Checkliste für SEPA Umstieg

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1 Checkliste für SEPA Umstieg Denys Rudyi - Fotolia.com

2 Organisatorischer Bereich Definieren Sie einen Verantwortlichen für die Umsetzung des SEPA Umstiegs. Vereinbaren Sie einen eigenen Beratungstermin mit Ihrer Raiffeisenbank Ihr Kundenberater steht Ihnen gerne zur Verfügung. Erarbeiten Sie einen Aktionsplan, in dem Ziele und Zeitrahmen definiert sind. Stellen Sie ein gesondertes Budget für den SEPA Umstieg bereit. Stellen Sie die nötigen zeitlichen und personellen Ressourcen für die SEPA Umstellung zur Verfügung. Legen Sie fest, wann die einzelnen Bereiche des Zahlungsverkehrs auf SEPA umgestellt werden. Wir empfehlen eine schrittweise Umstellung der verschiedenen Bereiche: Lohn-/Gehaltszahlungen Kreditorenzahlungen Debitorenzahlungen Sozialversicherungs- und Finanzamtsabgaben Ergänzen Sie in Ihren Stammdaten IBAN und ggfls. BIC bei Ihren eigenen Konten und jenen Ihrer Geschäftspartner. Für österreichische Kontodaten steht Ihnen das IBAN-Konvertierungs-Service Ihrer Raiffeisenbank zur Verfügung. Senden Sie eine Mail mit Bankleitzahl und Kontonummern der zu konvertierenden Daten in einer CSV- oder XLS-Datei an Ihren Raiffeisen Berater. Die IBAN und BIC der ausländischen Kunden erfragen Sie direkt bei Ihrem Geschäftspartner. Prüfen Sie Ihre bestehenden Euro-Kontoverbindungen, ob diese noch benötigt werden. Wenn Sie Konten im Ausland führen, können Sie im SEPA Raum alle Euro-Zahlungen betragsunabhängig von Ihrem Raiffeisen-Konto beauftragen. Geben Sie IBAN und BIC anstatt BLZ und Kontonummer in Ihrer gesamten Geschäftskorrespondenz an: Briefpapier Rechnungen Angebote etc. Um die Lesbarkeit der IBAN zu verbessern, empfehlen wir die Angabe in 4er Blöcken: z.b. AT Informieren Sie die betroffenen Abteilungen und Mitarbeiter hinsichtlich der notwendigen Änderungen. Prüfen Sie die Auswirkungen auf die täglichen Arbeitsprozesse (z.b. Mandatsverwaltung bei SEPA Lastschrift, Neuanlage von Stammdaten der Geschäftspartner, Mitarbeitern etc). Prüfen Sie, ob externe Partner (z.b. Steuerberater) über etwaige Änderungen im Zuge der SEPA Umstellung informiert werden müssen. 1/4

