Dokumentenverwaltung mit MS-Excel

Transkript

1 Dokumentenverwaltung mit MS-Excel Was gespeichert ist, muss nicht abgeheftet werden Zugriff durch Office-Programme über Hyperlink Die Funktion Hyperlink einfügen gibt es in den Office-Programmen Word, Excel, Access und Powerpoint. Seite: 1

2 Sparmaßnahmen beim Drucken Erst Layoutkontrolle am Bildschirm, dann drucken. Farbdrucke sind teuer. Schwarz reicht immer für Konzeptdruck, Ablage und Fax. Netzwerkdrucker, vor allem Farbdrucker nur für begrenzten Personenkreis zulassen. Spar Optionen Standby-Schalt ung und Power-Off-Funktion (bzw. Schalt uhr) Betrieb mit Umweltschutzpapier (staubfrei) Papier-Management: Verkleinerung, Duplex Für interne Ablage reicht Verkleinerung und beidseitiger Druck (Duplex) Seite: 2

3 Drucker: Versteckte Funktionen Oft steckt in Ihrem Drucker mehr, als Sie glauben. Bei neuen Druckern die Eigenschaften überprüfen: Seite: 3

4 Windows-Funktionen, die Papier sparen Bei Gruppenarbeit Datei via herumreichen. Nur endgültige Version drucken. Datei mit versenden Noch besser: Datei ins Netz legen. Direkt aus der Anwendung Seite: 4

5 Word-Funktionen, die Papier sparen 99 % aller Anwender von MS-Word kennen nur 5 % der Funktionen dieses Programmes Seite: 5

6 Word-Funktionen, die Papier sparen Der Überarbeiten -Modus mit einem Lektor Autor MS-Word bietet Unterstützung für das Mehraugenprinzip Änderungen akzeptieren bzw. ablehnen Dokumente können sehr gut am PC überarbeitet werden, das spart Papier. Zur Korrektur vorlegen korrigiert zurück Autor schreibt Lektor liest Korrektur Autor macht endgültige Fassung Lektor korrigiert mit Übera rbeiten-modus Lektor Seite: 6

7 Word-Funktionen, die Papier sparen Der Überarbeiten -Modus mit drei Lektoren Autor Ein Autor schreibt einen Text und schickt ihn an mehrere Lektoren. Die Lektoren überarbeiten den Text und reichen ihn an den Redakteur weiter. Lektoren $ $ $ Lektoren $ $ Lektoren arbeiten mit Überarbe iten-modus Ein Redakteur führt Dokumente zusammen und macht die endgültige Fassung. Redakteur Dateien zusam menführen, Änderungen akzeptieren bzw. ablehnen Seite: 7

8 Am Kopierer sparen Standby-Schaltung und Power-Off-Funktion (bzw. Schaltuhr) Betrieb mit Umweltschutzpapier (staubfrei) Mengenbegrenzung einstellen Budgetierung durch Schlüsselzähler oder Passworteingabe Schlüsse lzähler Seite: 8

9 Am Kopierer sparen Die große grüne Taste kennt jeder!... Aber wer interessiert sich für die Sparfunktionen? Beim Kauf beachten: Verkleinerung, Duplex, Einzug mit Papierwender Programmtasten für Sparfunktionen Seite: 9

10 Mit Duplex / Verkleinerung bis 50% sparen Mehrerer Seiten kopieren mit Duplex und Verkleinerung Seite: 10

11 Mit Duplex & Verkleinerung am Kopierer 61% sparen Duplex und Verkleinerung können kombiniert werden Seite: 11

12 Kopierer als Multifunktionsgerät... die Netzwerkkarte verbindet ihn mit dem Netzwerk. Die Faxoption macht den Kopierer zum Faxgerät,... Seite: 12 Das Druckerkit macht ihn zum Drucker und mit dem Scanner-Kit machen wir aus Dokumenten Dateien und aus dem Kopierer einen -Sender

13 Am Faxgerät sparen Standby-Schaltung Sendeprotokoll als Stempel auf dem Original Alte Thermo-Faxgeräte entsorgen. Thermopapier ist Sondermüll! Schlechtere Papierqualität reicht aus. Tipp: Papierabfälle (alte Briefbögen) Unerwünschte Werbung verhindern Tipp: Auf Eintrag der Faxnummer im Telefonbuch verzichten Seite: 13

