgaben verwaltet werden. Lediglich bei der Integration in andere Afgabenmanagementsysteme oder in Microsoft SharePoint kann sich eine drch diese Systeme oder drch die Bandbreite während der Synchronisierng bedingte Beschränkng ergeben. 1.3 Einsatz von Mindjet Enterprise Projekten Generell kann Mindjet klassische Unternehmenslösngen für das Management sehr großer Projekte nicht ersetzen, Mindjet kann jedoch in Kombination mit Enterprise Projekt- Management-Systemen (EPM) eingesetzt werden. EPM-Systeme weisen drchas noch Beschränkngen af, beispielsweise in Initialisierngsphasen nd bei kreativen Phasen. Hier kann Mindjet bereits bestehende Prozesse enorm verbessern. Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, Alzena, Detschland - Seite 4

6 Bei manchen Enterprise Projekten kann ach der vollständige Einsatz von Mindjet über alle Phasen hinweg sinnvoll sein, etwa wenn hoher Zeitdrck herrscht nd wenn drch den Einsatz zeitrabender komplexer Systeme Termine nicht gehalten werden können. Bei dieser Entscheidng helfen folgende Fastregeln: Mittlere Komplexität Zeitfenster < 6 Monate Teams < 10 Mindjet kann daher ergänzend z EPM-Systemen gentzt werden nd so zr verstärkten Wertschöpfng in verschiedenen Phasen nd Afgaben von Unternehmensprojekten beitragen: Unterstützng für die Phasen der Projektinitialisierng Schnelles nd flexibles Entwerfen eines ersten Projektstrktrplans. Die Exporte nach Microsoft Project, CSV nd in andere Formate vermeiden hier nnötigen manellen Afwand (Exporte, die nicht im Standardmfang von Mindjet enthalten sind, können mit der COM-API-Schnittstelle von Mindjet oder mittels XSL-Transformation realisiert werden) Kreativitätsafgaben im gesamten Prozess Planng nd Definition von Konzepten Dokmentation nd Transfer von Wissen Behandlng von Asnahmebedingngen nd Krisenmanagement bei krzfristigen Afgaben Verwaltng sonstiger Ad-hoc-Afgaben Unterstützng für Meetings nd Kommnikation 2. Die Mindjet Lösng für Bsiness-Projekte nd -Afgaben Mindjet bietet eine leistngsstarke viselle Plattform für das Collaborative Work Management, mit der Individen nd Teams Ideen visell entwickeln sowie die daras hervorgehenden Afgaben nd Projekte planen nd msetzen können. Die Plattform ermöglicht das Speichern von Maps, Dokmenten nd Afgaben an einem zentralen Ort (entweder in der Clod oder af Microsoft SharePoint), sodass diese im Team asgetascht nd gemeinsam bearbeitet werden können nd über verschiedene Clients (Desktop nd Web sowie mit mobilen Endgeräten) zgänglich sind. Mit Collaborative Work Management erfüllen wir die Anforderngen des Afgaben-Managements im Geschäftsalltag für Bsiness Afgaben nd Bsiness Projekte. Bsiness Projekte lassen sich grob in drei Phasen ntergliedern: Die Initialisierngsphase, in der Ziele nd die angestrebten Resltate definiert sowie die ersten Ideen nd Informationen gesammelt werden. Daraf folgt die Planngsphase, bei der die Umsetzngsoptionen definiert werden nd ev. das Bdget berechnet wird nd entsprechende Afgaben geplant werden. Diese mündet schließlich in der Umsetzngsphase, in der Afgaben nd Zeitpläne verfolgt nd überwacht werden. Umplanng nd Re-Definition von Zielen kann dann in ernete Zyklen dieser Phasen übergehen. Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, Alzena, Detschland - Seite 5

7 2.1 Beispiel für den Ablaf eines Bsiness Projekts Abb. 1: Phasen eines Geschäftsprojekts Zr Veranschalichng, wie der gesamte Ablaf eines Bsiness Projekts effektiv nterstützt werden kann, nterteilen wir die einzelnen Phasen noch genaer (siehe Abb. 1). Hier skizzieren wir krz, wie Mindjet in den einzelnen Phasen eingesetzt werden kann. (Im nächsten Abschnitt folgt eine genae Beschreibng der Vorgehensweise.): Initialisierngsphase: - Brainstorming nd Strktrierng - Asarbeitng des ersten Plans mit organisatorischen Angaben, z.b. Daten as anderen Systemen wie Microsoft Otlook - Eventelle Recherche mit einhergehender Integration weiterer Informationen Planngsphase: - Abschätzng der Kosten, sodass festgestellt werden kann, ob diese drch das Bdget gedeckt sind nd es Sinn macht, das Projekt z starten - Afstellng eines Projektstrktrplans für die anfallenden Afgaben nd Verteilng der Zständigkeiten - Festsetzng von Anfangs- nd Enddaten sowie Aflösng von Ressorcen-Konflikten (ach mit Unterstützng einer interaktiven Gantt-Ansicht) - Synchronisierng der Afgaben mit Mindjet-Afgaben (dem Clod-basierten Social Task Management-System von Mindjet) oder mit Microsoft SharePoint Umsetzngsphase: - Verfolgng der Afgabenabarbeitng in einer Map, in Mindjet-Afgaben oder über Microsoft SharePoint - Anlegen viseller Afgaben-Dashboards in Maps die Mindjet-Afgaben oder Microsoft SharePoint Afgaben drch Abfragen integrieren können - Simltane Ntzng verschiedener Afgabenansichten in Maps oder in den integrierten Systemen (Synchronisation sorgt für die Aktalität nd Konsistenz der verschiedenen Ansichten) Wie erwähnt erlabt Mindjet die Synchronisierng von Afgaben mit anderen Afgaben- Management-systemen. Es stehen Integrationen mit Microsoft Otlook, Mindjet-Afgaben, Microsoft SharePoint zr Verfügng. Technologie-Partner von Mindjet haben hier ach weitere Integrationen wie zm Beispiel mit Lots Notes geschaffen. Im Rahmen dieses White Papers konzentrieren wir ns speziell daraf, die Integration von Projektafgaben in Microsoft SharePoint oder in Mindjet-Afgaben z zeigen: Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, Alzena, Detschland - Seite 6

