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1 Leitfaden für die Vergabe von Aufträgen durch Unternehmen bei Förderungen aus dem Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE) und im Rahmen der Förderrichtlinie Energiewende in Unternehmen Stand: 15. Dezember 2016 Dieses Dokument ist ein Infoblatt und stellt keine Rechtsberatung dar. Vergaberechtliche Vorschriften sollen die wirtschaftliche und sparsame Verwendung öffentlicher Mittel gewährleisten sowie einen transparenten und diskriminierungsfreien Wettbewerb unter Auftragnehmern garantieren. Öffentliche Auftraggeber sind zur Anwendung der Vorschriften des öffentlichen Vergaberechts verpflichtet. Wenn private Unternehmen öffentliche Fördermittel erhalten, um Projekte umsetzen zu können, haben die Unternehmen bei der Vergabe von Aufträgen an Dritte meist ebenfalls das öffentliche Vergaberecht zu beachten. Dies ergibt sich aus den Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P), die bei Annahme der Förderung zu beachten sind.nr. 3 der ANBest-P legt fest, dass für die Vergabe von Aufträgen grundsätzlich auch private Zuwendungsempfänger das öffentliche Vergaberecht inhaltlich wie formal beachten müssen. Bei Verstößen gegen die vergaberechtlichen Regelungen der ANBest-P droht eine Kürzung der Förderung. Im Rahmen der Förderrichtlinie Energiewende in Unternehmen der Behörde für Umwelt und Energie wurden unter Punkt 5.1 und 5.2 Erleichterungen der Vergabeverfahren ermöglicht. Die folgende Vereinfachung gilt aber nur, wenn das Projekt zu nicht mehr als 50 Prozent aus öffentlichen Mitteln finanziert wird: 5.1 Für die Anwendung der Nummer 3 ANBest-P gilt abweichend: Werden die förderfähigen Ausgaben eines Projektes zu nicht mehr als 50 Prozent aus öffentlichen Mitteln finanziert, sind Aufträge nur an fachkundige und leistungsfähige Anbieterinnen und Anbieter nach wettbewerblichen Gesichtspunkten zu wirtschaftlichen Bedingungen zu vergeben. Ab einem Auftragswert von ,- Euro (ohne Umsatzsteuer) sind mindestens drei Angebote einzuholen und die Begründung der Vergabeentscheidung zu dokumentieren. Falls die Einholung von mindestens drei Angeboten nicht möglich sein sollte, ist auch dies zu begründen. In geeigneten Fällen sind insbesondere kleine und mittlere Unternehmen bei der Auftragsvergabe zu berücksichtigen. Weitergehende Bestimmungen, die das zu fördernde Unternehmen zur Anwendung von Vergabevorschriften verpflichten, bleiben unberührt. 5.2 Die Anlage 3 der Verwaltungsvorschriften zu 46 der Landeshaushaltsordnung die Baufachlichen Nebenbestimmungen (NBest-Bau) findet keine Anwendung. 1

2 Geltungsbereich der Vergabeerleichterung gem. 5.1 der Förderrichtlinie Anhand des unteren Schemas kann überprüft werden, welche vergaberechtlichen Regelungen für das Unternehmen im Rahmen der Umsetzung des geförderten Projektes gelten. Erhält das Unternehmen mehr als 50% öffentliche Mittel für das Projekt? nein Anwendung Ziff. 5.1 der Förderrichtlinie Energiewende in Unternehmen ja Anwendung der vergaberechtlichen Regelungen gemäß ANBest-P Auftragswert ab Auftragswert unter Einholung von mind. 3 Angeboten Vergabe zum Marktpreis Vollständige und fortlaufende Dokumentation der Vergaben Anwendung der Vergabeerleichterung gem der Förderrichtlinie Auszug aus der Förderrichtlinie Werden die förderfähigen Ausgaben eines Projektes zu nicht mehr als 50 Prozent aus öffentlichen Mitteln finanziert sind Aufträge nur an fachkundige und leistungsfähige Anbieterinnen und Anbieter Erläuterung Achtung, es ist nicht nur die Förderung aus dem Programm Energiewende in Unternehmen zu berücksichtigen, sondern es sind auch weitere öffentliche Mittel zu berücksichtigen, wenn diese in die Finanzierung einfließen. Als fachkundig ist ein Unternehmen anzusehen, wenn es über die für den Auftrag notwendigen Fachkenntnisse und Erfahrungen verfügt. Leistungsfähig ist, wer als Unternehmen über die personellen, technischen, finanziellen und kaufmännischen Mittel verfügt, um 2 Vom Unternehmen zu dokumentieren Gesamtkalkulation des Projekts. Vom Auftragnehmer sollen entsprechende Erklärungen und/oder Nachweise (z.b. Referenzen und Qualifikationsnachweise) vor der Auftragsvergabe eingeholt und dokumentiert werden. Grundsätzlich kann der Auftraggeber auch Eigenerklärungen des

