Interessenbekundungsverfahren

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1 Interessenbekundungsverfahren Los 1: Einführung einer Online Booking Engine Los 2: Buchung und Abwicklung der Offline- und Online-Reisebuchungen von ZDF Standardreisen 1. Auftraggeber Zweites Deutsches Fernsehen Anstalt des öffentlichen Rechts Abteilung Reisemanagement Vergabestelle: HA RMZE, Abt. PVB, Verwaltungseinkauf Tel: Vorhaben / Hintergrund Das ZDF überprüft die Planung, Organisation und Kontrolle der Dienstreiseaktivitäten im ZDF mit dem Fokus, die Prozesse so effizient wie möglich zu gestalten: Ziel ist es, einen schlanken Gesamtablauf sicherzustellen, neue Wertschöpfungspotentiale zu erschließen sowie durch die Senkung der direkten und indirekten Kosten einen höchstmöglichen Beitrag zur Prozessverbesserung zu leisten. Durch eine Verbesserung der Servicequalität soll die Zufriedenheit der Prozessbeteiligten und der Empfänger der Leistungen steigen. Dies umfasst u.a. die Prüfung des Einsatzes einer Online Booking Engine zur Buchung der Standarddienstreisen (Los 1). Darüber hinaus soll als weitere Option neben dem Fulfillment der Onlinebuchungen über die OBE, die Abwicklung und Buchung der Offline Standardreisen (Flug, Bahn, Mietwagen, Hotel und sonstige Leistungen) durch einen externen Dienstleister geprüft werden (Los 2). Das Ergebnis beider Lose dieses Interessenbekundungsverfahrens soll für eine Richtungsentscheidung der ZDF Geschäftsleitung herangezogen werden. In einer fachbereichsübergreifenden Kosten- und Nutzenanalyse erfolgen eine Bewertung der verschiedenen Alternativen und die Ableitung einer Empfehlung. 3. Frist Die Interessensbekundung für die jeweiligen Lose muss mit Ablauf der folgenden Frist eingegangen sein: :00 Uhr 4. Rahmenbedingungen Beim ZDF haben sich die Prozesse im Reisemanagement über Jahre hinweg kontinuierlich weiterentwickelt und weisen somit gewachsene Strukturen auf. Alle Reisemittelbuchungen im ZDF werden durch die Abteilung Reisemanagement zentral abgewickelt und gesteuert. Die Reisenden im ZDF sind durch die geltenden Vorschriften (angelehnt an die Bundesrei-

2 sekostengesetzgebung und die Verwaltungsvorschriften des Bundes) verpflichtet, ihre Reisemittel zentral beim Reisemanagement zu bestellen. Die Reisenden (oder Besteller: Sekretariate, Kopfstellen) bestellen nach Genehmigung der Dienstreise die Reisemittel (Flug, Bahn, Mietwagen, Hotel) über eine Weboberfläche. Dort sind auch die Informationen von Firmenkonditionen hinterlegt. Die Transportbuchungen (Flug, Bahn, Mietwagen) werden von einem externen Reisebürodienstleister durchgeführt. Die Hotelbuchungen werden nicht vom Reisebürodienstleister vorgenommen, sondern durch ZDF eigene Mitarbeiter der Abteilung Reisemanagement mit dem Vertragspartner direkt. Die Reisemittelbuchungen in der Abteilung Reisemanagement erfolgen mit Unterstützung einer heterogenen IT-Unterstützung Flug, Bahn- und Mietwagenbuchungen werden vom Reisebürodienstleister über das eingesetzte GDS (z.zt. Amadeus) bzw. über vom Reisebürodienstleister integrierte Websites getätigt. Hotelbuchungen erfolgen hauptsächlich über eine IT-Eigenentwicklung bestehend aus den Modulen Kontingentsverwaltung, Hoteldatenbank und Zimmerbestellung. Teilweise werden Hotels im Ausland auch über GDS oder Internet- Buchungsplattformen (z. B. hotel.de) gebucht. Sämtliche bestellten Reisemittel werden in der IT-Eigenentwicklung verwaltet. Beim ZDF kommt das SAP Enterprise Portal 7.4 (Portalbasis Netweaver 7.0) für die Bearbeitung von Dienstreiseanordnungen, Reisekostenabrechnungen und die korrespondierenden Genehmigungsprozesse über die SAP Universal Worklist und eine zertifikatsbasierte elektronische Signatur zum Einsatz. 5. Mengenangaben Vorgangszahlen Mengen ZDF inkl. Töchter 2013 Anzahl Hotelbuchungen gesamt davon Inland davon Ausland Hotelbuchungen Projekt/Gruppe Hotel Standardbuchungen Flugbuchungen gesamt davon innerdeutsch davon kontinental davon interkontinental Flugbuchungen Projekt/Gruppe Flugbuchungen Standardbuchungen Bahn (Transaktionen inkl. Reservierungen) Mietwagen (Miettage)