8 Hierbei geht es ns darm, die Vorteile der zentralen Ablage von Afgaben für die Team-Arbeit heraszstellen. Der Vorteil eines zentralisierten Zgriffs af Afgaben besteht in der effizienten Unterstützng der Zsammenarbeit. Die Zentralisierng ermöglicht ns, mit nterschiedlichen Afgabenansichten z arbeiten nd problemlos flexible viselle Dashboards in Maps anzlegen. Dank systemübergreifender Synchronisierng erfordert die Änderngsverfolgng in allen Ansichten keinen zsätzlichen Afwand nd fehleranfällige Redndanzen werden vermieden. 2.2 Die Mindjet Plattform Die Mindjet Plattform ermöglicht das Speichern nd den Astasch von Maps, Dokmenten nd Afgaben an einem zentralen Ort, entweder in der Clod oder af Microsoft SharePoint. Sie mfasst verschiedene Clients, wie Desktop-Clients für Windows nd für Mac, Web-Clients nd ach Clients für Mobilgeräte, sodass ach nterwegs mit visellen Maps nd an Afgaben gearbeitet werden kann. Jeder Client ist mit nterschiedlichen Fnktionalitäten asgestattet. Die Desktop-Clients bieten den mfassendsten Satz von Fnktionalitäten mit den meisten Möglichkeiten an. Sie nterstützen Power-User, die alle Fnktionen benötigen, m Afgaben nd Projekte effektiv planen nd msetzen z können. Web-Clients verfügen über eine eingeschränkte Fnktionalität nd vereinfachte Bentzeroberflächen. Diese Clients erfüllen die Anforderngen von sogenannten Casal Bentzern. Diese Bentzer beteiligen sich ebenfalls an Projekten, benötigen aber häfig nr lesenden Zgriff af Maps nd Dokmente nd nr gelegentlich die Möglichkeit in beschränktem Umfang Änderngen vorznehmen. Ach reine Consmer, die rein lesenden Zgriff af Maps, Afgaben nd Dokmente benötigen, werden nterstützt. Bentzer dieses Typs sind im Lizenzmodell ohne Zsatzkosten berücksichtigt. Power-User können ach alle Clients af allen Plattformen ntzen Web Apps nd Mobile Apps inbegriffen. Casal Bentzer nd Consmer sind af die Ntzng der Web-Clients nd Mobile Apps beschränkt. Der Zgriff af Maps, Dokmente nd Afgaben ist über die verschiedenen Clients möglich, ohne dass Objekte kopiert nd per an alle anderen Teammitglieder geschickt werden müssten. Alle können zentral af alle Objekte zgreifen, was den Astasch nd die Zsammenarbeit zwischen allen Bentzern vereinfacht. Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, Alzena, Detschland - Seite 7

9 3. Praxisbeispiel eines Bsiness Projekts Wir zeigen in diesem Kapitel, wie der gesamte Ablaf eines Bsiness Projekts wirksam nterstützt werden kann, indem wir ein Beispiel-Projekt nserer Pre-Sales- nd Marketing-Teams näher betrachten, welches bei jedem Prodkt- nd Fnktionalitäts-Upgrade immer wieder vorkommt. Unser Team mss innerhalb dieses Projektes nee Prodkt-Materialien für nee Fnktionalitäten erstellen. Diese mfassen Videos nd Website-Inhalte, Schlngsmaterialien nd Datenblätter. Unser Team stellt mit Mindjet einen Plan mit allen erforderlichen Details af nd prüft, dass wir alle Ziele ohne Überschreitng des Bdgets erreichen. Daraf erfolgt die Planng von Afgaben nd Ressorcen nd die Statsverfolgng von Afgaben (wir zeigen, wie dies alternativ mit der Integration in Mindjet Tasks oder Microsoft SharePoint drchgeführt werden kann). 3.1 Projektinitialisierng In einem ersten Schritt werden wir Ideen sammeln, für welche Themenbereiche nee Prodkt- Materialien erstellt werden müssen. Das heißt, die erste Phase startet mit einem Brainstorming. Wir können Ideen erfassen, indem wir sie einfach an einer beliebigen Stelle innerhalb der visellen Map eingeben. Die Map kann hierz wie ein digitales Whiteboard gentzt werden (siehe Abb. 2). Anschließend können wir alle Ideen einfach per Drag&Drop strktrieren nd bei Bedarf weitere Details einfügen. Hierbei können sehr effizient nd schnell nterschiedliche Strktrierngsmöglichkeiten drchgespielt werden. Im Beispiel haben wir die adressierten Themenbereiche den verschiedenen Clients nd Plattformen zgeordnet. Und wir haben Prioritäten zgewiesen, m die Wichtigkeit der verschiedenen Ideen festzlegen (siehe Abb. 3). In dieser Phase kommen i.d.r. häfig Flipcharts, Whiteboards oder Haftnotizen zm Einsatz. Diese haben jedoch den detlichen Nachteil, dass sich mit diesen Medien nicht flexibel nd effizient strktrieren nd insbesondere nicht restrktrieren lassen. Aßerdem machen diese Medien es notwendig, dass jemand alles manell af digitale Medien überträgt, damit später alles zr Weiterverarbeitng zr Verfügng steht. Mit Mindjet können Sie af alle gesammelten Informationen in den Folgephasen problemlos nd ohne Medienbrch zrückgreifen nd sie direkt weiterverarbeiten. Abb. 2: Brainstorming Abb. 3: Erste Strktrierng nach dem Brainstorming Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, Alzena, Detschland - Seite 8

