Daten Import. 2. Daten für Import aufbereiten allgemeines Überblick

Transkript

1 Daten Import 1. Einleitung enthält eine Funktion, die den Import von existierenden Daten im Datenbank ermöglicht, damit Sie ihre Arbeit sehr einfach und schnell vortsetzen können. Es sind drei Daten - Ebenen die aufgeladen werden können: Institutionen, Kontakte und Besuche. Alle Informationen können von einer.csv Datei aufgeladen werden (Trennzeichen-getrennt). 2. Daten für Import aufbereiten allgemeines Überblick Ein sehr wichtiger Schritt im Datenimport - Prozess ist die vorbereitung der Daten. Bitte vergessen Sie nicht dass die Daten in einer.csv Datei gespeichert werden müssen bevor Sie den Import starten. Um eine Trennzeichen-getrennte (.csv) Datei zu erstellen öffnen Sie Ihren Microsoft Excel Programm, fügen Sie alle Ihre Daten für den Import in einem Blatt des Arbeitsheftes ein und speichern Sie die Datei. In dem Dialogfenster Speichern unter wählen Sie bitte bei der Option Dateityp: Trennzeichen-getrennt (*.csv).

2 Für den Import - Prozess gibt es zwei Möglichkeiten die Daten zu gruppieren: Alle Institutionen, Kontakte und Besuchsinformationen in einer einzigen.csv Datei einfügen; Alle Informationen über die Institutionen und Kontakte in einer.csv Datei und alle Informationen über Besuche in einer anderen.csv Datei einfügen. Als Beispiel, werden wir eine.csv Datei für jeden Typ von Import benutzen. 3. Institutionen und Kontakte importieren Bereiten Sie eine.csv Datei für den Kontakt- und Institutionenimport vor Die.csv Datei muss alle Informationen über Kontakte und Institutionen, die importiert werden, in einer Tabellenform enthalten. Wir empfehlen dass die erste Zeile der Datei den Dateikopf enthalten soll. (z. Bsp.: Vorname des Kontaktes, Nachname des Kontaktes, Institutionsname, Institutions Adresse, Stadt, Land, etc). Dieses Dateikopf wird nützlich sein wenn Sie Adami Vista Felder mit Ihre Felder abgleichen müssen. Die anderen Datenzeilen müssen die Details in der selben Ordnung wie die Dateikopf- Spalten enthalten. Sie können unten einen Beispiel einer.csv Datei mit Dateneinrichtung für Kontakte- und Institutionenimport sehen: Kontakte und Institutionen von der.csv Datei in importieren Sobald die.csv Datei mit Kontakte und Institutionen fertig ist, können die Daten sofort in importiert werden. Starten sie die Applikation und wählen Sie das folgende aus dem oberen Menü: Importdaten Import Institutionen und Persons.

3 In dem geöffneten Formular müssen drei Schritte gemacht werden: Schritt 1 Die.csv Datei Eigenschaften gestalten Fals Ihre.csv Datei in der ersten Zeile die Spaltennamen (Dateikopf) des Feldes enthält, dann muss die Option Spaltennamen in der ersten Datenzeile gewählt werden. Eine sehr wichtige Einstellung in diesem Schritt ist der Spaltenfeldabgrenzer. Um sicher zu sein welcher der Abgrenzer in Ihrer.csv Datei ist, öffnen Sie die Datei mit Notepad und dort können Sie den Spaltenfeldabgrenzer sehen(für Englishe Betriebssysteme der Abgrenzer ist standarmäßig das Komma, für Deutsche Betriebssysteme der Abgrenzer ist standardmäßig das Semikolon). Die anderen Einstellungen die auf dem Formular zur Verfügung stehen (Datum und Währung) können für den Kontakt- und Institutionsimport ignoriert werden weil in diesem Fall diese nicht geladen werden. Schritt 2 Laden Sie Ihre.csv Datei hoch Klicken Sie auf dem Durchsuchen Knopf, wählen Sie ihre.csv Datei, drücken Sie auf dem Daten für Import sehen Knopf damit Sie Ihre Daten sehen und dann mit Spalten vergleichen fortfahren (Schritt 3). Schritt 3 Die Felder vergleichen und Daten importieren Die Spalten von Ihrer.csv Datei müssen mit den Spalten aus Adami Vista vergleicht werden, daher, wenn Sie den Aufklappmenü benützen, der sich auf demselben Niveau mit der.csv Spalte in dem Design Fenster befindet, der geeignete Feld wird entsprechend in Adami Vista gewählt.

4 Fals es Felder in Ihrer.csv Datei gibt welche keinen Korrespondent in Adami Vista haben, dann werden diese ignoriert. Fals es Felder in Adami Vista gibt die keinen Korrespondent in Ihrer.csv Datei hat, dann lassen Sie den Adami Vista Feld zum ursprünglichen Wert: Dieses Feld überspringen. Bitte vergessen Sie nicht dass, der Nachname des Kontakt Feldes muss auch vergleicht werden bevor Sie den Import starten. Nachdem alle Schritte fertig sind, müssen Sie nur auf dem Daten in Tabellen importieren Knopf drücken um den Import zu starten. Wenn das Import beendet, wird der Log Browser geöffnet und zeigt welche Information importiert wurde, was aktualisiert wurde oder was übersprungen wurde. 4. Besuche importieren Das Besucheimport - Prozess ist ähnlich dem Kontakte- und Institutionenimport - Prozess mit zwei Unterschiede:

5 1. Um die Besucheimportierungs Maske zu öffnen, wählen Sie in Adami Vista, die Importdaten Import Besuche Option von dem Datenimport Menü. 2. In das Import Besuche Fenster müssen beim Schritt 1 von Kontakteimport noch das Datum Format und Abgrenzer der Datum Werte von Ihrer.csv Datei gewählt werden. Um die Schritte die für den Besucheimport gemacht werden müssen zusammenzufassen: Erstellen Sie Ihre.csv Datei mit alle Informationen die Ihre existierende Besuche betrifft, in derselben Art wie die.csv Datei von dem Kontakte- und Institutionenimport. Öffnen Sie die Software und wählen Sie Besucheimport von dem Importdaten Menü. Konfigurieren Sie alle drei Schritte die in der Besuche Import Maske erscheinen: a) Wählen Sie Ihre.csv Spaltenabgrenzer; wählen Sie Ihren Datum Format und Abgrenzer b) Laden Sie Ihre Besuche von der.csv Datei und drücken Sie auf dem Siehe Daten für Import Knopf c) Vergleichen Sie die Spalten. Bitte vermerken Sie sich dass hier wichtig ist vier Felder zu vergleichen bevor Sie die importierung starten: -Institution (die Institution wo der Besuch gemacht wurde) -Besucher (Die Person die den Besuch gemacht hat) -Nachname des Kontaktes (die Person die besucht wurde) -Besuchs Datum (Das Datum des Besuchs) Drücken Sie auf dem Daten in Tabellen importieren Knopf, warten Sie bis der Import beendet hat und lesen Sie die Ergebnisse von dem Import Log Browser.