3 Anzahl Reisende

4 6. Los 1: Option des Einsatzes einer Online Booking Engine zur Buchung der Standardreisen im ZDF 6.1 Ziele Optimierung der Planungs-, Bestell-, Buchungs- und Zahlwege für Reiseleistungen (Flug-, Bahn, Mietwagen und Hotel) im ZDF 70 % Adaptionsrate Online für alle Standardbuchungen im ZDF Verkürzung der Durchlaufzeiten Reduzierung der Reisebürokosten bei Standardbuchungen Kostenoptimierung durch Transparenz aller verfügbaren Angebote Zugriff auf alle verfügbaren Buchungskanäle Unmittelbare Abbildung aller Entwicklungen im Geschäftsreiseumfeld Vermeidung von Medienbrüchen und manuellen Doppeleingaben Konsequente Abbildung und Durchsetzung der ZDF Reiserichtlinie Transparenz des Prozesses, Reduktion des Rechercheaufwands Zugang zu tagesaktuellen und günstigen Onlinetarifen ohne zeitliche und räumliche Bindung an den Reisebürodienstleister Verbesserung der Servicequalität und Zufriedenheit aller Prozessbeteiligten und der Leistungsempfänger 6.2 Anforderungen Grundsätzliche Anforderungen Aktuelle Zertifizierung sämtlicher Geschäftsabläufe nach EN ISO 9000 ff Aktuelle Zertifizierung sämtlicher Betriebsführungsprozesse nach EN ISO Handhabung sämtlicher personenbezogener und zahlungsbezogener Daten innerhalb der OBE und sämtlicher Schnittstellen auf Grundlage einer aktuellen PCI-DSS Zertifizierung (Bitte um Angabe des Levels der Zertifizierung, falls vorhanden) Garantiert hochverfügbare Anwendungslandschaft Redundante Datenhaltung ausschließlich im Geltungsbereich des BDSG; Darlegung, wo die Daten gehalten werden, ist notwendig. Ggf. Möglichkeit des Angebots von separaten Entwicklungs-, Test- und Produktivumgebungen, die durch das ZDF auch separat genutzt werden können Zugänge über Webbrowser, SAP-Portal und ggf. mobile Endgeräte (Apple, Android) Unterstützung der im ZDF bestehenden Infrastruktur zur Authentifizierung über SmartCard IT-Technische Anforderungen Die Kommunikation über die Schnittstellen erfolgt stets online über SOAP/XML Die Kommunikation erfolgt über einen robusten, performanten und mehrfach verschlüsselten Kanal (SSL und/ oder VPN) Die Kommunikation geht stets vom ZDF aus, d.h. Daten werden bei der OBE abgegeben oder abgeholt. Zu keinen Zeitpunkt werden Daten von der OBE zum ZDF übermittelt. Jede Verarbeitung von transferierten Daten wird vom Zielsystem in Echtzeit quittiert Schnittstelle Authentifizierung: Realisierung SingleSignOn aus einem Portal (SAP EP 7.3) unter Berücksichtigung des SmartCard-Anmeldverfahrens - 4 -