3 nach wettbewerblichen Gesichtspunkten zu wirtschaftlichen Bedingungen zu vergeben. Falls die Einholung von mindestens drei Angeboten nicht möglich sein sollte, ist auch dies zu begründen. Weitergehende Bestimmungen, die das zu fördernde Unternehmen zur Anwendung von Vergabevorschriften verpflichten, bleiben unberührt. den Auftrag fachlich einwandfrei und fristgerecht ausführen zu können. Auftragswert < 25 TEUR: Vergabe des Auftrags zum Marktpreis Auftragswert ab 25 TEUR: Einholung von mindestens drei Angeboten und schriftliche Begründung der Beauftragungsentscheidung. Immer ist das wirtschaftlichste Angebot zu wählen. Dies bedeutet nicht zwangsläufig das günstigste sondern das Angebot mit dem besten Preis- Leistungs-Verhältnis. Dies sollte die absolute Ausnahme und aus objektiven Gründen geboten sein (z.b. Erweiterung einer technischen Anlage, die aus Gewährleistungsgründen nur durch den Hersteller der bestehenden Anlage vorgenommen werden darf). Unternehmen können z.b. auf Grund des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) verpflichtet sein, vergaberechtliche Regelungen zu beachten. Die Regelungen für das Programm Energiewende in Unternehmen haben hierauf keine Auswirkungen. Ob das geförderte Unternehmen weitergehende Bestimmungen zu beachten hat, muss es eigenverantwortlich prüfen. Anbieters einholen. Dokumentation des Marktpreises z.b. durch Preisvergleich ausreichend. Auch unterhalb des Schwellenwertes von 25 TEUR dokumentiert die Einholung von mindestens 3 Angeboten am besten den Marktpreis. Die eingegangen Angebote sind aufzubewahren. Im Vergabevermerk ist die Entscheidung über die Zuschlagserteilung schriftlich zu begründen und zu dokumentieren. Schriftliche Begründung für den Verzicht auf die Einholung von Vergleichsangeboten. Alle weiteren Nachweispflichten für vergaberechtliche Regelungen. Auf das Merkblatt Informationen zum Vergaberecht bei öffentlichen Zuwendungen der EFRE-Verwaltungsbehörde wird hingewiesen. Es ist unter zu finden. 3

4 Dokumentation der Vergabe und Aufbewahrung der Vergabeunterlagen Jedes Vergabeverfahren ist von Anbeginn vollständig, zeitnah und fortlaufend zu dokumentieren. Dabei sind die einzelnen Stufen des Verfahrens sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festzuhalten. Dazu gehört zum Beispiel die Dokumentation der Wahl der Vergabeart (z.b. Preisrecherche, schriftliche Einholung von Angeboten), der Kommunikation mit möglichen Auftragnehmern, der Anschreiben, der Leistungsbeschreibung, der eingegangenen Angebote, der Gründe für Auswahlentscheidungen und des Vertrags. Um die Übersichtlichkeit zu erhalten, ist über jedes Vergabeverfahren ein Vermerk anzulegen (Anlage 1 Muster Vergabevermerk). In einer Vergabeliste sind alle Vergabeverfahren aufzulisten. Sie ist eine Aufstellung über alle vergebenen Liefer-/Leistungs- oder Bauaufträge entsprechend dem vorgegebenen Muster (Anlage 2 Muster Vergabeliste). Die Vergabeliste ist laufend fortzuführen. Bei jedem Zwischen- und Verwendungsnachweis ist die Vergabeliste einzureichen. Die mit der Förderung zusammenhängenden Originalunterlagen (einschließlich der Dokumentation zu den Vergabeverfahren) sind beim geförderten Unternehmen aufzubewahren und den Prüfinstanzen auf Verlangen vorzulegen. Die Originalunterlagen müssen mindestens zehn Jahre nach letzter Auszahlung der Förderung aufbewahrt werden, sofern andere Regelungen keine längere Aufbewahrungsfrist erfordern. Das Vorliegen und der Inhalt der Vergabedokumentation werden im Rahmen von Vor-Ort-Kontrollen überprüft. Kann die Dokumentation im Rahmen der Kontrollen nicht vorgelegt werden, kann dies die Feststellung eines Vergabefehlers zur Folge haben und zum Widerruf des Zuwendungsbescheids mit Rückzahlungsverpflichtung führen. Für Fragen zu diesem Leitfaden steht die IFB Hamburg zur Verfügung: Hamburgische Investitions- und Förderbank Besenbinderhof Hamburg. Internet: Manon Tregret Telefon: 040/ m.tregret@ifbhh.de 4

