Die wichtigsten Vorteile. Ihr Nutzen. Inhaltsverzeichnis. Leistungsbeschreibung Personal Office Release 2014

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1 Die wichtigsten Vorteile Übernahme der Bewerberdaten inkl. Bewerberakten als Neuzugang in Personal Office auf Knopfdruck Individuelle Zusatzinformationen durch die Möglichkeit des Einsatzes des Maskendesigners Übertragung individueller Zusatzinformationen des Maskendesigners in das Grundmodul bei der Anlage als Neuzugang in Personal Office Erstellung von Anforderungsprofilen Selbst definierbarer Fragbogen in Bezug auf die jeweiligen Anforderungsprofile Ausgefeilter Profilabgleich Komfortable Selektions- und Filtermöglichkeiten Automatisierter Abwicklung des Schriftverkehrs mit den Bewerbern Automatisierter Dokumentenimport aus Outlook Erstellen von Ausschreibungen in Verbindung mit dem Personal Office Stellenplan Volle Integration in den Personal Office Arbeitsplatz Berechtigungskonzept bis auf die Ebene einzelner Bewerber/innen Verwaltung interner Bewerber Prüfung auf Dubletten Ihr Nutzen Zeitersparnis durch Profilabgleich bei der Auswahl von Bewerberinnen/ Bewerbern nach selbst definierten Anforderungsprofilen Zeitersparnis durch automatisierten Schriftverkehr Zeitersparnis bei Einstellung eines Bewerbers durch automatisierte Datenübernahme, auch aus Maskendesignermasken, in das Grundmodul Inhaltsverzeichnis Integration in den Personal Office Arbeitsplatz 2 Erfassung der Daten zur Person 2 Erfassung des gesamten Schriftverkehrs 3 Erstellen von Serienbriefen 4 Übernahme der Personendaten in die Gehaltserfassung 5 Erstellung eigener Masken 5 Ausschreibungen 6 Profilabgleich 8 Personal Office Seite 1 von 11 Dezember 2013

2 Integration in den Personal Office Arbeitsplatz Das Bewerbermanagement ist integrierter Bestandteil des Personal Office Arbeitsplatzes. Kunden, die das bisherige Modul Bewerberverwaltung PLUS nutzen und gleichzeitig den Personal Office Stelleplan im Einsatz haben, können auf das neue Modul Bewerbermanagement upgraden und die neuen Funktionalitäten wie den Profilabgleich und die Bearbeitung von Ausschreibungen nutzen. Erfassung der Daten zur Person Alle Daten zur Person werden direkt auf der Oberfläche von Personal Office erfasst und unterliegen damit bereits den umfangreichen Prüfungen der Anwendung. Somit ist gewährleistet, dass z.b. die Postleitzahl richtig erfasst wird und die Anrede bereits für KIDICAP PPay zur Verfügung steht. Auch die Dublettenprüfung, d. h. die Prüfung auf bereits im System vorhandene Bewerberinnen/ Bewerber ist möglich. Weiterhin stehen Felder für zusätzliche Bemerkungen bereit. Personal Office Seite 2 von 11 Dezember 2013

3 Erfassung des gesamten Schriftverkehrs Bei entsprechender Lizenzierung kann der gesamte Schriftverkehr mit einer Bewerberin/ einem Bewerber vollautomatisch abgewickelt werden. So werden alle erfassten Daten der Bewerberin/ des Bewerbers bei Bedarf automatisch in die Dokumente eingefügt. Angefangen von der Einladung zum Vorstellungstermin, über die Erstattung der Vorstellungskosten bis hin zur Zusage wird der gesamte Schriftverkehr bezüglich des Bewerbungsvorgangs abgewickelt. Ab dem Augenblick, zu dem eine Bewerberin/ einen Bewerber unter Schriftverkehr bearbeitet werden kann, besteht die Möglichkeit Dokumente - wie beispielsweise den Dienstvertrag, die Erklärung zum Ortszuschlag usw. - für diesen erstellen. Alle diese Dokumente stehen bei Bedarf dann auch unter dem "zukünftigen Personalfall in der elektronischen Personalakte von Personal Office zur Verfügung. Personal Office Seite 3 von 11 Dezember 2013