10 3.2 Integration organisatorischer Informationen Nn können wir der Map weitere organisatorische Informationen - z.b. über das Team nd das verfügbare Bdget - hinzfügen. Im Beispiel wrden die Microsoft Otlook-Kontaktdaten der Teammitglieder hinzgefügt. In Otlook wählen wir hierz einfach die Kontakte as, die in der Map angezeigt werden sollen. Anschließend klicken wir in der Mltifnktionsleiste in Otlook af die Schaltfläche Senden an Mindjet. Die Kontakte werden nn in der Map angezeigt, wobei Details as den Kontaktdatensätzen as Otlook mit in den entsprechenden Zweig der Map übertragen werden. Darüber hinas können wir einem solchen Zweig ach ein Foto hinzfügen, sodass wir schnell drch viselle Indikatoren die Team-Mitglieder erkennen können (siehe Abb. 4). Wir können hier jetzt ach direkt as der Map heras eine an einen Kontakt senden, indem wir af den Link klicken, der in der Map an dem entsprechenden Zweig mit angelegt wrde. Wenn wir den Zweig erweitern, können wir weitere Kontaktinformationen wie Telefonnmmer, Adresse sw. sehen. Somit haben wir Telefonnmmern nd andere Angaben direkt verfügbar, ohne die Map z verlassen nd sie eigens in Otlook schen z müssen. Möglich ist dies mit s, Afgaben nd Terminen as Microsoft Otlook. Ach as anderen Systemen wie Microsoft SharePoint, Datenbanken, Microsoft Excel sw. können Informationen in ähnlicher Weise in eine Map integriert werden. So lässt sich alles mühelos in einen visellen Kontext setzen. Mindjet ermöglicht ferner ach das einfache Verknüpfen (Verlinken) von Dokmenten, Ordnern nd Websites mit Zweigen, sodass wichtige Dokmente oder Informationen as dem Internet direkt im Kontext verfügbar sind. Diese Angaben werden stets mit den Originaldaten, hier den Kontakten as Otlook, synchronisiert. Das heißt, wenn sich Informationen in der Originalqelle ändern, werden sie ach in der Map synchronisiert nd sind damit stets aktell. Die eigentlichen Qellen der Informationen können direkt von der Map (as dem Kontext) as geöffnet werden, müssen also nicht erst gescht werden. Abb. 4: Integration von externen Informationen hier Otlook-Kontakte Damit erhalten wir einen sehr gten nd transparenten Überblick über alle relevanten Informationen. Abhängigkeiten nd Wechselbeziehngen sind so ach schneller z erkennen nd z verstehen. Alle benötigten Informationen stehen in einem einzigen visellen Kontext zr Verfügng nd Informationen nd Dokmente sind mühelos direkt im Projektkontext z finden. Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, Alzena, Detschland - Seite 9

11 3.3 Das Bdget planen Das Bdget für das Projekt ist af 5000,- Ero begrenzt. Daher müssen wir für die z erstellenden Materialien eine Kostenplanng drchführen, nd zwar für jeden Themenbereich, den wir in der initialen Phase ermittelt haben. Erst dann können wir entscheiden, ob wir das Projekt überhapt weiterverfolgen wollen. As diesem Grnd haben wir den einzelnen Themenbereichen die benötigten Materialien zgeordnet, z.b. Videos, Beispiel-Maps, Datenblätter sw. (siehe Abb. 5). Zerst fügen wir mit der sogenannten AtoCalc-Fnktion Kostenattribte nd Berechnngsoperationen in die Zweigstrktr ein. Es sind.a. folgende Berechnngsoperationen verfügbar: Smme, Drchschnitt, Maximm, Minimm. Da wir die Gesamtkosten für alle geplanten Materialien ermitteln möchten, definieren wir den Kostentyp als Währng nd als Berechnngsart die Smme. Anschließend geben wir Kostenschätzngen direkt bei den betreffenden Zweigen ein, die Prodktmaterialien entsprechen. Nach der Eingabe einer Zahl wird der Gesamtbetrag mgehend im den übergeordneten Zweig angezeigt. Sobald nee Werte eingeben oder Werte hinzfügt werden, findet atomatisch eine Neberechnng der Kosten in den übergeordneten Zweigen statt. Bei den Berechnngen werden mehrere Ebenen der Zweighierarchie berücksichtigt. So können wir nicht nr die Gesamtsmme für alle bereitzstellenden Materialien berechnen, sondern ach für jeden der Themenbereiche ein Zwischenergebnis ermitteln. Ach bei einer Umstrktrierng der Zweige, werden alle Zahlenangaben nmittelbar entsprechend angepasst. Mit der Möglichkeit zr Nestrktrierng in Kombination mit sofortiger Neberechnng ist ein äßerst leistngsstarkes Instrment verfügbar. Die Aswirkngen der Umstrktrierng af die Zwischenergebnisse nd Gesamtergebnisse können hier nmittelbar abgelesen werden. Somit lassen sich schnell nd einfach Szenarien drchspielen, z.b. wie sich die Verschiebng von bestimmten Aktivitäten - hier die Erstellng bestimmter Materialien - in späteren Phasen af die Bdget-Planng aswirkt. Abb. 5: Bdgetplanng für das benötigte Material Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, Alzena, Detschland - Seite 10