5 Schnittstellenkompatibilität mit SAP on demand Schnittstelle Antragsdaten: Fallweise Übergabe relevanten Daten (bspw. Reiseort und land, Reisedauer, Kontierung, ) aus SAP Reiseantrag an die OBE Schnittstelle bzw. Batch-Schnittstelle Reisemittel: Übergabe der gebuchten Reisemittel (Flug, Hotel, Bahn, ) an SAP Reisekostenabrechnung für alle On- und Offline Buchungen. Übertragung von Reisemitteln, Zusatzinformationen zu den Reisemitteln (bspw. Flugnummern, Routings, Hotelnamen, etc.), Bezahlinformationen (Preis, Währung, Kursdatum, paid by company, prepaid, etc.), Vorsteuerinformationen (Inland, Ausland, Inlandsanteil, volle oder ermäßigte Vorsteuer, ) und Informationen über geduldete Regelverstöße während der Buchung sowie nicht genutzte Einsparmöglichkeiten (missed savings). Schnittstelle Personalstammdaten: Bedarfsgerechte Übertragung von Personal- und Organisationsdaten aus SAP in OBE. Übergabe der relevanten Stammdaten der Reisenden, der Assistenten, der Genehmiger und möglicher Vertreter sowie die Beziehungen dieser Gruppen untereinander. Innerhalb der OBE sollen damit die entsprechenden Nutzerprofile, Reisendenprofile inkl. vorhandener Bonusprogramme (Miles and More, BahnCard, etc.), Rollen- und Berechtigungen sowie die Zuordnung zu Reiseregelungsgruppen-Gruppen angelegt, aktualisiert oder gelöscht werden. Schnelle, hohe Systemperformance Schnelle Reaktion auf Marktveränderungen durch Weiterentwicklung des Systems Funktionale Anforderungen Möglichkeit der Direktanbindung definierter Leistungsträger Möglichkeit der umfangreichen Profildatenpflege für Buchungs- und Abrechnungsrelevante Inhalte durch Reisende und Kopfstellen Möglichkeit der Abbildung von Vertreterkonzepten für die Travel Arranger/Kopfstellen Rolle (mehrere Travel Arranger/Kopfstellen haben Zugriff auf die gleichen Reisenden und Reisen) Möglichkeit der Profilsynchronisation mit dem Reisebürodienstleister Hinterlegung der ZDF Reiserichtlinie (BRKG, Verwaltungsvorschriften des Bundes, etc.) Abbildung aller öffentlicher und verhandelter Raten (Rahmenverträge) Abbildung von Best Buy Funktionalitäten für alle Leistungen inkl. Individualisierung der Kriterien für Best Buy-Bewertung (Preis, Wegstrecke, Kategorie, Reisezeit etc.) Möglichkeit der Steuerung auf bevorzugte Vertragspartner (preferred listing) Abbildung verhandelter Allotments /Kontingente mit Releasefristen für Hotelbuchungen sowie Anzeige der aktuellen Restverfügbarkeit Abbildung des Vergleichs unterschiedlicher Leistungsträger: z.b. Bahn oder Flug Möglichkeit der door-to-door Abfrage zum Vergleich mehrerer Alternativen ab Wohnort/Dienstort bis Zielort der Reise und zurück Abbildung eines Ausgestaltungs-, Zeit- und Preisvergleichs (total cost of trip) der verschiedenen Door-to-Door-Alternativen Hinterlegung von Kriterien zur Bewertung der Door-to-Door-Alternativen (bspw. maximale Zusatzkosten für gegebene Zeitersparnis) Einbindung von Hotelbuchungsportalen wie bspw. hrs.de oder hotel.de in die OBE Abbildung von Änderungs-, Umbuchungs- und Stornierungsfunktionalitäten auch in einem strukturierten Offline Prozess; falls vorhanden ggf. Systemlösung vorstellen

6 Anzeigemöglichkeit von Flugbuchungskonditionen, insbesondere von Ticketfristen. Mitteilung des Systems, falls mehrtägige Flugreise ohne Hotel gebucht wird. Möglichkeit der Kommunikation von Zusatzanforderungen an die Leistungsträger (z.b. Parkplatzanfragen in Hotelgaragen, Winterreifen, Mietwagenlieferung zum Standort, Kostenübernahmeerklärungen, Übergepäck- bzw. Sondergepäckanfragen; Tageszimmer, Interviewräume) Möglichkeit der Hotelsuche und -buchung basierend auf der Zieladresse Abbildung lokaler, regionaler, länderspezifischer Preisobergrenzen für Hotelbuchungen sowie variable Anzeigeoptionen für Preferred Partner Möglichkeit der Abgrenzung von temporären Ereignissen (Messen, Events etc.) bei Einstellung der Preisobergrenzen für Hotelbuchungen. Recherchefunktionalität von Preisen und Verfügbarkeiten ohne Profilauswahl Möglichkeit des gleichzeitigen Versandt von Reiseplänen an unterschiedliche Adressaten Gästeverwaltung (Buchung für Externe, Bewerber etc.). Möglichkeit von No Name Buchungen für Hotelleistungen und Namensänderungen. Möglichkeit der Verfügbarkeitsanzeige für Flüge und Hotelzimmer, um parallelen Buchung kleinerer gemeinsam reisender Gruppen (Kamerateams) zu ermöglichen. Ggf. Möglichkeit der Buchung mehrerer Flugplätze in unmittelbarer zeitliche Abfolge, um das Zusammenreisen von Teams zu gewährleisten. Übersicht aller Buchungen und betreuten Reisen insbesondere bei Vertreterregelungen (Travel Arrangner) sortiert nach Zeit und Reisenden. Möglichkeit der strukturierten Offline-Bestellung von Reiseleistungen aus dem System Nutzung der OBE als Oberfläche für einen strukturierten Offline-Bestellweg aller Leistungen, die nicht über die OBE abgebildet werden können (z.b. Flüge mit Übergepäck, Jugendherbergsunterbringung, Tageszimmer etc.). Möglichkeit der Systemintegration bzw. Anbindung an eine MICE-Lösung Möglichkeit der Integration von Offline PNR in die OBE Abbildung aller gängigen Zahlungsmittel im System je Reiseleistung (derzeit AirPlus Company Account und Corporate Card) Prämienticketverwaltung und -Abwicklung Bereitstellung umfangreicher Auswertungs- und Reporting- Möglichkeiten mit Datenexportfunktionalität für alle Leistungsarten und zur Einhaltung der Reiserichtlinie Ggf. elektronische Benachrichtigung/Genehmigung bei Richtlinienabweichung oder Möglichkeit direkter Weiterleitung zu Offline Bestellung, wenn Buchung nicht Richtlinienkonform Möglichkeit der Eingabe von Reason Codes bei Richtlinienabweichungen Möglichkeit der Auswertung bzw. Anzeige von Lost Savings bei Richtlinienabweichungen Ggf. Informationen zu Visa bzw. Sicherheitsbestimmungen Ggf. Abbildung von Fuhrparkfunktionalitäten Anforderungen an die Systembetreuung, -performance und sonstige Services Bereitstellung eines Key Account Managements Bereitstellung des OBE Supports (1st, 2nd, 3rd level) des Anbieters Applikationssicherheit - 6 -