4 Erstellen von Serienbriefen Auch die Möglichkeit der Erstellung von Serienbriefen ist gegeben. Nach der Erstellung von Textbausteinen und Word Vorlagen stehen die entsprechenden Serienbriefe zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung. Personal Office Seite 4 von 11 Dezember 2013

5 Übernahme der Personendaten in die Gehaltserfassung Per Knopfdruck werden die Daten des ausgewählten Bewerbers bzw. des zukünftigen Mitarbeiters aus dem Bewerbermanagement in das Grundmodul von Personal Office übernommen. Erstellung eigener Masken Mit einer Lizenzierung des Moduls Maskendesigner (auch in den Modulpaketen Plus Pack und Prozessoptimizer enthalten) besteht die Möglichkeit, auch im Bewerbermanagement weitere Masken nach individuellen betrieblichen Anforderungen zu erstellen. So können für die zukünftigen Mitarbeiterinnen/ Mitarbeiter Masken mit einer Vielzahl von Feldern unterschiedlicher Formatierungen für gewünschte Zusatzinformationen, z.b. zur Qualifikation und Eignung der Bewerber/ Bewerberinnen, vollkommen frei definiert werden. Aber auch zukünftige Teilnehmer am Bundesfreiwilligendienst können somit verwaltet werden. Personal Office Seite 5 von 11 Dezember 2013

6 Ausschreibungen Die Masken der Ausschreibung dienen der Erfassung und Dokumentation von unternehmensweiten Ausschreibungen sowie der Erstellung von ausschreibungsrelevanten Dokumenten. Personal Office Seite 6 von 11 Dezember 2013

7 Auf der Maske Profile können für auswählbare Ausschreibungen entsprechende Profile hinterlegt werden. Weiterhin ist es möglich, hier eine Unterscheidung zwischen Anforderungen des Stellenprofils und des Personenprofils zu hinterlegen. Wurden bereits Anforderungsprofile in Form einer Excel-Datei bei der Stelle im Stellenplan hinterlegt, können diese in die Maske Profile übernommen werden. Auf der Mehrfachdatenmaske Bewerbungen können erfasste Bewerber verschiedenen Ausschreibungen zugeordnet werden. Personal Office Seite 7 von 11 Dezember 2013

8 Profilabgleich Mittels der Masken 'Kategorie' und 'Anforderungen' können entsprechende Anforderungskataloge frei erstellt werden. Personal Office Seite 8 von 11 Dezember 2013

9 Die Daten des Anforderungskataloges stehen auf der Maske 'Anforderungsprofile' zur Auswahl und können beliebig vielen Profilen zugewiesen werden. Weiterhin besteht die Möglichkeit, den Kategorien und Anforderungen eine Gewichtung (1-5) zuzuweisen um je nach Profil den Schwerpunkt der Anforderungen anzupassen. Personal Office Seite 9 von 11 Dezember 2013

10 Die erstellten Profile können anschließend einzelnen Ausschreibungen zugewiesen werden. Der Profilfragebogen bietet die Möglichkeit, ein Profil auszuwählen oder Anforderungen hinzuzufügen um für die Bewerberin/ den Bewerber beim späteren Profilabgleich, auch für evtl. andere passende Stellen, einen möglichst vollständigen Fragebogen zur Verfügung zu haben. Gleiche Fragen müssen dabei nicht doppelt ausgefüllt werden, sondern werden aus den vorhandenen Profildaten ergänzt. Personal Office Seite 10 von 11 Dezember 2013

11 Der Profilabgleich gibt anhand der Profildaten und unter Berücksichtigung der einzelnen Gewichtungen einen Überblick, welche Bewerberin/ welcher Bewerber die Anforderungen des gewählten Profils am besten erfüllt. Personal Office Seite 11 von 11 Dezember 2013

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