3 Technik & Systeme Prüfen Sie, ob sämtliche Anwendungen (Finanzbuchhaltung, Lohnverrechnung und Treasurysystem, Stammdaten, interne Datenbanken) für SEPA gerüstet sind: Ausgabe im SEPA XML-Format Abbildung von IBAN und BIC Mandatsreferenz Mandatsverwaltung Zahlungsreferenz Creditor-ID Bei offenen Fragen kontaktieren Sie Ihren Softwarelieferanten. Planen Sie bei Systemupdates/-umstellungen eine entsprechende Testphase ein. Während der Umstellungsphase empfehlen wir Ihnen einen Parallelbetrieb Ihrer aktuellen Zahlungsverkehrslösung und des neuen SEPA Zahlungsverkehrs. Prüfen Sie, nach welchem SEPA Rulebook-Standard Ihre SEPA XML-Datenträgernachrichten aus Ihren IT-Programmen (z.b. Finanzbuchhaltung) ausgegeben werden. Derzeit unterstützen die aktuellen ELBA 5- bzw. MultiCash-Versionen das SEPA Rulebook-Version 3.2, Elba ab Version 5.7 unterstützt Rulebook 6. Nutzen Sie die Testmöglichkeit (syntaktische Prüfung) von selbst erstellten XML-Nachrichten mittels XML-Checker auf Datenträgerimport in ELBA 5 oder MultiCash SEPA Überweisung Laut SEPA Standard ist eine Weiterleitung von max. 35 Stellen Zahlungsreferenz ODER von max. 140 Stellen Verwendungszweck möglich. Bei Angabe einer Zahlungsreferenz ist daher keine zusätzliche Erfassung eines Verwendungszwecks notwendig. Derzeit empfehlen wir eine Beschränkung der Zahlungsreferenz auf 12 Stellen numerisch. SEPA Truncation Für SEPA Truncation verwenden Sie das neue Prüfziffernverfahren (ISO 7064 mod 97-10). Die Spezifikationen finden Sie unter Schließen Sie mit Ihrer Raiffeisenbank die Vereinbarung zur Truncation Zahlungsanweisung ab (falls diese noch nicht unterzeichnet wurde). Lassen Sie bedruckte Testbelege vor Ausgabe an Ihre Kunden unbedingt von Ihrer Raiffeisenbank prüfen. SEPA Lastschrift (SDD Core oder Cor1)/Firmenlastschrift (SDD B2B): Wählen Sie das geeignete SEPA Lastschriftverfahren aus: (Details siehe SEPA Broschüre Seite 9 bis 11) SEPA Lastschrift Core oder Cor1 - Einzug bei Verbraucher und Nicht-Verbraucher möglich - 56 Tage Rückgaberecht durch den Zahlungspflichtigen SEPA Firmenlastschrift - Einzug nur bei Nicht-Verbraucher möglich - kein Rückgaberecht durch den Zahlungspflichtigen Es ist auch die Verwendung mehrerer Verfahren möglich. Tipp: Analysieren Sie dazu Ihre Debitorenstruktur nach Verbraucher/Nicht-Verbraucher. Prüfen Sie anhand des Teilnehmerverzeichnisses unter ob die Bezogenenbanken für das gewählte Verfahren erreichbar sind. Für SEPA Lastschrift Core besteht seit November 2010 eine verpflichtende Erreichbarkeit der Bank des Zahlungspflichtigen im Euro-Raum, sofern auch national Lastschriften für Verbraucher angeboten wurden. Für SEPA Firmenlastschrift und SDD Cor1 besteht keine generelle Verpflichtung zur Erreichbarkeit. 2/4

