Diplomarbeit. Konzept zur Einführung eines elektronischen Archivsystems für die Kraftwerke Oberhasli AG. Inhalt

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1 Diplomarbeit Konzept zur Einführung eines elektronischen Archivsystems für die Kraftwerke Oberhasli AG ISI Gerhard Lustig Preis - Diplomarbeit Pia Wittmann - 1 Inhalt Ausgangslage und Aufgabenstellung Ist Analyse Ordnungssystem Metadaten Konzept für die Archivierung Leitfaden Fazit und Rückblick ISI Gerhard Lustig Preis - Diplomarbeit Pia Wittmann - 2 1

2 Ausgangslage & Aufgabenstellung Das Unternehmen KWO Ziele Motivation ISI Gerhard Lustig Preis - Diplomarbeit Pia Wittmann - 3 Die KWO in Zahlen Gegründet 1925 von der BKW FMB Energie AG Aktienkapital: 120 Mio. CHF Anteile: 1/2 BKW, 1/6 Basel-Stadt, 1/6 Stadt Bern, 1/6 Stadt Zürich Personalbestand: ca. 200 (davon 180 in Stromproduktion und 20 im Gastgewerbe) Jahresenergie: 2300 GWh Strom 9 Kraftwerke / 9 Seen, 26 Turbinen 3 Bahnen / 3 Hotels ISI Gerhard Lustig Preis - Diplomarbeit Pia Wittmann - 4 2

3 Die KWO II ISI Gerhard Lustig Preis - Diplomarbeit Pia Wittmann - 5 Die KWO III ISI Gerhard Lustig Preis - Diplomarbeit Pia Wittmann - 6 3

4 Ausbauprojekte KWO plus 5 voneinander unabhängige Projektteile Zur Sanierung und Aufwertung Investitionsvolumen: ca. 1.2 Mia. CHF Dauer des Projektes: Jahre In anderen Bereichen: Vermehrte Kundenausrichtung einzelner Bereiche Prozessoptimierung ISI Gerhard Lustig Preis - Diplomarbeit Pia Wittmann - 7 Aufgabenstellung Entwurf eines Ablage- und Archivierungskonzeptes als Grundlage für die elektronische Archivierung von PDF- Dokumenten ISI Gerhard Lustig Preis - Diplomarbeit Pia Wittmann - 8 4

5 Ziele Dokumentation und Archivierung von komplexen Projekten ohne grossen Mehraufwand für die Mitarbeitenden Vereinfachung der Projektarbeit Rasches Auffinden der Dokumente möglichst kostengünstig ISI Gerhard Lustig Preis - Diplomarbeit Pia Wittmann - 9 Motivation Wie kann einfach, schnell und kostengünstig eine Dokumentenverwaltung erreicht werden? Welche Probleme löst die elektronische Archivierung, welche nicht? Sind Standardarchivierungssysteme auch für KMUs von Interesse? ISI Gerhard Lustig Preis - Diplomarbeit Pia Wittmann

6 Ist Analyse: Befragung Welche Dokumente sind in der KWO im Umlauf Wer erstellt sie Wo und wann werden sie erstellt, bearbeitet und abgelegt Wie lange müssen sie archiviert werden Wer hat Zugriff auf die Dokumente Wie hoch ist der Zeitaufwand für die Erstellung, Bearbeitung, Suche und Ablage von Dokumenten ISI Gerhard Lustig Preis - Diplomarbeit Pia Wittmann - 11 ISI Gerhard Lustig Preis - Diplomarbeit Pia Wittmann

7 Ist Analyse: Auswertung Planarchiv (physisch & elektronisch): ca Pläne, A4 bis A0 und Überformate in der Zentrale, in den Büros vor Ort und bei den Anlagen Geschäftsdokumente (physisch & elektronisch): Diverse Ablagen und Archive der verschiedenen Abteilungen an verschiedenen Orten Bildarchive (physisch & elektronisch): Glasplatten, Fotos, Dias, Filme Projektdokumentation (physisch & elektronisch): Plattform für Zusammenarbeit, individuelle Ablagen ISI Gerhard Lustig Preis - Diplomarbeit Pia Wittmann - 13 Das Ordnungssystem Möglichkeiten der Strukturierung nach - Organisationsstruktur - Prozessorientierter Ansatz (QM) - Geschäftsverwaltung der Bundesverwaltung ISI Gerhard Lustig Preis - Diplomarbeit Pia Wittmann

8 Organigramm ISI Gerhard Lustig Preis - Diplomarbeit Pia Wittmann - 15 Vorschlag für das Ordnungssystem und die sachliche Gliederung A Politik und Strategie B Interne Organisation Ressourcen C Externe Aufgabenerfüllung Operative Prozesse D Dokumente B Ressourcen B.01 Personal B Arbeitsverträge B.02 Finanzen ISI Gerhard Lustig Preis - Diplomarbeit Pia Wittmann

9 Metadaten Dublin Core Metadata Element Set -> 15 Elemente GEVER Strategie des Bundes -> 41 + Elemente Modell von Schärli und Toebak -> 26 Elemente Metadaten aus KWO-Plandatenbank -> 33 Elemente Vorschlag Metadaten Je ein Set für die Plandaten und die Geschäftsdokumente 26 Elemente ISI Gerhard Lustig Preis - Diplomarbeit Pia Wittmann - 17 Vorschlag Metadaten ISI Gerhard Lustig Preis - Diplomarbeit Pia Wittmann

10 Vorschlag Metadaten ISI Gerhard Lustig Preis - Diplomarbeit Pia Wittmann - 19 Konzept für die Archivierung Bewertung und Fristen Bereich Politik und Strategie alle Unterlagen, ohne Frist Bereich Interne Organisation Bewertung nach Ablauf der Frist Bereich Aufgaben Projektdossiers, ohne Frist ISI Gerhard Lustig Preis - Diplomarbeit Pia Wittmann

11 Leitfaden und Empfehlungen Leitfaden Analyse Konzeption Empfehlungen Detaillierte Ist-Analyse der Dokumententypen Entwurf einer einheitlichen IT- und Archivierungsstrategie Digitalisierung des Planarchivs und Neuorganisation des administrativen Archivs ISI Gerhard Lustig Preis - Diplomarbeit Pia Wittmann - 21 Fazit & Rückblick 6 Wochen sind zu kurz für eine praxisbezogene Diplomarbeit Einsicht in die Strukturen eines Unternehmens Die Analyse der Dokumente und ihres Lebenslaufes muss mit längerfristigen Erhebungen erfolgen Schriftgut- und Informationsverwaltung als Managementaufgabe!? ISI Gerhard Lustig Preis - Diplomarbeit Pia Wittmann