12 Für das Drchspielen von Szenarien steht noch eine weitere Option zr Verfügng: das Arbeiten mit visellen nd textellen Tags (Zweig-Markierngen) nd mit daraf definierbaren Filtern. Mit visellen Markierngen kennzeichnen wir nsere Materialien im Beispiel als notwendig (Prio 1) oder als optional (Prio 2). Dann wenden wir einen Filter af Priorität 1 an nd zeigen damit nr die Kosten für Materialien an, die notwendig sind. Die Kosten werden stets atomatisch bezüglich der jeweils sichtbaren Zweige ne berechnet. So lassen sich drch verschiedene Tags nd Filter ganz schnell verschiedene Szenarien drchspielen. Es wäre hier ach möglich, Tags für die verschiedenen Materialtypen einzführen nd anschließend drch Anwendng entsprechender Filter die Gesamtkosten pro Materialtyp z ermitteln. Drchspielen verschiedener Szenarien oder ach zr Konzentration af bestimmte Zweige nd die dazgehörigen Kosten. Darüber hinas konnten wir dies alles innerhalb der Map erledigen. Es war also kein Medienbrch oder eine Informationsübertragng in andere Tools erforderlich. 3.4 Afgabenplanng Nach einer Schätzng der Kosten wissen wir, welche Materialien in welchem Umfang hergestellt werden können, ohne dass das Bdget überschritten wird. Jetzt können wir ns m die konkrete Afgabenplanng nd die Schätzng des zeitlichen Afwands kümmern. Abb. 6: Afgabenplanng in einer Map mit interaktivem Gantt-Diagramm Mit den gezeigten intitiven nd einfachen Strktrierngsmöglichkeiten können wir jetzt ach sehr effizient einen Projektstrktrplan afstellen. Jedem einzelnen Zweig, der eine Afgabe repräsentiert, können dann Afgabenattribte wie Priorität, Stats, Anfangs- nd Enddatm, Daer, Afwand nd Ressorcen zgewiesen werden. Über Symbole für Prioritäts- nd Statsangaben erkennen wir schnell, welche Afgaben in der Map besonders wichtig sind. Aßerdem können wir nach Afgabenattribten filtern, m ns af ganz bestimmte Afgaben z fokssieren. Darüber hinas lassen sich ach Abhängigkeiten zwischen Afgaben definieren, wenn z.b. eine Aktivität nicht vor Fertigstellng einer anderen gestartet werden kann. Mindjet nterstützt die bekannten Afgabenabhängigkeiten in Form von Ende-Start-, Start-Ende-, Start-Start- nd Ende-Ende-Beziehngen. Start- nd Enddaten werden je nach Abhängigkeitsbeziehng atomatisch angepasst. Die viselle Darstellng nd die Interaktivität ermöglichen eine schnelle Afstellng von Kosten nd Bdgetplänen. Aßerdem sind dank des visellen, hierarchischen Charakters Zwischenergebnisse nd Abhängigkeiten schnell erkennbar nd nachvollziehbar. Pläne können effizient erweitert nd mstrktriert werden. Markierngen eignen sich zr Kennzeichnng von Zweigen, Filter zm Zr schnellen Planng der Anfangs- nd Enddaten können wir Afgaben ach einfach im interaktiven Gantt-Diagramm definieren. Hier lassen sich die Anfangs- nd Endtermine leichter bearbeiten, weil die Daten in der grafischen Zeitleiste transparenter nd übersichtlicher sind. Alle Änderngen im Gantt-Diagramm werden in Echtzeit af die Afgaben in der Map angewendet. Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, Alzena, Detschland - Seite 11