14 Was gefaxt werden soll, das muss nicht vorher gedruckt werden. PC s können faxen! PC-Fax / NET-Fax erfordert Modem bzw. ISDN-Karte und Fax-Software Kompatibel zu konventionellen Faxgeräten. Oft höhere Übertragungsgeschwindigkeiten möglich. Trend: Faxaufkommen geht zurück. Es werden Dateien als Anlage via versendet. Hat der Empfänger ebenfalls ein PC-Fax, bleibt es ihm überlassen, ob er das empfangene Fax ausdrucken und damit Papier und Toner bzw. Tinte verbrauchen möchte. Seite: 14

15 PC-Fax oder konventionelles Faxgerät? Ein PC-Fax kann nicht unterschrieben werden. Ich kann die Unterschrift als Grafik einfügen. Das ist für den Empfänger nicht zu erkennen. Die Unterschrift auf dem konventionellen Faxgerät hat keinen Wert. Jeder kann eine Unterschrift aufkleben, ohne dass es der Empfänger merkt. Seite: 15

16 PC-Fax im praktischen Einsatz Wird wie ein PC-Drucker aus jeder Anwendung mit [Datei]-[Drucken] angesprochen. Ich drucke zur Fax-Software Seite: 16

17 Fax oder ? Mailempfänger brauchen (oder wollen) kein Fax. haben sie auf dem Schreibtisch, Faxgerät steht im Flur. Faxe liefern Papier, was abgeheftet werden muss, oder das Papier muss für s DMS eingescannt werden ist stärker verbreitet, als Faxgeräte Wird Webmail genutzt, stehen die s überall auf der Welt zur Verfügung und können ebenso von überall beantwortet werden.... Seite: 17

18 Sparpotentiale in der Werbung Veränderliche Texte selbst eindrucken. Firmenpräsentation und Produktinfos im Internet. Nicht jeder Kunde braucht die AGB s und vor allen Dingen nicht mit jedem Auftrag. Besser nach Bedarf in kleinen Auflagen selbst drucken, als bei Veralterung stapelweise entsorgen. Seite: 18

19 Von der Wiege bis zur Bahre Formulare, Formulare, Formulare Sie lassen sich nicht immer verhindern, können aber auf das notwendigste reduziert werden. Formulare sofort für DMS vorbereiten. Online-Kunden können Online-Formulare nutzen. Seite: 19

20 Groupware der HeLi NET Die Groupware......unser wichtigster Helfer im Team Seite: 20

21 Technik: Eine Chance für Behinderte "Behindert ist man nicht, behindert wird man" SATIS (= "Software und allerlei Tipps und Tricks zur Informationsverarbeitung für Sehbehinderte") Seite: 21

22 Literatur Leitfaden 'Ökologie im Büro' Dieses praxisorientierte Handbuch informiert ausführlich über aktuelle Kriterien zur Ökologie im Büro und gibt konkrete Hilfestellung für den umweltorientierten Einkauf von Büroprodukten. Kern des Buches sind die Fragebögen und Checklisten, anhand derer jedes Unternehmen seine Bezugsquellen auf "Herz und Nieren" in Bezug auf die ökologische Qualität prüfen kann. ISBN: (160 Seiten, DIN A4) Herausgeber: Maximilian Gege, B.A.U.M. (Bundesdeutscher Arbeitskre is für Umweltbewußtes Management) e.v. Seite: 22

23 ... Und nun das Letzte: Ein kleines Gedankenspiel: Ein Auszubildender bekommt den Auftrag, immer den roten Durchschlag eines Formulars in einem Ordner abzuheften. Er macht das immer weisungsgemäß und legt irgendwann den soundsovielten Ordner dafür an. Wie andere Azubis vor ihm. Hätte er schon am ersten Tag gefragt, WARUM die Kopie aufbewahrt wird, dann wäre vielleicht schon an diesem Tag festgestellt worden, dass die Kopie eigentlich gar nicht mehr benötigt wird. Was lernen wir daraus? Alte Gewohnheiten hinterfragen Querdenker zulassen und fördern Seite: 23

24 Ich danke Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit Seite: 24

25 Glossar: WYSIWYG What you see, is what you get. Deutsch: Du siehst, was Du bekommst. Texterstellung ohne WYSIWYG (Layou t ist e rst beim Druck sichtbar) Texterstellung mit WYSIWYG (Layou t ist schon beim Schreiben sichtbar) Seite: 25

26 Glossar: Online-Formular Seite: 26

27 Glossar: PDF-Formular PDF-Formular ausfüllen statt drucken. Zum Online-Beispiel Seite: 27

28 Quellenangaben Teile dieser Präsentation wurden übernommen von Homepage der HeLi NET Produktinfo scanview von daa Systemhaus AG Internetshop von ibs-buerosysteme Homepage von EDIFACTORY Homepage von ADOBE Homepage von S.A.D. Seite: 28