Datenübernahme. Anleitung zur Datenübernahme aus voks zu edlohn. Stand: November 2014 eurodata Seite 1 von 18

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1 Datenübernahme Anleitung zur Datenübernahme aus voks zu edlohn Stand: November 2014 eurodata Seite 1 von 18

2 Inhalt 1. Allgemeines Export der Dateien aus voks Import der Daten in edlohn... 8 Stand: November 2014 eurodata Seite 2 von 18

3 1. Allgemeines Die vorliegende Anleitung zur Datenübernahme von Lohndaten aus voks in edlohn soll aufzeigen, welche Schritte zu durchlaufen sind, wenn man Daten in edlohn importieren möchte. Es wird im Ersten Teil dargestellt, wie man die für den Import notwendigen Dateien in voks exportiert. Im nächsten Teil werden die einzelnen Schritte beim Import in edlohn, vom Festlegen des Importzeitpunkts über das Auswählen der Importdateien bis hin zu diversen Einstellungen wie z. B. die Daten für die Finanzbuchhaltung, aufgezeigt. Stand: November 2014 eurodata Seite 3 von 18

4 2. Export der Dateien aus voks Der Import der Daten in edlohn ist auf Basis der DLS-Daten aufgebaut. Die Digitale- Lohn-Schnittstelle ist die Erweiterung der GDPdU-Daten. Diese DLS-Daten sind erforderlich um den Import durchzuführen. In voks sind diese Daten relativ unkompliziert zu erstellen. Wie das im Einzelnen funktioniert, erfahren Sie auf den nächsten Seiten. Die DLS-Daten sind für jeden Mandanten einzeln zu erzeugen. Öffnen Sie dazu den jeweiligen Mandanten für den die Daten zu exportieren sind. Dann landen wir auf den Ihnen bekannten Startbildschirm. Stand: November 2014 eurodata Seite 4 von 18

5 Sobald Sie den Mandanten geöffnet haben, können Sie mit dem Export der DLS- Daten beginnen. Normalerweise öffnet das System den aktuellen Abrechnungsmonat. Zum Erstellen der Exportdateien ist dies nicht unbedingt notwendig, die Daten können auch in einem beliebigen anderen Monat erstellt werden. Wie unten dargestellt, klicken Sie dazu bitte in der oberen Leiste auf den Punkt Extras. Unter Extras finden Sie den Menüpunkt Digitale Lohn-Schnittstelle (GDPdU). Klicken Sie diesen Punkt bitte an. Stand: November 2014 eurodata Seite 5 von 18

6 Es öffnet sich nun ein Fenster. In diesem Fenster können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen. Zum einen legen Sie hier den Exportpfad fest, in welchen Ordner die DLS-Daten abgespeichert werden sollen. Daneben legen Sie den Zeitraum für die Daten fest. Für den Import der Lohndaten ist es ausreichend das aktuelle Jahr zu nehmen. Wie in unserem Beispiel wäre das von 2014 bis Stand: November 2014 eurodata Seite 6 von 18

7 Sind alle Angaben getroffen und die Einstellungen hinterlegt, können Sie den Vorgang mit Klick auf OK starten. Die Dateien werden nun in den entsprechenden Ordner abgespeichert. Das Exportpaket enthält die unten aufgeführten Auswertungen. Sie sehen verschiedene.csv-dateien sowie eine.dtd und eine.xml-datei. Das sind alle Dateien die wir für den Import in edlohn benötigen. Beim Import in edlohn müssen Sie die xml.-datei auswählen, die dazugehörigen.csv- Dateien werden automatisch ausgewählt und in den Importvorgang geladen. Wie genau das funktioniert, wird auf den folgenden Seiten erklärt. Stand: November 2014 eurodata Seite 7 von 18

8 3. Import der Daten in edlohn Im folgenden Abschnitt wird Ihnen aufgezeigt, wie die Daten in edlohn importiert werden können. Voraussetzung hierzu ist, dass in voks die DLS-Daten erstellt wurden. Wie das funktioniert, haben Sie ja im letzten Abschnitt gesehen. In der erstellten DLS-Datei sind die benötigten Angaben bezüglich der Firma und aller Arbeitnehmer enthalten, die dann in edlohn wie folgt importiert werden können. Um den Import durchführen zu können, muss ein beliebiger Mandant bereits geöffnet sein. Unter Mandant Import wählen Sie den Menüpunkt Systemwechsel DLS aus. Wählen Sie die Beraternummer aus, in die die Daten importiert werden sollen. Es öffnet sich ein Assistent, der Sie durch die weiteren Schritte des Importes leitet. Stand: November 2014 eurodata Seite 8 von 18