7 Projektplan zur Implementierung unter Einbeziehung der internen und externen Partner (ZDF IT, Reisebürodienstleister, Kreditinstitut etc.) mit Kommunikations- und Schulungskonzept Hohe Serviceanforderung bzgl. der Systemverfügbarkeit (Kernnutzungszeiten: Montag bis Freitag von 8:00 bis 20:00) Notfallkonzept bei Systemausfall bzw. Überlastung Mehrsprachigkeit (deutsch, englisch) Rollen- und Berechtigungskonzept Firmenindividuelle Einflussnahme auf Release -Zeiträume Komfortable und intuitive Nutzeroberfläche Individualisierung des Designs der Nutzeroberfläche im ZDF-Corporate Design Ggf. Möglichkeit der Entwicklung firmeneigener Funktionalitätsanforderungen Ggf. Bereitstellung mobiler Services Anforderungen an Datenschutz und IT Sicherheit Einhaltung der Regelungen des Landesdatenschutzgesetzes Rheinlandpfalz sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (insbesondere 4 Landesdatenschutzgesetz Rheinland-Pfalz, 11 Bundesdatenschutzgesetz) Weisungs- und Kontrollrecht des ZDF bezgl. der Einhaltung der Datenschutzregelungen Verantwortung des Bieters hinsichtlich der rechtlichen Zulässigkeit der Datenverarbeitung sowie des Personaleinsatzes (Datengeheimnis) Technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten gemäß ZDF Anforderung Im eventuelle anschließenden Vergabeverfahren werden die Details mit dem Datenschutzbeauftragten des ZDF geklärt 6.3 Anlagen LOS 1 Der Interessensbekundung sind folgende Informationen und Unterlagen beizufügen: 1) Angebotspreis gemäß Preisblatt. Bitte weisen Sie detailliert aus, welche der gelisteten Anforderungen Sie grundsätzlich und ohne zusätzliche Kosten erfüllen. Quantifizieren Sie die dabei entstehenden Kosten bitte über das beiliegende Preisblatt. Bei Anforderungen, welche einen zusätzlichen Aufwand in der Erstellung verursachen, bitten wir Sie, die entstehenden Mehrkosten auf einem separaten Preisblatt zu kennzeichnen und zu quantifizieren. Zudem bitten wir Sie, bei abweichenden Anforderungen darzulegen, in welcher Form diese in Ihrer Lösung erfüllbar sind. 2) Aufgabenbezogenes Konzept in Form einer Powerpoint Präsentation 3) Der Bieter erklärt in seinem Angebot, ob ggf. eine grundsätzliche Bereitschaft zu einem Betriebsübergang bei den zuvor genannten Leistungen besteht. Soweit zwischen dem Bieter und dem Auftraggeber im Zusammenhang mit der Überleitung der dargestellten Leistungen ein Personalübergang und/oder eine Übertragung von Vermögensgegenständen und/oder Verträgen mit Dritten erfolgen sollen, werden diese in einem sich evtl. anschließenden Vergabeverfahren näher dargestellt werden und Gegenstand von Übertragungsvereinbarungen sein. 4) Kurze Firmendarstellung mit Referenzen über Kunden max. der letzten 5 Jahre - 7 -