5 Stand 08/2013 Muster-Vergabevermerk im Rahmen der Förderrichtlinie Energiewende in Unternehmen Inn 1. Daten zum Projekt Projekttitel: Antragsnummer: 2. Art der beschafften Leistung oder Ware unter Bezugnahme auf die genehmigte Projektkalkulation im Antrag Ausführungszeitraum: von Vorab geschätzter Auftragswert: EUR (netto ohne MwSt.), (geschätzt auf Basis von Marktpreisen oder ggfs. Erfahrungswerten) Anzahl der zur Angebotsabgabe aufgeforderten Anbieter/ Firmen: (wenigstens drei Unternehmen sind zur Angebotsabgabe aufzufordern 2 ) bis 3. Ergebnis: Angebotsübersicht (bzw. Preisvergleiche, siehe Fußnote 2) Nr. Anbieter/Unternehmen; Ort Angebot vom Angebotspreis (netto) in EUR Erläuterungen: Wurde von dem Grundsatz abgewichen, dass in geeigneten Fällen insbesondere kleine und mittlere Betriebe bei der Auftragsvergabe berücksichtigt werden sollen? Nein: Ja: Wenn ja, warum? 4. Vergabekriterien Für die Vergabe entscheidend ist/sind: Preis Qualität Umwelteigenschaften Betriebskosten Zweckmäßigkeit Lieferzeit Liefer-/Ausführungsfrist Funktionalität Konstruktion Gestaltung Technischer Wert Kundendienst Bisherige Erfahrung Erläuterungen: 5. Zuschlagserteilung Dem Anbieter/dem Unternehmen wird der Auftrag am erteilt, weil ihr/sein Angebot vom das wirtschaftlichste ist, das die oben angegebenen Kriterien erfüllt. Auftragssumme (netto): Begründung für die Zuschlagserteilung sofern nicht allein der niedrigste Preis das ausschlaggebende Vergabekriterium war: Es wird versichert, einen fachkundigen und leistungsfähigen Auftragnehmer beauftragt zu haben. Datum, Name (in Druckbuchstaben), Unterschrift, Firmenstempel 1 Bei diesem Muster handelt es sich nicht um rechtsverbindliche Vorgaben 2 Im Rahmen der Förderrichtlinie Energiewende in Unternehmen ist bei einem Auftragswert unter lediglich die Vergabe des Auftrags zum Marktpreis zu dokumentieren (z.b. durch Preisvergleiche).

6 Übersicht vergebene Aufträge (Anlage zu Zwischen- oder Verwendungsnachweisen mit Mittelanforderungen) Wichtig: Sofern Aufträge vergeben wurden, ist diese Übersicht auszufüllen INEZ-Nr.: Zuwendungsempfänger: Projektname: Abrechnungszeitraum: (wird von der Behörde für Umwelt und Energie ausgefüllt) Hinweise: - Darstellung nach Positionen wie im Finanzierungsplan und in der Belegliste sowie in zeitlicher Reihenfolge. - Für jede Ausgabeart ist ein separates Blatt zu verwenden. Vergaben bei Ausgabeposition: Referenz des Vergabeverfahrens* (z.b. Aktenzeichen) Vertragsgegenstand Laufende Nummer(n) in der Belegliste Laufende Nummer(n) in früher eingereichten Beleglisten (bitte jeweils Nummer und Datum der eingereichten Belegliste auflisten) (aus Finanzierungsplan zu übernehmen) Vertragsart (nur für Vergaben im oberschwelligen EU-Bereich durch öffentliche Auftraggeber)** Geschätzter Auftragswert vor Beginn des Vergabeverfahrens Vertragswert in Euro (ohne USt.) Mit dem aktuellen Mittelabruf neu geltend gemachte Ausgaben in Euro (ohne USt.) Gesamthöhe aller bisher geltend gemachten Ausgaben in Euro (ohne USt.) Art des Auftragsvergabeverfahrens*** Name des Auftragnehmers *Hinweis: Die Dokumentation des jeweiligen Vergabeverfahrens wird im Rahmen der Vor-Ort-Kontrolle überprüft. Nicht ordnungsgemäß durchgeführte und/oder dokumentierte Verfahren können zu einem auch teilweisen Widerruf der Zuwendung führen. Vgl. Merkblatt "Informationen zum Vergaberecht bei öffentlichen Zuwendungen" (EFRE-Handbuch). ** falls die Auftragsvergabe den Bestimmungen der Richtlinie 2004/17/EG(4), der Richtlinie 2004/18/EG(5) (Arbeitsleistungen/Bereitstellung von Dienstleistungen/Bereitstellung von Waren) oder der Richtlinie 2014/23/EU des Europäischen Parlaments und des Rates+(6) unterliegt. Vgl. Merkblatt "Informationen zum Vergaberecht bei öffentlichen Zuwendungen" (EFRE-Handbuch). *** Bitte hier die Vergaberegeln gemäß Zuwendungsbescheid angeben. Wenn die förderfähigen Ausgaben des Projektes zu nicht mehr als 50 Prozent aus öffentlichen Mitteln (nicht nur EFRE) finanziert werden gilt das vereinfachte Verfahren

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