9 Der Abrechnungsbeginn wird systemseitig aufgrund des aktuell eingestellten Abrechnungsmonats angegeben. Mit Weiter gelangen Sie auf die nächste Seite zu Schritt 2. Hier wählen Sie die XML-Datei aus dem DLS-Export aus, die Sie importieren möchten. Die Arbeitgeber-, Arbeitnehmer- sowie die Sozialversicherungsdaten werden nach Auswahl der XML-Datei automatisch übernommen. Mit Weiter gelangen Sie zu Schritt 3. Stand: November 2014 eurodata Seite 9 von 18

10 Aus den ausgewählten Dateien werden die benötigten Daten systemseitig bereits während des Import-Vorgangs in die entsprechenden Merkmale übernommen. Die Merkmale Bankverbindung, Umlagepflicht ab 2006, Bundesland sowie Finanzamt-Zahlungsart müssen noch von Ihnen erfasst werden. Das Merkmal LSt- Anmeldung Anmeldezeitraum wird systemseitig mit monatlich vorbelegt und muss ggf. von Ihnen abgeändert werden. Mit Weiter gelangen Sie zu Schritt 4. Stand: November 2014 eurodata Seite 10 von 18

11 Die Merkmale Betriebsnummer und Rechtskreis müssen von Ihnen noch erfasst werden. Mit Weiter gelangen Sie zu Schritt 5. Stand: November 2014 eurodata Seite 11 von 18

12 Hier erfassen Sie die Mandantennummer sowie, falls benötigt, den europäischen Branchenschlüssel. Mit Weiter gelangen Sie zu Schritt 6. Stand: November 2014 eurodata Seite 12 von 18

13 Um eine Buchungsliste zu erhalten, muss hier von Ihnen ein Kontenrahmen ausgewählt werden. Die anderen Merkmale sind von Ihnen bei Bedarf zu erfassen bzw. zu bearbeiten. Mit Weiter gelangen Sie zu Schritt 7. Stand: November 2014 eurodata Seite 13 von 18

14 Hier erfassen Sie den geplanten Abrechnungstag sowie die Angaben zum Abrechner bzw. seines Vertreters. Mit Weiter gelangen Sie zu Schritt 8. Stand: November 2014 eurodata Seite 14 von 18

15 Über das Merkmal SV-Beiträge Zahlungsart legen Sie die Zahlungsart für alle Krankenkassen einheitlich fest. sie können dies aber auch später nach dem Import der Daten bei den einzelnen Krankenkassen abweichend erfassen. Mit Weiter gelangen Sie zu Schritt 9. Stand: November 2014 eurodata Seite 15 von 18

16 Hier legen Sie fest, wo das entstehende Importprotokoll gespeichert werden soll. Mit Fertigstellen beenden Sie den Assistenten. Der Import wird nun durchgeführt und nach Abschluss wird Ihnen das Importprotokoll angezeigt. Stand: November 2014 eurodata Seite 16 von 18

17 Im Beispiel wurde der Import ohne Fehler durchgeführt. Ist dies nicht der Fall, werden Ihnen die fehlerhaften Merkmale im Importprotokoll, aufgeteilt nach Firma, Betriebsstätte und Arbeitnehmer, angezeigt. Diese Fehler müssen dann von Ihnen in den jeweiligen Abrechnungsdaten bearbeitet bzw. die Werte erfasst werden. Drucken Sie sich das Importprotokoll zur Bearbeitung aus, da dieses nach dem Schließen in der Anwendung nicht mehr zur Verfügung steht. Sie können es sich aber auch jederzeit nochmals unter dem von Ihnen in Schritt 9 ausgewählten Speicherort ansehen. Stand: November 2014 eurodata Seite 17 von 18

18 Da in den DLS-Dateien verschiedene Daten nicht enthalten sind, müssen einige Merkmale nach erfolgreichem Import noch nachgepflegt werden. Unter anderem sind dies: - UV-Mitgliedsnummer, - Gefahrentarife, - Standard-GTS, - Tätigkeitsschlüssel Höchster allgemeiner Schulabschluss, - Höchster beruflicher Ausbildungsabschluss, - Arbeitnehmerüberlassung und Vertragsform, - Zahlungsart Arbeitnehmer, - Hauptbeschäftigung sowie die - Lohnarten. Sollten noch weitere Merkmale fehlen, werden Sie durch Fehler beim Berechnen darauf aufmerksam gemacht. Stand: November 2014 eurodata Seite 18 von 18