8 6.4 Weitere Hinweise: Das Interessensbekundungsverfahren ist kein Vergabeverfahren. Die Bestimmungen des GWB, der VgV sowie der VOL/A und der VOF finden keine Anwendung Die Unterlagen sind ausschließlich in elektronischer Form unter Angabe des ZDF- Aktenzeichen: ZDF-ARM-01_14/08 an die o.a. adresse zu senden Preisblatt LOS 1*) Leistung (bitte zutreffendes befüllen) Preis in netto Kosten für die Bereitstellung einer OBE Sublizenz Kosten für die Bereitstellung einer OBE Sublizenz Kosten für die OBE Direktlizenz Kosten für die OBE Direktlizenz je PNR / je Sublizenz pro Monat Flat je PNR / je Llizenz pro Monat Flat Implementierungskosten (einmalig) Wartungs- und Betriebskosten pro Jahr Kosten 1st Level Support pro Jahr Kosten 2nd Level Support pro Jahr Kosten 3rd Level Support pro Jahr Kosten für firmenspezifische OBE Entwicklungen/ Anpassungen Sonstige Leistungen (falls notwendig bitte benennen) pro Jahr pro Jahr pro Jahr pro Jahr pro Manntag Entwicklung *) Preise sind bis max. Vertragslaufzeit von 4 Jahren zu kalkulieren - 8 -

9 7 Los 2: Buchung und Abwicklung der Offline- und Online-Reisebuchungen von ZDF Standardreisen 7.1 Ziele Optimierung der Planungs-, Bestell-, Buchungs- und Zahlwege für Reiseleistungen (Flug-, Bahn, Mietwagen, Hotel etc.) im ZDF Die professionelle, effiziente und wirtschaftliche Abwicklung der Offline-Buchungen und sonstiger Leistungen im Rahmen der ZDF Standardreisen (ca. 30 % der im Mengengerüst angegebenen ZDF-Standardreisen) Verkürzung der Durchlaufzeiten Konsequente Prüfung und Durchsetzung der ZDF Reiserichtlinie Verbesserung der Servicequalität und Zufriedenheit aller Prozessbeteiligten und der Leistungsempfänger Kosteneinsparungen bei den direkten und indirekten Reisekosten 7.2 Anforderungen an den Dienstleister Grundsätzliche Anforderungen Betreuung über ein dedicated Team eines BTC s oder optional über ein Implant Erreichbarkeit des BTC/Implant von Montag bis Freitag von 8:00 bis 20:00 (Kernzeiten Außerhalb der Kernzeiten Bereitstellung einer 24/7 Hotline für Serviceleistungen wie kurzfristige Um-(Buchungen, Stornierungen, Beratungen in Notfallsituationen etc.) Hohe Arbeitsqualität der eingesetzten Mitarbeiter (mind. 98% korrekte Bearbeitung) Mehrsprachigkeit der eingesetzten Mitarbeiter (mind. sehr gute Fremdsprachenkenntnisse in Englisch Umsetzung eines professionellen Beschwerdemanagements Unterstützung bei Migrationsprozessen von Kundenprofilen und Einstellung der Reiserichtlinien, etc. Bereitstellung Umfangreicher Reports für das Travelmanagement (Saving und Missed Saving Reports, Reports nach Reason Codes, Reports nach Leistungsart, -zahl und umfang, Benchmark KPI s, etc.) Referenzen von Kunden im öffentlichen Dienst und/oder von Fernsehsendern Europa bis Weltweit IT-Technische Anforderungen Schnittstelle für den Datenabgleich und PNR Austausch mit OBE-Systemen, Übergabe der Offline PNR an die OBE Schnittstellen zu marktüblichen Personal- und Abrechnungssystemen Schnittstelle zu externen Systemen wie bspw. Airplus zur Übergabe definierter Zusatzdaten Multimandanten- und Multi GDS-Fähigkeit des vom Bieter eingesetzten Buchungssystems Schnittstelle des eingesetzten Buchungssystems an die Webtarife von Low-Cost Carriern - 9 -