4 SEPA Lastschrift (Core oder Cor1)/Firmenlastschrift (B2B) Beantragen Sie eine Creditor-ID (=Zahlungsempfängerkennung) über Ihre Raiffeisenbank bei der OeNB. Unterfertigen Sie die Kundenvereinbarung für den Einzug von Forderungen mittels SEPA Lastschrift (Core und Cor1)/Firmenlastschrift (B2B) mit Ihrer Raiffeisenbank. Definieren Sie den Aufbau der Mandatsreferenz (max. 35 Stellen alphanumerisch): Prüfung, ob bestehende Referenzen (z.b. Kundennummer, Vertragsnummer, Abo-Nummer, Versicherungsnummer, ) weiterverwendet werden können oder ob die Vergabe neuer Mandatsreferenzen notwendig ist. Verwenden Sie nur die erlaubten Zeichen lt. Vereinbarung für den Einzug. Setzen Sie das Mandat auf: Verwenden Sie Inhalte und Texte lt. Musterformular (dieses Musterformular erhalten Sie mit der Vereinbarung für den Einzug von Forderungen mittels SEPA Lastschrift/Firmenlastschrift). Das Format ist frei wählbar (z.b. in Ihre Rechnung integrierbar). Wird das Mandat im Rahmen eines Vertrags verwendet, so ist eine zusätzliche Unterschrift des Mandats notwendig. Erstellen Sie eine interne Mandatsverwaltung: Ablage der Originalmandate Verwaltung in ELBA oder Buchhaltungsprogramm Beachten Sie die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von mind. 13 Monaten nach dem letztem Einzug Stellen Sie Ihre bestehenden österreichischen Abbuchungsaufträge/ Einzugsermächtigungen auf SEPA Lastschrift-Mandate um: bestehende Abbuchungsaufträge/Einzugsermächtigungen behalten Ihre Gültigkeit, sofern sie im Original mit Unterschrift des Zahlungspflichtigen vorliegen (bei SEPA Core und Cor1) schriftliche Information an Zahlungspflichtigen über die Umstellung auf SEPA Lastschrift notwendig (Inhalt: Creditor-ID, Mandatsreferenz und Datum der Umstellung) Informationsschreiben (z.b. als PDF-Dokument) beim Originalmandat aufbewahren Im Zuge dieser Information besteht die Möglichkeit den Zahlungspflichtigen ihre verspeicherten IBAN und BIC mitzuteilen, sodass diese auf Richtigkeit überprüft werden können. Für neue Zahlungspflichtige und bei SEPA Firmenlastschrift gilt generell: neues Mandat bei SEPA Firmenlastschrift erforderlich Bei SEPA Firmenlastschrift Info an Zahlungspflichtigen geben, dass dieser das Mandat an seine Hausbank übermittelt Beachten Sie die Anlieferfristen für SEPA Lastschrift - 5* Tage vor Fälligkeitsdatum bei Erst- und Einmallastschriften - 2* Tage vor Fälligkeitsdatum bei wiederkehrenden Lastschriften SEPA Firmenlastschrift und SEPA Lastschrift Cor1-1* Tag vor Fälligkeitsdatum. * Beachten Sie dazu auch die entsprechenden Cut-Off-Zeiten für die Anlieferung von SEPA Lastschrift/ Firmenlastschrift Ihrer Raiffeisenbank. Als Vorinformation des Zahlungsempfängers an den Zahlungspflichtigen ist die sogenannte Prenotification erforderlich, damit der Zahlungspflichtige für entsprechende Deckung am Konto sorgen kann: Information des Zahlungsempfängers an den Zahlungspflichtigen über den Einzug inkl. Fälligkeitsdatum und Betrag (mind. 14 Tage vor Fälligkeit, wenn nicht anders vereinbart). Bei Einzug mit gleichbleibenden Terminen, Intervallen und gleichbleibendem Betrag reicht eine einmalige Prenotification aus (z.b. im Rahmen eines Vertrages). Bei einmaliger Prenotification mit Zeitangabe z.b. am 1. des Monats muss ein Zusatz enthalten sein, dass wenn dieser Tag auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag fällt, der nächstmögliche Geschäftstag als Fälligkeitstag gilt. Erfolgt der Einzug nach dem laut Prenotification avisierten Datum ist eine neuerliche Information an den Zahlungspflichtigen erforderlich. 3/4

5 SEPA Lastschrift (Core oder Cor1)/Firmenlastschrift (B2B) Mandatsänderungen (z.b. Änderung der Creditor-ID, Mandatsreferenz, ) müssen dem Zahlungspflichtigen inklusive dem Gültigkeitsdatum schriftlich mitgeteilt werden. Die Ausstellung eines neuen Mandats ist nicht verpflichtend. Die ursprünglichen Mandatsdaten müssen auch in elektronischer Form beim ersten neuen Einzug mitgegeben werden. Unsere Umstellungsempfehlung: schrittweiser Umstieg auf SEPA Lastschrift (Core oder Cor1)/ Firmenlastschrift (B2B) Beginn mit wenigen Transaktionen Steigerung der Transaktionen in mehreren Tranchen Kontoinformationen Analysieren Sie die derzeit verwendeten Kontonachrichten: MT940 (strukturiert oder unstrukturiert) Retourdatenträger Prüfen Sie im Fall eines Umstiegs auf die camt-nachrichten, ob Ihr Electronic Banking Programm diese Nachrichten im XML-Format transportieren kann. Prüfen Sie im Fall eines Umstiegs auf die camt-nachrichten, ob Ihr Buchhaltungssystem diese Nachrichten im XML-Format verarbeiten kann. Automatisierungsmöglichkeit/Zusatzprodukte Nutzen Sie bereits die Electronic Banking Programme von Raiffeisen für Ihren Zahlungsverkehr? Können Sie im Zuge der SEPA Umstellung Zusatzprodukte kostengünstig implementieren? Beispiele: Ausbuchung der offenen Posten mittels Retourdatenträger SEPA Truncation Wir empfehlen soweit möglich einen Umstieg von Zahlungsanweisungen auf SEPA Lastschrift (Core oder Cor1)/Firmenlastschrift (B2B). Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Raiffeisen Berater. 4/4

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