13 Bei Bedarf kann ach die Gesamtzeit, die zr Umsetzng des Projekts nötig ist, atomatisch in der Afgabenhierarchie berechnet werden. Hierz können wir einen Stammzweig definieren, bis z dem die Afgabeninformationen atomatisch afgerollt nd berechnet werden sollen. Af diese Weise erkennen wir sofort die kmlierten Werte von Zeitspannen, die drch Anfangs- nd Enddatm definiert sind, die jeweilige Daer, den Afwand nd den Stats jeder Afgabe, der andere Afgaben ntergeordnet sind. Alle Werte werden direkt ne berechnet, sobald es Änderngen an Afgabenattribten gibt. Zentralisierte Afgaben ermöglichen ns aber ach sowohl im gewählten Afgaben-Management-System sowie ach in Maps nterschiedliche nd individalisierbare Sichtweisen z generieren (Innerhalb von Maps wird dies drch Abfragen realisiert, die später beschrieben werden). All diese Ansichten werden atomatisch synchronisiert. Drch die SharePoint-Integration können ach Personen af in Maps generierte Afgaben zgreifen, die keinen Zgriff af Mindjet Prodkte haben. Ach hier zeigt sich wieder, wie intitiv nd einfach es ist, einen Plan z strktrieren, ne anzordnen oder z erweitern. Die Visalisierng erleichtert das Verständnis der Rahmenziele in nserem Plan. Drch Markierngen lassen sich wichtige Afgaben schnell erkennen oder wir können nach bestimmten Attribten filtern. Aßerdem kann jede Afgabe drch weitere Informationen, etwa spezifische Notizen oder drch Links af andere Dokmente ergänzt werden. Af diese Weise können wir mehr Kontext mit zsätzlichen Inhalten bereitstellen, Afgaben werden dadrch klarer nd wichtige Informationen lassen sich schnell nd leichter im Afgabenkontext finden nd wiederfinden. 3.5 Synchronisierng mit Mindjet-Tasks oder Microsoft SharePoint Wir zeigen nn, wie Afgaben mit Microsoft SharePoint oder mit nserem Social Task Management- System Mindjet-Tasks synchronisiert werden können. Damit werden Afgaben an einem zentralen Ort gespeichert. Wir können hierdrch weitere Afgaben-Management-Fnktionen ntzen, die drch Microsoft SharePoint oder in Mindjet-Tasks zr Verfügng gestellt werden (etwa weitere Afgabenattribte, Kommentare, Verfolgen von Aktivitäten nd Änderngen sw.). Zm Export nd zr Synchronisierng der Afgaben in der Map markieren wir die Afgaben nd wählen anschließend in der Mltifnktionsleiste den Befehl Afgaben senden an. Im Dialogfeld besteht die Möglichkeit, Projekte wahlweise mit Mindjet-Tasks oder mit Microsoft SharePoint-Sites nd -Bibliotheken z synchronisieren. Danach sind alle Afgaben in der Map mit den ne erstellten Afgaben in Mindjet-Tasks oder in Microsoft SharePoint synchronisiert. Jede Afgabe in der Map wird mit einem Link versehen, über den Sie schnell z den entsprechenden Afgaben in Mindjet-Tasks oder Microsoft SharePoint gelangen. Ach zsätzlich bereitgestellte Afgabenattribte sind nn für jede Afgabe in der Map verfügbar (siehe Abb. 7). Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, Alzena, Detschland - Seite 12

14 Ressorcen wählen. Nach dem Speichern der Änderngen werden die Afgaben mit der Map synchronisiert. Die entsprechenden Ressorcen werden an den Zweigen drch entsprechende Ressorcen-Tags angezeigt. Wir können jetzt ach nach diesen Ressorcen filtern. Abb. 7: Mit Microsoft SharePoint synchronisierte Afgaben 3.6 Ressorcen zweisen In nserem Plan fehlen nn noch die verantwortlichen Personen, die die jeweiligen Afgaben drchführen sollen. Daher weisen wir nn den Afgaben in der Projekt-Map entsprechende Ressorcen z. Mit Mindjet-Tasks: In Mindjet-Tasks können wir alle Ressorcen zentral definieren. In der Map greifen wir über den Bereich Afgabeninfo daraf z. Alle in Mindjet-Tasks eingerichteten Ressorcen stehen hier atomatisch zr Verfügng. Wir markieren Zweige nd wählen im Bereich Afgabeninfo ein Teammitglied als Ressorce as. 3.7 Ressorcenkonflikte lösen In Mindjet Maps lassen sich ach Ressorcenkonflikte identifizieren. Wenn eine Ressorce überlastet oder nicht voll asgelastet ist, werden viselle Hinweise (rote nd grüne Kennzeichnngen) an den betreffenden Zweigen nd ach im Gantt-Diagramm angezeigt (siehe Abb. 8). Drch Filtern nach den betreffenden Ressorcen nd über das Gantt-Diagramm können die Ursachen der Konflikte leicht ermittelt werden. Wenn eine Afgabe im Gantt-Diagramm verschoben oder verändert wird, ändern sich ach die entsprechenden Afgabenattribte in der Map; die Änderngen werden dann drch Synchronisierng mit Mindjet-Tasks oder Microsoft SharePoint ach dort wirksam. Mit Microsoft SharePoint: Hier wählen wir den Link der Afgabe, der während der Synchronisierng erstellt wrde. Darafhin wird im integrierten Browser das Afgabendialogfeld von SharePoint geöffnet (siehe Abb. 7). Hier können wir nn über die SharePoint-Bentzeroberfläche die gewünschten Abb. 8: Ressorcenkonflikte mit Map nd Gantt-Diagramm aflösen Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, Alzena, Detschland - Seite 13