10 Systemtechnische Verfügbarkeits- und Wartelisten- Sitzplatzüberprüfungen Anforderung an die Dienstleistung Beantwortung von mindestens 90 % der Telefonanrufe innerhalb von 20 Sekunden. Gewährleistung von max. 2 Stunden Antwortzeitraum für Offline-Bestellungen während der Öffnungszeiten (Auskünfte, Beratung, Hilfeleistung). Gewährleistung von max. 60 Minuten bis zur Vollendung der Buchung (Versand der Reisebestätigung) für Reisen innerhalb der nächsten 48 Stunden (bei Eingang der Reisebestellung innerhalb der Öffnungszeiten). Bei Eingang außerhalb der Öffnungszeiten Vollendung der Buchung innerhalb der ersten Stunde am nächsten Werktag. Gewährleistung von max. 24 Stunden bis zur Vollendung der Buchung (Versand der Reisebestätigung) für Reisen außerhalb der oben genannten Zeit (bei Eingang der Offline-Reisebestellung innerhalb der Öffnungszeiten). Verantwortung des Bieters für die Übernahme und Pflege der Unternehmensprofilstruktur Verantwortung des Bieters für die Übernahme und Pflege der Kunden-/ Reisendenprofile ggf. unter Nutzung elektronischer Schnittstellen Verpflichtung des Bieters die Buchung der bestellten Leistung gemäß der ZDF Reiserichtlinien vorzunehmen Verpflichtung, Buchungen unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit und der Kostenminimierung vorzunehmen Verpflichtung der Best-Price Garantie für alle Leistungsträger (Flug, Bahn, Mietwagen, Hotel, Bus, Fähre, Schiffspassage, Charter, Übergepäck etc.) unter Berücksichtigung aller öffentlichen und verhandelten Tarife Garantie des Angebots des zum Zeitpunkt der Buchung günstigsten Tarifs (unter Berücksichtigung der Steuerungsvorgaben des ZDF sowie der ZDF Reiserichtlinien) Garantie zur Durchführung von Door-to Door Berechnungen sowie von Flug-Zug- Vergleichen auf vom ZDF definierten Strecken sowie zur Empfehlung der besten Reiseoption unter Berücksichtigung von Preis, Firmentarif, Unternehmens- und Reisenden-Rabatt-Anspruch und Reisezeit. Beratung unter Einsatz optimaler Arbeitsablauf- und Steuerungselemente Beratung über Sondertarife sowie aktive Hinweise auf Sondertarife Garantie für Information über an Normal- und Sondertarife gebundene Restriktionen, Informationen über Stornierungs- und Umbuchungsbedingungen der Tarife Auf Anfrage Informationen über Gepäck- und Zollbestimmungen, Einreisevorgaben, Klima, Zeitunterschiede und Devisenvorschriften, Emissionsvergleich Garantie zur Information über die Visapflicht, Hinweis bei Visa-Bestimmungen* (Nationalität im Reiseprofil) Ggf. Möglichkeit der Low-Touch Qualitätssicherung für Online-Flugbuchungen über eine OBE Ticketing für No-Touch-Buchungen über eine OBE Durchführung von Flugbuchungen gemäß der ZDF Reiserichtlinien, die nicht über eine OBE abgewickelt werden können Durchführung von Änderungen und Stornierungen von Transportbuchungen, die über eine OBE gebucht wurden Verantwortung und Verwaltung von Restcoupons Optimale Nutzung der Tarifbedingungen für Ticketingfristen

11 Prüfung und automatische Rückerstattung ungenutzter Tickets innerhalb von 4 Werktagen nach Einreichung Verantwortung für die Erstattung der Steuer sowie der Flughafengebühren bei nicht erstattungsfähigen Tarifen Verhandlung von Übergepäckkonditionen bei Kamerateamreisen sowie Buchung von Übergepäck unter Berücksichtigung von verhandelten Sonderraten Durchführung von Verbundoptimierungen bei Flügen mit Übergepäck (Flugticket und Übergepäck) Bearbeitung von Travelvouchern Buchung von Prämientickets Durchführung von Bahnbuchungen, die nicht über eine OBE abgewickelt werden können, unter Berücksichtigung des GKR, der Spartarife, des Bahncard-Einsatzes etc. (z.b. ÖPNV Fahrscheine in Verbindung mit Flugscheinen, Auslandseisenbahnen, Gruppentarife, Veranstaltungstickets, Autozug, Nachtzug, Wochen- Monatskarten bei Abordnungen, etc.) Ausstellung von Bahntix oder des Onlinetickets Berechnung der Rentabilität von Bahncard-Anträgen sowie Beschaffung, Ausstellung, Zusendung und Berechnung von Bahncards Buchung von Übernachtungsleistungen, die nicht über eine OBE abgewickelt werden können (bspw. zu Messezeiten oder in nicht durch die Systeme abgebildeten Zieldestinationen gemäß der ZDF Reiserichtlinien unter Berücksichtigung der vom ZDF verhandelten Firmenraten und Alotments und der Best Buy Garantie Buchung von Übernachtungsleistungen in Hotels, Apartments, Ferienwohnungen, Jugendherbergen, etc. Durchführung von Änderungen und Stornierungen von Übernachtungsleistungen, sofern sie nicht über die OBE abgewickelt werden können Durchführung von Parkplatzreservierungen im Rahmen von Übernachtungsleistungen für spezielle ZDF Fahrzeuge (z.b. Logomobil oder Überragungsfahrzeuge) Erstellen von Kostenübernahmeerklärungen für das ZDF z.b. für Studiogäste Berechnung von Privaten Kostenanteilen einer Reise, sofern eine Dienstreise mit einer Privatreise verbunden werden muss gemäß der ZDF Vorgaben Buchung von Mietwagenleistungen gemäß der ZDF Reiserichtlinien mit Sonderanforderungen wie beispielsweise Schneekettenausrüstungen in Wintersportgebieten direkt bei der Station oder mit mehreren Fahrern pro Fahrzeug etc. Buchung der Mietwagenleistungen unter Berücksichtigung der Best Price Garantie pro Kategorie und der verhandelten Firmenkonditionen Durchführung von Änderungen und Stornierungen von Mietwagenleistungen, die nicht über eine OBE abgewickelt werden können. Buchung von Fähr- und Schiffspassagen gemäß der Redaktionsanforderungen Buchung von Helikoptern, Sonderfahrzeugen mit redaktionellem Hintergrund Buchung von Fahrzeugen mit Chauffeurservice Zahlungen und Gutschriften der Transportleistungen (Flug, Bahn) über Airplus Company-Account unter Angabe der vom ZDF definierten Zusatzdaten zur optimalen Rechnungsprüfung und Zuordnung der Rechnungspositionen Verwaltung der Kundenbindungsprogramme der Reisenden sowie Verantwortung für den optimalen Einsatz von Prämien für Dienstreisen

12 Dokumentation von Richtlinienverstößen bzw. Anstoß von Genehmigungsverfahren gemäß der ZDF Vorgaben. Möglichkeit des - Versands der Buchungsbestätigung an mehrere Adressaten Anforderungen an Datenschutz und IT Sicherheit Einhaltung der Regelungen des Landesdatenschutzgesetzes Rheinlandpfalz sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (insbesondere 4 Landesdatenschutzgesetz Rheinland-Pfalz, 11 Bundesdatenschutzgesetz) Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten durch das Reisebüro erfolgt als datenschutzrechtliche Auftragsdatenverarbeitung gemäß $ 4 LDSG Rheinland-Pfalz. Weisungs- und Kontrollrecht des ZDF bezgl. der Einhaltung der Datenschutzregelungen Verantwortung des Bieters hinsichtlich der rechtlichen Zulässigkeit der Datenverarbeitung sowie des Personaleinsatzes (Datengeheimnis) Darlegung, wo die Daten gehalten werden, ist notwendig. Technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten gemäß ZDF Anforderung Im eventuelle anschließenden Vergabeverfahren werden die Details mit dem Datenschutzbeauftragten des ZDF geklärt 7.3 Anlagen LOS 2 Der Interessensbekundung sind folgende Informationen und Unterlagen beizufügen: 1) Angebotspreis gemäß Preisblatt (Option Management Fee Vergütung und Transaction Fee Vergütung) Bitte weisen Sie detailliert aus, welche der gelisteten Anforderungen Sie grundsätzlich und ohne zusätzliche Kosten erfüllen. Quantifizieren Sie die dabei entstehenden Kosten bitte über das beiliegende Preisblatt. Bei Anforderungen, welche einen zusätzlichen Aufwand in der Erstellung verursachen, bitten wir Sie, die entstehenden Mehrkosten auf einem separaten Preisblatt zu kennzeichnen und zu quantifizieren. Zudem bitten wir Sie, bei abweichenden Anforderungen darzulegen, in welcher Form diese in Ihrer Dienstleistung erfüllbar sind. 2) Aufgabenbezogenes Konzept in Form einer Powerpoint Präsentation 3) Der Bieter erklärt in seinem Angebot, ob ggf. eine grundsätzliche Bereitschaft zu einem Betriebsübergang bei den zuvor genannten Leistungen besteht. Soweit zwischen dem Bieter und dem Auftraggeber im Zusammenhang mit der Überleitung der dargestellten Leistungen ein Personalübergang und/oder eine Übertragung von Vermögensgegenständen und/oder Verträgen mit Dritten erfolgen sollen, werden diese in einem sich evtl. anschließenden Vergabeverfahren näher dargestellt werden und Gegenstand von Übertragungsvereinbarungen sein. 4) Kurze Firmendarstellung mit Referenzen über Kunden max. der letzten 5 Jahre 7.4 Weitere Hinweise: Das Interessensbekundungsverfahren ist kein Vergabeverfahren. Die Bestimmungen des GWB, der VgV sowie der VOL/A und der VOF finden keine Anwendung