15 3.8 Umsetzng nd Controlling Wir sind nn in der Lage, Afgaben nd Ressorcen alternativ in einer Map, in Mindjet-Tasks oder in Microsoft SharePoint z verwalten nd z verfolgen. Im Folgenden sehen wir ns an, wie wir die verschiedenen Umgebngen vorteilhaft für ns ntzen können, m die Afgaben mzsetzen nd z überwachen. 3.9 Afgaben mit Mindjet-Tasks verwalten In Mindjet-Tasks sind die Afgaben in einer persönlichen Afgabenliste sowie innerhalb von Projekten organisiert. Die persönliche Liste mfasst alle Afgaben aller Projekte, die einem selbst zgewiesen sind (Afgaben müssen aber nicht zwangsläfig einem Projekt zgeordnet sein). Die Afgaben in Mindjet-Tasks weisen ebenfalls die typischen Afgabenattribte af, darüber hinas stehen aber noch weitere leistngsstarke Fnktionalitäten für die Zsammenarbeit nd das Verwalten von Afgaben nd Projekten zr Verfügng. Eine intelligente Priorisierngsfnktion ordnet Afgaben atomatisch nach deren Wichtigkeit an. Sie berht af einem Algorithms (hier ist ein Patent angemeldet), der mehrere Attribte nd Kriterien zr Ermittlng einer Rangfolge berücksichtigt. Ressorcen werden in Mindjet Tasks zentral angelegt nd stehen in den sogenannten Verbindngen zr Verfügng. Neben den Bentzern im Unternehmen können hier ach Gäste eingeladen werden, denen man ach Afgaben zordnen kann. Somit wird hier die Arbeit mit Externen af einfache Weise ermöglicht, ohne dass diese eine Lizenz benötigen. Abb. 9: Bentzeroberfläche von Mindjet-Afgaben Neben einer Ressorce, die für die Bearbeitng bzw. als Verantwortlicher einer Afgabe definiert wird, gibt es ach das Konzept der so genannten Follower. Personen können einer Afgabe aber ach einem Projekt als Follower zgewiesen werden. Sie können dadrch über den Stats nd Fortschritt der Afgabenbearbeitng informiert werden, selbst wenn ihnen gar keine Afgaben zgewiesen sind. Follower haben die Möglichkeit, af Projekt- oder Afgabenebene Kommentare einzfügen, wodrch an zentraler Stelle transparent kommniziert werden kann. Statt zahllose s mit Anhängen an nterschiedliche Empfänger z senden, gibt es nn einen zentralen Bereich, der die gesamte Kommnikation nd alle relevanten Informationen enthält. Selbst Dokmente können an Afgaben angehängt werden. In Mindjet-Tasks können Zgriffsrechte definiert werden. Damit lässt sich flexibel festlegen, wer, was sehen oder bearbeiten darf. Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, Alzena, Detschland - Seite 14

16 Alle Änderngen an Afgaben oder Projekten, etwa die Erstellng neer Afgaben bzw. Projekte, Bearbeitngen oder das Hinzfügen von Kommentaren, werden vom System verfolgt, nd alle Beteiligten können diese in Aktivitätslisten verfolgen. Zsätzlich werden Teammitglieder per über Änderngen informiert (sofern sie diese Form der Benachrichtigng wünschen). Gibt es an einzelnen Afgaben in Mindjet-Tasks Statsänderngen werden diese Änderngen mit den entsprechenden Afgaben in Maps synchronisiert nd mgekehrt. Afgaben in Maps sind mit den Afgaben in Mindjet-Tasks verlinkt, was schnelles Navigieren zwischen den Afgaben in beiden Systemen ermöglicht Afgaben in Microsoft SharePoint verwalten Nach der Synchronisierng der Afgaben mit einer SharePoint-Afgabenbibliothek stehen alle Afgaben in der entsprechenden Afgabenbibliothek zr Verfügng nd wir können die Fnktionalitäten von Microsoft SharePoint ntzen. Wir gehen für dieses White Paper davon as, dass dem Leser der Umgang mit Microsoft SharePoint vertrat ist, weshalb wir die Thematik hier nicht weiter vertiefen werden. Änderngen an Afgaben in SharePoint werden drch Synchronisierng in Maps übertragen nd mgekehrt. So werden Redndanzen vermieden nd alle Informationen bleiben synchron Afgaben in einer Map verwalten nd verfolgen Wir sind in der Lage, Afgaben in Mindjet-Tasks oder in Microsoft SharePoint zentral z verfolgen nd gemeinsam z bearbeiten. Da alles synchronisiert wird, sind alle Afgabenstatsänderngen sofort ach in der initialen zgehörigen Map verfügbar. Wir können nn ach bei der Afgabenverfolgng von den Vorteilen der Map profitieren: Flexibilität, besserer Überblick, Integration weiterer Informationen, Filtern sw. Darüber hinas können wir ach bei der Verfolgng mit dem Gantt-Diagramm arbeiten. Und die Map bietet die Möglichkeit, jede der Afgaben drch Hinzfügen weiterer Informationen in einen breiteren Kontext z stellen. Jede Afgabe in der Map ist mit der entsprechenden Afgabe in SharePoint drch einen Link verknüpft. Wenn Sie af den Link klicken, wird die Afgabe in der Map im integrierten Browser geöffnet (siehe Abb. 7). So können Sie die Afgabe in der Map nd in der SharePoint- Bentzeroberfläche im Fensterbereich rechts sehen - nd haben damit alles in einem einzigen Kontext verfügbar. Im integrierten Browser können Sie die Afgabe bearbeiten, sofern Sie die erforderlichen Bearbeitngsrechte für die Afgabe haben. Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, Alzena, Detschland - Seite 15