13 7.4.2 Die Unterlagen sind ausschließlich in schriftlicher Form unter Verwendung des Beigefügten Adressaufklebers einzureichen. Bitte fügen Sie den schriftlichen Unterlagen, Unterlagen auf einem USB- Stick bei. Preisblatt Managementfee-Vergütung*) Personalstärke Direkte Kosten Kostenart Preisangabe in netto Anzahl Mitarbeiter (inkl. Vertretung) für den oben beschriebenen Leistungsumfang Kosten pro Mitarbeiter (p.a. in ) CRS Kosten pro Mitarbeiter (p.a. in ) Gemeinkosten Gemeinkosten in (Bitte spezifizieren!): Management Fee Management Fee auf Flug und Bahnumsatz (in %) % Preisblatt Transactionfee Vergütung*) Leistung (Buchung inkl. Umbuchung /Änderung, Stornierung) Strukturierte Bestellung (tbd.: , OBE- Bestellung) in netto je Vorgang Flug Hotel Standardticket/ETIX National Standardticket/ETIX Kontinental/Europa Standardticket/ETIX Interkontinental Verkauf von Leistungen übers Internet (z.b. Low Cost Carrier) (Teil-) Erstattung/Gutschrift, Flugschein Ausstellung eines MCOs für Flugnebenleistungen Ticket-Hinterlegung am Flughafenbüro No Touch durch OBE (Ticketing) Low Touch durch OBE (Qualitätssicherung und Ticketing) Reservierung und Buchung (Zahlung vor Ort) Kostenübernahmeerklärung; Rechnungs

14 Leistung (Buchung inkl. Umbuchung /Änderung, Stornierung) stellung und Rechnungsprüfung Mietwagen Bahn Reservierung (Zahlung vor Ort) Ausstellen eines Vouchers (Zahlung übers Reisebüro) Verkauf inkl. Reservierung (Teil-) Erstattung / Gutschrift Prüfung und Bestellung Bahncard Strukturierte Bestellung (tbd.: , OBE- Bestellung) in netto je Vorgang Buchung 7x24h Hotline Weitere Leistungsträger Ausstellung eines Fährtickets inkl. Kabinenbuchung / Refund Buchung von Sonderfahrzeugen (Charter, Helikopter, Chauffeurservice, Parkplätzen etc.) Buchung von Übergepäck Buchung und Upgrade von Meilenprogrammen Sonstige Gebühren und Leistungen Preis in netto je Vorgang Fehler! Textmarke nicht definiert. Visa-Beschaffung Kurierdienst Aufschlag für Papiertickets Provisionsvergütung bei TAF oder MAF Vergütung*) Provisionsmodell Leistungsträger Provision in % Flug - Grundprovision Flug innerdeutsch Flug Europa Flug Interkontinental Economy-Class Flug Interkontinental F & C- Gemäß Vereinbarung Reisebüro Airlines Gemäß Vereinbarung Reisebüro Airlines Gemäß Vereinbarung Reisebüro Airlines Gemäß Vereinbarung Reisebüro

15 Provisionsmodell Leistungsträger Provision in % Class Airlines Flug CNR innerdeutsch Flug CNR international Gemäß Vereinbarung Reisebüro Airlines Gemäß Vereinbarung Reisebüro Airlines Flug Overriding Commission / Garantierte Superprovision Flug innerdeutsch Flug Europa Flug Interkontinental Economy-Class Flug Interkontinental F & C- Class Flug CNR innerdeutsch Flug CNR international Flug Low Cost Bahn - Garantierte Grundprovision (bei Buchung über Reisebüro) Bahn Volumen ZDF (30% offline) Mietwagen - Garantierte Grundprovision Hotel - Garantierte Grundprovision bei vermittelten Reisenbüroraten Mietwagen national Mietwagen International Hotel - Gesamt *) Preise sind bis max. Vertragslaufzeit von 4 Jahren zu kalkulieren

16 760a Interessenbekundungsverfahren ZDF ARM 02-14/08 Los 1: Online Booking Engine :00 Uhr

17 760a Interessenbekundungsverfahren ZDF ARM 02-14/08 Los 2: Offline/Online Reisebuchungen :00 Uhr Muster Angebotsumschlag

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