17 In der Projekt-Map können wir mühelos prüfen, welchen Stats die Afgaben haben nd wir sehen sofort, welche Afgaben überfällig sind. Überfällige Afgaben nd kritische Bereiche sind in der Map nd im Gantt-Diagramm farblich gekennzeichnet, sodass sie af jeder Ebene der Afgabenhierarchie problemlos z erkennen sind. Die Farben hierz lassen sich individell konfigrieren. Wir können nach diesen Markierngen nd anderen kritischen Afgaben-Attribten (z.b. Stats) Filtern, sodass sich die Ansicht in der Map mühelos af kritische Bereiche redzieren nd fokssieren lässt. konfigrierbaren, projektübergreifenden Abfragen bietet die Möglichkeit, eine solche Übersicht z erstellen. Abfragen über Afgaben in Mindjet (sowohl für Mindjet-Tasks als ach für Microsoft SharePoint) ermöglichen die Erstellng einer großen Zahl dieser visellen Dashboards, von denen ein jedes nach ganz nterschiedlichen, individellen Anforderngen konfigriert werden kann. Bei kritischen Afgaben können wir drch Hinzfügen von Unterzweigen weitere Details, etwa eine Begründng dafür, warm eine Afgabe nicht fertig gestellt worden ist, weiterführende Notizen oder Afgaben für die Behandlng von Asnahmen, ergänzen. Dadrch erhalten wir nicht nr eine mfassende Übersicht über alle Informationen, sondern überdies eine leistngsstarke Grndlage für die Dokmentation nd Berichterstellng - ach für Eskalationen. Droht eine Kostenüberschreitng, so können wir in bestimmten Bereichen direkt eingreifen nd die verbleibenden Kosten sowie mögliche Änderngen an Afgaben in derselben Map ne planen. Alle Änderngen an Afgaben in der Map werden sofort mit Mindjet-Tasks oder Microsoft SharePoint synchronisiert. So sind stets alle Informationen in jeder Ansicht aktell. Da Afgaben ansichts- nd systemübergreifend synchronisiert werden, können wir für Verfolgng nd Controlling die am besten geeignete Ansicht wählen Viselle Afgaben-Dashboards Da Angehörige eines Teams i.d.r. gleichzeitig an verschiedenen Projekten nd Afgaben arbeiten, benötigen Team-Leads individelle Übersichten über alle Afgaben, deren Stats nd das gesamte Arbeitsafkommen der Teammitglieder bezüglich aller Projekte. Ein viselles Dashboard mit mehreren Abb. 10: Bentzeroberfläche von Mindjet-Afgaben Möglicherweise benötigt nicht nr die Teamleitng nterschiedliche individelle Ansichten der Afgaben, sondern ach jedes einzelne Teammitglied benötigt seine eigenen Ansichten. Und erfahrngsgemäß nterscheiden sich die Anforderngen ganz beträchtlich. Jeder Beteiligte kann jetzt seine eigenen visellen Dashboards einrichten, indem er einfach af seine Bedürfnisse zgeschnittene Abfragen in seinen eigenen Maps ntzt. Mit Abfragen lassen sich verschiedene Arten von Bedingngen vorgeben. Man kann z.b. eine Abfrage definieren, die nach Afgaben scht, die as einem bestimmten Projekt oder as einer SharePoint- Afgabenbibliothek stammen nd die hierbei wieder bestimmte, weitere Kriterien erfüllen. Es können hier bestimmte Wertekriterien für Ressorcen, für das Anfangs- nd Enddatm oder Statswerte (Fortschrittswerte) nd mehr definiert werden. Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, Alzena, Detschland - Seite 16

18 4. Projektmanagement-Fnktionalitäten im Überblick Einige Beispiele: Wenn Sie ein Team-Meeting anberamen möchten, m die projektübergreifenden Afgaben für die lafende Woche z besprechen, definieren Sie einfach entsprechende Abfragen für jedes Projekt (siehe Abb. 10). Setzen Sie die Fälligkeitsdaten entsprechend af die Woche fest, wobei ach generische Angaben wie diese Woche verwendet werden können. Für ein Vieragengespräch mit einem bestimmten Teammitglied können Sie dieselbe Map verwenden nd nach der entsprechenden Ressorce in der Map filtern. Sie können aber ach für jedes Teammitglied in der Map eine spezifische Abfrage einrichten. Ein Teammitglied kann projektübergreifend eine Übersicht über all seine eigenen Afgaben in allen Projekten erstellen. Daneben lassen sich weitere Abfragen hinzfügen: eine nach allen Afgaben für den lafenden Tag nd eine nach allen Afgaben für die gesamte Woche. Und vieles mehr Sie müssen die Dashboards nr einmal einrichten, da sie atomatisch aktalisiert werden nd stets die neesten Daten entsprechend den Bedingngen, die in den Abfragen definiert wrden, anzeigen. Ach wenn jeder seine eigenen Afgabenansichten erstellt, ergeben sich keine Redndanzen, da alle Daten atomatisch über alle Maps nd Afgabenmanagementsysteme hinweg atomatisch synchronisiert werden Mobiles Arbeiten Es sei hier nr der Vollständigkeit halber erwähnt, dass es spezifische Apps für Android nd ios gibt, die neben dem Zgriff nd dem Bearbeiten von Maps ach spezielle Bentzer-Interfaces für Mindjet- Tasks zr Verfügng stellen. Projektinitialisierng Definition nd Evalierng der Ziele Strategische Planng Brainstorming (ach methodengestützt) Problemdefinition (ach methodengestützt) Recherche Entscheidngsfindng Kosten- nd Bdgetplanng Projektplanng Projektvorlagen Basisplan Kostenplanng Zentralisierte Definition nd Kalklation der Ressorcenkosten Afgabenattribte (Anfangs-/Enddatm, Prioritäten, Stats, Ressorcen, Daer, Afwand, Meilenstein) Abhängigkeiten zwischen Afgaben (Ende-Start, Start-Ende, Ende-Ende, Start-Start) Pfferzeiten für Afgaben Projektstrktrplan (PSP) Atomatisierte Afgaben-Roll-Ups (Stats, Anfangs-/Enddatm, Daer, Afwand) im PSP Interaktives Gantt-Diagramm Lokales Ressorcenmanagement (projektbezogen) Globales Ressorcenmanagement Risikomanagement Projektmsetzng nd Controlling Afgabensynchronisierng mit Microsoft Otlook Afgabensynchronisierng mit Microsoft SharePoint Afgabensynchronisierng mit Mindjet Social Task Management Statsverfolgng Statsverfolgng mit Gantt Berichterstellng/Dokmentation Afgaben-Dashboards a k a a f k Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, Alzena, Detschland - Seite 17

19 Allgemeine Fnktionen nd Vorteile Effektive nd kürzere Meetings Transparente Kommnikation Datenintegration (Microsoft Otlook, Microsoft SharePoint, Microsoft Excel, Datenbanken sw.) Export (Microsoft Project, Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Excel, HTML sw.) Import (Microsoft Project, Microsoft Word, MPX) Dokmentverwaltng Methodische Unterstützng (PMI, PRINCE2, GTD, SCRUM sw.) Viselle nd textbasierte Tags nd Filter Weitere Vorteile der Plattform COM-basierte API (erlabt die Entwicklng weiterer Datenintegrations- nd Export-/Importmöglichkeiten) Web-Client in der Clod Web-Client in SharePoint (erfordert Mindjet On-Premise für SharePoint) Simltane Bearbeitng von Maps in der Clod Simltane Bearbeitng von Maps in SharePoint Mobile Apps für die Clod Mobile Apps für SharePoint 5. Zsammenfassng In diesem White Paper haben wir Kriterien zr Klassifizierng von Bsiness Projekten nd Bsiness Afgaben sowie Enterprise Projekten entwickelt. Wie sich gezeigt hat, haben Bsiness Projekte nd Bsiness Afgaben ihre ganz speziellen Anforderngen. Während Enterprise Project-Management- Systeme z komplex sind, als dass sie den Anforderngen von Bsiness Projekten wirklich gerecht werden könnten, stellt Mindjet ein leistngsstarkes Instrment zr Unterstützng solcher Projekte bereit, das a in Kürze verfügbar ganz ohne Medienbrüche die nötige Flexibilität bietet nd zwar über die gesamten Projektzyklen hinweg. Das beginnt mit dem flexiblen Sammeln nd Strktrieren von Ideen in der Initialisierngsphase, geht dann in die Phase der Planng nd Bdgetierng aller Aktivitäten über nd mündet schließlich im Delegieren, Verfolgen nd Überwachen aller sich ergebenden Afgaben. Die Integrationen mit Mindjet-Tasks nd Microsoft SharePoint erlaben es, über verschiedene Ansichten von Afgaben nd Projekten effektiv zsammenzarbeiten. Es lassen sich viselle Maps oder eher afgabenorientierte nd lineare Ansichten verwenden, je nachdem, welche Darstellngsform sich besser zr effizienten Erledigng der Arbeit eignet. Die zentrale Speicherng der Afgaben nd die systemübergreifende Synchronisierng ermöglichen das Erstellen von leistngsstarken visellen Afgaben-Dashboards in Maps, ohne Redndanzen z erzegen. Darüber hinas haben wir daraf hingewiesen, dass Mindjet ach für das Enterprise Project Management gentzt werden kann, sofern bestimmte Kriterien erfüllt sind. Ach wenn die Mindjet Lösng die Systeme für klassisches Enterprise Project Management nicht ersetzen kann, so kann sie diese Systeme doch gewinnbringend ergänzen, etwa in Projektphasen, in denen diese Systeme sich afgrnd ihrer Komplexität nicht eignen (etwa in der Initialisierngsphase nd in kreativen Phasen). Mindjet ist das Tool der Wahl für Bsiness Projekte nd Bsiness Afgaben, denn Mindjet erfüllt gena die Anforderngen in dieser Klasse von Projekten nd Afgaben, die herkömmliche Tools offen lassen. Mindjet GmbH. Mindjet nd das Mindjet Logo sind Marken von Mindjet LLC. SharePoint, Excel, Word, PowerPoint, Otlook nd Project sind Marken der Microsoft Corporation. Scrm ist eine Marke von Scrm.Org. Prince 2 ist eine Marke des Office of Government Commerce. PMI ist eine in den USA nd in anderen Ländern eingetragene Marke des Project Management Institte. GTD ist eine Marke der David Allen Company. GPM nd IPMA sind Marken der Detsche Gesellschaft für Projektmanagement e.v. Mindjet GmbH - Siemensstrasse 30, Alzena, Detschland - Seite 18

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